Reuniones de Trabajo

La dirección dereuniones es una técnicao habilidad directiva queconsiste en encauzar lospensamientos y las ideasde un grupo de personashacia la consecución deunos objetivos medianteel establecimiento deunos planes de acción.

Si funcionan bien sonuna fuente de energíadinamizadora de larealidad y un punto de lamáxima importancia enla gestión de la Cía.Si funcionan mal son unapérdida de recursos y unelemento fundamentalde desilusión para susparticipantes.

En general son uninstrumento elementalde la comunicación y dela integración socialmediante el intercambiode ideas y opinionesentre los asistentes.La monopolización deestas es un factornegativo de una enormemagnitud negativa.

• Lograr beneficio para la organización

Objetivo

• No siempre es tangible

Producto• Debe apuntar

en la dirección correcta

Orientación

Informativa

De revisión

De solución

Creativa

Social

De comunicación

De aproximación

De liderazgo

• No son gratuitas ni banales

Coste

• Su productividad es importante

Ahorro• Gastar para

recuperar

Inversión

No debe convocarse apersonas que no seencuentren vinculadasdirectamente a lostemas a tratar, pues laactitud pasiva de estasen nada benefician alambiente de la reunión ypierden un tiempo queles puede ser precioso.

• Problemas de retraso y rendimiento

1ª hora

• Problemas de cansancio

Última hora• Problemas

de horario

Continuas

Presentación Introducción

Desarrollo Debate

Conclusiones Resumen

- Informativa- De captación- De resolución- Creativa- De control- De proyecto- De formación- De negociación- De entrevista- Política

Ofrecer información concreta y que el mensaje sea recibido claramente

Introducción Cuerpo de la reunión Ruegos y preguntas

Papel pasivo de los asistentes

Papel activo del moderador como orador-informador

Saber que ocurre y recabar opiniones

Introducción Cuestiones y debate Resumen final

Papel activo de los asistentes

Papel activo del moderador como encuestador

Buscar soluciones comunes a un problema planteado

Introducción Cuestión y debate Resumen final de acciones

Papel activo de los asistentes

Papel activo del moderador como motivador, no imponedor

Generación de nuevas ideas en un ambiento distendido

BrainstormingResumen final de ideas

Papel muy activo de los asistentes

Papel activo del moderador como animador

Intercambio de información y control de objetivos

Exposición de datos Debate Compromisos

Papel activo de los asistentes

Papel activo del moderador como dinamizador

Intercambio de información y seguimiento del desarrollo

Exposición de datos Debate Resumen de acciones

Papel activo de los asistentes

Papel activo del moderador como facilitador

Transmisión de conocimientos y de motivación

Exposición del tema Dudas surgidas Aclaración de puntos

Papel pasivo de los asistentes

Papel activo del moderador como formador

Conciliación de intereses y objetivos comunes

Exposición del objeto Aportación de posiciones Resumen del acuerdo

Papel activo de los asistentes

Papel activo del moderador como negociador

Intercambio de informaciones y posibles intereses comunes

Exposición del objeto Aportación de posiciones Resumen del diálogo

Papel activo de los asistentes

Papel activo del moderador como entrevistador

Desarrollo de posicionamientos o contactos

Sin estructura definida

Papel activo de los asistentes

Papel activo del moderador como anfitrión

Evitar la reunionitis

Elegir el lugar adecuado

Impedir las interrupciones

Sin prisas pero sin pausas

Instigador Planificador

IniciadorConductor

Finalizador Ejecutor

Invisible Respetuoso

Autómata Duro

Una vez convocada yanunciada la agenda,deja fluir la reunión porsí sola.

No es posible unareunión eficaz bajo estetipo de dirección.

Consigue que las cosasse hagan, es lógico yeficiente pero poco onada adecuado para unasesión de brainstorming.

Ideal para las reunionesde información rutinaria.

Controla la reunión deprincipio a fin con unfuerte componente deliderazgo.

Resulta eficaz tanto paramotivar como para locontrario, según superfil.

Funciona bien en todaclase de reuniones,preparado y seguro de símismo. Sabe llevar a laspersonas sin rechazarninguna idea.

Las reuniones resultanmás sociales.

Fijar objetivos

Toda reunión debeperseguir un fin y seevitarán las reunionesrutinarias establecidaspor costumbre.

Prever reacciones

Adelantarse a ciertoscomportamientos podráfacilitar el fluir de lasconversaciones.

Preparar agenda

Orden del día o planescrito de los temas atratar. Tal vez unaagenda privada.

Preparar los medios

Reservar la sala ypreparar documentos ypresentaciones de formamuy especial.

Puntualidad

No comenzar a la horaprevista da sensación defalta de formalidad ysienta precedentes.

Participantes

Los convocados debenacudir ya preparadosigualmente para ganartiempo y dinamismo.

Apertura

Abrir la reuniónpresentando el asuntode forma directa yconcisa.

Intervenciones

Las reuniones resultanmás entretenidas cuantomayor es el número depersonas que hablandurante la presentación.

Enfoque

Mantener el enfoque sopena de perder eltiempo, pasando a otrotema si no hay acuerdo.

Dinamismo

El tiempo ha de serlimitado y es necesarioaprovecharlo. Infórmesea los asistentes de inicio.

Información

El aporte de lainformación debe serclaro, resumido yapoyado en materialilustrativo.

Descansos

En reuniones largas hande hacerse descansos yretomar el puntomediante un pequeñoresumen.

Feedback

Es necesario administrarlas aportaciones yvalorar si fomentarlas oralentizarlas según loscasos.

Comunicaciones

El volumen de datosdebe ser ordenado paraimpedir un aluvión detratamientos.

Monopolio

Debe impedirse que eluso de la palabra seamonopolizado por unasola persona, pero deforma sutil.

Silencios

Si alguien permanece ensilencio largo rato debesolicitarse su opinión yactivar su participación.

Disputas

No tomar partido ydetener el punch nadamás comenzar. Aplazarla reunión de sernecesario.

Culpables

La reunión es parabuscar soluciones y noculpables. Esa es otrafunción más privada.

Transición

Evitando las reunioneseternas, debe prepararseel camino hacia el cierretras las opiniones detodos.

Resumen

Realizar un pequeñoresumen de lo tratado yacordado. Servirá comopunto de partida en lasiguiente ocasión.

La dirección dereuniones es una técnicao habilidad directiva queconsiste en encauzar lospensamientos y las ideasde un grupo de personashacia la consecución deunos objetivos medianteel establecimiento deunos planes de acción.

Si funcionan bien sonuna fuente de energíadinamizadora de larealidad y un punto de lamáxima importancia enla gestión de la Cía.Si funcionan mal son unapérdida de recursos y unelemento fundamentalde desilusión para susparticipantes.

En general son uninstrumento elementalde la comunicación y dela integración socialmediante el intercambiode ideas y opinionesentre los asistentes.La monopolización deestas es un factornegativo de una enormemagnitud negativa.

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