View
171
Download
3
Category
Preview:
DESCRIPTION
Att tänka på inför ett införande av eArkiv • Effektivt kravarbete o Framgångsfaktorer och risker • Upphandling eller avrop o För- och nackdelar • Marknadsorientering o Aktörer och vad som skiljer dem åt
Citation preview
… visar vägen till rätt beslut
Införande av digitalt eArkivJörgen Aaröe
jorgen.aaroe@dirsys.com
031-711 32 63
… visar vägen till rätt beslut
• Del1 Att tänka på inför ett införande av eArkiv (Jörgen Aaröe)• Vad är ett eArkiv och hur har vi definierat det• Hur kan behovsbilden se ut och varför behöver man ett eArkiv• Marknadsorientering
• Aktörer och vad som skiljer dem åt
• Effektivt kravarbete• Framgångsfaktorer och risker
• Upphandling eller avrop• För- och nackdelar
• Del2 Etablering och utveckling av kommunens eArkiv (Mattias Lundin)• Erfarenheter från att införa ett digitalt eArkiv
• Framgångsfaktorer och konkreta tips
• Fortsatt utveckling
Agenda:
… visar vägen till rätt beslut
Möjlighet att ställa frågor
Det kommer vara möjligt att ställa frågor vid slutet av webinariet via Questions funktion
… visar vägen till rätt beslut
Kort om DirSys
… visar vägen till rätt beslut
… visar vägen till rätt beslut
Kommuner
• Ale kommun• Borås Stad• Göteborgs Stad• Götene kommun• Kristinehamns kommun• Kungälvs kommun• Lidköpings kommun• Skara kommun• Skövde kommun• Tjörns kommun• Trollhättans Stad• Växjö kommun
Regioner och Landsting
• Landstinget i Värmland• Landstinget i
Östergötland• Region Gävleborg• Göteborgsregionens
kommunalförbund• Skaraborgs
kommunalförbund
Övriga
• Danska skattemyndigheten• Göteborg Energi
… visar vägen till rätt beslut
… visar vägen till rätt beslut
Exempel på uppdrag
• Ale kommun• Upphandling Identitetslösning
• Borås Stad• Upphandling ny IT-plattform (inklusive identitetshantering)
• Göteborgs Stad• Upphandling behörighetslösning (Access Management)
• Trollhättans Stad• Upphandling Identitetslösning
• Övrigt• Informationssäkerhetsarbete• GIS (Grafiskt Informations-System)• Ärendehantering• eArkiv• Bygglovsstöd• Trygghetslarm• Telefoni• ….
… visar vägen till rätt beslut
Upphandling/Metodstödprocess för införande
Nulägesanalys
Omvärldsbevakning
Kravarbete Upphandling Införande Leverans
?
•Processkartläggning•Krav•Användningsfall
•Leverantörsträffar•Kundreferenser
•Intervjuer•Kartläggning•Behovsanalys
… visar vägen till rätt beslut
Vad är ett digitalt eArkiv?
… visar vägen till rätt beslut
Digitala arkiv kan definieras på flera olika sätt.
FILER
Information
Applikation
Arkiv Arkiv
ProcessStruktur
… visar vägen till rätt beslut
OAIS (Open Archival Information System) ISO 14721
… visar vägen till rätt beslut
Behovsbild
… visar vägen till rätt beslut
Var är bygglovet för den här
fastigheten!?
Jag vet inte… letar för
fullt…
Behovsbild
… visar vägen till rätt beslut
eArkiv
Gränssnitt
Handläggare
InvånareEntreprenörer
• Bygglov/Planer• Betyg
• Handlingar• Beslut• Ärenden
• Bygglov/Planer• Beslut/Tillstånd…
… visar vägen till rätt beslut
Arkitekturella principer
… visar vägen till rätt beslut
• Hur kan befintliga system integreras?
• Hur ska system som byts ut avvecklas?
• Hur ska informationen i arkivet exponeras?
• Hur ska eArkivet förvaltas?
Principer att ta ställning till…
… visar vägen till rätt beslut
Administration
eArkivAnvändargränssnitt
ApplikationFILÖVERFÖRING
DIREKT-INTEGRA
TION
SIP
Kräver anpassning
av applikation
Använder eArkivets
gränssnitt t.ex. webbaserat
Arkivarie
AnvändareSystem
… visar vägen till rätt beslut
MarknadsorienteringVilka aktörer finns på marknaden
… visar vägen till rätt beslut
Kategori 1:
Generella lösningar som är byggda enligt OAIS-modellen och som kan hantera långtidsarkivering och komplexa metadatamodeller
Lösningarna går att dela upp i tre kategorier
Kategori 3:
Lösningar som hanterar arkivering på filnivåsamt integration mot e-postsystem mm.
Kategori 2:
Nischlösningar som hanterar arkivering mot specifika lösningar/verksamheter.
Kan ses som mellan/närarkiv
… visar vägen till rätt beslut
Kategori 1
• Formpipe
• IDA Infront
Kategori 2
• Tekis AGS
• ComprimaArchive
• Visma
Kategori 3
• Symantec Vault
• CommVaultSimpana 10
• EMC
Leverantörer
… visar vägen till rätt beslut
KravarbeteViktiga steg inför ett kravarbete
… visar vägen till rätt beslut
• Endast programvara (eArkivet) eller ska även konsultation för konfiguration och anpassning ingå?
• Ska digitalisering av befintligt material ingå och vilken information ska indexeras (t.ex. PUL- klassning)?
• Ska lösningen integreras mot befintliga system?
• Hur ser den primära användargruppen ut och vilka behov finns (t.ex. bildvisningsprogram, webbgränssnitt mm.)
• Ska arkivet exponeras mot invånare (externa) användare?
Omfattning?
… visar vägen till rätt beslut
Nulägesanalys
Omvärldsbevakning
Kravarbete Upphandling Införande Leverans
?
•Processkartläggning•Krav•Användningsfall
•Leverantörsträffar•Kundreferenser
•Intervjuer•Kartläggning•Behovsanalys
Vad är det vi behöver? Kat 1,2 3
osv..
Lär av andras framsteg
eller misstag och se vad marknaden
erbjuder.
Viktigt att kartlägga organisationens
behov. Fånga verksamheten!
Förvaltning!
… visar vägen till rätt beslut
Upphandla eller Avropa?Vilka avtal finns och vad är viktigt
… visar vägen till rätt beslut
• Förenklad upphandling under tröskelvärdet (1,9Mkr)• Belopp ska inkludera hela avtalstiden inklusive förlängning• Bör ligga ute ca 30 dagar (tiden ska vara skälig)• Publiceras bara i Sverige• Avtalstid ska vara rimlig t.ex. 5år + 2 års förlängning
• Öppet förfarande över tröskelvärdet • Belopp ska inkludera hela avtalstiden inklusive förlängning• Ska ligga ute minst 40 dagar om upphandlingen publiceras elektroniskt• Publiceras inom EU (TED)• Omfattas av EU-regler/lagstiftning• Avtalstid ska vara rimlig t.ex. 5år + 2 års förlängning eller längre…
• Direktupphandling drygt 500 000kr efter 1/7 2014• Kan vara lämpligt för mindre arkivlösningar• Observera att myndigheter tillämpar olika policys för hur direktupphandlingar ska genomföras
Upphandla
… visar vägen till rätt beslut
• Aktuella ramavtal• Kommentus: e-Arkiv 2013• Kammarkollegiets: E-förvaltningsstödjande tjänster
• Något enklare formalia än vid upphandling• Svarstid bör sättas utifrån komplexiteten av det som ska avropas• Förnyad konkurrenssättning d.v.s. alla leverantörer ska få frågan vid avrop• Begränsad avtalstid (styrs av ramavtalet)• Begränsad kravformulering, styrs i vissa fall av ramavtalet • Kontrollera att myndigheten har möjlighet att avropa på avtalet
Avropa
… visar vägen till rätt beslut
SLUTDEL1
Recommended