(Ne)izkoriščeni pripomočki v iCentru · OLAP tehnologija obdela veliko količino podatkov in v...

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1

(Ne)izkoriščeni

pripomočki v iCentru

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici

Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2

Vsebina OLAP VRTILNE TABELE

Razlaga sistema ........................................................................................................ 5

Osnovni pregled OLAP kocke ................................................................................. 8

Okno prikaza podatkov v vrtilni tabeli ................................................................................. 8

Glava vrtilne tabele ......................................................................................................... 9

Telo vrtilne tabele ........................................................................................................... 9

Prilagoditev delovanja vrtilne tabele ............................................................................... 9

Navigacija nivojev prikaza vrtilne tabele ........................................................................12

Filtriranje podatkov vrtilne tabele ...................................................................................13

Kako začeti .......................................................................................................................14

Primer 1 ........................................................................................................................14

Primer 2 ........................................................................................................................19

Primer 3 šteje vrstic zapisov: .........................................................................................21

Pregled podatkov v globino ...........................................................................................23

Za napredne uporabnike ........................................................................................ 28

Filtri ...............................................................................................................................28

Grafi ..............................................................................................................................30

Izvozi .............................................................................................................................30

TRGOVINA IN PROIZVODNJA

Kaj rabimo za začetek ............................................................................................ 31

Šifrant artiklov ...................................................................................................................32

Šifrant strank ....................................................................................................................34

Šifrant cenikov ..................................................................................................................35

Uvozi cenikov artiklov .......................................................................................................39

ARHIVIRANJE ..................................................................................................................44

Izdelava varnostnih kopij prometnih podatkov in QRD izpisov .......................................44

Izdelava varnostnih kopij kumentnega sistema ..............................................................46

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3

ZAPOSLENI

Dogodki zaposlenih ................................................................................................ 48

Vnos skupin dogodkov ..................................................................................................48

Kadrovski šifranti…Skupine dogodkov – dogodki ..........................................................48

Možnost obveščanja o preteku različnih dogodkov zaposlenega ...................................52

Kopiranje dogodkov .......................................................................................................53

Kako lahko za določeno obdobje izpišemo strošek izobraževanj (na enak način tudi npr.

stroške na skupini dogodkov Izpiti, pregledi, potrdila) ....................................................53

Vrtilne tabele v kadrovski evidenci – veliko možnosti za analizo podatkov

zaposlenih ............................................................................................................... 55

Analiza Struktura zaposlenih .........................................................................................55

Analiza delovnih mest za javni sektor ............................................................................56

Število zaposlenih po mesecih ......................................................................................56

Prišli/odšli po mesecih ...................................................................................................56

Dodajanje dokumentov v e-registrator ................................................................. 59

1. z avtomatizmi v iCentru ..........................................................................................59

Dostop do dokumentov zaposlenega.............................................................................63

Ročno dodajanje dokumentov v mapo zaposlenega ......................................................64

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4

KNJIGOVODSTVO

POSLOVNA POROČILA…………………………………………………………………66

Izkazi v iCentru ....................................................................................................... 71

Prilivi in odlivi ......................................................................................................... 72

Grupe Prilivov/Odlivov ......................................................................................................73

Postavke Prilivov/Odlivov ..................................................................................................74

Izračun Plana prilivov in odlivov ........................................................................................77

Tiskanje Plana prilivov in odlivov ......................................................................................78

Analiza Plana prilivov in odlivov ........................................................................................78

KOPIRANJE KNJIŽB ............................................................................................... 80

STORNO KNJIŽB .................................................................................................... 82

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5

Razlaga sistema

Kaj je OLAP?

OLAP je kratica za OnLine Analytical processing (sprotna analitična obdelava). Je

programska oprema ali pa postopek, vgrajen v programsko opremo, ki omogoča, da v

kratkem času analiziramo veliko podatkov. Praviloma prikazuje podatke večrazsežno oz.

večdimenzionalno. Taki strukturi pravimo OLAP kocka.

Kocka omogoča hiter in zanesljiv vpogled v podatke iz različnih zornih kotov. OLAP

tehnologija obdela veliko količino podatkov in v vsakem trenutku uporabnikom pripravi

analize poslovnih procesov, ki so ključni vir strateških informacij pri procesu odločanja. V

poslovnem svetu so za pripravo poročil managerjem zelo aktualne preglednice, ki imajo

veliko analitično moč. Vendar se za pripravo le-teh lahko porabi veliko časa, saj more

zadolžena oseba v podjetju potrebne podatke zbrati in jih primerno urediti. Tako pripravljene

preglednice so lahko za uporabnike delno neuporabne, ker težko najdejo ravno tiste podatke,

ki jih potrebuje. Orodje OLAP rešuje vse te težave, saj ponuja logično, hierarhično in

strukturirano pregledovanje podatkov.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6

Naključen pogled v množico podatkov da nerazumljiv prikaz številk, ki jih v večini primerov

zelo težko razložimo, še težje pa enostavno uporabimo.

Zaradi tega je pravilen dvostopenjski pristop k OLAP analizam.

Jasno mora biti postavljeno vprašanje, kaj pravzaprav želimo analizirati.

Osnutke analiz shranimo v »svoj« nabor, da nam bo določena analiza hitreje dostopna.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 8

Osnovni pregled OLAP kocke

Okno prikaza podatkov v vrtilni tabeli

Okno prikaza podatkov v obliki vrtilne tabele (OLAP) je razdeljeno na več delov

Nad podatki vrtilne tabele je vrstica z ikonami, ki nam omogočajo upravljanje s pogledi na

vrtilno tabelo, tiskanje in izvoze podatkov.

dostop do SAOP spletne strani za informacije in pomoč.

dostop do lastnih zaznamkov in organizacijskih navodil

gumba za shranjevanje in urejanje shranjenih poizvedb

gumba za izvoz podatkov. Gumb vam omogoča direkten izvoz v excel, txt ali pdf

datoteko in s tem še lažje pripravo poročil.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 9

Glava vrtilne tabele

Podatki glave omogočajo filtriranje in prilagoditev prikaza vrtilne tabele.

Na zgornjem delu glave (1.) imamo nabor podatkov, ki so namenjena filtriranju podatkov a niso vključeni v trenutni pregled. Polja v tem delu so na razpolago, da jih prikažemo ali v stolpcih ali vrsticah vrstilne tabele.

V levem delu naslednje vrstice glave (2.) imamo številčna polja, ki se prikazujejo v podatkovnem delu vrtilne tabele. Podatkovna polja so razvrščena tako, kot se prikazujejo v podatkovnem delu vrtilne tabele(2a).

V tretjem delu glave OLAP (3.) so polja, ki predstavljajo stolpce vrtilne tabele po katerih

pregledujemo podatke vrtilne tabele.

Telo vrtilne tabele

Telo vrtilne tabele prikazuje izbrane podatke

Prilagoditev delovanja vrtilne tabele

Desni klik na miško (v teh navodilih bo desni klik miške označen z ) v glavi vrtilne

tabele nam odpre spustni meni, s pomočjo katerega lahko dodatno prilagodimo delovanje

vrtilne tabele.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 0

Izberemo lahko naslednje akcije:

Prikaži seznam polj – odpre se nam okno, v katerega lahko odlagamo oz. iz katerega

lahko jemljemo filtrirna oz. podatkovna polja s pomočjo miške. Podatkovna polja so obarvana

v rumeno barvo in jih lahko odlagamo samo v podatkovni del glave (2.) vrtilne tabele. Primer

Količina prejema je izbran podatek, katerega vrednost se prikazuje v podatkovnem delu.

Lahko ga umaknemo v seznam ( glava tabele 1) to naredimo tako, da kliknemo na polje in

ga enostavno povlečemo v glavo tabele.

Lahko pa ga umaknemo na razpoložljiv seznam polj.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 1

Ostala polja lahko odlagamo v vse ostale dele glave vrstilne tabele – filter, vrstice, stolpce.

Odložitev podatkov iz glave vrtilne tabele v seznam polj nam omogoča umik polj iz prikaza

vrtilne tabele. Privzeto so vsa polja vrtilne tabele prikazana na vrtilni tabeli. Na ta način lahko

umaknemo filtrirna in podatkovna polja, ki jih ne potrebujemo na pogledu vrtilne tabele, tako

da postane vrtilna tabela bolj pregledna in lahko sočasno vidimo več podatkov.

Prikaži pogovorno okno filtra – odpre se nam pogovorno okno filtra, ki nam omogoča

sestaviti napreden filter za prikaz podatkov vrtilne tabele

Skrij/pokaži filter polja – nam omogoči hitro začasno skritje/prikaz filter polj in s tem prikaz

več podatkov na ekranu.

Omogoči izbor več podatkov – nam omogoča izbor več podatkov za prikaz detajlov in

kopiranje podatkov.

Prikaži/Skrij vsoto vrstic – prikaže/skrije skupne seštevke podatke vrstic.

Prikaži/Skrij vsoto stolpcev - prikaže/skrije skupne seštevke podatke stolpcev.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 2

Navigacija nivojev prikaza vrtilne tabele

Ko se vrtilna tabela s podatki prikaza odpre so prikazani najvišji nivoji prikaza. S klikom na +

pred podatkom razširimo prikaz na pod nivoje izbranega

podatka.

S klikom na – pa se vrnemo v izhodiščni položaj.

Če želimo odpirati in zapirati več podatkov skupaj pa desno kliknemo na področju kjer se

nam prikazujejo nivoji vrtilne tabele se nam odpre spustni meni, ki nam omogoča naslednja

dejanja:

Strni/Razširi – strne oziroma razširi eno nivo ene veje prikaza (enako kot klik na + ali - )

Strni vse/razširi vse – strne oz razširi izbrani nivo prikaza v vseh vejah (enako kot <Ctrl>-

oziroma <Ctrl>+ v verzijah iCentra pred 6.16.

Razširi vse po vseh nivojih (<Ctrl><R>)/Strni vse po vseh nivojih (<Ctrl><S>) – Razširi oz.

strne vse nivoje vseh vej

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 3

Filtriranje podatkov vrtilne tabele

Podatke prikazane na vrtilni tabeli filtriramo tako, da na etiketah polja z miško izberemo .

Odpre se nam okno

na katerem si izberemo podatke, ki jih želimo pregledovati. Privzeta vrednost je, da so

prikazani vsi podatki. Če v filtru niso izbrani za prikaz vsi podatki, se puščica na etiketi

obarva v modro.

Razvrščanje podatkov lahko spremenimo (naraščajoče/padajoče) s pomočjo izbora

na etiki vrstice ali stolpca.

Ali pa

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 4

Kako začeti

Pred prvo analizo si je potreba postaviti konkretno vprašanje.

Kateri podatki me zanimajo, ter kakšen je namen analize

Primer 1

Zanimajo nas vrednost porabe po stroškovnih mestih za posamezno četrtletje.

OLAP tabela bo v tem primeru taka:

Ker nas zanima samo podatek o vrednosti, si umaknemo podatka o količini izdaje in številu

paketov. To naredimo tako, da kliknemo z desno tipko miške v glavo podatkov OLAP

analize.

Prikaže se pogovorno okno.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 5

Izberemo možnost »Prikaži seznam polj«

Podatkov, ki jih ne rabimo se znebimo tako, da jih enostavno povlečemo na okno »Seznam

polj«. Obratno velja, da lahko s seznama polj enostavno povlečemo podatke za prikaz na

drugi del glave OLAP analize.

Ko imamo urejen podatkovni del, preverimo še matematični del seštevka polja »Vrednost«.

To naredimo tako, da desno kliknemo na napis vrednost (ne na puščico zraven napisa).

Prikaže se pogovorno okno, ki naj bo nastavljeno tako:

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 6

Rezultat je tabela

Če želimo podrobnejši prikaz po četrtletjih, desno kliknemo v polje kjer so vpisani podatki

prvega nivoja , v tem primeru stroškovna mesta.

Prikaže se pogovorno okno:

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 7

Klik na »razširi vse« ali pa »Razširi po vseh nivojih« odpre celotno Olap tabelo v obsegu, ki

smo si ga zastavili.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 8

Če nas zanima samo del , torej samo eno stroškovni mesto, pa ne izberemo prej omenjene

možnosti, marveč kliknem na + pred skupino podatkov, ki jo želimo podrobneje pregledati.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 1 9

Primer 2

Tu nas zanimajo malo kompleksnejši podatki, ki jih uporabljamo tako za analizo prometa, kot

za potrebe logistike.

Na primer zanimajo nas podatki porabe po četrtletju, v okviru četrtletja združeno po

stroškovnem mestu. V okviru stroškovnega mesta pa želimo delitev po skupini artikla.

Za namen analize rabimo podatek o vrednosti izdaje, povprečni količini izdaje in

maksimalnem številu paketov za posamezno skupino artiklov. Vse te podatke pa rabimo

za obdobje dveh let.

Podatke smo izbral tako kot je opisano v prvem primeru. Pri določitvi izračunov za

posamezno skupino prikazanih gruč podatkov pa smo izbrali naslednje možnosti:

Pri vrednosti smo izbral funkcijo sume

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 0

Pri številu paketov smo izbrali funkcijo »max«, ki mi prikaže maximalne vrednosti.

Pri količini smo izbral funkcijo »average«, ki nam prikaže povprečno vrednost izbranih

podatkov.

Tako je pripravljena tabela

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 1

V stolpcih in vrsticah, kjer je vpisana »Velika suma« imamo za posamezne skupine podatkov

prikazane vrednosti sume, povprečja in maximalnih vrednosti, tako kot smo želeli.

Te podatke lahko raziskujemo po globini tako kot je opisano že prej, se pravi posamezno po

določenem sklopu ali pa masovni prikaz po vseh nivojih. Pravilno postavljena analiza

praviloma ne zahteva masovnega prikaza po vseh nivojih, marveč omogoča analitiku pristop

do podatkov na tistem delu, za katerega analitik smatra, da je potreben dodatne analize ali

kontrole.

Pozdravljeni,

Primer 3 šteje vrstic zapisov:

Postavite se na polje (stolpec), po katerem želite narediti štetje, desni klik

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 2

Odpre se okno, nastavitve:

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 3

Pregled podatkov v globino

Po korakih, odprem določeno skupino podatkov:

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 4

Po pregledu podatkov smo se odločili podrobneje preveriti leto 2009, zato podatke leta 2010

trenutno izklopimo.

Zanima pa nas sklop, ki vrednostno najbolj izstopa.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 5

Pri tem sklopu na številčnem delu desno kliknemo z miško in izberem »Podrobnosti«

Prikaže se zbir vseh podatkov, ki ustrezajo našemu predhodnemu izboru.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 6

Ker želimo zbir po določenem sklopu podatkov in so nam nekateri odveč si tabelo uredimo.

Podatek »artikel« enostavno povlečemo v naslovno vrstico, Odvečne podatke pa po prej

opisanem načinu umaknemo.

Desno kliknemo v vrstico, kjer so imena podatkov.

Pokaže se pogovorno okno, kjer izberemo možnost »Izbor polj«

V prikazano okno enostavno povlečemo polja, ki nas ne zanimajo.. tako dobimo podroben

prikaz podatkov, ki so pomembni za odločanje in kontrolo.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 7

Če želimo lahko te podatke tudi podrobneje razvrščamo, v okviru izbranih podatkov na način,

da povlečemo skupino izbranih podatkov v naslovno vrstico.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 8

Za napredne uporabnike

Filtri

S pomočjo desnega klika na etiketi polja se nam odpre okno, ki nam

omogoča detajlneje nastavljanje zbirnih podatkov in razvrščanje podatkov vezanih na

izbrano polje.

Prikaz pri tej nastavitvi je »klasičen«

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 2 9

Če nastavimo filter

Potem je prikaz tabele tak:

Na tem prikazu imamo prve 4 mesece posamezno in ostale mesece združeno.

Če ne želimo zbira na stolpcu »mesec dokumenta«, označim na filtru tako

Prikazana tabela je sedaj taka

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 0

S pomočjo desnega klika miške na podatkovnem delu in izborom Privzeto lahko pogled na

vrtilno tabelo ponastavimo na privzeto vrednost.

Grafi

Prikaz zbirnih grafičnih podatkov zaženemo z desnim klikom na miško na podatkovnem področju in izborom Zbirni graf ali pa s pomočjo izbora . Odpre se nam okno z grafičnim prikazom zbirnih podatkov. Podatki se prikazujejo po poljih, ki jih imamo v vrstičnem delu in nam omogočajo sprehajanje v globino. Graf je možno natisniti ali shraniti v PDF obliki. Če želimo prikazati grafične podatke iz izbranih celic, moramo najprej označiti celice, katerih

vrednosti želimo prikazati v grafični obliki. Pri tem moramo imeti aktivno nastavitev Omogoči

izbor več podatkov. Nato s pomočjo desnega miškinega klika in izbora Graf odpremo okno z

grafičnim prikazom. Graf je možno natisniti ali shraniti v PDF obliki

Izvozi

Nad podatki vrtilne tabele je vrstica z ikonami, ki nam omogočajo upravljanje s pogledi na

vrtilno tabelo, tiskanje in izvoze podatkov.

gumba za izvoz podatkov. Gumb vam omogoča direkten izvoz v excel, txt ali pdf

datoteko in s tem še lažje pripravo poročil.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 1

Kaj rabimo za začetek

Če želimo izkoristiti SAOP program v večjem obsegu kot je samo knjiženje in vnašanje

dogodkov moramo slediti dvema osnovnima načeloma.

1. Jasna organizacija

2. Urejeni šifranti

Namen tega gradiva ni splošno urejanje organizacije. Je pa za normalno postavljanje

pristojnosti v informacijskem sistemu nujna skladnost organigrama organizacije in postavitve

varnostnega sistema v iCentru.

Delni vpogled v varnostni sistem je približno tak

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 2

To je prikaz delnega sistema dovoljenj poseganja v vnos in pridobivanje podatkov.

Drugi segment predstavlja urejenost podatkov – šifrantov artiklov, strank, zaposlenih, kontov,

stroškovnih mest stroškovnih nosilcev. Skratka vseh ppoglavij v iCentru, kjer lahko sami

dodajamo posamezne entitete.

Šifrant artiklov

Kakšen naj bo šifrant, da z njim enostavno delate naročila prejeme in izdaje, kontrolirate

različne dobaviteljeve cene in enostavno pridobite podatke za javna naročila?

Na to vprašanje je potrebno najti odgovor predno se prične z reorganizacijo šifranta artiklov.

Pred spremembo šifranta je potrebno vedeti, da šifre NIKAKOR ne bomo spreminjali. V

izrednih primerih se to sicer da izpeljati vendar v večini primerov za to ni nikakršne potrebe.

Za spremembo organizacije podatkov služita v večini primerov podatka o skupini in

klasifikaciji, ki ju lahko spreminjamo poljubno brez posegov v kartico artikla.

Primer delno urejene preglednice

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 3

Primer preglednice, kjer imamo artikle razvrščene po skupini artikla

Primer dobro urejenih podatkov, kjer vidimo vse artikle izbranega dobavitelja za določeno

skupino artikla

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 4

Primer organiziranega šifranta artiklov, kjer lahko iščemo artikel po velikosti, barvi in nazivu

artikla.

V prikazanem iskanju stranka uporabi 4 različne filtre za določitev artikla. V celotnem

šifrantu, v katerem je več kot 9500 artiklov tako enostavno najde 5 artiklov, ki ustrezajo

kupčevim zahtevam.

Šifrant strank

Šifrant dobaviteljev je v domeni knjigovodstva in ne smemo kakorkoli spreminjat podatkov na

tem delu programa. Za lažje delo pa si lahko uredimo preglednico dobaviteljev tako, da nam

bo delo s podatki dobaviteljev enostavno.

Klasičen primer preglednice dobaviteljev je v večini primerov tak:

Za splošno uporabo zadošča tak pregled šifranta dobaviteljev:

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 5

Šifrant cenikov

Za artikle imamo lahko več cenikov in to nabavni cenik, obračunski cenik, cenik javnih

razpisov, prodajni cenik, maloprodajni cenik….

Za nabave je najpomembnejši nabavni cenik. Za nabavo je v večini primerov potreba določiti

cenik, ki je vezan na določenega dobavitelja. Urejen cenik ima določen začetek in konec

veljavnosti.

Cenik je določen na način, da imamo na enem artiklu vpisane vse cenike ki so v izbranem

datumu veljavi. To pomeni, da jih program zna predlagati na odgovarjajoče dokumente.

Primer cene na artiklu je dostopen preko tipke f7

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 6

Cenik ki je vezan na dobavitelja je viden na podatkih dobavitelja

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 7

Podatki ki so na samem ceniku pa so vidni na izbranem ceniku.

Pri avtomatskih naročilih program izbira dobavitelja glede na nastavitev v naročilu:

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 8

Najmanj »presenečenj« je pri izboru dobavitelja je pri opciji »Iz šifranta artiklov«, ker je

natančno znano komu se bo naročalo na osnovi postavitve varnostnega sistema in določitve,

kdo lahko spreminja podatke na samih artiklih.

Podatek kdo je glavni dobavitelj je na artiklu

Primer slabo urejenega cenika.

Tak cenik je slab zaradi tega, ker nima na vseh artiklih datum konca veljavnosti, ker program

ne bo znal pokazati, kdaj je ceni potekla veljavnost.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 3 9

Uvozi cenikov artiklov

Uvoz šifrantov artiklov omogoča hitrejši in natančnejši vpis podatkov novih artiklov. Pri

uporabnikih informacijskih sistemov naj bi bil postavljen interni dogovor glede potrebnih

podatkov , kateri morajo obstajati, da so informacije pregledne, dostopne in predvsem

pravilne. V informacijski teoriji velja podatek, da se v sistemih šifrantov letno spremeni,

dopolni, ali kako drugače preoblikuje 5 do 10 % podatkov. Če vzamemo to informacijo s 50

% rezervo in računamo samo na 2,5% spremembe, vidimo da se nam v 5 letih spremeni

najmanj 12,5% podatkov. Sistem, ker pa je 1/8 podatkov dvomljivih je popolnoma

neuporaben. Ne pozabimo, da teorija trdi, da dosežemo ta prag že po 1 do 2 letih

nenadzorovanega »dobronamernega« poseganja na področje podatkov.

Zaradi omenjenega dejstva se avtomatski uvozi šifrantov artiklov ne priporočajo, ker ne

moremo zagotoviti celotnega nabora potrebnih podatkov na posameznem artiklu. Popolnoma

drugače pa je pri uvozu cenikov.

Cenik se uvaža na znane artikle in tu ni neprijetnih presenečenj v stilu »Od kdaj pa imam to v

šifrantu.

Za uvažanje podatkov rabimo excelovo tabelo, ki je organizirana na tak način, da lahko

enostavno večkrat ponovimo uvoz.

Uvoz poteka po naslednjih korakih

Poiščemo cenik ki ga želimo dopolniti z novimi podatki.

V opisanem primeru bo to nabavni cenik dobavitelja B

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 0

Kliknemo na

Odpre se pogovorno okno, kjer poiščemo datoteko, ki jo uvažamo

V polju izbrišemo navednice pred in po

zapisu tako, da je zapis tak

Nato si pripravimo specifikacijo uvoza. Izdelava specifikacije je dostopna preko gumba

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 1

Po kliku na gumb se odpre

Tu določimo elemente uvoza običajno so to šifra in cena.

V datoteki, ki jo imamo je prva »podatkovna« vrstica vrstica 2 , zato preskočimo vrstico 1

. Nato kliknemo na in na stolpec

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 2

Za ceno postopek ponovimo, torej kliknemo najprej na in nato na ustrezen stolpec,

v našem primeru

Kliknemo na

Kliknemo na

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 3

Tu vpišemo naziv specifikacije. Naziv običajno poimenujem po strukturi excelove datoteke.

Naziv je sicer res samo ime, a če ga poimenujete tako, da se iz imena razbere strukturo

podatkov vam naslednjič ni treba specifikacije delati ampak jo samo poiščete. Ime 2ac meni

pomeni, da je prva vrstica s podatki 2, da je v A stolpcu šifra in v C stolpcu cena.

Ko kliknemo na se pojavi

Po potrditvi se odpre okno za vpis datumov veljavnosti cenikov.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 4

Potrdimo in imamo vpisan cenik za izbrano obdobje.

Važno opozorilo

V primeru uvoza artiklov preko cenika, nam je že bežen pogled na preglednico novih artiklov

dovolj, da ugotovimo, da so podatki nepopolni za nadaljnje nemoteno delo. Promer je na

spodnji sliki

ARHIVIRANJE

Arhiviranje je bistveni del varovanja poslovnih podatkov. Predvideva se, da je vzrok za 80%

stečajev v ZDA kriva izguba podatkov. Če podatek vzamemo s 50 % rezervo je ta številka še

vedno ogromna, sploh če vemo kako malo je treba, da si poslovne podatke primerno

zavarujete.

Izdelava varnostnih kopij prometnih podatkov in QRD izpisov

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 5

Odpre se

Klik na

Pokaže se izvajanje arhiviranja

Po zaključku je izdelava varnostne kopije prometnih podatkov in oblik izpisov končana.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 6

Če kliknemo na se odpre področje, kjer imamo izdelane kopije podatkov, ki

jih MORAMO kopirati na drug računalnik, ali pa na drug zunanji medij, ki je ločen od

računalnika, kjer je program in je ustrezno varovan.

Izdelava varnostnih kopij dokumentnega sistema

Dokumenti so ločeni od prometnih podatkov in ustrezno zaščiteni pred nepooblaščenim

vpogledom.

Običajno so ti podatki na področju ki je vidno v nastavitvah okolja

Primer datotečnega sistema dokumentov strank

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 7

Arhiviranje tega dela naročite strokovnjakom. Izguba teh podatkov pomeni izgubo vseh

dokumentov, ki ste jih ustvarili, skenirali, ali kako drugače umestili v poslovni sistem.

Izvedbo celotnega arhiviranja je najprimernejše, da zaupamo zunanjim specializiranim

ustanovam, ki se z profesionalno ukvarjajo z arhiviranjem podatkov, druga alternativa je

informatik v ustanovi, ki izdela sistem arhiviranja s pomočjo strokovnjakov iz SAOPja. Tretja

možnost, ki je resnici na ljubo prezadnja še kolikor toliko dobra, je ta da sami izvajate

arhiviranje. Za ljudi z izredno dobrimi živci ostane tveganje nearhiviranja. Odgovornost, ki jo

nase prevzamejo z nearhiviranjem je po našem mnenju izredno visoka in s tem tudi

nedopustna.

Ne glede na način arhiviranja priporočamo, da enkrat letno strokovnjaki SAOPja preverijo

ustreznost arhiviranja na način, da se na »nevtralnem računalniku« obnovijo varnostne

kopije. Strošek testa arhiviranja je v primerjavi s tveganjem nearhiviranja ali slabih kopij

zanemarljiv.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 8

Dogodki zaposlenih

Dogodki zaposlenih so v programu Kadrovska evidenca namenjeni predvsem vodenju

različnih aktivnosti ter podatkov o dogodkih, ki so se zaposlenemu zgodili. Cilj vodenja

dogodkov zaposlenih je predvsem v tem, da na ta način o zaposlenem zelo enostavno

dobimo pregled vnesenih podatkov, analiziramo podatke in jih imamo hranjene na enem

mestu v elektronski obliki.

V programu je potrebno najprej poljubno vnesti Skupine dogodkov. Skupine dogodkov so

potem, ko vnesemo še posamezne dogodke, nekakšno skupno izhodišče vseh dogodkov, ki

jih potem uvrstimo v določeno skupino. Preko analiz lahko potem analiziramo skupine in

seveda posamezne dogodke.

Vnos skupin dogodkov

Kadrovski šifranti…Skupine dogodkov – dogodki

Skupina dogodkov npr. Seminarji ------ Dogodek (naziv izobraževanja) npr. excel osnovni

seminar, seminar SAOP,..

Skupina dogodkov npr. Pregledi ---- Dogodek (naziv pregleda oz. izpita) npr. obvezni zdr.

pregled, obdobni pregled, izpit iz varstva pri delu,…

Skupina dogodkov npr. Delo ---- Dogodek (naziv npr. dogodka vezanega na delo) npr.

razgovori, ocene, napredovanja,…

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 4 9

Sistem dogodkov in skupin dogodkov si vsaka stranka nastavi sama, glede na njeno naravo

dela in potrebe.

Vnos dogodkov npr. Zdravniškega pregleda za zaposlenega:

Imamo dve možnosti:

1. Zaposleni…Zaposleni…Izberemo zaposlenega, kateremu želimo vnesti ta dogodek

ter kliknemo na ikono za popravi zapis. Prikažejo se podatki zaposlenega. Izberemo

ikono Izpiti. Ob kliku za vnos novega zapisa se nam odpre naslednje okno:

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 0

Ustrezno izpolnimo zahtevane podatke o zdravniškem pregledu. Vnesene podatke potrdimo

s klikom na gumb Potrdi.

Ko smo vnos potrdili, lahko na dogodek pripnemo še ustrezno potrdilo, spričevalo,... V

primeru, ko imamo zdravniško spričevalo že skenirano in ta skeniran dokument odložen v

neki mapi na računalniku, ta dokument poiščemo, kliknemo na desno miškino tipko in

izberemo Kopiraj. Potem se v Kadrovski evidenci vrnemo na ta že prej vnesen dogodek ter

na dogodku v spodnjem delu kliknemo na ikono za vnos nove Priponke.

Odpre se dokumentni sistem zaposlenega. Postavimo se v desni del in ponovno kliknemo na

desno miškino tipko in izberemo Prilepi.

Določimo še Vrsto dokumenta, ki je v primerih, ko vlagamo dokumente o zaposlenih, seveda

Zaposleni ter kliknemo na Izberi.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 1

Potrdimo ter odložen dokument še izberemo na sam dogodek v priponko. Dokument je tako

pripet na sam dogodek ter shranjen v dokumentni sistem zaposlenega.

S klikom na ikono Odpri , ga lahko kadarkoli odpremo in pogledamo njegovo vsebino.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 2

Na podoben način vnašamo tudi dogodke vezane na izobraževanja ter delo in kariero

zaposlenega.

2. Možnost je preko menija Zaposleni...Dogodki zaposlenih. Tu izberemo ustrezno

skupino dogodkov

Na enak način kot v prvem primeru vnesemo dogodek, pri čemer najprej iz šifranta izberemo

ustreznega zaposlenega.

Možnost obveščanja o preteku različnih dogodkov zaposlenega

Na podlagi vnesenih dogodkov se v iCentru lahko uredi sistem avtomatskega aktivnega

obveščanja, ki uporabnika na elektronski naslov ali sms opozori o preteku veljavnosti

določenega dogodka.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 3

Kopiranje dogodkov

Dogodek lahko z uporabo gumba enostavno kopiramo v novega. Program

kopira vse podatke razen šifre zaposlenega, ki jo potem iz šifranta poljubno izberemo.

V primeru, da smo na dogodek vnesli tudi podatke v razdelek Obračun, program omogoča,

da jih ob kopiranju prepišemo na nov dogodek ali ne.

Kako lahko za določeno obdobje izpišemo strošek izobraževanj (na enak

način tudi npr. stroške na skupini dogodkov Izpiti, pregledi, potrdila)

Na glavnem meniju v programu Kadrovska evidenca izberete Obdelave, pregledi in

izpisi…Analize podatkov zaposlenih…Analiza izobraževanja (oziroma Analiza pregledov,

izpitov in potrdil, če želimo za to skupino dogodkov izvesti analizo).

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 4

Odpre se okno, kjer lahko izpis omejite po ponujenih kriterijih – npr. po datumu izobraževanja

Potrdite. Odpre se vrtilna tabela. Tabelo si lahko ustrezno oblikujete (premaknete polja,

uredite vsote…).

V tabeli imate tako prikazane stroške kotizacije za določeno obdobje, akontacije (če ste jih

vpisali) ter vrednosti potnih stroškov, če ste jih na dogodkih vnašali. Podatke si lahko

natisnete ali izvozite npr. v excel.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 5

Vrtilne tabele v kadrovski evidenci – veliko možnosti za analizo podatkov zaposlenih

Vrtilne tabele – OLAP – so namenjene prikazu podatkov v obliki, ki omogoča enostavno in

pregledno analizo kompleksnih več dimenzijskih podatkov. Podatki so prikazani v obliki

preglednic, kjer so dimenzije razvrščene v vrstice in stolpce, medtem ko mere predstavljajo

vrednostne podatke. Vrtilne tabele omogočajo enostavno razvrščanje, filtriranje, štetje in

združevanje podatkov na različnih nivojih s pomočjo enostavnega razmeščanja polj s

pomočjo »povleci in spusti« tehnike.

V programu Kadrovska evidenca lahko veliko podatkov o zaposlenih na enostaven in hiter

način pridobite prav z uporabo vrtilnih tabel.

Analiza Struktura zaposlenih

Z analizo Struktura zaposlenih lahko na določen dan (določimo ga pred vstopom v analizo)

analiziramo podatke zaposlenih npr. po spolu, starosti, statusu zaposlitve, delovnih

mestih,…Po posameznih parametrih lahko določimo vsote, povprečja podatkov,… odvisno,

katere podatke želimo iz analize pridobiti.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 6

Analiza delovnih mest za javni sektor

Z analizo lahko na določen dan izpišemo podatke o zaposlenih v javnem sektorju po njihovi

razporeditvi na delovna mesta.

Število zaposlenih po mesecih

Analiza nam omogoča izpis zaposlenih na določen dan v mesecu v povezavi z datumom

zaposlitve in datumom prekinitve.

Prišli/odšli po mesecih

Analiza nam za določeno obdobje prikaže število zaposlenih, ki so se v tem obdobju

zaposlili, prekinili delovno razmerje oziroma z delodajalcem npr. sklenili novo pogodbo o

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 7

zaposlitvi za določen čas. V bistvu je to analiza podatkov (sprememb zaposlitve), ki jih

imamo vnesene na zavihku Datumi in dobe.

Pred vstopom v analizo določimo obdobje, ki je želimo analizirati.

V analizi imate različne možnosti prikaza podatkov. Ne glede na to, da je v analizi mogoč

prikaz po različnih kriterijih, je zelo uporabna tudi tako, da si prikaz nastavite tako, da imate v

spodnji vrsti samo polje Dogodek in Datum dogodka. Na osnovi teh dveh podatkov imate o

zaposlenem že popolne informacije.

Da se vam datumi dogodkov pravilno razvrstijo (od najstarejšega…), je potrebno vsakič ko

vstopite v vrtilno tabelo in želite tak prikaz, z desno miškino tipko klikniti na ime stolpca

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 8

Datum dogodka. Odpre se dodatno nastavitveno okno, kjer v polju Združi po izberete giDate

in potrdite. Stolpec se tako sortira glede na vnesen datum dogodka.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 5 9

Dodajanje dokumentov v e-registrator

V e-registrator iCentra lahko dodajamo dokumente na dva načina:

- z avtomatizmi, vgrajenimi v iCenter

- ročno

1. z avtomatizmi v iCentru

Z avtomatizmi v iCentru se v dokumentni sistem zaposlenega zapišejo:

- obračunski listi

- odločbe, obvestila o letnem dopustu

- dokumenti, pripravljeni preko vnosa dogodkov na zaposlenih

- podatki o dohodnini (potrdila o izplačanih prejemkih, vzdrževanih družinskih članih,…)

- …

Obračunski listi se v dokumentni sistem shranijo ob ustreznih nastavitvah v programu

Obračun plač. V Nastavitvah programa na zavihku Splošno je potrebno imeti s kljukicami

označena polja Shrani obračunski list, Shrani liste v mapo obračunov in Shrani obračunski

list v PDF.

Obračunski list se bo v dokumentni sistem zaposlenega zapisal, ko ga boste natisnili.

Opozorilo !!!

Natisniti v tem pomenu, da ne tiskate obračunskih listov iz predogleda ampak direktno preko

gumba Tiskaj. Le na ta način se bodo dokumenti v dokumentni sistem tudi shranili.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 0

Obračunski list se v dokumentni sistem shrani tudi takrat, ko obračunske liste pošiljate preko

elektronske pošte.

Obvestila (odločbe) o letnem dopustu se v dokumentni sistem zaposlenega shranijo

takrat, ko jih natisnete. Tu velja enaka zakonitost kot pri obračunskih listih – shranijo se, ko

so natisnjene preko gumba Tiskaj.

Obdelave, pregledi in izpisi…Dopusti in odsotnosti… Dopust po zaposlenih

Kliknete na ikono za tiskanje, izberete Nove odločbe o letnem dopustu. Določite parametre

tiskanja, kliknete na Tiskaj. Odprejo se vzorci. Izberete vaš pravi vzorec ter kliknete na gumb

Tiskaj. Hkrati s tiskanjem, se bodo na ta način obvestila (odločbe) shranila v dokumentni

sistem vsakega zaposlenega.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 1

Dokumenti, pripravljeni preko vnosa dogodkov na zaposlenih

Tudi ob vnosu dogodkov zaposlenih, se lahko dokumenti avtomatično zapišejo v dokumentni

sistem zaposlenega.

Primer zapisa v programu pripravljene pogodbe o zaposlitvi:

Na dogodkih Delo in kariera bomo zaposlenemu vnesli nov dogodek – zaposlitev za določen

čas.

V primeru, da želimo iz pripravljenega vzorca natisniti zaposlenemu pogodbo o zaposlitvi,

izberemo na dogodku gumb Tiskaj ter nato ustrezno obliko izpisa (tam kjer imamo pripravljen

vzorec). Izpolnimo še zahtevane podatke o številki pogodbe, se postavimo na ustrezen

vzorec in kliknemo na gumb Pripravi.

Na osnovi vzorca se pripravi pogodba o zaposlitvi, ki jo dopolnimo z manjkajočimi podatki.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 2

Ko smo podatke uredili, dokument shranimo. Ko zapremo dokument, program vpraša ali

želite ta dokument shranite v dokumentacijo zaposlenega. Če izberete Da, se bo dokument v

tem trenutku shranil v dokumentni sistem zaposlenega, hkrati pa na dogodku pripel v

priponko.

Podatki o dohodnini (potrdila o izplačanih prejemkih, vzdrževanih družinskih članih,…)

Tudi dohodninske podatke zaposlenih lahko shranite v dokumentni sistem. Ob tiskanju

obvestil v programu Dohodnina pri nastavitvah parametrov tiskanja označite polje Shrani

dokumente s kljukico ter nato kliknete na gumb Shrani. Dokumenti se bodo shranili v

dokumentni sistem zaposlenega v mapo z imenom Dohodnina.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 3

Dostop do dokumentov zaposlenega

Do dokumentov, zapisanih v dokumentni sistem zaposlenega dostopamo preko ikone

(Saop raziskovalec), ki jo najdete na podatkih zaposlenega. V dokumentnem sistemu so po

mapah razvrščeni dokumenti, ki so v sistem prišli avtomatično z neko obdelavo v iCentru.

Npr. v mapi Plače so vidne plačilne liste zaposlenega.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 4

Ročno dodajanje dokumentov v mapo zaposlenega

V primeru, ko želimo nek dokument, ki ga imamo nekje že shranjenega v elektronski obliki

(skeniranega, pripravljenega v word-u, excelu, pdf obliki,…) shraniti v dokumentni sistem

zaposlenega, lahko to uredimo zelo enostavno.

V nadaljevanju bo prikazan primer, ko bomo med dokumente zaposlenega vstavili njegovo

diplomo, ki smo jo pred tem že skenirali.

Postopek je naslednji:

Poiščemo mesto, kjer imamo shranjen dokument. Se postavimo nanj ter z desno miškino

tipko izberemo Kopiraj.

V iCentru se postavimo na zaposlenega, kateremu želimo pripeti ta dokument. Na

zaposlenem kliknemo na ikono (Saop raziskovalec), da se odpre dokumentni sistem

tega zaposlenega. V levem oknu enkrana si lahko ustvarimo novo mapo (desni klik – Nova

mapa) in jo po želji preimenujemo – v našem primeru smo ji dali ime Diploma. V desnem

delu enkrana klinemo z desno miškino tipko, izberemo Prilepi.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 5

Izberemo še Vrsto dokumenta. Iz preglednice Vrst dokumenta izberemo Zaposleni (oziroma,

če uporabljate napredne funkcije eRegistratorja, izberete ustrezno vrsto dokumenta), saj se

dokument, ki ga vstavljamo v sistem, nanaša na zaposlenega. Kliknemo Izberi, nato Potrdi in

še enkrat Izberi.

Dokument je vstavljen v dokumentni sistem zaposlenega, kjer ga lahko kadarkoli enostavno

in hitro odpremo in pogledamo njegovo vsebino.

Dokument odpremo tako, da se postavimo nanj, kliknemo na desno miškino tipko in

izberemo Odpri.

.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 6

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 7

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 8

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 6 9

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 0

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 1

Izkazi v iCentru

Obdelava je namenjena tako gospodarstvu kot javnemu sektorju. V šifrantu izkazi lahko

pripravljamo izkaze po meri, ki nam služijo tako za notranje kot zunanje poročanje.

Nekaj izkazov smo vam pripravili in so na voljo na spodnjih povezavah. Vse dodatne

informacije v povezavi z izkazi so vam na voljo na spletni strani SAOP, iCenter, podpora,

brezplačni nasveti za delo, knjigovodstvo. Med pripravljene izkaze sodijo izkazi za letna

poročila, statistika finančnih računov in četrtletno poročanje AJPESu.

iCenter vam omogoča vnos zelo enostavnih izkazov, do zelo kompleksnih.

V izkaze lahko vnašamo tudi plan, ki ga v naslednje leto lahko prenesemo s faktorjem

povečanja ali zmanjšanja. Planiramo lahko na nivoju AOP ali na nivoju konta.

Izkazi nam nudijo naslednje možnosti pregleda:

- Primerjavo med leti

- Primerjavo med meseci

- Primerjavo planov med leti

- Primerjavo realizacije s planom.

Izkaze lahko pregledujemo na poljuben način, izpisujemo, na voljo imamo tudi olap tabelo in

graf.

Izkaze lahko tudi enostavno pošiljamo po elektronski pošti, lahko pa uredimo samodejno

pošiljanje na elektronske naslove.

http://www.icenter.si/media/doc-dk-kako_uvoziti_izkaze.pdf

http://www.icenter.si/media/doc-dk-kontrola-podatkov-v-izkazih.pdf?t=1338403430

http://www.icenter.si/media/doc-dk-kako-si-naredimo-nov-izkaz.pdf?t=1345201340

http://www.icenter.si/media/doc-dk-izpis-za-kontrolo-podatkov-za-sfr.pdf?t=1338403551

http://www.icenter.si/media/doc-dk-cpps.pdf?t=1343717489

http://www.icenter.si/media/doc-dk-statistika-financnih-racunov.pdf?t=1375259513

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 2

Prilivi in odlivi

Program je namenjen pregledu prilivov in odlivov v podjetju. Omogoča izbiro tudi

nesaldakontnih kontov, vnos planiranih zneskov prilivov in odlivov ter prikaz salda (razlika

med prilivi in odlivi).

Leto – predlaga se poslovno leto iz nastavitev programa.

Datuma zapadlosti od..do – omejimo plan glede na datum zapadlosti.

Datuma dokumenta od..do – omejimo plan glede na datum dokumenta.

Za analitiko – izbiramo lahko ali bomo plan pripravljali po eni izmed analitik ali brez.

Šifra SM od..do – Če smo izbrali Za analitiko=Stroškovna mesta lahko izberemo od-do

šifre SM.

Šifra SN od..do – Če smo izbrali Za analitiko=Stroškovni nosilci lahko izberemo od-do

šifre SN.

Šifra referenta od..do – Če smo izbrali Za analitiko=Referenti lahko izberemo od-do

šifre Referenta.

Gumb Prilivi/Odlivi – po kliku na gumb se aktivira izbira vnosa šifranta Grupe

Prilivov/Odlivov ali Postavke Prilivov/Odlivov.

Gumb Prikaži – s klikom na gumb Prikaži se prilivi in odlivi samo prikažejo glede na

zadnji izračun podatkov.

Opusti – s klikom na gumb zapustimo obdelavo.

Izračunaj – s klikom na gumb Izračunaj se prilivi in odlivi izračunajo glede na vnesene

datumske omejitve in nastavitve vnesene preko gumba Prilivi/Odlivi.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 3

Grupe Prilivov/Odlivov

Ob izbiri Grupe Prilivov/Odlivov na Gumbu Prilivi/ Odlivi se odpre preglednica s

šifrantom grup za prilive in odlive. Šifrant je namenje temu, da lahko več postavk združujemo

v grupe prilivov/odlivov.

Po kliku na gumb vnesi zapis/popravi zapis se odpre okno za vnos/popravljanje grupe .

Šifra – vpišemo šifro grupe.

Naziv – Vpišemo naziv grupe

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 4

Postavke Prilivov/Odlivov

Ob izbiri Postavke Prilivov/Odlivov na Gumbu Prilivi/ Odlivi se odpre preglednica s

šifrantom postavk za prilive in odlive, ki naj jih program upošteva pri pripravi plana prilivov in

odlivov.

Po kliku na gumb vnesi zapis/popravi zapis se odpre okno za vnos/popravljanje postavke .

Šifra grupe – vpišemo šifro grupe iz šifranta Grupe Prilivov/Odlivov.

Upošteva – Izberemo vrsto zbiranja postavk in sicer:

o Odprte postavke – uporablja se za saldakontne konte

o Promet – uporablja se stroškovne in finančne konte, ko želimo uporabljati promet

konta

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 5

o Saldo - uporablja se stroškovne in finančne konte, ko želimo uporabljati saldo

konta

o Znesek – uporablja se ko želimo, da se uporablja vpisan znesek na postavki

o Javna naročila– uporablja se ko želimo, da se upoštevajo planirani podatki iz JN

o Prejeti računi– uporablja se ko želimo, da se upoštevajo nepoknjiženi računi iz

PRAC

o Izdani računi – uporablja se ko želimo, da se upoštevajo nepoknjiženi računi iz

FAK

Tip postavke – izberemo lahko med Priliv ali Odliv. Izbira je aktivna, ko urejamo

nastavitve za nesaldakontni postavke.

Šifra konta – izbira je aktivna v odvisnosti na nastavitev iz Upošteva. Vpišemo šifro

konta, ki naj se upošteva pri pripravi plana prilivov in odlivov.

Šifra predvidene realizacije – izbira je aktivna, če je nastavitev Upošteva=Javna

naročila. Izberemo šifro predvidene realizacije iz Javnih naročil in drugega.

Šifra knjige PRAC – izbira je aktivna, če je nastavitev Upošteva=Prejeti računi.

Izberemo šifro iz šifranta Knjige dokumentov modula Knjiga prejetih računov.

Šifra knjige FAK – izbira je aktivna, če je nastavitev Upošteva=Izdani računi. Izberemo

šifro iz šifranta Knjige dokumentov modula Fakturiranje.

Stran –izbira je aktivna v odvisnosti na nastavitev iz Upošteva. Izberemo Breme ali

Dobro. Izbira je aktivna za postavke pri katerih se Upošteva Promet ali Saldo.

Datum – v kolikor je Upošteva= Znesek, vpišemo datum za katerega velja spodaj vpisani

znesek.

Znesek – v kolikor je Upošteva= Znesek vpišemo znesek, ki naj nam ga program

upošteva na zgoraj vpisani datum.

Šifra SM – izbira je aktivna v odvisnosti na nastavitev Upošteva znesek

Šifra SN – izbira je aktivna v odvisnosti na nastavitev Upošteva znesek

Šifra referenta – izbira je aktivna v odvisnosti na nastavitev Upošteva znesek

Dodatno – izbira je aktivna v odvisnosti na nastavitev Upošteva odprte postavke.

Možnost izbire Upošteva povprečne zamude ali prazno polje, ko plan izračuna na datum

valute.

Faktor – planirani zneski se izračunajo na podlagi vpisanega faktorja

Neaktiven – označimo, ko želimo, da se postavka ne upošteva v planu

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 6

Na dnu okna Kontov prilivov/Odlivov se nahaja Gumb Datum s katerim lahko spremenimo

datume pri kontih pri katerih upoštevamo Znesek na določen Datum. Datume lahko

Povečamo ali Zmanjšamo za določeno število dni ali mesecev.

Po končanem vnosu vseh kontov prilivov in odlivov lahko nadaljujemo z izračunom plana

prilivov in odlivov.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 7

Izračun Plana prilivov in odlivov

Po kliku na Izračunaj se podatki izračunajo in prikažejo v preglednici.

Rdeče obarvane vrstice so vrstice, kjer je odliv > priliva. Pri črno obarvanih vrsticaj je priliv

> odliva.

Vsako vrstico znotraj preglednice lahko še podrobneje pregledujemo z Gumbom Podrobno.

Odpre se pregledica kjer podatke lahko še dopolnimo z direktnim vnosom v vrstice.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 8

Tiskanje Plana prilivov in odlivov

Plan prilivov in odlivov lahko tudi tiskamo v zaporedju Po datumih, Po datumih in strankah

ali Po strankah.

Analiza Plana prilivov in odlivov

Podatke lahko analiziramo tudi s pomočjo vrtilne tabele. Ob kliku na Gumb Analiza se

nam odpre tabela, kjer lahko podatke pregledujemo glede na datum, po šifri in nazivu

stranke, po šifri in nazivu konta. Za delo z vrtilno tabelo glej podrobnejša navodila SAOPsf.

S pritiskom na gumb se odpre grafični prikaz prikazanih vrednosti.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 7 9

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 8 0

KOPIRANJE KNJIŽB

Izvoz prometov v promet.w-1

Podatke lahko izvozimo v tekstovno datoteko promet.w-1. Izberemo področje in datoteko v katero bomo podatke izvozili. V datoteko se shranijo podatki glede na kriterije, ki smo jih vnesli na glavnem zaslonu obdelave

Dnevne obdelave – pregled knjiženja – gumb izvoz podatkov – tip izvoza – izvoz prometov v promet w-1

Sprememba podatkov za izvoz:

Datumske meje in opis izpolnjujemo samo takrat, ko pripravljamo novo temeljnico iz obstoječe, že poknjižene temeljnice z novimi datumi (npr. odplačevanje obrokov kredita, lizinga, najemnine, … ).

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 8 1

V primeru, da prenašamo podatke iz enega računalnika na drugi (prenos podatkov iz krajevnih skupnosti v glavno knjigo občine), spremembo podatkov za uvoz ne potrebujemo, vpišemo samo ime datoteke za izvoz.

Datum dokumenta – vpišemo datum dokumenta vknjižb, ki jih bomo pozneje uvozili

v posredno knjiženje,

Datum opravljanja storitve - vpišemo datum opravljanja storitve vknjižb, ki jih bomo

pozneje uvozili v posredno knjiženje,

Datum zapadlosti - vpišemo datum zapadlosti vknjižb, ki jih bomo pozneje uvozili v

posredno knjiženje,

Opis – vpišemo poljuben opis.

1 9 . 1 1 . 2 0 1 3 S A O P - 8 2

STORNO KNJIŽB

Dnevne obdelave – pregled knjiženja – gumb izvoz podatkov – tip izvoza – izvoz prometov v promet w-1

Sprememba predznaka – polje označimo s kljukico, če želimo pripraviti storno

temeljnice. Ko pripravljamo storno temeljnice zgornje datume ne vpisujemo. Tako

pripravljeno temeljnico uvozimo v posredno knjiženje s pripomočkom za uvoz

podatkov iz WIN datoteke.

Direktno knjiženje - polje označimo s kljukico, če želimo pripraviti vknjižbe temeljnice

(storno temeljnice ali izvoz podatkov) direktno v posredno knjiženje.

Knjiženje v obdobje – izberemo med :

Izbrano - v polje Obdobje, vpišemo obdobje v katero želimo knjižiti.

Iz Datuma - pri tej izbiri nam bo program sam vpisal obdobje glede na datume

dokumentov.

Temeljnica iz – izberemo med :

Nastavitve - v polje Temeljnica, vpišemo temeljnico na katero želimo knjižiti.

Iz Vknjižbe - pri tej izbiri nam bo program sam vpisal temeljnico glede na

temeljnico, ki je vpisana v dokumentih, katere izvažamo.

Dogodek – izberemo dogodek.

V primeru da imamo označeno kljukico Direktno knjiženje nam ni potrebno vpisovati Ime datoteke za izvoz. Če pa kljukice v polju direktno knjiženje nimamo, potem pa vpišemo datoteko v katero se nam bojo pripravili oz. shranili podatki.