Презентация 1С:Документооборот 8

Методика построения делопроизводства на

базе программы 1С:Документооборот 8

Когда автоматизировать документооборот в

организации?

2

Длительный поиск

документов

Распоряжения не выполняются

вовремя

Документы теряются при

передаче

Исполнители «забывают»

о задачах

Доступ к документам не

контролируется

Большой объем документов хранящихся

«на всякий случай»

Неудовлетворительное качество подготовки

документов

Сроки согласования документов

«растянуты»

Бумажное делопроизводство и СЭД

3

Виды документов в организации

Входящая, исходящая

корреспонденция

Организационно-распорядительная

документация

Нормативные документы

Договорные документы

Отчетная документация

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

Инструкции по документообороту и делопроизводству

Регламенты

Должностные инструкции

Стандарты

4

Возможность работы с обычными файлами

Работа с входящими, исходящими и внутренними документами

Учет обращений граждан

Учет и работа с договорами и сопроводительными документами

Организация коллективной работы сотрудников и бизнес-процессов

Контроль исполнительской дисциплины, отчетность

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Разграничение и делегирование доступа

Учет рабочего времени

Мероприятия

Решение полного комплекса задач по делопроизводству

Почему именно 1С:Документооборот?

5

Принципы учета документов, заложенные в продукт, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

Федеральный закон Российской Федерации от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Требования ГСДОУ;

и другие.


6

Наличие встроенных средств защиты информации от несанкционированного доступа;

Интеграционализация

WEB-сервисы

Обмен данными

Интерфейсныемеханизмы

Прикладныемеханизмы

Экономическая ианалитическая

отчетность

WEB-расширение

Система прав доступа

Интеграция

Масштабируемость

Работа пользователя

Полнотекстовыйпоиск

Расширение для карманныхкомпьютеров

Средстваадминистрирования

Средства разработки

Общие механизмы1С:корпоративныйинструментальный

пакет

Широкая распространенность и доступная цена технологической платформы и лицензий «1С:Предприятие»;

Наличие большого количества сертифицированных специалистов по внедрению и разработке решений на платформе «1С:Предприятие»;

Работа, настройка и расширение автоматизированной информационной системы с использованием сетей общего доступа и Интернет-браузеров;

Хранение данных в одной из следующих СУБД: MSSQL, Oracle, PostgreSQL, IBM DB2.


7

Преимущества использования

Руководитель организации Повышение управляемости, укрепление исполнительской дисциплины Организация коллективной и групповой работы, с возможностью делегирования

задач Ощутимые результаты в короткие сроки с минимальными затратами

Финансовый директор Снижение расходов и издержек на расходные материалы, хранение документов Эффективность возврата инвестиций

ИТ-директор Построение ИС на единой платформе и легкая интегрируемость с другими

системами организации Обеспечение информационной безопасности организации

Возможность доработки функциональных возможностей под специфику

организации и легкая масштабируемость системы

8

Руководитель канцелярии Сокращение объема документооборота Контроль сроков и результатов исполнения Оперативное составление отчетности и поиск документов

Исполнитель Сокращение сроков рассмотрения обращений, документов, запросов и

принятия решений со стороны руководства Прозрачность процесса рассмотрения документов и принятия по ним решений Понятность процедур и требований по работе с документами за счет

регламентированности Групповая работа с документами Сокращение времени на поиск документов

Преимущества использования

Контроль писем, обращений и ответов на них при регистрации входящей и исходящей документации

Ведение договоров с учетом сопроводительных документов

Отчеты для принятия управленческих решений

Отчеты по документам

Отчеты по исполнительской дисциплине

Практика применения 1С:Документооборот 8 КОРП в NORDWIND AIRLINES Подробно о результатах проекта по внедрению СЭД в одной из лидирующих авиакомпаний на российском авиационном рынке, осуществляющей полеты в 97 городов 26 стран мира.

Практика применения СЭД в NORDWIND AIRLINES

Причины автоматизации

• Учет документов в нескольких системах

• Отсутствие системы контроля исполнительской дисциплины

• Исходящие документы формируются не по утвержденному шаблону


Что сделали на проекте


Что сделали на проекте


• Заведение нормативно-справочной информации

• Настройка правил работы с документами и файлами

• Настройка бизнес-процессов• Написание инструкций и обучение

пользователей

Итоги проекта


Итоги проекта№ Проблема Как было Как стало Что изменилось

1. Регистрация входящей

корреспонденции и передача

адресату

Регистрация документов в

Microsoft Excel.

Зарегистрированные оригиналы документов

находились в шкафу временного

хранения, адресат самостоятельно

забирал документы.

На основании зарегистрированных

документов на адресата

формируется задача.

Получатели документа узнают про поступление документа сразу же после регистрации

документа.

Сотрудники начинают работать с электронной

версией документа, не тратя время на получение

оригинала.



2. Постановка поручений и

контроль исполнения

Постановка поручений

осуществлялась с помощью почтового

клиента. Поручения могли

быть исполнены не в срок, сотрудники могли потерять

письмо, не сформировать ответ

при выполнении задачи и т.д.

Постановка поручений

осуществляется в одной системе.

Поручения формируются по определенным шаблонам, при

этом жестко контролируется

условия выполнения.

Использование шаблонов ограничивает возможность пользователей исполнить

поручение на свое усмотрение.

Выполнение поручений контролируется с

помощью отчетов по исполнительской

дисциплине.



3. Оформление документов и

файлов

Сотрудники формировали файлы

по устаревшим шаблонам, которые хранились в общей сетевой папке без четкой структуры.

В системе 1С:Документооб

орот используются

шаблоны документов и

файлов, а также правила

автозаполнения файлов.

Пользователи формируют документы и файлы по

шаблонам, находящимся в системе, что позволяет

устранить ошибки, а также упрощает процесс

создания документа или файла.



4. Согласование документов,

контроль задач по

документу

Согласование документов

происходило по электронной почте. Согласующие лица могли не заметить

актуальную версию файла или историю

согласования.

Используется версионирование документов и файлов, ведется

история согласования.По каждому документу видны все

бизнес-процессы.

Появилась возможность просматривать все

процессы, запущенные по определенному

документу.К согласующему лицу

поступает задача с актуальной информацией.



5. Поиск документов и

файлов

Использовались разные

информационные системы и

электронные архивы, в которых не было

четкой структуры, из-за чего поиск

занимал много времени.

Использование одной

информационной системы,

которая заменила

электронный архив.

Поиск стал проще, т.к. пользователи могут найти

документ по любому реквизиту документа или

файла.



6. Работа с протокольны

ми совещаниям

и

Для учета совещаний не использовались

системы, затруднен контроль исполнения

поручений по протоколу.

Учет совещаний ведется в СЭД, что позволяет формировать документы,

файлы и задачи, а также

прикреплять их к определенному

совещанию.

Появилась возможность вести историю совещаний,

заполнять протоколы и формировать поручения

по протоколу. Кроме того, появилась возможность отслеживать исполнение поручений по протоколу.

8 (495) 748-50-00

[email protected]

Business

Презентация 1С:Документооборот 8