Управление канцелярией в 1С:Документооборот 8

План семинара «Управление работой канцелярии»

• Основные задачи, стоящие перед Канцелярией;

• Проблемы в работе с входящими/исходящими документами;

• Чем может быть полезен продукт 1С:Документооборот;

• Основные процессы работы с входящими документами;

• Настройка входящих документов;

• Основные процессы работы с исходящими документами;

• Настройка исходящих документов;

• Технология работы с вх./исх. документами;

• Сложности, с которыми Вы можете столкнуться на проекте;

• Как обойти возможные риски и получить результат;

• Обсуждение темы Управление работой канцелярии;

• Ответы на вопросы в чате, контакты и консультации;

Основные задачи Канцелярии

• Оформление и регистрация входящих документов;

• Обработка входящей корреспонденции внутри организации;

• Подготовка, регистрация и отправка исходящих документов;

• Связь документов между собой;

• Эффективная работа сотрудников с входящими/исходящими;

• Организация взаимодействия сотрудников по документами;

• Хранение документов в Номенклатуре дел;

• Контроль выдачи документов, возврата их;

• Удобная работа с реестрами документов;

• Быстрый поиск документов, работа с документами в электронном виде.

С какими пРобЛемАМи сталкиваемся в работе…

• Бумажные технологии (журналы, документы в бумаге, другое)

• Нет технологичного инструмента в работе (excel и папка для сканов);

• Используется электронная почта как координация работы людей;

• Документы плохо контролируются, все зависит от секретаря;

• Нет прозрачного доступа к работе с входящими документами;

• Сложно понять, как ведется работа с входящими/исходящими;

• Время согласования исходящих документов слишком велико;

• После согласования исходящего в него могут быть внесены изменения;

• Документы находятся неизвестно где и у кого;

• Тратится много времени на поиск нужного документа;

• Сложно отслеживать связанные документы;

• Исполнение договора может быть на не удовлетворительном уровне;

• Документы могут теряться…

Какие механизмы представляет 1С:Документооборот

– Хранение входящих/исходящих в электронном виде;

– Структурирование документов по различным критериям;

– Определение доступа к вход./исх. документам;

– Совместная работа пользователей с актуальными данными;

– Процессы обработки вход./исх. документов;

– Удобная работа с реестрами и быстрый поиск документов;

– Механизмы исполнения и контроля;

– Доступ к документам с разных территорий (по сети, через инет);

– Создание единого механизма в работе с вход./исх. документами;

Процесс обработки входящих

Задаем множество видов входящих

Настраиваем каждый вид документа

Определяем нумерацию документов

Добавляем любые дополнительные реквизиты

Регистрационная карточка входящего документа

Регистрационная карточка входящего документа

Обработка входящего документа

• Регистрация• Рассмотрение• Исполнение / Ознакомление

Рассмотрение входящего документа

Исполнение по полученной резолюции

Все процессы и задачи по входящему документу

Карточка задачи для пользователя

Список входящих документов

Входящие документы (по видам)

Контроль возврата документов

Действия по входящему документу

Журнал передачи

Запись в календаре, планирование работы

Отчеты по Журналу передачи

Процесс обработки исходящих

Виды исходящих документов

Шаблоны исходящих документов

Подготавливаем шаблон файла

Правила автозаполнения шаблона файла

Обработка исходящего документа

Согласование исходящего документа

Утверждение исходящего документа

Регистрация исходящего документа

Создание исходящего документа по шаблону

Регистрационная карточка исходящего документа

Процессы и задачи исходящего документа

Переписка по документам

Связи документа с любыми другими документами

Список исходящих документов

Список исходящих документов

Ограничение доступа

• Грифы доступа;• Виды документов;• Организации;• Группы корреспондентов;• Группы физических лиц;• Вопросы деятельности;

• Рабочая группа в документе;;

Права по группам доступа

Использование рабочей группы

Поиск данных

Поиск по заданным параметрам

Поиск как в интернет

Технология настройки

Сложности и риски

Какие нужно сделать шаги

Планируем создание полезного инструмента

– Кому это нужно? Зачем?

– Что мы должны получить;

– Кто это будет делать;

– Определяем сроки;

– Составляем план проекта;

– Инициируем проект;

– …делаем!

– *обращаемся в Кодерлайн

– *консультируемся по Skype a.kukanov