Yonetim bilgi sistemleri

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

Yıldız Teknik Üniversitesi Endüstri Müh. Bölümü

Sistem Analizi Dersi

Veri, Bilgi Nedir? Veri (Data): Beş duyumuzla algıladığımız (hal,

hareket,...) durumlardır. Bilgi (Information): İşlenmiş veri. Veri İşleme: Kayıt yapma, doğrulama, sınıflama,

özetleme, hesaplama, depolama, düzeltme, yeniden oluşturma, yayma / ulaştırma.

Veri İşleme Metodları: * Elle * Elektromekanik * Delikli kart * Bilgisayarlar.

Bilginin Sınıflandırılması Fonksiyonel sınıflama (satın alma, muhasebe,

üretim, finansman) Zaman esaslı sınıflama

Yönetim Tarihsel Kontrol Planlama

Üretim Ne Oldu Ne Oluyor Ne Olacak

Geçmiş Bugün GelecekZamanSistem

Bilginin Sınıflandırılması Bilgisayar esaslı sınıflama: Yığın= Batch Gerçek zamanlı=Real Time Müşteri esaslı sınıflama: Tanımlayıcı bilgiler Değişken bilgiler.

Veri işleme gereksinimleri

Veri işleme gereksinimleri: * Gerekli data yoğunluğu, * İhtiyaç duyulan data işleme metodlarının

karmaşıklığı, * İşleme zamanının kısıtlığı, * Hesaplama talepleri.

Performans Ölçütleri

İlk yatırım Organizasyon Değiştirme Yetişmiş personel

ihtiyacı Değişken giderler Ayarlanabilirlilik Esneklik Çok yönlülük

İşlem hızı Hesaplama gücü Otomatik hata arama

gücü İşlem kontrolü Karar verme gücü Sistem küçültülebilmesi Otomasyon seviyesi

Bilginin Nitelikleri Yaklaşılabilme Kapsamlılık Kesinlik Uygunluk Güncellik Belirginlik Esneklik

Doğruluğu kanıtlanabilirlik

Peşin hükümden arınmışlık

Nicelik

YÖNETİM Yönetim, değişen durumlarla ilgilenmektir. Veya

pratik bazı bilgilerin değerlerini belirlemek, halka sırayla, zamanında ve en ekonomik şekilde ulaştırmak amacı ile teknolojik değişiklikleri bildirmek ve özümlemektir.

Başkalarının çabaları ile işlerin yapılmasını sağlamaktır.

Yönetim Fonksiyonları Planlama Yönlendirme Organize etme Kiralama/satma/satın alma Eğitme Kontrol etme Denetleme

Yönetici ve Bilgi Yönetici; en kesin ve birbiri ile ilişkili (sistemle) rol ile

tanımlanmıştır. Bilgi; yönetimle ilgili gücün ve otoritenin anahtarı

olarak görülür. Minsburg rolleri 3 ana grupta toplar: 1. İnsan İlişkileri (tanıtıcılık, ilişki kurma/geliştirme,

lider) 2. Bilgi Dönüşümü (Alıcı, dağıtıcı, sözcü) 3. Karar Verme (Yapıcı, karışıklık düzenleyici,

kaynak bölüştürücü, görüşmeci)

Planlama Önce hedefleri ve/veya amaçları belirtmeli

(zamanında doğru bilgi) Hedef için faliyetleri tanımlamalı (Bilgi

değerlendirilmesi ve yönetim) Her faaliyeti gerçekleştirmek için gerekli kaynakları

kullanmalı (Bilginin tatbiki ve karar verme) Faaliyetlerin süresinin belirlenmesi (karar verme) Faliyetlerin hangi sırada tatbike konulacağı

(sıralama, planlama)

Kontrol Etme Nelerin olup bittiği hakkında bilgi sahibi olmalı Mevcut sonuçlarla beklenen sonuçlar konusunda

karşılaştırma Gerçek sonuçları-beklenen sonuçları düzeltici

faaliyetler

Kontrol İşleminin Elemanları

Yönetim

Sistem

Sistem

Bilginin geri beslemesi

Bilgi sistemi

ÇEVRE

Karar çıktıları

Güncelçıktı

Karar Verme Aşamaları; 1- Stratejik karar verme 2- Taktik karar verme 3- Teknik karar verme

Bilgi Seviyesi

TEKNİK

TAKTİK

Stratejik

İletişim

BİLGİ KAYNAĞI

KANAL (BİLGİ MSJLARINI TAŞIYICI)

GÜRÜLTÜ

ALICI

İLETİŞİM; +1, 0, -1 dir...

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİBilginin Fonksiyonları: * İhtimal prensipleri sunar. * bir durum temsilcisi şeklinde hizmet verir. * Alternatif çeşidini ve/veya cinsini azaltır.Bilgi Oluşturmanın Maliyeti: 1. Başlangıç maliyeti 2. Geliştirme maliyeti 3. İşleme maliyeti

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Bilginin Değeri: Kullanıcı/biçimi, yerine, zamanına,

kullanım biçimine bağlıdır. Maliyet/Değer İlişkisi: 1. Eğer Marjinal Değer > Marjinal Maliyet ise bilgi

hacmi arttırılır. 2. Eğer Marjinal Değer < Marjinal Maliyet ise bilgi

hacmi azaltılır. 3. Eğer Marjinal Değer = Marjinal Maliyet ise bilgi

optimum değerdedir.

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ Resmi bilgi sistemleri Gayri resmi bilgi sistemleri

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİResmi Bilgi Sistemlerinin Genel Yapısı: Modern organizasyonlarda bilgi temel bir kaynaktır.

Bu nedenle, her işletme 3 alt sistemden oluşan bir bütün olarak görülür.

1. İşlemler alt sistemi 2. Yönetim alt sistemi 3. Bilgi alt sistemi

İnsan, İş, Malzeme.......v.s. akışı...

YönetimAlt Sistemi

Karar Girdileri

Bilgi Alt Sistemi

Çıktılar

İşlemler Alt Sistemi

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ Bilgi Sistemi Blok

Yapısı: 1. Tasarım Blokları 2. Talep Blokları Sistem: Güvenilirlik Maliyet Esneklik Beklenen ömür Büyüme potansiyeli Bakılabilirlik

İşleme: Hacim Karmaşıklık Zaman Hesaplama Uydurma: Süzme

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ Maliyet/Etkinlik: Direkt maliyet Endirekt maliyet Direkt fayda Endirekt fayda

Fizibilite: Teknik fizibilite T Ekonomik fizibilite E Kanuni fizibilite L İşlemsel fizibilite O Çizelge S

Bilgi Sistemi Analizi Bilişimci: Bu kişiye Sistem Analisti denir. Sistem

mühendisliği gelişim metodolojisi metodu veya sistem analizi metodları kullanılır.

1. Bilgi Sisteminin Analizi

2. Bilgi Sistemi Tasarımı

5. Sistem Tamamlama

3. Sistem Değerlendirme ve

Geçerli Kılma

4. Detaylı Sistem Tasarımı

Bilgi Sistemi Analizi

M.I.S Tanımı ve Özellikleri M.I.S yönetimin, zamanında, kesin/doğru ve komprime bilgiye sahip olarak, planlama, takip etme ve kontrol işlevlerini bilgisayara dayalı olarak yapabilmelerini sağlayan bir

sistemdir.

M.I.S Tanımı ve Özellikleri Bilinen çok bilgiyi değil, kritik olan az/komprime bilgiyi

içermesi gerekir. Yönetimin ihtiyaçları yönünde, anlaşılabilir ve bilgiye

ulaşımı basit olmalıdır. Sistem yönetime dönük olduğu halde, kullanıcıya da

aynı ve hatta daha kapsamlı yarar sağlamalıdır. Yönetimin daha rahat ve sağlıklı karar almasını

sağlamlıdır. Planların ve projelerin zamanında ve bütçeyi

aşmadan bitirilmesine olanak tanımalıdır.

M.I.S Tanımı ve Özellikleri Camia içinde daha iyi iletişim sayesinde

motivasyonun artmasına yardımcı olur. Pazar verilerine reaksiyonun hızlanmasını destekler. Pazar dinamiğinin daha iyi anlaşılmasına ön ayak

olur. Camianın flexibilitesini arttırır. MIS kısa vadeli bir olay değildir. Bir şirkette

yerleştirilmesi çeşitli faktörlere bağlı olarak 1-3 sene arasında değişir.

MIS standart bir donanım veya yazılım paketi değildir

Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması Bir örgütte YBS kurulurken, yöneticiler aşağıdaki

soruları öncelikle yanıtlamalıdır: * Örgüt yönetimi için hangi bilgilere, ne zaman,

nerede ve hangi biçimde gereksinim vardır? * Gereksinim duyulan bu bilgilerin maliyeti nedir? * İşleme sürecinde hangi bilgilere ve verilere öncelik

tanınmalıdır? * Bilgiler sıralama, birleştirme, anlamlı bir biçimde

işleme ve en kısa sürede karar organlarının kullanımına sunma yöntemi nasıl olmalıdır?

Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması Dinamik bir yönetim için gerekli denetim döngüsünün

gereksinimleri nelerdir? YBS değerleme ve düzeltme mekanizması nasıl

işlemelidir?

NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ? MIS projelerinde “Critical Success Factors” olarak

adlandırılan “başarı anahtarları” şu şekilde sıralanabilir:

1) Hardware (donanım) teknolojisindeki son gelişmelerin göz önünde bulundurulması.

2) Software (yazılım) alanındaki son imkanların tam değerlendirilmesi.

3) Bazı başarı anahtarları sayısallaştırılamaz. Bunun bilincinde olabilmek.

4) MIS felsefesi yönetim tarafından devamlı desteklenmelidir.

NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ? Bugün software(yazılım) branşı tüm dünyada bir

patlama yaşamaktadır. Üretim konusunda türkçe bazı yazılımlar üretimde toplanan know-how’ un yönetime aktarılmasını artık mümkün kılmıştır.

Üretime bağlı entegre paketler sipariş alımı ve satıştan satın almaya kadar esasen birbirine bağlı olan detaylı bilginin bilgisayarda da birbirine bağlanması olanağını ortaya çıkarmıştır.

Bugün üretim, maliyet hesabı, kalite kontrolü, stok kontrolü, bakım, satış, faturalama, satın alım, sipariş kabulü, personel takibi, muhasebe gibi fonksiyonların bir entegre pakette toplanması imkanı vardır.

SİSTEMİN ESASLARI Bir MIS kurulmasında ana prensipler şunlar olmalıdır: 1) Taslak baştan sona adım adım planlanmalıdır. 2) Tüm sistem modüler yapıya sahip olmalıdır. 3) Hiyerarşik bir yapıdaki her modülün bir alt modülü

olmalıdır. 4) Her modülde yapılacak işler; zaman süresi,

başlayış ve bitiş tarihi, sorumluluk alacak kişi, yapılacak görevin maliyeti gibi, konularda belirli ve ağ gibi birbiriyle bağlantılı olmalıdır.

SİSTEMİN ESASLARI 5) Sistem mümkün olduğunca standartlaştırılmalı,

fakat her şirketler grubunun her şirketine uyarlanabilecek kadar flexibilitesi olmalıdır.

6) Projenin aşamaları bir “Project Mnagement” yazılım paketi ile desteklenmelidir.

Y.B.S AşamalarıStrateji Planı

Bilgi İhtiyaç Planı

Bilgi Sistem Taslağı

Gerçekleştirme ve Uyarlama

Y.B.S Aşamaları Strateji Planı

Aşamaları: * Organizasyon

performansı * Başarı anahtarları

tespiti * Rekabet analizi * Uygulama planı

Bilgi İhtiyaç Planı: * Finansal endikatörler

(ROS, ROI,Cash flow) * Üretim endikatörleri

(ürün klasifikasyonu) * Diğer endikatörler

(kalite kontrolü, servis kalitesi, müşteri klasifikasyonu, personel verimliliği)

YBS nin Uygulama Sorunları İşle ilgili bilgi yetersizliği Yöneticinin arzuladığı bilgiye zamanında

ulaşamaması Karar vermedeki karmaşıklık ve belirsizlik İletişim yetersizliği Sistemin nasıl kullanılacağının bilinmemesi. Ayrıca diğer bazı sorunlar şöyledir;

YBS nin Uygulama Sorunları Teknik sorunlar Yönetsel sorunlar Değişmeye karşı durgunluk Gerekli eğitim eksikliği Gerçekleştirilecek görevin boyutlarının bilinmemesi