Проектный офис с нуля

Мария Лютикова,

Руководитель Проектного офиса ООО «АПК-Курск»

Группа компаний «АгроПромкомплектация»• Основана в 1988 году. Включает 31 предприятие производственной и

торговой сети в 10 регионах России.

• Замкнутый цикл производства - от выращивания зерна, хранения и переработки (элеваторы и комбикормовые заводы), свинокомплексов и молочной фермы до хладобойни, мясокомбината, молочного завода и торговой сети.

• Один из крупнейших агрохолдингов России. По итогам 2014 г. занимает 7 место в рейтинге ведущих национальных производителей свинины, входит в ТОП-3 самых динамично развивающихся компаний России

Проекты ООО «АПК-Курск»

• Проекты строительства производственных объектов

• Проекты развития фирменной розничной сети

• Проекты организационного развития

• ИТ-проекты

Зачем понадобился Проектный офис?

Одна из стратегических целей:В рамках программы импортозамещения -

увеличение к 2017 году производства свинины в 2 раза.

Зачем понадобился проектный офис?

Проектам не хватало планови отчетности

Управление инвестиционными

проектами, количество которых

резко возросло и продолжает

расти, “вручную” стало

невозможно.

Обеспечение достижениястратегических целей компании.

Зачем понадобился проектный офис?

Проекты выполнялись в рамкахоперационной деятельности, невыделяясь отдельно.

Руководителем всех проектов былгенеральный директор.

Не было ясности в порядке выполнениязадач и их взаимосвязи междуподразделениями.

Важная информация часто «терялась»или не доводилась до ГД

Задачи Проектного офиса

• Внедрить проектную методологию и поддерживать ее в компании.

• Выделить РП на каждый проект, наделить их ответственностью и правами.

• Обеспечить достоверную картину по всем проектам в реальном времени: на каком этапе находятся, что происходит в каждом.

• Своевременно инициировать проблемные вопросы по проектам.

• Координировать и администрировать проекты

Нам повезлоИнициатор изменений и внедрения проектного управления –

генеральный директор ООО «АПК-Курск»

Шаги запуска Проектного офиса

Шаги запуска Проектного офиса

1. Выбор методологии проектного управления

Шаги запуска Проектного офиса

2. Ревизия: какие проекты есть, на каких этапах, в каком

состоянии

Шаги запуска Проектного офиса

3. Определение «проекты» и «не проекты»

Критерии проектов в ООО «АПК-Курск»:

• временные ограничения - работы

длятся более 30 дней

• кол-во участников – более 3-х из

различных структурных

подразделений

• отсутствие цикличности, характерной

для процессов

• уникальность результата, который

переходит в операционную

деятельность

Шаги запуска Проектного офиса

3. Выбор информационной системы

Почему выбрана «Адванта»?

• Дружелюбный (user-frendly) интерфейс, удобство работы

• Хорошее быстродействие

• Возможность одновременной работы пользователей в режиме онлайн

• Формирование понятных отчетов по проектам, возможность выгрузки в

другие форматы

• Возможность управления портфелем проектов, формирование отчетов по

проектам.

5 шагов вовлечения сотрудниковв систему

1• Выделяем группу сотрудников «пилотных проектов»

2• Проводим обучение

3• Издаем Приказ о работе в системе

4• Еженедельно контролируем актуальность информации по проектам и

активность пользователей Системы

5• Формируем отчеты об активности пользователей в системе для менеджера

проекта

Кроме того…

• Директор озвучил, что планы и отчеты по проектам отныне принимает только в системе

• Появились заинтересованные руководители подразделений, которые стали самостоятельно активно использовать систему для обсуждения рабочих вопросов по проектам в дискуссиях и подтягивать остальных

Результаты работы Проектного офиса

за 6 месяцев

Бизнес-выгоды от внедрения Проектного офиса

• Понимание совокупных финансовых и временных затрат на все проекты Компании

• Оперативный контроль проектов и своевременное информирование Заказчика и руководства компании сокращает время от появления проблемы до ее решения

• Анализ распределения исполнителей в нескольких одновременно выполняемых проектах

• Прозрачная и управляемая проектная деятельность в компании

Ключевые результаты

• Формализована методология, появились «правила игры»

• Инициативы новых проектов проходят защиту на уровне топ-менеджмента

• По нашему опыту создан второй Проектный офис в другом региональном подразделении ГК “АгроПромкомплектация”(Тверская область)

Вся работа по проектам ведется в Адванте:

• 20 инвестиционных проектов, из них 10 крупных (строительство мясохладобойни и свинокомплексов)

• 30 проектов открытия торговых точек

• В самом крупном проекте более 1000 задач

• Около 60-ти активных пользователей Системы

Ключевые результаты

Каждый проект инициируется заявкойЗАЯВКА

НА ПРОЕКТ

*ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ

*ИНВЕСТИЦИОННЫЙ

УТВЕРЖДАЮ:

Спонсор проекта –

Генеральный директор ООО «АПК-Курск»

Кузнецов В.В. / _____________ / «__» _________ 201_ г. (ФИО) (подпись) (дата)

*Регистрационный номер: ________________________ *Присвоена группа ______________

1) Рабочее название проекта

Указывается название Вашего проекта, которое должно отражать суть проекта.

2) Основные цели проекта

Описываются цели реализации, при возможности c использованием технологии SMART.

3) Основные этапы проекта

Перечисляются этапы реализации с указанием периодов или длительности.

4) Предварительная

длительность проекта

Указывается суммарная

длительность проекта

5) Основные риски реализации проекта Описываются возможные риски, которые могут случиться в ходе реализации проекта (потери в случае затягивания сроков, противодействие со стороны гос.органов и пр.)

6) Предварительный бюджет проекта (все суммы указывать с НДС)

Предполагаемые инвестиции с укрупненной разбивкой по статьям.

*7) Документы, необходимые для авторизации проекта

Паспорт проекта

График проекта

Бюджет проекта

ТЭО

Формы идентификации рисков

Список участников проекта, оргструктура

Положение о мотивации участников проекта

8) Инициатор проекта

______________ / _____________

(ФИО) (подпись)

9) Дата составления заявки

«____» ______________ 20 г.

10) Рабочая группа по предпроектной подготовке

Указываются сотрудники, которые выступали в роли экспертов при составлении заявки, и те,которые будут выступать экспертами в

дальнейшем при детальной проработке проекта.

Роль ФИО Подпись Дата

подписи

*РЕГИСТРАЦИЯ ЗАЯВКИ НА ПРОЕКТ В ПРОЕКТНОМ ОФИСЕ

Заявка ПРОВЕРЕНА И ПРИНЯТА

___________________ / _______________

(ФИО исполнителя) (подпись)

«____» _________________ 20 г. (дата)

Заявка СОГЛАСОВАНА

Руководитель проектного офиса

_______________ / _______________ (ФИО) (подпись)

«____» _________________ 20 г. (дата)

У каждого проекта есть паспорт

У каждого проекта есть план

Проекты и согласования создаются быстро, из шаблонов

Одна из целей 2015 года:расширение сети розничных

магазинов в Курской и Орловской областях до 50 точек.

Выполнение показателей визуализировано

Выполнение контрольных точек отражается в графиках

Реестр проектов отражает их статус

Выполнение поручений отслеживается в специальном отчете

Ближайшие планы

• Использование механизма запроса информации от исполнителей через отчетные формы (в наст.времятестируется)

• Использование в Адванте функционала работы с инициативами

• Доработка регламентов Проектного офиса

• Выделение администрирования Системой в отдельный функционал.

Если вы только начинаете построение Проектного офиса…

• Четко сформулируйте цель - зачем вам проектный офис

• Определите задачи проектного офиса

• Заручитесь поддержкой высшего руководства

• Определите методологию управления и программный продукт для организации деятельности

Спасибо за внимание!

Вопросы?