View
251
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
Personalia PersonaliaPe
Bag. Pencatat Hadir & Jam Kerja
Bag. Penghitungan Gaji & Upah
Keuangan
Staf Accounting
1
2
3
4
5
Pemutakhir an file induk penagihan
Validasi data
Kartu jam hadir karyawan
Catatan laporan gaji
Laporan gaji
Setelah pengesahan
File induk
Kartu jam hadir karyawan
Menghitung jumlah gaji
Lap. Gaji 2 Lap. Gaji 1
Buku besar Jurnal umum
Pemutakhira n file tarif
3 T Setiap mingguMenghitung total jam kerja karyawan Mencatat kedalam laporan gaji
5Buku besar Jurnal umum
4Laporan gaji
T
Personalia
Keuangan
Accounting
1
2
3
Pemutakhir an file induk Pemutakhir an file tarif
catatan laporan gaji
Laporan gaji 1
File induk File tarif
Menyalin catatn laporan gaji
Memeriksa informasi yang disajikan
Laporan gaji 1 Laporan gaji 2Pencatata n
Validasi data
TKartu jam hadir karyawan
3Buku besar
Jurnal umum
Laporan gaji dan upah
Menghitung total jam kerja karyawan
T
Menghitung jumlah gaji
Mencatat kedalam laporan gaji
2
Keuangan
Purchasing
Accounting
Kasir
3
1
2
4
Bukti kas keluar
Faktur
BKK 1 BKK 2
T
Surat perintah pembayaran
BKK 3 TSurat perintah pembayaran Rekonsiliasi Sesuai dengan purchase order Jumlah kas
3
1Faktur
4
Print out rekapitulai
1
Jumlah kas
Dibayar ke pemasok
BKK = Bukti Kas Keluar
Purchasing
Accounting
Keuangan
Kasir
1
2
3
4
Faktur
Mengecek dan meneliti pembelian dan suplier
Bukti kas keluar 2
Surat perintah pembayaran
rekonsili asi
kom puter
Membu at nota pembay aran
Menghitung jumlah pembayara n
T
Menghitung jumah kas yang akan dikeluarkan
Faktur Print out rekapitulasi 3
1 Bukti kas keluar 2
Surat perintah pembayaran
Jumlah kas
4 2T
3
Bag. Yang memerlukan
Purchasing
Supplier
Staf accounting
1
2
3
4
Purchase request
Purchase request
Purchase order
Faktur pembelian Tanda terima barang
Tagihan
Faktur pembelian Perset ujuan
Pengiriman baran
Exit
Setuju
Faktur pembelian Purchase order 1 komputeri sasi Purchase order 2
T
33 Faktur pembelian 2 1
4 1
Bag. Yang memerlukan
Purchasing
Gudang
Staf Accounting
1
2Supplier mengirim barang
3
4
Pengajuan permohona n pembelian
Formulir pembelian barang Barang
Faktur pembelian Tagihan Tanda terima barang
Mengisi formulir pembelian barang
perset ujuan
Menghubungi supplier yang bersangkutan Formulir pembelian barang Purchase order 1 Purchase order 2
Barang di cek sesuai dengan pesanan
2TMenyalin faktur pembelian
Faktur pembelian Faktur pembelian Tanda terima barang Tagihan Input komputer
4
Receptionist
Front Office Leader
Accounting
Financial Controller
1
2
3
4
5
Membuat bukti registrasi
Register card
Rekap penjualan
Membuat laporan penjualan
Laporan penjualan
Register card 1 Register card 2
Membuat bukti Front Office Chasier
Melakukan posting
Laporan penjualan
Tamu Front office 1 Front office 2 T Tamu Buku Besar
5
Tamu membayar downpaymen
TKunci kamar, meal kupon dan guest card diserahkan ke tamu
Guest bill 1 Guest bill 2
3
Membuat rekap penjualan
T
Receptionist
Front Office Leader
Accounting
Financial Controller
1
2
3
4
5
Tamu melakukan reservasi
Register card 1
Rekap penjualan
Membuat laporan penjualan
Laporan penjualan
Membuat bukti registrasi
Tamu diminta membayar downpaym en
Melakukan posting
Laporan penjualan
Register card 1 Register card 2
Membuat bukti front office cashier
Buku Besar Rekap penjualan
5
FOC 1 T FOC 2
Diserahkan ke tamu dgn kunci, meal kupon dan guest card
T
Menyiapka n guest bill
Membuat guest account
Membuat rekap penjualan
Guest bill 1 Guest bill 2
3
T
Receptionist
Front office
Staf accounting
1
4
2
3
Menerima kunci kamar dari tamu
Mengamb il register card
Kas disimpan
Secara minggaun Front Office menyetor ke Bank
Laporan penerimaan kas
Siapkan guest bill
Register cardMembuat laporan penerimaan kas
T
Guest bill 1 Guest bill 2
Member tanda check out serta merubah status kamar
Laporan penerimaan kas
Tamu
T
3
Receptionist
Front office
Staf accounting
1
4
2
3
Meneri ma kunci kamar
Laporan dari room boy
Menga mbil register card
Guest bill 1 Guest bill 2
Laporan penerima an kas
Menyiap kan guest bill
Register card Melakuk an penyimp anan kasMerubah status kamar menjadi kosong
Guest bill 1 Guest bill 2
Kas disimpan sementara
Secara mingguan setor ke Bank
2
Membuat laporan penerimaan kas
Laporan penerima an kas
Guest bill 1 Guest bill 2Guest bill diberi cap LUNAS
3
T
y
Fungsi Yang Terlibat Receptionist Front Office Leader Accounting Financial Controller
y
Temuan dan Rekomendasi Penerapan berbasis komputerisasi dalam setiap mekanisme penjualan tunai, tiap komputer karyawan saling berhubungan untuk mempercepat cara kerja karyawan sehingga dapat mengatasi kesalahan-kesalahan terutama pada transaksi.
y Operating List Receptionist = mempunyai peran sangat penting dalam perusahaan ini. Jika receptionist tidak memenuhi standar yang ada seperti berpakaian compang-campin, tidak ramah terhadap tamu,tidak bias melayani tamu dengan baik maka nasib perusahaan ini tentunya tidak akan lama. Untuk itu receptionist dituntut untuk bisa melayani tamu dengan baik. Receptionist juga harus member tahu ke tamu fasilitas apa saja yang ada di hotel ini, seperti 43 air conditioning room with local and international direct dialing, restaurant for 60 covers, coffee shop for 20 cover, children playground, television with multi channel, room service, dan lain sebagainya. Tugas seorang receptionist menerima tamu atau pengunjung, karna saat tamu dating pasti mereka langsung melakukan reservasu ke receptionist bertanya apakah ada kamar yang kosong. Setelah tamu sepakat untuk menginap makan tugas receptionist yang lainnya adalah membuat formulir pendaftaran atau registrasi. Setelah formulir selesai maka receptionist meminta tamu untuk ke bagian Front Office Leader. Front Office Leader Tugas seorang Front Office Leader adalah membuat bukti Front Office Chasier, setelah itu meminta tamu untuk membayar downpaymen minimal menginap satu malam. Selanjutnya setelah Front Office Chasier sudah ditandatangani maka kunci kamar, meal kupon beserta guest card diberikan pada tamu. Selain itu tugas Front Office Leader adalah setiap mingguan harus membuat rekap penjualan untuk diserahka ke staf Accounting. Accounting Tugas eorang Accounting adalah melakukan posting ke Buku Besar berdasarkan Rekap Penjualan,mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur. Financial Controller Menerima laporan dari staf Accounting, dan sebagai informan kondisi keuangan perusahaan agar tetap stabil.
y
Fungsi Yang Terlibat Bagian-bagian yang memerlukan Purchasing Gudang Accounting
y
Temuan dan Rekomendasi Setelah pengiriman barang, bukti tersebut harus diarsipkan dan akan lebih baik lagi jika di bagian gudang saja pengarsipannya supaya purchasing tidak harus bolak balik.
y
Operating List Purchasing Tugas seorang Purchasing adalah mengamati asset perusahaan misalnya seperti bahan habis pakai seperti perlengkapan mandi, perlengkapan kamar maupun perlengkapan untuk kantor. Selain bahan habis pakai ada juga peralatan yang harus diamati oleh Purchasing misalnya seperti asset tetap untuk menunjang operasional usaha seperti komputer, tempat tidur, sofa dan lain sebagainya. Jadi bagian Purchasinglah yang member persetujuan kapan waktunya membeli barangbarang yang tersebutkan diatas, oleh karena itu Purchasing berperan penting dalam perusahaan. Misalnya bagian yang memerlukan ingin mengajukan formulir pembelian barang lagi maka harus melewati bagian Purchasing terlebih dahulu. Setelah itu bagian Purchasing akan menghubungi supplier yang bersangkutan dan membuat formulir pembelian barang Purchase Order. Apabila supplier udah mengirim barang dan baran yang dipesan sesuai dengan pesanan maka Purchasing akan menyalin faktur pembelian ke masing-masing department. Accounting Mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur. Gudang Tempat penyimpanan barang yang sudah dipesan oleh perusahaan, akan tetapi juga ada pengawasan khusus di gudang ini agar persediaan barang tidak cepat rusak. Bagian yang memerlukan Bagian yang memerlukan yang dimaksud disini adalah seperti bahan habis pakai, peralatan, dan lain sebagainya. Jika ingin membeli persediaan yang dibutuhkan harus melewati bagian yang bersangkutan pula seperti purchasing.
y
Fungsi Yang Terlibat Personalia Keuangan Accounting Bagian Pencatat Jam Hadir dan Jam Kerja Bagian Penghitungan Gaji dan Upah
y
Temuan dan Rekomendasi Memang bagus jika peruahaan melakukan pembagian tugas secara merata, akan tetapi pembagian tugas pada perusahaan ini terlalu banyak. Seperti bagian penghitungan gaji da upah ini seharusnya dilakukan oleh bagian keuangan. Selain itu juga tidak ada dokumen pendukung seperti SK pegawai, tunjangan, potongan dan pajak, yang harusnya dilampirkan dalam perhitungan gaji dan upah tiap pegawai.
y
Operating List Personalia Merencanakan, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi program peningkatan sumber daya manusia, membuat perencanaan organisasi, system informasi, dan analisis sumber daya manusia, merencanakan, mengevakuai kegiatan penilaian produktivitas, kinerja dan kecakapan karyawan, merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi system penggajian yang efektif dan menjaga kerahasiaan. Keuangan Bagian ini bertugas menghitung jumlah berapa pembayaran yang harus dibayar untuk keperluan perusahaan, baik kebutuhan operasional maupun yang lainnya. Dan selain itu juga bertugas mengisi surat perintah pembayaran yang akan ditujukan kepada kasir, setelah itu uang bias dicairkan lewat kasir. Accounting Mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur. Bagian Pencatat Jam Hadir dan Jam Kerja Bertugas menghitung berapa total jumlah jam kerja karyawan berdasarkan kartu jam hadir karyawan. Bagian Penghitungan Gaji dan Upah Bertugas menghitung jumlah gaji dan upah karyawan dan mencatatnya kedalam laporan gaji dan upah per periode.
y
Fungsi Yang Terlibat Purchase Supplier Accounting kasir
y
Temuan dan Rekomendasi Rekonsiliasi faktur tidak dilakukan oleh Purchasing, pekerjaan itu dilakukan oleh bagian akuntansi. Tidak ada pemisahan tugas disini dan menurut saya bagian Supplier tidak usah diberikan dokumen bukti kas keluar, cukup diberikan nota saja dari purchasing.
y
Operating List Purchase Bertugas mencatat apa saja persediaan yang akan dibeli melalui supplier, dan purchasing sendiri yang akan memilih supplier mana yang dibutuhkan. Supplier Supplier adalah pemasok suatu barang atau persediaan. Accounting Mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur. kasir menghitung berapa jumlah pembayaran yang dibutuhkan dan mengeluarkan jumlah kas yang diperlukan untuk melunasi hutang.
y
Fungsi Yang Terlibat Front Office Receptionist Staf Accounting
y
Temuan dan Rekomendasi Penerimaan kas sebaiknya secepatnya langsung disetor ke bank untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, pada saat hari itu juga. Dan bukti setoran sebaiknya di cek dan disimpan oleh petugas lebih dari satu bagian misalnya bagian kasir dan akuntansi, hal ini juga dilakuka untuk menghindari hal-hal atau kejadian yang tidak diinginkan.
y
Operating List Front Office Tugas seorang Front Office Leader adalah membuat bukti Front Office Chasier, setelah itu meminta tamu untuk membayar downpaymen minimal menginap satu malam. Selanjutnya setelah Front Office Chasier sudah ditandatangani maka kunci kamar, meal kupon beserta guest card diberikan pada tamu. Selain itu tugas Front Office Leader adalah setiap mingguan harus membuat rekap penjualan untuk diserahka ke staf Accounting. Receptionist mempunyai peran sangat penting dalam perusahaan ini. Jika receptionist tidak memenuhi standar yang ada seperti berpakaian compang-campin, tidak ramah terhadap tamu,tidak bias melayani tamu dengan baik maka nasib perusahaan ini tentunya tidak akan lama. Untuk itu receptionist dituntut untuk bisa melayani tamu dengan baik. Receptionist juga harus member tahu ke tamu fasilitas apa saja yang ada di hotel ini, seperti 43 air conditioning room with local and international direct dialing, restaurant for 60 covers, coffee shop for 20 cover, children playground, television with multi channel, room service, dan lain sebagainya. Tugas seorang receptionist menerima tamu atau pengunjung, karna saat tamu dating pasti mereka langsung melakukan reservasu ke receptionist bertanya apakah ada kamar yang kosong. Setelah tamu sepakat untuk menginap makan tugas receptionist yang lainnya adalah membuat formulir pendaftaran atau registrasi. Staf Accounting Mengesahkan laporan keuangan, menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang, membuat laporan kebutuhan dana operasional kepada komisari secara periodic, meneliti memeriksa dan menyetujui permintaan barang dari departemen, memimpin dan mengawasi bagian purchasing serta bertanggung jawab langsung kepada direktur.
Recommended