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Page 2 www.Handylife.ch
Informations générales
Présentation générale
Handy Patients Enterprise est un dossier patient informatisé d’une nouvelle génération. Il est
destiné à un usage professionnel au sein d’un cabinet médical ou d’une clinique. Il offre toutes les
fonctionnalités demandées par les médecins que cela soit dans le domaine médical ou
administratif.
Ce logiciel est une solution complète et clé en main pour les médecins. Il permet de gérer les
données médicales, les données administratives, la facturation et la comptabilité. Il offre des
outils d'aide à la saisie des données, des fonctions produisant des rapports automatisés et bien
plus.
Entreprise
Handylife a été fondée en 2000, dans le but de produire un dossier patient informatisé
performant et adaptable immédiatement aux demandes des médecins ainsi que du personnel
médical.
Notre équipe regroupe des Ingénieurs Informatiques EPFL et EPFZ, des médecins de diverses
spécialités et des assistantes médicales.
Nos clients sont plus de 2'000 sur le plan international et notre entrée sur le marché Suisse en
2010 rencontre un vif succès.
La devise de notre société est "simplicité" et "adaptabilité".
Nous sommes à l'écoute de nos utilisateurs et à la recherche d'améliorations. Alors dites-nous ce
que vous désirez et nous vous le fournirons immédiatement grâce au puissant éditeur intégré au
logiciel permettant de tout transformer sans avoir à reprogrammer.
Points forts:
Gestion médicale
Gestion administrative
Simplicité
Adaptabilité
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IPhone
IPad
Smartphone
Connexion internet
Accès depuis le
domicile
Windows XP
Windows Seven
Windows 8
TabletPC
MacOS (VMWare)
Ordinateurs
Ordinateurs
Handylife vous offre un matériel informatique professionnel, performant, discret, silencieux,
consommant peu d'énergie et fiable dans la durée. Il garantit le meilleur confort de travail et tient
compte des besoins spécifiques aux cabinets médicaux et cliniques.
Mobilité
Où que vous soyez, restez connecté! Lors de vos déplacements, vous adorerez pouvoir consulter l'agenda ou le dossier d'un patient depuis votre iPhone, iPad ou n'importe quel appareil connecté à internet.
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Flux de travail
Le logiciel est optimisé pour les cabinets médicaux, les cabinets de groupe ou les cliniques afin
d’augmenter le rendement des médecins. Voici un exemple d’utilisation :
Scénario d’utilisation
Agenda
Admission
Consultation
Rapports
Facturation
1 •Lors de l'appel d'un patient, l’assistante fixe le rendez-vous à l’aide de l’agenda.
2 •A l'arrivée du patient au cabinet, l’assistante saisit les données administratives.
3
•La consultation est remplie grâce à nos outils d'assistance au médecin.
•L'orthographe est contrôlée.
•La saisie des codes de facturation est accélérée par les chaînages personnalisables et le validateur TARMED live.
4
•Une fois la consultation terminée, les ordonnances et rapports de consultation automatisés sont directement prêts à être imprimés.
5
•Automatisation de la facturation et des rappels.
•L’assistante se chargera de cliquer 1-2x/sem sur un bouton pour créer les factures (bulletin BVR) ou les envoyer par voie électronique (XML).
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Modules
La structure modulaire de l’application et le caractère indépendant de chaque module offre au médecin la possibilité de sélectionner uniquement les fonctionnalités qui l’intéressent.
Toute la conception est axée autour du dossier patient, les autres modules viennent s’y greffer. Ci-dessous, les flèches représentent le flux des données.
Médical
Administratif
Agenda -Multiutilisateurs
-Personnalisable
-Lié au dossier patient
-Accès à distance, téléphone
mobile,…
Admission -Assurances, nom des villes,
CP,… préconfigurés
-Carte assuré
-Lien avec la famille
-Recherche ultra rapide
Dossier patient -Standard SOAP
-Résumés structurés,
éditables et avec images
-Ordonnances, compendium
-Tâches à faire, plan ttt, …
Laboratoire -Lien avec les appareils
-Lien avec les laboratoires et
compatible HL7
-Rapports très soignés et
personnalisables
Comptabilité -Grand livre des comptes
-Fiches de salaires
-Récapitulatifs mensuels
-Récapitulatif annuel
-Exportation pour fiduciaire
Connectivité -Connexion à distance
-Smartphone, iPad, …
-SMS ou email rappelant les
RV ou les dates de vacances
-Standard XML
Documents -Documents scannés, Word,
images, radios, IRM, vidéos
-Rapports automatisés
-Dessins, notes graphiques
-Bons radio, physio, certificat
Facturation -Validateur TARMED live
-Aide à la facturation
-Vérification si oublis…
-Factures papiers ou XML
-Rappels + contentieux
Statistiques -Données médicales
-Facturation
-Utilisation TARMED
-Trust center
-Evolution du cabinet
Optimisation -Correcteur orthographique
-Listes de raccourcis
-Chainages
-Tout est personnalisable
-Alertes mauvais payeurs,…
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Spécialités
Handy Patients Enterprise a été spécialement conçu pour être flexible et adaptable grâce à son
éditeur permettant la personnalisation de tout l’environnement en quelques clics.
Expliquez-nous ce que vous voulez et nous vous le fournirons immédiatement devant vous.
Handy Patients Enterprise s’adapte à votre spécialité :
Médecin générale
Chirurgie
Gynécologie et obstétrique
Pédiatrie
Cardiologie
Ophtalmologie
Dermatologie
Rhumatologie
Orthopédie
Infectiologie
Neurologie
ORL
Psychiatrie
Urologie
Néphrologie
Autres
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Dossier patient
Handy Patients Enterprise gère les informations du dossier médical de manière complète et
structurée. L’accès aux données du patient est intuitif et les informations affichées sont
optimisées pour les besoins de chaque médecin.
Saisie simplifiée Utilisez notre système de « raccourcis » pour accélérer la saisie en accédant en un clic aux
textes prédéfinis. Définissez vos abréviations qui seront automatiquement remplacées.
Accès rapide et simple aux données Retrouvez facilement vos informations grâce à l’interface simple et intuitive du logiciel.
Création automatique de résumés Obtenez une vue d’ensemble à l’aide des différents résumés regroupant les informations
concernant le patient. Leur structure et leur lisibilité vous feront gagner temps et précision.
Organisation selon le standard SOAP Résumé Facturation intégrée
Correcteur orthographique
Résumé indexé clair et directement
modifiable
Interactions médicamenteuses
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Facturation
Le module de facturation est directement intégré à la consultation. Ainsi, vous n’aurez qu’à
choisir les codes de facturation et votre facture sera prête à être imprimée.
Validateur TARMED Evitez les erreurs dans vos factures grâce au validateur TARMED live (montant, alerte, temps
TARMED, vérification assurance, vérification coordonnées patient).
Chaînage de codes de facturation Gagnez du temps en utilisant des chaînages de codes de facturation personnalisables. Le
temps total pour facturer et imprimer le bulletin BVR se résume à deux clics !
Impression au cabinet ou facturation électronique (XML) Imprimez directement les factures au cabinet ou envoyez-les à un organisme de facturation
sous forme de fichiers électroniques XML. Lien avec un centre de confiance automatisé.
Gestion du contentieux Les rappels sont automatiquement générés après les délais de paiement que vous aurez fixé.
Facture au format PDF Mise en attente des factures non valides Détail des codes de facturation
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Agenda
L’agenda est l’outil indispensable pour la gestion des rendez-vous. Il permet de trier les rendez-
vous par catégories et de gérer plusieurs médecins ou salles de consultation en même temps. La
liaison entre le rendez-vous et le patient offre la possibilité d’atteindre les informations médicales
ou l’historique des rendez-vous en un clic. Il est basé sur les mêmes composants que Microsoft
Outlook et est compatible avec celui-ci.
Agenda multiple Gérez les rendez-vous de plusieurs médecins.
Lien au patient Accédez en un clic aux informations médicales à l’aide de la liaison automatique entre le
rendez-vous et le dossier du patient.
En ligne Consultez votre agenda sur votre Smartphone grâce à l’outil de synchronisation de Handy
Patients Enterprise.
Agenda attribué à un médecin Catégories de rendez-vous personnalisables Module de recherche intégré
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SMS/email
Une autre fonction vous permet de rappeler les rendez-vous au patient par SMS ou e-mail dans un délai personnalisable avant le rendez-vous.
Agenda consultable en ligne
Visualisez l’agenda du cabinet médical en tout temps sur votre Smartphone, grâce à l’outil de
synchronisation d’Handy Patients Enterprise.
Il y a également un agenda sur internet qui est accessible aux patients pour leur permettre de
prendre eux-mêmes leurs rendez-vous sur les plages prédéfinies par vous-même.
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Admission
Gérez les données administratives de vos patients de manière simple et intuitive. La gestion des
assurances vous guide dans le choix des modes de paiement des patients et le programme vous
informe des données manquantes.
Gestion des assurances Toutes les assurances suisses sont intégrées et préconfigurées. Vous n’aurez qu’à choisir
l’assurance de votre patient dans la liste.
Type de paiement Le mode de paiement du patient peut être spécifié : tiers payant, tiers garant ou tiers soldant. Les cas particuliers comme les patients AI, EMS, FARMED, GARDE et autres sont aussi intégrés.
Les assurances suisses sont intégrées Photo du patient Sélection automatique de la ville
en fonction du NPA
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Documents automatisés
L’outil de rapports vous offre la possibilité d’insérer vos propres rapports types, qu’ils soient
médicaux ou administratifs. Ils sont automatiquement complétés en fonction des informations du
patient et de la consultation puis adressés au bon médecin.
Rapidité
Les documents automatisés sont générés en fonction des données présentes dans le dossier
patient.
Documents personnalisables Personnalisez votre environnement en incorporant des nouveaux documents de manière très
simple et rapide: Certificat médical, bon physiothérapie, bon radiologie,…
Correcteur orthographique Evitez les erreurs d’orthographe grâce au correcteur intégré.
Document éditable Barre d’outils de traitement de texte
standard
Zone permettant la
modification des données
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Comptabilité
L’outil de comptabilité permet de saisir les écritures comptables et de visualiser l’état des
comptes en temps réel. En fin d’année, toutes les informations nécessaires peuvent être
transmises à votre fiduciaire en quelques clics.
Importation des données bancaires Importez directement vos données bancaires via un fichier BVR/V11 dans le logiciel.
Gain de temps Visualisez directement l’état de vos comptes.
Imprimez en tout temps le journal des écritures pour votre fiduciaire. Vous pouvez également
le transmettre sous format électronique.
Liste des comptes Récapitulatif des écritures Evolution du compte
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En plus !
Laboratoire
Un module de laboratoire est présent. Il est compatible avec tous les
laboratoires suisses. Les résultats sont entièrement personnalisables.
Les machines médicales du cabinet peuvent aussi être intégrées.
Connectivité
Handy Patients Enterprise offre différentes possibilités de connectivité :
Envoi de mails groupés (information vacances du cabinet,…)
Envoi de SMS groupés (rappel des rendez-vous,…)
Visualisation du dossier patient sur Smartphone et iPad.
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Personnalisation
Grâce à sa conception dynamique, Handy Patients Enterprise est
entièrement personnalisable. Ainsi votre logiciel pourra être adapté aux
besoins de votre spécialité, mais aussi répondre à des demandes plus
personnelles selon les spécificités de chacun.
Matériel et logiciels informatiques
Handylife fourni le matériel informatique et les logiciels professionnels
adaptés aux besoins des médecins.
Matériel: Logiciels:
Ordinateurs
Routeur
Imprimantes
Scanner professionnel
Disques dures réseau (RAID)
Ecrans full HD
Claviers sans fils
Souris ergonomiques
CPL
Antivirus
Firewall
Logiciel de scannage
Microsoft Office Professional
MS SQL server
Backup local
Backup banque distante
Sécurisation du réseau
Visionneuse radio/scan
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Options de facturation
Handy Patients Enterprise offre de nombreuses possibilités concernant la
facturation électronique. En effet, notre logiciel est compatible avec
Medidata, Curabill et la Caisse des Médecins.
La facturation peut également se faire au cabinet avec impression sur
place et mise des factures dans des enveloppes fenêtrées.
De plus, un module spécifique à la facturation non TARMED est aussi
disponible. Cela est particulièrement pratique en cas de facturation de
prestations non soumises à la LAMal. Le modèle des factures est
entièrement personnalisable par les médecins.
Carte d’assuré
Notre dossier patient informatisé permet la récupération des données
administratives via la carte d’assuré (CoverCard et HIN). Vous n’aurez
donc plus à les saisir manuellement. Récupérez directement les données
en passant la carte de votre patient dans un lecteur magnétique.
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Récupération des données
Handylife propose à ses clients de récupérer les données administratives
et médicales stockées sur l’ancien logiciel utilisé.
Notre grande expérience dans ce domaine nous a permis d'établir une
liste de logiciels compatibles. Alors contactez-nous pour discuter de la
migration de vos données informatiques.
Statistiques
Handy Patients Enterprise dispose d’un outil de statistiques puissant et
adaptable offrant, en un coup d’œil le bilan complet des activités du
cabinet.
L'outil de personnalisation permet de créer sur mesure les statistiques de
n'importe quelles données saisies par le médecin.
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Synthèse
Interface intuitive Retrouvez rapidement toutes les informations que vous recherchez grâce à une navigation
aisée dans le logiciel. Le menu est toujours accessible en un clic. De plus, son organisation
thématique est simple et efficace.
Saisie rapide Handy Patients Enterprise offre la possibilité de prédéfinir des textes auxquels vous pourrez
accéder en un clic pour remplir la consultation de votre patient.
Contrôle des données Evitez les erreurs dans vos factures grâce au validateur TARMED intégré.
Sécurité Handy Patients Enterprise offre plusieurs niveaux de sauvegardes sécurisés que ce soit en
local ou vers une banque de données distante cryptée. En cas de catastrophe naturelle,
reprenez vos consultations comme si rien n'avait eu lieu quelques heures plus tard dans
d'autres locaux.
Gain de temps Ne perdez pas de temps en travail administratif. A la fin de la consultation, tous les
documents usuels sont prêts à être imprimés (ordonnance, certificat maladie, cession de
créance, bon physio, facture, …).
Personnalisable Personnalisez votre environnement avec l’éditeur intégré et notre support technique
individualisé.
Complet Handy Patients Enterprise, tout en restant simple à utiliser, est un puissant outil
professionnel répondant de manière complète à tous les besoins d'un cabinet médical ou une
clinique. Il comporte notamment un module de comptabilité, de facturation et de laboratoire.
Evolutif Les mises à jour sont régulières dans le but d’ajouter de nouvelles fonctionnalités et de suivre
au plus près l’évolution de la médecine. C'est aussi vous et les autres médecins clients de
Handylife qui faites évoluer Handy patients en exprimant vos demandes et préférences.
Multi-utilisateur Seul ou en cabinet de groupe, le logiciel s’adapte spécifiquement à chaque utilisateur.
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Exemples de situations médicales
Le puissant outil de recherche vous donnera instantanément la réponse avec les mots clés brésil +
tuber.
Le logiciel veille à cela et affiche un récapitulatif des consultations incomplètes. Cela vous évitera
d'oublier des données et de perdre de l'argent.
Le module de statistiques vous renseigne sur le temps effectif de consultation et le temps
TARMED de facturation avec la différence entre ces deux valeurs. Il calcul automatiquement le
montant sous-facturé ou surfacturé. Le chiffre d'affaire quotidien est disponible ainsi que son
évolution dans le temps.
Il suffit de mettre un message d'alerte pour le patient. Ainsi quand il arrivera au cabinet, un
message d'alerte s'affichera à l'écran lors de la sélection de son dossier.
Non. Seul un clic par semaine est nécessaire pour imprimer les factures. Il suffit ensuite de les
glisser dans des enveloppes fenêtrées et la facturation est faite (1h pour 180 factures). Le logiciel
gère tout automatiquement selon les préférences choisies par le médecin. Cela prévient
également les erreurs. En cas de facturation XML, la durée est réduite à 1 seconde par semaine.
Appelez la hotline de Handylife. Un ingénieur en informatique prendra le contrôle de votre
ordinateur en 10 secondes sans que vous n'ayez rien à faire. Il vous expliquera directement sur
votre écran les informations demandées.
Comment s'appelle le patient brésilien qui a eu une tuberculose ?
Comment m'assurer que je n'ai pas oublié de remplir ou facturer une consultation ?
Est-ce que je sous-facture ?
Comment m'assurer de faire signer une cession de créance au patient avant le prochain contrôle ?
Faut-il réserver une journée par semaine à ma secrétaire pour la facturation ?
Comment se déroule le support technique ?
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Fonctionnalités de Handy Patients Enterprise
Agenda
Agendas multiples optimisés pour médecins et assistantes
Lien automatique de l'agenda avec les données patients
Agenda du laboratoire, salle de radiographie, ECG, …
Agenda personnalisable (couleurs, catégories)
Option des rappels liés aux rendez-vous
Envois automatisés de SMS aux patients la veille du rendez-vous
Agenda à distance (smartphone, iPhone, iPad)
Module de surveillance des rendez-vous manqués et annulés
Historique des rendez-vous des patients
Module pour prise de rendez-vous par les patients en ligne
Admission
Assurances, nom des villes, CP préconfigurés
Module de recherche de patient ultra-rapide
Lien avec la famille, gestion de la fratrie
Compatible lecteur de carte d’assuré
Module d'identification et gestion des patients sans assurance
Administration Gestion des assurances
Carnet d'adresses personnalisé et intégration des données
Alertes pour les patients à risque (mauvais payeurs, problèmes divers)
Module de gestion des patients FARMED
Module de gestion des flux de dictées
Module de recherche des patients ultra rapide
Module de recherche global "Total recall"
Module de gestion des bons de livraison
Module de gestion des patients archivés ou décédés
Module d'impression des adresses sur enveloppes
Module de commande des vaccins
Module d'impression pour le patient (contact, carte de rendez-vous,…)
Module de gestion des tâches collaboratives entre médecins et assistantes
Gestion des salaires
Module de gestion des stocks
Gestion de documents
Module de création de documents automatisés en lien avec le carnet d'adresses et les
informations du dossier patient
Module d’archivage des documents (pdf, doc, docx, txt, tif, jpg, DICOM, Excel, vidéo, MP3,
zip, autres…)
Personnalisation des documents
Fax direct des documents
Module d’impression de documents informatifs pour le patient (carnet santé)
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Laboratoire
Intégration des laboratoires externes (tous les laboratoires suisses)
Compatible avec les formats HL7, GDT, pdf, RS232, XML
Prescription électronique aux laboratoires externes
Intégration du laboratoire local avec formulaires personnalisés
Personnalisation de l'affichage des résultats
Calcul automatique des valeurs normales selon âge, sexe, créat,…
Facturation automatisée des examens faits au cabinet y compris taxes de laboratoires
Module d'impression des étiquettes pour le tubes sanguins
Compatibilité avec toutes les machines de laboratoires communicantes
Dossier patient – consultation
Saisie des consultations avec standard SOAP
Espace structuré pour les notes de suite avec grande liberté d'édition
Optimisateur "High flow" pour accélérer la rapidité de saisie et pour prévenir des messages
de validation intempestifs
Bilan général (anamnèse, statut, examens, synthèse)
Bilan spécialisé hautement personnalisé (pour les médecins spécialistes)
Aide à la saisie (correcteur orthographique, liste de raccourcis personnalisables, auto-remplacement
d'abréviations,…)
Module d'insertion des signes vitaux par l'assistante médicale
Résumés structurés, avec images, résultats laboratoire, tableaux,…
Option "Reverse engine" rendant les résumés éditables
Résumé des diagnostics avec occurrences et évolution dans le temps
Ordonnance en 1 clic (personnalisable avec logo et code barre)
Ordonnance pour semainier (boîte à pilules hebdomadaires)
Historique des modifications directement sur l'ordonnance
Module d’organisation des diagnostics (classification SOAP)
Module prescription médicamenteuse
Module de recherche ultrarapide de médicaments
Liste évolutive des traitements
Liste de médicaments automatiques selon diagnostic, poids, créatinine,…
Table des médicaments (LS)
Courbes d'évolution des paramètres médicaux
Module de photos, dessins, images annotables
Module vaccins
Module d'organisation des tâches à faire (médecins et assistantes)
Examens personnalisés sous forme de tables
Consultation du dossier médical à distance (Smartphone, iPhone, iPad)
Facturation
Module de facturation et impression des factures au cabinet
Module de gestion des rappels
Gestions des réductions accordées à certains patients
Module de transfert automatique au contentieux (Débitors)
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Facturation (suite)
Chaînages personnalisés pour facturation en 1 clic
Chaînages classés par catégories, sous catégories, couleurs, utilisateurs,…
Prestations privées personnalisables
Module d’alerte des consultations non remplies ou non facturées
Facturation XML via prestataire externe (CM, Curabill, Medidata,…)
Envoi des factures au centre de confiance
Validateur TARMED live (résultat immédiat: temps TARMED, montant, validation)
Processeur d'aide à la facturation renseignant sur les prestations oubliées, incompatibles,…
Module de facturation de prestations non soumises à la LAMal
Lien avec d'autres logiciels pour facturation en hôpital
Comptabilité
Saisie des écritures comptables
Intégration automatique des honoraires et gestion des pertes
Gestions des comptes et personnalisation par l'utilisateur
Evolution des comptes et bilan de fin d'année par médecin ou cabinet
Module de transferts du grand livre des comptes à une fiduciaire
Impression de tous les documents comptables de manière personnalisée
Gestion de la TVA
Statistiques
Statistiques administratives des patients
Statistiques de facturation
Statistiques pour études médicales
Statistiques personnalisées du cabinet
Autres modules
Superviseur (consignes toutes les actions sur le logiciel)
Module envoi d’e-mails depuis le logiciel (sécurisé par HIN en option)
Envoi d'emails personnalisés automatisés à un ou tous les patients
Module envoi de SMS
Module d'exportation de toutes les données au format universel XML
Module Medindex (compendium) avec interactions médicamenteuses
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Services
Support
Grâce à la prise de contrôle à distance notre équipe de techniciens peut
directement répondre à vos questions sur votre écran tout en
interagissant avec vous.
Formation
Votre formation ainsi que celle de vos collaborateurs vous assure le
succès dans votre passage au dossier patient informatisé. Vous pourrez
démarrer sereinement tout en gagnant en productivité.
Maintenance
Des mises à jour régulières sont fournies dans le but d’améliorer les
fonctionnalités de l’application et de répondre aux évolutions du monde
de la médecine.
Démonstration
Pour la présentation du logiciel, nous nous déplaçons à votre cabinet.
Simplicité. Adaptabilité.
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