Внедрение системы электронного документооборота в НАО «Национальная спутниковая компания» («Триколор ТВ»)

Тебеньков ДаниилРуководитель проектов по внедрению информационных системНАО «Национальная Спутниковая Компания»

• Лидер российского рынка платного телевидения (более 11,6 млн абонентов)

• 400 сотрудников

• Более 5000 контрагентов

• До 10000 договоров в год

Задачи

Переход с предыдущей СЭДна базе SharePoint 2010

Сокращение сроков согласования документов

Развитие существующего процесса согласования

Внедрение типовых форм документов

Создание единого хранилища электронных версий всех договоров

Участники

Заказчик

Дирекция по правовым вопросам

Ключевые сотрудники

НАО «НСК»

Администратор системы

НАО «НСК»

Консультанты

Avis Expert

Бизнес-тренер

Avis Expert

Консультанты-разработчики

Avis Expert

Руководитель проекта

от ЗаказчикаНАО «НСК»

Руководитель проекта

от ИсполнителяAvis Expert

Решения

Согласование общих договорных документов

Согласование абонентскихдоговорных документов

Согласование дилерскихдоговорных документов

Канцелярия

Виды документов

Договор

Дополнительное соглашение

Приложение

Типовые

Нетиповые

Типовые договоры

Схема согласования типовых договоров

Схема согласования нетиповых договоров

Особенности решения

Использование категоризации

(более 40 категорий)

Штрихкодированиевсех документов

Проверка на необходимость

проведения тендера

Проверка на объемы сделки

Проверка на лимиты по договору

Интеграция с модулем Канцелярия

Категории договоров

Карточка договора

Карточка договора

Решения

Согласование общих договорных документов

Согласование абонентскихдоговорных документов

Согласование дилерскихдоговорных документов

Канцелярия

Абонентские договорыВиды документов:

Договор оказания услугАбонентский договорДоговор купли-продажиДоговор аренды модулей

Особенности проекта

• Согласование документов в кратчайшие сроки

• Интеграция контрагентов из Системы регистрации абонентов

• Автоматическое создание документов

• Все документы на основе шаблонов с экспресс-полями

• Автоматическая выдача прав доступа

Решения

Согласование общих договорных документов

Согласование абонентскихдоговорных документов

Согласование дилерскихдоговорных документов

Канцелярия

Особенности проекта

• Интеграция данных по активным дилерам из базы дилеров в DIRECTUM

• Реализация маршрута в соответствии с действующей схемой

• Создание новых карточек документов• Автоматическая выдача прав доступа• Ретроввод договоров из файлового хранилища

Виды документов:

Дилерское соглашениеУведомление о расторженииДополнительное соглашение

Решения

Согласование общих договорных документов

Согласование абонентскихдоговорных документов

Согласование дилерскихдоговорных документов

Канцелярия

Виды документов

Входящее письмо

Исходящее письмо

Сопроводительное письмо

Приказ по АХД

Приказ по ОД

Задачи проектаВходящие документы• Реализация процесса контроля исполнения поручений (резолюций)

генерального директора

• Добавление возможности печати журнала (части журнала) регистрации  входящей корреспонденции с полями для подписии даты получения документов исполнителем

• Организация централизованного хранения оригиналов входящих документов

• Настройка штатного типового маршрута в соответствиис существующим процессом

• Проведение интеграции с существующим модулемдоговорной работы

• Перенос архива существующих документов и карточек, реализованного на платформе SharePoint 2010(~ 17 000 документов)

Карточка входящего документа

Задачи проектаИсходящие документы• Добавление отчета по возвратам исходящих документов

• Добавление отчета по количеству отправленных писем с разбивкой по видам отправки (почтой простое, заказное, Pony Express, курьери т.д.)

• Добавление отчета-описи вложения для ценных писем

• Добавление функции автоматического составления по заданным датам следующих списков:

• список почтовых отправлений• реестр для курьера – составляется для отправок курьером;

НАО «Национальная спутниковая компания»

• Проведение интеграции с существующим модулемдоговорной работы

• Перенос архива существующих документов и карточек, реализованного на платформе SharePoint 2010(~ 9 000 документов)

Карточка исходящего документа

Задачи проекта

Внутренние документы• Настройка маршрута согласования внутренних документов

в соответствии с существующим процессом

• Настройка механизма досогласования и согласования предметными согласующими (перечень предметных согласующих зависитот выбранного шаблона)

• Настройка ознакомления с внутренними документами

Карточка приказа

Результаты

Задачи

Переход с предыдущей СЭДна базе SharePoint 2010

Сокращение сроков согласования документов

Развитие существующего процесса согласования

Внедрение типовых форм документов

Создание единого хранилища электронных версий всех договоров

Развитие договорного модуля

• Маршрут согласования шаблонов договоров• Дополнительные средства контроля валютных

договоров• Усовершенствование механизмов мониторинга

срока действия договоров• Внедрение новых маршрутов согласования для

специфичных категорий документов

Лучшие примеры наших проектов и их подробное описание мы собрали

на одной странице