M-Files based Task Management Solution (in Russian)

M-Files Task Management System – система для организации своевременного выполнения задач

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Ключевые преимущества► Единая корпоративная среда для учета всех заданий и связанной

информации (документы, другие типы записей и т.д.)► Регистрация заданий с учетом различных характеристик:

Личные задачи, поручения, собрания Процессные и проектные Разовые и периодические Индивидуальные и групповые Создаваемые вручную и автоматически

► Регистрация отсутствий (отпуска, болезни и т.д.) сотрудников с целью предоставления доступа к задачам их заместителям на период отсутствия

► Регистрация запросов от сотрудников, требующих реагирования и инициации новых заданий (включая анонимные запросы)

► Доступ к задачам и связанной информации с любых аппаратных устройств

► Полная статистика по заданиям в срезе ответственных лиц, подразделений, процессов, проектов, факту выполнения и т.д.

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Факторы повышения эффективности с M-Files► Встроенные рабочие процессы по управлению заданиями и

соответствующие функции (делегирование, перенос на будущий период, утверждение выполнения и возврат на доработку)

► Персональное планирование в срезе недели и конкретного дня, по проектам и процессам, а также мониторинг задач, поставленных других сотрудникам

► Автоматический учет задач, выполненных в срок и с его нарушением, а также расчетный индекс точности выполнения задач по каждому сотруднику

► Автоматически сохраняемые данные, такие как фактическая дата начала и завершения задачи, количество откладываний и доработок, цепочка делегирования задания и др.

► Подсказывающие сигнальные сообщения о наступлении крайнего срока сегодня, опозданием с выполнением задачи и т.д.

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Доступ к системе осуществляется через Проводник операционной системы Windows (Windows Explorer). Вся работа в системе осуществляется только в одном окне, а сходство с Проводником обеспечивает легкость изучения программного решения

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Задачи сгруппированы по различным критериям в динамических папках (представлениях) для удобства пользователя. Каждая такая папка представляет собой выборку данных по фильтру (к примеру, папка На ближайшие семь дней отображает невыполненные задачи, плановая дата начала которых охватывается одной неделей)

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Создание нового задания осуществляется с учетом выбранного класса (разовая задача, периодическая задача, собрание или задача процесса). Крайний срок может указываться вручную или устанавливаться автоматически системой, исходя из внутренних правил по длительности выполнения отдельных типов задач

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Все поручения отображаются в представлении для персонального планирования. Задание может быть принято в работу, делегировано другому сотруднику или отложено

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Делегирование предусмотрено для любых типов задач, включая персональные

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Задачи могут быть не только индивидуальными, но и групповыми – количество ответственных лиц для указания в карточке не ограничено

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Постановщик поручения может отслеживать не только статус выполнения задания, но и видеть весь путь делегирования

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► К заданию могут добавляться комментарии пользователей

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Перед началом выполнения, задача принимается в работу, что изменяет ее статус. Это позволяет руководителям подразделений и руководящему персоналу просматривать текущую занятость своих сотрудников

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Документы, связанные с задачей, могут добавляться в систему пользователем с помощью простого перетаскивания из папки на диске компьютера (drag-and-drop)

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Каждый документ может быть предварительно просмотрен в системе без его открытия. Поисковая функциональность системы позволяет осуществлять поиск информации не только по метаданным карточек задач, но и тексту связанных с ними документов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► По задаче доступна регистрация затраченного времени, а также времени, оставшегося до ее завершения. Процент выполнения задачи, в таком случае, рассчитывается автоматически

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Задача может быть завершена или делегирована далее другому сотруднику. Если выполненная задача является поручением, то постановщик такой задачи осуществляет ее утверждение или отправляет задачу на доработку

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Для периодических задач указывается интервал и единица времени интервала. При завершении таких задач автоматически создается новая плановая задача с учетом заданного интервала

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► При регистрации собрания указывается список участников, дата и время его проведения. Функции назначения, переназначения и отмены собрания инициируют уведомление всем его участникам по электронной почте

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Задачи процессов автоматически создаются при выполнении корпоративных бизнес-процессов. К примеру, регистрируемая в управленческой системе транзакция прихода в может автоматически передаваться в M-Files и формировать задачу для ответственного сотрудника по ее утверждению

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Задачи процессов также автоматически создаются в процессе согласования документов, которые могут регистрироваться в самой системе M-Files

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► В системе могут регистрироваться проекты и связанные с ними задачи

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Проектные задачи отображаются на диаграмме Гантта – система отображает также процент выполнения отдельных задач и проекта в целом

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Каждая задача, для которой установлен крайний срок, анализируется системой в контексте ее своевременного выполнения. В карточке сотрудника автоматически рассчитывается индекс точности выполнения задач, который рассчитывается на основании данных о количестве задач, выполненных в срок и после его наступления

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► В системе также могут регистрироваться запросы от сотрудников, которые являются предпосылками для инициации задач

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Запросы от сотрудников могут быть анонимными – в таком случае система не сохранит информацию об авторе запроса при регистрации

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Плановые и фактические отсутствия сотрудников (отпуска, пропуски по болезни и др.) регистрируются с указанием замещающего сотрудника

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► В момент начала действия отсутствия по сотруднику, все его невыполненные задачи становятся доступными для его заместителя на этот период

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Статистические отчеты по заданиям и запросам показывают данные в различных срезах в виде реестров. Все статистические отчеты доступны только в рамках доступа, определенного для пользователей

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Календарь позволяет визуализировать задания и отображать их в срезе месяца, недели или дня

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Веб-интерфейс позволяет получить доступ к системе без установленного клиента M-Files (поддерживаются все популярные Интернет-браузеры, оптимизирован интерфейс для iPad)

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Интерфейс для мобильных телефонов позволяет в любой момент получить доступ к задачам и связанной с ними информации – мобильные приложения доступны для iPhone, Android и Windows Phone, мобильный веб-доступ доступен и для других типов смартфонов (Blackberry, Nokia и т.д.)

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Контакты для дополнительной информации:

Артем ШпаченкоBusiness DirectorFTS UkraineТел. (044) 351 1624Моб. (050) 445 2405E-mail: ashpachenko@fts-eu.com