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Implantación de un SGA – Unidad 3
Sistema Medioambiental según la norma ISO 14.001:2004
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Estructura Unidad 3: Implantación de un SGA
1. Objetivos de Unidad y Apartados
2. Apartado 3.1: Introducción
−Lección 3.1.1: Definición del Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
−Lección 3.1.2: Beneficios que supone implantar un SGA
−Lección 3.1.3: ¿Para qué sirve y por qué se implanta un SGA?
−Lección 3.1.4: ¿Quién puede implantar un SGA?
−Lección 3.1.5: ¿A quién llamamos para implantar un SGA?
−Lección 3.1.6: Implantación del SGA
3. Apartado 3.2: Fases de Implantación de un SGA
−Lección 3.2.1: Revisión inicial
−Lección 3.2.2: Política ambiental
−Lección 3.2.3: Planificación
−Lección 3.2.4: Implementación y Operación
−Lección 3.2.5: Comprobación y Medidas Correctivas
−Lección 3.2.6: Revisión por la Dirección
4. Apartado 3.3: Documentación del SGA
−Lección 3.3.1: Introducción
−Lección 3.3.2: Manual de Gestión Ambiental
−Lección 3.3.3: Procedimientos
−Lección 3.3.4: Instrucciones de trabajo
−Lección 3.3.5: Otros documentos internos
−Lección 3.3.6: Registros
Implantación de un SGA – Unidad 3
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1.- OBJETIVOS DE UNIDAD Y APARTADOS
OBJETIVO UNIDAD 3
Dar a conocer como utiliza la empresa un SGA para establecer un compromiso
con el medio ambiente a través de su Política.
Efectuar un control de las posibles acciones de la empresa que pudieran
repercutir sobre el medio ambiente entre otros y mejorar en el proceso
continuamente.
Interpretar la calidad y seguridad como conceptos estrechamente ligados a la
protección del medio ambiente, que permiten optimizar económicamente la
elaboración y puesta en práctica de un sistema de gestión ambiental.
Interpretar las diferentes normativas aplicadas al desarrollo de un Sistema de
Gestión Ambiental con el objetivo de la consecución de la certificación con la
Normativa ISO 14.001.
Especificar los objetivos que plantea la norma internacional ISO 14001 para la
certificación/registro y/o autoevaluación de un Sistema de Gestión Ambiental
de una organización.
Desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política
Ambiental del Sistema de Gestión.
Explicar los principales elementos de un Sistema de Gestión Ambiental según
ISO 14001.
Interpretar los diferentes documentos que componen el Manual del SGMA
(Manual del SGA, Procedimientos, Instrucciones y Registros), conociendo la
utilidad de cada uno de ellos.
IMPLANTACIÓN DE UN SGA
OBJETIVOS APARTADO 3.1
Dar a conocer como utiliza la empresa un SGA para establecer un compromiso
con el medio ambiente a través de su Política.
Efectuar un control de las posibles acciones de la empresa que pudieran
repercutir sobre el medio ambiente entre otros y mejorar en el proceso
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continuamente.
Interpretar la calidad y seguridad como conceptos estrechamente ligados a la
protección del medio ambiente, que permiten optimizar económicamente la
elaboración y puesta en práctica de un sistema de gestión ambiental.
Interpretar las diferentes normativas aplicadas al desarrollo de un Sistema de
Gestión Ambiental con el objetivo de la consecución de la certificación con la
Normativa ISO 14.001.
Especificar los objetivos que plantea la norma internacional ISO 14001 para la
certificación/registro y/o autoevaluación de un Sistema de Gestión Ambiental
de una organización.
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS APARTADO 3.2
Desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política
Ambiental del Sistema de Gestión.
Explicar los principales elementos de un Sistema de Gestión Ambiental según ISO
14001.
FASES DE IMPLANTACIÓN DE UN SGA
OBJETIVOS APARTADO 3.3
Interpretar los diferentes documentos que componen el Manual del SGMA
(Manual del SGA, Procedimientos, Instrucciones y Registros), conociendo la
utilidad de cada uno de ellos.
DOCUMENTACIÓN DEL SGA
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2.- APARTADO 3.1: INTRODUCCIÓN
2.1.- LECCIÓN 3.1.1: DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
(SGA)
Entre otras posibles definiciones, podemos dar por válida la siguiente:
Un SGA es la parte del Sistema General de Gestión que
permite desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y
mantener al día la Política Ambiental.
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2.2.- LECCIÓN 3.1.2: BENEFICIOS QUE SUPONE IMPLANTAR UN SGA
Las razones por las que una empresa debería mejorar su Gestión Ambiental son las que a
continuación se muestran:
• Razones legales. La normativa Ambiental exige a las empresas tomar medidas que les
permitan evitar incumplimientos que deriven en sanciones.
• Razones sociales. Debido a la creciente concienciación de la sociedad en temas Ambientales,
las empresas precisan mejorar su imagen y adquirir un factor diferenciador respecto a otras
empresas con las consiguientes ventajas competitivas.
• Razones económicas. Implantar un SGA implica el ahorro de
costes y la reducción de posibles sanciones.
• Razones técnicas. Se mejoran procesos, aporta disminución de costes e incrementa la
eficiencia técnica de producción.
Por lo tanto, se trata de asociar la producción con el menor uso de recursos, con calidad y
mejora continua en el ámbito Ambiental.
De todo esto se desprenden una serie de ventajas derivadas de la implantación de
Sistemas eficaces de Gestión Ambiental:
• Ventajas legales:
- Evita multas y sanciones.
- Evita demandas judiciales y sus costes asociados.
- Reduce riesgos de demandas de responsabilidades civiles y penales.
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• Ventajas económicas:
- Reducción de la energía consumida, agua, materia prima, tratamiento de residuos,
vertidos líquidos y emisiones a la atmósfera, además evita otros costes añadidos
como cánones, operaciones relimpieza, sanciones o seguros.
- Facilita el acceso a ayudas económicas.
- Reduce los costes derivados de la no gestión.
- Evita reacciones adversas del mercado.
- Reduce primas de seguros.
• Ventajas de imagen:
- Mejora la imagen interna y externa de la
empresa.
- Facilita la integración en su entorno
social.
- Credibilidad entre las partes interesadas.
- Modificación de las plantillas.
- Mejora la relación con la comunidad.
• Ventajas de comercialización:
- Permite la adaptación a posibles demandas del mercado.
- Puede facilitar un aumento en la cuota de mercado.
- Posibilita la participación en nuevas oportunidades de negocio y el desarrollo de
tecnologías y productos.
- Aumenta la competitividad.
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• Ventajas productivas:
- Permite optimizar los procesos productivos.
- Optimiza la incorporación de nuevas tecnologías.
- Permite reducir los costes productivos.
• Ventajas de gestión:
- Integra la gestión Ambiental en la gestión global de la empresa.
- Incrementa la confianza depositada por los trabajadores en Dirección.
- Fomenta la participación a todos los niveles organizativos.
- Afianza y completa otros sistemas de gestión.
• Ventajas financieras:
- Aumenta la confianza de la administración, accionistas, inversores y compañías de
seguros.
- Reduce el riesgo de asumir responsabilidades derivadas de anteriores propietarios.
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2.3.- LECCIÓN 3.1.3: ¿PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ SE IMPLANTA UN
SGA?
Los sistemas de Gestión Ambiental permiten a la empresa de forma inmediata:
Establecer una Política Ambiental adaptada a sus necesidades y problemas
específicos.
Identificar los aspectos ambientales que resultan de sus actividades, productos
o servicios, con la finalidad de determinar los
impactos ambientales significativos.
Identificar las exigencias de orden legal y
reglamentario aplicables a la empresa.
Identificar las prioridades y fijar los objetivos
ambientales apropiados para la empresa.
Facilitar las actividades de planificación, control,
vigilancia, corrección, auditoria y revisión para asegurar al mismo tiempo que
la política ambiental se aplica y que el Sistema de Gestión sigue siendo
adecuado.
Ser capaz de adaptarse al cambio de las circunstancias.
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2.4.- LECCIÓN 3.1.4: ¿QUIÉN PUEDE IMPLANTAR UN SGA?
En teoría, podemos decir que cualquier empresa, independientemente de la actividad
productiva que desempeñe, puede implantar un Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Teniendo en
cuenta siempre que antes la empresa tiene que analizar los beneficios que obtendrá de
implantarlo y los costes que puede suponer.
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2.5.- LECCIÓN 3.1.5: ¿A QUIEN LLAMAMOS PARA IMPLANTAR UN SGA?
A la hora de implantar un SGA son varios elementos los que se encuentran implicados en el
sistema.
En este apartado analizaremos los siguientes:
La empresa.
El verificador y/o certificador acreditado.
El organismo competente.
Los grupos interesados.
Es obvio que la empresa es el primer elemento y más importante implicado en implantar
un Sistema de Gestión Ambiental. El éxito de implantarlo depende del compromiso adquirido a
todos los niveles y funciones, desde la alta dirección a los trabajadores.
Una vez implantado el SGA en una empresa, es necesario llevar a cabo revisiones
periódicas a cargo de un cuerpo objetivo, imparcial, independiente, capacitado y debidamente
acreditado. Esta revisión consistirá, a grandes rasgos, en examinar la política, el programa, el
sistema de gestión, la evaluación inicial, y la auditoría interna, a efectos de comprobar que todos
ellos se ajustan a la norma según la cual se ha implantado. Este verificador y/o certificador debe
estar acreditado por un organismo de acreditación con el fin de poder ejercer sus funciones
garantizando su imparcialidad e independencia.
El Estado español por RD 85/1.996 ha designado a la Dirección General de Calidad
Ambiental del Departamento de Agricultura y Medio Ambiente de Aragón, organismo competente
para la acreditación de verificadores Ambientales.
En el Estado español el organismo competente en la acreditación de certificadores es la
Entidad Nacional de Acreditación (ENAC). Por otro lado, es el organismo competente el que
registra las empresas que implanten los SGA. Este registro es el trámite que “hace oficial” la
implantación de un SGA en una empresa.
Como ya se ha comentado otro elemento importante en la implantación de los SGA son los
grupos interesados. La aceptación de una empresa por los grupos interesados es fundamental para
su supervivencia. Por ello, la comunicación con las partes interesadas es una parte importante del
éxito en la implantación del Sistema de Gestión Ambiental. En la tabla se muestran los posibles
grupos interesados en la implantación de un SGA en una empresa.
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SECTOR PÚBLICO
SECTOR PRIVADO SECTOR CIVIL
Poderes públicos:
• Ejecutivo.
• Legislativo.
• Judicial.
• Entidades financieras.
• Empresarios.
• Inversores.
• Accionistas.
• Sindicatos.
• Trabajadores.
• Contratistas.
• Compañías aseguradoras.
• Clientes.
• Competidores.
• Proveedores.
• Asociaciones de vecinos.
• ONGs y grupos
ecologistas.
• Consumidores.
• Medios de comunicación.
• Publicidad en general.
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2.6.- LECCIÓN 3.1.6: IMPLANTACIÓN DEL SGA
La Norma internacional ISO 14001 especifica los requisitos para la certificación/registro
y/o autoevaluación de un sistema de gestión Ambiental de una organización, siendo su objetivo
final, apoyar la protección Ambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las
necesidades socioeconómicas.
Esta Norma es aplicable a cualquier organización, con independencia de su dimensión y de
sus actividades, que desee voluntariamente:
1 Implantar, mantener al día y mejorar un SGA.
2 Asegurarse de su conformidad con la Política Ambiental declarada.
3 Demostrar a terceros tal conformidad.
4 Procurar la certificación/registro de su SGA por una organización externa.
5 Llevar a cabo una autoevaluación y una autodeclaración.
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3.- APARTADO 3.2: FASES DE IMPLANTACIÓN DE UN SGA
Los pasos para la implantación de un SGA son:
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3.1.- LECCIÓN 3.2.1: REVISIÓN INICIAL
Una vez que la Organización adquiere el compromiso para
establecer un Sistema de Gestión Ambiental, los responsables de
ello, deberán determinar los asuntos Ambientales a tratar y las
acciones necesarias para mantener controlados los efectos
Ambientales derivados de las actividades de la organización.
La revisión Inicial deberá proporcionar información a la
Organización para determinar sus objetivos y metas Ambientales.
Para llevar a cabo esta Revisión Ambiental Inicial habrá que cumplir una serie de puntos:
1 Determinar quién constituye el Equipo de Revisión Inicial.
2 Preparar la lista de puntos a revisar.
3 Identificar al personal responsable para proporcionar la información necesaria.
4 Preparar cuestionarios y hacerlos llegar a las personas adecuadas para su
resolución.
5 Examinar y analizar las respuestas a los cuestionarios efectuados.
6 Inspeccionar dichas respuestas mediante visitas en planta.
7 Inspeccionar dichas respuestas mediante visitas en planta.
8 Realizar entrevistas a los operarios.
9 Efectuar el borrador del Informe de Revisión Inicial.
10Repartir el borrador del informe a las personas responsables de la empresa para
comentar los resultados y determinar la necesidad de realizar modificaciones.
11Realizar el Informe Final de la Revisión Inicial.
Efectuar el borrador del Informe de Revisión Inicial.
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3.2.- LECCIÓN 3.2.2: POLÍTICA AMBIENTAL
Esta Política deberá recoger dos obligaciones:
1 Cumplimiento de las leyes ambientales (locales, regionales, nacionales y
europeas).
2 Mejora continua de las repercusiones y prevención de la contaminación.
La Política Ambiental de la empresa se adoptará al
máximo nivel directivo, se revisará periódicamente,
especialmente en función de las auditorías Ambientales y se
comunicará dicha política el personal de la empresa y será
accesible al público.
En los Anexos te mostramos un ejemplo de Política
Ambiental de una empresa.
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3.3.- LECCIÓN 3.2.3: PLANIFICACIÓN
Las metas básicas para este punto serán:
Definir el modelo de Sistema de Gestión Ambiental
que se va a seguir.
Conocer las intenciones sobre certificación o el
registro de la empresa.
Nivel de organización en el que se va a implantar.
Plazo para el establecimiento del Sistema, la
certificación o el registro.
Posición Ambiental que se pretende alcanzar.
3.3.1.- Identificación y Evaluación de los Aspectos Ambientales
La identificación de aspectos ambientales formará parte tanto de la
Revisión inicial como del Sistema de Gestión establecido.
Para facilitar la evaluación, se elaborarán tablas que pueden incluir,
para cada uno de los aspectos Ambientales, los puntos que te mostramos en
el siguiente ejemplo, realizado para la empresa Metalín S.A.
Categoría del
aspecto Aspecto Significativo
No
significativo Justificación
Ruidos RU.1. Emisiones de
ruido al exterior.
X Actividad no ruidosa y
emplazada en
polígono industrial.
Emisiones
atmosféricas
EA.1: Vapores de
ácido clorhídrico
X
Insignificantes en el
exterior de las
instalaciones.
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EA.2: Vapores del
baño de
galvanizado.
X
Insignificantes en el
exterior de las
instalaciones
EA.3: Emisiones
caldera de
calefacción.
X Utilización de
combustible limpio.
EA.4: Emisiones
quemadores de gas
natural de tanques
de galvanizado.
X
-Consumo poco
importante.
-Combustible limpio.
EL.1: Efluentes
sanitarios. X
Admisible su vertido
al colector.
EL.2: Efluentes de
limpieza. X
Cumplimiento de los
requisitos de vertido.
EL.3: Efluentes
procedentes de los
tanques de
enfriamiento.
X Cumplimiento de los
requisitos de vertido.
Efluentes
líquidos
EL.4: Escorrentías
de riegos. X
Admisible su vertido
al colector.
(etc.…)
Explicación de la tabla:
En el apartado “Categoría del aspecto”, identificamos el aspecto general.
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En el apartado “Aspecto”, identificamos el aspecto general y le asignamos un
código.
En los apartados “Significativo” y “No significativo”, haremos una evaluación del
aspecto en función de diversos criterios como podrían ser:
o Cumplimiento de los límites legales.
o Frecuencia de los controles obligatorios.
o Peligrosidad/toxicidad para el Medio Ambiente.
o Peligrosidad en condiciones anormales…
En función de estos criterios decidiremos si el aspecto es o no significativo.
En el apartado “Justificación”, haremos un breve comentario en el que
especificaremos el criterio que resulta más importante en la evaluación del
aspecto y que nos inclina o no, a considerarlo significativo.
3.3.2.- Objetivos y metas
La empresa establecerá y mantendrá debidamente
documentados los objetivos y metas ambientales que se
proponga, en cada nivel y departamento de la compañía.
La organización implantará unos objetivos específicos y unas
metas perfectamente medibles y cuantificables.
A continuación se muestra una tabla en la que se detallan los
objetivos y metas anuales de Metalín, en cuanto a la formación de sus
empleados.
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OBJETIVO
INDICADORES DE
MEDIDA DE
OBJETIVOS
METAS INDICADORES DE
MEDIDA DE METAS
• Capacitación
profesional del
personal para la
correcta ejecución
de sus tareas
desde el punto de
vista Ambiental
• % anual de horas
destinadas a la
formación en
relación con el nº
total de horas
laborales.
• Recursos internos
y externos
destinados a las
actividades de
formación.
• Realización de
cursos de
formación general
• Formación
específica, en
determinadas
secciones,
necesaria para la
realización de
determinados
trabajos.
• % de horas anuales
destinadas en
relación con las
horas totales
laborables.
• Recursos internos
y externos
destinados.
• Resultados de la
evaluación
realizada.
• Para cada una de
las secciones:
% de horas
destinadas en
relación con las
horas totales
laborables.
Recursos
internos y
externos
destinados.
Resultados
de la evaluación
realizada.
Los indicadores los establecerá cada empresa en función de sus necesidades y de sus
posibilidades reales. Así una empresa podrá establecer como objetivo anual aumentar en un 5% las
horas de formación de los soldadores, mientras que otra por sus necesidades, precise aumentarlas
en un 15%.
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3.3.3.- Requisitos legales
La organización establecerá y mantendrá al día un
procedimiento para identificar y acceder a los requisitos leales y de
cualquier tipo a los que la empresa se haya sometido, y que sean
aplicables a los aspectos Ambientales de sus actividades, productos o
servicios.
ASPECTOS
REQUISITOS LEGALES
ATMÓSFERA Ej. Orden de 18 de octubre de 1976 Sobre prevención y corrección de
la contaminación atmosférica de origen industrial.
AGUA
Ej.: Decreto 38/2004, de 24 de febrero, del Gobierno de Aragón, por
el que se aprueba el Reglamento de los vertidos de aguas residuales a las
redes municipales de alcantarillado.
RESIDUOS Ej.: Orden de 28 de febrero de 1989
Sobre gestión de aceites usados
RUIDO
Ej.: Real Decreto 245/1989, de 27 de febrero, sobre determinación y
limitación de la potencia acústica admisible de determinado material y
maquinaria de obra.
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3.4.- LECCIÓN 3.2.4: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
Una vez definida la Planificación del SGA, ya se puede implementar y realizar las
operaciones de dicho Sistema, para ello inicialmente se definirán la estructura y responsabilidades
de dicho plan, se desarrollará un plan de formación, se prepararán unos canales de comunicación,
se elaborará la documentación necesaria para llevar a cabo la implementación y se controlarán las
operaciones a realizar.
3.4.1.- Organización y asignación de Responsabilidades
Se debe definir, documentar y comunicar las responsabilidades y la autoridad de cada
trabajador, para lograr que nuestro SGA sea eficaz.
La Dirección proporcionará los medios necesarios para la implantación y control del
Sistema de Gestión Ambiental. Dichos medios incluyen los recursos humanos y las técnicas
específicas, así como los recursos tecnológicos y financieros.
La Dirección General de la empresa nombrará uno o varios representantes de la Dirección,
quienes independientemente de otras responsabilidades, deberán tener definidos su papel,
responsabilidad y autoridad para:
Garantizar que, de acuerdo con la Norma Internacional, se han establecido,
implantado y mantenido al día las condiciones exigidas por el sistema de gestión
Ambiental.
Informar sobre el funcionamiento del sistema de gestión Ambiental a la
Dirección General de la empresa, para su revisión y como base para la mejora
del sistema de gestión Ambiental.
A continuación te mostramos un posible organigrama de una empresa:
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3.4.2.- Organización y asignación de Responsabilidades Competencia, Formación y Toma de
Conciencia
La empresa solicitará que todo el personal cuyo trabajo
pueda suponer un impacto sobre el Medio Ambiente, reciba la
información apropiada. Para que dicho personal cumpla sus
obligaciones de forma eficiente, necesitan la información y
formación adecuadas, los que implica, muchas veces, que reciban
diferentes cursos.
3.4.3.- Información y Comunicación
Con respecto a los aspectos ambientales y al Sistema de Gestión Ambiental, la
organización establecerá y mantendrá al día los procedimientos necesarios para:
Comunicación interna.
Recibir, documentar y responder a las comunicaciones
externas.
3.4.4.- Documentación del Sistema
La organización deberá establecer y mantener al día, en papel o en formato electrónico,
la información para:
Describir los elementos básicos del Sistema de Gestión y su interrelación.
Orientar sobre la documentación de referencia.
Deberán existir procedimientos para controlar la documentación exigida por la Norma:
Ubicación de la documentación.
Revisión periódica y aprobación por el personal autorizado.
Versiones vigentes disponibles en todos los lugares donde se lleven a cabo las
operaciones.
Retirada de documentos obsoletos.
Identificación de documentos obsoletos cuando sea necesario.
La documentación deberá presentar las siguientes características:
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Legible.
Fechada.
Identificada.
Archivada de forma ordenada.
Conservada durante un tiempo específico.
3.4.4.1.- Manual de Gestión
Documento básico del SGA en el que se define la Política y compromiso de la Dirección.
Los puntos del Manual llevan el mismo orden que sigue la Norma, describiendo las actividades que
se deben realizar en la empresa para cumplir los requisitos de la Norma y alcanzar los objetivos
Ambientales establecidos.
En el tema siguiente se tratará este apartado con mayor detenimiento.
3.4.4.2.- Manual de Procedimientos
Es la recopilación de documentos en los que se describen las actividades que realiza la
empresa para alcanzar los objetivos Ambientales.
En el tema siguiente se tratará este apartado con mayor detenimiento.
3.4.4.3.- Instrucciones de trabajo
Son documentos que describen en detalle algunas tareas Ambientales realizadas de
manera habitual en la empresa.
En el tema siguiente se tratará este apartado con mayor detenimiento.
3.4.4.4.- Registros Ambientales
Son la demostración de que las tareas se han realizado de un modo determinado. Se usará
también para la realización de informes.
En el tema siguiente se tratará este apartado con mayor detenimiento.
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3.4.5.- Control Operacional
La organización planificará el control de la gestión ambiental aplicada a aquellas
operaciones y actividades que tengan relación con los aspectos Ambientales significativos de
acuerdo con la política, metas, objetivos y programa establecidos para su cumplimiento.
El control operacional podrá dividirse en cuatro etapas:
1 Planificación de la ejecución de la actividad y su verificación.
2 Ejecución de la actividad en base a lo planificado.
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3 Verificación y control de los resultados y su registro.
4 Aplicación de las acciones correctivas.
Según la Norma ISO 14.001, es necesario identificar funciones, actividades y procesos que
afecten o puedan afectar al Medio Ambiente de forma significativa y asegurar que éstas se llevan a
cabo de forma controlada.
Algunas de las funciones, actividades y procesos que suelen controlarse son:
Diseño de productos o servicios.
Listas de Compras.
Manipulación de materiales.
Contratas y subcontratas.
Proveedores.
Minimización de la contaminación.
Almacenamiento de residuos.
Actuación ante situaciones de emergencia.
Documentos administrativos.
Mantenimiento.
Es fundamental considerar las actividades y efectos de la organización tanto en
condiciones normales (arranque, funcionamiento y parada) como anormales (emergencias).
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3.5.- LECCIÓN 3.2.5: COMPROBACIÓN Y MEDIDAS CORRECTIVAS
La organización deberá establecer procedimientos para el seguimiento y medición de los
parámetros que se han identificado previamente y que tienen relación con algún impacto
ambiental, se redactarán procedimientos para investigar y resolver la problemática y se
plantearán las Auditorías del SGA con la finalidad de determinar el grado de implantación del
Sistema.
3.5.1.- Seguimiento y Medición
La organización debe controlar y medir las características claves de sus operaciones y
actividades que tenían un impacto significativo con el medio ambiente. Para ello deben establecer
y mantenerse al día procedimientos documentados.
3.5.2.- No conformidades, acciones correctivas y preventivas
Debe establecerse un procedimiento que defina las personas o funciones responsables y las
que ostentan la autoridad requerida para realizar las investigaciones oportunas en caso de no
conformidad, o más concretamente aun, de las no conformidades relacionadas con el SGA.
Cuando las acciones correctivas o preventivas evidencian la necesidad de impartir una
formación adicional, modificar los procesos o procedimientos, estas modificaciones deben
implantarse y ser registradas.
3.5.3.- Auditorias del SGA
En una Auditoría deberán llevarse acabo los siguientes puntos:
Determinar el contenido de evaluación y el proceso a seguir, en una reunión
inicial entre el grupo auditor y la dirección de la empresa.
Elaboración de la Auditoría en si. Se recogerán datos y evidencias, mediante la
observación, que nos ayuden a determinar el grado de implantación del SGA en
la empresa.
Realización de una reunión final, entre el equipo
auditor y la dirección de la organización para
presentar los resultados de la auditoría.
Elaboración del informe de auditoría y
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aportación, por parte del equipo auditor, de medidas de seguimiento
adecuadas, así como planes para su realización, a cuyo efecto la empresa
evaluada es responsable de adoptar e implantar todas las medidas correctoras.
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3.6.- LECCIÓN 3.2.6: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
La alta dirección de la organización revisará con los
intervalos que ella misma determine, el SGA, para asegurarse
de que éste sigue siendo apropiado, adecuado y eficaz.
Este proceso asegura la recogida de toda la información
necesaria para que se pueda llevar a cabo esta evaluación.
Objetivos:
• Evaluar el SGA.
• Proponer la reorientación de la Política, objetivos y metas.
• Mantenimiento de la mejora continua.
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4.- APARTADO 3.3: DOCUMENTACIÓN DEL SGA
4.1.- LECCIÓN 3.3.1: INTRODUCCIÓN
El principal propósito de la documentación de gestión Ambiental es proporcionar una
descripción apropiada del Sistema de Gestión Ambiental.
La documentación del SGA es una parte importante del mismo por las siguientes razones:
Contiene la aplicación práctica de los requisitos de la Norma de referencia.
Se concretan los compromisos de funcionamiento y el comportamiento
Ambiental de la empresa, a todos los niveles.
Es imprescindible para la auditoría del sistema y para
demostrar el comportamiento Ambiental de la
empresa.
Para que un SGA sea eficaz, es necesario que todo el
personal de la empresa conozca y ponga en práctica la
documentación que describe cómo se deben realizar las
actividades.
Los distintos tipos de documentos necesarios para cubrir
las exigencias de la Norma ISO 14.001 se pueden agrupar
jerárquicamente de la siguiente manera:
• Manual de gestión Ambiental.
• Procedimientos.
• Instrucciones de trabajo o instrucciones técnicas.
• Otros documentos (especificaciones, planes, programas,...).
• Registros.
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4.2.- LECCIÓN 3.3.2: MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL
El manual de gestión Ambiental constituye el documento
básico del SGA aunque no es imprescindible que sea un compendio de
todos los documentos Ambientales relevantes de la organización.
El manual de gestión Ambiental debe estructurarse en
capítulos que contemplen todos los elementos esenciales del Sistema
de Gestión Ambiental especificados en la Norma ISO 14.001.
Según esto, un índice orientativo de aquellos aspectos que puede incluir un manual de
gestión Ambiental se recoge a continuación:
CAPÍTULO TÍTULO
0 Generalidades.
1 Política Ambiental.
2 Aspectos Ambientales.
3 Requisitos legales y otros requisitos.
4 Objetivos, metas y programas.
5 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.
6 Competencia, formación y toma de conciencia.
7 Comunicación.
8 Documentación.
9 Control de documentos.
10 Control operacional.
11 Preparación y respuesta ante emergencias.
12 Seguimiento y medición.
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13 Evaluación del cumplimiento legal.
14 No conformidad, acción correctora y acción preventiva.
15 Control de los registros.
16 Auditoría interna.
17 Revisión por la Dirección.
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4.3.- LECCIÓN 3.3.3: PROCEDIMIENTOS
Son unos documentos que complementan el manual de gestión proporcionando las
disposiciones y requisitos para áreas o actividades determinadas.
Los procedimientos determinan las tares o prácticas a llevar a cabo en el SGA,
identificando quién las hace, cómo las hace y cuáles son los criterios que determinan su validez.
Deben tener una redacción sencilla, comprensible y sin ambigüedades y deben reflejar los
métodos a utilizar y los criterios a cumplir.
Un listado de los posibles procedimientos a elaborar es:
Identificación de los aspectos Ambientales.
Identificación y actualización de las exigencias legales.
Sensibilización y formación del personal.
Comunicación interna y externa.
Control de la documentación.
Control operacional.
Prevención de las situaciones de emergencia.
Verificación y medida.
No conformidades, acciones correctoras y acciones preventivas.
Registros de gestión Ambiental.
Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental…
Tanto el manual como los procedimientos serán redactados por las personas designadas
por la Dirección.
Es recomendable que todos los procedimientos tengan el mismo formato base o índice de
contenidos.
Los principales temas a cubrir por un procedimiento son:
- Objeto. Define de forma clara y concisa la intención del documento.
- Alcance. Delimita de modo preciso, la actividad, el departamento/sección y/o
los puestos de trabajo afectados por el documento.
- Definiciones. Incluye las definiciones de las palabras o acciones que no sean
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conocidas universalmente o que dentro del procedimiento puedan tener una
interpretación específica.
- Desarrollo. Detalla las acciones del personal implicado en la actividad o proceso.
En éste capítulo se identificará siempre que sea posible el qué, quién realizará,
como y cuando.
- Responsabilidades. Permite definir y detallar las responsabilidades de los
puestos de trabajo afectados por el procedimiento.
- Referencias y formatos. Este capitulo es útil para citar otros documentos que
permiten ascender hasta el capítulo del manual de gestión Ambiental donde está
reflejada la exigencia que se pretende documentar. También puede incluir los
documentos a los que se haga referencia a lo largo del procedimiento, los
formatos que se desprenden de éste y aquellos documentos que, a criterio del
autor, puedan resultar de interés.
- Historial de revisiones. Incluye una tabla con un listado de las revisiones que ha
sufrido el procedimiento, especificando las modificaciones que ha ido sufriendo.
- Anexo. En este apartado se introduce toda aquella información que el autor
considera interesante y no ha sido aportada en los puntos anteriores.
En los Anexos te mostramos un ejemplo de Procedimiento.
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4.4.- LECCIÓN 3.3.4: INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Son documentos que describen los pasos a seguir para realizar una determinada tarea, es
decir, determinan el nivel operacional.
Generalmente son un complemento detallado de los procedimientos y son elaboradas por
las propias áreas o servicios que desarrollan los trabajos.
Entre dichas instrucciones se pueden encontrar las siguientes:
Análisis de residuos peligrosos.
Determinación de emisiones a la atmósfera.
Control de efluentes.
Control del proceso de depuración de las aguas residuales.
Toma de muestras.
Determinación del nivel sonoro…
Los procedimientos e instrucciones deben elaborarse para situaciones en las que la
ausencia de tales documentos pudiera dar lugar a incumplimientos de la Política Ambiental.
Una instrucción de trabajo le dice exactamente a una persona
lo que tiene que hacer. Una buena instrucción de trabajo
utiliza un mínimo de palabras para recopilar una cantidad
máxima de información. Las ilustraciones, diagramas, tablas
de referencia y otras ayudas, se recomiendan para respaldar
las instrucciones e trabajo.
Puede ayudar en la elaboración de documentos el utilizar diagramas de flujo. Empieza por
la comprensión de cómo representar gráficamente un proceso. Generalmente, un proceso es un
conjunto determinado de actividades dirigidas a lograr un determinado final. Cada proceso se
puede descomponer en varias etapas. A su vez cada fase se puede descomponer en tareas
identificables que se deben cumplir. Cada tarea se puede descomponer en los pasos requeridos
para completar la tarea. Un diagrama de flujo se puede utilizar para identificar las fases más
importantes de un proceso o para mostrar el flujo de tareas requeridas para completar una fase de
un proceso.
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A pesar de que los diagramas de flujo son unas buenas ayudas visuales y reúnen mucha
información, el diagrama de flujo básico se puede modificar para adecuarse a la necesidad
específica de elaboración de un procedimiento operativo específico. Si se divide cada fase en las
tareas específicas implicadas, conseguiremos la información necesaria para redactar el
procedimiento. Para cada tarea identificada añadimos información sobre quién lo hace, cuándo se
hace, qué equipamiento se utiliza, qué rendimiento se espera y cómo se hace.
La representación gráfica de este tipo de diagramas se realiza utilizando una serie de
símbolos, fáciles de reconocer, siguiendo un esquema general. Los símbolos más utilizados suelen
ser los siguientes:
Para elaborar un diagrama de flujo, deberíamos seguir una serie de pasos:
Identificar el objetivo a conseguir.
Definir claramente el proceso para el cual se va a configurar el diagrama de
flujo, que puede ser muy general y con pocas fases o muy detallado y con
bastantes fases.
Establecer los límites del proceso, esto es, los puntos donde comienza y donde
finaliza.
Determinar las actividades concretas de las que consta, asegurándose de que en
cada fase o paso tenga una salida. En el supuesto de requerirse el uso de un
rombo de decisión, se precisa colocar un rombo, y han de colocarse preguntas
indicando que se puede tomar una dirección u otra en función de la respuesta
dada.
Representarlo gráficamente mediante los símbolos de referencia establecidos.
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4.5.- LECCIÓN 3.3.5: OTROS DOCUMENTOS INTERNOS
Existen otros documentos internos del SGA, como pueden ser:
Especificaciones
Planes y Programas
Registros
4.5.1.- Especificaciones
Definición:
Son documentos en los que se establecen las características
de los productos, servicios y residuos, objeto de intercambio
entre los distintos clientes/proveedores externos/internos o
de los equipos y aparatos utilizados.
Algunos ejemplos de especificaciones podrían ser los siguientes:
Especificaciones de productos y materiales: materias primas, materias
auxiliares, productos intermedios, productos finales, emisiones atmosféricas,
residuos, efluentes líquidos.
Especificaciones de equipos y aparatos.
4.5.2.- Planes y Programas
Algunos ejemplos podrían ser los siguientes:
Planes de fabricación: son documentos en los que se describen los medios de
fabricación/producción, trasvase, control, las cantidades de los productos de
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entrada y salida y sus tolerancias para todos los procesos de fabricación, que
tienen influencia en el comportamiento Ambiental de la empresa.
Planes de control: En ellos se describen las
variables de control más relevantes de los
procesos que afectan al Medio Ambiente, la
frecuencia de medida, el método de ensayo, el
registro de sus valores y el responsable de
escritura.
Diagramas de proceso: Documentos gráficos
donde se describen los elementos de fabricación
y control más relevantes de los procesos.
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4.6.- LECCIÓN 3.3.6: REGISTROS
Cuando en una empresa se cumple con las condiciones contenidas en el manual de gestión,
procedimientos e instrucciones, se obtienen una serie de resultados que deberán ser registrados y
archivados.
Definición:
Así, los registros constituyen la demostración del
funcionamiento del SGA.
Su diseño será capaz de demostrar el cumplimiento de la Política
Ambiental y hasta qué punto se han alcanzado los objetivos y metas
Ambientales.
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