Nguyên tắc 5S và các loại lãng phí_BS.TS. Lý Quốc Trung

NGUYÊN TẮC 5Svà Các loại lãng phí

BS.TS. Lý Quốc TrungBệnh viện Đa Khoa Sóc Trăng

vsHenry Ford Sakichi Toyoda

CAN DO PRINCIPLEClean upArrangingNeatnessDisciplineOngoing improvement

8 LOẠI LÃNG PHÍDOWNTIME

8 LOẠI LÃNG PHÍDOWNTIME

- Công việc phải làm lại- Sửa lỗi- Vấn đề về chất lượng, vấn đề về trang thiết bị - Thời gian đã sử dụng không phù hợp- Thời gian cho việc tìm kiếm và sửa lỗi

DEFECTSLãng phí do lỗi

DEFECTSLãng phí do lỗi

Các tác dụng không mong muốn

Tần suất nhiễm trùng cao Phẫu thuật sai vị trí

Bệnh nhân tái nhập viện Tìm dụng cụ trong cuộc phẫu thuật Cho sai thuốc, sai liều...

- Làm vượt quá nhu cầu của bệnh nhân- Làm quá sớm so với nhu cầu.

OVERPRODUCTIONLãng phí sản xuất quá mức

Thực hiện các báo cáo, các email, các tài liệu... khi chưa có nhu cầu,

quá nhiều báo cáo...

OVERPRODUCTIONLãng phí sản xuất quá mức

Các yêu cầu về chẩn đoán không cần thiết

Các lưu trữ không cần thiết giữa các bộ phận

Kiểm tra theo quá nhiều tiêu chuẩn chất lượng...

WAITINGLãng phí do chờ đợi

- Lãng phí do mất nhiều thời gian vào chờ đợi

Chờ đợi chờ hồi đáp, sự chấp thuận từ cấp trên.

WAITINGLãng phí do chờ đợi

Chờ kết quả xn, chờ bác sĩ, điều dưỡng

Chờ các quyết định từ nhà quản lý

Những cá nhân rỗi việc

Thời gian tìm kiếm thông tin

- Lãng phí, không sử dụng nhân lực phù hợp

NON-USED TALENTLãng phí nguồn nhân lực

Không hỗ trợ, ủng hộ công việc của nhân viên.

NON-USED TALENTLãng phí nguồn nhân lực

Không khuyến khích/động viên trong công việc

Không lắng nghe ý kiến

TRANSPORTATIONLãng phí do di chuyển

Những di chuyển không cần thiết gây ra lãng phí về thời gian và nhân lực

"ĐI ÍT HƠN ĐỂ CHĂM SÓC NHIỀU HƠN"

TRANSPORTATIONLãng phí do di chuyển

Di chuyển bệnh nhân Vận chuyển không cần thiết các mẫu bệnh phẩm

Trang thiết bị

Trao đổi thông tin giữa các máy tính và phần mềm không đồng bộ

Lãng phí do tạo ra, lưu trữ hoặc mua quá nhiều

INVENTORYLãng phí do tồn kho

INVENTORYLãng phí do tồn kho

Không gian lưu trữ Kinh phí đầu tư

Hết hạn sử dụng

Lãng phí do tiến hành các thao tác, các bước thực hiện, bàn giao không cần thiết. Các thao tác không phù hợp.

MOTIONLãng phí do thao tác thừa

MOTIONLãng phí do thao tác thừa

Di chuyển khoảng cách xa Nhấc vật nặng hơn 15kg Đứng/ngồi cả ngày

Không đủ máy in, máy photo(đi lại nhiều khi sử dụng máy in)

bàn phím không rõ ký tự(làm cho bị stress lập đi lập lại)

Nhiều qui trình thực hiện không cần thiết

EXCESS PROCESSINGLãng phí do qui trình dư thừa

EXCESS PROCESSINGLãng phí do qui trình dư thừa

Cần quá nhiều chữ ký Photo tài liệu quá nhiều Nhập dự liệu trùng lắp

Kiểm tra không cần thiết

NGUYÊN TẮC 5S

5S LÀ GÌ?

5S LÀ GÌ?

27

5S là gì? What is 5S?

= Hiệu quả(SERI)

= Ngăn nắp,Thuận tiện(SEITON)

= Kiểm tra(SEISO)

= Giảm căng thẳng(SEIKETSU)

= Chấp hành qui định(SHITSUKE)

28

Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết

Loại bỏ những thứ không cần thiết

Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết

(SERI)

29

• Muốn làm vệ sinh, phải bỏ cái không cần, sắp xếp gọn gàng cái cần trước !

30

• Ta thấy thế nào khi bước vào siêu thị ???• Tại sao người ta sắp xếp như vậy ???

33

Trước khi bắt đầu tiến hành làm 5S...• Chụp ảnh hiện trường

• Cận cảnh• Toàn cảnh

• Dán ảnh lên cho mọi người cùng thưởng thức• Cùng thống nhất các công việc cần làm và cách thức tiến

hành• Việc chụp ảnh phải tạo ra quyết tâm của mọi người hướng tới một

môi trường làm việc tốt hơn, không bao giờ quay trở lại sự bề bộn ban đầu.

Xử lý Mô tảVứt bỏ Loại bỏ đồ thải hay thiêu hủy những vật dụng không cần thiết

hay không dùng được trong mọi mục đích.

Tặng Tặng những vật dụng không cần thiết, cũ hay thậm chí quá hạn cho tổ chức từ thiện.

Bán Bán lại cho các tổ chức khác những vật dụng không cần thiết hay không dùng được trong mọi mục đích.

Trả lại Trả lại cho nhà cung cấp để được hoàn phíCho mượn Cho các bộ phận hay khoa phòng khác trong đơn vị của bạn

mượn tạm thời

Phân bố Phân phối cố định đến các bộ phận hay khoa phòng khác

Khu vực trung tâm trữ vật dụng dán nhãn đỏ

Chuyển vật dụng đến khu vực trữ dán nhãn đỏ trung tâm để phân phối lại, lưu trữ hay loại bỏ

35

36

Sắp xếp những thứ cần thiết theo tần suất sử dụng, thứ tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy

Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ Vẽ vạch vàng cho các vị trí quy định

Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc, nhân viên… sao cho tiến trình làm việc trôi chảy

= Ngăn nắp,Thuận tiện

37

NGUYÊN TẮC SẮP XẾP• Mọi thứ đều có một chỗ quy định

• Everything has its place

• Thứ nào ở đúng chỗ thứ đó• Everything is at its place

• Cự ly phụ thuộc tần suất sử dụng

Dễ nhìn - Dễ thấy - Dễ lấy - Dễ sử dụng

SẮP XẾP LÀ “HẠT NHÂN” CỦA MỌI QUY TRÌNH

Trên bàn Trong ngăn kéo

Bên giường bệnh nhân

Trước khi thực hiện sắp xếp

BẢNG ĐỒ 5S

BẢNG ĐỒ 5S

Sau khi thực hiện sắp xếp

42

43

• Chụp hình TRƯỚC và SAU khi dọn dẹp, sắp xếp

• Chụp hình TRƯỚC và SAU khi dọn dẹp, sắp xếp

• Chụp hình TRƯỚC và SAU khi dọn dẹp, sắp xếp

• Chụp hình TRƯỚC và SAU khi dọn dẹp, sắp xếp

50

Matching colour for easy identification

51

NGUYÊN TẮC “TRONG SUỐT”

• Làm cho mọi thứ trở nên hiện hữu hơn• Dễ tìm, dễ thấy• Dễ phát hiện và ngăn ngừa các hư hỏng, trục trặc

• Ghi nhớ !

“Problem out of sight is out of mind”

52

Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ.

Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi

Lau chùi có “Ý THỨC”

= Kiểm tra

53

55

56

57

Làm vệ sinh cũng có nghĩa là

KIỂM TRA CẨN THẬN

58

SẠCH SẼ - LÀM GÌ ĐÂY?1. Chia khu vưc / Phân công trách nhiệm

• Phân công trách nhiệm ai làm gì, khu vực nào.• Bản đồ khu vực phân công và bảng kiểm tra 5S

59

2. Tiến hành vệ sinh khu vực/thiết bị

• Vệ sinh cẩn thận , có hệ thống từng khu vực/tbị sẽ giúp ta phát hiện các bất thường

• Hãy nhớ: Làm Vệ sinh không phải là chùi sạch bụi bẩn, mà chính là để KIỂM TRA.

SẠCH SẼ - LÀM GÌ ĐÂY?

60

3. Tiến hành cải tiến• Giảm thời gian vệ sinh• Dễ dàng làm vệ sinh nơi hóc

kẹt, khó với tới.• Giảm nguồn gây bẩn.

4. Đề ra các quy định cho nhóm trong việc giữ gìn vệ sinh

SẠCH SẼ - LÀM GÌ ĐÂY?

61

• Đề ra khẩu hiệu

• “ 5 phút làm 5S mỗi ngày”

• “ Chăm sóc cho nó bóng loáng!!”

SẠCH SẼ - LÀM GÌ ĐÂY?

62

LÀM SAO GIỮ VỆ SINH CÓ HIỆU

QUẢ?

Vấy bẩn từ giày

Vấy bẩn từ bánh xeVấy bẩn

1. Ta phải làm vệ sinh để giữ nơi làm việc sạch sẽ?2. Phòng bệnh hơn chữa bệnh.

63

Vật liệu

Dũa

Bàn thao tác Máng

Tấm chắn trong suốt

Thùng chứa

NGĂN NGỪA DƠ BẨN TỪ GỐC

NGĂN NGỪA DƠ BẨN TỪ GỐC

THÀNH QUẢ CỦA SẠCH SẼ

66

Duy trì thành quả đạt được “Liên tục phát triển” 3S

Sàng Lọc Sắp Xếp Sạch Sẽ mọi lúc, mọi nơi

Nguyên tắc 3 Không:Không có vật vô dụng.Không bừa bãi.Không dơ bẩn.

= Giảm căng thẳng

Thiết lập “vùng đệm”

70

Tự Nguyện, Tự Giác việc thực hiện và duy trì 3S: Sàng Lọc Sắp Xếp

Sạch Sẽ

Hệ thống “Kiểm Soát Trực Quan”Visual Control System (VCS)

= Chấp hành quy định

LUÔN DUY TRÌ MỌI THỨ TRONG TÌNH TRẠNG SẴN SÀNG

5S POSTERS

MỘT SỐ HÌNH ẢNH 5S

TỦ THUỐC TRỰC

BỆNH VIỆN HOÀN MỸ

BỆNH VIỆN HOÀN MỸ

VẬT TƯ Y TẾ

XE HỒI SỨC TIM PHỔI

Trước Trong thời gian thực hiện

Sau

BỆNH VIỆN HOÀN MỸ

BỆNH VIỆN HOÀN MỸ

Trước Sau

KHU XE TIÊM & LẤY MẪU XÉT NGHIỆM

BỆNH VIỆN HOÀN MỸ

KHOA DƯỢC

Sau

Trong

Trước

BỆNH VIỆN HOÀN MỸ

BV ĐHYD TP.HCM

HỒ SƠ – GIẤY TỜ

BV ĐHYD TP.HCM

HỒ SƠ – GIẤY TỜ

BV ĐHYD TP.HCM

XE THUỐC CẤP CỨU

Cách bố trí các vật dụng trong xe thuốc cấp cứu đồng bộ trong toàn bệnh viện

BV ĐHYD TP.HCM

XÉT NGHIỆM - VTYT

THE 5S NUMBERS GAME

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1617

18

19

20

21

22

23

2425

26

27

28

29

30

3132

33

34

35

36

37

38

39

41

42

43

44

4546

47

48

4950

5152

5354

54

56

57

58

59

60

6162

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

8182

83

8485

86

87

88

89

90

40

87

S1 - SORT

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1617

19

20

21

22

23

2425

26

27

28

29

30

3132

33

34

35

36

37

38

39

41

42

43

44

4546

47

48

49

40

18

89

S2 – SET IN ORDER

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1617

19

20

21

22

23

2425

26

27

28

29

30

3132

33

34

35

36

37

38

39

41

42

43

44

4546

47

48

49

40

18

91

S4 – STANDARDIZE

Numbers from 1 to 49

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 1516 17 19 2021 22 23 24 25 26 27 28 29 30

313233 34 35 36 37 38 39

41 42 4344 45 46 47 48 49

40

18

93

S5 – SUSTAIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1617

19

20

21

22

23

2425

26

27

28

29

30

3132

33

34

35

36

37

38

39

41

43

44

4546

47

48

4950

5152

5354

54

56

57

58

59

60

6162

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

8182

83

8485

86

87

88

89

90

40

95

Numbers from 1 to 49

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 1516 17 19 2021 22 23 24 25 26 27 28 29 30

313233 34 35 36 37 38 39

41 4344 45 46 47 48 49

40

BỆNH VIỆN ĐA KHOA SÓC TRĂNG

Tham khảo

1. Thomas L. Jackson (2009), 5S for healthcare, Productivity Press

2. Mark Graban (2011), Lean Hospitals - Improving Quality, Patient Safety, and Employee Engagement, 2nd ed, Productivity Press

3. Công ty NTI VINA, Tài liệu hướng dẫn 5S

4. Kiều Phúc Bảo, 5S và quản lý trực quan, Bệnh viện Quận 2

5. Võ Thị Lan Kết, Áp dụng 5s trong cải tiến chất lượng tại Bệnh viện đa khoa Hoàn Mỹ Sài Gòn

Slide được tổng hợp từ các tài liệu tham khảo trên, có sử dụng thêm các hình ảnh 5S của BV ĐHYD TP.HCM

CÁM ƠN SỰ QUAN TÂM THEO DÕI CỦA QUÝ ĐỒNG NGHIỆP