Fakturahåndtering - modst.dk · PDF fileOBS! Hvis man glemmer at angive en unik...

Fakturahåndtering ........................................................................................................2Fakturaadministration ..................................................................................................2Godkendelsesflow........................................................................................................2Automatisk routing af nye fakturabilag .......................................................................6Kontor og brugere........................................................................................................8Beløbsgrænser (Prokura) ...........................................................................................14Arkivadgang ..............................................................................................................16Filtrering af dimensioner/konteringselementer..........................................................18Automatisk kontering ................................................................................................28Fakturabehandling .....................................................................................................33Faktura(er) til behandling ..........................................................................................33Gruppering af fakturabilag ........................................................................................34Filtrering af fakturabilag............................................................................................41Kontering af fakturalinjer ..........................................................................................42Opdeling af fakturalinjer............................................................................................49Etiketter......................................................................................................................53Videresendelse af fakturabilag ..................................................................................58Send rykker ................................................................................................................59Faktura til orientering ................................................................................................61Søgning i fakturaarkivet ............................................................................................64Genvejstaster..............................................................................................................65

Fakturahåndtering

Fakturaadministration

Generelt

Udover den generelle brugeropsætning med rettigheder og roller, som gælder på tværs af hele løsningen, er der også nogle fakturaspecifikke opsætninger. Under "Fakturaadministration" kan man blandt andet opsætte:

Automatisk godkendelsesflow Automatisk routing (distribution) af fakturaer Specielle beløbsgrænser for kontor og brugere Differentieret arkivadgang til fakturabilag Filtrering af dimensioner/konteringselementer Automatisk kontering af fakturabilag (uden indkøbsordre)

Godkendelsesflow

Generelt

Under fakturaadministrationen kan man opbygge et automatisk godkendelsesflow, som styres hierarkisk på kontorniveau. Vælger en Rekvirent at varemodtage uden at vælge en bestemt disponent, vil fakturabilaget automatisk ”søge” efter en disponent i samme ”Kontor”. Hvis der ikke findes en disponent i samme kontor, vil fakturabilaget automatisk "søge" et niveau op i hierarkiet.

Er der flere disponenter i samme ”Kontor”, kan man vælge en kontordisponent, som alle fakturabilag automatisk sendes til.

Man kan også vælge at overstyre/kombinere det hierarkiske godkendelsesflow og route på kontering, dvs. at en rekvirent konterer et fakturabilag og trykker på knappen ”Bekræft varemodtag”. Derefter vil fakturabilaget automatisk blive routet til den ansvarlige disponent for den valgte kontering.

Godkendelsesflow - senarier

Senario 1

"Rekvirent RS" varemodtager en faktura på DKK 1.000 under Kontor 4.1. Fakturaen får status "Varemodtaget" og bliver automatisk sendt til disponenten "Disponent Susanne", som er "kontordisponent" i samme kontor og har en prokura (beløbsgrænse) på DKK 5.000. Efter "Disponent Susanne" har godkendt fakturaen, får den status "godkendt" og bliver automatisk overført til NS.

Senario 2

"Rekvirent RS" varemodtager en faktura på DKK 7.500 under Kontor 4.1. Fakturaen får status "Varemodtaget" og bliver automatisk sendt til disponenten "Disponent Susanne", som er "kontordisponent" i samme kontor og har en prokura (beløbsgrænse) på DKK 5.000. Efter "Disponent Susanne" har godkendt fakturaen, får den status "Godkendt (kræver yderligere godkendelse)". Da "Disponent Susanne" har overskrevet sin beløbsgrænser, "søger" fakturaen et niveau op til yderligere godkendelse. Fakturaen ryger automatisk op til disponent "RID5 MD", som er "kontordisponent" i "Kontor 4". Efter disponent "RID5 MD" har godkendt fakturaen, får den status "Godkendt" og bliver automatisk overført til NS.

Senario 3

"Rekvirent RS" i Kontor 4.1 konterer en faktura med værdien "8010 - Husleje" i dimensionen "Indkøbskategori" og varemodtager derefter fakturaen på DKK 1.000. Fakturaen får status "Varemodtaget" og bliver automatisk sendt til disponent "Disponent RID1", da der er sat en routing-regel på "Disponent RID1". Alt der bliver konteret på værdien "8010 - Husleje", vil altid ryge forbi denne bruger, med mindre rekvirenten specifikt vælger en anden disponent. Efter "Disponent RID1" har godkendt fakturaen, får den status "Godkendt" og bliver automatisk overført til NS.

Opsætning af kontorgodkender

Sådan tilføjer man en kontorgodkender til et kontor:

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

I hierarkiet til venstre vælger man det kontor, hvor man vil tilknytte en kontordisponent. Vælg fanebladet "Detaljer", vælg kontordisponenten i dropdown-listen "Kontordisponent", og tryk til sidst på knappen "Gem".

Opsætning af godkendelsesregel ift. kontering

Sådan sætter man en automatisk godkendelsesregel op ift. konteringen.

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Vælg brugeren i hierarkiet til venstre, og vælg derefter fanebladet "Omdirigering".

Under "Routing til Disponent - Indkøbskategori" trykker man på knappen "Tilføj", vælger en værdi i dimensionen "Indkøbskategori" og trykker til sidst "Tilføj".

Automatisk routing af nye fakturabilag

Generelt

Når et fakturabilag "ankommer" til løsningen, vil det automatisk ligge hos fakturafordeleren klar til distribution, med mindre man har sat automatisk routing op af nye fakturabilag.

Man kan sætte automatisk routing op af nyankomne fakturabilag (uden ordre) med følgende parametre:

Routing på fortrolighedsniveau Routing på reference (Nye fakturaer - Ref) Routing på leverandører (Nye fakturaer - Leverandør) Routing på bestemte fakturabilag, faktura, kreditnota, rykker og kontoudtog (Alle

fakturaer/kreditnotaer) Routing på kontering

Ovenstående liste er i prioriteret rækkefølge.

Fakturabilag, som ikke bliver automatisk matchet af den ene eller anden årsag, kan også opsættes til at blive sendt direkte til en bestemt bruger for yderligere behandling.

Routing af nye fakturabilag (uden ordre)

Sådan sætter du en automatisk routing op på en bruger:

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Tryk på den bruger, som skal have opsat automatisk routing, og vælg fanebladet "Omdirigering".

Vælg efterfølgende hvilket parameter der skal routes på.

Nedenfor et eksempel på en opsætning, hvor der vælges at route på referencefeltet med en værdi "Rid5". Alle fakturabilag, som ankommer til løsningen med "Rid5" i referencefeltet, vil efterfølgende automatisk blive distribueret til brugeren.

Hvis man prøver at tilføje en automatisk routing, som allerede er opsat på en anden bruger, vil man få en fejlbesked. Nedenfor et eksempel på en fejlbesked, hvor man kan se hvilken bruger, som allerede har fået opsat den valgte routing, og i hvilket kontor brugeren hører til.

Benytter man beløbsintervaller, skal man være opmærksom på, at i feltet "Min.beløb" er værdien inklusiv, hvor den er eksklusiv i feltet "Maks.beløb".

Kontor og brugere

Generelt

I fakturadelen af løsningen kan man oprette kontorer. Kontorer bliver primært brugt til godkendelseshierarkiet, styring af beløbsgrænser og filtrering af dimensioner/konteringselementer. Alle brugere, som er oprettet i løsningen og får tildelt en fakturarolle, bliver automatisk "lagt" i kontoret "Nye brugere". Man kan efterfølgende flytte brugeren(e) til de rigtige kontorer, så det passer med godkendelsesflowet.

Oprettelse af kontor(er)

Sådan opretter man et kontor:

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Vælg det kontor, hvor man vil oprette et nyt underkontor i hierarkiet til venstre. Tryk på knappen "Ny" under "Kontorer". Efterfølgende skal kontoret navngives og have en unik HR-nøgle. Tryk til sidst på knappen "Gem".

OBS! Hvis man glemmer at angive en unik HR-nøgle under kontoroprettelsen, kan dette medfører, at HR-integration mellem indkøb og faktura kommer ud af synkronisering.

Flyt et kontor

Sådan flytter man et kontor:

Vælg det kontor, som det kontor, man vil flytte, ligger i, markér kontoret under "Kontorer", tryk på knappen "Flyt kontor", og vælg hvilket kontor det skal flyttes til i dropdown-listen. Tryk til sidst på knappen "Flyt kontor".

Slet et kontor

Man skal gøre følgende for at slette et kontor:

Vælg det kontor, som det kontor, man vil slette, ligger i, markér kontoret under "Kontorer", og tryk på knappen "Slet". Kontoret bliver nu slettet.

Prøver man at slette et kontor, hvor der enten er oprettet et underkontor eller tilføjet nogle brugere, får man følgende fejl "Kontoret kunne ikke slettes. Fjern alle brugere og underkontorer".

Flyt en bruger

Sådan flytter man en bruger fra et kontor til et andet:

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Vælg det kontor, hvor brugeren(e) er tilknyttet, markér brugeren(e), og tryk på knappen "Flyt bruger". Vælg derefter det kontor, som brugeren(e) skal flyttes til i dropdown-listen, og tryk til sidst på knappen "Flyt bruger".

Beløbsgrænser (Prokura)

Generelt

Beløbsgrænser (prokura) kan opsættes på den enkelte bruger eller på et kontor, hvor alle brugere i det pågældende kontor samt underkontorer nedarver beløbsgrænserne.

Selvom en disponent ikke har den fornødne prokura, kan en rekvirent godt sende den til disponenten. Fakturaen vil da få status “kræver yderligere godkendelse” og vil automatisk søge efter yderligere godkendelse, til den “rammer” en disponent med den fornødne prokura.

Beløbsgrænser på bruger(e)

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Tryk på den bruger, som skal have opsat en beløbsgrænse (prokura), og vælg fanebladet "Beløbsgrænser".

Ønsker man, at brugeren skal have en generel beløbsgrænse, skal man trykke på knappen "Ny", indtaste beløbet og eventuelt en anden valuta. Til sidst trykker man på knappen "Gem".

Skal brugeren have opsat en beløbsgrænse (prokura) inden for et interval i en bestemt dimension/konteringselement, skal man trykke på knappen "Ny", indtaste de relevante oplysninger og til sidst trykke på knappen "Gem".

Skal brugeren have en bestemt beløbsgrænse (prokura) i en bestemt dimensions-/konteringselementsværdi, skal man trykke på knappen "Ny", indtaste beløb, vælge dimensionen og værdien og til sidst trykke på knappen "Gem".

Arkivadgang

Generelt

Alle rekvirenter og disponenter, som bliver oprettet i fakturadelen, får automatisk adgang til deres "egne" fakturabilag - de fakturabilag, som de har haft "berøring" med. Fakturafordelere får automatisk adgang til alle fakturabilag, som ligger i den organisation/institution, som fakturafordeleren har adgang til.

Ønsker man at give rekvirenter og disponenter yderligere adgang til fakturaarkivet, kan man styre dette med følgende kriterier:

Adgang til fakturabilag, som er behandlet af en anden bruger Adgang til fakturabilag, som er behandlet af et bestemt kontor Adgang til fakturabilag, som er konteret på en bestemt måde

Tildeling af differentieret arkivadgang

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

Tryk på den bruger, som skal have en speciel arkivadgang. Vælg fanebladet "Arkivadgang", og tryk på knappen "Ny". Vælg nogle værdier under den kategori, som brugeren skal have adgang til. Husk at trykke på knappen "Gem" til sidst.

Filtrering af dimensioner/konteringselementer

Generelt

Filtrering af kontoplanen samt underliggende dimensioner/konteringselementer gør, at man kan begrænse brugernes adgang til værdierne i kontoplanen eller de underliggende dimensions- og konteringselementsværdier. Filtrene kan påføres på bruger- og kontorniveau.

Det anbefales, at man kun bruger filtrering på kontorniveau for at undgå for meget vedligeholdelse.

Oprettelse af filter

I fakturahovedmenuen vælger man "Administration".

Under "Kontoplan og hjælpeværktøj for kontering" vælger man "Filtrering af kontoplan".

Tryk på knappen "Ny", skriv navnet på det nye filter med en eventuel beskrivelse, og tryk på knappen "Gem".

Som udgangspunkt filtrerer man fra alle oplysninger, som er modtaget fra NS. Man kan dog også vælge at tage udgangspunkt i et allerede oprettet filter ved at vælge det i dropdown-listen "Basisfilter". Vælg hvilke dimensioner/konteringselementer, som skal filtreres, markér efterfølgende de værdier, som skal med i filtret, og tryk på pileknappen. Man kan godt have flere dimensioner/konteringselementer samt værdier i et filter. Når man er færdig, skal man trykke på knappen "Gem".

Rediger filter

Skal man redigere et allerede oprettet filter, gør man følgende:

Vælg det ønskede filter i dropdown-listen "Vælg filter".

Lav de ønskede tilretninger, og tryk derefter på knappen "Gem".

Slet filter

I dropdown-listen "Vælg filter" vælger man det filter, som skal slettes.

Tryk derefter på knappen "Slet", hvorefter filtret bliver slettet.

Er filteret allerede tilknyttet et kontor eller en bruger, kan man ikke slette det, og man vil få følgende fejlbesked "Filtret er i brug. Slå filtret fra, før du sletter det". Fjern filtret på de pågældende kontor(er)/brugere(e), og slet efterfølgende filtret.

Tildeling af filter på kontorniveau

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

I hierarkiet til venstre vælger man det kontor, som skal have tilknyttet et filter. Vælg fanebladet "Filtrering", og marker boksen "Anvend dit eget filter for denne enhed". Vælg derefter det filter, som skal benyttes i dropdown-listen "Filter", og tryk til sidst på knappen "Gem".

Tildeling af filter på brugerniveau

Vælg "Fakturaadministration" i topmenuen "Administration".

I hierarkiet til venstre vælger man den bruger, som skal have tilknyttet et filter. Vælg fanebladet "Filtrering", og marker boksen "Anvend dit eget filter for denne enhed". Vælg derefter det filter, som skal benyttes i dropdown-listen "Filter", og tryk til sidst på knappen "Gem".

Se hvem som har fået tildelt et filter

I løsningen findes der to måder at se, hvem som har fået tilknyttet et filter. Man kan trække en rapport over hele organisationen og se, hvem og hvilke kontorer som har fået et filter tilknyttet, eller man kan tilgå det enkelte filter og se, hvem og hvilket kontorer det er tilknyttet.

Nedenfor et eksempel på en rapport, som viser hvilke brugere og kontorer, som har fået tilknyttet et filter.

Nedenfor et eksempel på en filtervisning, som viser, hvilke brugere og kontorer som er tilknyttet.

Automatisk kontering

Generelt

I løsningen kan man sætte en automatisk kontering op på udvalgte leverandører, så fakturaerne/kreditnotaerne automatisk bliver konteret ved ”ankomst”.

Oprettelse af automatisk konteringsregel

For at sætte en automatisk kontering op for en leverandør skal man gøre følgende:

I faktura hovedmenuen vælger man "Administration".

Under "Kontoplan og hjælpeværktøj for kontering" vælger man "Automatisk kontering".

Tryk på knappen "Tilføj", navngiv den nye konteringsregel, skriv en eventuel beskrivelse og tryk på knappen "Gem".

Konteringsskabelonen er nu oprettet, og tryk på ikonet "Vis automatisk kontering" for at tilføje værdier.

Først vælger man de leverandører, som skal tilknyttes den automatiske kontering på "Kontorartikler" ved at trykke på knappen "Tilføj". Vælg derefter en leverandør i dropdrown-listen, og tryk til sidst på "Gem".

Efterfølgende skal man vælge hvilken kontering, som skal tilknyttes de valgte leverandører. Under "Felt" trykker man på "Tilføj", vælger en dimension/konteringselement i dropdown feltet "Felt", og vælger derefter hvilken værdi man ønsker. Til sidst trykker man på "Gem".

Rediger en automatisk konteringregel

Har man allerede oprettet en automatisk kontering, men ønsker at rette, slette eller tilføje nogle "værdier", skal man trykke på ikonet "Vis automatisk kontering" på den ønskede regel.

Herefter kan man tilføje/slette leverandører og tilføje, slette og rette konteringsværdier.

Slet en automatisk konteringsregel

Ønsker man at slette en automatisk konteringsregel, skal man markere reglen og trykke på knappen "Slet". Reglen er derefter slettet.

Fakturabehandling

Faktura(er) til behandling

Generelt

Under ”Faktura(er) til behandling” kan man se alle de åbne fakturabilag, som ligger i den valgte institution. For at danne sig et hurtigt overblik eller fremsøge specielle fakturabilag kan man vælge gruppering, filtrering på faktura- eller linjeniveau eller at sortere i kolonnerne.

"Fakturaniveau" er en visning af fakturabilag på hovedniveau "Linjeniveau" er en visning af fakturabilag på linjeniveau, da fakturabilag kan deles op på

flere linjer og sende til forskellige brugere "Filtering", kan ske på "Fakturaniveau" og på "linjeniveau" "Gruppering" af fakturbilag kan kun ske på "Fakturaniveau" og vil dele fakurabilagene op i

"bunker" "Etiketter", man kan markere fakturabilag med forskellige etiketter

Gruppering af fakturabilag

Gruppering på "Bilagstype"

Vælger man at gruppere på "Bilagstype", bliver fakturabilagene delt op i:

Faktura Kreditnota Kontoudtog Rykker

Gruppering på "Status"

Vælger man at gruppere på "Status", bliver fakturabilagene delt op i følgende "arbejdsopgaver":

"Andre opgaver regnskab" – afviste fakturabilag, fakturabilag som er ”fejlet” i workflowet, eller fakturabilag som er genåbnet grundet fejl i NS

"Klar til overførsel" – fakturabilag som er færdiggodkendte og klar til overførsel til NS (der kan også sættes automatisk overførsel op)

"Nye" – fakturabilag som er ankommet i løsningen, hvor der ikke er sat en automatisk routing op, og som venter på at blive distribueret

"Ude til behandling" – fakturabilag som ”ligger” til varemodtagelse eller godkendelse i organisationen

Gruppeing på "Forfaldsdato"

Gruppering på "Forfaldsdato" vil dele fakturabilagene i "bunker" fordelt på forfaldsmåned.

Gruppering på "Fakturadato"

Gruppering på "Fakturadato" vil dele fakturabilagene op i "bunker" fordelt på fakturadatoen (pr. måned).

Gruppering på "Leverandør"

Gruppering på "Leverandør" vil dele fakturabilagene op alfabetiske "bunker" på leverandørerne.

Gruppering på "Valuta"

Gruppering på "Valuta" vil dele fakturabilagene op i "bunker" fordelt pr. valuta.

Gruppering på "Bruttobeløb"

Gruppering på "Bruttobeløb" vil dele fakturabilagene op i intervaller ift. bruttobeløbene.

Gruppering på "Resterende dage før forfald"

Gruppering på "Resterende dage før forfald" vil dele fakturabilagene op i datointervaller fordelt på forfaldsdato.

Filtrering af fakturabilag

Filtrering på fakturahoved

Filtrering på "Fakturaniveau" kan kombineres på mange forskellige måder:

Statuso Alleo Nyeo Klar til overførselo Andre regnskabsopgavero Ude til behandling

Bilagstypeo Fakturao Kreditnotao Kontoudtogo Rykker

Resterende dage før forfald Fritekstsøgning på

o Leverandøro Fakturanummero Reference

Nedenfor et eksempel på en filtrering, hvor der filtreres på fakturanr.

Filtrering på fakturalinje

Filtrering på "Fakturalinje" kan kombineres på mange forskellige måder:

Bilagstypeo Fakturao Kreditnotao Kontoudtogo Rykker

Statuso Alleo Godkendelse er afvisto Godkendt (kræver yderligere godkendelse)o Til varemodtagelseo Godkendto Nyo Varemodtagelse er bekræfteto Tilbagekaldto Afslutteto Til godkendelseo Varemodtagelse er afvist

Behandles af – filtrering på en bestemt bruger Resterende dage før forfald Dage hos behandler – hvor mange dage den har ligget til behandling

Nedenfor et eksempel, hvor der filtreres på fakturalinje efter "Resterende dage før forfald" på 5 dage.

Kontering af fakturalinjer

Manuel kontering

”Finanskonto”, ”Varekonto” og ”Anlægskonto” er altid obligatoriske konteringselementer i NS og derved de primære konteringselementer i løsningen. Det vil sige, at en af disse konteringselementer altid skal være udfyldt i en konteringsstreng. Hvis man vælger en værdi i ”Konto”, blankes

"Varekonto" og ”Anlæg” og vice versa. Det er således kun muligt at angive en værdi i den ene af de primære konteringselementer. Efter man har valgt en en værdi i en af de primære konteringselementer, vil man efterfølgende blive præsenteret for alle de sekundære konteringselementer.

Sådanne konteres en fakturalinje:

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Rediger".

Man vil efterfølgende blive præsenteret for de primære konteringselementer samt "Alias", som man har til "rådighed". Vælger man en værdi i en af konteringselementerne, vil man automatisk blive præsenteret for de "sekundære" konteringselementer.

Nedenfor et eksempel på en kontering, hvor man har valgt en værdi "Konto" og efterfølgende bliver præsenteret for resten af konteringselementerne.

Når man har valgt den ønskede kontering, skal man trykke på ikonet "Gem"

Historisk kontering

I løsningen kan man også benytte sig af historisk kontering på baggrund af, hvordan fakturaer fra den pågældende leverandør tidligere er konteret. De konteringsforslag, man kan vælge imellem, er de mest brugte konteringer på de sidste 10 overførte fakturaer fra leverandrøren.

Sådan benytter man historisk kontering:

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Rediger".

Tryk derefter på ikonet "Historisk kontering".

Herefter vil man blive præsenteret for de valgmuligheder, som er på den pågældende leverandør. Tryk på knappen "Vælg" for at vælge den kontering, som passer. Man kan lave en mouse-over på det lille ikon "tekstboks" for at se navnet på konteringsværdien.

Tilknyt konteringsskabelon

Modtager man fakturaer, som altid skal konteres på flere fakturalinjer og på forskellige konti/dimensioner, kan man oprette en ”Konteringsskabelon” eller bruge en allerede oprettet skabelon.

Sådan tilknytter man en konteringsskabelon til en fakturalinje:

I fakturavisningen trykker man på knappen "Konteringsskabeloner", vælg den ønskede skabelon i dropdown menuen og tryk på knappen "Anvend".

Efterfølgende vil man kunne se opdelingen fra konteringsskabelonen med fordelingen af beløb og de enkelte konteringer.

Opret konteringsskabelon

Det er kun Fakturafordeleren, som kan oprette konteringsskabeloner, som kan ses og bruges af alle andre. Opretter en Rekvirent eller en Disponent en konteringsskabelon, kan denne kun benyttes af personen selv. På konteringsskabeloner sætter man ikke et "fast beløb", men en fordelingsnøgle samt dimensions- og konteringselementsværdier på linjeniveau.

Sådan opretter man en konteringsskabelon:

Marker de fakturalinjer, som skal være udgangspunktet i konteringsskabelonen. Tryk på knappen "Konteringsskabelon", og tryk derefter på knappen "Opret ny skabelon".

Navngiv herefter skabelonen og marker "Kan anvendes af alle", hvis skabelonen skal være tilgængelig for alle. Tryk til sidst på "Gem", og skabelonen er oprettet.

Massekontering

Ønsker man at kontere eller rette konteringen på flere linjer, kan man benytte sig af funktionen ”Massekontering”.

Man vælger de fakturalinjer, som skal massekonteres og trykker på knappen ”Massekontering”. Derefter indtaster/vælger man den ønskede kontering og trykker på knappen ”Gem”.

Efterfølgende bliver de valgte konteringslinjer opdateret.

OBS - Når man massekonterer, vil alle dimensioner og konteringsfelter blive vist. De værdier, som vises, er ikke påvirket af konteringsregler som ved ordinær kontering. Når man normalt konterer på konto, tager den automatisk de defaulte værdier (momskode etc.), hvilket ikke sker, når man massekonterer.

Indlæsning af konteringslinjer fra Excel

Har man en faktura, som skal konteres på mange linjer, og har man konteringsgrundlaget i Excel, kan man uploade fakturalinjerne direkte fra Excel.

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Avanceret opdeling".

Tryk derefter på knappen "Indlæs konteringslinjer", og vælg derefter Excelfilen og den skabelon, som skal benyttes. Tryk til sidst på knappen "Indlæs".

Alle konteringslinjerne fra Excelfilen vil nu blive vist med beløb og den valgte kontering. Marker alle linjerne, og tryk på knappen "Gem".

OBS - Hvis bruttobeløbet fra fakturaen ikke passer med bruttobeløbet i Excelfilen, vil der automatisk blive oprettet en "Balancelinje" med det resterende beløb.

Opret indlæsningsskabelon fra Excel

Sådan opretter du en indlæsningsskabelon fra Excel.

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Avanceret opdeling".

Tryk derefter på knappen "Indlæs konteringslinjer", vælg din Excelfil og tryk på knappen "Opret/rediger valgt skabelon".

Navngiv skabelonen, skriv en eventuel beskrivelse og hvilken række i Excelfilen, den skal starte udlæsningen fra. Når disse ting er valgt, skal man trykke på knappen "Tilføj".

Åben derefter Ecxelfilen, så man kan se, hvilket kolonner man skal henvise til.

Vælg hvilke kolonner i Excelfilen, som skal referere til dimensioner/konteringselementer i løsningen, og slut med at trykke på knappen "Gem".

Opdeling af fakturalinjer

Manuel opdeling af fakturalinje

Ønsker man at opdele fakturalinjen i flere linjer, kan dette gøres manuelt. Ændres fakturalinjens beløb, vil løsningen automatisk oprette en ny fakturalinje, så beløbet passer med fakturaens totalbeløb.

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Rediger".

Efterfølgende indtastes det ønskede beløb i feltet "Bruttobløb". Man kan også benytte sig af de fire grundlæggende regnearterne ”+”, ”-”, ”*”, ”/”. Beløbet vil efterfølgende blive udregnet automatisk.

Nedenfor er et eksempel, hvor man vælger at dividere fakturalinjens beløb med tre. Efterfølgende oprettes der en ny fakturalinje med det resterende beløb.

Avanceret opdeling af fakturalinjer

Løsningen understøtter en hurtig og enkelt proces for at dele en fakturalinje op på flere linjer, enten som en procentvis eller en ligelig fordeling.

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Avanceret opdeling".

Vælg derefter den fakturalinje, som skal skal opdeles. Tryk på knappen "Opdel", og tag stilling til, hvordan og hvor mange linjer den skal opdeles i. Tryk på knappen "Opdel", når du er færdig.

Efter man har trykket på knappen "Opdel", vil linjen automatisk blive opdelt. Marker linjerne, og tryk på knappen "Gem" for at bekræfte opdelingen.

Opdel fakturalinjen fra e-faktura

Ønsker man at opdele fakturaen (e-faktura og ikke en manuelt oprettet faktura) på flere linjer på baggrund af oplysninger fra originalfakturaen med bliagstekst og beløb, skal man gøre følgende:

I fakturavisningen trykker man på ikonet "Avanceret opdeling".

Tryk derefter på knappen "Opdel fra e-faktura".

Efter man har trykket på knappen "Opdel fra e-faktura", vil linjerne automatisk blive afløftet. Tryk på knappen "Gem" for at bekræfte opdelingen.

Nedenfor et eksempel på en faktura, hvor man har opdelt den på baggrund af oplysningerne fra fakturaen.

Etiketter

Hvad bruges etiketter til?

Etiketter er primært et redskab, som ”Fakturafordeleren” kan anvende til at gruppere de fakturaer, som er til behandling i løsningen. Det er ”Fakturafordeler”, som opretter, sletter og vedligeholder etiketter i organisationen eller regnskabsenheden.

”Fakturafordeler” kan altid tilføje eller fjerne en etiket på et bilag, så længe det er ”åbent”. ”Rekvirent” og ”Disponent” kan kun tilføje eller fjerne etiketter på de bilag, som de har til behandling.

Nedenfor et eksempel på en fakturaoversigt, hvor ”Fakturafordeler” kan se, hvor mange bilag som har fået tilknyttet etiketten ”Afventer kreditnota”. Trykker ”Fakturafordeleren” på knappen ”Afventer kreditnota”, kan han se de bilag, som har fået tilknyttet den etikette.

Se tilknyttede etiketter på fakturavisningen

Hvis en faktura har fået tilknyttet en etikette, kan man se den på fakturahovedet, som vist i nedestående eksempel.

Oprettelse af etiketter

For at oprette en ny fakturaetikette skal man gøre følgende:

Tryk på knappen "Administration"

Under administration vælges knappen "Etiketter (faktura)".

Tryk derefter på knappen "Ny". Indtast navnet på etiketten, eventuelt en beskrivelse, og tryk til sidst på knappen "Gem".

Sletning af etiketter

Ønsker man at slette en etikette, skal man markere den pågældende etikette under "Etikette administrationen" og trykke på knappen "Slet".

Redigering af etiketter

Ønsker man at ændre navnet på en allerede oprettet etikette, skal man trykke på ikonet "Blyant", skrive det nye navn og trykke på knappen "Gem" under "Etikette administrationen".

Tildeling af etiketter

I fakturavisningen på fakturahovedet trykker man på knappen "Etiketter", derefter vælger man den etikette, som man ønsker at tilføje i dropdown menuen og til sidst trykker man på knappen "Tilføj".

Fjern etiketter

I fakturavisningen på fakturahovedet, trykker man på knappen "Etiketter". Derefter vælger man den etikette, som man ønsker at fjerne i dropdown menuen, og til sidst trykker man på knappen "Fjern" eller "Fjern alle".

Videresendelse af fakturabilag

Videresendelse af fakturabilag til en anden regnskabsenhed

Ønsker man at videresende et fakturabilag til en anden regnskabsenhed, skal man tilgå "Faktura til behandling".

I fakturaoversigten markerer man den/de fakturabilag, som man ønsker at videresende til en anden regnskabsenhed, og trykker på knappen "Videresend".

Vælg derefter den regnskabsenhed i dropdown-menuen "Videresend til" og tryk på knappen "Videresend". Fakturabilaget(ene) vil efterfølgende "forsvinde" fra det regnskab, du har videresendt fra og ankomme til det nye regnskab.

Send rykker

Generelt

Der er 2 muligheder for at sende rykker(e) ud til brugerne:

1. Udsendelse af rykker(e) via "Faktura til behandling", her kan man vælge at sende rykkere ud på flere fakturabilag adgangen.

2. Udsendelse af rykker fra fakturavisningen, her kan man sende en rykker på det pågældenende fakturabilag.

Send rykker fra "Faktura til behandling"

Under "Faktura til behandling" skal man trykke på knappen "Linjeniveau", markere de fakturalinjer, som man ønsker, der skal rykkes på, og til sidst trykke på knappen "Send rykker". Efterfølgende vil der automatisk blive sendt en rykker til de brugere, som har de valgte fakturalinjer til behandling.

Send rykker fra fakturavisningen

Under fakturavisningen markerer man de fakturalinjer, som man ønsker, der skal rykkes på, og trykker derefter på knappen "Send rykker". Efterfølgende vil der automatisk blive sendt en rykker til de brugere, som har de valgte fakturalinjer til behandling.

Faktura til orientering

Send faktura til orientering

I fakturavisningen kan en bruger også vælge at sende en faktura til orientering. Faktura til orientering er ikke en del af godkendelsesprocessen; blot en orientering, som modtageren skal bekræfte. Faktura til ”Orientering” bliver logget i IFS, men brugeren har ”kun” se-rettigheder til fakturaen.

Sådan sender man et fakturabilag til orientering:

I fakturavisningen trykker man på fanebladet "Orientering".

Efterfølgende trykker man på knappen ”Send til orientering”, vælger en bruger og trykker på knappen ”Send”.

Bekræft faktura til orientering

Faktura, som er blevet sendt til "Orientering" til en bruger, vil blive "liggende" hos brugeren, indtil den er blevet "bekræftet", eller at afsender har kaldt den tilbage. Brugeren kan se, hvor mange fakturaer som ligger til "Orientering", enten i dashboardet eller i overblikket over fakturahandlinger.

Sådan bekræftes en faktura til "Orientering".

I fakturaoverblikket trykker man på knappen "Faktura(er) til orientering".

Derefter vælger man den faktura, som man ønsker at bekræfte.

Den pågældende faktura bliver vist, og brugeren kan trykke på "Arkivér" for at bekræfte den.

Kald faktura til orientering tilbage

Fakturaer, som er sendt til "Orientering", kan også kaldes tilbage.

Sådan kalder du en fakutura til "Orientering" tilbage:

I fakturavisningen vælger man fanebladet "Orientering". Derefter markerer man den faktura, som man ønsker at kalde tilbage, og til sidst trykker man på knappen "Kald tilbage".

Søgning i fakturaarkivet

Fakturasøgning

I fakturaarkivet kan man søge på alle fakturabilag i løsningen. Bilagssøgningen er delt op på fire overordnede søgekriterier samt en masse underliggende felter. Alle disse søgekriterier kan kombineres, som man vil.

Fakturahoved – Søgning på originalbilagets stamoplysninger

Bilagsnr. - det nummer bilaget får tildelt ved overførslen til NS Leverandør (leverandørnavn, nr., CVR-nr. og sekundær identifikation) Fakturanr. Bilagstype – faktura, kreditnota, kontoudtog eller rykker Bruttobeløb – til og fra beløb Valuta Fakturadato – til og fra Ankomstdato – til og fra dato ift. hvornår bilaget er ankommet til IndFak2 Forfaldsdato – til og fra Reference – bilagsreferencen Bilagstekst

Dokumentstatus – søgning på hvilken status bilaget har i IndFak2/NS

Dokumentstatus – hvilken status har bilaget i IndFak2o ”Til behandling” – bilaget ”ligger” stadig i IndFak2o ”Videresendt” – bilaget er videresendt til en anden organisationo ”Overført” – bilaget er overført til NSo ”Slettet” – bilaget er slettet manuelt i IndFak2

NS Status – bilagsstatussen for overførte bilag i NSo ”Afventer status” – der er ikke modtaget en applicationsresponse fra NSo ”Afvist – Teknisk” – bilaget er blevet afvist i NS grundet tekniske problemero ”Afvist – Forretningsmæssigt” – bilaget er blevet manuelt afvist i NSo ”Accepteret” – bilaget er blevet modtaget i NSo ”Bogført” – bilaget er blevet bogført i NS, men ikke betalto ”Betalt – delvist” – bilaget er blevet bogført i NS, og dele af beløbet er blevet betalto ”Betalt – helt” – bilaget er blevet bogført i NS, og hele beløbet er blevet betalt

Kontering – søgning på konteringen for konto/dimensioner

Her kan man søge på alle de konto- og dimensionsværdier, som bilagene er konteret på

Behandling – søgning på brugere eller handlinger

”Behandlet af” – hvilke bilag har været behandlet af en bestemt bruger "På kontor” – hvilke bilag har været behandlet i et bestemt kontor (kan inkludere

underkonto) ”Udført handling” – hvilken handling er blevet udført ”Behandlingsdato" – til og fra

Genvejstaster

Generelt

For at lette arbejdet og undgå for mange museklik er der indarbejdet en masse genvejstaser i fakturadelen.

Genvejstaster i overbliksbillede

"F2", Til varemodtagelse - åbner listen over de fakturabilag, som man har til varemodtagelse

"F3", Til godkendelse - åbner listen over de fakturabilag, som man har til godkendelse "F6", Fakturaarkiv - åbner fakturaarkivet "F8", Til behandling - åbner listen over alle "aktive" fakturabilag, som ligger i regnskabet "F9", Opret faktura - åbner skabelonen til oprettelse af en manuel faktura

Genvejstaster i fakturaoversigten

"CTRL+F" - Aktiver eller deaktiver filtrering "CTRL+G" - Aktiver eller deaktiver gruppering "CTRL+Pil ned" - Bladr ned i listen "CTRL+Pil op" - Bladr op i listen "CTRL+PgUp" - Vælg næste side "CTRL+PgDn" - Vælg forrige side "CTRL+Space" - Vælg faktura "CTRL+A" - Vælg alle fakturaer på siden "CTRL+I" - Vælg fakturadetaljer for valgte faktura "F7" - Tilbage til Overbliksbillede

Genvejstaster i fakturavisningen

Fakturahoved

"F7" - Tilbage til Fakturaer til behandling, eventuelt Hovedkonsol "F8" - Vælg forrige faktura i udvalget "F9" - Vælg næste faktura i udvalget "CTRL+S" - Gem fakturahovedet

Konteringslinje(r)

"CTRL+Pil ned" - Bladr ned i fakturaelementerne "CTRL+Pil op" - Bladr op i fakturaelementerne "CTRL+Space" - Vælg fakturalinje "CTRL+A" - Vælg alle fakturafakturalinjer "CTRL+E" - Rediger valgte fakturalinje "CTRL+S" - Gem den åbne fakturalinje "CTRL+L" - Luk den åben fakturalinje uden at gemme ændringer

"CTRL+D" - Åben "Distriburtion" "CTRL+Shift+X" - Åben konteringsskabeloner "CTRL+Shift+Z" - Fortryd opdeling "CTRL+Shift+D" - Åben bilagstekst "CTRL+Shift+C" - Åben kommentar

Faktura til varemodtagelse (Rekvirent)

"CTRL+SHIFT+Y" - Bekræft varemodtagelse "CTRL+SHIFT+N" - Afvis varemodtagelse "CTRL+SHIFT+X" - Konteringsskabelon "CTRL+SHIFT+Z" - Fortryd opdeling "CTRL+SHIFT+C" - Kommentar "CTRL+SHIFT+D" - Bilagstekst

Faktura til godkendelse (Disponent)

"CTRL+SHIFT+Y" - Godkend "CTRL+SHIFT+N" - Afvis godkendelse "CTRL+SHIFT+X" - Konteringsskabelon "CTRL+SHIFT+Z" - Fortryd opdeling "CTRL+SHIFT+C" - Kommentar "CTRL+SHIFT+D" - Bilagstekst