View
237
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
TEHNIČKI INFORMACIJSKI SUSTAVI
Document management system (DMS)
Upravljanje dokumentima (Document Management)
U današnjem poslovanju pretežito su zastupljeni dokumenti u digitalnom obliku kao što su
CAD crteži, fotografije, poslovni dokumenti i sl. Zbog velikog broja takvih dokumenata
kvaliteta, tj. sadržaj, i dostupnost ovih podataka postaju vrlo važni za poslovanje. SAP
Document Management System (SAP DMS) dio je SAP PLM sustava koji nudi rješenja za
procese upravljanja dokumentima. U ovom dijelu naglašene su glavne funkcije i obilježja SAP
DMS sustava kao i više sučelja za pristup dokumentima. Implementacija SAP DMS-a zahtijeva
tri dodatne komponente hardvera:
Server za sadržaj: za pohranjivanje originalnih datoteka iz aplikacija
Server za kazalo (popis): kreira i upravlja kazalima za pretraživanje
Server za pohranu: omogućuje pohranu dokumenta i brži pristup
Prednosti korištenja SAP DMS-a
Korištenje SAP DMS izbjegavaju se nepotrebni duplikati dokumenata, korisnici brže i
lakše pristupaju pohranjenim dokumentima, minimalizira se rad s dokumentima
SAP DMS pruža brzu i sigurnu platformu za razmjenu dokumenata kroz razne kanale
(Internet, intranet…), te tako omogućuje trenutačni pristup dokumentima svim
uređajima u mreži
Korisnici mogu brzo i lako naći traženi dokument u velikoj bazi dostupnih
dokumenata zbog moćnih pretraživačkih kapaciteta. Povremeni korisnici imaju na
raspolaganju jednostavne alate za pristup, a stalni korisnici mogu koristiti sve
kapacitete alata kroz obični pristup
Dokumenti kroz SAP DMS mogu se prosljeđivati ručno ili automatski ovisno o
organizaciji, što znači kako se čitav životni ciklus dokumenta od nastanka do
pohranjivanja i od pristupa do nadogradnje može automatizirati. Ovo osigurava da
pristup najnovijim podacima svim zainteresiranim stranama
Organizacije koje želi posjedovati ISO certifikate kvalitete moraju imati kvalitetan
sustav upravljanja dokumentima. SAP DMS zadovoljava sve stroge uvijete koje takav
sustav treba ispuniti
Obilježja i značajke SAP DMS sustava
Održavanje matičnih podataka
DIRs (Document Info Record)
Originalni dokumenti
Traženje glavnih podataka
Preko metapodataka
Preko preglednika dokumenata (browser)
Pristup glavnim podacima
SAP GUI
SAP NetWeaver Portal
WebDocuments
SAP Easy DMS
C-folders i c-projects
Integracija
Object links
Engineering Change Method (ECM)
Radni tok (tijek rada)
Interakcija s vanjskim sustavom
Održavanje matičnih podataka
Dokument je nositelj informacija (tehnički crteži, grafika, program ili tekst) koje se mogu
spremiti. Potpuni dokument potpuno opisuje jedan predmet. Na slici su prikazane razne
funkcije koje su ponuđene prilikom održavanja glavnih podataka.
Poslovne informacije
Document Info Record (DIR) predstavlja glavni zapis u SAP sustavu gdje su pohranjene sve
poslovne informacije za dokument. DIR sadrži metapodatke (podatke o podacima) za
dokument koji se kasnije koriste za pohranu i pronalaženje dokumenata, a izvorna datoteka
(npr. CAD crtež) sadrži stvarne informacije u dokumentu. Važno je osigurati pravilno
održavanje podataka u DIR-u radi lakše pohrane i pretrage.
Originalni (izvorni) dokumenti
Izvorni dokument može se navesti u DIR-u. Dvije su mogućnosti spremanja originalnog
dokumenta:
1. pohrana unutar SAP sustava za sigurno spremanje
2. pak koristiti neki vanjski server i kreirati link.
Podržani tipovi dokumenata
Prilikom implementiranja SAP DMS-a važno je vidjeti koje se aplikacije koriste za koje tipove
dokumenata u poduzeću. SAP DMS nema ograničenja što se tiče podržanih tipova
dokumenata, te omogućuje spremanje dokumenata skoro iz svih aplikacija. Moguće je
podesiti da je aplikacija podržana direkto u SAP DMS-u ili koristit neki od čestih formata npr.
PDF. Ovo je korisno u slučajevima kada dokumente treba čuvati nekoliko godina, a aplikacija
u kojoj je dokument kreiran nije više dostupna.
Upravljanje promjenama i inačicama (Version and Change Management)
Inačice (verzije) dokumenta predstavljaju različite promjene ili statuse isporuke dokumenta.
zavisno od postavki može se upisivati i održavati automatski ili manualno. Verzija može biti
vezana uz neku promjenu koja utječe na neki drugi SAP objekt (sastavnica, redoslijed
operacija...)
Status menagement
Upravljanje statusima podržava procese životnog ciklusa dokumenta definirajući faze kroz
koje dokument treba proći, što se može odrediti i konfigurirati ovisno od vrste dokumenta.
Statusi dokumenta mogu se grafički prikazati u DIR-u. Žuti boja predstavlja trenutni status,
zelena mogući budući status, a crvena da se status ne može odrediti. Svaka promjenh statusa
DIR-a bilježi se u status log, s potrebnim podacima: koja je status dodijeljen, od koga, kada i
zašto i je li upotrijebljen digitalni potpis. Promjena statusa može aktivirati tijek rada (slanje
maila vlasniku dokumenta) za izvršenje funkcije (nadopuna u matičnim podacima).
Održavanje karakteristika dokumenata preko klasifikacije
Moguće je zadavati vlastita definirana polja u DIR-u preko SAP CA sustava za klasifikaciju.
Ova se polja mogu koristiti kao kriterij pretrage kada se pokuša locirati DIR, pa je važno da
budu podešena točno, te da se nađe dobar balans između broja upotrjebljenih polja i
održavanja matičnih podataka kako bi se ova radnja lako odvijala.
Ukratko, klasifikacija je centralizirana SAP funkcija kojom se mogu definirati specifična polja
kao karakteristiku. Te karakteristike grupirane su putem master objekata nazvanih klase.
Odobravanje
Postupak odobravanja može se podesiti kroz postavke dokumenta. Za postupak odobravanja
potrebna je jedna osoba ili grupa ljudi koji imaju tzv. digitalni potpis, pomoću kojeg
odobravaju DIR. Samo nakon što DIR odobre odgovorne osobe može započeti sljedeći korak
procesa. Moguće su dvije procedure odobravanja:
princip „jedan par očiju“ i
princip „više pari očiju“.
U prvom slučaju jedna osoba koja je ovlaštena mora unijeti potpis, te se onda aktivira novi
status, dokument se ne može više mijenjati te se može podesiti samo predefinirani status.
U drugom slučaju više osoba mora odobriti DIR svojim potpisom. Nakon potpisa prve osobe
sustav prepoznaje kako autorizacija nije potpuna. Sve ovlaštene osobe spase dokument
nakon potpisa. Proceduru može prekinuti bilo koja osoba koja je ovlaštena potpisati se. U
tom slučaju sustav resetira status koji je bio namješten prije odobravanja. Dokument je u
međufazi u tijeku potpisivanja, tako je potrebno odrediti mu novi status (upisuje se).
Također se mogu vezati dokumenti za druge SAP objekte. Možemo kontrolirati koji se drugi
dokumenti mogu spojiti ovisno o njegove vrste. Po vrsti dokumenta postavljamo koji se SAP
objekt može dodijeliti koja vrsta dokumenta. Na primjer, ako nam je tip dokumenta crtež
(inženjerski), te se on može dodijeliti materijalu ili sastavnici (objekti u SAP-u), onda ti objekti
moraju biti podržani u DIR-u.
Autorizacija
SAP ima dobro utvrđen koncept autorizacije koja radi sa autoriziranim grupama održavanih
na DOCUMENT DATA tab-u. administrator sustava mora uključiti ovu grupu u ulogu koja je
dodijeljena korisniku. Međutim SAP 6.0 i noviji imaju AUTHORIZATION tab, koji dozvoljava
jednostavno namještanje i promjenu odobrenja mapa i dokumenata.
Pronalaženje dokumenata
Postoji veliki broj opcija pretraživanja kako bi smo u SAP DMS našli traženi dokument koje
ovise o vrsti dokumenta namještenoj u DIR-u. Može se koristiti podaci o dokumentu,
klasifikacija, object linkovi, pretraga tekstom, ili pak kombinacije navedenih mogućnosti.
Nakon pretrage SAP će prezentirati sve dokumente koji ispunjavaju kriterije pretrage. Lista
se može dodatno suziti filtriranjem i razvrstavanjem.
Pristup podacima dokumenta
Korisnička sučelja SAP DMS-a:
Standardna korisnička sučelja u SAP ERP
SAP NetWeaver Portal
WebDocuments
SAP Easy Document
SAP GUI (Graphic User Interface)
Standardno korisničko sučelje je moćno i daje mnogo mogućnosti za korisnike. Namijenjeno
je korisnicima koji često koriste sustav i pri tom koriste napredne opcije SAP DMSa.
SAP NetWeaver Portal
SAP NetWeaver Portal može se koristiti za pristup informacijama dokumenta i koristi se za
indirektni pristup dokumentima preko veze.
WebDocuments
Ovom aplikacijom moguće je pristupiti dokumentima preko Internet preglednika (browsera) i
izvoditi jednostavne pretrage te učitavati DIR informacije Podržane su i sličice (Thumbnails)
kako bi se vizualizirao sadržaj izvornog dokumenta bez pokretanja aplikacije u kojoj je
izrađen.
SAP Easy Document Management
SAP Easy DMS je aplikacija za pristup SAP DMS-u bazirana na Windows operativnom sustavu.
Sučelje je isto kao u Windowsa, te je lakše za korištenje i navigaciju. Dijaloški moduli pomažu
kreirati DIR i dodijeliti izvorne dokumente u Microsoft Explorer-u, sa samo osnovnim
znanjem o SAP ERP-u. Mogu se koristiti drag-and-drop funkcije, jednostavni dijaloški okviri
kako bi se definirali mape i dokumenti dostupni svim korisnicima, te oni dostupni posebnim
korisnicima. SAP Easy DMS ima potpunu integraciju s Microsoftovim proizvodima. To
dopušta kreiranje novih dokumenta kroz Explorer ili pak neke od Microsoftovih aplikacija
(Excell, Word, Power Point). Pri definiranju DIR, mogućnosti su slične kao i kroz SAP GUI, te
se mogu održavati generalni podaci, object links, i podaci klasifikacije. SAP Easy DMS može se
prilagoditi po osobnim postavkama.
Integracija vanjskih sustava s SAP PLMom
SAP PLM sustav može se vrlo dobro integrirati sa raznim drugim SAP rješenjima, kao i sa
većinom vanjskih sustava kao što su Microsoft Office, razni CAD sustavi, GIS sustavi, skladišni
sustavi,, itd. Integracija s MS Officeom može se namjestiti u postavkama SAP DMSa. Preko
CAD SAP PLM sučelja može se postaviti integracija s vanjskim sustavima, te se može vršiti
razmjena podataka između SAP ERP i drugih sustava. Velike mogućnosti integracije u SPAP
sustavu osiguravaju širok spektar funkcija i mogućnosti postavki sustava prema vlastitim
potrebama. SAP DMS može se prilagoditi za ispunjavanje potreba različitih skupina korisnika
i industrijskih sektora. Slika pokazuje kako je CAD sustav integriran, na način da korisniku
omogući pregled podataka o proizvodu iz SAP-a i CAD-a u istom okruženju.
Korištenje SAP PLM u kombinaciji sa CAD preko CAT sučelja ima velike mogućnosti. Neke od
njih su:
sigurno spremanje CAD podataka
ažuriranje informacija o dokumentu u SAP direktno iz CADa
održavanje strukture dokumenta i sastavnica iz CADa kada CAD koristi strukturu i
vezu između modela
uporaba ECM alata na spremljenim CAD podacima
mogućnost dodavanja, promjene ili prikaza drugih matičnih podataka objekta, kao
što su materijali i sastavnice
korisnici koji ne koriste CAD aplikacije mogu vidjeti CAD crteže bez potrebe za
aplikacijom
višestrano upravljanje CAD fajlovima preko cache servera
Kada se integrira CAD i SAP PLM mogu se očekivati slijedeće pogodnosti:
prilikom upotrebe SAP DMS za pregledavanje CAD objekata mogu se vršiti izmjene na
takav način da više korisnika radi istovremeno na proizvodu bez gubitka podataka
mogu se smanjiti suvišni koraci kada svi ovlašteni korisnici moraju pristupiti CAD
objektima (izvornim) pohranjenim u središnjoj sigurnoj zoni za pohranjivanje, kako bi
pratili napredak ili pak izvršili promjenu
podržane su funkcije upravljanja promjenama, sastavnicama, materijalom itd.
brzi pristup tehničkim informacijama kroz organizaciju
SAP pruža sve potrebne funkcije za integraciju pa nisu potrebni drugi alati
postojećim SAP korisnicima integracija smanjuje troškove posjedovanja i troškove
ulaganja
Transcation CDESK (CAD Desktop) pruža sa korisničkim sučeljem za upravljanje CAD
podacima u SAP sustavu. Najvažnije mogućnosti koje pruža su:
više CAD rješenja
automatska pohrana dokumenta
kreiranje DIRa direktno iz modela ili crteža
kreiranje material mastera za dani DIR
automatsko generiranje sastavnica
provjerava status DIRa
izvozi filove u c-foldere i SAP Easy DMS
izvozi fajlove u Ofice aplikacije
Recommended