Как в территориально распределенных торговых компаниях сократить время

утверждения документа с 4 дней до 20 минут

Иванов АлександрМинск 2015

Давайте знакомиться !

Зовут меня Александр Иванов.

Около 5 лет работаю в торговле, в качестве руководителя ИТ подразделения.

За это время накоплены опыт и набор решений для автоматизации торговых компаний

О чем пойдет речь?

Не расскажу ничего нового для тех, кто «в теме».

Не буду показывать screenshot-ы.

Покажу путь для систематизации ежедневного хаоса.

Поделюсь реальным опытом, как это было у нас.

Если вы намерены внедрять портал своим уникальным путем, то можете «подсмотреть» новые применения обычным вещам.

СООО «Торговая компания «Милавица»

Крупнейшая в РБ торговая сеть магазинов нижнего белья «Милавица», «Бретелька» и «Lauma».

Представлена в 24 городах нашей страны.

Насчитывает 50 фирменных магазинов.

6 оптовых складов.

При этом:

Около 130 пользователей (офис, оптовые склады, заведующие магазинам).

ИТ подразделение состоит из 3-х человек.

Как мы поняли, что пора внедрять портал?

Во время кризиса коммуникации стали «камнем преткновения».

В службе техподдержки каждый день стали появляться инциденты про недоставленную почту по причине превышения размера.

Появились подозрения о появлении «теневого ИТ».

Появились регулярные расходы на транспорт, связанные с доставкой документов.

«…Настоящих буйных мало, вот и нету вожаков…»

Инициатором внедрения портала стала ИТ служба.

После презентации решения ожидали поддержки HR, но «…подмога не пришла, подкрепленья не прислали…».

Поставили тестовую версию и начали показывать всем заинтересованным.

Маркетологи – наше все!

Со временем стали расслабляться, но МАРКЕТОЛОГИ не дали!

Фотогалерея, как отчет о маркетинговых акциях

Торговля начинает генерировать маркетинговые акции с фотоотчетами.

Фотоотчеты по почте не пролазят, пока не научишь каждого сжимать фотографии.

В целях безопасности файлообменники закрыты.

Фотогалерея – это идеальное решение для маркетинговых фотоотчетов! Наверно, разработчики не подозревали.

Проблему с доставкой почты – решили!

Те же документы, только отсканированные

После успеха фотогалереи ИТ снова «в теме».

Право подписи только у руководителя.

В момент кризиса увеличивается количество срочных документов.

Стало регулярным 2-ды в неделю доставлять бумажную почту, но этого тоже не достаточно.

Стоимость выросла в 2 раза. Минимум!

Документы, скан-копии которых имеют юридическую силу можно передавать через портал.

Согласование договоров с региональными подрядчиками – горы макулатуры и дни ожидания.

Главное не забывать про распределение прав доступов!

«Аппетит приходит во время еды» или работа с браком

Нужно:

Получить подтверждение от поставщика. Согласовать возврат или изменение стоимости. Иметь возможность просматривать и сохранять статистику.

Условия:

Поставщик, мягко говоря, не быстро отвечает не рекламации. Нужно хранить историю для статистики. Не нужно давать доступ в учетные системы

Как решили:

Заказали у support.by разработку модуля учета брака. За 14 дней было разработано и оттестировано. Внедрили за 1 день! (разослали ссылку на инструкцию и

данные доступа).

Кроме того

Очень эффективно использовать wiki при обучении.

Корпоративный чат снижает расходы на телефонную связь.

Опросы – быстрый сбор и консолидация информации о тенденциях рынка в регионах.

Телефонный справочник – это спасение для секретариата.

Резервирование переговорных – не только переговорных, можно организовать резервирование автомобилей и т.п.

Единая точка контакта для всех сотрудников компании.

Web интерфейс позволяет продолжать работать вне офиса.

Весь озвученный функционал из «коробки»!

«Ложка дегтя»

Модуль техподдержки – не пригоден к использованию.

Встречаются недочеты: резервирование переговорных из календаря, вопросы с ветвлением, доступ к оргструктуре.

Невозможность убрать Bitrix диск из клиента.

Полученные выгоды

Решили проблему с коммуникацией.

Уменьшили расходы на транспортировку документов.

Формализовали некоторые процессы.

Не дали «теневому» ИТ проникнуть на предприятие.

Увеличили скорость принятия решений.

Актуализировали:

Телефонный справочник компании.

Пользовательскую документацию.

Какими силами все это было проделано?

• ИТ отдел состоит из 3-х человек. Никого дополнительно не брали и не привлекали.

• Внедрение прошло в течении 21 дня.

Спасибо за внимание!

Буду рад ответить на ваши вопросы.