影印紙的背面不要用 全面降低成本的 六大關鍵五大步驟

(書摘)

Prepared by

Erick Wu

11-18-2014

第一章 正確降低成本的成果

• 要提昇營業額很難，要降低成本卻不必花錢就能辦到。把正確的思考方向下推廣，一定能得到相當的成果。雖然沒有什麼方法能百分之百提昇營業額，但在降低成本方面，只要正確執行，就有百分之百成功的法則。世界上這麼多優秀的經營者，竟然都沒有發現其中價值，我覺得真的太浪費了！

• 現在，公司裡每一個員工連每天的用電量都清清楚楚。當原本無形的東西變得有形時，勤奮的日本人有了大幅的改變。如果再加上達成目標與評鑑計畫也非常簡單易懂，並直接影響員工的收入，員工們就更願意配合執行了。看得見，共有化與清楚的分配規則，是提高員工動力與配合意願的主要因素。

• 對組織而言，員工的勞動力才是力量與資產，讓組織內的每一位員工，都能夠發揮自己的才能與力量，也可說是降低成本最大的目標。

• 因為執行降低成本的活動，員工的工作意識有了很大的改變，他們提出各種與改善工作環境及業務改革相關的點子，大大改變了工作場所的樣貌。

第二章 錯誤百出的降低成本症候群

• 紙張回收的迷思症候群：企業想要降低成本，追根究柢最重要的還是要盡可能減少印錯的張數，了解哪一部影印機的使用率最高，以及最常影印的類型。許多資源的浪費，往往是因為人們貪圖一時的方便，而在不知不覺中造成的。

• 有比價就安心症候群：企業既然想要降低成本，負責比較的人員既必須要秉持嚴謹無私的態度，認真思考公司的錢應該花在什麼地方，並隨時確認付出的金額有沒有得到同等值的服務價值。

• 忽略不需要請款單症候群：即使是一筆極小的經費，有些企業還是會要求員工填寫請款單，甚至要求員工出示原有的舊文具，以此作為採購的申請憑證，員工提出申請時還須出示墨水用盡的舊筆，以證明沒有浪費。

• 熱衷設備投資症候群：企業如果真的想到投資設備，一定要先徹底考量這項設備是否在未來也能持續發揮原本預期的效益，如果有風險，則必須衡量採用了此設備後，是否能縮短投資回收的年限等等。

第三章 為什麼公司成本降部下來 十四個常見的錯誤

• 1.認為降低成本會讓員工提不起近，所以不要自找麻煩。

• 2.每個人都認為我一個人起不了多大的作用。

• 3.認為降低成本是總務部門的工作。

• 4.最近很忙…藉口太多，推三阻四，遲遲不展開行動。

• 5.今年比去年已經減少很多成本了！但是，成效卻無法持續。

• 6.這是上一任負責人的決定，不容否定。

• 7.閉門造車，什麼事都自己關起門來做。

• 8.將設備採購人員納入降低成本的專案小組。

• 9.認為我們工作已經很忙了，沒有空執行降低成本專案。

• 10.完全不清楚自己公司的支出狀況。

• 11.不了解，不驗證投資效益。

• 12.不知道鄰近公司，其他同業如何降低成本。

• 13.不了解客戶與合作廠商的產業架構。

• 14.不清楚產業法規或相關法令。

第四章 降低成本的目的 與六大成功關鍵

• 關鍵一：開始降低成本之前，先描繪出公司的成本結構。千萬要按照各支出的項目別，至少把過去一年份的用量及金額數據詳細使用說明全部蒐集起來。

• 關鍵二：將成本分成三大類。各種各樣的數據蒐集完畢後，下一步就是逕行成本分類。成本可分為能源成本，辦公室經營成本，營運成本三大類。

• 關鍵三：按單位管理原則，比較同業支出的平均。降低成本的執行優先順序，首先要從許多成本支出項目中，數值離標準相差最多的幾項著手。

• 關鍵四：將所有的原始合約內容回歸原點。這些業者因為有業績壓力，所以也會提供高用量用戶優惠，長期客戶優惠等各種有利客戶的優惠方案。

• 關鍵五：降低成本的所有可能性都隱藏在契約裡。再次逐一檢視合約或定型化契約的內容，並且了解當初為什麼簽訂這樣的條件。

• 關鍵六：不靠感覺，而是根據數據，假設高額支出的原因。解讀數據成立假設驗證。企業降低成本應該要盡可能快速重複這個流程。

第五章 降低成本五大步驟

• 步驟一：詳盡，完整的列出所有支出項目與相關數據。各項數據的蒐集也是一種時間成本。企業應交由專人負責，先設想公司支出之所以居高部下的原因，並提出幾種假設，然後儘快蒐集相關數據。

• 步驟二：以個別支出項目為基準，掌握公司的成本降低狀況。發現可能有超額支出的情形時，先向目前供應商同業要求報價，只要目前支付的金額高於各種報價中最低合理價格者，就可以和目前的廠商積極交涉爭取降價。

• 步驟三：製作可降低支出的項目管理表。將討論的焦點放大，以描繪成本的全貌，能更精準地掌握目標。

• 步驟四：依據可降低支出的項目管理表，決定降低的目標金額與達成日期。明確訂定目標金額與期限，並讓員工了解目標的成果與價值。

• 步驟五：開始執行降低成本專案。高層不應該只是提供專案小組相關的權力，更重要的是讓小組每位成員都能夠有每位成員都是經營者的感覺。

第六章 大刀闊斧降低成本 契約交涉需知

• 企業在簽訂長期契約的同時，還要選擇最適合自家公司的電力需求模式的方案。如果公司發現用電經常集中在一天中的某個時段或一週中的某幾天，一年裡的特定季節，或某些特定部門的用電量特別大等，就是重新檢討電費方案的時候了。

• 如果你覺得自己辦公室的租金比附近辦公室高，甚至懷疑以這裡的地價行情來說，需要這麼高的租金嗎？請試著和房東協議，這時事先的準備與理論根據就是重點了。記得準備以下三種資料：

• 1.土地與房屋價格和周邊的行情變化。

• 2.租用的土地或建物的登記簿。

• 3.自家公司經營狀況的彙整。

• 企業想要尋找最佳條件的郵寄服務，可以善用網路的搜尋引擎，以大大提高搜尋的效率。如果想尋找郵寄費用，有郵局提供郵寄費用搜尋裝置。

第七章 所有答案都在員工身上

• 經營者要熟悉執行者的各種工作狀況，以幫助執行者發揮最大的員工執行力。此外，執行者也要從經營者的立場出發，將公司的利益視為自己的利益，這樣組織才能將員工執行力發揮到極致。要成為這樣能發揮極致潛能的組織，最有效的方式就是：公司全員一同努力執行降低成本專案。

• 無法落實降低成本的五大原因：

• 1.執行者看不到成本等其他無形的項目

• 認為無形的東西無法降低成本。

• 2.經營者制定目標，強制執行者遵循，導致無法貫徹。

• 執行者無法體會經營者的感受，就無法遵守規定並達成目標。

• 3.沒有驗證成效，執行者看不到下一步努力的主要方向。

• 不驗證就無法看到成果。

• 4.忽略評估成效的重要性。最終使策略無疾而終。

• 沒有評估成果就無法持續執行。

• 5.降低成本專案的作法與原則不明確，導致執行者無法落實。

• 沒有方針就無法落實。

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• Prepared by: Erick Wu (ericking501@gmail.com)

• Version: 0.9

• Date: 11-18-2014

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