Рішення “Електронний архів договорів оренди земельних

ділянок”

Об’єкт договори оренди земельних ділянок

Характеристика об’єкту

у паперовому вигляді;

зшиті, розшивати не дозволяється;

розподілені у віддалених підрозділах.

Завдання із створення електронного архіву

перевести в електронний вигляд паперові документи;

створити електронну базу даних електронних файлів;

встановити та налаштувати електронний архів,

завантажити в нього оцифровані документи;

провести навчання користувачів.

Постановка завдання

Цілі, які мають бути досягнуті

інвентаризація фонду документів , упорядкування їх обліку і зберігання, контроль актуальності;

виключення необхідності безпосереднього доступу до оригіналів документів, ризику їх пошкодження (знищення);

швидкий пошук та доступ до необхідної інформації, скорочення часу на її обробку, аналіз та узагальнення;

організація одночасної розподіленої роботи з документами в електронному вигляді необхідній кількості і категорій користувачів;

можливість віддаленого доступу користувачів до інформації, що міститься в документах;

захист інформації, доступ до неї виключно на підставі наданих привілеїв і прав, гарантоване протоколювання всіх подій;

оптимізація роботи віддалених підрозділів (філіалів) та зменшення витрат, пов'язаних з необхідністю зберігання документів в цих підрозділах

забезпечення подальшого функціонування електронного архіву співробітниками замовника

Постановка завдання

Структура рішення

Електронний архів на базі Фоліуму:

централізоване зберігання інформації у вигляді файлів відсканованих документів, зв’язанних з відповідними записами бази даних;

пошук необхідної інформації по індексним ознакам (реквізитам); додавання, відкриття, перегляд, корегування, збереження і видалення

інформації з системи; формування статистичних звітів щодо функціонування системи; обмеження доступу користувачів інформації, що зберігається в системі, у

відповідності до наданих правил та привілеїв, аудит подій в системі; взаємодія з іншими автоматизованими інформаційними системами управління

інформацією (експорт, імпорт)

програмно-апаратний комплекс електронного архіву - на базі програмного продукту Фоліум;

підключення користувачів до системи електронного архіву – локальна мережа і мережа інтернет;

доступ користувачів до бази даних та робота з документами - за допомогою звичайного Веб-браузера;

оцифрування фонду наявних паперових документів, завантаження в базу даних електронного архіву – силами Виконавця;

подальший ввід інформації до бази даних – силами Власника системи.

Доступ користувачів до бази договорів на підставі особистого логіну та паролю доступу

Навігація та Перегляд бази договорів, клієнтів, об’єктів (земельних ділянок)

Пошук і розширений пошук по базі договорів

Пошук і розширений пошук по базі клієнтів

Пошук і розширений пошук по базі земельних ділянок

Результат пошуку – записи бази даних та електронна картка на об’єкт пошуку

Електронна картка – одиниця зберігання інформації в базі по кожному

клієнту, договору, земельній ділянці

Перегляд інформації та приєднаних файлів договорів

Редагування записів в електронній картці користувачем на підставі наданих йому прав доступу

Електронний файл документу може бути приєднаний/вилучений

до/з електронної картки

Інформація з бази даних може бути роздрукована, збережена в одному з форматів

або передана електронною поштою

Пошук інформації, її сортування. Вибірка та підготовка звітів

Інформація про всі дії користувачів зберігається в журналі подій системи

+380 44 498-20-09 www.elau.org info@elau.org

Більше інформації про систему електронного архіву - Folium.info