Chapter : 3 Practices Operational Planning (บทที่ 3...

บทที่ 3 แนวทางการวางแผนการปฏิบัติงานอาจารย์มัลลิกา ผ่องแผ้ว

รายละเอียดเนื้อหาที่จะเรียนในบทเรียนนี้ ความหมายของการวางแผน

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน

ความส าคัญของแผน

ลักษณะของแผนที่ดี

ประเภทของการวางแผน

คุณลักษณะของแผนทีด่ี

เทคนิคในการวางแผน

โครงการกับการวางแผน

การวางแผนโครงการ

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ

บทน า

การด าเนินการทางธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันกันสูง สิ่งที่นักบริหารจะต้องเผชิญคือการเปลี่ยนแปลงทั้งภายในและภายนอกองค์การ ดังนั้นการวางแผนอย่างรัดกุมจะช่วยผ่อนคลายหรือแก้ปัญหาต่างๆ ไปได้มาก และสามารถชนะคู่แข่งขันได้ในที่สุด ในปัจจุบันการวางแผนเป็นหน้าที่หลักของการบริหารที่ขาดไม่ได้ จากการศึกษาพบว่านักวิชาการด้านการบริหารทุกคนต่างจัดเอาการวางแผนเป็นหน้าที่หลัก และเป็นอันดับแรกของผู้บริหารที่จะต้องคิดและต้องท าก่อนลงมือด าเนินธุรกิจใดๆ

ความหมายของการวางแผนนักวิชาการด้านการบริหารได้ให้ความหมายของการวางแผนไว้ต่างๆ กันแต่ในเนื้อหา

สาระไม่แตกต่างกันมากนัก ดังนี้

เดล ให้ความหมายไว้ว่า การวางแผนคือการก าหนดวัตถุประสงค์ที่จะท ากิจการงานไว้ล่วงหน้าโดยก าหนดวิธีและแนวปฏิบัติเพื่อบรรลุถึงความส าเร็จตามความมุ่งหมาย

คูนตซ์และโอ ดอนเนลล์ (Koontz and O’Donnell) ให้ความหมายว่าการวางแผนคือการตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะท าอะไร ท าท าไม ท าเมื่อไร และใครเป็นคนท า

ความหมายของการวางแผน (ต่อ)คาสต์และโรเซนซ์วีก (Kast and Roseenzwieg) ได้กล่าวไว้ว่า การวางแผนคือ

กระบวนการในการตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะท าอะไร อย่างไร มีการเลือกวัตถุประสงค์ นโยบาย โครงการ และแนวปฏิบัติ เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์นั้น

ผู้เขียน (สมคิด บางโม) มีความเห็นว่า การวางแผนคือการก าหนดเป้าหมายและแนวทางปฏิบัติไว้ล่วงหน้า โดยการศึกษาข้อมูลต่างๆ และเลือกแนวทางปฏิบัติที่จะเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์การ

ความหมายของการวางแผน (ต่อ)จากค าจ ากัดความดังกล่าว จะพบว่าการวางแผนมีลักษณะส าคัญดังนี้

1. เป็นเรื่องสมมติฐานในอนาคต โดยอาศัยข้อมูลในปัจจุบัน2. ก าหนดเป้าหมายและวิธีการไปสู่เป้าหมาย3. เป็นเรื่องเกี่ยวข้องกับการกระท าหรือกิจกรรม4. เป็นเรื่องของการตัดสินใจของผู้บริหาร

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน แผนภูมิกระบวนการวางแผน

ภารกิจ“อะไรเป็น

เหตุผลที่บริษัทต้องด าเนินกิจการอยู”่

วิสัยทัศน์“อยากจะเป็น

แบบไหน”

การวางแผนกลยุทธ์

โดยผู้บริหารระดับสูง

ส าหรับ 1-5 ปี

เป้าหมาย

ปฏิบัติการ

เทคนิคการวางแผน

ท าโดยผู้บริหารระดับกลาง

ส าหรับ ภายใน66-24 เดือน

เป้าหมาย

ปฏิบัติการ

การวางแผนปฏิบัติการ

ท าโดยผู้บริหารระดับล่าง

ภายใน 1-52 สัปดาห์

เป้าหมาย

ปฏิบัติการ

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน (ต่อ)

กระบวนการวางแผนมักจะเริ่มต้นด้วย 2 องค์ประกอบคือ วิสัยทัศน์และพันธกิจ

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน (ต่อ)วิสัยทัศน์ (The Vision Statement) หมายถึงการก าหนดความต้องการหรือภาพในอนาคตระยะยาว โดยมองไปในอนาคตข้างหน้า 5 ปี หรือ 10 ปี ว่าต้องการให้องค์การหรือบริษัทของตนเป็นอย่างไร หรือพูดให้เข้าใจง่ายๆ ก็คือ เราอยากไปถึงไหน วิสัยทัศน์ขององค์การจะเป็นข้อความเชิงปรัชญาที่แสดงเจตนารมณ์ของเจ้าของ ผู้ก่อตั้ง ผู้บริหารปัจจุบัน เช่น

การเป็นผู้น าของตลาดเครื่องใช้ไฟฟ้าเราจะเป็นผู้น าในตลาดค้าปลีกการเป็นผู้น าร้านค้าสะดวกซื้อความรู้คู่คุณธรรมน าสังคม

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน (ต่อ)

การก าหนดวิสัยทัศน์ขององค์การจะต้องสัมพันธ์กับการเปลี่ ยนไปของสภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การ ได้แก่ สภาพเศรษฐกิจและสังคม การเมือง กฎหมาย เทคโนโลยี ฯลฯ การวางแผนในทุกระดับจะต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์การ บุคลากรทุกคนทุกระดับจะต้องรู้ว่าวิสัยทัศน์ขององค์การคืออะไร ดังนั้นระบบสื่อสารภายในองค์การจึงมีความส าคัญมาก ผู้บริหารจะต้องพูดถึงวิสัยทัศน์บ่อยๆ หรือทุกครั้งที่มีโอกาส

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน (ต่อ)

การได้มาซึ่งวิสัยทัศน์ขององค์การในภาคธุรกิจเอกชนอาจได้มาจากการก าหนดของเจ้าของกิจการ (ผู้ถือหุ้น) และกรรมการบริษัทหรืออาจให้บุคลากรทุกระดับร่วมออกความเห็นด้วย ในภาคราชการอาจได้วิสัยทัศน์ขององค์การโดยการสัมมนาบุคลากรทุกระดับและอาจให้ตัวแทนของประชาชนมีส่วนร่วมก็จะดีมาก

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน (ต่อ)ตัวอย่างของวิสัยทัศน์ Amazon.comJeff Bezos เริ่มต้นธุรกิจออนไลน์ โดยการขายหนังสือเป็นสินค้าชนิดแรก เนื่องจากหนังสือบางเล่มก็ไม่สามารถหาตามร้านหนังสือทั่วไป นอกจากนี้ยังมีที่ต้นสังกัดไม่ได้เป็นผู้จัด จัดจ าหน่าย ซึ่งเป็นทางเลือกของเขา อย่างไรก็ตาม วิสัยทัศน์ของ Bezos เริ่มมาจากการขายหนังสือเป็นหลักนั้นต้องการครอบคลุมไปยังการให้บริการในส่วนอื่นด้วย คือ ต้องการสร้างสถานที่ๆ ลูกค้าสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการซื้อได้ทุกอย่างแม้กระทั่ง อะไหล่รถยนต์ ทางบริษัทเองก็ได้พยายามขยายไปในส่วนต่างๆ เช่น CD เพลง VDO DVD การประมูลทางธุรกิจ การให้บริการส่ง Electronic card ฟรี ข้อมูลภาพยนตร์ และการบริการทาง Websites ให้เฉพาะประเทศอังกฤษและเยอรมนี

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน (ต่อ)ตัวอย่างของวิสัยทัศน์ Amazon.com (ต่อ)

รวมไปถึงการลงทุนในการขายปลีกทาง Internet เช่น Drugstore.com, Pet.com และ Homegrocer.com อย่างไรก็ตาม การขยายขอบเขตของวิสัยทัศน์นี้ก็เพื่อต้องการให้บริษัทเป็นศูนย์กลางของโลกส าหรับลูกค้า โดยสร้างความแตกต่างผ่านนวัตกรรมและการยึดมั่นต่อการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน (ต่อ)พันธกิจ (The Mission Statement) คือ “เหตุผลในการด ารงอยู”่ ซึ่งการก าหนดภารกิจเป็นหน้าที่ของผู้บริหารและคณะกรรมการ ซึ่ง Dr. Peter Crucker แนะน าว่า “เฉพาะองค์การที่มีภารกิจและวัตถุประสงค์ชัดเจนเท่านั้นจึงจะสามารถมีเป้าหมายที่ชัดเจนและมีความเป็นไปได”้ ดังนั้น ไม่ว่าองค์การนั้นจะต้องการผลก าไรหรือไม่ก็ตาม พันธกิจจะเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงสินค้าและการบริการที่องค์การเป็นผู้จัดจ าหน่ายหรือก าลังจะท า พร้อมกับเหตุผลในการเลือกท าธุรกิจหรือกิจกรรมนั้นๆ

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน (ต่อ)ตัวอย่างของพันธกิจ Amazon.comเป็นเวลาน้อยกว่า 4 ปี คือตั้งแต่ เดือนกรกฎาคม 1995 ถึง เดือนมิถุนายน 1999 ที่ Amazon.com เริ่มต้นธุรกิจครั้งแรกจากไม่มีลูกค้าเลย จนมีลูกค้าเป็นจ านวนมากถึง 10 ล้านคน แน่นอนว่านี่คือชัยชนะมากกว่าเป็นแค่พันธกิจของบริษัทที่เกี่ยวกับเวบไซต์ โดยการใช้อินเตอร์เน็ต เพื่อการน าเสนอสินค้าที่ให้ความรู้และข้อมูลต่างๆ บริษัทจึงก่อตั้งร้านค้าออนไลน์ที่สามารถใช้งานง่ายและมีสินค้าต่างๆ มากมายให้เลือก ซึ่งท าให้ Amazon.com เป็นมากกว่าองค์การที่หวังผลก าไร เพราะเชื่อว่าความส าเร็จพื้นฐานมาจากความให้ความส าคัญกับผู้ถือหุ้นเป็นเวลานาน ซึ่งเป็นการแสดงถึงความสามารถของบริษัทโดยตรง และยังสร้างความแข็งแกร่งให้กับบริษัทในฐานะผู้น าในตลาดที่ท าธุรกิจนี้ ดังนั้นการเป็นผู้น าทางการตลาดท าให้ได้ค่าตอบแทนสูงขึ้น

หลักการวางแผนขั้นพื้นฐาน (ต่อ)

ความส าคัญของแผนองค์การทางธุรกิจจะประสบความส าเร็จตามเป้าหมายได้หากมีการวางแผนไว้เป็น

อย่างดี เช่นได้ก าหนดงาน ก าหนดนโยบายในการด าเนินงาน ก าหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคลากรและการใช้ทรัพยากรต่างๆ ที่จ าเป็นในการด าเนินการ ฯลฯ การวางแผนจะอ านวยประโยชน์แก่การประกอบธุรกิจ ดังนี้1. ช่วยลดการท างานตามยถากรรม2. ช่วยให้การท างานประสานสัมพันธ์กัน รวมทั้งลดการท างานซ้ าซ้อน3. การปฏิบัติงานตามแผนงานย่อมก่อให้เกิดการประหยัดทั้งเงินทุนและเวลา4. ช่วยให้การตรวจสอบและการควบคุมงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ความส าคัญของแผน (ต่อ)5. ช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่การงานของผู้บริหารให้ลดน้อยลง6. ช่วยให้ผู้บริหารมีความเชื่อมั่นในการบริหารมากขึ้น7. ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบความส าเร็จของเป้าหมายได้8. แผนงานที่ดีจะสามารถระดมก าลังคนและทรัพยากรต่างๆ ขององค์การมาใช้อย่าง

ทั่วถึง

ลักษณะของแผนที่ดี

ลักษณะของแผนที่ดีซึ่งเป็นที่ดีซึ่งเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปนั้นควรมีลักษณะดังนี้1. มีความคล่องตัว (Flexibility) ลักษณะของแผนที่ดีต้องมีความคล่องตัวสูง สามารถเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องกับสถานการณ์และสภาวะแวดล้อม ตลอดจนโอกาสใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นได้2. มีความครอบคลุม (Comprehensiveness ) ลักษณะของแผนมีทั้งที่เฉพาะเจาะจง และแผนรวมกิจกรรมทั้งมวลในองค์การ ดังนั้น แผนหลักหรือแผนระยะยาวควรเป็นที่รวมของกิจกรรมย่อยๆ ทั้งหลายในองค์การ หรือแผนระยะสั้นทั้งหมดเข้าไว้โดยมุ่งให้บรรลุเป้าหมาย หรือวัตถุประสงคห์ลักขององค์การ

ลักษณะของแผนที่ดี (ต่อ)

3. ระยะเวลาแผน (Time Spam) แผนที่ดีควรมีก าหนดระยะเวลาการเริ่มต้นและ การสิ้นสุดของแผนไว้อย่างชัดเจนว่า จะท าอะไร เมื่อไร และจะสิ้นสุดกิจกรรมนั้นเมื่อไร4. มีความคุ้มค่า (Cost Effectiveness) แผนที่ดีควรมีต้นทุนต่ ากว่าผลที่จะได้รับจากการใชแ้ผนนั้น โดยยึดหลักการประหยัด และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด5. มีความชัดเจน (Celerity or Specificity) แผนที่ดีต้องก าหนดไว้อย่างชัดเจนว่า ใคร จะเป็นผู้รับผิดชอบ ท าอะไร ท าเมื่อไร ท าที่ ไหน ท าอย่างไร และท าเพื่ออะไร อย่างละเอียด เพื่อให้การวางแผนไปใช้ปฏิบัติสามารถกระท าได้ประสานสอดคล้องกันอย่างต่อเนื่อง

ลักษณะของแผนที่ดี (ต่อ)

6. เป็นรูปแบบตามพิธีการ (Formality) แผนที่ดีต้องจัดวางขึ้นโดยผ่านขั้นตอนกระบวนการต่างๆ อย่างครบถ้วนซึ่งจะท าให้เป็นที่ยอมรับของคนในองค์การ7. มีเหตุมีผล (Rationality) แผนที่ดีจะต้องถูกก าหนดขึ้นอย่างมีเหตุมีผลเป็นที่ยอมรับของบุคลากรทุกคนในองค์การ และสามารถปฏิบัติให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้จริง8. มีความสอดคล้อง (Relevance) แผนที่ดีจะต้องอยู่ในกรอบของวัตถุประสงค์ และนโยบายที่ก าหนดไว้

ลักษณะของแผนที่ดี (ต่อ)

9. มีลักษณะปกปิด (Confidentiality) แผนที่ดีจะต้องเปิดเผยรายละเอียดเฉพาะผู้ที่รับผิดชอบในการปฏิบัติ และผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น เพื่อป้องกันคู่แข่งขันทางธุรกิจ10. มีลักษณะเน้นอนาคต (Future Oriented) เพราะว่าการวางแผนคือการะบวนการต่างๆ ในการตัดสินใจในปัจจุบัน เพื่อการปฏิบัติการในอนาคต ดังนั้นแผนที่ดีจึงต้องมุ่งเน้นการตอบสนองการปฏิบัติภายใต้สถานการณ์ต่างๆ ในอนาคตอย่างมีประสิทธิภาพ11. มีความต่อเนื่อง (Continuous Process) แผนที่ดีต้องมุ่งเน้นการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องตลอดจนการต่อเนื่องของแผน และการบริหารเพื่อให้องค์การก้าวไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ

ประเภทของการวางแผน

การจ าแนกประเภทของแผน ขึ้นอยู่กับบรรทัดฐานที่น ามาใช้ในการจ าแนกและจัดแบ่งประเภท เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งานและง่ายต่อการท าความเข้าใจ การวางแผนอาจจ าแนกเป็นประเภทต่างๆ โดยอาศัยหลักเกณฑ์ที่แตกต่างกันไป การจ าแนกประเภทของแผนที่ส าคัญๆ มีดังนี้

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามระดับหน่วยงาน จ าแนกตามวัตถุประสงค์ หรือ เป้าหมาย จ าแนกตามระยะเวลา จ าแนกตามลักษณะการใช้

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามระดับหน่วยงานเป็นแผนซึง่ระบุถึงระดับหน่วยงานที่ก าหนดแผนและก าหนดวิธีการในการปฏิบัติตาม

แผน แผนประเภทนี้ได้แก่ แผนระดับชาติ แผนระดับกระทรวง แผนระดับกรม แผนระดับจังหวัด แผนระดับเขตพื้นที่การศึกษา แผนระดับโรงเรียน เป็นต้น

จ าแนกตามวัตถุประสงค์ หรือ เป้าหมาย

เป็นแผนซึ่งจัดท าขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายโดยเฉพาะ เช่น แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ แผนการศึกษาแห่งชาติ แผนพัฒนาชนบท แผนพัฒนาแหล่งอุตสาหกรรมภาคตะวันออก เป็นต้น

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามระยะเวลาแผนประเภทนี้ อาจแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้

แผนระยะสั้น (Short-Range Plan) คือ แผนที่ใช้ระยะเวลาด าเนินการประมาณ 1 ปี แต่ไม่เกิน 2 ปี เช่น แผนปฏิบัติการประจ าปี (Action Plan or Operation Plan) ในแผนจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการด าเนินการ สถานที่ งบประมาณ และผู้รับผิดชอบ การวางแผนระยะสั้นอาจท าในรูปของแผนงาน (Program) หรือ โครงการ (Project) ซึ่งมีกิจกรรมไม่สลับซับซ้อน

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามระยะเวลา (ต่อ) แผนระยะปานกลาง (Intermediate-Range Plan) คือ แผนที่ใช้

ระยะเวลาในการด าเนินการตั้งแต่ 3-4 ปี แต่ไม่เกิน 5 ปี เช่น แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับที่ 10 (พ.ศ.2550-2554) แผนปฏิบัติราชการ 4 ปี เป็นต้น แผนระยะยาว (Long-Range Plan) คือ แผนที่ใช้ระยะเวลาในการ

ด าเนินการมากกว่า 5 ปี ขึ้นไป ในแผนจะก าหนดขอบเขตแนวทางไว้กว้างๆ เช่น แผนการศึกษาแห่งชาติ 15 ปี เป็นต้น

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามระยะเวลา

- แผนระยะสั้น (Short-Range Plan)

- แผนระยะปานกลาง (Intermediate-Range Plan)

- แผนระยะยาว (Long-Range Plan)

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามลักษณะการใช้โดยปกติองค์การหรือหน่วยงานต่างๆ จะมีแผนที่ใช้อยู่ 2 ประเภท คือ

แผนที่มีวัตถุประสงค์เดียว (Single-Purpose planning) เป็นแผนที่ใช้ส าหรับเป็นแนวทางในการปฏิบัติเฉพาะงานหรือเฉพาะความรับผิดชอบหรือเป็นไปตามสภาวการณ์ ครั้นเมื่องานส าเร็จลุล่วงไปแล้วหรือสภาวการณ์เปลี่ยนแปลงไป แผนนั้นก็จะถูกยกเลิกไม่ใช้อีกต่อไป หรืออาจเรียกว่า “แผนชั่วคราว” เช่น แผนลดค่าเงินบาท แผนป้องกันน้ าท่วม โครงการแพทย์อาสาสมัครเคลื่อนที่และอื่นๆ เป็นต้น

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามลักษณะการใช้ (ต่อ) แผนที่ใช้อย่างต่อเนื่อง (Continuous-Use Planning) เป็นแผนที่ใช้ส าหรับเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องและเป็นประจ าด้วยระยะเวลาที่ยาวนาน แม้จะมีผลกระทบต่างๆ เกิดขึ้นในขณะด าเนินงาน แผนชนิดนี้จะไม่เปลี่ยนโครงสร้างแต่จะปรับปรุงรายละเอียดให้สามารถด าเนินการต่อไปได้ หรืออาจเรียกได้ว่า “แผนถาวร” หรือ “แผนงานหลัก”ได้แก่นโยบายต่างๆ เช่น นโยบายการพัฒนาชนบท นโยบายการป้องกันและปราบปรามคอมมิวนิสต์ นโยบายการลดอัตราการเกิด เป็นต้น

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามลักษณะการใช้

- แผนที่มีวัตถุประสงค์เดียว (Single-Purpose planning)

- แผนที่ใช้อย่างต่อเนื่อง (Continuous-Use Planning)

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามระดับการบริหารงานหน่วยงานแผนประเภทนี้ อาจแบ่งได้เป็น 3 ระดับ ดังนี้

แผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) เป็นแผนที่ถูกจัดท าขึ้นโดยผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายกลยุทธ์ของหน่วยงานแล้วประสานไปยังผู้บริหารระดับกลาง และระดับล่าง ท าให้การวางแผนกลยุทธ์มีลักษณะการบริหารแบบลงล่าง (Top-Dow Planning) ที่ผู้บริหารระดับสูงมีบทบาทส าคัญที่สุด

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามระดับการบริหารงานหน่วยงาน (ต่อ) แผนยุทธวิธี (Tactical Planning) เป็นแผนที่เกิดจากการกระท าร่วมกันระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับผู้บริหารระดับกลางเพื่อให้หน่วยงานธุรกิจก้าวไปสู่ผลส าเร็จที่วางไว้ ซึ่งเป็นไปตามเป้าหมายยุทธวิธีและสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ แผนยุทธวิธี จะมีลักษณะเฉพาะเจาะจงและเป็นกิจกรรมที่ต้องกระท าโดยหน่วยงานย่อยซึ่งอยู่ภายในหน่วยงาน การวางแผนยุทธวิธีต้องอยู่ภายใต้ขอบเขตก าหนดของแผนกลยุทธ์ แต่แผนยุทธวิธีจะท าหน้าที่ในการผสมผสานสอดคล้องระหว่างแผนกลยุทธ์

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามระดับการบริหารงานหน่วยงาน (ต่อ)

แผนปฏิบัตกิาร (Operational Plans) ใช้อธิบายเป้าหมายใน การปฏิบัติงานของหน่วยงานในลักษณะที่เป็นหน้าที่เฉพาะของหน่วยงาน หรือ มลีักษณะที่เป็นงานที่ต้องท าเป็นประจ าวันต่อวัน การวางแผนปฏิบัติการเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับล่างที่จะต้องกระท าตามเป้าหมายปฏิบัติการ และให้สอดคล้องกับแผนยุทธวิธี และแผนกลยุทธ์ แผนปฏิบัติการจึงมลีักษณะการวางแผนระยะสั้น ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่างๆ ภายในหน่วยงาน ซึ่งเป็นทรัพยากรที่ผู้บริหารสามารถควบคุมได้

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามระดับการบริหารงานหน่วยงาน

- แผนกลยุทธ์ (Strategic Planning)

- แผนยุทธวิธี (Tactical Planning)

- แผนปฏิบัติการ (Operational Plans)

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

การจ าแนกแผนตามหน้าที่ด าเนินงานการวางแผนโดยจ าแนกตามหน้าที่ด าเนินงาน สามารถจ าแนกแผนออกได้

เป็น 5 ชนิด ได้แก่ แผนแม่บท (Master Plan) เป็นแผนที่เกิดจากการรวมแผนทั้งหมดภายในหน่วยงานเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้เห็นถึงโครงสร้างโดยรวมของการปฏิบัติงานภายในหน่วยงาน และใช้เป็นแม่แบบในการวางแผนระดับรองลงไปของกิจการ

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

การจ าแนกแผนตามหน้าที่ด าเนินงาน (ต่อ) แผนหน้าที่ (Functional Plan) เป็นแผนที่ถูกวางขึ้นเพื่อเฉพาะเจาะจงใช้กับกลุ่มงาน แผนปฏิบัติงานจะเป็นแผนย่อยที่อยู่ในแผนใหญ่ที่เรียกว่าแผนแม่บท แผนปฏิบัติงานจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติทราบว่า หน่วยงานจะต้องท าอะไร ท าอย่างไร และท าเพื่ออะไร ตลอดจนแสดงเป้าหมายสุดท้ายที่คาดหวัง เมื่อปฏิบัติตามแผนทุกอย่างหมดแล้ว การจ าแนกการวางแผนตามหน้าที่นี้ สามารถจ าแนกแผนย่อยออกได้เป็นแผนด้านบุคลากร แผนด้านการผลิต แผนด้านการตลาด และแผนด้านการเงิน

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

การจ าแนกแผนตามหน้าที่ด าเนินงาน (ต่อ) แผนงานโครงการ (Project) เป็นแผนที่หน่วยงานท าขึ้นเพื่อตอบสนองนโยบาย เกี่ยวกับกิจกรรมใหญ่ของหน่วยงานเฉพาะครั้ง (เป็นกิจกรรมที่นานๆ ท าที มิใช่ท าเป็นประจ าสม่ าเสมอ) ซึ่งต้องใช้ปัจจัยเป็นจ านวนมาก จากหน่วยงานต่างๆ หลายๆ หน่วยงาน การวางแผนงานโครงการจะช่วยให้หน่วยงานย่อยแต่ละหน่วยงานรู้หน้าที่ และความรับผิดชอบของตนมี การประสานสัมพันธ์อันดี ซึ่งจะท าให้งานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้อย่าง มีประสิทธิภาพ

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

การจ าแนกแผนตามหน้าที่ด าเนินงาน (ต่อ) แผนสรุป (Comprehensive Plan) เป็นแผนที่จัดท าขึ้นเพื่อสรุปรวมแผนหน้าที่ตลอดจนแผนงานโครงงานที่หน่วยงานกระท า โดยอาจจ าแนกเป็นหมวดหมู่ หรือจ าแนกตามขอบเขตของงานหรือระดับความซับซ้อนในการปฏิบัติ เพื่อให้ง่ายต่อการท าความเข้าใจ การวางแผนประเภทนี้ จะเห็นได้ชัดในการวางแผนบริหารประเทศของรัฐบาล ตัวอย่างเช่น แผนสาธารณสุข แผนการจัดการศึกษา เป็นต้น

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

การจ าแนกแผนตามหน้าที่ด าเนินงาน (ต่อ) แผนกิจกรรม (Activity Planning) เป็นแผนที่จัดท าขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นตารางเวลาของการปฏิบัติงาน (Schedule) แผนกิจกรรมจะแสดงให้เห็นว่า แต่ละหน่วยงานย่อยในหน่วยงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการด าเนินกิจกรรมอะไร ในช่วงเวลาใดบ้าง กิจกรรมนั้นจะเริ่มต้นเมื่อไร และจะต้องด าเนินกิจกรรมต่อเนื่องกับหน่วยงานใดบ้างหรือไม่ เพื่อให้งานนั้นแล้วเสร็จ บรรลุผลส าเร็จ ตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

การจ าแนกแผนตามหน้าที่ด าเนินงาน

- แผนแม่บท (Master Plan)

- แผนหน้าที่ (Functional Plan)

- แผนงานโครงการ (Project)

- แผนสรุป (Comprehensive Plan)

- แผนกิจกรรม (Activity Planning)

ประเภทของการวางแผน (ต่อ) จ าแนกตามความถี่ของการน าแผนไปใช้

การจ าแนกประเภทของแผนวิธีนี้ จะแบ่งแผนออกได้ เป็น 2 ประเภท ดังนี้

แผนหลัก (Standing Plan) (หรืออาจเรียกได้ว่าแผนยืนพื้น แผนถาวร หรือแผนประจ า) เป็นแนวคิด หลักการ หรือแนวทางปฏิบัติในการกระท ากิจกรรมบางอย่างภายในหน่วยงาน ซึ่งต้องมีการกระท าซ้ าบ่อยๆ แผนหลักหรือแผนประจ านี้ จะถูกน ามาใช้ได้หลายๆครั้งโดยไม่มีการก าหนดอายุ(ขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงสภาวการณ์ทั้งภายในและภายนอกเป็นเกณฑ์) แผนหลักหรือแผนประจ าจึงต้องเป็นเครื่องมือส าหรับผู้บริหารในการตัดสินใจแก้ไขปัญหาระหว่างฝ่ายต่างๆ

ประเภทของการวางแผน (ต่อ) จ าแนกตามความถี่ของการน าแผนไปใช้ (ต่อ)

แผนใช้เฉพาะครั้ง (Single-Use Plan) หมายถึง แผนที่เตรียมขึ้นอย่างเฉพาะเจาะจงกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวแล้วจะไม่มีโอกาสเกิดขึ้นอีก (one time Goal) เมื่อบรรลุผลตามที่ก าหนดแล้วจะเลิกใช้แผนนั้นๆ แต่ถ้าสถานการณ์เอื้ออ านวยจะน ากลับมาใช้ใหม่อีกก็ได้

ประเภทของการวางแผน (ต่อ)

จ าแนกตามความถี่ของการน าแผนไปใช้

- แผนหลัก (Standing Plan)

- แผนใช้เฉพาะครั้ง (Single-Use Plan)

สรุป ประเภทของการวางแผนจากการจ าแนกประเภทของแผน หากพิจารณาแผนที่หน่วยงานทางการศึกษาใน

ระดับเขตพื้นที่การศึกษาและโรงเรียนต้องด าเนินการแล้ว แผนที่มีความส าคัญและจ าเป็นต้องด าเนินการไม่ว่าจะค านึงถึงบริบทของหน่วยงาน วัตถุประสงค์และเป้าหมาย ระยะเวลา คือแผนกลยุทธ์ที่ต้องมุ่งพัฒนาหน่วยงานไปสู่อนาคตที่สอดคล้องกับนโยบายหน่วยเหนือและตามความต้องการของหน่วยงาน รวมถึงบริบทที่เปลี่ยนไปโดยใช้ศักยภาพภายในและสภาพแวดล้อมภายนอก ช่วยหนุนเสริมผลักดันให้หน่วยงานบรรลุวัตถุประสงค์และภารกิจที่ก าหนดไว้

คุณลักษณะของแผนทีด่ี

แผนต้องมีความจ าเพาะเจาะจง แผนต้องสามารถประเมินผลเปน็ตัวเลขได้ แผนต้องเป็นที่ยอมรับขององค์การ แผนต้องมีแนวโน้มของความส าเร็จ แผนต้องมีการก าหนดระยะเวลาที่ชัดเจน

คุณลักษณะของแผนทีด่ี (ต่อ) แผนต้องมีความจ าเพาะเจาะจง

ความจ าเพราะเจาะจงในที่นี้หมายถึง ความสามารถของแผนที่ก าหนดขึ้นส าหรับโครงการนั้น สามารถที่จะแจกแจงการปฏิบัติงานของโครงการได้อย่างเจาะจงหรือไม่ เช่น โครงการจัดสัมมนา ควรมีการวางแผนตั้งแต่การก าหนดวัน, ก าหนดสถานที่จัดประชุม, ก าหนดผู้ด าเนินการ, วิทยากร, คณะท างาน, การจัดเอกสาร, หนังสือเชิญเข้าร่วมสัมมนา, จัดสรรงบประมาณ, การจัดรายการอาหาร ฯลฯ ซึ่งถือเป็นเรื่องที่จะต้องพิจารณาอันดับแรกของแผน เพราะหากไม่มีการระบุให้เฉพาะเจาะจงลงไปตรงตามรูปแบบและลักษณะของโครงการเราก็อาจมองข้ามปัญหาที่ยากต่อการแก้ไขหากด าเนินการตามแผนที่ไม่รัดกุม

คุณลักษณะของแผนที่ดี (ต่อ) แผนต้องสามารถประเมินผลเปน็ตัวเลขได้

แผนที่ดีจะต้องสามารถประเมินหรือวัดค่าของงานต่าง ๆ ออกมาได้ เช่น การด าเนินการของโครงการแบ่งเป็น 4 ช่วง ช่วงแรกของการด าเนินการคิดเป็น 20 % ช่วงที่ 2 คิดเป็น 50 % ช่วงที่ 3 คิดเป็น 75 % และช่วงสุดท้ายคิดเป็น 100 % หากเริ่มปฏิบัติงานตามแผนจริง แล้ววัดค่าของการด าเนินงานได้ตามเปอร์เซ็นต์ที่ก าหนด ก็เชื่อได้ว่ามีการวางแผนไปในทิศทางที่ถูกต้อง

คุณลักษณะของแผนที่ดี (ต่อ) แผนต้องเป็นที่ยอมรับขององค์การ

แผนที่วางไว้ส าหรับโครงการนั้น ถึงแม้จะเลิศหรูเพียงใด แต่หากขาดการยอมรับจากองค์การก็ถือเป็นแผนที่ไม่ดีขึ้นมาได้เช่นกัน ส าหรับการยอมรับหรือไม่ยอมรับขององค์การนั้น นอกจากจะเป็นเรื่องการตัดสินใจของคณะผู้บริหารและทีมงานแล้ว ยังเกี่ยวเนื่องกับผู้วางแผนโดยตรง

คุณลักษณะของแผนที่ดี (ต่อ) แผนต้องเป็นที่ยอมรับขององค์กร (ต่อ)

ในการอธิบายถึงวิธีการและรูปแบบของแผนต้องชัดเจนแจ่มแจ้ง เพื่อให้องค์การนั้นเกิดความเข้าใจและยอมรับโครงการนั้นๆ ผู้วางแผนโครงการจะต้องให้ความส าคัญต่อการอธิบายถึงแผนการด้วย การน าเสนอต่อบอร์ดหรือที่ประชุมด้วยเทคนิคและข้อมูลที่พรั่งพร้อม เพื่อให้เป็นที่ยอมรับของผู้บริหารระดับสูงและแจกแจงงานต่อผู้ร่วมทีมที่มีหน้าที่รับผิดชอบให้เข้าใจถึงบทบาทและหน้าที่เพื่อเกิดความเข้าใจในงานและยอมรับแผนการท างาน

คุณลักษณะของแผนที่ดี (ต่อ) แผนต้องมีแนวโน้มของความส าเร็จ

โครงการต่างๆ โดยหลักจะต้องมีการก าหนดเป้าหมายของโครงการไว้ตั้งแต่แรกเริ่ม เพราะฉะนั้นแผนที่ดีจะต้องมีแนวโน้มมุ่งไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ เช่น การจะรณรงค์ให้ผู้ใช้รถใช้ถนนนั้นขับรถด้วยความระมัดระวัง ก็จะต้องวางแผนทั้งการรณรงค์ทางสื่อ ต่างๆ เช่น ประกาศทางโทรทัศน์ วิทยุ เดินรณรงค์อย่างต่อเนื่องและชัดเจน หรือหากด าเนินธุรกิจด้านการผลิตสินค้าเพื่อส่งออกต่างประเทศ ก็จะต้องมีแผนการด าเนินการ ระบุกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการจัดส่งสินค้าว่าสามารถด าเนินการได้หรือไม่ เพราะหากเราเพียงแค่วางแผนแล้วพบว่า จะไม่ประสบผลส าเร็จ ก็อาจจะพักหรือยกเลิกโครงการนั้นไปก่อน

คุณลักษณะของแผนที่ดี (ต่อ) แผนต้องมีการก าหนดระยะเวลาที่ชัดเจน

โครงการต่างๆ นั้นจะต้องมีวงจรชีวิตของโครงการ คือ มีเริ่มและมีจบ เพราะฉะนั้นในช่วงอายุของโครงการจะต้องมีการวางแผนที่ก าหนดเวลาอย่างชัดเจน แผนที่ดีจะต้องบอกได้ว่าจะเริ่มต้นงานในช่วงเวลาใดเสร็จสิ้นงานในเวลาใด ช่วงใดของโครงการที่จะเป็นช่วงเริ่ม ช่วงด าเนินการ ช่วงตรวจสอบ และช่วงสรุปผล การก าหนดระยะเวลาที่ชัดเจนนี้ นอกจากจะส่งผลให้ทราบถึงการด าเนินการของโครงการที่เป็นระบบ ยังเป็นการแจกแจงงานให้ผู้ร่วมงานนั้น สามารถปฏิบัติงานได้อย่างตรงตามเวลาและตรงเป้าหมายของแผน

เทคนิคในการวางแผนในการวางแผนนั้น นอกจากที่จะใช้แนวทางจากแนวคิดหลักในเบื้องต้น ยังต้อง

ผสมผสานไปกับความช านาญและประสบการณ์ของผู้วางแผน นอกจากนี้ยังสามารถใช้เครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์ออกแบบ และสามารถถ่ายทอดแผนที่ก าหนดขึ้นมาให้ผู้ร่วมทีมสามารถเข้าใจและรับงานไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง

ส าหรับเครื่องมือที่ถือเป็นเทคนิคหลักในการออกแบบการวางแผน โดยส่วนใหญ่ก็จะต้องใช้แผนภูมิ ผังงาน ตารางงาน ซ่ึงมีรูปแบบที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของการเก็บข้อมูลงานประเภทต่างๆ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถวิเคราะห์งาน การจัดกระบวนการงาน การมอบหมายงาน หรือแม้กระทั่งการน าเสนอและใช้ในการควบคุม การท างานให้ตรงตามแผนได้อย่างดีเยี่ยม

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ)ส าหรับเทคนิคที่จะช่วยให้การวางแผนนั้นสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

จะต้องมีการจัดล าดับของการท างานดังต่อไปนี้วิเคราะหแ์ละแยกแยะงานทั้งหมดของโครงการ ปรับโครงสร้างการจ าแนกงานลงรายละเอียดข้อมูลในแผนภูมิการท างานจัดล าดับงานส าหรับแผนปฏบิัติการ

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) วิเคราะหแ์ละแยกแยะงานทั้งหมดของโครงการ

อันดับแรกสุดในกระบวนการวางแผนนั้นจะต้องมีการก าหนดงานที่จะเกิดขึ้นในโครงการให้เด่นชัดก่อน เพื่อที่เราจะสามารถแยกแยะหรือจัดกระบวนการของงานได้ โดยส่วนใหญ่การวิเคราะห์งานที่จะต้องปฏิบัตินั้น ควรที่จะมีการระดมความคิดจากผู้เชี่ยวชาญหลายๆ ด้านที่เกี่ยวข้อง เพื่อที่จะครอบคลุมงานทุกด้านของโครงการ และเป็นที่ยอมรับในทุกส่วน ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า องค์กร หรือผู้ร่วมงาน

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) ปรับโครงสร้างการจ าแนกงาน

เพื่อให้เห็นถึงโครงสร้างของงานที่ชัดเจน จะต้องน าเอาข้อมูลต่างๆ ที่ได้จากการวิเคราะห์งานมาจัดในรูปแบบของโครงสร้างการจ าแนกงาน ซึ่งมีลักษณะของแผนภาพ ที่อธิบายถึงงานและหน้าที่ตลอดจนผู้รับผิดชอบในสายการปฏิบัติงาน

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ)

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) ปรับโครงสร้างการจ าแนกงาน (ต่อ)

เป็นแผนภาพโครงสร้างการจ าแนกงาน ที่ได้มีการแยกแยะงานออกเป็นส่วนต่างๆ ลักษณะของแผนภาพจะเป็นการระบุถึงงานต่าง ๆ ของโครงการ โดยเริ่มก าหนดเป้าหมายที่ต้องการไว้ในระดับบนสุด ซึ่งก็คือ ระดับ 0 เป็นการส ารวจความคิดเป็นของสุภาพสตรีที่มีต่อผลิตภัณฑ์เสริมความงาม จากนั้นจะมีการแบ่งแยกงานที่ท าออกเป็น 2 รายการหลัก ที่ระดับ 1 คือ งานทางด้านแบบสอบถาม และงานด้านการรายงาน หากมีงานที่สามารถแยกย่อยออกมาได้อีก จะถูกก าหนดระดับเป็นระดับ 2 ส าหรับงานในระดับนี้ จากตัวอย่างก็คือ การออกแบบสอบถาม กับการเก็บข้อมูลในด้านของแบบสอบถาม

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) ปรับโครงสร้างการจ าแนกงาน (ต่อ)

ส่วนด้านการรายงาน จะประกอบไปด้วยงานทางด้านโปรแกรมกับรายงาน จะเห็นได้ว่า เมื่อน าข้อมูลด้านการปฏิบัติงานมาเขียนในรูปแบบของโครงสร้างการจ าแนกงาน จะช่วยให้เราทราบถึง กระบวนการหรือโครงสร้างของงานที่เป็นภาพรวมทั้งหมด หากมีจุดใดที่ต้องการก าหนด หรือควบคุมในด้านงบประมาณ หรือการสลับสับเปลี่ยนต าแหน่งงานก็สามารถท าได้โดยง่าย

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน

จากโครงสร้างจ าแนกงาน ถึงแม้จะช่วยให้เราทราบถึงภาพรวมของงานของโครงการที่เข้าใจง่าย แต่ก็ยังต้องมีการปรับรายละเอียดของการน าเสนอที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในรายละเอียดของงานและผู้รับผิดชอบ นอกจากนี้ยังต้องมีการแสดงถึงก าหนดของเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานด้วยจึงจะท าให้การวางแผนนั้นแสดงรายละเอียดได้อย่างครบถ้วน

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน (ต่อ)

ดังนั้น การลงรายละเอียดจะอาศัยข้อมูลที่ก าหนดจากโครงสร้างจ าแนกงาน มาจัดรูปแบบของการน าเสนอใหม่ ให้ประกอบไปด้วย ลักษณะการท างานของผู้รับผิดชอบ และระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานต่าง ๆ โดยจะได้แนะน าถึง

1. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบเมตริกซ์2. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบแกนต์

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน (ต่อ)

1. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบเมตริกซ์

แผนภูมิแบบเมตริกซ์ของการส ารวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ความงาม

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน (ต่อ)

1. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบเมตริกซ์ (ต่อ)ในการอ่านรายละเอียดของแผนภูมิ จะเห็นว่า ดนุพลมีหน้าที่หลักในการ

รับผิดชอบงานที่ 2 และ 2.2 ซึ่งก็คือการรายงานและการจัดเตรียมรายงาน นอกจากนี้ยังมีหน้าที่ที่ต้องคอยสนับสนุนงาน 1.0 แบบสอบถาม ที่มี นพวรรณ เป็นผู้รับผิดชอบหลัก

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน (ต่อ)

2. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบแกนต์

แผนภูมิแบบแกนต์ เป็นแผนภูมิที่ใช้งานกันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากมีการลงรายละเอียดที่ง่าย และสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว โดยรูปแบบของแผนภูมิก็จะประกอบไปด้วย ข้อมูลที่เกี่ยวกับงานที่ต้องปฏิบัติ ผู้รับผิดชอบ ระยะเวลาของการด าเนินการ ดังนั้นก่อนที่จะมีการเขียนแผนภูมิแบบแกนต์ขึ้นมาส าหรับการวางแผนจะต้อง ก าหนดงานหรือกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติให้ได้ก่อน พร้อมทั้งระบุระยะเวลาของงาน เช่น จากโครงการส ารวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ความงาม สามารถระบุรายละเอียดลงในแผนภูมิแบบแกนต์

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน (ต่อ)

2. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบแกนต์

แผนภูมิแบบแกนตข์องการส ารวจความคิดเห็นของสุภาพสตรีต่อผลิตภัณฑ์ความงาม

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน (ต่อ)

2. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบแกนต์

จากรูปเป็นการแสดงรายละเอียดที่บ่งบอกให้ทราบถึงการด าเนินการ: แสดงรายการของกิจกรรมหรืองานที่ต้องปฏิบัติในโครงการ การลง

ข้อมูลในแผนภูมิจะต้องลงรายละเอียดในส่วนนี้ให้ครบถ้วนก่อน เพื่อที่จะได้พิจารณาการจัดเวลา โดยรวมให้เห็นเด่นชัด ก่อนที่จะระบุรายละเอียดจริง เช่น มีงานทั้งหมด 13 งาน แต่ภายในระยะเวลา 30 วัน งานในล าดับที่ 8 ควรที่จะใช้เวลามากเนื่องจากต้องออกเก็บข้อมูล ก็สามารถก าหนดระยะเวลาก่อนได้

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน (ต่อ)

2. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบแกนต์

จากรูปเป็นการแสดงรายละเอียดที่บ่งบอกให้ทราบถึงผู้รับผิดชอบ: ระบุถึงผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในงานต่างๆระยะเวลา: แสดงระยะเวลาทั้งหมดของโครงการหรืออายุของโครงการเมื่อต้องการระบุรายละเอียดของเวลาที่ใช้ไปในการปฏิบัติงาน ก็ใช้การลากเส้นให้

สัมพันธ์กันกับเวลาที่ได้ก าหนดให้งานแต่ละงาน โดยรายละเอียดของเส้นก็จะบอกให้เราทราบถึงการเริ่มต้นของงานและสิ้นสุด ใช้เวลาไปมากน้อยเท่าใด

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การลงรายละเอียดของข้อมูลในแผนภูมิการปฏิบัติงาน (ต่อ)

2. การลงรายละเอียดในแผนภูมิแบบแกนต์

จากรูปเป็นการแสดงรายละเอียดที่บ่งบอกให้ทราบถึงเช่น ในงานที่ 6 การจัดพิมพ์แบบสอบถาม เริ่มต้นวันที่ 6 สิ้นสุดวันที่ 7 ใช้ระยะเวลาในการปฏิบัติงานทั้งสิ้น 2 วัน

แต่หากน าไปปฏิบัติจริงแผนที่ก าหนดในแผนภูมิ แกนต์ ก็อาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนหรือคลาดเคลื่อนของช่วงเวลาได้ เนื่องจากอาจเกิดความล่าช้าจากการปฏิบัติงานในส่วนต่างๆ เช่น เครื่องถ่ายเอกสารช ารุด ท าให้ไม่สามารถได้งานในเวลาที่ก าหนด

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตักิาร

ผังงานแบบเครือข่าย เป็นผังงานที่ใช้ในการแสดงการจัดระบบของการปฏิบัติงาน บอกให้ทราบถึงขั้นตอนจากงานหนึ่งไปสู่งานหนึ่ง หรือหลายๆ งาน รูปแบบที่ใช้กันโดยทั่วไป แบ่งเป็น

1. ผังงานเครือข่ายแบบกล่อง2. ผังงานเครือข่ายแบบลูกศร

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตักิาร

ผังงานแบบเครือข่าย เป็นผังงานที่ใช้ในการแสดงการจัดระบบของการปฏิบัติงาน บอกให้ทราบถึงขั้นตอนจากงานหนึ่งไปสู่งานหนึ่ง หรือหลายๆ งาน รูปแบบที่ใช้กันโดยทั่วไป แบ่งเป็น

1. ผังงานเครือข่ายแบบกล่องรูปแบบผังงานเครือข่ายแบบกล่อง จะเป็นการระบุถึงกิจกรรมหรืองานที่ต้อง

ปฏิบัติในกรอบสี่เหลี่ยมดังรูป

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตักิาร (ต่อ)

1. ผังงานเครือข่ายแบบกล่อง (ต่อ)

ลักษณะของข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในกล่องจะต้องประกอบไปด้วย ค าอธิบายลักษณะงานที่ต้องปฏิบัติ ซึ่งก็คือ "การรวบรวมสมาชิก" ส่วนตัวเลขที่อยู่ในกรอบเล็ก จะบอกให้ทราบถึงล าดับขั้นของการ

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตักิาร (ต่อ)

1. ผังงานเครือข่ายแบบกล่อง (ต่อ)เป็นล าดับที่ 7 โดยที่กล่อง 1 กล่องจะเป็นการเก็บข้อมูลของการปฏิบัติงานเพียง

1 งานเท่านั้น แต่หากมีงานที่ต้องปฏิบัติอีกหลายๆ งาน ก็จะใช้การเขียนรายละเอียดของงานและล าดับการท างานเป็นแต่ละส่วน

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตักิาร (ต่อ)

1. ผังงานเครือข่ายแบบกล่อง (ต่อ)หากงานนั้นมีความสัมพันธ์กัน ก็จะใช้การเชื่อมโยงความสัมพันธ์ด้วยลูกศร เช่น

เริ่มต้นการท างานด้วยการล้างรถ แต่งานจะส าเร็จหรือสิ้นสุดก็ต่อเมื่อได้มีการเช็ดรถให้แห้ง ดังรูป

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตักิาร (ต่อ)

1. ผังงานเครือข่ายแบบกล่อง (ต่อ)

จากผังงานเครือข่ายแบบกล่อง จะแสดงให้เราทราบถึงการปฏิบัติงานในการออกร้านหรือจัดบูธสินค้า โดยเริ่มจากการรวบรวมสมาชิก และจัดซื้ออุปกรณ์

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตักิาร (ต่อ)

1. ผังงานเครือข่ายแบบกล่อง (ต่อ)

จากนั้นจึงจะสามารถสร้างบูธ แล้วด าเนินการตกแต่ง และงานจะเสร็จสิ้นก็ต่อเมื่อได้มี การร้ือถอนบูธและจัดการเก็บกวาดท าความสะอาดพื้นที่

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตัิการ

2. ผังงานเครือข่ายแบบลูกศร รูปแบบของผังงานเครือข่ายแบบลูกศร จะแสดงรูปแบบของการปฏิบัติงานโดยใช้

ลูกศรเป็นเครื่องมือในการชี้ทิศทางของการท างาน และเขียนกิจกรรมหรืองานก ากับไว้ที่เส้น ดังรูป

ลักษณะของลูกศร 1 เส้น จะใช้ในการแสดงกิจกรรมหรืองาน เพียง 1 อย่าง โดยก าหนดจุดเริ่มต้นที่ท้ายลูกศร, จุดสิ้นสุดหรือการท างานต่อไปที่ต าแหน่งการชี้ของหัวลูกศร

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตัิการ (ต่อ)

2. ผังงานเครือข่ายแบบลูกศร (ต่อ)ในกรณีที่มีกิจกรรมหรืองานที่มากกว่าหนึ่ง จะต้องมีการเพิ่มล าดับของการท างาน

ขึ้นมาโดยจะจัดการเขียนให้อยู่ในรูปแบบของตัวเลขภายในเส้นวงกลม จัดวางไว้ที่ต าแหน่งเริ่มหรือทางด้านเส้นของลูกศรที่ไม่ใช่หัวลูกศร ตัวเลขที่ระบุนั้นจะบอกให้ทราบว่าเป็นงานในล าดับที่เท่าไหร่ แต่ไม่ได้หมายถึงจ านวนของกิจกรรมหรืองาน เช่น จากการท างานเช็ดและล้างรถ เป็นการท างานแบบล าดับและมีความสัมพันธ์กันในงานทั้งคู่ หากเขียนในรูปแบบของผังงานเครือข่ายแบบลูกศร แสดงได้ดังนี้

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบตัิการ (ต่อ)

2. ผังงานเครือข่ายแบบลูกศร (ต่อ)

การเริ่มต้นของงานจะเริ่มจากจุดด้านปลายลูกศร ซึ่งเรียกว่า เป็นงานก่อนหน้า และจุดด้านหัวลูกศร จะเป็นการเสร็จสิ้นของงาน เช่น การท างานก่อนหน้าการล้างรถ ที่เริ่มจากจุดของหมายเลข 1 น้ันไม่มี แต่จะจบการท างานน้ีในจุดที ่2 จากนั้นเริ่มการท างาน เช็ดรถ ซึ่งเริ่มจากจุดที่ 2 และเสร็จสิ้นในจุดที่ 3 ซึ่งหมายความว่า การล้างรถคืองานก่อนหน้าของการเช็ดรถ ซึ่งต้องปฏิบัติให้เสร็จก่อนมิฉะนั้นจะไม่สามารถปฏิบัติงานในการเช็ดรถได้

เทคนิคในการวางแผน (ต่อ) การจัดล าดับงานของแผนปฏิบัติการ (ต่อ)

2. ผังงานเครือข่ายแบบลูกศร (ต่อ)และจากการท างานของการออกบูธสินค้า เราสามารถน ามาเขียนในรูปแบบผังงาน

เครือข่ายแบบลูกศรได้ดังรูป

โครงการกับการวางแผนสิ่งส าคัญต่อการประกอบธุรกิจหรือบริหารโครงการนั้น นอกจากจะมีการเลือก

ด าเนินงาน หรือกิจการที่ถนัดแล้ว จุดส าคัญก็คือการวางแผน เพื่อวางแนวทางการท างานของธุรกิจหรือโครงการนั้นๆ ไปพร้อมกันด้วย เชื่อแน่ว่าทุกท่านก็ต้องเคยวางแผนให้กับชีวิตของตนเองง่ายๆ เช่น วันนี้จะท าอะไร ตื่นนอน กินข้าว ไปท างาน แวะซื้อของ เสร็จไปหนึ่งวัน นี่ก็เป็นการวางแผนซึ่งไม่ใช่เรื่องยุ่งยากแต่ประการใด

โครงการกับการวางแผน (ต่อ)แต่ในการประกอบธุรกิจหรือบริหารโครงการนั้นความยากของการวางแผน

กลับมาตกอยู่ที่ความละเอียดและรอบคอบต่อการคิดแผนที่ครอบคลุมในทุกๆ ด้านของกิจการหรือโครงการ ที่จ าเป็นต้องค านึงถึงความเป็นไปได้ ผลกระทบที่เกิดขึ้น แนวทางส าหรับการแก้ปัญหา หรือก าหนดตัวผู้รับผิดชอบ ซึ่งถือเป็นเรื่องใหญ่ที่ต้องใช้ทั้งสมองและหลักการทางด้านทฤษฎีเข้ามาประกอบกัน

“ความล้มเหลวของโครงการ คือการวางแผนทีล่้มเหลว”เคยมีค ากล่าวที่บอกว่า "ความล้มเหลวของโครงการ คือ การวางแผนที่ล้มเหลว"

ซึ่งถือเป็นค ากล่าวที่ฟันธงได้เลยว่า หากคุณอยากจะประสบความส าเร็จในการด าเนินงานของโครงการต่างๆ สิ่งแรกที่จะบ่งบอกได้ว่าโครงการจะต้องม้วนเสื่อกลับบ้าน หรือด าเนินการต่อไปก็คือ การวางแผน เพราะการวางแผน เป็นสิ่งที่บ่งชี้ถึงการปฏิบัติ หรือแนวทางที่จะพุ่งเป้าไปสู่ความส าเร็จของโครงการ หลายๆ โครงการที่ไม่มีการวางแผนที่ดี เมื่อด าเนินการไปก็จะพบกับความบกพร่องหรือช่องโหว่ในการท างาน ซึ่งอาจน าไปสู่ความล้มเหลวได้หากไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

การวางแผนโครงการ การวางแผนโครงการ (Project planning) คือ ความพยายามที่จะคาดคะเนเวลาและค่าใช้จ่าย ที่จะใช้ในการด าเนินงานโครงการใดโครงการหนึ่ง นอกจากนี้ยังรวมถึงผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการ การก าหนดขั้นตอนในการท างาน กิจกรรมที่จะต้องท า เวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม รวมทั้งบุคลากรที่เหมาะสมในแต่ละกิจกรรมด้วย ในแต่ละโครงการควรจะวางแผนในรายละเอียดให้มาก ก่อนที่จะเริ่มท างานจริงและเมื่อด าเนินงานจริงแล้ว ควรมีการติดตามและควบคุมให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ด้วยส าหรับการก าหนดแผนงานและออกแบบโครงการจะประกอบไปด้วยกิจกรรมต่างๆ ได้แก่ การวิเคราะห์การออกแบบและการพัฒนาโปรแกรม การเตรียมเอกสาร การฝึกอบรม และการปฏิบัติงานจริง

การวางแผนโครงการ (ต่อ) ซึ่งแตล่ะกิจกรรมก็จะประกอบด้วยงานย่อยแยกอีก ได้แก่ การคาดคะเนและ

ก าหนดระยะเวลา การเตรียมตารางการปฏิบัติงาน คาดคะเนและจัดสรรค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ที่จะได้รับ เป็นต้น

ขั้นตอนการวางแผนโครงการประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: เป้าหมายโครงการโครงการจะประสบความส าเร็จ เมื่อผู้จัดการโครงการมีความเข้าใจความต้องการ

ของผู้มีส่วนได้เสียอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นใคร? โดยตรงหรือผลกระทบทางอ้อมจากโครงการ

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ (ต่อ)ในฐานะที่เป็นขั้นตอนแรกก็เป็นสิ่งที่ส าคัญในการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ มันไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอเพื่อระบุ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการโดยเฉพาะอย่างยิ่งผลกระทบทางอ้อม ตัวอย่างของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คือ ผู้สนับสนุนโครงการ ลูกค้าที่จะใช้บริการ หรือผู้รับการส่งมอบงาน ผู้ที่ได้รับผลกระทบโครงการทั้งจากทางบวก และทางลบ ผู้จัดการโครงการและทีมงานโครงการ

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ (ต่อ)ขั้นตอนที่ 2 : การส่งมอบโครงการ

การใช้เป้าหมายที่คุณได้ก าหนดไว้ในขั้นตอนที่ 1 การสร้างรายชื่อของสิ่งที่โครงการต้องการเพื่อส่งมอบ เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น ระบุเวลาและวิธีการแต่ละรายการจะต้องส่งมอบ งานที่จะส่งมอบเพื่อการวางแผนโครงการ มีวันที่ส่งมอบโดยประมาณ และพยามปรับให้ถูกต้องมากขึ้น วันที่ส่งมอบจะถูกจัดตั้งขึ้นในระหว่างขั้นตอนการตั้งเวลาการท างานขณะด าเนินโครงการ

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ (ต่อ)ขั้นตอนที่ 3 : ก าหนดการของโครงการ

สร้างรายการของงานที่ต้องมีการด าเนินการส าหรับการส่งมอบแต่ละช่วงที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 2 ส าหรับแต่ละงานระบุต่อไปนี้

ปริมาณของงานที่ต้องมีความพยายาม (ชั่วโมงหรือวัน) ที่จ าเป็นเพื่อให้งานส าเร็จ ทรัพยากรที่จะ Carryout งานให้สามารถเดินไปได้

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ (ต่อ)ขั้นตอนที่ 3 : ก าหนดการของโครงการ (ต่อ)

ปัญหาที่พบบ่อยค้นพบที่จุดนี้ คือ เมื่อโครงการมีการก าหนดเส้นตายการจัดส่งที่เรียกเก็บจากสปอนเซอร์ที่ไม่ได้เป็นจริง ซึ่งจะขึ้นอยู่กับการประมาณการของคุณ ถ้าคุณพบว่าเป็นกรณีนี้คุณต้องติดต่อสปอนเซอร์ให้ได้ทันที ตัวเลือกที่คุณมีอยู่ในสถานการณ์นี้ คือ

ก าหนดการเจรจา (ล่าช้าของโครงการ) จ้างลูกจ้างแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม (ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น) ลดขอบเขตของโครงการ (ส่งมอบน้อยกว่า)

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ (ต่อ)ขั้นตอนที่ 4 : แผนการสนับสนนุ

ข้อเสนอส่วนที่มีแผนการควรสร้างให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผน สิ่งเหล่านี้สามารถก าหนดได้โดยตรงในขั้นตอนการวางแผนการซึ่งประกอบด้วย

แผนการใช้ทรัพยากรมนุษย์ระบุชื่อบุคคลและองค์การที่มีบทบาทน าในโครงการ ส าหรับแต่ละขั้นตอนอธิบาย

บทบาทและความรับผิดชอบในโครงการถัดไป อธิบายจ านวน และประเภทของคนที่จ าเป็นในการ Carryout โครงการ ส าหรับทรัพยากรที่มีรายละเอียดแต่ละวันเริ่มต้นระยะเวลาประมาณ และวิธีการที่คุณจะใช้ส าหรับการให้ได้พวกเขามาช่วย

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ (ต่อ)ขั้นตอนที่ 4 : แผนการสนับสนนุ (ต่อ)

แผนการสื่อสารสร้างรายการเอกสารที่จะต้องมีการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ และวิธีการที่

พวกจะได้รับข้อมูลที่สื่อสาร กลไกที่นิยมมากที่สุด คือ รายการสัปดาห์ หรือ รายการรายเดือน รายงานความคืบหน้า การอธิบายว่าโครงการมีประสิทธิภาพ, เหตุการณ์ส าคัญที่ ประสบความส าเร็จ และการท างานที่มีการวางแผนไว้ส าหรับช่วงถัดไป

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ (ต่อ)ขั้นตอนที่ 4 : แผนการสนับสนนุ (ต่อ)

แผนบริหารความเสี่ยงการบริหารความเสี่ยงเป็นส่วนส าคัญของการจัดการโครงการ แม้ว่าผู้จัดการ

โครงการส่วนใหญ่มักจะมองข้าม เป็นสิ่งส าคัญในการระบุความเสี่ยงเป็นจ านวนมากในโครงการของคุณ ทั้งที่เป็นไปได้และสิ่งที่จะต้องเตรียม ถ้าเกิดสิ่งที่เลวร้ายเกิดขึ้น

น่ีคือตัวอย่างของความเสี่ยงโครงการที่มีร่วมกัน คือ • เวลาและค่าใช้จ่ายประมาณการมองในแง่ดีมากเกินไป• การขอความคิดเห็นของลูกค้าและรอบความคิดเห็นช้าเกินไป

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ (ต่อ)น่ีคือตัวอย่างของความเสี่ยงโครงการที่มีร่วมกัน คือ (ต่อ)• การถูกตัดงบประมาณโดยไม่คาดคิด • ไมม่ีบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน• ไมม่ีการป้อนข้อมูลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการ หรือความต้องการของ

พวกเขาจะเข้าใจอย่างไม่ถูกต้อง• เปลี่ยนแปลงความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลังจากที่โครงการได้เริ่มต้น• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มข้อก าหนดใหม่หลังจากโครงการได้เริ่มต้นขึ้น• การสื่อสารที่แย่เกิดจากความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนปัญหาด้านคุณภาพและ

การท างานซ้ า• ขาดความต่อเนื่องของทรัพยากร

จบการบรรยายบทที่ 3 แนวทางการวางแผนการปฏิบัติงาน