Архивы в современном формате

Документооборот предприятия

Проблема бумажного архива

большие объемы разного формата

неструктурированныес исчезающим текстом ветхие

разные типы документов

Круговорот бумажных документов на предприятии

Фискальные органы

Бывшие сотрудники

Контрагенты

Вышестоящие инстанции

Риски:

Большие затраты на поиск документа – от 60 мин. – до 1 недели

Зависимость от человеческого фактора

Затраты на многократное копирование.

Риск утраты оригиналов документов.

Утечка информации.

Фин.департамент, бухгалтерия

Общий отдел, канцелярия, архив

Проектно- конструкторский отдел

Удаленные подразделения

Кадровое управление

Руководство

Торгово-дилерский блок

Производство

Решение – электронный архив

централизованное хранилище данных документов с разграниченным доступом

Составляющие успешного проекта: Своими силами(затраты)

С «ЭЛАУ»

Анaлиз приоритетов в оцифровке, составление ресурсного и календарного планов + +

Программное обеспечениедля хранения и работы с электронными образами

- +

IТ-инфраструктура + +Промышленное оборудование: несколько типов сканеров для документов разного формата + + Разработка технологии оцифровки каждого типа документов, определение критериев качества, нормирование - +

Документация проекта: инструкции, операционные, технологические карты

- +

Специалисты проекта (руководители, технологи, операторы, контролеры качества и т.д.) - +

Организация взаимодействия на время реализации проекта (регламенты, АКТы, протоколы)

- +

Этапы создания ЭА

Структура решения

Локальные пользователи

Удаленные пользователи

Поточный ввод

Текущий ввод

Централизованный электронный архив

Сервер базы данных

Файл-сервер

Программный продукт

Наполнение системы

Web-клиент

Система хранения и поиска информации

Сканирование на

территории архива

Индексация (ввод

поисковых реквизитов документов)

Поточный ввод

Скан-копии Индексная база данных

1 2

3

Система электронного архива

Компания ЭЛАУ является разработчиком сертифицированного программного обеспечения Электронный архив FOLIUM.

Продукт сертифицирован УКРСЕРТСОФТ в 2012 году, в 2013 году – получен сертификат на соответствие международному стандарту ISO/IEC 25051:2006.

www.folium.info

УЧЕТХРАНЕНИЕ ПОИСК

• Аутентификация и авторизация пользователя системы.  

• Ограничение возможности одновременной работы нескольким пользователям под одной учетной записью.  

• Система шифрования данных.

• Система аудита целостности базы данных и файлов системы.

• Система аудита действий пользователя.

• Сохранение всех предыдущих версий данных.

Безопасность

Выполнение работ осуществляется на территории архивного хранилища, в присутствии его представителей.

Доступ к документам и их электронным копиям имеют ограниченное число лиц

Все этапы перемещений документов и электронных носителей между Заказчиком и Исполнителем фиксируются АКТами

технические организационные мероприятия

Преимущества системы

• модульное построение системы;• широта используемых СУБД: Mysql, Oracle, Firebird,

SQLight; • кроссплатформенность.

Универсальность:

Web-ориентированность: • доступ к информации территориально распределенных филиалов предприятия.

• Обеспечение возможности дальнейшего развития системы путем наращивания количества технических и программных средств без изменения общей информационной инфраструктуры ЭА

Масштабируемость:

Пользовательские возможности

- по атрибутам- по категориям;- за период;- по составному фильтру (несколько критериев одновременно)

Поиск:

Формирование отчетов, статистикаПечать. Отправка по электронной почтеВыгрузка в word, exсel, xml

Добавление данныхРедактирование/удаление

Задачи, которые решает электронный архив

Руководитель

• экономия средств • объективная независимая статистика• применение современных IT-технологий• преемственность, передача накопленного опыта;• исключение угрозы утечки информации;• получение объективных данных для

перспективного планирования.

Инженер, технолог, конструктор, проектировщик

• быстрый доступ к информации

Кадровое управление •оперативная обработка запросов о персоналиях

Сотрудники удаленных подразделений и филиалов

• доступ к актуализированным документам;• сокращение расходов на транспортировку,

пересылку, создание копий бумажных документов.

Сотрудник архива

• сохранность бумажных оригиналов;• снижение трудозатрат на поиск и подбор

требуемых документов.

Шахтоуправление. Кадровый архив

Заказчик: ГП «Шахтоуправление «Южно-донбасское №1». Промышленное предприятие, существует с 1973 г. В составе - 3 шахты. Штат сотрудников – 3 500 - 5 000 сотрудников.

Задача: сокращение времени на подготовку справок по заработной плате, трудовому стажу, подтверждению льгот уволившихся сотрудников. Количество запросов в архив – около 200 ежемесячно.

Выполненные

работы:

• проведена сшивка/расшивка 2 190 дел; • оцифровано - 605 000 стр. документации;• установлена система электронного архива Folium.

Результат: снижены трудозатраты на поиск и подготовку информации по запросам в архив в 24 раза; ветхие документы выведены из обращения.

Особенности: • документы периода 1973-2012 гг., 30% – очень ветхие; • рукописный и угасающий машинопечатный текст;• работа проводилась в 2 смены, на месте работала мобильная бригада.

Архив ведомства

Заказчик: Фонд госимущества Украины

Задача: создание страхового фонда архивных дел (1993-1999 гг.)

Выполненные работы:

• оцифровано 200 дел (70 000 стр.)• документы проиндексированы по 5 атрибутам (по дате, теме, типу, номеру документа): • установлена система электронного архива Folium.

Результат: сократилось время на поиск информации по имущественным правам появилась возможность одновременной работы с архивным документом различных служб без работы с физическим документом.

Особенности: • проект многоэтапный, выполняется с 2011 г. • аналитика (выявление темы документа по его содержанию)• работа с рукописным и угасающим машинопечатным текстом.

Агропредприятие. Архив бухгалтерииЗаказчик: Компания по закупке и реализации сельскохозяйственной продукции украинским и

иностранным заказчикам. На рынке - 8 лет.

Задача: •организация быстрого поиска комплекта документов по контрагенту. Число контрагентов - около 600;

•обеспечение безопасного хранения документов финансового управления.

Выполненные работы:

сканирование 108 000 стр. документов А4, находящихся в папках типа «Корона». выделение идентификационных признаков документа (номер, дата, тип документа,

контрагент, код ЕДРПОУ). установлена система электронного архива Folium.

Результат: • Бухгалтерия предприятия использует в работе электронные документы с индивидуальным доступом и фиксацией всех действий в системе,

• бумажные документы вывезены из офиса компании, • время на поиск документа сокращено в 8 раз

Особенности: В процессе выполнения работ были выявлены факты отсутствия станиц оригиналов договоров, нарушения унификации названий контрагентов и другие нарушения в ведении бухучета

Торгово-развлекательный комплекс. Проектная документация

Заказчик: Торгово-развлекательный комплекс в г. Киеве. Общая площадь - 70 000 м².

Задача: обеспечение оперативного доступа техническим службам комплекса к проектной и рабочей документации для проведения ремонтно-технических, строительных работ.

Выполненные работы:

• отсканированы документы форматов А4 - 3*А0; • создан реестр проектной документации комплекса.

Результат: круглосуточный доступ к технической документации оперативным техническим службам;проведена инвентаризация имеющейся документации;обеспечена сохранность оригиналов документов за счет использования их электронных копий.

Особенности: разделение документов разного формата одной папки перед сканированием (по типам применяемых сканеров) с последующим их объединением.

О компании

Дата создания – октябрь 2010 года.

• Сфера деятельности - комплекс услуг по созданию Электронных Архивов предприятий.

• Участник международных и национальных выставок и форумов:«Информационное общество и власть», «Международный научный конгресс по развитию информационно-

коммуникационных технологий и развития информационного общества в Украине»,

«Технологии оцифровки информации» (Украина - Германия).

• Официальный член: «Украинской ассоциации специалистов информационных технологий» (УАСИТ), "Ассоциации предприятий информационных технологий Украины" (АПИТУ), состав рабочей группы по проекту «Электронная библиотека XXI» Государственного агентства по вопросам науки, инноваций и информатизации Украины.

За 3 года проведено около 500 экспертиз в архивах организаций и предприятий Украины, реализовано более 120 проектов по оцифровке

Краткая справка о компании

Компания «Электронные архивы Украины» предоставляет полный цикл промышленных технологических решений в

сфере создания электронных архивов.

Экспертиза архива

Сканирование документов

Выделение ключевых слов документа

Поставка системы

Электронного архива

Создание Центров

оцифровки

ЭЛАУ: гарантии качества

• Сертифицированное ПО• Автоматизированная

технология ввода данных• Многоуровневый контроль

качества

Оборудование:

Специалисты по инвентаризации фондов и создания описейIТ-специалистыСервис-инженеры по оборудованиюТехнологиОператоры оцифровкиОператоры контроля качества

Сертифицированные специалисты. Мобильные выездные бригады

Персонал:

Технологии:

• Парк специализированных промышленных сканеров для любых форматов.

Свяжитесь с нами: +380 44 498-20-09 www.elau.org info@elau.org

Приглашаем к сотрудничеству!