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ADMINISTRACION DE
OPERACIONES
TEMA 1
LA ORGANIZACIÓN COMO
UN SISTEMA DE
OPERACIONES
Concepto de organización
La palabra organización puede emplearse con dos
significados diferentes:
1.- Organización.- Es un conjunto de personas,
recursos, bienes, valores, ideas y sistemas, que
interactuando entre sí y con otros muchos
elementos del medio, persiguen objetivos fijados
por su dirección.
2.- Organización.- Es un proceso administrativo,
metódico y sistémico, por el cual se define la
estructura, las relaciones internas y se asignan
los recursos que la empresa necesitara para el
desarrollo de las actividades planificadas.
Clasificación de las organizaciones
•Económicas
•Sociales
•Militares
•Políticas
•Religiosas
•Culturales
•Deportivas
•Educativa
Por el ámbito en
que se desenvuelven
Económicas : Todas las empresas
Sociales : Davosan, fraternidades
Militares : Las fuerzas armadas
Políticas : El gobierno
Religiosas : Iglesia católica, mormona, evangélica, etc.
Cultural : Museos, bibliotecas.
Deportivas : Clubes deportivos
•Particular
•Fiscal
•Mixta
Por el origen de
capital
• Las organizaciones particulares son aquellas en las
que el capital pertenece a personas naturales o
jurídicas, es decir fondos privados
• Las organizaciones fiscales o estatales son las que
pertenecen al Estado, Nación o Municipio; o sea nos
pertenecen a todos los ciudadanos del país. Son
administradas por el Gobierno Central, Departamental,
Municipal o entregadas a particulares en concesión.
• Las organizaciones mixtas son aquellas en las que su
capital pertenecen en parte a personas particulares y
en parte al Estado o Municipio.
Clasificación de las organizaciones
•Con fines de lucro
•Sin fines de lucro
Por su finalidad
económica
•Las organizaciones con fines de lucro las
utilidades queda a voluntad de los propietarios.
•Las organizaciones sin fines de lucro, no
pueden distribuir dividendos o utilidades entre
sus fundadores o accionistas.
Clasificación de las organizaciones
•Extractivas
•Industriales
•Comerciales
•De Servicios
Por su actividad
Las organizaciones extractivas son aquellas que
realizan actividades de explotación de recursos
naturales, como ser las mineras, petroleras,
forestales, etc.
Las industriales son las que manufacturan o elaboran
productos obtenidos de la transformación de materia
prima o productos intermedios.
Las comerciales son las que actúan de
intermediarios entre los productores y los
consumidores.
Las de servicio son las que brindan un producto o un
bien intangible.
Clasificación de las organizaciones
•Grandes
•Medianas
•Pequeñas
•Artesanales
Por su magnitud
La magnitud puede medirse a través del capital, del número
de empleados, por la cantidad de recursos, por el volumen
de ventas, etc.
Se pueden identificar las artesanales de las demás, porque
el propietario participa activamente del proceso de
producción o manufactura, además de atender las otras
funciones administrativas.
En las empresas pequeñas el propietario, ya no es el quien
fabrica parte de los materiales, sino que destina la mayor
parte de su tiempo a las labores administrativas.
En las empresas medianas, el propietario transfiere varias
de las labores administrativas en subordinados a su cargo.
En las empresas grandes, los propietarios participan
únicamente en la organización como directivos o
inversionistas.
Clasificación de las organizaciones
•Nacionales
•Extranjeras
•Multinacionales
Por la
nacionalidad
de sus dueños
En las nacionales todos los accionistas son
nativos o de nacionalidad local y está inscrita
en el país.
En las extranjeras todos los accionistas son
de nacionalidad foránea y su casa matriz
radica en el exterior.
En las multinacionales algunos de los
accionistas son nativos y otros de
nacionalidades diversas.
Clasificación de las organizaciones
•Locales
•Departamentales
•Nacionales
•Internacionales
Por su ámbito
geográfico
Esta clasificación se debe por el alcance
de sus operaciones o de sus productos.
Clasificación de las organizaciones
Organización:
•No tiene fines de lucro
•Se dedican generalmente al sector de servicios
•Ambito cultural, cívico, religioso y otros
Empresa:
•Finalidad económica
•Se dedican al sector extractivo, industrial,
comercio o de servicios
•Ambito económico
Diferencia entre empresa y organización
EL ENTORNO EMPRESARIAL
ENTORNO EMPRESARIAL
En la definición de organización (como empresa),
se dijo que los elementos internos que componen
una organización - personas, recursos, bienes,
sistemas- interactúan entre sí y con otros elementos
del medio. Estos otros elementos del medio al que
nos referimos componen el medio ambiente.
¿Y qué es el medio ambiente?
Medio ambiente
Son factores o elementos externos o exógenos
que no pueden ser controlados por la
organización.
Los elementos del medio reciben el nombre de
entorno o contexto.
Social
Económico
Moral
Tecnológico
Político –
Legal
Ecológico
Elementos del Macro
Entorno
Instituciones
financieras
Competidores
Mercado
laboral
Proveedores
Consumidores
Tal vez es el que determina la sobrevivencia de la
organización en el medio, su efecto es muy
importante en casi todas ellas, independientemente si
son organizaciones con o sin fines de lucro
Entorno económico
Instituciones financieras.- Tienen mucha
relación con todas las demás organizaciones;
no solo actúan como intermediarios de dinero
sino que brindan otros servicios, en el caso de
las entidades bancarias otorgan capital a
cambio de depósitos de maquinarias y
mercaderías bajo garantía warrant.
Entorno económico
La bolsa de valores.- Llamado también
mercado de capitales debido a que los bienes
que se negocia en ellos son acciones a cambio
de dinero. Las empresas constituidas como
sociedades anónimas, cuando requieren dienro
a bajo costo que no pueden conseguir en los
bancos o entidades financieras, pueden
obtenerlo a trabés de las bolsas de valores.
Entorno económico
Proveedores
Son un conjunto de personas o instituciones que influyen activa y permanentemente en las organizaciones; cuando los recursos no pueden conseguirse de otras fuentes, son éstas personas las que pueden prestar sus recursos. Proporciona a la Organización: materia prima, insumos, servicios, Equipos, mano de obra, etc.
Competidores
Son organizaciones que al igual que nosotros brindan bienes o servicios que satisfacen necesidades similares, por lo que deben competir en la búsqueda de consumidores.
Los competidores son dos o más empresas que ofrecen productos o servicios similares.
Consumidores
Son compradores actuales
o potenciales de bienes y
servicios.
Intercambian recursos a
cambio de productos y
servicios.
Los clientes puede ser
una:
• Institución
• Empresa
• Consumidor individual
Mercado laboral
Compuesto por todas aquellas personas que están buscando trabajo o que teniendo trabajo, están interesados en encontrar otro mejor remunerado o con mejores condiciones laborales.
Entorno Social
Educación
Cultura
Costumbres
Moda
La Cultura
Es el conjunto de creencias y aptitudes de una sociedad, que de esa manera responde a los interrogantes y problemas que su realidad le plantea.
La educación y las expectativas
La población influye en las organizaciones, por que actuan y reaccionan de acuerdo a su nivel educativo cultura, sus capacidades técnicas, sus expectactivas de vida, de crecimiento y desarrollo.
Las modas y costumbres
Son reacciones de la sociedad frente a las situaciones que se le presentan; en algunos casos son comportamientos pasajeros (la moda) mientras en otros se pueden arraigar en la sociedad y ser mantenidas por generaciones (las costumbres).
Tendencias Socioculturales
Los cambios en éste entorno son más
evolutivos que revolucionarios, más
generacionales que individuales dentro de
una generación específica.
Interesa los cambios en los valores
sociales, en la estructura de la familia, en el
empleo que hacen las personas de su
tiempo libre, en las expectativas de la gente
sobre su futuro
Entorno Político - Legal
Poder
Legislativo
Poder
Ejecutivo
Poder
Judicial
Gobierno
Departamental
Gobierno
Municipal
Marco constitucional o legal.- Da la pauta de
comportamiento y relaciones entre el gobierno,
las empresas y la población.
Permite contar con una base de seguridad sobre
la que las organizaciones elaborarán sus planes a
largo, mediano y corto plazo, además determina
las acciones ilícitas y marca las relaciones entre
las personas jurídicas y naturales. Da
a conocer las políticas tributarias
y laboral entre otras.
Entorno político - legal
Poderes públicos y políticas.- El
poder ejecutivo, el legislativo y el
judicial y sus organismos regionales
descentralizados son instituciones que
tienen influencias recíprocas con las
organizaciones.
Entorno político - legal
Ejemplos para análisis Político y
legal
Las decisiones políticas y legales que tomen el
gobierno y el legislativo tendrán un impacto en las
operaciones de la empresa y en el comportamiento de
los consumidores.
Se debe estar monitoreando frecuentemente el
desarrollo de los planes gubernamentales, los
proyectos de ley que cursan en el congreso; en época
pre-electoral, evaluar a los candidatos a la presidencia
del país, el programa de gobierno que proponen , sus
opciones de ser elegidos, el apoyo parlamentario que
tendrán y la fuerza de la oposición
Entorno Ecológico
Clima
Terremotos
Geografía
Incendios
La geografía.- Considerada un factor
importante al momento de decidir la
ubicación de una empresa, ya sea por el
lugar y su cercanía con poblaciones
numerosas o vías de comunicación como
por las condiciones naturales de los suelos.
El clima.- Es otro factor que va a ejercer
influencia al momento de decirdir la
ubicación de una empresa y sobre los
resultados de la misma. El clima puede
incrementar o disminuir la producción de la
organización.
Entorno ecológico
Los terremotos, incendios, aumento del nivel
del mar.- Son algunos de los hechos no
controlables pero sí calculados o esperados
con una cierta probabilidad de ocurrencia,
que van a tener que ser tomados en cuenta
por las organizaciones en la elaboración de
sus planes a largo plazo.
Entorno ecológico
Entorno Etico – Moral
Creencias
Valores
morales
Religiones
Comportamiento
ético
Las creencias.- Es una fuerza colectiva que
influye en el accionar de las organizaciones,
como las creencias populares que dan
respuesta a la espiritualidad y la Fé en Dios
que motivan a las personas a adquirir y asumir
una cierta actitud y comportamiento.
Los valores y el comportamiento ético.- La
familia, las instituciones religiosas y las
instituciones educativas son las llamadas a
forjar en el individuo una serie de valores o
actitudes que permitan a las personas
insertarse y convivir con sus semejantes de
manera positiva para el beneficio general, con
un trabajo solidario conducente al bien
común.
Entorno ético - moral
Entorno Tecnológico
Fabricantes
de equipos y
maquinarias
Instituciones de
Investigación
científica
Proveedores de
sistemas
Instituciones de investigación científicas.-
Son las que llevan a cabo investigaciones
que, con éxito resultan en descubrimientos e
invenciones de nuevos elementos o nuevos
usos de elementos en instrumentos técnicos.
Los fabricantes de equipos y maquinarias.-
Son los que fabrican equipos de avanzada
tecnología para satisfacer la gran demanda
de los mismos.
Los proveedores de sistemas.- Son los que
proveen de sistemas administrativos,
informáticos, de producción, etc.
Entorno tecnológico
Dimensiones de la
competencia moderna
CALIDAD + PRECIO + CREDIBILIDAD + FLEXIBILIDAD + TIEMPO + SERVICIO
CALIDAD
Características tangibles del producto
Características
Descripción Desempeño
Características principales del producto
Rasgos distintivos Características complementarias del producto
Confiabilidad
Posibilidad de utilizar el producto cuando se requiera
Conformidad
Satisfacción de las especificaciones de diseño
Durabilidad
Extensión de la vida económica del producto
Características intangibles del producto
Características
Descripción
Estética
Como se aprecia el producto
Empatía
Capacidad de satisfacer necesidades humanas de los clientes
Profesionalismo
Capacidad de proporcionar un producto integral de forma estable
Dimensiones de la competencia moderna
PRECIO
Costo + Utilidad deseada = Precio de venta
Precio que dicta el mercado – Costo = Utilidad
Antes
Ahora
El mercado determina la mayor parte de los
precios, los clientes son sensibles al precio,
por tanto los costos deben controlarse y
trabajar en función de su continua disminución
Dimensiones de la competencia moderna
CREDIBILIDAD Capacidad de la organización de
cumplir los compromisos de entrega, legales o morales establecidos con sus clientes o sus suministradores de una manera continuada
• TIEMPO
Capacidad de la
organización de lograr
diseñar, producir y distribuir
cada uno de sus productos
en un tiempo mínimo, e
inferior al de la competencia
Ganar la confianza
del cliente en la
organización
La rapidez en la
colocación de los
productos permite
lograr una mayor
participación en
el mercado
Dimensiones de la competencia moderna
Flexibilidad del producto • Rapidez en la introducción de nuevos productos • Capacidad de ajustarse a cambios en los insumos • Capacidad de modificar los productos
Flexibilidad del proceso • Capacidad de variar los volúmenes de producción • Capacidad de modificar los flujos de producción • Capacidad de incorporar las modificaciones de
diseño
Flexibilidad en la infraestructura • Capacidad de una empresa para adaptarse a si
misma, junto a su estructura organizacional a los cambios
FLEXIBILIDAD
Dimensiones de la competencia moderna
En las organizaciones productoras de bienes el concepto moderno de producto incluye, además de las características tangibles del producto, las actividades de servicio al cliente que permiten la entrega y la utilización del producto por el cliente de acuerdo a sus expectativas
En las organizaciones de servicio o en las funciones de servicio de cualquier organización, la constante satisfacción del cliente en todas las interacciones o contactos entre el cliente y la organización constituyen un aspecto esencial de sus resultados
SERVICIO
Dimensiones de la competencia moderna
Competitividad y satisfacción de los
clientes
El nivel de competitividad de una empresa se mide a través de su capacidad de captar, mantener y adquirir nuevos clientes
No es posible competir sin conocer lo que desean los clientes y sin garantizar esos resultados a través de las operaciones de la organización
Aumentar los niveles de competencia significa
alcanzar una conciencia sólida y hacer esfuerzos intensos para satisfacer a los clientes
Requerimientos de un enfoque hacia
el cliente
Escuchar al cliente
Conocer sus expectativas sobre el producto o servicio que
ofertamos
Establecer un sistema para la retroalimentación contínua sobre el
nivel de satisfacción de los clientes
Diseñar un resultado que satisfaga las expectativas de los clientes
Producto o servicio
Proceso
Garantizar que las operaciones de la organización logren la
satisfacción del cliente
Medir el comportamiento
Control de la calidad del proceso
Medición de la satisfacción del cliente
Gestión de Calidad. L. A. Suarez 47
Las tareas de una organización moderna respecto a la calidad
Lograr la confianza del
cliente en la capacidad de la
organización para alcanzar y
mantener la calidad deseada.
La necesidad económica de
alcanzar y mantener la
calidad deseada a un costo
mínimo
SATISFACER AL CLIENTE A UN COSTO MÍNIMO
BENEFICIOS
Gestión de Calidad. L. A. Suarez 48
Eficiencia y Eficacia
Eficiencia
Relación entre los resultados alcanzados y los recursos utilizados.
Eficacia
La necesidad económica de alcanzar y mantener la calidad deseada.
Medida por la
Productividad
Medida por la
Calidad
La Productividad
Es un indicador de la eficiencia de la organización
Evolución en el trabajo de las
organizaciones
Solo la
eficiencia
Eficiencia +
Eficacia
A CORTO PLAZO
Ingresos por las ventas
Resultados en una
organización
A LARGO PLAZO Satisfacción de los clientes
Proveedores
Socios
Bancos
CLIENTES
Materias
Primas
CAJA
Administración
Productos
Mano de Obra
VENTAS
Intereses
Dividendos
Impuestos
Edificios
Máquinas
Vehículos
ADMINISTRACION DE LOS
SISTEMAS
Concepto de Sistema
Un Sistema es una unidad compuesta de
elementos interrelacionados que ejercen
influencia mutua entre sí y con otros sistemas
del entorno, de manera organizada y compleja en
la búsqueda de objetivos propios, bajo
características de retroalimentación.
EMPRESA
ENTRADA SALIDA
RETROALIMENTACION ENTORNO ENTORNO
C
Elementos de un Sistema
INTERNOS:
Subsistema
Procesos
Variables
Entradas
Recursos
Internos
Retroalimentación
Controles
Salidas
EXTERNOS:
Contexto
Límites de interés o
Focos de atención
EL SUPRASISTEMA ORGANIZACION
Alta
Dirección
Administra
ción
Personal
Finanzas
Contexto
Social
Contexto
Ecológico
Contexto
Político
Contexto
Económico
Contexto
Moral
Contexto
Tecnológico
Comercializa
ción
Producción
Elementos de un Sistema
Subsistema
Es una parte de una sistema, se constituye en uno de los
componentes, pero con una característica fundamental:
si se lo considera o estudia como si fuera un Sistema, es
decir si lo extrae del sistema mayor que lo contiene, este
funciona a su vez, como un Sistema. Lo que implica
que un subsistema tiene elementos componentes,
sus características y sus propiedades son las de una
sistema.
Un subsistema es un sistema dentro de otro. Hay casos
que los subsistemas solo están compuestos por
elementos.
Suprasistema
Es un sistema que contiene otro sistema. Al igual que los sistemas y
subsistemas, los suprasistemas poseen elementos componentes, sus
características y sus propiedades
Elementos de un Sistema
Contexto
Es todo el universo de elementos que no pertenecen al
sistema, sino que mas bien son parte del entorno o
medio ambiente.
Contexto es todo lo que rodea al sistema. El contexto
contiene al sistema y está compuesto por una infinidad
de elementos, muchos de los cuales son sistema, otros
simples elementos y millones son variables
SISTEMA
UNIVERSO
Entorno
ecológico
Entorno
tecnológico
Entorno
económico
Entorno
político -
legal
Elementos de un Sistema
Límites de Interés o focos de atención
Son elementos o conjunto de elementos que tienen una
influencia muy alta y directa sobre el Sistema
Un sistema tiene varios límites de interés que son los que reciben una
influencia directa del sistema e influyen de gran manera sobre él. Los
límites de interés para un sistema, no necesariamente lo son para
otros.
EMPRESA ENTRADA SALIDA
RETROALIMENTACION
ENTORNO
C
ENTORNO
Elementos de un Sistema
Procesos
Son actividades (tareas, labores, o acciones) que se
desarrollan dentro de los sistemas o subsistemas. Son
una consecuencia lógica del funcionamiento de los mismos, ya que
en un sistema donde no se desarrollan procesos estaría en estado
de quietud y nos llevaría a la conclusión de que no es un sistema.
Un proceso es el que recibe los insumos o entradas, que son
transformadas en resultados o salidas.
Elementos de un Sistema
Variables
Son los elementos mas pequeños que podemos
encontrar en un sistema, no por tamaño físico, sino
por su valor lógico.
En su concepción mas simple una variable es un dato,
que puede cambiar de valor, de allí proviene el
nombre de variable.
Las variables pueden ser: Independiente y dependientes
Las variables dependiente son las que asumen sus valores en
función de los valores que asuman las variable independientes
Ejemplo: Y puede ser el sueldo y X el salario mínimo
nacional
15804 XYY
X
Donde: es la variable dependiente y
es la variable independiente
Elementos de un Sistema
Entradas o Input
Son los insumos que recibe el sistema con los
elementos que lo alimentan y que le permiten
seguir funcionando
Los Input o entradas provienen de los límites de interés, es
decir de los proveedores del sistema.
Elementos de un Sistema
Recursos Internos
Son los elementos, preferentemente materiales que
colaboran con el sistema para el logro de los objetivos.
En la mayoría de los casos han sido provistos por el
contexto, no los consideraremos como entradas ni
salidas, debido a que su rol consiste en permanecer por
un tiempo relativamente largo dentro del sistema,
colaborando al logro de los objetivos.
Los recursos internos NO SE GRAFICAN como los otros
elementos del sistema
Los recursos internos no han llegado al sistema para transformarse y
luego salir, mas bien ellos colaboran en la transformación de los
insumos y obtención de los resultados, salen cuando han envejecidos.
Ejemplos: Dinero invertido, computadoras, máquinas y equipos, etc.
Elementos de un Sistema
Controles
Son procesos que buscan asegurar el cumplimiento
de los objetivos.
Son actividades a través de las cuales se miden los resultados, se
evalúan los procesos, se detectan los errores, se analizan las causas
de las fallas, dan la voz de alarma para que se corrijan los errores y
buscan que se ajusten los procesos, a fin de mantener el equilibrio de
los sistemas.
Elementos de un Sistema
Salidas u Output
Son los resultados o productos del sistema. Es lo que
el sistema ha generado como consecuencia de los
insumos que recibió los procesos que desarrolló, el
aporte de los recursos que participaron y la eficiencia
de los controles.
Las salidas vienen a ser el aporte hacia el contexto.
Se grafican con flechas que salen del sistema y apuntan hacia el
contexto, llegando a los límites de interés.
Elementos de un Sistema
Retroalimentación o feed - back
Se presenta cuando una salida del sistema se
convierte en entrada al propio sistema.
Se manifiesta cuando el sistema recibe como información los
resultados de sus propias acciones, utilizando esta información para
mejorar sus procesos y controles.
Características y propiedades
de un Sistema
Para que un sistema pueda ser
considerado como tal, además de
tener un conjunto de elementos que
estén interrelacionados, debe poseer
algunas propiedades y característica
de los sistemas.
Características y propiedades
de un Sistema
Sinergia
Es la propiedad que representa el resultado mayor que
un sistema obtiene cuando se trabaja en conjunto, que
la suma de los resultados parciales de sus elementos,
cuando estos trabajan independientemente.
Rs= Resultado del sistema / Rn = Resultado del área
Es una de las propiedades mas importante de los sistemas,
principalmente en los sistemas sociales.
Rs > Ra + Rb + Rc + ...... +Rn ó
Rs > ΣRi
Armonía
Es la propiedad de los sistemas, que refleja el grado de
adaptación de un sistema a su entorno o contexto
Un sistema puede seguir de cerca los cambios del contexto, mientras
otros pueden mantener inalterable su estructura; y otros pueden
cambiar en sentido contrario al cambio del contexto.
También unos puede seguir de cerca los cambios del contexto,
mientras que otros son lentos en la adaptación a los cambio del
contexto.
Características y propiedades
de un Sistema
Identificación de los Sistema
Sociales
Pasos para identificar los sistemas sociales:
1. Identificación de Objetivos
2. Identificación de Procesos
3. Agrupar los procesos e Identificación los subsistemas
4. Identificación de Límites de Interés (pertenecientes a diferentes
entornos)
5. Identificación de Recursos Internos
6. Identificación de entradas y su relación con los subsistemas
7. Identificación de Controles
8. Identificación de salidas y su relación con los límites de interés
9. Identificación de fenómenos o mecanismos de retroalimentación
10.Identificación de variables (de alto impacto en el sistema)
Identificación de los
objetivos
Identificación de los procesos
Agrupación de procesos e
identificación de subsistemas
Identificación de Límites de
Interés (diversos entornos)
Identificaicón de recursos
internos
Identificación de entradas y sus
relaciones con los Subsistemas
Identificación de controles
Identificación de Salidas y
sus relaciones con los límites
de interés
Identificación de fenómenos do
mecanismos de retroalimentación
Identificación de Variables
(alto impacto en el sistema)
Identificación de los Sistema
Sociales
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