Bài giảng hệ thống thông tin quản lý 2016

Prosperity Z Trang 1

BÀI MỞ ĐẦU

GIỚI THIỆU VỀ HỌC PHẦN

1. Thời đại công nghệ thông tin

Trước những năm 1980, thế giới chưa biết tới khái niệm hệ thống thông tin quản

lý. Các nhà quản lý không quan tâm tới việc xử lý các thông tin nhận được, và phân

phối những thông tin đó trong doanh nghiệp của họ. Họ chẳng quan tâm tới bản thân

thông tin cũng như các lợi ích mà nó mang lại. Việc đầu tư vào hệ thống thông tin

trong doanh nghiệp còn là một cái gì đó quá tốn kém và đem lại hiệu quả không cao.

Quá trình thông tin giữa các nơi khác nhau trên diện rộng toàn cầu còn chưa đặt ra.

Quá trình quản lý và tạo lập các quyết định quan trọng của doanh nghiệp mới chỉ chủ

yếu dựa trên việc cân nhắc các hiện tượng nảy sinh trong môi trường kinh doanh một

cách trực tiếp, thông qua kinh nghiệm, và bằng trực giác quản lý.

Sang những năm 1990, thế giới đã thay đổi nhanh chóng, khiến cho các nhà quản

lý không thể bỏ qua vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp được

nữa. Sự ra đời của các công ty đa quốc gia, sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa

để tạo thành các con rồng khổng lồ trong thế giới kinh doanh, sự chuyển biến của nền

kinh tế chung toàn cầu từ nền kinh tế công nghiệp theo các ngành nghề thành một nền

kinh tế dịch vụ dựa trên cơ sở kiến thức và thông tin đã được tạo ra những thách thức

lớn cho doanh nghiệp và việc quản lý chúng. Tất cả những chuyển biến đó đã khiến

cho người ta phải suy nghĩ về cách thức sử dụng tri thức theo những phương thức

hoàn toàn khác hẳn. Nếu trong những giai đoạn đầu tiên, tri thức được sử dụng để

sống, để tồn tại, sau đó, để làm việc, thì thời điểm hiện tại là để tạo ra tri thức mới.

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đã và đang ngày càng gia tăng

trong các tổ chức và các doanh nghiệp. Vào đầu những năm 1970, việc sử dụng hệ

thống thông tin trong doanh nghiệp chỉ dừng ở mức duy trì các báo cáo hàng ngày,

hàng tháng, hàng quý,…Do đó, hệ thống thông tin lúc đó mới chỉ được coi là hệ

thống thông tin hỗ trợ ra quyết định. Chức năng của nó mới chỉ bó gọn trong mục

đích cung cấp các số liệu hỗ trợ cho quá trình đưa ra các quyết định hành động của

các nhà quản lý.

Vào những năm 1980, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính, đặc biệt là

của các phần mềm máy tính, đã giúp cho hệ thống thông tin quản lý có cơ hội phát

triển mạnh mẽ hơn trong các doanh nghiệp. Vào thời kỳ này, hệ thống thông tin đã

bắt đầu vai trò phân tích sự kiện trên các dữ liệu thu thập được và thiết lập được các

mô hình quyết định để các nhà quản lý có thể lựa chọn ra phương án tốt nhất để thực

hiện. Thuật ngữ hệ thống thông tin quản lý chuyên gia và hệ thống thông tin quản lý

hỗ trợ lãnh đạo đã ra đời do những chức năng đó. Ngày nay hệ thống thông tin quản

lý chuyên gia vẫn còn có tác dụng trong việc đưa ra một số lời khuyên có giá trị cho

các nhà quản lý trong một số hữu hạn các trường hợp cụ thể.

Đặc biệt hơn cả là vào cuối thế kỷ 20, một khái niệm mới về hệ thống thông tin ra

đời, đó là khái niệm hệ thống thông tin chiến lược. Hệ thống thông tin đã đóng góp

một vai trò trực tiếp trong việc điều khiển các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu

chiến lược của một doanh nghiệp. Đó cũng đồng thời là trách nhiệm mới của hệ

thống thông tin đối với một doanh nghiệp.

Trong thời đại công nghệ thông tin tính từ năm 1957 đến nay đã có sự thay đổi to

lớn như sau: Nhân công chính là lao động trí thức, quan hệ lao động là con người với

con người, công cụ lao động chủ yếu là công nghệ thông tin.


2. Đối tượng nội dung nghiên cứu của học phần

Đối tượng nghiên cứu học phần là sinh viên các chuyên ngành: Quản trị kinh

doanh nhà hàng, Quản trị kinh doanh khách sạn, Quả trị khinh doanh du lịch.

Nội dung nghiên cứu học phần là nghiên cứu về các hệ thống thông tin có trong

doanh nghiệp, và các thành phần của các hệ thống thông tin.

3. Phương pháp nghiên cứu, học tập học phần

Phương pháp nghiên cứu: tham gia đầy đủ các tiết học lý thuyết và thực hành trên

lớp, tìm hiểu các tài liệu có liên quan đến hệ thống thông tin quản lý, các báo cáo liên

quan đến công nghệ thông tin của các cơ quan có uy tín xuất bản thường niên.

4. Tài liệu học tập và tham khảo

Tài liệu tham khảo bao gồm: Hệ thống thông tin quản lý NXB Khoa học và Kỹ

thuật, Hệ thống thông tin quản lý NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, giáo trình

Marketing, giáo trình Quản trị học.


CHƯƠNG I: HỆ THỐNG THÔNG TIN

1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

1.1. Định nghĩa

Trước tiên muốn hiểu được định nghĩa về hệ thống thông tin quản lý, ta cần tìm

hiểu về thông tin, cơ sở dữ liệu và hệ thống.

Tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu khác nhau, các nhà khoa học có thể định nghĩa

thông tin khác nhau. Chẳng hạn theo nhà nghiên cứu về lý thuyết thông tin Brilen cho

rằng “Thông tin là sự ngược của độ bất định(Entropi)”. Nhà khoa học Shanol thì

khẳng định “Thông tin là quá trình liên hệ nhằm loại bỏ độ bất định” còn Viện sỹ

Nga Gluscôp thì đưa ra định nghĩa: “Thông tin bao gồm tất cả những tri thức mà con

người trao đổi với nhau và cả tri thức tồn tại độc lập với con người”. Theo Jame O`

Brien “Thông tin là các dữ liệu đã được biến đổi thành dạng dễ hiểu, có ích cho

người sử dụng”.

Còn trong các hệ thống thông tin quản lý thì thông tin là những dữ liệu được nhập

vào hệ thống và đã được xử lý sao cho những dữ liệu được xuất ra chứa đựng những

thông tin thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng.

+Thông tin trong hệ thống thông tin quản lý có các đặc tính sau:

-Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác. Thông tin có độ tin

cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa

đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng. Việc đó sẽ

dẫn đến việc giảm số lượng khách hàng và doanh số bán hàng.

-Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng

yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến

các quyết định và hành động không đáp ứng được những đòi hỏi của tình hình thực

tế. Điều đó làm hại đến doanh nghiệp.

-Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã không

sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách

nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể

là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng

nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần từ thông tin.

Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí do tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra

quyết định sai vì hiểu sai thông tin.

-Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và

nguyên vật liệu. Hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được

tới vốn hoặc nguyên vật liệu. Đối với thông tin cũng tương tự như vậy. Thông tin cần

được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận với thông tin.

Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho các tổ chức

cũng như cho các doanh nghiệp.

-Tính kịp thời: Thông tin cần được gửi tới cho người sử dụng vào đúng lúc cần

thiết.

+Thời đại thông tin được phân biệt với các thời đại khác bởi năm đặc điểm sau:

-Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền

tảng thông tin thông qua các hệ thống quản lý và xử lý thông tin.

-Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin, các hệ

thống thông tin quản lý được sử dụng để thực hiện các công việc kinh doanh.


-Trong thời đại công nghệ thông tin con người dựa vào các hệ thống thông tin quản

lý để tăng năng suất lao động lên nhanh chóng.

-Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thông

tin bằng cách sử dụng hiệu quả các hệ thống thông tin quản lý.

-Trong thời đại công nghệ thông tin, các hệ thống thông tin quản lý từ thô sơ đến

hiện đại có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ.

+Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề

được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào. Dữ liệu có thể có hai dạng: dữ

liệu tính toán và dữ liệu đo đếm được. Còn cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được

sắp xếp, mã hóa theo một trật tự hoặc cấu trúc logic nhất định nhằm cung cấp các

thông tin cần thiết cho hệ thống thông tin.

+Hệ thống: Là một tập hợp gồm các thành phần có mối liên kết mật thiết với nhau

tạo thành một chỉnh thể và được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục

đích nào đó.

Ví dụ hệ thống thần kinh của con người là một chỉnh thể(hệ thống) phức tạp, não

có gần cỡ 100 tỷ nơ ron(tương đương với số ngôi sao của dải ngân hà). Hệ thống thần

kinh chằng chịt mối nối các nơ ron, mỗi nơron có khoảng 10 ngàn mối nối để nhận

tín hiệu từ các nơron khác chuyển tới. Không còn nghi ngờ gì nữa hệ thống thần kinh

của chúng ta là một hệ thống lớn rất phức tạp.

+Hệ thống con: Bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của

một hệ thống khác. Những hệ thống mà chúng ta xem xét và xây dụng thực chất đều

là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống

con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc. Việc hiểu được

bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được một kiến

thức nhất định về hệ thống lớn mà nó phục vụ.

Còn trong đời sống thực tế chúng ta ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý các

lĩnh vực khoa học và xã hội của đời sống các hệ thống đó được gọi là hệ thống thông

tin quản lý.

+Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống chức năng thự hiện việc thu thập, xử lý,

lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn

đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức hay doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt về một con

người, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ chức hoặc trong

một môi trường xung quanh đó.

Hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải cần đến máy tính- mặc dù ngày

nay công nghệ thông tin giúp vận hành các hệ thống thông tin hiệu quả hơn nhiều. Hệ

thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút, và vẫn được sử dụng rộng rãi ở

các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Hệ thống thông tin vi tính(Computer Based

Information System) dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý

và phổ biến thông tin. Trong giáo trình này chúng ta chỉ đi vào nghiên cứu Hệ thống

thông tin vi tính.

+Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ

thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau:

-Nhập dữ liệu: Hoạt động thu và nhận dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ

môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin.


-Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành

dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng.

-Xuất dữ liệu: sự phân phối các thông tin đã được sử lý tới những người hoặc

những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó.

-Lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được sử lý để sử dụng ngay tại thời

điểm doanh nghiệp thu nhận nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến hành phân tích

để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, cac thông

tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin

được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu.

-Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các

thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân

những nhà điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình

thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện.

+Sơ đồ các chức năng của hệ thống thông tin:

Hình 1

1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý gồm có nhiều bộ phận cấu thành nên, nhưng các hệ

thống thông tin quản lý vẫn phải hoạt động tốt và đáp ưng nhu cầu công việc thực tế

của các nhà quản lý. Vì vậy nên khi công việc thực tế phát sinh những vấn đề mới

cần phải giải quyết thì hệ thống thông tin cũng phải tìm phương pháp để giải quyết

các vấn đề đó bằng các thông qua các nhà phân tích và thiết kế hệ thống để nâng cấp

hệ thống thông tin cũ nhằm đáp ứng nhu cầu công việc thực tế.

Mô hình tổng quát các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin:

Hình 2

+Tài nguyên về phần mềm: là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình

ứng dụng của hệ thống thông tin.


Sơ đồ tài nguyên phần mềm cho hệ thống thông tin:

Hình 3

Phân mềm của hệ thống thông tin quản lý gồm: Phần mềm hệ thống và phần mềm

ứng dụng.

-Phần mềm hệ thống là hệ điều hành(Operating System) có vai trò quan trọng. Hệ

điều hành được các kỹ sư chia thành hệ điều hành đa chương trình

(MultiProgramming), hệ điều hành đa xử lý(MultiProcessing) và hệ điều hành đa

nhiệm(MultiTasking). Ngoài ra trong phần mềm hệ thống còn có chương trình dịch-

chương trình biến đổi các chương trình biến đổi các chương trình viết bằng ngôn ngữ

thuật toán sang ngôn ngữ máy để cho máy hiểu và thực hiện các chương trình.

-Phân mềm ứng dụng có phần mềm đa năng, phần mềm chuyên dụng.

-Phần mềm đa năng cho phép làm được nhiều chức năng: Hệ soạn thảo văn bản và

cho phép chèn các biểu tượng, kẻ các bảng biểu, tính toán đơn giản,… Thiết lập các

bảng tính và vẽ các độ thị, xử lý các dữ liệu rất tiện lợi và nhanh chóng. Các bảng

tính điện tử như: Excel, Lotus, Quatro…Sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý là

các hệ quản trị cơ sở dữ liệu(Database Management System) như Foxpro, Access,…

-Phần mềm chuyên dụng cho phép thực hiện được các công việc quản lý chuyên

dụng cho từng ngành nghề riêng biệt như: Phần mềm chuyên dụng cho ngành ngân

hàng, phần mềm chuyên dụng dành cho kế toán, phần mềm chuyên dụng dành cho

quản trị quản trị doanh nghiệp….

+Tài nguyên về nhân lực: là chủ thể điều hành và sử dụng các hệ thống thông tin

quản lý.

Sơ đồ tài nguyên về nhận lực của hệ thống thông tin:

Hình 4

Tài nguyên nguồn nhân lực gồm hai nhóm:

-Nhóm thứ nhất là những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc hàng

ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban.


-Nhóm thứ hai là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy,

tức là những người xây dựng và bảo trì hệ thống thông tin quản lý.

Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin quản lý

vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế,

cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo

dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực

trong sản xuất và kinh doanh. Ở đây, các cơ sở ứng dụng hệ thống phải có kế hoạch

đào tạo một đội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao. Các thành phần của tài nguyên

về nhân lực biểu diễn trong sơ đồ ở trên.

Hai nhóm cán bộ có vai trò đặc biệt quan trọng quyết định sự thành bại của hệ

thống thông tin quản lý là các cán bộ lãnh đạo và các phân tích viên hệ thống thông

tin. Cán bộ lãnh đạo là người đưa ra các quyết định xây dựng hệ thống thông tin quản

lý, xét duyệt các phương án thiết kế. Nhưng tổng công trình sư của quá trình này lại

là các phân tích viên hệ thống thống thông tin. Chính họ là người có trách nhiệm đưa

ra từ các phác thảo đầu tiên của hệ thống thông tin quản lý, thực hiện các phân tích

toàn diện mọi mặt của hệ thống thông tin quản lý, đến việc xây dựng mô hình thực

thể, mô hình vật lý, thiết kế kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý.

Các phân tích viên phải có các năng lực sau đây:

-Năng lực kỹ thuật: Hiểu biết về phần cứng và phần mềm; hiểu biết vai trò của lập

trình viên, các công cụ và ngôn ngữ lập trình; hiểu biết về vai trò và tầm quan trọng

của các thao tác viên; khả năng đánh giá các phần mềm hệ thống và phần mềm

chuyên dụng cho một ứng dụng đặc thù; có khả năng lựa chọn và thực hiện các giải

pháp kỹ thuật tối ưu cho các bài toán thực tế.

-Kỹ năng giao tiếp: Hiểu biết các vấn đề của người sử dụng và tác động của chúng

đối với các bộ phận khác của doanh nghiệp; hiểu rõ các đặc thù của doanh nghiệp;

nhận thức được các khó khăn có thể sảy ra; có khả năng xem xét các mục tiêu theo tất

cả các góc độ khác nhau, không bị hạn chế trong một quan điểm nào; hiểu biết nhu

cầu thông tin trong doanh nghiệp và cơ chế vận hành của các dòng thông tin đó; khả

năng giao tiếp với mọi người ở các cương vị khác nhau.

-Kỹ năng quản lý: Khả năng quản lý nhóm các phân tích viên hệ thống và các

chuyên viên kỹ thuật khác; nhạy cảm với các tác động tài chính; khả năng lập và điều

hành kế hoạch phát triển các đề án, kỹ năng quản lý hệ thống(Nắm vững các kỹ thuật

phân tích và xử lý thông tin; nắm vững các kỹ thuật thiết kế các hệ thống tin học mới

cũng như cải tiến các hệ thống cũ; nắm vững kỹ thuật đưa hệ thống vào sử dụng).

+Tài nguyên về phần cứng: là toàn bộ các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu

thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin.

Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của hệ thống thông

tin quản lý là máy tính điện tử, mạng máy tính.

Máy tính điện tử là công cụ xử lý thông tin chủ yếu. Máy tính điện tử trong hệ

thống thông tin gôm một số loại sau:

-Máy tính lớn(Mainframe) là loại máy tính nhiều người dùng, được thiết kế để thỏa

mãn các yêu cầu về điện toán của một tổ chức lớn. Máy tính loại này cỡ lớn nhất có

thể quản lý hàng ngàn thiết bị đầu cuối để đáp ứng các yêu cầu về kế toán và quản lý

thông tin của các tổ chức lớn.


-Máy tính nhỏ(Mini Computer) là loại máy tính nhiều người sử dụng, được thiết kế

để đáp ứng nhu cầu công việc cho một công ty nhỏ. Loại máy này có thể có khoảng 4

đến 100 người sử dụng một máy tính cùng một lúc.

-Máy vi tính(Personal Computer). Là loại máy tính có thể đặt trên bàn làm việc

hoặc mang từ phòng này qua phòng khác. Loại máy này được thiết kế theo dạng dùng

một người.

-Máy trạm(Workstation) là loại máy để bàn chạy các chương trình ứng dụng và

đóng vai trò là một điểm để thâm nhập vào mạng với mục đích nhập, xem, in ấn tài

liệu….

Máy tính gồm năm bộ phận cơ bản:

-Một bộ xử lý trung tâm(CPU-Control Processing Unit).

-Bộ nhớ sơ cấp gồm: bộ nhớ chỉ đọc(ROM- Read Only Memory) và bộ nhớ truy

cập ngẫu nhiên(RAM-Random Access Memory).

-Bộ nhớ thứ cấp gồm đĩa từ, băng từ, đĩa quang….

-Thiết bị đầu vào gồm: bàn phím, nguồn dữ liệu tự động truy cập, chuột, màn hình

cảm ứng, thiết bị quét số….

-Thiết bị đầu ra gồm: máy in, máy vẽ, màn hình, âm thanh…..

Mạng máy tính(Computer network) hay hệ thống mạng (Network system) là khi có

từ hai máy vi tính trở lên kết nối với nhau nhằm để trao đổi thông tin qua lại với nhau

và chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu....

Khi kết nối các máy tính thành mạng người sử dụng hệ thống thông tin quản lý

thường dùng những mục đích sau:

-Dùng chung các thiết bị ngoại vi phần cứng đắt tiền (máy in, máy Fax…).

-Chia se tai nguyên phân mêm, kho dữ liệu, công cụ tiện ích và công viêc.

-Trao đôi thông tin giữa các máy tính trong mạng.

-Tăng độ tin cậy của hệ thống máy khi các máy tính kết nối thành mạng.

-Giảm thiểu chi phí và thời gian đi lại.

-Kết nối máy tính để giải các bài toán lớn, khi đó các máy tính sẽ được phân công

giải các thuật toán nhỏ của các bài toán lớn.

Sơ đồ tài nguyên phần cứng trong hệ thống thông tin:

Hình 5

+Tài nguyên về dữ liệu: là gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua

các quyết định quản lý. Cơ sở dữ liệu(Database) là một thành phần quan trọng trong

các hệ thống thông tin quản lý. Cơ sở dữ liệu là tổng thể các dữ liệu đã được thu thập,

lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một cấu trúc xác định giúp cho người sử


dụng hệ thống có thể truy cập vào và nhập, sửa, xóa.. các thông tin dễ dàng và thuận

tiện.

Một số loại tài nguyên dữ liệu:

-Cơ sở dữ liệu quản trị nguồn nhân lực.

-Cơ sở dữ liệu tài chính.

-Cơ sở dữ liệu kế toán

-Cơ sở dữ liệu công nghệ

-Cơ sở dữ liệu kinh doanh

Các kiểu cấu trúc của cơ sở dữ liệu:

-Cấu trúc kiểu phân cấp(IMS,Focus)

-Cấu trúc kiểu mạng hay Codasyl(IDMS)

-Cấu trúc kiểu quan hệ(Ví dụ:Sql server, Orale)

Sơ đồ tài nguyên về dữ liệu của hệ thống

Hình 6

2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp độ quản lý khác nhau,

nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin tồn tại trong một tổ chức. Các dạng hệ thống

thông tin quản lý trong tổ chức có thể được phân loại theo các phương thức khác

nhau.

2.1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ thống thông tin quản lý được

chi thành cac loại hệ thống sau:

+Hệ thống thông tin xử lý giao dịch( Transaction Processing System TPS): Là hệ

thống thông tin cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp. TPS là một hệ

thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần

thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ: Nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách

sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên và vận chuyển vật tư. Chúng trợ giúp chủ yếu

cho các hoạt động ở mức tác nghiệp. Những hệ thống thuộc loại này bao gồm: hệ

thống trả lương, hệ thống lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi

nhà cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng, hệ thống tính thuế phải trả của người

nộp thuế, …

Hệ thống xử lý giao dich thường đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất

kinh doanh, đến nỗi sự cố của hệ thống thông tin quản lý giao dịch trong vòng ít giờ

đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho công ty và còn có thể ảnh hưởng tiêu cực tới

các công ty khác.

Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý quỹ tiền lương, nghĩa là một hệ thống xử lý

giao dịch kế toán thông thường có ở hầu hết các công ty. Hệ thống tiền lương giúp


giám sát việc thanh toán tiền lương, thường, phúc lợi cho nhân viên. Tệp tin chủ đạo

được tập hợp từ những mẫu thông tin rời rac(như họ tên, địa chỉ, hay số hiệu nhân

viên .. ) được gọi là các thành tố dữ liệu. Dữ liệu được nhập vào hệ thống, cập nhật

các thành tố dữ liệu. Các thành tố dữ liệu trong tệp tin chủ đạo được tổng hợp theo

nhiều cách khác nhau để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo và các cơ quan

quản lý hay gửi phiếu thanh toán cho nhân viên. Các hệ thống thông tin quản lý giao

dịch có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp khác nhau từ những thành tố dữ liệu đang lưu

trữ.

Sơ đồ của hệ thống thông tin quản lý quỹ tiền lương:

Hình 7

+Hệ thống thông tin phục vụ quản lý(MIS- Management Information System): Là

hệ thống thông tin quản lý phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức. Các hoạt động

này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến

lược. Chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tảo bởi các hệ thống xử lý giao dịch

cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Do các hệ thống thống thông tin quản

lý phần lớn dựa vào dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch, chất lượng thông tin

mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào quá trình vận hành của hệ xử lý giao dịch.

Thông thường hệ thống chỉ quản lý các sự kiện nội bộ. Hệ thống thông tin phục vụ

quản lý chủ yếu phục vụ các chức năng lập kế hoạch giám sát và ra quyết định ở cấp

quản lý.

Một hệ thống thông tin phục vụ quản lý thông thường chuyển đổi dữ liệu giao dịch

từ sản xuất, kế toán thành các tệp tin hệ thống thông tin phục vụ quản lý sử dụng để

cung cấp báo cáo cho nhà quản lý.

Hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý thường phục vụ các nhà quản lý quan

tâm tới những kết quả hàng tuần, hàng tháng hàng năm - chứ không phải hoạt động

hàng ngày. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi

thông thường đã được định trước và có một quy trình định trước để trả lời chúng. Ví

dụ, báo cáo của hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý lập danh sách tổng khối

lượng đường được sử dụng ở quý này bởi một mạng lưới quán cà phê, hoặc so sánh

tổng doanh số hàng năm của một số sản phẩm so với mục tiêu đề ra. Hệ thống phân

tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất, nghiên cứu thông tin thị

trường… là những ví dụ về hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý.

Các hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý thường không linh hoạt và ít có khả

năng phân tích. Phần lớn các hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý sử dụng các


kỹ năng đơn giản như tổng kết và so sánh chứ không phải các phương pháp toán học

phức tạp hay thuật toán thống kê.

Ví dụ về sơ đồ của hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý:

Hình 8

+Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định(DSS - Decision Support System): Là hệ

thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Về

nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép

người ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ

tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô

hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là một hệ thống đối thoại

có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô

hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.

Quá trình ra quyết định được mô tả là một quy trình gồm ba giai đoạn:

Xác định vấn đề.

Xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết.

Lựa chọn một phương án tối ưu.

+Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành(ESS – Executive Support System): Là hệ

thống thông tin tạo ra môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất

cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành được

thiết kế để tổng hợp dữ liệu cả về những sự kiện bên ngoài như các quy định thuế mới

hay các động thái của đối thủ cạnh tranh, và cả những thông tin tổng hợp từ hệ thống

nội bộ hệ thống thống thông tin phục vụ quản lý và hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết

định. Hệ thống sang lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giảm thiểu thời

gian và công sức để nắm bắt thông tin hữu ích cho các lãnh đạo. Hệ thống thông tin

hỗ trợ điều hành sử dụng phần mềm đồ họa tiên tiến nhất và có thể chuyển tải đồng

thời các biểu đồ và dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau tới cấp lãnh đạo.

Không giống các loại hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành

không được thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể. Thay vào đó, hệ thống thông tin hỗ

trợ điều hành cung cấp các công cụ để tổng hợp dữ liệu, theo dõi, ước lượng các xu

thế tùy theo yêu cầu của người sử dụng. Trong khi các hệ thống thông tin hỗ trợ ra

quyết định có tính phân tích cao, thì hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ít sử dụng

các mô hình phân tích. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành giúp trả lời các câu hỏi

như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào ? Các đối thủ canh tranh

đang làm gì ? Cần phải sát nhập doanh nghiệp với công ty nào khác để đối phó với

những thay đổi bất lợi trên thị trường ? Nên chuyển nhượng công ty con hay bộ phận

nào để có tiền cho các vụ sát nhập ? Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành được thiết

kế chủ yếu cho cấp lãnh đạo cao nhất. Do đó chúng tập hợp các giao diện đồ họa dễ

sử dụng.


+Hệ thống thông tin chuyên gia(Expert System - ES): Là những hệ thống cơ sở trí

tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn

bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.

Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một hệ động cơ suy

diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như mở rộng của những hệ thống đối

thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một cơ sở tiếp nối của lĩnh

vực hệ thống trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của

lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ.

+Hệ thống cung cấp tri thức(KWS - Knowledge Working System) và hệ thống tự

động hóa văn phòng(OAS - Office Automated System): là hệ thống phục nhu cầu ở

cấp chuyên gia của doanh nghiệp. Hệ thống cung cấp tri thức hỗ trợ lao động tri thức

còn hệ thống tự động hóa văn phòng giúp ích cho lao động dữ liệu(mặc dù chúng

cũng được sử dụng rộng rãi bởi lao động trí thức).

Lao động tri thức(Knowledge worker): là những nhân công có trình độ cao và

thường thuộc những ngành nghề được thừa nhận như: kỹ sư, bác sĩ, luật sư và các

nhà khoa học. Công việc của họ bao gồm tạo ra thông tin và kiến thức mới. Ví dụ về

Hệ thống cung cấp tri thức có thể là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí, hệ

thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm…

Các hệ thống tự động hóa văn phòng là những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ

các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng. Hệ thống văn phòng liên kết các

lao động tri thức, các đơn vị, và các bộ phận chức năng. Hệ thống này giúp liên hệ

với khách hàng, nhà cung cấp và các tổ chức khác ở bên ngoài công ty, và phục vụ

như một kho xử lý thông tin và kiến thức. Các hệ thống tự động hóa văn phòng giúp

quản lý văn bản thông qua chức năng xử lý văn bản, chế bản điện tử, nhận diện văn

bản và quản lý tập tin; giúp quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điện tử; và giúp

liên lạc thông qua thư điện tử, hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua

mạng.

+Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh(Information System for

Competitive Advantage): Là hệ thống thông tin được sử dụng nhằm trợ giúp chiến

lược. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những

người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung

cấp, cũng có thể là một tổ chức khác của cùng lĩnh vực kinh doanh… Nếu những hệ

thống thông tin được xác định trước đây có mục đích trợ giúp hoạt động quản lý của

một tổ chức hoặc doanh nghiệp thì hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh là

những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành thành

công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng và nhà

cung cấp.

2.2. Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định

Hệ thống thông tin trong các tổ chức được phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra

quyết định gồm các hệ thống sau:

+Hệ thống thông tin quản lý sản xuất: Được thiết kế bằng máy tính và điều khiển

quá trình sản xuất của doanh nghiệp với sự trơ giúp của các hệ thống máy móc. Hệ

thống thông tin sản xuất giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể quản lý, xây dựng

các kế hoạch sản xuất ngắn và dài hạn được chính xác và nhanh với các chi phí sản

xuất thấp nhất và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất.

Hệ thống thông tin quản lý sản xuất có một số chức năng cơ bản sau:


-Quản lý nguyên vật liệu sản xuất.

-Lập kế hoạch về nhu cầu nguyên vật liệu.

-Kiểm soát quá trình sản xuất.

-Mua hàng và nhận hàng hóa.

+Hệ thống thông tin quản lý Marketing: Được thiết kế nhằm đảm nhiệm các chức

năng quản lý việc tìm hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng giúp cho

các doanh nghiệp đó có hướng phát triển thị trường, thương hiệu, sản phẩm phù hợp

nhất với nhu cầu của tình hình thực tế.

Hệ thống thông tin quản lý Marketing có một số chức năng sau:

-Lập kế hoạch quảng cáo và khuếch trương các sản phẩm hàng hóa ra thị trường.

-Quản lý các bộ phận Marketing.

-Nghiên cứu thị trường.

-Quản lý sản phẩm để xây dựng kế hoạch quảng cáo các sản phẩm đó.

-Quản lý việc bán hàng.

-Quản lý việc đặt hàng của khách hàng.

+Hệ thống thông tin quản lý tài chính: Được thiết kế nhằm đảm nhiệm các chức

năng quản lý tài chính trong các doanh nghiệp và tổ trức giúp cho các nhà điều hành

có thể biết rõ được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình trước khi quyết định

đầu tư hoặc tái cơ cấu lại doanh nghiệp cũng như chủ đông trong việc điều hành.

Hệ thống thông tin quản lý tài chính một số chức năng sau:

-Quản lý ngân sách của doanh nghiệp

-Quản lý vốn của doanh nghiệp

-Quản lý tài chính(các nguồn thu, chi) cho doanh nghiệp

-Ddự báo và phân tích được tình hình tài chính cho doanh nghiệp.

-Quản lý danh sách và các nguồn vốn đầu tư của doanh nghiệp.

+Hệ thống thông tin quản lý kế toán: Là hệ thống thông tin đảm nhiệm các công

việc kế toán cho một doanh nghiệp giúp cho các nhà quản lý có thể lập được các kế

hoạch tài chính cho doanh nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng thông qua các

thông tin mà hệ thống thông tin quản lý kế toán cung cấp.

Hệ thống thông tin quản lý kế toán có một số chức năng cơ bản sau:

-Kế toán các khoản phải trả của doanh nghiệp.

-Thực hiện nhiệm vụ kiểm toán.

-Lập danh sách các khoản phải trả.

-Lập kế hoạch ngân sách.

-Thực hiện lập các biểu báo cáo kế toán chi phí.

-Lập biểu danh sách trả lương và thực hiện kế toán thuế cho doanh nghiệp.

+Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực: là hệ thống thông tin được thiết kế

nhằm đảm nhiệm một số chức năng cơ bản sau: Thực hiện việc lập kế hoạch bồi

dưỡng kỹ năng cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp, quản lý dữ liệu về nguồn nhân

lực, lập kế hoạch dự báo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, phân tích nhu cầu đào tạo

và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.

2.3. Phân loại theo cấp ứng dụng

Hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức, doanh nghiệp có thể được chi theo

cấp ứng dụng gồm các hệ thống sau:

+Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: Trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng

nhóm, quản đốc… trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh


nghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phe duyệt vay nợ và lưu thông

nguyên vật liệu trong nhà máy. Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là để trả lời

các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp. Còn

bao nhiêu sản phẩm tồn kho ? Anh X đã lĩnh lương chưa ? Để trả lời các câu hỏi dạng

này, thông tin thường phải chính xác, cập nhật thường xuyên, và dễ sử dụng. Ví dụ

về hệ thống thông tin thuộc loại này bao gồm: hệ thống lưu các tài khoản rút tiền khỏi

tài khoản ngân hàng từ một máy rút tiền tự động(ATM), hoặc hệ thống theo dõi giờ

làm việc của công nhân tại nhà máy.

+Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những

người nghiên cứu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanh

nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin, và xử lý

các công việc hàng ngày trong doanh nghiệp.

+Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: Được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản

lý, tạo quyết định, và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian.

Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc

xem có đang trong tình trạng tốt hay không. Ở cấp này, các thông tin cung cấp chủ

yếu thông qua các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm … Các hệ thống thông

tin quản lý cấp chiến thuật thường cung cấp báo cáo định kỳ hơn là thông tin về các

hoạt động. Ví dụ là hệ thống thông tin quản lý công tác phí báo cáo toàn bộ chi phí đi

lại, ăn ở, tiếp khách của nhân viên các phòng ban của công ty, đánh dấu những trường

hợp mà chi phí thực vượt quá ngân quỹ. Một hệ thống thông tin quản lý cấp chiến

thuật hỗ trợ cho các quyết định bất thường. Chúng thường giải quyết các vấn đề ít có

cấu trúc hơn, nhưng yêu cầu về thông tin cũng ít rõ rang hơn. Các hệ thống loại này

thường trả lời câu hỏi dạng “nếu – thì”: Nếu chúng ta tăng đôi doanh số bán ra vào

tháng 12 thì sẽ ảnh hưởng tới lịch trình sản xuất như thế nào ? Nếu hoạt động của nhà

máy bị định lại 6 tháng thì điều gì sẽ xảy ra với việc thu hồi vốn đầu tư ? Trả lời

những câu hỏi này đòi hỏi nhiều dữ liệu từ bên ngoài doanh nghiệp cũng như dữ liệu

nội bộ không dễ truy cập được từ các hệ thống thông tin quản lý tác nghiệp thông

thường.

+Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa ra

các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài. Mục tiêu của hệ

thống thông tin quản lý cấp chiến lược là giúp doanh nghiệp có khả năng thích ứng

tốt nhất vỡi những thay đổi trong môi trường. Những câu hỏi họ đặt ra tương tự như:

Doanh nghiệp cần tuyển them bao nhiêu nhân công trong vòng 5 năm tới ? Xu hướng

giá thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là gì, và công ty sẽ chịu mức chi phí nào ?

Nếu sản xuất sản phẩm nào trong 5 năm tới ?

3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý được mô tả dưới dạng các mô hình biểu diễn hệ thống

thông tin nhằm các mục đích sau:

+Mô hình hóa để dễ hiểu: Hình thành một hình ảnh xác thực và giản lược về hệ

thống thông tin quản lý được tìm hiểu. Không thể nói rằng hiểu về một hệ thống

thông tin quản lý mà hệ thống đó chưa có mô hình, ngược lại, biết vận dụng các loại

mô hình, ta sẽ nhận thức được các vấn đề nhanh dễ dàng và nhanh chóng hơn.

+Mô hình hóa để trao đổi: Vì mô hình biểu diễn các hệ thống thông tin là dễ hiểu

nên nó được sử dụng như một ngôn ngữ chung để trao đổi giữa người cùng quan tâm

tới một vấn đề hay một hệ thống thông tin quản lý nói chung.


+Mô hình để hoàn chỉnh: Nhờ sự minh bạch của mô hình hóa mà ta dễ dàng nhận

thấy hệ thống đã phù hợp với nhu cầu chưa, có chặt chẽ, có đầy đủ không, nhờ đó mà

có thể hoàn thiện thêm. Hơn nữa, mô hình còn giúp ta kiểm định, mô phỏng, thực

hiện.

Một mô hình biểu diễn hệ thống thông tin quản lý tốt phải có các đặc điểm sau: dễ

đọc, dễ hiểu, dễ trao đổi, xác thực, đầy đủ, dễ thực hiện.

Trong hệ thống thông tin quản lý thường có một số mô hình biểu diễn thông tin

sau:

+Mô hình vật lý: Mô hình này diễn tả hệ thống thông tin cần phải rõ rang cae mục

đích và cách thực hiện các quá trình xử lý thông tin của hệ thống thông tin quản lý.

Nói cách khác là khi mô tả hệ thống thông tin quản lý ở mô hình vật lý cần phải diễn

tả các chức năng của hệ thống được thiết kế “để làm gì ?” và “làm như thể nào ?” thể

hiện các khía cạnh “dùng phương pháp gì ?”…

Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ một hệ thống thông tin quản lý có sẵn, các nhà

phân tích thiết kế hệ thống phải ghi nhận nguyên những gì đang diễn ra trong thực tế

mà hệ thống đó đang đảm nhiệm. Vậy lúc đó phải diễn tả hệ thống ở dạng vật lý.

Trong mô hình vật lý thì gồm có hai mô hình:

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống. Mô

hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các

hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và

Khi nào ?

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên

không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải

đáp câu hỏi: Như thế nào?

+Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và

“Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm

hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của

góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là

của góc nhìn kỹ thuật. Mỗi mô hình biểu diễn thông tin có độ ổn định khác nhau, mô

hình logic ổn định nhất còn mô hình vật lý trong là biến đổi nhất.

Mô hình logic chỉ diễn tả mục đích, bản chất và quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu

tố thực hiện,cài đặt, phương tiện, thời gian…

Để phanh phui bản chất, nói rõ sự thật bất hợp lý của hệ thống thông tin quản lý thì

các nhà phân tích thiết kế hệ thống phải diễn tả các chức năng của hệ thống thông tin

bằng mô hình diễn tả logic.

+Mô hình diễn tả đại thể, tổng quát: Diễn tả chức năng chính của hệ thống là đảm

nhiệm xử lý thông tin trong lĩnh vực nào đó của hệ thống thông tin quản lý mà không

diễn tả được các chức năng nhỏ bên trong của hệ thống và không diễn tả được các

thông tin vào ra của các chức năng nhỏ bên trong hệ thống.

+Mô hình diễn tả chi tiết, cụ thể: Diễn tả được đầy đủ các chức năng nhỏ của hệ

thống và các thông tin đầu vào, đầu ra, thông tin được xử lý trong toàn hệ thống

thông tin quản lý.


4. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Hệ thống thông tin quản lý hoạt động tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những

ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn. Hệ thống thông tin quản lý có thể đóng vai trò

chiến lược trong doanh nghiệp.

Thời kỳ những năm 1950 các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hệ thống thông tin

quản lý để giảm chi phí cho các công việc giấy tờ thông thường, hệ thống thông tin

ngày nay đã được các doanh nghiệp sử dụng tốt ở mọi cấp quản lý, không chỉ đóng

vai trò là cung cấp báo cáo liên tục chính xác, mà hơn thế các hệ thống thông tin đã

thực sự trở thành một công cụ, vũ khí chiến lược để doanh nghiệp đó dành ưu thế

cạnh tranh trên thị trường nhờ những thế mạnh sẵn có.

Những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh

nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ muốn:

+Đầu tư vào công nghệ thông tin giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở

nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng

chất lượng sản phẩm, và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm dịch vụ của mình.

Hiện nay, nhiều nhà máy sản xuất ô tô đã sử dụng công nghệ sản xuất có hỗ trợ của

máy tính để điều khiển quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Việc

phân phối ô tô và phụ tùng thay thế, cũng như việc chi trả của khách hàng, và thông

tin về bán hàng hay về tình hình tài chính giữa các vùng khác nhau đều sử dụng mạng

viễn thông. Nhờ phương thức đó, doanh nghiệp đã hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều

và đồng thời cũng giảm được chi phí ở mức lớn nhất có thể. Nhìn chung, phương

thức sử dụng hệ thống thông tin quản lý phù hợp với các doanh nghiệp có chiến lược

giảm chi phí sản xuất.

+Xây dựng hệ thống thông tin giúp các doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh

bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung

cấp nguyên vật liệu. Phần lớn các công ty viễn thông đều rất chú trọng hoạt động này.

Họ khuyến khích khách hàng qua việc mua bán và cung cấp các dịch vụ viễn thông

có chất lượng tốt nhất và tốc độ truyền tin nhanh nhất.

+Một số tác dụng khác của hệ thống thông tin là khuyến khích các hoạt động sang

tạo trong doanh nghiệp. Đó là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các

quá trình sản xuất hoặc hoạt động mới trong doanh nghiệp. Việc này có thể tạo ra các

cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp.

+Hệ thống thông tin quản lý tạo thành các chi phí chuyển đổi trong trong mối

quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp các hệ thống thông

tin quản lý. Điều đó có nghĩa là, khách hàng hoặc người cung cấp hàng bị gắn chặt

vào các thay đổi công nghệ bên tỏng doanh nghiệp, và họ sẽ phải chịu những chi phí

đáng kể về thời gian, tiền bạc, và cả sự không thuận tiện nếu họ chuyển sang sử dụng

hoặc cung cấp sản phẩm cho một doanh nghiệp khác. Việc các hãng hàng không đầu

tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong hãng một cách hoàn hảo và do đó trợ

giúp cho hệ thống đặt vé tự động của mình chính là một biểu hiện cho việc đầu tư vào

hệ thống thông tin đã đem lại ưu thế cạnh tranh cho các hãng này.

+Khi có hệ thống thông tin hoạt động tốt còn giúp tạo ra một số hoạt động mới

cho doanh nghiệp:

-Tổ chức ảo: Các tổ chức kiểu này không thực sự tồn tại ở dạng vật chất. Chúng

được tạo thành dựa trên thảo thuận giữa các đối tác khác nhau. Một nhóm các cá nhân

sẽ sử dụng các bảng tin trên máy tính để truyền đạt thông tin, trao đổi các ý kiến với


nhau. Dạng hoạt động này thường tồn tại trong các tổ chức khoa học. Các thành viên

có thể tổ chức các cuộc hội thảo hàng kỳ với các thỏa thuận được trao đổi thông qua

hệ thống thư điện tử.

-Tổ chức theo thỏa thuận: Có một số tổ chức được hình thành thông qua các thỏa

thuận và việc truyền thông điện tử. Trong đó, các tổ chức sử dụng hệ thống truyền tin

để tạo ra những kho hàng ảo, cho việc lưu trữ hàng hóa. Nhờ đó, một doanh nghiệp

cung cấp hoa tươi như dịch vụ chuyển hoa của bưu điện có thể cung cấp hoa tươi cho

khách hàng ở bất cứ đâu và ở bất cứ thời điểm nào.

Các tổ chức truyền thông với các bộ phận cấu thành điện tử: Dạng tổ chức này rất

quen thuộc với các doanh nghiệp. Nó chỉ thay thế một số phòng ban của doanh

nghiệp bằng cơ cấu truyền thông điện tử. Sử dụng các thiết bị truyền thông điện tử hỗ

trợ cho các tổ chức theo tổ chức truyền thống đòi hỏi người quản lý luôn phải đặt ra

câu hỏi liệu công nghệ thông tin có khả năng thay thế hoàn toàn cho thành phần đó

của tổ chức hay không.

-Liên kết tổ chức: Đây là dạng tổ chức được thành lập giữa các khách hàng và

những nhà cung cấp. Các khách hàng lớn thường gửi đơn hàng theo lịch trình kinh

doanh của họ và đòi hỏi các nhà cung cấp nhỏ phải cung cấp cho họ như thể đó là

một thành viên của tổ chức mẹ. Các doanh nghiệp sản xuất ô tô thường thiết lập

những mối quan hệ như vậy.

5. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin

5.1. Giá trị của một thông tin quản lý

Giá trị của một thông tin của một tổ chức, doanh nghiệp tạo ra thông tin để bán thì

tổ chức đó có thể tính giá trị của thông tin theo các khoản chi phí để tạo ra thông tin

đó: Giá trị thông tin =∑ các khoản chi phí tạo ra thông tin

Tuy nhiên cách tính giá trị thông tin như trên là không phù hợp với hiện nay khi

các nhà quản lý cho rằng các thông tin mà hệ thống thông tin quản lý tạo ra nhằm tạo

điều kiện cho việc ra quyết định.

Các chuyên gia khi đánh giá giá trị của thông tin mà hệ thống thông tin đưa ra thì

phải xem xét xem thông tin đó đóng góp như thế nào vào việc ra quyết định và kết

quả thực hiện của doanh nghiệp sau khi thực hiện quyết định trên.

Phải xem xét giá trị thông tin như sau: Đầu tiên là giá trị thông tin được đánh giá

thông qua tác động của nó đối với những quyết định của tổ chức, doanh nghiệp khi sử

dụng thông tin đó để xem xét ra quyết định. Sau đó xem xét cách thực hiện quyết

định của tổ chức, doanh nghiệp được đánh giá thông qua việc đối chiếu với mục tiêu

mà tổ chức, doanh nghiệp đó ấn đã ấn định. Theo cách tính như vậy thì giá trị thông

tin là lợi ích thu được khi nhận được của thông tin khi hệ thống thông tin quản lý tạo

ra và nhằm thay đổi phương án ra quyết định.

Như vậy đối với các nhà quản lý thì có them một thông tin hữu ích thì dựa vào

thông tin đó để lựa chọn phương án tốt hơn do đó sẽ có lợi ích sinh ra từ việc thay đổi

phương án ra quyết định.

Trong doanh nghiệp có ba dạng thông tin chủ yếu được các hệ thống thống thông

tin quản lý tạo ra:

+Thông tin chiến lược: Thông tin chiến lược có liên quan tới những chính sách lâu

dài của một doanh nghiệp. Nó là mối quan tâm chủ yếu của các nhà quản lý cấp cao.

Đối với một chính phủ, thông tin chiến lược bao gồm những nghiên cứu về dân cư,

những nguồn lực có giá trị đối với quốc gia, số liệu thống kê về cán cân thu chi va


đầu tư nước ngoài… Đối với doanh nghiệp, nó bao gồm những thông tin về tiềm

năng của thị trường và cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu,

việc phát sinh sản phẩm, những thay đổi về năng xuất lao động, các công nghệ mới

phát sinh. Về bản chất, thông tin chiến lược là những thông tin liên quan đến việc lập

kế hoạch lâu dài, thiết lập dự án, và đưa ra những cơ sở dự báo cho sự phát triển

tương lai. Phần lớn các thông tin chiến lược đều xuất phát từ những sự kiện hoặc

những nguồn dữ liệu không có từ những quá trình xử lý thông tin trên máy tính.

+Thông tin chiến thật: Là những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn(một

tháng, một năm), và thường là mối quan tâm của các phòng ban. Đó là những thông

tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, đánh giá dòng tiền dự

án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo tài chính hàng năm. Dạng thông

tin này thường xuất phát từ những dữ liệu của các hoạt động hàng ngày. Do đó, nó

đòi hỏi quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. Trong việc lập kế hoạch hành

động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau khi đưa ra

quyết định.

+Thông tin điều hành: Là những thông tin thường được sử dụng cho những công

việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc thậm chí vài giờ ở một phòng ban nào đó.

Nó bao gồm thông tin về số lượng chứng khoán mà doanh nghiệp đang có trong tay,

về lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc,… Thông tin điều hành, về bản chất,

được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu về các hoạt động. Nó đòi hỏi những hoạt

động thu thập dữ liệu gấp rút. Nó có ít người sử dụng hơn là các thông tin chiến

thuật, nhưng lại có những yêu cầu đặc biệt hơn so với các thông tin chiến thuật.

5.2. Tính giá trị của hệ thống thông tin quản lý

Để tính giá trị cho một hệ thống thông tin quản lý các nhà quản lý và xây dựng hệ

thống thường sử dụng hai phương pháp sau:

+Phương pháp tính giá trị hệ thống thông tin quản lý dựa vào lợi ích tránh rủi ro:

Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý thể hiện bằng tập hợp những thông tin rủi

ro mà hệ thống thông tin đó có thể đưa ra cho tổ chức, doanh nghiệp để doanh nghiệp

hay tổ chức sử dụng hệ thống thông tin đó có thể dựa vào đó để dự đoán được, và

những thuận lợi mà tổ chức đó có được nhờ hệ thống thông tin quản lý sau khi tránh

những rủi ro có thể gặp phải.

Gọi A1,A2,A3,… An là những thiệt hại của các rủi ro

Gọi P1,P2,P3,..Pn là xác xuất xảy ra các rủi ro.

Gọi R1,R2,R3,…,Rn là tỷ lệ giảm bới rủi ro nhờ hệ thống thông tin.

Gọi C1,C2,C3,…,Cn là tỷ lệ tăng cơ hội nhờ hệ thống thông tin

Gọi Ri là tỷ lệ tận dụng cơ hội i ; Gọi Pi là xác xuất xảy ra rủi ro i

Ta có lợi ích tránh rủi ro là: Pr = 1

* *n

Ai Pi Ri

Gọi A1,A2,A3,… An là những cơ hội kinh doanh.

Gọi P1,P2,P3,..Pn là xác xuất xảy ra các cơ hội kinh doanh.

Gọi C1,C2,C3,…,Cn là tỷ lệ tăng cơ hội kinh doanh

Gọi Ci là lợi ích tận dụng cơ hội i. ; Gọi Pi là xác xuất xảy ra cơ hội i

Ta có lợi ích tận dụng các cơ hội của hệ thống thông tin: Pc =1

* *n

Ci Pi Ri

Theo cách tính toán trên giá trị của hệ thống thông tin là: Pr + Pc


+Phương pháp tính giá trị hệ thống thông tin quản lý theo chuyên gia: Hệ thống

thông tin quản lý mang lại lợi ích đó là lợi ích trực tiếp và lợi ích gián tiếp.

Lợi ích trực tiếp của một hệ thống thông tin quản lý chiếm từ 5% đến 20% kết quả

hoạt động kinh doanh. Cụ thể thì tùy thuộc vào tổ chức hoặc doanh nghiệp tiến hành

sử dụng trong thực nghiệm

Lợi ích gián tiếp là lợi ích không cân đong đo đếm được chính xác. Ví dụ như tăng

uy tín của doanh nghiêp, chúng ta không tính mà ước lượng nên trong đánh giá, tính

toán không nên đánh giá thấp và cũng đừng cố gắng tìm cách thu được chính xác giá

trị gián tiếp.

Có thể dựa vào ý kiến đánh giá tốt hay xấu của các chuyên gia để ước lượng lợi ích

gián tiếp theo cách tính sau:

Nếu là lợi ích trực tiếp của hệ thống thông tin năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i)

sẽ là: Pg(i)= A*Pt(i)*M.

Trong đó A là tỷ lệ phần trăm của Pg(i) đối với Pt(i) theo kinh nghiệm của nhiều

tổ chức thì A nằm trong khoảng(0,3 đến 0,5).

M là hệ số chất lượng của hệ thống thông tin quản lý theo đánh giá của các chuyên

gia.

M=1: nếu có trên 90% chuyên gia đánh giá hệ thống thông tin đó tốt.

M=0,5 nếu có từ 50% đến 90% chuyên gia đánh giá hệ thống thông tin đó tốt.

M=0 nếu có dưới 50% số chuyên gia đánh giá hệ thống thông tin đó tốt.

6. Chi phí cho hệ thống thống thông tin

6.1. Chi phí cố định

Chi phí cố định trong một hệ thống thông tin là các khoản chi phí được dùng để

xây dựng và lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng, mua trang thiết bị phục vụ cho hệ thống

thông tin. Gồm các khoản chi phí sau:

+Chi phí phân tích thiết kế hệ thống(Cpt): là toàn bộ các khoản chi phí từ khi tìm

hiểu, nghiên cứu, lựa chọn, thuê các nhà phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho

doanh nghiệp đến khi có được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh được thiết kế trên

giấy tờ.

+Chi phí xây dựng hệ thống(Cxd): là toàn bộ các khoản kinh phí để thực hiện việc

xây dựng và lắp đặt thành công hệ thống từ thử nghiêm đến hoàn thành đưa hệ thống

vào sử dụng

+Chi phí mua máy tính, trang thiết bị phục vụ cho hệ thống(Ctb): bao gồm toàn bộ

các máy móc, trang thiết bị cũng như các văn phòng phẩm phục vụ cho hệ thống

thông tin hoạt động.

+Chi phí cài đặt hệ thống(Ccđ): là toàn bộ các khoản chi phí như thuê vận chyển

trang thiết bị, thuê nhân viên kỹ thuật lắp đặt phần cứng, cài đặt phần mềm, chạy thử

hệ thống và đào tạo cho nhân viên kỹ năng sử dụng hệ thống.

+Các khoản cố định khác(Ccđ): Ngoài ra tùy từng hệ thống thông tin riêng biệt

thường có các khoản chi phí cố định khác, ví dụ chi phí cố định update phần mềm,

mua phần mềm hỗ trợ bổ sung theo địch kỳ bắt buộc…

Tổng chi phí cố định: ∑Cpcđ= Cpt+ Cxd+ Ctb+ Ccđ = Ccđ

6.2. Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là những khoản chi để khai thác, vận hành hệ thống thông tin, chi

phí biến đổi bao gồm các khoản chi thường xuyên và chi đột xuất trong thời gian khai


thác hệ thống thông tin. Đây là chi phí theo thời gian vì vậy sẽ được tính theo thời

kỳ(thông thường tính theo năm) bao gồm các khoản chi phí sau:

+Chi phí cho nguồn nhân lực(Cnl): là toàn bộ chi phí chi trả cho nguồn nhận lực

tham ra vào việc vận hành hệ thống thông tin được tính theo quý hoặc theo năm.

+Chi phí cho thông tin đầu vào(Ctt): gồm toàn bộ chi phí cho việc thu thập thông

tin cho hệ thống như giá cả, nhu cầu thị trường, nguồn hàng, chi phí vận tải, chính

sách… để giải các bài toán kinh tế, xây dựng quy trình sản xuất, xây dựng bán hàng

giúp doanh nghiệp có những chiến lược kinh doanh phù hợp với thực tế.

+Chi phí cho văn phòng phẩm(Cvp): gồm toàn bộ các chi phí mua sắm trang thiết

bị văn phòng phục vụ cho hệ thống thông tin hoạt động.

+Chi phí cho năng lượng, truyền thông(Cnt): là chi phí chi trả cho tiền điện, tiền

thê đường chuyền mạng, đăng quảng cáo, thuê băng thông, tên miền, và duy trì hoạt

động của website..

+Chi phí biến động khác(Cbd): Ngoài ra còn có khác khoản chi phí bất thường để

phục vụ cho hệ thống thông tin như thay thế trang thiết bị, sửa chữa máy móc…

Tổng chi phí biến đổi: ∑Cpbđ= Cnl+ Ctt+ Cvp+ Cnt+ Cbd

7. Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin

Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý được tính theo các loại

đầu tư khác nhau.

Gọi n là số năm sử dụng hệ thống thông tin và các khoản kinh tế đầu tư cho hệ

thống thông tin theo thời gian tương lai được tính thì tổng chi phí là:

∑Cp=∑Cpcđ(1+lãi xuất)n + ∑Cpbđi(1+lãi xuất)(n-i)

Các khoản kinh tế mang lại từ hệ thống thông tin được tính như sau:

∑Ln=∑lni(1+lãi xuất)n-i + Ln(n)

Khi xây dựng các hệ thống thông tin quản lý cần xác định được tính khả dụng của

hệ thống thông tin về mặt kinh tế sao cho: ∑Ln > ∑Cp

7.1. Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí

Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí so sánh chi phí cho việc dùng hệ

thống cũ với việc dùng hệ thống mới.

Điểm cân bằng là điểm mà tại đó chi phí cho hệ thống thông tin mới bằng chi phí

cho hệ thống cũ.

Tại các nước phát triển hệ thống thông tin chỉ tồn tại từ 3 năm đến 5 năm, tại Việt

Nam các hệ thống thông tin thường được sử dụng từ 4 đến 10 năm.

Ví dụ về biểu đồ hệ thống thông tin mới và cũ theo thời gian và chi phí:

7.2. Phương pháp phân tích tiền dư


Phương pháp phân tích tiền dư là phương pháp doanh nghiệp xem xét mối liên hệ

giữa chi phí tích lũy và lợi ích tích lũy.

Huệ quả của chi phí tích lũy và lợi ích tích lũy chính là tiền dư trong kỳ, nếu tổng

số các giá trị tiền dư ước lượng là dương thì việc đầu tư của doanh nghiệp là thành

công.

Ví dụ về một hệ thống thông tin tính theo phương pháp tiền dư:

Kỳ

hạn

Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng

1 -100000 0,877 -87,700

2 -80000 0,769 -61,520

3 50000 0,675 33,750

4 131000 0,692 77,552

5 150000 0,519 77,850

Tổng 39,932

7.3. Phương pháp kinh nghiệm

Phương pháp kinh nghiệm dựa vào ý kiến của doanh nghiệp, của các chuyên gia,

những người có kinh nghiệm sử dụng và khai thác các hệ thống thông tin quản lý

hoặc các nhà phân tích thiết kế hệ thống để đánh giá giá trị của hệ thống thông tin

quản lý.

Khi các các quản lý dử dụng phương pháp kinh nghiệm để đánh giá hệ thống thông

tin dựa vào các thông tin thu thập được từ các hệ thống khác cũng như hệ thống của

chính họ và dựa vào những kinh nghiệm của các nhà quản lý để đánh giá hiệu quả

của hệ thống thông tin quản lý.

7.4. Phương pháp so sánh

Phương pháp so sánh là phương pháp mang hệ thống thông tin cần xem xét đi so

sánh với các hệ thông tin tương tự hoặc một hệ thống thông tin được chọn làm mẫu.

Mục đích của phương pháp này là doanh nghiệp có một hệ thống thông tin gọi là A1

và một hệ thống thông tin chuẩn gọi là A0 thì có hai câu hỏi đặt ra là: Giá trị của hệ

thống A0 là gì ?, và hệ thống A0 có giá trị sử dụng như thế nào so với hệ thống A1

một mà doanh nghiệp đang sử dụng về khía cạnh kinh tế cũng như tính năng.

Cách tiếp cận hệ thống bằng phương pháp so sánh có thể sử dụng để xác định

phương án khả thi nhất, và đảm bảo cho hệ thống đang được xem xét có được lý do

để chứng minh cho các khoản chi phí dành cho hệ thống thông tin quản lý.

CHƯƠNG II: CƠ SỞ DỮ LIỆU


1. Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một đơn vị tích hợp các dữ liệu chọn lọc chứa trong một bộ nhớ và

có khả năng truy cập trực tiếp đến các thành phần khác nhau dựa trên sự phân tán

thông tin được quản lý bằng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu chuyên biệt, các

phần mềm này được gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Dữ liệu là những sự kiện thực tế được tổ chức và lưu lại trong máy tính.

Trường là một nhóm ký tự được sử dụng để làm tiêu đề cho một nhóm các dữ kiện

được lưu lại.

Biểu ghi là một tập hợp các trường được liên kết lại với nhau liên quan tới một

người, một nơi chốn, một sự vật hoặc một sự kiện nào đó.

Tệp là một hoặc nhiều các biểu ghi được ghi theo cùng một tiêu chuẩn thống nhất

nghĩa là được tổ chức theo cùng một số trường nhất định.

Ví dụ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Microsoft Office Access, Microsoft SQL

Server, IBM DB2, Oracle MySQL…

1.1. Thực thể(Entry)

Thực thể là các đối tượng mà các nhà quản lý muốn quản lý và lưu trữ thông tin về

đối tượng trên hệ thống thông tin quản lý.

Ví dụ về một số đối tượng mà nhà quản lý trong doanh nghiệp muốn quản lý: Nhân

viên, khách hàng, máy móc thiết bị…

Muốn quản lý tốt các thực thể trong hệ thống thông tin các nhà quản lý cần trao đổi

với các nhà phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các nhà xây dựng hệ thống thông

tin để hiểu rõ các thực thể cần quản lý, vì có thể có nhiều thực thể cùng loại, và cũng

có thực thể thuộc nhiều loại. Ví dụ như có nhiều thực thể là khách hàng, và cũng có

nhiều khách hàng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp. Nên trong hệ thống thông

tin cấn phân tích rõ tất cả các thông tin về một thực thể để giúp việc quản lý thực thể

được logic và khoa học không xảy ra tình trạng quản lý chồng chéo.

1.2. Trường dữ liệu(Filed)

Trường dữ liệu(Filed) hay là cột dữ liệu(Column) nằm trong bảng dữ liệu. Trong

một bảng dữ liệu không thể có hai cột dữ liệu trùng tên nhau.

Trên mỗi cột dữ liệu chỉ lưu các dữ liệu cùng loại. Thứ tự cột trước sau của cột

trong bảng dữ liệu là không quan trọng.

Các thuộc tính cơ sở của một trường gồm: Tên trường(Field name), kiểu dữ

liệu(Data Type), độ rộng của dữ liệu(Filed size).

Ví dụ 1: Ta có bảng Nhân viên dùng để lưu trữ thông tin về nhân viên, trong vảng

có hai trường lưu trữ thông tin: Trường Mã Nhân Viên: Lưu trữ thông tin về mã

nhân viên, Trường Tên Nhân viên: Lưu trữ thông tin về tên nhân viên

Ví dụ 2: Ta có bảng gồm hai cột Mã nhân viên và Tên môn học gồm các thuộc

tính cơ sở như sau

1.3. Bản ghi(Record)


Bản ghi là gồm toàn bộ các thông tin liên quan đến một đối tượng cần quản quản

lý.

Trong cùng một bảng không thể có hai bản ghi trùng lặp nhau về thông tin lưu trữ.

Thứ tự trước sau giữa các bản ghi trong bảng là không quan trọng.

Ví dụ: Thông tin về một nhân viên của công ty:

1.4. Bảng(Table)

Bảng dữ liệu là nơi lưu trữ thông tin về đối tượng cần quản lý. Bảng dữ liệu gồm

nhiều dòng và nhiều cột. Trong một bảng dữ liệu cần phải có ít nhất một trường dữ

liệu.

Ví dụ để lưu trữ thông tin 5 thông về 5 nhân viên ta cần 5 dòng và 5 cột:

1.5. Khóa chính(Primary Key)

Khóa chính(Primary key) là một hoặc nhiều trường trong cùng một bảng mà dữ

liệu tại các cột này bắt buộc phải có(không được để trống) và đồng thời phải duy nhất

không được phép trùng lặp(tính duy nhất của dữ liệu). Hơn thế nữa, giá trị dữ liệu của

khóa chính được xác định duy nhất các giá trị của các trường khác trong cùng một

dòng.

1.6. Khóa ngoại

Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính của

một bảng khác. Do đó dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại ở trong một bảng

khác(tính tồn tại dữ liệu).

Ví dụ ta có bảng cơ sở dữ liệu sau:

Trong đó:

Bảng NHÂN VIÊN có cột Mã Nhân Viên là khóa chính. Thông thường trong mô

hình quan hệ, để viết gọn, chúng ta có thể viết bảng theo cú pháp sau:

(Mã Nhân Viên, Tên Nhân Viên).

Các cột được gạch dưới trong bảng chính là khóa chính của bảng. Để thể hiện một

phụ thuộc hàm trong bảng NHÂN VIÊN chúng ta có thể viết:

Mã Nhân Viên -> Tên Nhân Viên.

Bảng PHÒNG BAN có cột Mã phòng ban là khóa chính khi đó sẽ thể hiện:

Phòng ban(Mã phòng ban, Tên phòng ban, Trưởng phòng ban).

Bảng LƯƠNG THÁNG có cột Mã nhân viên vừa là khóa chính và là khóa ngoại.


Lương tháng(Mã nhân viên, Lương cơ bản, Phụ cấp, Mức lương).

Mã nhân viên -> Lương cơ bản, Phụ cấp, Mức lương.

2. Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu là việc thông qua các hệ quản trị cơ sở

dữ liệu, hoặc các phần mềm quản lý hệ thống thông tin chuyên dụng để tiến hành việc

cập nhật, truy vấn, lập báo cáo cơ sở dữ liệu cho các hệ thống thông tin.

2.1. Cập nhật dữ liệu

Cập nhật cơ sở dữ liệu là việc nhập, sửa, xóa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của hệ

thống thông tin quản lý thông qua các hệ quản trị dữ liệu, hoặc các phần mềm quản lý

hệ thống thông tin chuyên dụng.

Một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Access, Sql Server, DB2, Oracle,…

Có hai cách để cập nhật dữ liệu cho các cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản

lý:

+Cách của người sử dụng bình thường là việc truy cập trực tiếp vào bản ghi dữ liệu

đó trong hệ thống(cách này không an toàn cho hệ thống thông tin quản lý).

+Cách của các nhà quản trị viên chuyên nghiệp là thông qua các câu lệnh truy vấn

cơ sở dữ liệu.

2.2. Truy vấn dữ liệu

Truy vấn cơ sở dữ liệu trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu gồm có các loại truy vấn sau:

+Truy vấn lựa chọn(Select Query): Là truy vấn lựa chọn rút trích dữ liệu trên một

số cột hoặc nhiều bảng thỏa theo một điều kiện nào đó hoặc có thể tạo ra các cột tính

toán từ dữ liệu trong bảng, nhóm dữ liệu trên các bảng có tính chất thống kê tổng

hợp(Summary).

+Truy vấn tạo bảng(Make- Table Query): Là truy vấn thực hiện việc rút trích dữ

liệu của một hoặc nhiều bảng khác nhau và có thể phải thỏa một điều kiện đưa ra, sau

đó sao chép kết quả thực hiện ra một bảng khác có cấu trúc và dữ liệu là những cột đã

rút trích từ các bảng khác.

+Truy vấn cập nhật(Update Query): Là truy vấn thực hiên việc sửa đổi đồng loạt

các giá trị cho các cột trên nhiều dòng khác nhau trong bảng. Nếu trong quan hệ một-

nhiều, chúng ta có chọn quy tắc ràng buộc tự động cập nhật các cột quan hệ(Cascade

Update Related Fields) thì khi sửa đổi theo giá trị mới bên nhánh nhiều. Ngược lại thì

chúng ta không thể sửa đổi được dữ liệu bên nhánh một nếu trong quan hệ ta không

chọn quy tắc ràng buộc tự động cập nhật các cột quan hệ(Cascade Update Related

Fields).

+Truy vấn thêm(Append Query): Là truy vấn thực hiện việc them dữ liệu mới từ

một bảng khác vào trong cuối một bảng, hoặc thêm chỉ một dòng dữ liệu mới vào

cuối một bảng.

+Truy vấn xóa(Delete Query): Là truy vấn thực hiện việc xóa một hoặc nhiều dòng

dữ liệu trong các bảng phải thỏa mãn điều kiện muốn xóa. Nếu trong quan hệ một-

nhiều, ta chọn qui tắc ràng buộc tự động xóa các dòng lệnh(Cascade Delete Related

Records) thì khi xóa dữ liệu bên nhánh một tự động Hệ quản trị cơ sở dữ liệu sẽ xóa

toàn bộ dữ liệu có quan hệ bên nhánh nhiều, ngược lại thì chúng ta không thể xóa

dòng bên nhánh một nếu đã có dữ liệu bên nhánh nhiều khi chưa chọn quy tắc ràng

buộc tự động xóa các dòng quan hệ.


+Truy vấn chéo(Crosstab Query): là truy vấn thực hiện việc tạo các báo cáo có tính

chất thống kê, thể hiện các dòng dữ liệu lưu trữ tỏng bảng thành các cột khi hiển thị

ra ngoài.

2.3. Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu

Việc lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu người sử dụng hệ thống thông tin quản lý có thể

đưa thông tin dữ liệu từ bên ngoài vào các bảng trong một số ứng dụng. Tuy nhiên

khi có yêu cầu, thì các thông tin này phải được tổng hợp và sắp xếp lại theo một thứ

tự nào đó để có thể in ra màn hình hoặc máy in cho người dùng xem. Những công cụ

lập báo cáo sẽ giúp chúng ta thực hiện công việc này được dễ dàng hơn. Việc lập báo

cáo cần phải cơ cơ sở dữ liệu nguồn.

Lập báo cáo thông qua các phần mềm hỗ trợ, phần mềm hỗ trợ việc lập báo cáo

thông dụng hiện nay là Crystal Report. Crystal Report có thể hỗ trợ việc lập báo cáo

từ cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Sysbase, IBM

DB2, Ingres, Microsoft Access, Microsoft SQL Server, MySQL, Interbase và Oracle.

Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng có công cụ hỗ trợ lập báo cáo nhưng công cụ

tích hợp đó chỉ phù hợp với những hệ thống thông tin nhỏ và công cụ đó không có

tính linh hoạt như những phần mềm chuyên dụng để viết báo cáo.

Các thành phần của một báo cáo:

Ví dụ về một báo cáo đã được lập:


2.4. Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu

Cấu trúc tệp: Những ứng dụng ban đầu của hệ thống thông tin quản lý mà chúng

ta nhận thấy đầu tiên đó là các ứng dụng cho những người làm công việc thư ký và

hạch toán sổ sách trong một doanh nghiệp. Những ứng dụng này chủ yếu tập chung

vào việc thực hiện việc đặt hàng, xuất hàng, lập kế hoạch làm việc, lập bảng trả lương

hàng tháng,… tất cả những thông tin phục vụ cho những ứng dụng này, trước đây,

được ghi vào sổ sách với thứ tự xác định để giúp những người sử dụng có khả năng

lập báo cáo hoặc các bản tổng hợp tình hình một cách nhanh nhất có thể. Ngày nay,

khi khả năng công nghệ thông tin với việc sử dụng máy tính đã trở nên phổ biến, tất

cả những thông tin, dữ liệu này bắt đầu được hệ thống lại và ghi dưới dạng các tệp dữ

liệu trong máy tính. Các dạng tệp này cùng với một số các chương trình phần mềm

trợ giúp, giúp cho người sử dụng có khả năng tạo báo cáo chính xác và nhanh chóng.

Hơn nữa, việc tổ chức các tệp một cách khoa học sẽ giúp cho việc tạo các cơ sở dữ

liệu và các chương trình phân tích và tổng hợp dữ liệu từ những tệp chứa dữ liệu có

sẵn đó trở nên rõ ràng và hiệu quả hơn.

Mô hình cơ sở dữ liệu: là một tập hợp các cấu trúc logic được sử dụng để diễn tả

cấu trúc dữ liệu và các mối quan hệ dữ liệu được tìm thấy trong một cơ sở dữ liệu.

Mô hình quan hệ dữ liệu một – một: là mối quan hệ duy nhất tồn tại giữa hai thực

thể. Từ thực thể này chỉ có thể có duy nhất một đường dẫn tới thực thể kia và ngược

lại.

Ví dụ, một người chỉ có một số chứng minh thư và một số chứng minh thư chỉ

tương ứng với một người.

Mô hình quan hệ một-nhiều: là mô hình quan hệ mà từ một gốc có thể chỉ tới nhiều

điểm mới, nhưng mỗi điểm chỉ có một gốc duy nhất. Những mối quan hệ dạng này

thường gặp rất nhiều trong các tổ chức doanh nghiệp.

Ví dụ, một khách hàng có rất nhiều lần mua hàng với doanh nghiệp, vì vậy, trong

hồ sơ lưu trữ tồn tại rất nhiều hóa đơn thanh toán của khách hàng này. Tuy nhiên,

ngược lại, mỗi hóa đơn lại chỉ liên quan tới một khách hàng duy nhất của doanh

nghiệp.

Mô hình quan hệ nhiều-nhiều: là mô hình quan hệ mà cả gốc và ngọn đều có quan

hệ đa phương. Từ một gốc, có thể có nhiều ngọn khác nhau, và ngược lại, từ một

ngọn, có thể có nhiều điểm gốc dẫn tơi nó.

Ví dụ, trong một trường học một sinh viên có thể học nhiều môn học khác nhau,

nhưng ngược lại một môn học lại có rất nhiều sinh viên theo học nó.

Những mối quan hệ kiểu nhiều nhiều trong thực tế để có thể áp dụng vào hệ thống

thông tin quản lý thì thường phải tách thành các mối quan hệ một- một, hoặc một –

nhiều.

3. Một số kỹ thuật hiện đại thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu

3.1. Cơ sở dữ liệu và kỹ thuật Client/Server

Kỹ thuật liên kết cơ sở dữ liệu kiểu chủ khách(Server/Client) ra đời từ những năm

1990, đó là phương pháp chia sẻ thông tin trên mạng theo cách chia sẻ các chức năng

sử dụng và khai thác phần mềm thành hai phần riêng biệt.

Máy khách(Client) sử dụng mạng để truy cập, lấy dữ liệu, và xử lý dữ liệu trên

máy trạm với các công cụ máy tính thông thường.

Máy chủ(Server) hoạt động thường là một máy tính lớn được sử dụng chủ yếu để

lưu trữ, khôi phục và bảo vệ dữ liệu cho hệ thống thông tin quản lý.


Quá trình xử lý dữ liệu theo kỹ thuật chủ khách đòi hỏi:

Máy chủ và máy khách phải có khả năng truyền thông cho nhau.

Máy khách chủ động tạo kết nối, tạo các thiết lập đường truyền tới máy chủ

Máy chủ phải có đủ các dữ liệu và dịch vụ nhằm đáp ứng được nhu cầu của máy

khách và đồng thời có khả năng giao quyền tới máy khách.

Máy chủ chịu trách nhiệm giải quyết các xung đột giữa các máy khách trên đường

truyền.

Quá trình xử lý dữ liệu và truyền tải dữ liệu được điều khiển bằng các phần mềm

ứng dụng được chia sẻ giữa máy chủ và máy khách.

3.2. Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng

Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng được sử dụng trong kỹ thuật lập trình hướng đối

tượng. Đối tượng là tập hợp gồm dữ liệu và các thao tác thực hiện trên đối tượng đó.

Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng xử lý các bảng, các truy vấn và các đối tượng. Khả

năng Mô đun hóa và việc sử dụng lại nhanh và dễ dàng các đối tượng xuất hiện trong

tổ chức giúp giảm thời gian và tiền bạc cho việc sử dụng cơ sở dữ liệu.

Tuy nhiên cơ sở dữ liệu hướng đối tượng đầy đủ theo nghĩa của nó thì còn đang

trong giai đoạn thử nghiệm. Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng đòi hỏi sự khác biệt trong

việc viết Code cho các chương trình của hệ thống thông tin quản lý.

Mặc dù cơ sở dữ liệu hướng đối tượng có rất nhiều lợi thế nhưng vẫn không có

được nhiều thành công. Về mặt lý thuyết đây là những điều rất ấn tượng tuy nhiên

trong thực tế vẫn chưa được các chuyên gia lập trình hệ thống và các nhà phân tích

thiết kế hệ thống sử dụng rộng rãi.

3.3. Liên kết ứng dụng Website với cơ sở dữ liệu tổ chức

Việc liên kết ứng dụng Website với cơ sở dữ liệu trong các tổ chức doanh nghiệp

giúp phần quản lý được hiệu quả hơn là một xu thế cho các hệ thống thông tin quản

lý hiện nay vì:

Các phần mềm trình duyệt website rất dễ sử dụng đối với mọi người.

Giao diện Website không đòi hỏi cơ sở dữ liệu nội bộ thay đổi, có hiệu quả và ít

tốn kém hơn nhiều so với tái thiết lập hệ thống cũ để tăng khả năng truy cập.

Ngoài ra, ưu điểm nổi bật của công nghệ website là khả năng tái tự động các ứng

dụng từ máy chủ.

Ưu điển của mô hình này hơn hẳn các mô hình trên và có khả năng triển khai rộng

thông qua mạng Internet.

Trong đường chuyền mạng internet ta có thể thiết lập mạng riêng ảo cho doanh

nghiệp.

Kỹ thuật cơ bản là việc lấy nội dung từ cơ sở dữ liệu được đặt trên máy chủ và hiển

thị trên trang website thông qua trình duyệt website. Căn cứ vào thẩm quyền truy

nhập, trang website sẽ hiển thị các thông tin cần thiết đối với từng người sử dụng,

mật mã, cũng như giới hạn quền sửa, gửi báo cáo, phân tích, tổng hợp báo cáo, đồng

thời các nhà quản trị mạng có thể giám sát chặt chẽ việc truy cập cũng như gửi báo

cáo tới các địa chỉ.

Truy cập cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp thông qua website tạo ra nhiều hiệu quả

và cơ hội, thậm chí còn có thể làm thay đổi phương thức kinh doanh.

Một số công ty đã thiết lập những công việc kinh doanh mới dựa trên khả năng

truy cập các cơ sở dữ liệu lớn thông qua website.


Một số khác sử dụng công nghệ website để nhân viên có thể thất tổng thể thông tin

về doanh nghiệp.

Ở Việt Nam có một số tổ chức cũng đã ứng dụng hiệu quả công nghệ này. Từ đó

giảm bớt chi phí nhân công, cũng như thuận tiện trong việc điều hành và quản lý. Từ

đó có các biện pháp quản lý hiệu quả, nhanh chóng đưa ra quyết định điều hành phù

hợp với tình hình thực tế.


CHƯƠNG III: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN

PHỤC VỤ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1. Hệ thống thông tin Marketing(MIS Marketing Information System)

Mục tiêu của hệ thống thông tin Marketing nhằm thỏa mãn nhu cầu và ý muốn khách

hàng và hệ thống thông tin Marketing có các chức năng cơ bản:

+Xác định khách hàng hiện tại.

+Xác định khách hàng tương lai.

+Xác định nhu cầu khách hàng.

+Lập kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

+Định giá sản phẩm và dịch vụ.

+Xúc tiến bán hàng.

+Phân phối sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng

Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin Marketing gồm 7 công đoạn theo một

vòng tròn khép kính:

+Quản trị cơ sở dữ liệu.

+Thu thập các thông tin marketing.

+ Xác định cơ hội để tung hàng hóa ra thị trường.

+ Triển khai bán hàng.

+ Giám đốc Marketing xác lập kế hoạch tiêu thụ hàng hóa.

+ Giám đốc kinh doanh đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh.

+ Đánh giá lợi nhuận thu được.

Sơ đồ của hệ thống thông tin marketing:

Hệ thống thông tin Marketing trong một doanh nghiệp có một vai trò rất quan

trọng nhất là trong nền kinh tế thị trường vì chức năng kinh tế của hệ thống thông tin

quản lý là lập kế hoạch, mở rộng thị trường cho một sản phẩm, phát triển sản phẩm

mới và thị trường mới để có thể phục vụ khách hàng hiện tại và tương lai một cách

tốt nhất. Việc phát triển hệ thống thông tin quản lý Marketing nhằm nối kết các thông

tin từ các hoạt động marketing khác nhau.

Mô hình hoạt động của một hệ thống thông tin Marketing:

Vai trò của hệ thống thông tin quản lý marketing là đánh giá những thông tin cần

thiết cho các nhà quản lý , phân phối các thông tin một cách kịp thời tới các nhà quản


lý marketing. Các doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống thông tin quản lý marketing

và bán hàng cho việc lên kế hoạch sản xuất, định giá cho sản phẩm, thiết kế các chiến

dịch quản cáo, các chiến dịch khuyến mại, dự báo thị trường tiềm năng cho các sản

phẩm mới và cũ, và xác định các kênh phân phối hàng hóa cho doanh nghiệp.

Một số công thức tính toán nhằm phân tích sự biến động của giá cả và lượng hàng

hóa tiêu thụ trên thị trường bằng phương pháp chỉ số:

+ Tính toán chỉ số tổng hợp giá cả: CSG=∑GKG*HBC/ ∑GBC*HBC

1.1. Các hệ thống thông tin Marketing tác nghiệp

1.1.1. Hệ thống thông tin bán hàng

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp cho các nhân viên bán hàng các hoạt

động bán hàng như xác định khách hàng tiềm năng, tạo mối quan hệ với khách hàng,

bán hàng trọn gói và theo dõi bán hàng. Có rất nhiều hệ thống thông tin quản lý có

chức năng hỗ trợ cho nhân viên bán hàng. Các nhà quản lý bán hàng cần phải lập kế

hoạch, kiểm soát, và cung cấp các hoạt động hỗ trợ cho những nhân viên bán hàng

trong tổ chức của họ. Trong phân lớn các doanh nghiệp, hệ thống máy tính tạo ra các

báo cáo về bán hàng cùng việc phân loại hàng hóa bán theo từng loại, theo từng dạng

khách hàng, theo từng người bán hàng và từng khu vực bán hàng. Những báo cáo này

nhằm hỗ trợ cho những nhà quản lý marketing và người bán hàng.

Việc phân tích các con số bán hàng mới chỉ là một mặt của việc sử dụng máy tính

trong quản lý bán hàng và hỗ trợ bán hàng. Hệ thống thông tin bán hàng trên máy

tính còn cung cấp những cơ sở cho việc tự động hóa việc bán hàng. Ở nhiều doanh

nghiệp, lực lượng bán hàng được hỗ trợ với các máy tính xách tay, giúp họ có khả

năng bán được nhiều hàng hơn, đồng thời tăng khả năng phân tích các thông tin bán

hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ hơn. Việc đó còn cho phép các nhà quản lý

bán hàng và marketing tăng cường khả năng hỗ trợ của họ đối với người bán hàng.

Hệ thống thông tin bán hàng gồm các hệ thống nhỏ sau:

+Hệ thống thông tin khách hàng tương lai: Các nguồn thông tin phục vụ cho việc

xác định các khách hàng tương lại có thể xây dựng từ các mẩu tin trên báo chí, danh

bạ điện thoại, phiếu thăm dò khách hàng, hoặc từ các nhà cung cấp. Khi tệp các

khách hàng tương lai được lưu trữ trên đĩa từ, thì các nhân viên bán hàng sẽ dễ tìm ra

và tổng hợp thông tin về họ. Như vậy đầu ra của hệ thống thông tin khách hàng tương

lai có thể gồm các danh mục khách hàng theo địa điểm, theo loại sản phẩm, theo

doanh thu gộp hoặc theo các chỉ tiêu khác có tầm quan trọng đối với lực lượng bán

hàng. Các cơ sở dữ liệu trực tuyến (Online) cũng là nguồn thông tin về khách hàng

tương lai.

Hệ thống thông tin khách hàng tương lai có chức năng quan trọng nhất là xác định

khách hàng tương lai của doanh nghiệp sẽ là ai ?

Việc xác định khách hàng tương lai là công việc tốn nhiều thời gian và công sức và

các ngồn thông tin rất đa dạng và khác nhau. Dựa trên cơ sở các thông tin được hệ

thống thông tin khách hàng tương lai phân tích ra danh sách khách hàng tương lai để

doanh nghiệp có những chiến lược phát triển sao cho phù hợp với tình hình kinh tế thị

trường hiện nay.

+Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng: Cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng

về các khách hàng, về sở thích của họ đối với các sản phẩm vè dịch vụ và số liệu về

quá trình mua hàng của họ trong quá khứ. Khi thông tin đã được lưu trữ trên đĩa từ,

các nhân viên bán hàng có thể dễ dàng xác định được tất cả những khách hàng ưu


chuộng các kiểu mẫu sản phẩm nhất định hay khách hàng nào có thể đang sãn sang

mua them hàng hóa đã mua lần trước. Bằng cách sắp xếp các giao dịch bán hàng theo

trình tự thời gian, nhân viên bán hàng cũng có thể xác định được các khách hàng

đang ở tình trạng gần hết hàng, cần mua bổ sung thêm các sản phẩm mà doanh

nghiệp sãn sàng cung cấp cho khách hàng.

+Hệ thống thông tin hỏi đáp/khiếu nại: Khi khách hàng thắc mắc về các sản phẩm

và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa vào lưu thông thì các khiếu nại đó cần được ghi

nhận, xử lý và lưu trữ lại, phục vụ phân tích quản lý hoặc liên hệ kinh doanh sau này.

Các kiếu nại của khách hàng thường được lưu trữ trên một phương tiện để sau này có

thể dễ dàng tiến hành phân tích. Khả năng này cũng cho phép các nhà quản lý

marketing phân tích yêu cầu của khách hàng, nhằm xác định cơ hội cho những sản

phẩm mới cải tiến sản phẩm hiện có, thiết lập hoặc cải tiến các dịch vụ hỗ trợ khách

hàng.

Hệ thống thông tin hỏi đáp/ khiếu nại: thường sử dụng các phương tiện truyền

thông để hỗ trợ việc hỏi đáp và giải quyết khiếu nại cho khách hàng. Các doanh

nghiệp thường sử dụng các phương tiện truyền thông cơ bản để phục vụ cho hệ thống

là fax, mạng điện thoại và mạng internet.

1.1.2. Hệ thống thông tin phân phối

Hệ thống thông tin phân phối có chức năng chính là theo dõi hàng hóa và dịch vụ

phân phối nhằm xác định và sửa chữa những sai sót trong qua trình phân phối hàng hóa

và giảm thời gian, chi phí phân phối hàng hóa.

Dựa vào các thông tin mà hệ thống thông tin quản lý phân phối hàng hóa cung cấp,

doanh nghiệp có thể thực hiện được việc bố trí kho hàng hợp lý để giảm thiểu chi phí

vận chuyển hàng hóa.

Hệ thống thông tin phân phối hàng hóa còn giúp cho các nhà quản lý hoạch định

được chính sách phát triển và việc mở rộng quy mô sản xuất, xây dựng các nhà máy

sản xuất mới, quy hoạch các hệ thống bán hàng sao cho việc phân phối sản phẩm

không bị trùng lặp.

Các nhà quản lý việc phân phối sản phẩm cần thông tin marketing cho việc lập kế

hoạch, quy hoạch và điều khiển việc tạo ra các sản phẩm đặc biệt, các dây chuyền sản

xuất , và nhãn mác. Máy tính có thể hỗ trợ cho các sản phẩm tồn tại và việc phát triển

các sản phẩm mới. Thông tin và các phân tích cho các quyết định về giá là một chức

năng chính của hệ thống quản lý việc phân phối hàng. Thông tin cũng được duy trì để

hỗ trợ việc sản xuất và phân phối các nguồn sản phẩm được đề nghị. Các mô hình

máy tính nhằm sử dụng để đánh giá việc chế tạo các sản phẩm hiện tại và các xu

hướng thành công cho những sản phẩm đó.

1.1.3. Các hệ thống kế toán tài chính tác nghiệp hỗ trợ

Hệ thống kế toán tài chính hỗ trợ các nhà quản lý có thể phân bổ và điều chỉnh hợp

lý các nguồn kinh phí cho các hệ thống con để cho các hệ thống hoạt động đạt hiệu

quả tốt nhất và giảm thiểu các khoản chi không hợp lý.

Các hệ thống thông tin tác nghiệp hỗ trợ gồm có:

+Hệ thống thông tin quản lý kế toán: Là một trong số những hệ thống thông tin lâu

đời nhất và đã được sử dụng rộng rãi nhất trong doanh nghiệp. Chúng ghi chép lại các

chứng từ, lập các báo cáo về các giao dịch của doanh nghiệp, các sự kiện kinh tế

khác. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên khái niệm bút toán kép, một khái niệm

được thành lập hàng trăm năm nay và những khái niệm kế toán mới đây như kế toán


lợi nhuận và kế toán công việc. Hệ thống thông tin kế toán máy ghi lại và lập báo cáo

cho dòng vốn trong một tổ chức và tạo ra các báo cáo tài chính về tình trạng lãi lỗ.

Những hệ thống như thế cũng có thể tạo ra các dự báo về tình trạng trong tương lai

như tình trạng tài chính và ngân quỹ tài chính. Hệ thống thông tin quản lý kế toán

hoạt động nhấn mạnh vào việc lưu sổ những báo cáo có hệ thống sẵn có và những

báo cáo có tính pháp lý. Hệ thống thông tin này xử lý các giao dịch như quá trình đặt

hàng, kiểm soát hàng tồn kho, các khoản phải thu của khách, các khoản phải trả bảng

lương và các hệ thống sổ cái chung. Hệ thống thông tin quan lý kế toán tập trung vào

hệ thống báo cáo kế toán chi phí, phát triển ngân sách tài chính và tình trạng tài

chính, và phân tích các báo cáo so sánh thực tế với dự báo.

+Hệ thống thông tin quản lý xử lý đơn đặt hàng: Cung cấp báo cáo về tình hình đặt

hàng theo thời kỳ, theo người bán, theo sản phẩm và theo địa điểm dự báo bán hàng. Là

một hệ thống xử lý các giao dịch quan trọng, xử lý đơn đặt hàng và các hóa đơn thanh

toán cho khách hàng. Trong nhiều doanh nghiệp, nó cũng lưu trữ tình trạng của các đơn

đặt hàng cho đến khi hàng hóa được đưa tới tay người mua. Các hệ thống thông tin xử

lý đơn đặt hàng nhờ hệ thống máy tính cho phép ghi chép các chứng từ một cách nhanh

chóng, chính xác, hiệu quả. Chúng cũng cho phép lưu trữ dữ liệu thông tin về hàng tồn

kho cho phép chấp nhận một đơn hàng nào đó hay không; vì vậy chúng thường phải

được điền đầy đủ thông tin một cách nharnh chóng nhất có thể.

+Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho: Cung cấp thông tin về hàng tồn kho,

tình hình xuất nhập hàng trong kho, hàng hư hỏng hướng điều chỉnh phương thức bán

hàng. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho phản ảnh những thay đổi về các loại hàng trong

kho. Khi dữ liệu về đơn đặt hàng của khách tới nơi, các chứng từ của hệ thống thông tin

hàng tồn kho sẽ thay đổi mức tồn kho và chuẩn bị những giấy tờ chuyển hàng thích

hợp. Sau đó, chúng sẽ lưu ý người quản lý về những loại hàng hóa cần tiếp tục lưu trữ

và cung cấp những báo cáo tình trạng tồn kho của nhiều loại hàng đa dạng khác nhau.

Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho kiểm soát hàng tồn kho có thể giúp doanh

nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng với khoảng đầu tư thời gian cho kho hàng

ngắn nhất có thể và giảm được chi phí chuyên chở hàng tồn kho.

+Hệ thống thông tin quản lý các khoản phải thu của khách hàng: Cung cấp thông tin

về các khoản phải thu của khách hàng từ tiền mua hàng, tiền trả góp, tiền phí dịch vụ,…

Hệ thống thông tin quản lý các khoản phải thu lấy thông tin từ các cuộc muabán với

khách hàng, hệ thống sẽ lưu lại những dữ liệu cần thiết. Sau đó, chúng tạo thành các

báo cáo về tình trạng mỗi khách hàng hàng tháng, và các báo cáo về các khoản chưa

được khách hàng thanh toán cho những người quản lý trực tiếp. Hệ thống thông tin các

khoản phải thu của khách sẽ thay thế những khoản chi trả của khách bởi các hóa đơn

thanh toán theo thời gian và được chuẩn bị khá chính xác. Chúng cung cấp phương tiện

cho phép các nhà quản lý kiểm soát số lượng các khoản phải thu tăng và số lượng tiền

đã được thu lại. Hoạt động này nhằm cực đại hóa lợi nhuận từ việc bán hàng thanh toán

chậm và giảm những mất mát do có những khoản nợ khó đòi.

+Hệ thống thông tin quản lý tài chính: Cung cấp thông tin về tín dụng tối đa cho

phép của khách hàng. Hệ thống thông tin quản lý tài chính hỗ trợ các nhà quản lý ra các

quyết định liên quan tới tình trạng tài chính của doanh nghiệp, phân phối và kiểm soát

các nguồn tài chính trong doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin tài chính thông thường

bao gồm cả việc quản lý dòng tiền mặt, lập ngân sách tiền mặt, dự báo tình hình tài


chính, và lập kế hoạch tài chính. Hệ thống thông tin kế toán cần phải thích hợp với hệ

thống thông tin tài chính.

1.2. Hệ thống thông tin Marketing sách lược

Hệ thống thông tin quản lý Marketing sách lược khác với các hệ hệ thống thông tin

quản lý tác nghiệp, bên cạnh các thông tin cơ sở chúng còn cho phép tạo các báo cáo

đặc biệt tạo các kết quả đầu ra đặc biệt theo dự tính, các thông số so sánh, các thông

tin mô tả. Hệ thống thông tin quản lý sách lược thường kết hợp các cơ sở dữ liệu tài

chính tác nghiệp và các dữ liệu khác để hỗ trợ cho các nhà quản lý Marketing trong

quá trình ra quyết định sách lược.

Hệ thống thông tin quản lý Marketing hỗ trợ nhà quản lý Marketing quản lý và

kiểm tra lực lượng bán hàng và các phương pháp xúc tiến bán hàng, giá cả, phân phối

và cung cấp hàng hóa và dịch vụ,Cung cấp thông tin tổng hợp. Bao gồm nguồn dữ liệu

bên trong, bên ngoài và xử lý dữ liệu khách quan và chủ quan

Hệ thống thông tin quản lý Marketing sách lược gồm các hệ thống thông tin nhỏ

sau: Hệ thống thông tin quản lý bán hàng, hệ thống thông tin quản lý xúc tiến bán

hàng, hệ thống thông tin tính giá thành sản phẩm.

1.2.1. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng: cung cấp dữ liệu lịch sử về quá trình kinh

doanh của mỗi nhân viên bán hàng, mỗi địa điểm kinh doanh, mỗi sản phẩm và mỗi

phân khúc thị trường.

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng được xây dựng với mục tiêu giúp các nhà

quản lý bán hàng đạt được hiểu quả bán hàng cao nhất. Để đạt được mục tiêu này, các

nhà quản lý kinh doanh phải ra rất nhiều quyết định mang tính sách lược như:

Sắp xếp các địa điểm bán hàng như thế nào ?

Bộ phận bán hàng cần được phân bổ như thế nào?

Có đặc điểm gì cần nhấn mạnh về các sản phẩm được chào bán cũng như các đối

tượng khách hàng cần phục vụ?

Chính sách thưởng cho các nhân viên bán hàng như thế nào ? để họ nâng cao hiệu

quả bán hàng cũng phải được các nhà quản lý để ý đến.

Phân khúc thị trường nào cần phấn mạnh để có thể đạt mục tiêu kinh doanh tốt

nhất ?

Những sản phẩm dịch vụ nào phù hợp nhất cho mỗi phân khúc thị trường? Ngoài

ra họ cũng phải theo dõi kết quả kinh doanh để xác định xem các quyết định được

ban hành có phù hợp với tình hình kinh tế thực tế hay không ? có cần sự điều chỉnh

trong các kế hoạch sách lược hay không ?

Để có thể ra các quyết định một cách có hiệu quả, các nhà quản lý Marketing cần

một lượng lớn dữ liệu lịch sử về quá trình kinh doanh của mỗi nhân viên bán hàng,

mỗi địa điểm kinh doanh, mỗi sản phẩm và mỗi đoạn thị trường. Các dữ liệu này

được sử dụng để lập các báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh nhằm hỗ trợ các

nhà quản lý trong quá trình ra quyết định đối với nhân viên bán hàng, xu hướng phát

triển sản phẩm, và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

1.2.2. Hệ thống thông tin xúc tiến bán hàng

Hệ thống thông tin quản lý xúc tiến bán hàng được xây dựng để thực hiện các mục

tiêu kinh doanh chiến lược, các nhà quản lý Marketing cần phát triển các sách lược

về quảng cáo, khuyến mại, nghiên cứu thị trường để xúc tiến việc bán hàng cho

doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất.


Các nhà quản lý Marketing đôi khi cũng cần những thông tin giúp cho họ đạt được

những đối tượng khách hàng ở một mức chi phí thấp nhất có thể nào đó cho việc quảng

cáo và khuyến mại. Máy tính sẽ sử dụng những thông tin từ việc nghiên cứu thị trường,

và các mô hình khuyến mại để lựa chọn phương pháp khuyến mại và phương tiện

truyền thông, phân phối các nguồn tài chính, kiểm tra và đánh giá kết quả của các chiến

dịch khuyến mại quảng các khác nhau có đem lại hiệu quả như mong muốn hay không.

Các nhà quản lý cấn quyết định xem nên sử dụng phương tiện quảng cáo và hình thức

khuyến mại như thế nào để có thể chiếm được các phân khúc thị trường đã lựa chọn

như: Cần triển khai các hoạt động đó như thế nào để đạt được kết quả kinh doanh mong

muốn. Để có thể quyết định sử dụng sách lược quảng cáo, khuyến mại các nhà quản lý

Marketing cần đến thông tin lịch sử của thị trường, của việc kinh doanh các sản phẩm

đó trên thị trường. Vì khi doanh nghiệp có ý định cung cấp ra thị trường một sản phẩm

mới, các nhà quản lý không những phải tìm hiểu các phương tiện quảng cáo, khuyến

mại có hiệu quả nhất mà còn tìm hiểu cả về lịch sử của các hãng truyền thông thành

công nhất trong quá khứ trong việc chiếm lĩnh thị trường.

1.2.3. Hệ thống thông tin tính giá thành sản phẩm

Hệ thống thông tin tính giá thành sản phẩm thường tính giá dựa theo một số yếu tố

sau: theo giá cộng lãi vào chi phí, giá cầu, giá bám chắc thị trường , giá hớt ngọn.

Hệ thống thông tin quản lý tính giá thành sản phẩm cung cấp cho các nhà quản lý để

trợ giúp họ trong việc định giá cho sản phẩm và dịch vụ. Các hệ thống này rất quan trọng

vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số bán hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Để có

thể ra quyết định về giá thành sản phẩm được tốt thì các nhà quản lý doanh nghiệp cần

tham khảo ý kiến của các nhà quản lý Marketing vì họ có thể đưa ra các dự báo nhu cầu

mua hàng của khách hàng đối với từng loại sản phẩm, lợi nhuận biên cần đạt được, phi

phí sản xuất và giá của các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh.

Để giúp các nhà quản lý định giá sản phẩm được chính xác, các doanh nghiệp đã xây

dựng hệ thống thông tin có mô hình cho phép các nhà quản lý nhập các dữ liệu về nhiều

yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến giá thành giúp tăng tính cạnh tranh cho các sản phẩm

của doanh nghiệp như: chỉ số giá tiêu dùng, dự đoán thu nhập người tiêu dùng, lượng sản

phẩm cùng loại được sản xuất ra trên thị trường, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật

liệu, chi phí quảng cáo, vận chuyển, thuê kho…

Hệ thống thông tin quản lý tính giá thành sản phẩm sẽ xây dựng mô hình sử dụng thuật

toán về mối quan hệ giữa các yếu tố đó, điều này cho phép các nhà quản lý thay đổi dữ

liệu đầu vao sao cho có thể xác định được giá cả hợp lý nhất cho mỗi loại sản phẩm của

doanh nghiệp khi cung cấp đến tay người tiêu dùng.

1.3. Hệ thống thông tin Marketing chiến lược

Hệ thống thông tin quản lý Marketing chiến lược giúp doanh nghiệp lập các kế

hoạch phát triển Marketing chiến lược như:

Phân thị trường thành nhiều nhóm khách hàng tiềm năng dựa trên các các đặc

điểm, thu nhập, vị trí địa lý hay nhu cầu, ý muốn của khách hàng.

Lựa chọn thị trường mục tiêu.

Lên kế hoạch cho các sản phẩm và dịch vụ để có thể thỏa mãn nhu cầu khách hàng.

Dự báo hàng hóa đối với thị trường và các sản phẩm.

1.3.1. Hệ thống thông tin dự báo bán hàng

Hệ thống thông tin quản lý dự báo bán hàng: Có chức năng cơ bản là tập hợp các báo

cáo, dự báo bán hàng trong thời gian dài và ngắn. Dự báo bán hàng trong thời gian ngắn


liên quan tới việc dự báo bán hàng cho các thời kỳ ngắn hơn một năm, trong khi dự báo

bán hàng lâu dài là các dự báo bán hàng trong khoảng thời gian một năm hoặc lâu hơn

trong tương lai. Các nhà quản lý Marketing sử dụng những thông tin, dữ liệu nghiên

cứu thị trường, các dữ liệu bán hàng trong quá khứ, các kế hoạch khuyến mại, và các

mô hình dự báo thống kê để đưa ra các dự báo bán hàng trong thời gian tiếp theo.

Dự báo bán hàng cấp chiến lược thường gồm nhiều loại khách nhau như: dự báo bán

hàng cho một ngành công nghiệp, dự báo bán hàng cho một doanh nghiệp, dự báo bán

hàng cho một sản phẩm, một dịch vụ mới… dù thuộc loại nào thì các dự báo bán hàng

không chỉ dựa trên các dữ liệu lịch sử, mà dựa trên cả các giả định về các hoạt động của

đối thủ, phản ứng của chính phủ, sự chuyển dịch cung cầu của người tiêu dùng và các

nhà cung cấp, xu thế và cơ cấu của dân số vào hàng loạt các yếu tố khác, kể cả yếu tố

thời tiết.

Trong doanh nghiệp việc dự báo bán hàng cho năm tiếp theo là một công việc rất

quan trọng. Từ các dự báo này có thể có cơ sở ra các quyết đinh sách lược về phương

hướng hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên trong dự báo bán hàng cũng có những sai số nhất định, các sai số trong dự

báo bán hàng sẽ ảnh hưởng đến hầu hết các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì

vậy hệ thống thông tin dự báo bán hàng được cho là đạt hiệu quả kinh tế khi giảm thiểu

được các sai số trong dự báo bán hàng.

1.3.2. Hệ thống thông tin lập kế hoạch và phát triển sản phẩm

Hệ thống thông tin lập kế hoạch và phát triển sản phẩm có mục tiêu chính là cung

cấp thông tin về sự ưa chuộng của khách hàng thông qua việc nghiên cứu thị trường cho

việc phát triển sản phẩm mới.

Hệ thống thông tin lập kế hoạch và phát triển sản phẩm dựa vào các thông tin được

cung cấp từ hệ thống thông tin quản lý nghiên cứu thị trường sau đó tập hợp các thông

tin ngoài luồng khác sau đó nhận định và đưa ra các kế hoạch phát triển sản phẩm sản

phẩm của doanh nghiệp một cách phù hợp nhất.

Hệ thống thông tin lập kế hoạch và phát triển sản phẩm cung cấp những thông tin hỗ

trợ cho việc ra quyết định của các nhà Marketing. Nó cung cấp những thông tin giúp

cho việc lập kế hoạch và điều khiển các dự án nghiên cứu trong một doanh nghiệp. Hệ

thống thông tin thiết lập trên máy tính sẽ hỗ trợ việc thu thập, phân tích, và duy trì một

số lượng khổng lồ các thông tin trên một thị trường rộng lớn cho những thay đổi liên

tục. Điều này bao gồm những thông tin về khách hàng, về các xu hướng, về người tiêu

dùng, và về các đối thủ cạnh tranh. Thị trường, nền kinh tế. và xu hướng dân cư cũng

được phân tích. Dữ liệu có thể được mua từ những nguồn bên ngoài(thông qua các công

ty luôn cung cấp các thông tin theo một dạng đặc biệt nào đó), hoặc được thu thập

thông qua hệ thống thông Marketing điện tử nhờ kỹ thuật máy tính và các cuộc phỏng

vấn qua điện thoại. Cuối cùng, các phần mềm phân tích thống kê sẽ giúp các nhà phân

tích các dữ liệu nghiên cứu thị trường và lưu ý tới xu hướng marketing quan trọng.

1.3.3. Hệ thống thông tin báo cáo cấp trên

Hệ thống thông tin báo cáo cấp trên có chức năng cung cấp các thông tin đã được

chọn lọc để báo cáo, giúp cho các nhà quản trị cấp cao hơn đưa ra được những chính

sách phát triển Marketing phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Hệ thông báo cáo cấp trên đưa ra các thông tin dưới dạng được tổng hợp theo

tháng, theo quý và theo năm kèm theo những đánh giá, nhận xét của của các nhà quản

lý marketing về tình hình phát triển sản phẩm, nhu cầu thị trường để các nhà quản trị


cấp cao hơn biết và đưa ra những chính sách phát triển sản phẩm và thị trường chiến

lược cho doanh nghiệp.

2. Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực bao gồm việc tuyển mộ, đề bạt, đánh giá,

thưởng, phạt và phát triển nhân lực cho một doanh nghiệp. Thông thường, các doanh

nghiệp sử dụng hệ thống thông tin thực hiện trên máy tính để tạo các báo cáo trả

lương và bảng lương, duy trì hồ sơ nhân sự, phân tích các khả năng sử dụng nguồn

nhân lực trong các hoạt động của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp đã phát triển

những hệ thống thông tin quản lý nhân sự dựa trên những chức năng chính mà nó cần

đáp ứng cho doanh nghiệp. Hệ thống này có khả năng đáp ứng những công việc như

tuyển mộ, lựa chọn và thuê công nhân, thiết kế công việc, đánh giá, phân tích lợi ích

cho nhân viên, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực mới, đảm bảo sức khỏe, độ an

toàn, và ổn định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.

Mục đích việc quản lý nguồn nhân lực là làm thế nào để có thể sử dụng một cách

có hiệu quả nhất nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. để có thể đáp ứng được mục tiêu

này, doanh nghiệp cần tập chung vào việc lên kế hoạch đáp ứng những yêu cầu của

nhân viên, phát triển các tiềm năng của nhân công một cách đầy đủ, và điều khiển các

chính sách đối với đối với nguồn nhân công. Những chính sách đối với nhân viên

càng được cân nhắc bao nhiêu thì càng hỗ trợ cho doanh nghiệp bấy nhiêu vì nguồn

nhân lực tronh một doanh nghiệp là nguồn lực quan trọng nhất trong một doanh

nghiệp. Vấn đề quản trị nguồn nhân lực ngày càng phức tạp do sự thay đổi cấu trúc

xã hội cũng như gia tăng những điều luật và các quy định pháp lý liên quan đến

người lao động của nhà nước.

Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp là một hệ

thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng và trí tuệ, năng lực của

từng nhân viên viên trong doanh nghiệp trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và

tương lai.

Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực thường gắn liền với các hệ thống thông

tin khác của doanh nghiệp tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ cho các

hoạt động của doanh nghiệp.

Nhân viên khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao

gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn…Khi

được tuyển dụng thì phải thử việc, sau đó ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy

theo yêu cầu của công ty. Tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70% lương, nếu hồ

sơ nào được chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp bậc lương, nếu không thì trả lại hồ sơ.

Trưởng phòng nhân sự và ban giám đốc là những người chịu trách nhiệm điều chỉnh

bậc lương, kéo dài thời hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng của nhân viên trong

công ty.

Thông tin nhân viên trong công ty cần cập nhật vào máy tính để quản

lý gồm: Mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, nơi

sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ

học vấn, ngày vào làm, mức lương cơ bản, bậc lương. 2.1. Hệ thống thông tin quản trị vị trí làm việc

Mục tiêu của hệ thống là xác định từng vị trí lao động trong doanh nghiệm, phạm

trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó. Định kỳ hệ thống

sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ


phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí

làm việc còn khuyết nhân lực. Những danh mục liệt kê các vị trí làm việc còn khuyết

theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân lực trong việc ra các quyết

định tuyển người.

Hệ thống thông tin quản trị vị trí làm việc lên báo cáo, theo dõi nguồn nhân lực

trong một doanh nghiệp để có thể sử dụng nó một cách hiệu quả ở mức cao nhất.

Những thay đổi trong việc giao nhiệm vụ,đền bù, thuê và hoàn thiện nguồn nhân lực

là những minh chứng cho việc cập nhật dữ liệu về nguồn nhân lực. Hệ thống thông

tin lưu trữ kỹ năng nhân viên lưu trữ những kỹ năng mà từng nhân viên có được, để

sử dụng khi có những yêu cầu đặc biệt về một nhiệm vụ hay một dự án nào đó. Một

chức năng quản lý khác của hệ thống thông tin quản trị vị trí làm việc là dự đoán nhu

cầu nguồn nhân lực để đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung cấp một lượng

nhân viên có chất lượng cao. Mô hình toán học kinh tế có thể sử dụng để đưa ra

những dự báo chính xác nhất về số lượng nhân viên cần sử dụng trong mỗi công việc

cụ thể nào đó.

Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó.

Định kỳ hệ thống thông tin vị trí việc làm sẽ tiến hành phân tích công việc theo yêu

cầu của các phòng ban (nếu có), sau đó lấy thông tin những nhân viên trong công ty

phù hợp yêu cầu để tiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, và danh

mục vị trí việc làm còn thiếu nhân lực. Những danh mục liệt kê các vị trí còn khuyết theo

ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận nhân sự trong việc ra quyết định tuyển dụng.

Khi có nhu cầu tuyển dụng (thiếu nhân viên ở một số vị trí) thì bộ phận quản lý

vị trí sẽ gởi yêu cầu lên bộ phận nhân sự để thực hiện tuyển chọn nhân viên mới.

Công việc tuyển chọn được tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào , bộ phận

tuyển chọn sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc

nghiệm và phỏng vấn. Bộ phận tuyển dụng gởi thông tin về những ứng viên đạt yêu

cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồng thời cũng thông báo quyết định tuyển cho

ứng viên biết. Cuối cùng thông tin ứng viên sẽ được đưa vào hồ sơ nhân viên (tức trở thành nhân viên mới).

2.2. Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc

Hệ thống thông tin đánh giá tình hình công việc giúp các nhà quản lý nguồn nhân

lực đánh giá tình hình thực hiện công việc thực tế trong doanh nghiệp với các dự

đoán, yêu cầu đề ra lúc ban đầu.

Dựa vào hệ thống thông tin đánh giá tình hình công việc giúp cho doanh nghiệp

lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực sao có hiệu quả tốt nhất, như việc dựa vào tình

hình công việc thực tế để doanh nghiệp đưa ra các quyết định tuyển mộ công nhân,

đào tạo và lên kế hoạch phát triển nguồn nhân lực nhờ việc phân tích các thành công

đạt được trong quá trình thực hiện công việc trong quá khứ, hiện tại và phân tích khả

năng phát triển của từng nhân viên khác nhau trong việc thực hiện các công việc được

giao trong doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đưa ra các phương pháp phát

triển nguồn nhân lực khác nhau như các chương trình đào tạo và đánh giá thực hiện

định kỳ. Các chương trình đào tạo và đánh giá tình hình thực hiện công việc của mỗi

nhân viên nhằm hỗ trợ việc quản lý tình hình thực hiện các công việc của doanh

nghiệp nhằm đưa ra các quyết định tác nghiệp như: sẽ giữ nguyên vị trí, đề bạt,

thuyên chuyển hay buộc thôi việc đối với một nhân viên nào đó.


Hàng tháng các phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc nhân

viên thuộc phòng của mình, sau đó gửi các mẩu đánh giá đến phòng nhân sự. Phòng

nhân sự sẽ kiểm tra đối chiếu, xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thưởng kỷ

luật.Thông tin đánh giá còn được sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định

như: đề bạt, thuyên chuyển, buộc thôi việc người lao động.

2.3. Hệ thống thông tin báo cáo cấp trên

Hệ thống thông tin báo cáo cấp trên có chức năng cung cấp các thông tin dạng tổng

hợp theo tháng, quý, năm và kèm theo những nhận xét của các trưởng bộ phận về

nhân viên của mình sau đó nộp cho các nhà quản trị mức cao hơn, giúp cho các nhà

quản trị có được các nguồn thông tin về nguồn lao động của doanh nghiệp mình. Dựa

vào các thông tin đó các nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định mang

tính chiến lược để phát triển nguồn nhân lực nhằm giúp cho doanh nghiệp có được

nguồn nhân lực tốt nhất phục vụ cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Hệ thống thông tin báo cáo cấp trên thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau

sau đó chọn lọc những thông tin cần thiết để lập báo cáo như tình trạng nguồn nhân

lực, số lượng, tuổi, sức khỏe, quê quán, giới tính, năng lực của từng nhân viên….

Khi có các hệ thống truyền thông tham gia vào sẽ giúp cho việc lập các báo cáo

gửi cho cấp trên được chính xác hơn, nhanh chóng và giảm thiểu chi phí, thời gian.

Hàng tháng, dữ liệu của các hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao

động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc được sử dụng để

lên báo cáo theo yêu cầu của luật định và theo qui định của chính phủ về tình hình

sức khoẻ và an toàn của người lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp). Những thông

tin này cũng được báo cáo lên nhà quản lý( ban giám đốc) để làm cơ sở đặt ra yêu cầu

đào tào về bảo hộ lao động hay thay đổi môi trường làm việc cho phù hợp. 3. Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất

Hệ thống thông tin sản xuất có chức năng hỗ trợ điều hành sản xuất bao gồm các

hoạt động lập kế hoạch và điều khiển quá trình sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch

vụ của doanh nghiệp. Do đó chưc năng điều hành sản xuất và kinh doanh có liên

quan đến việc quản lý hệ thống nghiệp vụ của mọi doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất được ứng dụng ở các doanh nghiệp cần lập

kế hoạch kinh doanh, sản xuất, điều khiển và quản lý hàng tồn kho, việc mua bán các

dòng hàng hóa, việc sử dụng và cung cấp các dịch vụ để xây dựng chiến lược kinh

doanh sản xuất phù hợp cho từng doanh nghiệp.

3.1. Khái quát về hệ thống thông tin quản lý sản xuất và kinh doanh

3.1.1. Mục tiêu của hệ thống sản xuất

Các hệ thống thông tin quản lý sản xuất rất đa dạng và bao gồm nhiều hình thức

khác nhau. Sản xuất liên tục, sản xuất hàng loạt, sản xuất theo yêu cầu, sản xuất theo

hợp đồng hay sản xuất cả dịch vụ và sản phẩm hàng hóa vật chất. Tuy nhiên các hệ

thống sản xuất đều bao gồm các mục tiêu quản lý các công việc sau trong một doanh

nghiệp :

Cung cấp nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác.

Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu

Tìm kiếm nhân công phù hợp, mặt hàng, nhà xưởng, các thiết bị máy móc phục vụ

sản xuất.

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng, và các thiết bị máy

móc phục vụ sản xuất.


Hoạch định kế hoạch sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ.

Kiểm tra chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra.

Kiểm tra theo dõi việc sử dụng và chi phí các nguồn lực cần thiết.

3.1.2. Hoạt động của các hệ thống kinh doanh và sản xuất

Hoạt động của các hệ thống kinh doanh và sản xuất gồm các hoạt động sau nhằm

đảm bảo quy trình sản xuất:

Đánh giá các quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Hoạch định chính sách chiến lược để phát triển và duy trì các điều kiện để doanh

nghiệp có thể sản xuất và kinh doanh đúng kế hoạch.

Đặt ra các mục tiêu sản xuất và kinh doanh nhằm đáp ứng yêu cầu của hệ thống

thông tin dự báo bán hàng.

Các hệ thống thông tin quản lý kinh doanh và sản xuất được thiết kế để xây dựng

các kế hoạch sản xuất và kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ mà hệ thống Marketing

dự định đưa vào kinh doanh.

Chức năng đặc trưng của các hệ thống thông tin quản lý kinh doanh và sản xuất là:

Cung cấp thông tin và đảm bảo sẵn sàng vật tư cũng như các yêu cầu sản xuất,

kinh doanh cần thiết khác cho quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Hoạch định nhu cầu về nguyên vật liệu, điều kiện sản xuất và lực lượng lao động

cần thiết khác để biến đổi các nguồn lực thành các sản phẩm sẵn sàng cho các hoạt

động sản xuất và kinh doanh.

Thiết kế và kiểm tra chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Sản xuất đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng sản phẩm và cung cấp các dịch vụ

đáp ứng nhu cầu của khách hàng vào đúng thời điểm mà mục tiêu sản xuất đã đề ra.

3.1.3. Hệ thống thông tin kinh doanh và hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống thông tin quản lý kinh doanh và hệ thống thông tin sản xuất có mối quan

hệ mật thiết với nhau vì:

Khi hệ thống thông tin quản lý kinh doanh cung cấp các thông tin về tình trạng

kinh doanh các sản phẩm và dịch của doanh nghiệp như thế nào thì hệ thống thông tin

quản lý sản xuất dựa vào các thông tin đó để chuẩn bị nguyên vật liệu, nguồn nhân

lực, các thiết bị máy móc phục vụ sản xuất sao cho việc sản xuất sản phẩm và cung

cấp các dịch vụ của doanh nghiệp đạt chất lượng tốt nhất, giúp cho quá trình kinh

doanh của doanh nghiệp đạt doanh thu cao nhất.

Khi có thông tin về việc sản xuất các sản phẩm, và cung cấp các dịch vụ của doanh

nghiệp như thế nào, sẽ các doanh nghiệp có thể sử dụng các chức năng của hệ thống

thông tin quản lý kinh doanh nhằm xây dựng được kế hoạch kinh doanh cho từng sản

phẩm, dịch vụ như thế nào cho phù hợp nhất với tình hình thực tế của doanh nghiệp,

cũng như những biến đổi của nhu cầu thị trường.

3.2. Các hệ thống thông tin sản xuất tác nghiệp

3.2.1. Hệ thống thông tin mua hàng

Hệ thống thông tin mua hàng có chức năng duy trì các dữ liệu về mọi giai đoạn của

quá trình cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho quá trình sản xuất, các

thông tin mà hệ thống mua hàng cung cấp rất quan trọng giúp cho các nhà quản lý

sản xuất đưa ra các quyết định khi lựa chọn các nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào

cho doanh nghiệp.


3.2.2. Hệ thống thông tin nhận hàng

Hệ thống thông tin nhận hàng cần vì mỗi khi nhận hàng cần có sự biên nhận cẩn

thận, chính xác về số lượng và chất lượng hàng giao nhận, nhằm cung cấp thông tin

cho các bộ phận liên quan như bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận phụ trách

công nợ.

Hệ thống thông tin nhận hàng có chức năng cung cấp các thông tin sau:

Số hàng nhận

Số hiệu và tên nhà cung cấp

Số hiệu đơn hàng của doanh nghiệp

Mã hiệu và mô tả các mặt hàng giao nhận

Số lượng đặt mua và số lượng thực giao nhận.

Thông tin về tình trạng hư hòng của hàng hóa giao nhận nếu có.

3.2.3. Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng

Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng sản phẩm cung cấp thông tin về tình trạng

các sản phẩm được sản xuất ra, trong quá trình sản xuất từ nguyên liệu đầu vào đến

khi thành các sản phẩm cuối cùng được nhập vào kho.

Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng đảm bảo rằng nguyên liệu mua sắm phục

vụ cho quá trình sản xuất đạt các yêu cầu kỹ thuật đặt ra. Hệ thống thông tin này cũng

kiểm soát chất lượng của chu trình sản xuất.

3.2.4. Hệ thống thông tin giao hàng

Hệ thống thông tin giao hàng hỗ trợ và kiểm soát quá trình dự trữ và giao hàng. Ngoài

ra, hệ thống còn cung cấp thông tin về tình trạng thực hiện các đơn hàng giữa doanh

nghiệp với đối tác kinh doanh của mình. Trong nhiều doanh nghiệp hệ thống thông tin

giao hàng còn lưu trữ thông tin về tình trạng của các đơn hàng cho đến khi hàng hóa

được đưa tới tay người tiêu dùng. Các hệ thống thông tin giao hàng nhờ các máy tính cho

phép ghi chép các thông tin về việc giao hàng một cách nhanh chóng chính xác và hiệu

quả. Chúng cũng cho phép lưu trữ các thông tin về hàng tồn kho và cho phép chấp nhận

giao hàng cho một đối tác nào đó không khi phân tích các thông tin có liên quan. 3.2.5. Hệ thống thông tin kế toán chi phí, giá thành

Hệ thống thông tin quản lý kế toán chi phí giá thành: kiểm soát nhân lực, nguyên

vật liệu và máy móc thiết bị dùng cho sản xuất; cung cấp thông tin bố trí sản xuất

trong doanh nghiệp để nhà quản lý kiểm soát chi phí sản xuất và phân bổ nguồn lực sản

xuất.

Thông qua hệ thống thông tin kế toán chi phí giá thành thì các nhà quản lý có thể

nắm bắt được chi phí để sản xuất một sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp là bao

nhiêu tiền. Sau đó đựa vào các thông tin cần thiết cho việc tính chi phí, giá thành để

xem hoạt động sản xuất của doanh nghiệp như thế nào đã đúng chưa ?, hợp lý chưa ? để

có những điều chỉnh trong phương thức sản xuất sao cho việc sản xuất các sản phẩm có

chi phí sản xuất thấp nhất có thể mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Sau khi xem xét mọi chi phí sản xuất thì hệ thống sẽ dựa vào các thông tin thu thập

có liên quan tiến hành định giá sản phẩm.

Business

Bài giảng hệ thống thông tin quản lý 2016