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IL PROGETTO: UNO STRUMENTO
AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE
IL PROGETTO: UNO STRUMENTO
AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE
Federica RaggiSTC
IPA Adriatic CBC Programme
CHE COS’È UN PROGETTOCHE COS’È UN PROGETTO
PUÒ ESSERE CONSIDERATO COME UNA “SERIE DI ATTIVITÀ VOLTE A PRODURRE OBIETTIVI CHIARAMENTE DEFINITI IN UN PERIODO DI TEMPO STABILITO RELATIVAMENTE A RISORSE
DETERMINATE (budget e staff)”
PUÒ ESSERE CONSIDERATO COME UNA “SERIE DI ATTIVITÀ VOLTE A PRODURRE OBIETTIVI CHIARAMENTE DEFINITI IN UN PERIODO DI TEMPO STABILITO RELATIVAMENTE A RISORSE
DETERMINATE (budget e staff)”
PERCHÉ UN PROGETTO DI PERCHÉ UN PROGETTO DI COOPERAZIONE TERRITORIALE È COOPERAZIONE TERRITORIALE È
DIFFERENTE?DIFFERENTE?1. Partner di diversi Paesi
con diverse culture (lavorative) e lingue
2. Diverse tipologie di istituzioni (EEPP, priv.)
con diversi campi di esperienza e culture
organizzative
3. Lavoro a distanza per lunghi periodi
4. Obiettivi concreti con budget e tempistica realistici in un contesto multinazionale e
multiorganizzativo
5. Rispetto delle norme per la
rendicontazione
6. Capacità di prefinanziare i costi e di investire risorse per la preparazione (anche in
caso di insuccesso)
I FATTORI DI SUCCESSOI FATTORI DI SUCCESSO
3. Innovazione3. Innovazione
4. Organizzazione del parternariato
4. Organizzazione del parternariato
5. Disseminazione e capitalizzazione dei risultati
5. Disseminazione e capitalizzazione dei risultati
2. Qualità dell’approccio
2. Qualità dell’approccio
1. Qualità dell’azione
1. Qualità dell’azione
LE FASILE FASI
1. Preparazione1. Preparazione
2. Costituzione della partnership2. Costituzione della partnership
3. Sviluppo dell’application form e definizione del budget3. Sviluppo dell’application form e definizione del budget
4. Implementazione4. Implementazione
5. Monitoraggio e valutazione5. Monitoraggio e valutazione
6. Divulgazione e capitalizzazione6. Divulgazione e capitalizzazione
1. PREPARAZIONE1. PREPARAZIONE
Identificazione obiettivi e problemi
Identificazione obiettivi e problemi
1.1 Obiettivi1.1 Obiettivi
Coerenza degli obiettivi con le priorità del Programma di Cooperazione e con le politiche nazionali e locali
Coerenza degli obiettivi con le priorità del Programma di Cooperazione e con le politiche nazionali e locali
bisogno reale da risolvere ovvero opportunità da
cogliere
bisogno reale da risolvere ovvero opportunità da
cogliere
E’ questo il Programma più
appropriato per il progetto?
E’ questo il Programma più
appropriato per il progetto?
1. PREPARAZIONE1. PREPARAZIONE 1.2 Partner, Contesto
1.2 Partner, Contesto
Identificazione partner
Identificazione partner
Analisi del contestoAnalisi del contesto
Studio dell’Application pack
Studio dell’Application pack
Identificazione Lead Partner
Identificazione Lead Partner
Condivisione degli obiettivi/esperienza
da condividere/partnershi
p di interesse
Condivisione degli obiettivi/esperienza
da condividere/partnershi
p di interesse
Dotato di determinate conoscenze e
capacità (gestionali, relazionali…)
Dotato di determinate conoscenze e
capacità (gestionali, relazionali…)
Per valutare il grado di innovatività e di applicabilità ed il supporto politico
Per valutare il grado di innovatività e di applicabilità ed il supporto politico
I partner sono eligibili? Sono adatti per le
attività previste e la scelta è
giustificabile?
I partner sono eligibili? Sono adatti per le
attività previste e la scelta è
giustificabile?
2. COSTITUZIONE DELLA 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIPPARTNERSHIP
2.1 Selezione dei partner
2.1 Selezione dei partner
Criteri di selezioneCriteri di selezione
EligibilitàEligibilità
Competenze ed esperienze in riferimento al tema
progettuale
Competenze ed esperienze in riferimento al tema
progettuale
Ulteriori possibilità di collaborazione future
Ulteriori possibilità di collaborazione future
Effetti accrescitivi e risultati pratici
(economici, sociali, scientifici e/o tecnologici,
ambientali)
Effetti accrescitivi e risultati pratici
(economici, sociali, scientifici e/o tecnologici,
ambientali)
Dimensione ottimaleDimensione ottimale
2. COSTITUZIONE DELLA 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIPPARTNERSHIP
2.2 Definizione
dei ruoli
2.2 Definizione
dei ruoli
E’ stata prevista
almeno una forma di
cooperazione?
E’ stata prevista
almeno una forma di
cooperazione?
Elaborazione congiunta
Elaborazione congiunta
Attuazione congiunta
Attuazione congiunta
•Ideazione congiunta. •Integrazione di idee, priorità e attività. •Il LP coordina il processo, includendo fin dall’inizio tutti i partner.
•Ideazione congiunta. •Integrazione di idee, priorità e attività. •Il LP coordina il processo, includendo fin dall’inizio tutti i partner.
•Attuazione e coordinamento delle attività su tutta l’area di cooperazione. •Il LP è responsabile del coordinamento delle attività, dell’osservanza degli impegni programmatici e della garanzia di qualità.
•Attuazione e coordinamento delle attività su tutta l’area di cooperazione. •Il LP è responsabile del coordinamento delle attività, dell’osservanza degli impegni programmatici e della garanzia di qualità.
Personale condiviso
Personale condiviso
•Responsabilità delle attività di progetto da parte del personale di progetto su tutta l’area di cooperazione.•Il LP definisce ed affida gli incarichi al personale di progetto.
•Responsabilità delle attività di progetto da parte del personale di progetto su tutta l’area di cooperazione.•Il LP definisce ed affida gli incarichi al personale di progetto.
Finanziamento congiunto
Finanziamento congiunto
•Esiste un unico budget di progetto condiviso, distribuito in base alle attività dei partner. •Esiste un unico conto corrente bancario gestito dal LP su cui vengono inviati i pagamenti dal Programma.•Il LP è responsabile dell’amministrazione e dell’inoltro del cofinanziamento IPA ai partner.
•Esiste un unico budget di progetto condiviso, distribuito in base alle attività dei partner. •Esiste un unico conto corrente bancario gestito dal LP su cui vengono inviati i pagamenti dal Programma.•Il LP è responsabile dell’amministrazione e dell’inoltro del cofinanziamento IPA ai partner.
2. COSTITUZIONE DELLA 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIPPARTNERSHIP
2.3 Il Lead Partner
2.3 Il Lead Partner
Responsabilità del LP
Responsabilità del LP
•Svolge attività di networking•Svolge attività di networking
•Assicura la corretta esecuzione dell’operazione
•Assicura la corretta esecuzione dell’operazione
•Trasferisce il contributo comunitario
•Trasferisce il contributo comunitario
•Garantisce che le spese dichiarate dai partner corrispondono alle attività concordate
•Garantisce che le spese dichiarate dai partner corrispondono alle attività concordate
•Verifica la convalida da parte dei controllori delle spese dichiarate dai partner
•Verifica la convalida da parte dei controllori delle spese dichiarate dai partner
3. APPLICATION FORM E 3. APPLICATION FORM E BUDGETBUDGET
3.1 Negoziazione
3.1 Negoziazione
Incontri preparatori
Incontri preparatori
Comprensione reciproca,
informazione, attivazione e
coinvolgimento
Comprensione reciproca,
informazione, attivazione e
coinvolgimento
Definizione tempistica
Definizione tempistica
Definizione ruoliDefinizione ruoli
Consapevolezza dei tempi necessari alla
stesura della domanda
Consapevolezza dei tempi necessari alla
stesura della domanda
Gestione, coordinamento e
scambio di informazioni
Gestione, coordinamento e
scambio di informazioni
Il LP in questa fase svolge il ruolo di facilitatore: fa da
tramite tra i vari partner e si occupa di preparare l’application form.
Il LP in questa fase svolge il ruolo di facilitatore: fa da
tramite tra i vari partner e si occupa di preparare l’application form.
3. APPLICATION FORM E 3. APPLICATION FORM E BUDGETBUDGET
3.2 Programmazi
one
3.2 Programmazi
one
Individuare e descrivere in dettaglio le attività, i rispettivi contenuti, la loro durata e le condizioni
che ne determinano il completamento
Individuare e descrivere in dettaglio le attività, i rispettivi contenuti, la loro durata e le condizioni
che ne determinano il completamento
Programmare logicamente le attività così da definire il metodo migliore per la loro
implementazione
Programmare logicamente le attività così da definire il metodo migliore per la loro
implementazione
Distribuire le responsabilità e le mansioni tra i partner (e definire inoltre il ruolo di ogni
coordinatore).
Distribuire le responsabilità e le mansioni tra i partner (e definire inoltre il ruolo di ogni
coordinatore).
3. APPLICATION FORM E 3. APPLICATION FORM E BUDGETBUDGET
3.3 Il budget3.3 Il budget
Verifica limiti imposti dal bando
Verifica limiti imposti dal bando
Definizione del budget in base alle attività (e non il contrario)
Definizione del budget in base alle attività (e non il contrario)
Distribuzione del budget tra i partner in base alle attività (e non il contrario)
Distribuzione del budget tra i partner in base alle attività (e non il contrario)
I cofinanziamenti previsti sono garantiti per tutta la
durata del progetto?
I cofinanziamenti previsti sono garantiti per tutta la
durata del progetto?
Le risorse finanziarie sono realistiche?
Le risorse finanziarie sono realistiche?
Le spese per il processo di cooperazione e quelle per la gestione sono sufficienti?
Le spese per il processo di cooperazione e quelle per la gestione sono sufficienti?
3. APPLICATION FORM E 3. APPLICATION FORM E BUDGETBUDGET
3.4 Il valore aggiunto
3.4 Il valore aggiunto
Situazione esistente e potenziali miglioramenti
Situazione esistente e potenziali miglioramenti
Elementi di diversità/innovazione
Elementi di diversità/innovazione L’Application form è il
documento attraverso il quale il Comitato di
Valutazione del Programma deve convincersi della bontà
e della opportunità del Progetto.
L’Application form è il documento attraverso il
quale il Comitato di Valutazione del Programma deve convincersi della bontà
e della opportunità del Progetto.
Necessità della partnership transfrontaliera
Necessità della partnership transfrontaliera
Sintonia con gli obiettivi generali e specifici del Programma e con le strategie nazionali e locali
Sintonia con gli obiettivi generali e specifici del Programma e con le strategie nazionali e locali
Esperienze precedentiEsperienze precedenti
Pertinenza con altri progetti sul territorio e non sovrapposizione
Pertinenza con altri progetti sul territorio e non sovrapposizione
4. IMPLEMENTAZIONE4. IMPLEMENTAZIONE 4.1 Fase preparatoria
4.1 Fase preparatoria
Struttura amministrativa
Struttura amministrativa
Ogni beneficiario è responsabile della raccolta e archiviazione dei documenti relativi alle attività da esso
svolte in riferimento al progetto.
Ogni beneficiario è responsabile della raccolta e archiviazione dei documenti relativi alle attività da esso
svolte in riferimento al progetto.
Struttura finanziaria
Struttura finanziaria
Ogni beneficiario è responsabile delle proprie spese, conformemente al
budget stabilito e della propria rendicontazione finanziaria.
Ogni beneficiario è responsabile delle proprie spese, conformemente al
budget stabilito e della propria rendicontazione finanziaria.
L’Accordo di Parternariato stabilisce le “regole base” per il funzionamento della
partnership.
L’Accordo di Parternariato stabilisce le “regole base” per il funzionamento della
partnership.
4. IMPLEMENTAZIONE4. IMPLEMENTAZIONE 4.2 Fase attuativa
4.2 Fase attuativa
Avvio del progettoAvvio del progetto
SupportoSupporto
•Comunicazione di inizio attività•Kick off meeting•Nomina Comitato di Pilotaggio•Individuazione gruppi di lavoro
•Comunicazione di inizio attività•Kick off meeting•Nomina Comitato di Pilotaggio•Individuazione gruppi di lavoro
•Utilizzare servizi di informazione e supporto (STC, Contact Point…)•Formazione dei beneficiari: gestione, aspetti finanziari, comunicazione…
•Utilizzare servizi di informazione e supporto (STC, Contact Point…)•Formazione dei beneficiari: gestione, aspetti finanziari, comunicazione…
“Meetings and events”
“Meetings and events”
•Stabilire le regole delle riunioni del CdP e dei gruppi di lavoro•Prevedere eventi pubblici in concomitanza delle riunioni di parternariato
•Stabilire le regole delle riunioni del CdP e dei gruppi di lavoro•Prevedere eventi pubblici in concomitanza delle riunioni di parternariato
5. MONITORAGGIO E 5. MONITORAGGIO E VALUTAZIONEVALUTAZIONE
5.1 Strumenti e indicatori
5.1 Strumenti e indicatori
Strumenti di monitoraggio
Strumenti di monitoraggio
Scelta degli indicatori
Scelta degli indicatori
•Gestione documentazione•Sistema di comunicazione interno•Modifiche
•Gestione documentazione•Sistema di comunicazione interno•Modifiche
•Indicatori di output•Indicatori di risultato•Indicatori di impatto
•Indicatori di output•Indicatori di risultato•Indicatori di impatto
Caratteristica fondamentale degli indicatori dovrebbe essere la
capacità di descrivere e verificare gli obiettivi di progetto in termini
operativamente misurabili, quali quantità, qualità e tempo necessario.
Caratteristica fondamentale degli indicatori dovrebbe essere la
capacità di descrivere e verificare gli obiettivi di progetto in termini
operativamente misurabili, quali quantità, qualità e tempo necessario.
5. MONITORAGGIO E 5. MONITORAGGIO E VALUTAZIONEVALUTAZIONE
5.2 Il processo di valutazione
5.2 Il processo di valutazione
Il processo di valutazione
Il processo di valutazione
•Piano di lavoro per la valutazione•Piano di lavoro per la valutazione
Un sistema di monitoraggio ad hoc per la valutazione di progetti di cooperazione contribuisce a facilitare il
processo di gestione, legittima e rafforza la credibilità del progetto, motiva i partecipanti, è in grado di
trasferire e riprodurre i benefici ottenuti.
Un sistema di monitoraggio ad hoc per la valutazione di progetti di cooperazione contribuisce a facilitare il
processo di gestione, legittima e rafforza la credibilità del progetto, motiva i partecipanti, è in grado di
trasferire e riprodurre i benefici ottenuti.
•Pianificazione budget (personale/giorni lavorativi/competenze)
•Pianificazione budget (personale/giorni lavorativi/competenze)
•Valutazione•Valutazione
•Presentazione dei risultati•Presentazione dei risultati
6. DIVULGAZIONE e 6. DIVULGAZIONE e CAPITALIZZAZIONECAPITALIZZAZIONE
6.1 Piano di comunicazion
e
6.1 Piano di comunicazion
e
Piano di Comunicazione
Piano di Comunicazione
•Obiettivi•Obiettivi
COMMUNICATION AND VISIBILITY MANUAL for European Union External Actions , April
2008 http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/
COMMUNICATION AND VISIBILITY MANUAL for European Union External Actions , April
2008 http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/
•Tempistica•Tempistica
•Ruoli e responsabilità di ciascun partner
•Ruoli e responsabilità di ciascun partner
•Attività•Attività
•Risorse umane•Risorse umane
•Budget•Budget
6. DIVULGAZIONE e 6. DIVULGAZIONE e CAPITALIZZAZIONECAPITALIZZAZIONE
6.2 Sostenibilità
6.2 Sostenibilità
Impatto sui territoriImpatto sui territori
Follow upFollow up
•Integrazione nella pianificazione territoriale•Target group e attori esterni da coinvolgere•Riproduzione risultati ed effetti su scala più ampia
•Integrazione nella pianificazione territoriale•Target group e attori esterni da coinvolgere•Riproduzione risultati ed effetti su scala più ampia
•Sviluppo di un nuovo progetto•Costituzione di una struttura permanente•Risorse finanziarie di soggetti terzi
•Sviluppo di un nuovo progetto•Costituzione di una struttura permanente•Risorse finanziarie di soggetti terzi
SinergieSinergie•Creazione di reti e gruppi formalizzati•Capitalizzare i risultati•Evitare duplicazioni
•Creazione di reti e gruppi formalizzati•Capitalizzare i risultati•Evitare duplicazioni
ALCUNI SUGGERIMENTI ALCUNI SUGGERIMENTI PER IL SUCCESSOPER IL SUCCESSO
1. Siate chiari, precisi e coerenti nel definire perché, cosa, come e quando.
1. Siate chiari, precisi e coerenti nel definire perché, cosa, come e quando.
2. Scegliete partner appropriati e siate consapevoli delle differenze.
2. Scegliete partner appropriati e siate consapevoli delle differenze.
3. Definite chiaramente i ruoli e le responsabilità.
3. Definite chiaramente i ruoli e le responsabilità.
4. Pensate alla sostenibilità dei risultati anche a conclusione del progetto.
4. Pensate alla sostenibilità dei risultati anche a conclusione del progetto.
5. Curate gli aspetti burocratici e definite le strutture di gestione più appropriate.
5. Curate gli aspetti burocratici e definite le strutture di gestione più appropriate.
Grazie dell’attenzi
one
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