View
462
Download
37
Category
Preview:
Citation preview
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG PKL
Tuntutan kualitas pelayanan kefarmasian dari masyarakat dan
perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Kefarmasian semakin
tinggi sehingga diperlukan peningkatan kualitas terutama kualitas Asisten
Apoteker sebagai tenaga kefarmasian.
Untuk meningkatkan kualitas tersebut maka dilaksanakan Praktek
Kerja Lapangan sebagai langkah untuk menciptakan individu Asisten
Apoteker yang profesional di bidangnya.
Lahan PKL selain sebagai sarana belajar mengajar untuk
mewujudkan tenaga professional juga sebagai wahana untuk meningkatkan
ketrampilan secara utuh dari seorang siswa yang telah mendapat teori di
kelas atau praktek di Laboratorium.
B. TUJUAN PKL
Menerapkan teori-teori yang diperoleh dari mata pelajaran yang
telah diberikan di sekolah
Menjadikan siswa lebih terampil dalm bidang pelayanan farmasi di
apotek
Memberikan pengalaman belajar dan ketrampilan kepada siswa
untuk memasyarakatkan diri pada suasana iklim lingkungan kerja
yang sebenarnya
Mendidik siswa agar lebih percaya diri dalam memberikan
informasi kepada konsumen
Melatih agar terbentuk sikap profesionalisme yang diperlukan
siswa untuk memasuki lapangan karja sesuai dengan bidangnya
C. MANFAAT PKL
Siswa menjadi lebih mengerti situasi dunia kerja yang sebenarnya
Siswa mendapat pengalaman yang nantinya akan dibutuhkan pada
saat memasuki dunia kerja
Siswa akan lebih terampil dalam bekerja
Siswa dapat mengetahui bermacam-macam karakter pasien
BAB II
TINJAUAN UMUM APOTEK
A. PENGERTIAN APOTEK
Menurut Permenkes RI Nomor 922/Menkes/Per/X/1993. Apotek
adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan
penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat.
B. PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
Apotek merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan kefarmasian
meliputi pelayanan obat, kosmetika, ataupun alat kesehatan.
Persyaratan pendirian suatu apotek hendaklah memperhatikan
ketentuan PerMenKes No.992 tahun 1993, yaitu:
a. Persyaratan sebagai Apoteker Pengelola Apotek
b. Persyaratan apotek
c. Tata cara pemberian izin apotek.
d. Perbekalan kesehatan, perbekalan administrasi dan sebagainya.
Setelah hal tersebut dipenuhi baru kegiatan di dalam suatu apotek terpenuhi.
Tugas dan fungsi apotek menurut PP tahin 1980 adalah :
Tempat pengabdian seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah
jabatan
Sarana farmasi yang melakukan pengubahan bentuk dan penyerahan obat
atau bahan obat
Sarana penyalur perbekalan famasi yang harus menyebarkan obat yang
diperlukan masyarakat secara meluas dan merata
Tujuan usaha apotek adalah :
Menyediakan serta mengembangkan jasa pelayanan obat dan atau alat
kesehatan kepada penderita atau dokter yang membutuhkan
Tempat usaha dan pengabdian profesi apoteker dan asisten apoteker
Dengan menjual jasa tersebut,apotek dapat memperoleh keuntungan dan
keuntungan tersebut diharapkan dapat dipergunakan untuk :
1. Meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat
2. Meningkatkan kemampuan dan kesejahteraan karyawan
3. Melaksanakan kewajiban kepada pemerintah
C. STRUKTUR ORGANISASI
Suatu apotek mempunyai penanggung jawab seorang apoteker yang
dibantu oleh beberapa asisten apoteker. Seorang Apoteker Penanggungjawab
Apotek (APA) dapat dibantu oleh seorang Apoteker Pendamping, apabila
APA berhalangan hadir maka dapat digantikan oleh Apoteker Pendamping.
Di bawah ini adalah Bagan Struktur Organisasi Apotek :
D. PENGELOLAAN APOTEK
Pengelolaan apotek pada dasarnya sama antara apotek satu dengan
apotek yang lain, namun yang membedakan adalah aturan atau sistem yang
diterapkan pada masing-masing apotek.
Pengelolaan apotek pada umumnya adalah sebagai berikut :
Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,
penyimpanan, dan penyerahan obat dan bahan obat
Pengadaan penyimpanan, penyaluran, dan penyerahan perbekalan farmasi
lainnya
Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi
Macam-macam pengelolaan apotek adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan dan pengadaan barang
Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu
diperhatikan :
a. Pola penyakit
b. Kemampuan masyarakat
c. Budaya masyarakat
Pengadaan barang melalui pemesanan ke Pedagang Besar Farmasi
(PBF). Apotek selalu mempunyai daftar rekanan PBF yang siap untuk
menyuplai barang ke apotek. Selain melalui PBF, apotek dapat melakukan
pembelian langsung ke grosir obat. Sebelum melakukan pemesanan
apotek harus melihat stok barang (obat) yang habis. Pencatatan barang
(obat) yang habis ditulis dalam buku defecta.
Pemesanan barang ke PBF harus selalu menggunakan Surat Pesanan
(SP), untuk pemesanan obat narkotik kepada PBF khusus, yaitu Kimia
Farma dengan Surat Pesanan Khusus (3 rangkap).
Faktor yang dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam pemesanan
obat ke PBF :
PBF dalam keadaan valid (sah)
Kesesuaian barang (obat) yang akan dipesan
Pelayanan PBF yang baik
Pemesanan sampai dengan waktu pengiriman obat ke apotek tepat (on
time)
Pemberian potongan harga barang (obat)
Jangan hanya tergiur oleh potongan harga yang besar, tapi tidak
memperhitungkan kondisi obat yang dipesan dan waktu pengiriman
yang dijanjikan.
Setelah melalui tahap perencanaan dan pengadaan barang tahap
berikutnya adalah penerimaan barang. Barang yang diterima harus
diperiksa oleh petugas gudang dengan cara mencocokkan Surat
Pengiriman Barang, Faktur dengan Surat Pemesanan Barang. Kemudian
mencocokkan surat pengiriman barang dan faktur dengan barang yang
nyata-nyata dikirim, baik terhadap nama barang, kemasan, jumlah, serta
pemeriksaan terhadap kadaluarsa.
2. Penyimpanan barang
Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang pada hari itu
dalam buku harian penerimaan barang, kemudian mencatat semua surat
pengiriman barang ke kartu stok dan menyimpan barang sesuai dengan
jenis dan sifat barang. Untuk barang tertentu disimpan ditempat terpisah,
misalnya:
1. Narkotika disimpan di almari terkunci
2. Serum dan vaksin di almari pendingin
3. Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri.
Penyimpanan barang juga dapat dilakukan berdasarkan atas :
a. Abjad
Dimulai dengan abjad permulaan sampai akhir
b. Khasiat atau kegunaan dan golongan obat
Obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, narkotika, dan
psikotropika
c. Bentuk sediaan obat
Suppositoria, ovula, salep, injeksi
d. Alat kesehatan
Pengaturan dan penyimpanan alat kesehatan disesuaikan dengan
kegunaan
3. Penyerahan barang atau penjualan
Penyerahan barang atau penjualan obat untuk obat-obat tanpa resep
dokter dapat langsung diserahkan kepada pasien. Namun untuk obat-obat
yang menggunakan resep dokter sebelum obat diserahkan kepada pasien
harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat
dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker atau asisten
apoteker disertai pemberian informasi mengenai aturan pemakaian,
khasiat, dan hal-hal yang harus diperhatikan saat pemakaian apabila ada.
4. Administrasi
Secara garis besar administrasi di apotek meliputi :
1. Administrasi kesekretariatan
Kegiatan administrasi kesekretariatan menangani surat
menyurat, dokumentasi, kearsipan dan pembuatan laporan. Adapun
kelengkapan yang diperlukan adalah buku agenda, buku ekspedisi,
blangko surat menyurat dan lain-lain.
Laporan di apotek diantaranya meliputi :
a. Laporan penjualan apotek
Obat yang dijual baik resep maupun tanpa resep dirinci dan
disusun dalam laporan penjualan apotek.
b. Laporan jumlah resep dan pelayanan OGB
Laporan jumlah resep dan pelayan OGB berisi data tentang
jumlah resep yang masuk perhari dan data prosentase
perbandingan jumlah penggunaan OGB dengan jumlah
keseluruhan yang masuk. Laporan ini bertujuan untuk
mengetahui tingkat penggunaan OGB dibandingkan obat paten.
Laporan dibuat berdasarkan buku register yang memuat nama
dan alamat dokter unit pelayanan dan jumlah resep OGB.
Laporan penggunaan OGB dilaporkan setiap bulan.
c. Laporan narkotika da.n psikotropika
Laporan narkotika dan psikotropika di laporkan kepada
Kepala Dinas Kesehatan Kota / Kab dengan tembusan kepada
Kepala Dinas Kesehatan Propinsi dan Kepala Balai Besar POM
dan arsip. Laporan narkotika dan psikotropika berisi nama
obat/bahan obat, tanggal penerimaan, nama PBF, No Faktur,
jumlah diterima, jumlah total, tanggal keluar, jumlah keluar
jumlah akhir dan keterangan. Dalam buku laporan narkotika dan
psikotropika juga memuat nama dokter penulis resep, alamat
dokter, nama pasien dan alamat pasien. Laporan narkotika dan
psikotropika dilaporkan setiap bulan.
d. Laporan ketenagaan.
Laporan ini berisi jumlah tenaga farmasi yang bekerja di
apotek/RS dan dilaporkan setiap 3 bulan sekali kepada kepala
Dinas Kesehatan Kota/Kab dan tembusan kepada Kepala Dinas
Kesehatan Propinsi dan Kepala Balai Besar POM dan arsip.
e. Inventarisasi
Tugas inventarisasi adalah untuk mengetahui kekayaan
apotek yang tertanam pada barang tetap. Nilai barang inventaris
akan berkurang tiap tahun karena adanya penyusutan meskipun
barang masih baik. Besarnya penyusutan bergantung pada jenis
barang. Catatan inventarisasi meliputi tanggal pembelian, nama
barang, dan spesifikasinya, jumlah, harga pembelian per unit
serta nilai penyusutannya.
2. Administrasi resep
Kegiatan administrasi resep diantaranya memisahkan resep
yang mengandung narkotika dan psikotropika serta OGB.
Selanjutnya diberi garis merah dibawah nama obat narkotika dan
garis biru dibawah obat psikotropika, dan dicatat dalam buku
narkotika dan psikotropika jumlah obat yang dipakai, nama dokter,
pasien, dan alamat dokter serta pasien. Resep yang telah dipisahkan
tersebut akan disusun dan di bendel serta disimpan dengan baik
selama 3 tahun. Dalam proses pembendelan dapat dilakukan tiap
hari/bulan.
3. Administrasi keuangan
Administrasi keuangan merupakan faktor penentu
suksesnya suatu usaha. Berdasarkan laporan dapat diketahui
kemajuan atau kemunduran suatu usaha (apotek). Administrasi
keuangan di apotek diantaranya meliputi :
a. Buku penjualan
Merupakan dokumen apotek yang berisi catatan semua
penjualan/transaksi di apotek tentang penjualan
perbekalan farmasi.
b. Buku pembelian barang
Merupakan dokumen apotek untuk mencatat nama obat
yang di order/pesan apotek kepada PBF. Buku ini berisi
nama PBF, nama obat, jumlah obat, kondisi atau diskon,
tanggal kadaluarsa, obat, kode produksi, dan tanggal jatuh
tempo.
c. Buku inkaso/buku hutang
Merupakan dokumen apotek untuk mencatat hutang-
hutang pada PBF. Dalam buku ini dicatat no faktur dan
jumlah kredit yang diberi PBF pada Apotek.
d. Buku bank
Merupakan bukti untuk mencatat kepercayaan apotek
yang disimpan di bank.
e. Neraca rugi laba
Neraca rugi laba berisi mengenai penjualan kotor serta
biaya lain sehingga dapat diketahui laba bersih apotek.
Perhitungan neraca rugi laba dapat dilakukan tiap bulan
atau tiap tahun.
f. Neraca akhir tahun
Neraca akhir tahun berisi kas, hutang lancar, hutang
modal, inventaris persediaan barang dan modal akhir.
g. Perpajakan
Apotek sebagai bahan usaha sudah pasti harus membayar
pajak, diantaranya Pajak Pertambahan Nilai, Pajak
penghasilan badan usaha, PBB, Pajak reklame, Pajak
penghasilan karyawan.
4. Administrasi perbekalan
Administrasi perbekalan menangani pembelian atau
pengadaan barang serta pengelolaan barang dibidang.
Administrasi perbekalan diantaranya meliputi :
a. Buku barang habis (defecta)
Yaitu buku yang memuat daftar barang yang sudah
habis atau menipis baik di gudang, diruang peracikan
maupun etalase. Buku defecta tersebut berisi nama barang
jumlah serta distributor. Buku defecta ini diisi setiap hari
oleh asisten apoteker yang bertanggung jawab terhadap item
obat tersebut.
b. Surat pesanan
Seorang apoteker atau asisten apoteker dalam menulis
suatu surat pesanan berdasarkan buku defecta. Di dalam
surat pesanan (SP) memuat nama PBF, nama dan jumlah
obat, serta tanda tangan apoteker. Perlu dibedakan SP untuk
Narkotika, Psikotropika dan SP untuk perbekalan farmasi
yang lain.
c. Faktur
Setelah apotek menulis surat pesanan kepada PBF, maka
PBF akan mengirim barang yang disertai dengan faktur. Faktur
ini berisi nama PBF, nama obat., jumlah obat, kondisi atau
diskon, tanggal kadaluarsa obat, kode produksi, dan tanggal
jatuh tempo. Setelah barang diterima, AA yang menerima
barang harus mencocokkan antara faktur dan barang serta surat
pesanan.
d. Kartu Stok
Setelah barang diterima, dan sesuai dengan faktur. Barang
dimasukkan gudang dan dicatat pada kartu stok. Kartu stok
dapat menggambarkan persediaan barang apotek. Kartu stok
berisi nama obat, nama PBF, No Batch, ED, penerimaan,
pengeluaran dan sisa akhir.
e. Kartu Stelling
Kartu stelling adalah kartu yang melekat pada dus obat. Kartu
stelling dapat digunakan sebagai control penjualan obat, dan
setiap pengeluaran obat harus dicatat pada kartu ini, catatan
pengeluaran pada kartu stelling dan pada buku penjualan harus
sesuai.
5. Administrasi kepegawaian/SDM
Administrasi kepegawaian mencatat segala data kepegawaian
apotek termasuk absensi, perpindahan tenaga / karyawan, karyawan
baru , dll.
5. Pengelolaan obat rusak dan kadaluarsa
Hal pertama yang harus dilakukan apabila obat rusak atau
kadaluarsa adalah kita mengumpulkan obat-obatan yang rusak/kadaluarsa,
mencatat jenis dan jumlah obat yang rusak/kadaluarsa tersebut pada
formulir laporan obat rusak/kadaluarsa, mencatat jumlah obat yang
rusak/kadaluarsa pada kartu stok pada kolom pengeluaran, kemudian
melakukan retur untuk diserahkan kepada PBF yang bersangkutan.
Namun biasanya PBF tidak mudah menerima pengembalian barang
karena biasanya PBF memiliki kriteria untuk obat-obat yang
dikembalikan. Apabila PBF menolak penerimaan retur untuk obat-obat
yang telah rusak/kadaluarsa, maka obat-obat yang rusak/kadaluarsa
dimusnahkan sendiri oleh pihak apotek.
6. Control Inventory
Tujuan Control Inventory adalah menciptakan keseimbangan
antara persediaan dan permintaan oleh karena itu hasil stock opname
harus yang seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu
kesatuan waktu tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan atau kurang
dari satu tahun.
Besarnya permintaan diukur dengan besarnya omzet penjualan
yang terjadi selama waktu yang lalu dengan catatan tidak ada permintaan
yang ditolak.
Untuk mencapai keseimbangan antara persediaan dan permintaan
itu ditentukan antara lain dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Persediaan obat didasarkan atas kecepatan gerak atau perputaran. Ini
merupakan ketentuan yang paling sederhana dalam mencapai
keseimbangan. Obat yang laku keras supaya tersedia lebih banyak dan
obat kurang laku disediakan lebih sedikit
2. Persediaan obat ditentukan berdasarkan lokasi P.B.F. Kalau lokasi
PBF jauh dari apotek maka perlu penyediaan obat lebih besar daripada
kalau lokasi PBF dekat. Perlu diketahui berapa lama pesanan obat
dapat dipenuhi
3. Penambahan persediaan obat didasarkan atas kebutuhan per bulan
atau hasil penjualan. Ketentuan ini diharapkan persediaan barang
pada setiap saat menunjukkan jumlah obat yang tersedia sebesar
kebutuhan satu bulan. Hal ini kalau pembelian dilakukan secara tepat.
E. PENGELOLAAN RESEP
Resep yang masuk ke Apotek harus dikelola dengan baik dan rutin.
Resep tersebut dikelompokkan tiap hari atau tiap bulan sesuai dengan
kebijakan masing-masing apotek. Untuk resep yang tertuliskan narkotika dan
psikotropika harus dipisahkan. Pada akhir bulan secara rutin harus disertakan
pelaporan penggunaan obat golongan narkotika dan psikotropika. Resep
tersebut disimpan di apotek sekitar 3 tahun.
Apabila resep sudah tersimpan lebih dari 3 tahun maka pihak apotek
wajib melakukan pemusnahan resep. Pemusnahan dapat dilakukan sendiri
oleh pihak apotek (APA, Asisten Apoteker) dengan diketahui oleh saksi-
saksi. Pemusnahan resep tersebut harus disertakan pula dengan berita acara
pemusnahan.
F. KOMUNIKASI, INFORMASI, EDUKASI
Apoteker atau asisten apoteker harus memberikan konseling,
mengenai sediaan farmasi, pengobatan, dan perbekalan kesehatan lainnya,
sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan
terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi
atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita TBC, asma, dan penyakit
kronis lainnya, apoteker atau asisten apoteker harus memberikan konselig
secara berkelanjutan. Selain itu apoteker atau asisten apoteker juga harus
memberikan informasi yang benar, jelas, dan mudah dimengerti, akurat, tidak
bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat sekurang-kurangnya meliputi:
Cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan,
aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi.
BAB III
TINJAUAN APOTEK KIMIA FARMA 18 PEMUDA
A. SEJARAH DAN LOKASI
Kimia farma merupakan pioneer Industri Farmasi di Indonesia. Cikal
bakal Kimia Farma adalah NV Pharmacheutiche Handel Vereneging. J. Van.
Gorkom & Co yang dibentuk pada tahun 1865 dan NV Chemicalien Handel
Rathkam & Co. Perusahaan Farmasi pertama di Hindia Timur yang berdiri pada
tahun 1817. Bersama dengan sejumlah perusahaan farmasi lain. Kemudian
dilebur menjadi PNF Bhineka Kimia Farma pada tahun 1969 sejalan dengan
kebijakan nasionalisasi ex perusahaan – perusahaan Belanda di Indonesia.
Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971 bentuk hukumnya dirubah menjadi
Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT Kimia Farma (Persero).
Sejak tanggal 4 Juli 2001 Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan publik di
Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya.
Terlaksananya Kimia Farma menjadi perusahaan publik tak lepas dari
kebijaksanaan pemerintah dalam privatisasi yang dilakukan terhadap Badan
Usaha Milik Negara (BUMN) yang dimilikinya untuk melibatkan peran serta
publik dalam pengelolaan BUMN. Sejak tanggal 4 Januari 2003 dibentuklah 2
anak perusahaan yaitu : PT Kimia Farma Apotek dan PT Kimia Farma Trading
& Distribusion. PT Kimia Farma Apotek adalah anak perusahaan PT Kimia
Farma Tbk yang khusus menangani bisnis retail apotek. Kimia Farma Apotek
merupakan yang terbesar di Indonesia dengan jumlah apotek sekitar 340 di
seluruh Indonesia dari Banda Aceh sampai Papua. Saat ini PT Kimia Farma
Apotek sedang membenahi diri untuk menjadi lebih besar dan profesional
dalam pelayanan. Secara fisik pembenahan sudah dimulai dengan merenovasi
bangunan – bangunan Apotek Kimia Farma sehingga lebih modern dan nyaman
dengan satu ciri korporat yang sama. Secara pelayanan, PT Kimia Farma
Apotek sekarang lebih profesional dan lebih lengkap sediaan produknya dengan
membuka diri bagi produk – produk lain di luar produk Kimia Farma. Seiring
dengan perubahan kearah pelayanan yang lebih baik tersebut, kini PT Kimia
Farma Apotek memberikan sarana promosi bagi para produsen baik melalui
website maupun sarana lainnya.
Diharapkan dengan sarana baru ini produsen maupun PT Kimia Farma
Apotek dapat berkembang secara bersama kearah yang lebih baik. Apotek
Kimia Farma melayani resep dokter, penjualan obat bebas dan alat kesehatan.
Selain itu untuk menunjang kegiatan usaha tersebut, Apotek Kimia Farma juga
dilengkapi dengan cakupan pelayanan lainnya seperti praktek dokter, penjualan
optik dan swalayan farmasi serta layanan swamedikasi. Apotek Kimia Farma
dikelola oleh tenaga Apoteker yang bekerja penuh waktu untuk memberikan
pelayanan asuhan kefarmasian dengan baik.
Apotek Kimia Farma 18 Pemuda terletak di Jalan Pemuda 135
Semarang. Apotek Kimia Farma 18 Pemuda merupakan pusat dari Apotek
Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah. Apotek Kimia Farma 18 Pemuda
membawahi 17 Apotek yang ada di Jawa Tengah. Seluruh kegiatan
administrasi Apotek Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah dilakukan di
Apotek ini. Letaknya yang srategis dengan persediaan obat yang lengkap dan
pelayanan yang memuaskan membuat banyaknya pelanggan yang datang.
Bukan hanya dari dalam kota saja namun banyak dari luar kota bahkan luar
propinsi membeli obat disini.
B. STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONALIA
Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 18
Manager Bisnis Apotek Kimia Farma 18
Apoteker (APA)
Koordinator layanan Koordinator Peracikan
Asisten Apoteker
Supervisor Kasir Reseptir
Keterangan :
1. Manager Bisnis :Dr. Khristianto, Apt. MM
2. Apoteker (APA) :Wahyu Ani Mukaromah, S.Si,Apt
3. Supervisor (AA) : - Ibu Hendrotomo Devi
- Ibu Lilik Setyowati
4. Asisten Apoteker : - Bpk. Adang
- Ibu Ari Dwi Wahyuni
- Ibu Rina Sulistyowati
- Sdri. Dwi Pusparini
- Sdri. Fitri Hastuti
5. Kasir : - Ibu Ambar Amiluto Utami
- Ibu Sumarni
- Ibu Triwihandayani
- Ibu Yohanna
6. Reseptir : - Bpk. Ananto Sumbogo
- Bpk. Dartiwa
- Bpk. Mudjio
- Bpk. Sukamto
- Bpk. Wardjulian
- Bpk. Yulianto
C. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
1. Perencanaan dan pengadaan barang
Semua karyawan yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda (Apoteker,
AA, Reseptir, Kasir) mempunyai tanggung jawab terhadap masing-masing
almari obat untuk mendata persediaan obat yang ada di almari tersebut. Jika
terdapat obat yang habis dalam almari tersebut, maka harus dicatat dibuku
defecta. Kemudian buku defecta tersebut diserahkan kepada supervisor
untuk dibuatkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dan selanjutnya
BPBA akan diajukan ke gudang. Jika gudang mempunyai obat yang
dibutuhkan oleh apotek, maka barang langsung diserahkan ke apotek
(droping). Namun jika di gudang tidak terdapat barang/obat yang
dibutuhkan, maka gudang akan menyerahkan ke bagian pembelian.
Kemudian bagian pembelian akan membuatkan Surat Pesanan (SP) sesuai
dengan jenis dan jumlah obat yang dibutuhkan. Surat Pesanan tersebut
harus mendapat persetujuan dari Apoteker terutama apabila obat yang
dipesan adalah obat golongan narkotika dan psikotropika. Selanjutnya SP
tersebut akan diserahkan ke PBF atau distributor yang bersangkutan.
Hal tersebut juga berlaku untuk obat-obat bebas dan bebas terbatas
(Obat-obat yang terdapat di HV). Setelah barang datang, maka asisten
apoteker yang menerima barang tersebut harus mencocokkan antara faktur
pembelian dengan barang yang ada (meliputi : ED, No.Batch, Jumlah
barang, Nama Barang). Kemudian barang tersebut disimpan di tempat yang
telah ditentukan dan dicatat kedalam kartu stok sebanyak barang yang telah
dimasukkan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan obat yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda
menggunakan sistem kombinasi, artinya untuk obat-obat yang ada di
swalayan farmasi disusun berdasarkan efek farmakologi, bentuk, dan abjad.
Sedangkan untuk obat-obat yang ada di dalam apotek disusun berdasarkan
abjad, efek farmakologi, bentuk, golongan, sifat fisika kimia, dimana
keseluruhan dari penyimpanan tersebut berdasarkan sistem FIFO (First In
First Out).
3. Dispensing
Istilah dispensing tidak berlaku di apotek, karena sebenarnya arti dari
dispensing itu sendiri adalah penyerahan obat yang dilakukan dokter
langsung kepada pasien. Namun menurut aturannya, dokter tidak boleh
melakukan dispensing kecuali apabila dokter tersebut memiliki sebuah
apotek. Sehingga dispensing di Kimia Farma 18 Pemuda tidak pernah ada.
Tapi yang digunakan adalah Swamedikasi. Pasien datang ke Apotek
dengan keluhan ringan kemudian Asisten Apoteker atau Apoteker akan
memberikan obat dengan kategori ringan sesuai dengan keluhan pasien.
Jika setelah 2 atau 3 hari tidak sembuh maka pasien disarankan untuk
periksa ke dokter. Apotek juga tidak dapat memberikan Swamedikasi
apabila keluhan pasien berat seperti penyakit mata, telinga, dll , tetapi
pasien disarankan untuk berkonsultasi ke dokter.
Selain Swamedikasi, ada juga istilah UPDS yaitu pembelian obat yang
tidak menggunakan resep dokter. Obat yang dibeli tersebut biasanya
tergolong obat bebas atau obat yang dibeli berdasarkan pengalaman.
4. Pemusnahan perbekalan farmasi yang rusak, ED, atau ditarik dari
peredaran.
Setiap akhir tahun karyawan mempunyai tugas pada masing-masing
almari yang menjadi tanggung jawabnya untuk mencatat ED dan melihat
apabila ada obat-obat yang rusak. Obat-obat yang rusak/ED sebelumnya
dikumpulkan terlebih dahulu lalu obat-obat tersebut diretur ke PBF yang
bersangkutan.
Namun biasanya PBF mempunyai persyaratan untuk obat-obat yang
dikembalikan. Apabila obat-obat yang diretur tidak memenuhi persyaratan
yang ditentukan dari PBF, maka obat-obat tersebut akan dimusnahkan
sendiri oleh pihak apotek. Obat-obat yang ditarik dari peredaran biasanya
sebelum dilakukan penarikan pihak apotek diberi surat pemberitahuan dari
Balai POM. Kemudian prinsipal obat tersebut akan mengirimkan petugas
khusus untuk dilakukan penarikan pada apotek yang bersangkutan.
Biasanya obat ditarik dari peredaran karena penyimpangan terhadap cara
pembuatan obat yang telah ditentukan, obat mengandung bahan yang
membahayakan kesehatan, zat aktif yang terkandungan di dalam obat
tersebut melebih batas yang telah ditentukan, dan lain-lain.
5. Administrasi
Administrasi yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda dikelola oleh
Bisnis Manager (BM). Namun Bisnis Manager tidak hanya mengelola
kegiatan administrasi yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda saja tapi juga
mengelola administrasi semua Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah.
Hasil penjualan dari apotek Kimia Farma 18 Pemuda setiap harinya akan
disetorkan ke bagian admnistrasi.
6. Perpajakan dan keuangan
Setiap bulan Kimia Farma 18 Pemuda harus membayar berbagai
macam pajak, diantaranya adalah Pajak Pertambahan Nilai, Pajak
Penghasilan Badan Usaha, Pajak Reklame, PBB, Pajak Penghasilan
karyawan, dan lain-lain. Semua Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah
biasanya menyetorkan hasil penjualannya ke bagian keuangan yang ada di
Kimia Farma 18 Pemuda secara langsung atau melalui Bank.
7. Laporan dan evaluasi apotek
LAPORAN
a. Laporan Narkotika
Pelaporan narkotika dilakukan setiap satu bulan sekali,
dimana laporan ini dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kotamadya/Kabupaten dengan tembusan kepada :
- Kabid Bpfm Kanwil DepKes Prop.Jateng
- Kepala Balai POM
- Penanggung jawab Narkotika Kp
- Arsip
b. Laporan Psikotropika
Pelaporan psikotropika dilakukan etiap satu tahun sekali.
Laporan ini dibuat rangkap tiga sebagai tembusan kepada :
- Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang
- Kepala Balai Besar POM Semarang
- Arsip Apotek
c. Laporan Obat Generik Berlogo
Pelaporannya dilakukan setiap 1 bulan sekali. Laporan Obat
Generik Berlogo berisi tentang banyaknya resep yang ditulis dokter
yang mengandung Obat Generik Berlogo.
EVALUASI
Setiap Triwulan tiap-tiap Apotek Kimia Farma dibawah Bisnis
Manager Semarang dilakukan evaluasi yang meliputi :
a. Omzet, penjualan, pembelian, biaya-biaya, dll
b. Pelayanan ,yang dimaksud adalah adanya komplain
dari pasien atau tidak dan apakah sistem pelayanan sudah sesuai
standart apa belum
c. Evaluasi Anggaran Perusahaan yang telah dicapai
memenuhi target apa tidak
d. Program Perusahaan yang sedang dijalankan
8. Control inventory
Kegiatan ini dilakukan untuk menjaga obat agar tidak habis pada saat
yang dibutuhkan. Untuk itu dalam setiap wadah persediannya diberikan
kartu stok untuk mengontrol pengeluaran dan penggunaan obat.
Obat-obat yang sifatnya fast moving harus disediakan lebih banyak
dibandingkan obat-obat yang lainnya. Sehingga obat-obat yang fast moving
harus selalu dicek persediannya karena obat –obat tersebut diperkirakan
akan habis dalam waktu beberapa hari saja. Jika obat-obat fast moving
tersebut sudah mendekati habis, maka pihak apotek akan mengambil ke
gudang atau dibuatkan surat pesanan ke PBF.
D. Pengelolaan Resep
Pengelolaan Resep di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda terdiri dari
penyimpanan resep dan pelayanan resep.
1. Penyimpanan Resep
Setiap resep yang masuk akan disimpan dan diatur sesuai dengan urutan
nomor resep, juga dibedakan menurut system pembayarannya (tunai/kredit).
Resep-resep tersebut akan disimpan selama 3 tahun, lalu setelah 3 tahun
akan dimusnahkan.
2. Pelayanan Resep
2.1 Skrinning Resep
a.Persyaratan Administrasi
- Nama, SIP, dan alamat dokter
- Tanggal penulisan resep
- Tanda tangan / paraf dokter penulis resep
- Nama, alamat, umur, nomor telepon
- Nama obat, dosis, jumlah yang diminta, cara pakai
b. Pemberian nomor resep
c. Penetapan Harga
d. Pemeriksaan Ketersediaan Obat
2.2 Perjanjian dan Pembayaran
a. Pengambilan obat semua / sebagian
b. Ada/tidaknya penggantian obat atas izin dokter/pasien
c. Pembayaran tunai / kredit
d. Penyerahan struk pembayaran
e. Pembuatan kwitansi dan salinan resep jika perlu/atas
permintaan pasien
2.3 Penyiapan obat
a.Peracikan
Merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur,
mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam
melaksanakan peracikan obat harus dibuat sesuai prosedur dengan
memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket
yang benar
b. Pemberian etiket yang jelas dan dapat dibaca
c.Obat dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga
terjaga kualitasnya
2.4 Pemeriksaan akhir
a.Kesesuaian obat dengan resep yang meliputi :
- nomor resep
- nama obat,bentuk dan jenis sediaan,dosis,jumlah dan aturan pakai
- nama pasien, umur, alamat, dan nomor telepon
b. Kesesuaian copy resep dengan resep asli
c. Kebenaran kwitansi
2.5 Penyerahan obat dan pemberian informasi
a. Penyerahan obat harus disertai dengan pemberian informasi yang
benar, jelas, dan mudah dimengerti, yang meliputi :
- cara pemakaian obat
- cara penyimpanan obat
- jangka waktu pengobatan
b. Tanda terima pasien / penerima obat
2.6 Layanan purna jual
a. Konseling secara berkelanjutan untuk penderita penyakit tertentu
sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang
bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau
penggunaan sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan yang salah
b. Monitoring penggunaan obat
Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker biasanya
melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien
tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit
kronis lainnya. Kemudian Apoteker akan membuat catatan yang
berupa uraian mengenai keadaan atau kesehatan pasien tersebut.
c. Telefarma
Telefarma adalah melayani pasien melalui telepon,
menanyakan keadaan pasien, apakah sudah sembuh atau belum, dan
apakah membutuhkan obat yang lainnya lagi.
Atau dengan kata lain, Telefarma adalah pemesanan obat
melalui telepon atau layanan antar.
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Pengelolaan Pasien
Pengelolaan pasien di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda dibagi menjadi dua,yaitu :
1. Pasien Umum
Alur pelayanan untuk pasien umum diawali dengan resep yang datang
lalu diperiksa ketersediaan obatnya, jika obat tersedia maka dilakukan
penetapan harga. Kemudian meminta persetujuan pasien, apabila pasien
setuju maka resep tersebut akan dilayani untuk kemudian diserahkan atau
dikirim.
2. Pasien khusus
a. Pasien jamsostek
b. Pasien dari instansi yang bekerja sama dengan Kimia Farma 18 Pemuda,
yaitu : PLN, Pertamina, BI, Bikasoga, Indosat, Telkom, dan Courts
Alur pelayanan untuk pasien khusus, yaitu :
Resep diberi no. biru obat dilayani diserahkan
Pembayaran untuk resep kredit dilakukan dengan penagihan berupa rekapan
selama satu bulan dari pihak apotek ke perusahaan pelunasannya dapat melalui
rekening Kimia Farma 18 Pemuda.
B. Pengelolan Obat
1. Perencanaan dan Pengadaan
Obat yang habis persediannya dicatat dibuku defecta, lalu dari data –
data yang ada dibuku defecta tersebut akan dibuat Bon Permintaan Barang
Apotek (BPBA) untuk kemudian diserahkan ke gudang. Apabila gudang
mempunyai barang yang diajukan apotek maka gudang akan mendroping
barang tersebut ke apotek. Tapi apabila barang yang diminta tidak tersedia di
gudang, maka gudang akan mengajukan BPBA tersebut ke bagian administrasi
pembelian, lalu dibuatkan surat pesanan untuk dikirim ke distributor (PBF).
Tapi apabila obat dari resep pasien itu habis, maka apotek dapat
mengambil langsung kegudang atau dapat meminjam ke Apotek Kimia Farma
lain yang lokasinya dekat dengan Kimia Farma 18 Pemuda, peminjaman obat
ini disebut dengan istilah kitir. Namun apabila di Apotek Kimia Farma lain juga
tidak ada maka apotek bisa melakukan permintaan obat darurat ke PBF yang
bersangkutan dengan persetujuan pasien untuk membayar terlebih dahulu.
2. Penyimpanan
Sistem penyimpanan barang/obat di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda
menggunakan sistem kombinasi. Barang/obat yang tergolong obat bebas dari
perbekalan farmasi diletakkan dibagian swalayan farmasi, dimana masih
dibagi lagi menurut efek farmakologi dan jenisnya.
Untuk obat-obat yang tergolong obat keras, obat bebas terbatas, dan
lain-lain penyimpanannya diatur dalam bentuk rak-rak, diantaranya :
Rak obat patent yang diurutkan sesuai abjad
Rak untuk obat-obat yang sifatnya fast moving
Rak antibiotik berupa tablet, kapsul
Rak untuk salep, krim, dan gel
Rak untuk obat-obat KB
Rak untuk obat-obat yang TLKL
Rak untuk sediaan yang berupa spray / semprot
Rak untuk sirup patent yang diurutkan sesuai abjad
Rak obat-obat generik
Rak untuk sirup antibiotik
Rak untuk obat-obat yang harganya mahal
Rak untuk drop (yang diminum)
Rak untuk obat tetes mata, telinga, dan hidung
Rak untuk obat-obat psikotropika
Rak terkunci untuk sediaan narkotika
Rak untuk obat bentuk injeksi (ampul, vial)
3. Dispensing
Istilah dispensing tidak ada di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda,
karena arti dari dispensing itu sendiri adalah kegiatan penyerahan obat yang
dilakukan oleh dokter langsung kepada pasiennya. Tapi menurut aturannya,
dokter tidak boleh melakukan dispensing kecuali dokter tersebut memiliki
apotek. Jadi istilah dispensing tidak pernah digunakan di Apotek Kimia
Farma 18 Semarang.
Tapi yang digunakan adalah Swamedikasi. Pasien datang ke Apotek
dengan keluhan ringan kemudian Asisten Apoteker atau Apoteker akan
memberikan obat dengan kategori ringan sesuai dengan keluhan pasien. Jika
setelah 2 atau 3 hari pasien tidak sembuh maka pasien disarankan untuk
periksa ke dokter. Apotek tidak dapat memberikan Swamedikasi apabila ada
pasien datang dengan keluhan yang berat seperti penyakit mata, telinga, dll,
tetapi Apotek menyarankan agar pasien lebih baik berkonsultasi ke dokter.
Selain Swamedikasi, ada juga istilah UPDS yaitu pembelian obat yang
tidak menggunakan resep dokter. Obat yang dibeli tersebut biasanya
tergolong obat bebas atau obat yang dibeli berdasarkan pengalaman.
4. Pemusnahan obat dan resep
Obat-obat yang dimusnahkan itu biasanya merupakan obat-obat yang
sudah kadaluarsa atau rusak dan tidak dapat diretur ke PBF yang
bersangkutan karena adanya perjanjian atau persyaratan tertentu, sedangkan
resep-resep yang dimusnahkan itu merupakan resep-resep yang telah
disimpan lebih dari 3 tahun. Pemusnahan obat dan resep ini harus disertai
dengan berita acara pemusnahan dan juga harus memperoleh ijin dari kantor
pusat PT. Kima Farma Apotek.
C. Pengelolaan Administrasi
Administrasi di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda merupakan pusat dari
semua kegiatan administrasi tersebut meliputi pengadaan dan perencanaan barang
di Apotek. Dimana apabila barang di Apotek tersebut habis maka akan dicatat di
buku defecta, lalu dari buku defecta itu akan dibuatkan Bon Penerimaan Barang
Apotek (BPBA) untuk diajukan ke gudang. Kemudian BPBA tersebut akan
diserahkan dari gudang ke bagian pembelian. Bagian pembelian akan membuat
Surat Pesanan (SP) untuk dikirim ke PBF. Setelah itu PBF akan mengirimkan
barang ke Apotek/gudang. Untuk pembayarannya dilakukan oleh bagian
administrasi.
BAB V
PENUTUP
SIMPULAN
Setelah kami melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Apotek
Kimia Farma 18 Semarang pada tanggal 1-31 Desember 2008, ada beberapa yang
dapat kami simpulkan :
1. Kami menjadi mengerti tentang perencanaan dan
pengadaan barang di apotek, penyimpanan perbekalan farmasi, pengelolaan
sediaan farmasi yang rusak/kadaluarsa, kegiatan administrasi di apotek,
pengelolaan resep, penyerahan obat kepada pasien, pengisian buku defecta,
kartu stok, pelaporan obat narkotika, psikotropika, pembacaan resep dokter,
dan masih banyak lagi
2. Kami juga mengerti bahwa kepedulian kita terhadap sesama sangatlah
penting. Dengan sikap tulus ikhlas memberikan pelayanan yang baik kepada
pasien/konsumen akan mengurangi sedikit beban yang ada di pundak mereka
SARAN
Beberapa saran yang sekiranya dapat kami sampaikan :
1. Diharapkan lebih teratur dalam pengisian kartu stok
2. Diharapkan adanya peningkatan ketelitian pegawai dalam bekerja
3. Diharapkan adanya perhatian terhadap keadaan perbekalan farmasi terutama
kebersihannya agar konsumen tertarik untuk membeli
DAFTAR PUSTAKA
www.google.com
kimiafarma.co.id
Departemen Kesehatan RI. 2004. Administrasi Farmasi Jilid III. Jakarta
Departemen Kesehatan RI. 2004. Undang-Undang Kesehatan Jilid I. Jakarta
LAMPIRAN
1. Makna Simbol Kimia Farma
2. Laporan Narkotika
3. Surat Pesanan Narkotika
4. Kartu Stok
5. Laporan Penggunaan Sediaan Jadi Narkotika
6. Surat Pesanan Non Narkotika dan Non Psikotropika
7. Permintaan Obat Intern dan Etiket
8. Kwitansi Pembayaran Resep/Tunai
9. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
10. Copy Resep
MAKNA SIMBOL KIMIA FARMA
SIMBOL : Matahari
PARADIGMA BARU
Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru untuk kehidupan yang
lebih baik
OPTIMIS
Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah
penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya
KOMITMEN
Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur
dan terus menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam
menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi
dan kesehatan
SUMBER ENERGI
Matahari sumber energi bagi kehidupan, dan Kimia Farma baru
memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat
SEMANGAT YANG ABADI
Warna Oranye berarti semangat, warna biru adalah keabadian. Harmonisasi
antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi
JENIS HURUF
Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma disesuaikan dengan nilai dan
image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas
harus berbeda dengan identitas yang telah ada.
SIFAT HURUF
KOKOH
Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang
farmasi yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi
pertama yang dimiliki Indonesia
DINAMIS
Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme Kimia
Farma dalam menjalankan bisnis kesehatan
BERSAHABAT
Dengan huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma
dalam melayani konsumennya.
Recommended