Pelatihan PSS

PERBAIKAN MELALUISISTEM SARAN

(PSS)

Pelatihan :

Perbaikan melalui SISTEM SARAN

DEFINISI

Perbaikan melalui Sistem Saranadalah suatu metodologi

yang bisa digunakan olehKARYAWAN PELAKSANA untuk

menyelesaikan persoalan yang timbuldi tempat kerja melalui pencetusan ide

secara INDIVIDU (Perorangan)

Perbedaan QCC dan PSS• QCC :

A small group of workers (4-10 persons) within the same workshop or CROSS FUNCTION with the same PURPOSE, carries on The Improvement Continuously, as a part of Company Wide Quality Improvement, utilizing The PDCA – Concept and QC Techniques, to solve their problem, with all the members participating.

• PSS : A very small group of workers (up to 3 persons) as well as a single individual within the same workshop and/or joining in CROSS STATIONS, carries on The Improvement Initiatives, as a part of Company Wide Quality Improvement, utilizing The PDCA – Base and selected appropriate QC Tools, to solve a problem, by generating his/her and their VIRTUAL SUGGESTION.

Dasar Pemikiran I

3 Starting Points to Improve :

Begin

By MYSELF

From TheLITTLE THINGS

RIGHT NOW

Dasar Pemikiran IIProblem Solving Method :TEAM WORK INDIVIDUAL

QCC & Six Sigma

Improvement throughSUGGESTION SYSTEM

Transformasi dari SISTEM SARAN (SS)menjadi PERBAIKAN MELALUI SISTEM SARAN

(PSS)

Bertujuan : Memotivasi karyawan agarmenyumbangkan ide-ide yang baik bagiPerusahaan.

Penghargaan diberikan pada setiap kalikaryawan menyumbangkan ide.

Penghargaan lain yang lebih tinggi akandiberikan bila ide tersebut dapat dilak-sanakan.

Ide benar-benar bersifat Individual.

S SBertujuan : Memotivasi karyawan agarmemecahkan persoalan yang sudah di-ketahui secara jelas faktor penyebabnya.

Penghargaan diberikan bila ide telah di-laksanakan dan persoalan terselesaikan.

Ide berasal dari Individu namun padapelaksanaannya dapat melibatkan oranglain (tim).

P S S

KARAKTERISTIK

1. INOVATIF2. PENCETUS IDE vs PELAKSANA3. PERENCANAAN & PERBAIKAN4. DURASI SINGKAT5. TANGIBLE & NILAI EKONOMIS

Perbaikan melalui Sistem Saran

TUJUAN1. Wadah bagi perbaikan mutu yang berasal

dari IDE INDIVIDUAL2. Mendorong KREATIFITAS dan INISIATIF

karyawan3. Meningkatkan KEPEDULIAN MUTU4. OPTIMALISASI penyelesaian masalah5. Melatih KEPEKAAN terhadap penyelesaian

masalah6. Mengembangkan pola HUBUNGAN EFEKTIF

antara atasan dan bawahan

Perbaikan melalui Sistem Saran

SYARAT-SYARAT

1. Dilakukan oleh KARYAWAN PELAKSANA2. Memiliki Latar Belakang PERSOALAN yang JELAS3. Perbaikan tidak berhubungan dengan KEBIJAKAN4. Mengedepankan pembuatan/modifikasi

ALAT/MESIN atau perubahan CARA KERJA5. Berpedoman pada EFISIENSI BIAYA dan

OPTIMALISASI6. SARAN dan IDE pada bidang tunggal ataupun

multi fungsi

Perbaikan melalui Sistem Saran

PSS1. Pembentukan KOMITE PSS2. PROMOSI dan PELATIHAN3. PELAKSANAAN4. Pengadaan SISTEM PENILAIAN dan

PENGHARGAAN5. Pengadaan SISTEM MONITORING

Mekanisme Penerapan

PETUNJUK OPERASIONAL KOMITE PSS

1. Menyiapkan Formulir Standar pengajuan IDE/SARAN

2. Menyiapkan DATA BASE dan PERANGKAT MONITORING

3. Mengelola hasil-hasil perbaikan dan menyebarluaskan ke semua pihak yang memerlukan

4. Menyiapkan sistem penilaian dan sistem penghargaan

PROMOSI KEGIATAN PSS

INFORMASI

KLARIFIKASI&

- PSS VS QCC- MANFAAT PSS

- KEBIJAKAN PERUSAHAAN- ATURAN MAIN

PELATIHAN PSSMateri Pelatihan :- Sasaran Kegiatan PSS- Metodologi PSS- Prosedur Pelaksanaan- Pencatatan dan Penyusunan Dokumentasi- Tata Cara Presentasi

PSS

PROSEDUR PELAKSANAAN

Pengajuan IDEOleh Karyawan

Pemeriksaan IDEOleh Komite PSS

Persetujuan tertulisOleh Komite PSS

PelaksanaanPerbaikan

- Ide Orisinil- Penyempurnaan dari Perbaikan sebelumnya

Penyusunan LaporanPerbaikan

Penyerahan Laporankepada Komite PSS

Penilaian KinerjaHasil PSS

Mekanisme PemberianPenghargaan

OBJEK PERBAIKAN MELIPUTI :

1. Persoalan-persoalan yang timbul dalam pekerjaan

rutin sehari-hari

2. Penyempurnaan hasil perbaikan dari QCC

3. Penyebab-penyebab tidak dominan (r<0.714) pada

perbaikan QCC, tetapi perlu ditindaklanjuti agar

perbaikan QCC lebih maksimal

4. Persoalan-persoalan Mutu yang menyangkut:Deffect, Waste, Delay & Mistake

PENULISAN LAPORAN PELAKSANAAN

1. JUDUL PERBAIKAN

Perbaikan melalui Sistem Saran

JUDUL = SOLUSI atau PERBAIKAN yang dikerjakan

Contoh Judul :

-Memodifikasi Traktor Rusak menjadi Alat Pembersih Rumput Otomatis

-Membuat Alat Penghitung Kartu elektronik

-Menciptakan kode-kode Praktis untuk Sistem Filing

PENULISAN LAPORAN PELAKSANAAN

2. Identitas PEMBUAT SARAN dan ANGGOTA PELAKSANA

Perbaikan melalui Sistem Saran

-Nama Fasilitator tidak dicantumkan (karena peran Fasilitator tidak dominan

-PSS yang dilakukan oleh INDIVIDU, hanya mencantumkan nama PEMBUAT SARAN

-PSS yang dalam pelaksanaannya dilakukan oleh TIM, mencantumkan nama sbb :

1. Pencetus Ide2. Pelaksana (maksimum 2 orang)

PENULISAN LAPORAN PELAKSANAAN

3. PROFIL BAGIAN/DEPARTEMEN dan PERUSAHAAN

Perbaikan melalui Sistem Saran

-Nama Bagian/Departemen, Nama Atasan Langsung Nama Perusahaan dan Alamat Perusahaan

4. JADWAL RENCANA dan PELAKSANAAN

Tahap I : Latar Belakang Saran (Pengajuan/Persetujuan Saran)

Tahap II : Menyusun Rencana Perbaikan

Tahap III : Melaksanakan Perbaikan

Tahap IV : Menganalisa Dampak Perbaikan

PENULISAN LAPORAN PELAKSANAAN

Tahap I : LATAR BELAKANG SARAN

Perbaikan melalui Sistem Saran

1. Kerangka (Bagan) Fenomena

2. Data Pendukung

3. Komentar dan Persetujuan Komite PSS dan Atasan

PENULISAN LAPORAN PELAKSANAAN

Tahap II : MENYUSUN RENCANA PERBAIKAN

Perbaikan melalui Sistem Saran

1. Uraian : Bahan Baku, Kerangka Rencana, Gambar Rancangan Alat dll.

2. Target kuantitatif

3. Analisa Ekonomis (PERKIRAAN EFISIENSI)

4. Persetujuan Atasan yang berwenang

PENULISAN LAPORAN PELAKSANAAN

Tahap III : PELAKSANAAN PERBAIKAN

Perbaikan melalui Sistem Saran

1. Kronologis Pelaksanaan Perbaikan

2. Uji Coba dan Revisi

3. Monitoring Hasil

4. Perhitungan REALISASI DANA dan BIAYA

PENULISAN LAPORAN PELAKSANAAN

Tahap IV : ANALISA DAMPAK PERBAIKAN

Perbaikan melalui Sistem Saran

1. Perbandingan Kondisi SEBELUM dan SESUDAH

2. ANALISA DAMPAK EKONOMIS

3. Membuat STANDAR PENGGUNAAN dan PEMELIHARAAN

4. Pengesahan Hasil Perbaikan oleh Atasan

MANFAAT PSS : Bagi KARYAWAN1. Peluang untuk menunjukkan KOMPETENSI MANDIRI

2. Mendapatkan penghargaan sesuai kontribusi

3. Menumbuhkan MOTIVASI untuk berkerja lebih baik

4. Melatih diri untuk CEPAT TANGGAP terhadap persoalan

5. Mengasah kepekaan terhadap LINGKUNGAN KERJA

6. Peluang untuk menjadi CHANGE AGENT bagi perusahaan

7. Peluang untuk terus menerus meningkatkan KREATIFITAS

MANFAAT PSS : Bagi PERUSAHAAN

1. Mekanisme PEMECAHAN MASALAH yang lebih massif, yaitu QCC untuk masalah yang bersifat KOMPLEKS dan PSS untuk masalah-masalah dengan penyebab yang sudah JELAS (tidak rumit)

2. Sebagai ajang pengembangan Kompetensi Karyawan

3. Sebagai sarana untuk memberikan penghargaan pada Karyawan

4. Salah satu sarana untuk mengembangkan Organisasi Berbasis Kompetensi

VS QCCPSSJUDUL Solusi Tema Sasaran mutu

JUDUL Cara mencapai sasaran

INDIVIDUAL Base TEAM Base

PENYEBAB Tunggal PENYEBAB Banyak (4M1E)

PERBAIKAN Tunggal PERBAIKAN lebih dari Satu

DURASI relatif pendek DURASI relatif lebih panjang