Rutiner og dokumentasjon i skolen

Senter for IKT i utdanningen

Rutiner og dokumentasjon

IKT-seminar Sogn og Fjordane 30.november 2011

Harald Torbjønsen

Senter for IKT i utdanningen

Senteret består av tidligere UNINETT ABC, ITU, utdanning.no og noen oppgaver fra Utdanningsdirektoratet og Kunnskapsdepartementet.

Hovedmålet for senterets arbeider bedre bruk av IKT for økt kvalitet,styrket læringsutbytte og bedrelæringsstrategier i utdanningen. Senteret dekker grunnopplæringen, barnehager og lærer- og førskole-lærerutdanningen.

Senteret har bl.a. ansvar for å legge til rette for innføringen av Feide i grunnopplæringen

Hva er målet?

3

Hva må ligge til grunn?

Stabil driftKompetanse til å brukeKompetanse på pedagogisk bruk av IKT

• ”Smart læring” – bruke for å lære

Profesjonalisering av IKT i skolen

4

Løsning

Drift• FITS – inspirert av ITIL, men mer konkret og tilpasset skoledrift • SLA - både internt og eksternt• Dokumentasjonsserver(e)

Skole• Følge opp feiderammeverket

• Rutinebeskrivelsene• Feideberettiget – etablert i organisasjonen

• Systematisk brukeropplæring • Bestiller kompetanse• Lederkompetanse • Lærerkompetanse

• Risikovurdere IKT-løsninger og rutiner for persondata

Risikovurdering – fremste virkemiddel

Jevnlige risikovurdering av skolens IKT-løsninger og bruken av disse.

Fører til høy kvalitet på rutiner, drift og dokumentasjon

Viktigere enn noe gang.• Skytjenester, portaler,LMSer osv.

Lovgivningen

Skoleeier er rettslig forpliktet til å gjennomføre risikovurderinger.• Personopplysningsloven § 13 • Personopplysningsforskriften, kapittel 2

Innebærer å forvisse seg om at personopplysningene til elever, ansatte, foreldre og andre er tilfredsstillende sikret

9

Personopplysninger i skolen

All informasjon og alle vurderinger som kan knyttes til en person som vi kjenner navnet på eller som vi kan identifisere på andre måter

– veileder for personopplysninger i skolen

Eksempler:

• navn, adresse, alder, telefonnummer og fødselsnummer er eksempler på personopplysninger.

• elevenes karakterer, fravær, anmerkninger, faglig progresjon, spesielle undervisningsbehov, atferdsmønstre og sosiale ferdigheter

• opplysninger om innlevering av og innholdet i elevarbeider, besvarelser på prøver og eksamener, e-postkommunikasjon og innholdet i andre former for elektroniske meldinger.

10

Personopplysninger i skolen

Lovverket skiller mellom sensitive og alminnelige personopplysninger.

• Sensitive personopplysninger• informasjon om helse og helserelaterte forhold; om etnisk eller

rasemessig bakgrunn; om politisk, religiøs eller livssynsmessig oppfatning; om seksuell legning; om strafferettslige forholdog om fagforeningsmedlemskap.

• Strenge krav til sikring

• Alle andre typer personopplysninger regnes som alminnelige.• Skal sikres tilfredsstillende

Skoleier er ansvarlig for personvernet!

11

Personopplysninger skal sikres mot:

Brudd på konfidensialiteten• At ikke uvedkommende for tilgang på

opplysninger

Brudd på integriteten• At personopplysninger ikke endres

eller slettes av uvedkommende

Brudd på tilgjengeligheten• At personopplysninger til er

tilgjengelige for personer som har rettmessig behov for tilgang

12

Risikovurderingens 3 hovedfaser

1. Forberedelse

1. Gjennomføring

1. Oppsummering og etterarbeid

13

Del 1: Forberedelse

Utarbeide prosjektbeskrivelse• Hensikt• Omfang i timer• Ressursbehov• Periode

Forankre prosjektet• Avgjørende for resultatet!• Viktig med involvering av alle ledd i organisasjonen• Medspillere framfor motstandere• Lokale retningslinjer

14

Avgrensing og omfang

Viktig for å lykkes

Del opp i mindre og håndterlige områder

Prioriter områdene du ønsker å risikovurdere

16

Del 2: Gjennomføring

Risikovurderingsmøter kan deles i 6 faser:

1. Innledning – beskrivelse av hva risikovurdering er (ca.15 min.) 2. Deltakerne presenterer seg – anledning til å stille spørsmål (ca. 15

min.)3. Gjennomgang av risikoområdet og eksempelhendelsene i

dokumentet (ca. 30 min.)4. Deltakerne skriver ned uønskede hendelser de har erfart, hørt om

eller tenkt på (ca. 20 min.) 5. Diskutere, identifisere og notere uønskede hendelser (ca. 75 min.) 6. Risikovurderingen: deltakerne angir sannsynlighets- og

konsekvensverdi for hver uønsket hendelse (ca. 15 min.)

17

Forståelse av sannsynlighet og konsekvens

Lite sannsynlig Hendelsen inntreffer sjeldnere enn hvert 5. år.

Moderat sannsynlig Hendelsen kan opptre hvert 3 år.

Sannsynlig Hendelsen kan opptre hvert år.

Svært sannsynlig Hendelsen opptrer oftere enn hvert år.

Ufarlig Hendelsen vil ikke på noen måte kunne skade elever eller andre ansatte ved skolen.

Uheldig Hendelsen kan få konsekvenser av mindre omfang for elever, lærere eller andre ansatte. Eksempelvis mindre økomisk tap, tap av brukernavn passord, utilsiktet utlevering av kontaktinformasjon, publisering av bilder på internt nett uten samtykke etc.

Alvorlig Hendelsen kan få betydelige konsekvenser for lærere, elever eller andre ansatte. Eksempelvis uautorisert bruk av en elevens/lærerens brukernavn/passord. Utilsiktet tilgang til og eller endring av karakterer/fravær. Etc.

Kritisk Hendelsen kan føre til skade på liv og helse, alvorlig integritetskrenkelse og tap av omdømme. Eksempelvis utlevering av sensitive personopplysninger, vedvarende digital mobbing etc..

Risikomatrise

19

Gjennomsnittsverdier og risikofaktorer

20

Eksempel på referat

21

Del 3: Oppsummering og etterarbeid

Utarbeide risikorapport

Kvalitetssikre innholdet i rapporten

Formidle konklusjoner og anbefalinger

22

Risikorapporten

Referatene danner grunnlag for rapporten

3 nye element kommer inn:

1. Hver uønsket hendelse gis en kort forklaring2. Risikofaktor regnes ut3. Oppsummering og forslag til tiltak

23

Videre etterarbeid

Formidle konklusjoner og anbefalinger• Finn din løsning• Viktig at rektor, skoleeier/oppdragsgiver får

rapporten

Skoleeier prioriterer tiltak.• Rutiner endres• Dokumentasjon forbedres• Løsninger forbedres

25

Hva så da???

Risikovurderinger må gjentas jevnlig• Gjennomgang av tidligere identifiserte hendelser• Eventuelt fjerne dem fra listene• Identifisere nye hendelser og vurdere dem• Tidligere sikringstiltak gjennomgås for å vurdere effekten

Kontinuerlig forbedringsprosess!26

Risikovurderinger, rutiner og dokumentasjon

Gjør skolen bedre rustet til å utnytte IKT i hverdagen!

Er svært viktig for kvaliteten på utbytte av IKT i skolen.

27

http://iktsenteret.no/veiledning-om-informasjonssikkerhet-og-personvern-i-skolen http://www.slideshare.net/hator