BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHƯƠNG 6. QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN HTTT

PGS. TS. HÀ QUANG THỤYHÀ NỘI 01-2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1

Nội dung1. Giới thiệu chung

2. Phát triển Tuyên bố dự án3. Phát triển kế hoạch quản lý dự án

4. Hướng dẫn và quản lý thực hiện dự án5. Giám sát và điều khiển công việc dự án

6. Thực thi điều khiển thay đổi tích hợp7. Đóng dự án hoặc pha dự án

2

1. Nhóm quy trình quản lý tích hợp DA

Gồm các quá trình và các hành động QLDA cần để nhận dạng, định nghĩa, kết hợp, thống nhất, phối hợp các quá trình và các hoạt động QLDA khác.

Rất quan trọng để hoàn thành dự án, quản lý thành công mong đợi và đáp ứng yêu cầu các bên liên quan 3

Giới thiệu chung Cần thiết tương tác kết hợp các quá trình riêng rẽ

Ví dụ, ước tính chi phí cần thiết cho kế hoạch dự phòng tích hợp các quy trình về tri thức miền chi phí, thời gian, rủi ro. Chẳng hạn, rủi ro khi thay thế nhân viên thì một/nhiều quy trình cần được xem xét.

Thành phẩm dự án cũng cần tích hợp từ một số quy trình Một số hoạt động đội quản lý dự án:

(i) Phân tích và hiểu được phạm vi. Điều này bao gồm các dự án và yêu cầu sản phẩm, tiêu chuẩn, giả định, khó khăn, và những ảnh hưởng khác liên quan đến một dự án, và làm thế nào mỗi người sẽ được quản lý hoặc giải quyết trong dự án;

(ii) Thông tin như thế nào cần được xác định và sau đó biến nó thành một kế hoạch quản lý dự án;

(iii) Thực hiện các hành động sản xuất thành phẩm dự án; (iv) Đo lường và giám sát tiến độ dự án, đưa ra hành động thích

hợp đề đạt mục tiêu dự án.

4

2. Quy trình phát triển Tuyên bố dự án

Nội dung chính Quy trình xây dựng một tài liệu ủy quyền chính thức cho một dự án / một giai đoạn và lập hồ sơ yêu cầu ban

đầu đảm bảo yêu cầu và mong đợi của các bên liên quan Thiết lập quan hệ đối tác người thực hiện và người thụ hưởng Tuyên bố chính thức được phê duyệt khởi động dự án Người quản lý dự án được xác định và trao quyền trong khi hình thành tuyên bố dự án và trước khi lập kế

hoạch. Quản lý dự án tham gia vào hình thành Tuyên bố dự án Dự án được tuyên bố bởi người bên ngoài: nhà tài trợ, PMO, Hội đồng chỉ đạo danh mục. Trực tiếp hoặc giao

quản lý dự án xây dựng Tuyên bố dự án

5

QT phát triển TB DA: Sơ đồ tương tác

Sơ đồ tương tác với các quy trình khác 5 đầu vào 1 đầu ra: Tuyên bố dự án liên quan tới 1 quy trình trong nhóm quy trình và 3 quy

trình ngoài nhóm quy trình6

ĐV PT TBố DA: Phát biểu công việc DA ĐV1: Phát biểu công việc dự án

Phát biểu công việc DA (The statement of work: SOW) Mô tả thuật lại về sản phẩm/dịch vụ Dự án nội bộ: dựa trên nhu cầu kinh doanh, yêu cầu sản

phẩm/dịch vụ. Dự án ngoài: từ khách hàng như một phần của tài liệu đấu thầu (yêu cầu thầu, yêu cầu thông tin, yêu cầu giá…)

Phát biểu công việc DA thường bao gồm: Nhu cầu kinh doanh: đòi hỏi của thị trường, tiến bộ công nghệ, yêu

cầu pháp luật/quy định của chính quyền, Mô tả phạm vi sản phẩm: Đặc trưng của sản phẩm, mối quan hệ giữa

sản phẩm với nhu cầu kinh doanh Kế hoạch chiến lược: mối liên kết của dự án với kế hoạch chiến lược

7

ĐV QT PTTBố DA: Trường hợp kinh doanh ĐV2: Trường hợp kinh doanh (tài liệu) Cung cấp thông tin cần thiết theo quan điểm kinh doanh về giá trị

yêu cầu đầu tư cho dự án Bao gồm các nội dung sau:

Nhu cầu thị trường. Ví dụ, nhu cầu chia sẻ hình ảnh và quảng cáo trên các hệ thống chia sẻ hình ảnh cho phép xây dựng hệ thống

Nhu cầu tổ chức: Doanh nghiệp đào tạo nghề đồ họa máy tính lập dự án mở một chương trình đào tạo nghề mới để tăng doanh thu

Nhu cầu khách hàng: ĐHQGHN lập dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý cán bộ

Nhu cầu đổi mới công nghệ: Công ty máy tính lập dự án chế tạo nhanh hơn máy tính xách tay mới nhỏ hơn, rẻ hơn dựa trên tiến bộ công nghệ bộ nhớ và công nghệ điện tử

Nhu cầu pháp lý: Dự án khắc phục hiện tượng thâm nhập trái phép hệ thống

Tác động sinh thái: Nâng cao độ phù hợp sinh thái của sản phẩm máy tính

Nhu cầu xá hội: Dự án hệ thống thông tin dự báo nhu cầu nhân lực8

ĐV QT PTTBố DA: các đầu vào khác ĐV3: Hợp đồng

Hợp đồng là một đầu vào khi dự án từ đấu thầu ĐV4: Yếu tố môi trường doanh nghiệp

Tiêu chuẩn của Chính phủ và ngành Hạ tầng của tổ chức Các điệu kiện thị trường liên quan tới doanh nghiệp …

ĐV5: Tài sản quy trình tổ chức Các quy trình, chính sách chuẩn hiện có của tổ chức và các định

nghĩa chuẩn quá trình trong tổ chức Mẫu biểu Thông tin lịch sử và Cơ sở tri thức bài học kinh nghiệm …

9

Kỹ thuật PT TBố DA: Ý kiến chuyên gia

Dùng để đánh giá mọi chi tiết kỹ thuật và quản lý trong các đầu vào phát triển tuyên bố dự án

Nguồn ý kiến chuyên gia Các đơn vị khác trong tổ chức Các nhà tư vấn Các bên liên quan bao gồm cả khách hàng và nhà tài trợ Hội nghề nghiệp và kỹ thuật Nhóm công nghiệp Chuyên gia chủ đề Bộ phận quản lý dự án (PMO)

10

ĐR PT TBố DA: Tuyên bố DA Giới thiệu

Là văn bản nêu được nhu cầu kinh doanh, hiểu biết hiện thời về nhu cầu người dùng, về sản phẩm/dịch vụ/kết quả cần được đảm bảo

Cần được phê duyệt Nội dung

Mục đích hay biện minh của dự án Mục đích, tiêu chí thành công liên quan đo lường được của dự

án Yêu cầu mức cao Mô tả dự án mức cao Rủi ro mức cao Tóm tắt lịch biểu quan trọng Tóm tắt về ngân sách Các yêu cầu chính của DA: yếu tố cấu thành thành công của DA,

người quyết định thành công của DA và người phê duyệt dự án Người quản lý dự án được trao quyết định, trách nhiệm và thẩm

quyền Tên và quyền của nhà tài trợ và khách hàng ký Tuyên bố DA

11

3. Quy trình phát triển Kế hoạch DA

Giới thiệu Ghi lại các hành động cần thiết để xác định, chuẩn bị, tích hợp, phối hợp các kế hoạch

thành phần Xác định cách thức thực hiện, giám sát và điều khiển, kết thúc dự án Nội dung kế hoạch quản lý dự án tùy thuộc nhiều vào miền lĩnh vực và độ phức tạp của DA KHQLDA được phát triển suốt quá trình thực hiện DA thông qua tích hợp các quy trình Xây dựng dần : QT điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng

12

Khái niệm Kế hoạch QLDA Hoạt động Tích hợp và hợp nhất tất cả các kế hoạch thành phần và các đường

cơ sở từ các quá trình lập kế hoạch Có thể tóm tắt hoặc chi tiết; được chi tiết hóa theo tiến độ Bao gồm một / nhiều kế hoạch thành phần Mỗi khi được sánh đường cơ sở: KHQLDA chỉ được thay đổi khi mà

một yêu cầu thay đổi được phát sinh và được chấp nhận nhờ Quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng

Kế hoạch thành phần Kế hoạch quản lý phạm vi Kế hoạch quản lý yêu cầu Kế hoạch quản lý thời gian biểu Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chất lượng Kế hoạch cải tiến quy trình Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực Kế hoạch quản lý truyền thông Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý mua sắm

13

Kế hoạch QLDA: các thành phần

Các nội dung thành phần Vòng đời được chọn cho dự án và các quy trình sẽ được áp

dụng cho từng pha Kết quả điều chỉnh của đội phát triển sự án:

Các quy trình QLDA được đội PTDA chọn Mức độ thực hiện mỗi quy trình được chọn Mô tả các công cụ và kỹ thuật được chọn để hoàn thành các quy

trình nói trên Cách sử dụng các quy trình được chọn để quản lý các DA cụ thể,

bao gồm các phụ thuộc và tương tác thuộc các quy trình này cũng như các input và output cốt lõi

Các công việc được thực hiện để hoàn thành các mục tiêu DA Một tài liệu kế hoạch quản lý thay đổi (“một kế hoạch quản lý

được văn bản hóa”) cách các thay đổi được giám sát và điều khiển

Một kế hoạch quản lý cấu hình văn bản hóa cách quản lý cấu hình được thực hiện

14

Kế hoạch QLDA: các thành phần Các thành phần (tiếp)

Sự toàn vẹn đường cơ sở đo lường hiệu năng ra sao sẽ được duy trì

Nhu cầu và Kỹ thuật giao tiếp của các bên liên quan Các đánh giá quản lý cốt lõi đối với nội dung, phạm vi và thời

gian để tạo điều kiện giải quyết các vấn đề mở và cấp phát các quyết định

… Đường cơ sở

Đường cơ sở thời gian biểu Đường cơ sở thực thi chi phí giá thành Đường cơ sở phạm vi

(Ba đường cơ sở trên kết hợp thành đường cơ sở đo hiệu năng) Đường cơ sở phạm vi

Phát biểu phạm vi dự án Cấu trúc phân rã công việc Từ điển cấu trúc phân rã công việc

15

QT phát triển KHQL DA: Sơ đồ

Nhận xét Có 4 đầu vào, 1 kỹ thuật và 1 đầu ra 4 đầu vào của quy trình là thành phẩm từ nhiều quy trình liên quan Chỉ một đầu ra là Kế hoạch quản lý DA Liên quan tới rất nhiều quy trình: Tính quan trọng của KHQLDA 16

ĐV PT KH QL DA ĐV1: Tuyên bố DA

Như quy trình trước ĐV2: Kết quả từ các quy trình lập KH

Có nhiều quy trình lập kế hoạch mà đầu ra của chúng là đầu vào của quy trình này

Mọi cập nhật kế hoạch thành phần hoặc đường cơ sở đều cần cập nhật kế hoạch quản lý dự án

ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp Tiêu chuẩn Chính phủ hoặc ngành Hệ thống thông tin quản lý dự án: các bộ công cụ tự động hóa

như lập lịch, quản lý cấu hình, thu thập và cung cấp thông tin… Cấu trúc và văn hóa của tổ chức Hạ tầng Quản lý nhân sự

17

ĐV 4: Tài sản quy trình tổ chức ĐV4: Tài sản quy trình tổ chức Hướng dẫn chuẩn, hướng dẫn công việc, chiến lược đánh giá đề

xuất, chiến lược đo lường hiệu năng Mấu kế hoạch quản lý dự án

Các tiêu chuẩn và chiến lược tạo thành quy trình chuẩn trong tổ chức đảm bảo nhu cầu riêng của DA

Các hướng dẫn và yêu cầu đóng DA như các chiến lược đánh giá và tiếp nhận sản phẩm

Các thủ tục điều khiển thay đổi bao gồm các bước là các chuẩn, chính sách, kế hoạch, thủ tục chính thức của công ty và bất cứ văn bản DA nào được biến đổi và cách thức biến đổi

Hồ sơ các dự án trước đây: phạm vi, chi phí, tiến độ, đường cơ sở đo lường hiệu năng…

Thông tin lịch sử và CS tri thức bài học kinh nghiệm CS tri thức quản lý cấu hình chứa các phiên bản và đường cơ sở

của mọi chuẩn, chính sách , thủ tục và các tài liệu khác của công ty

18

PT KHQL DA: Kỹ thuật và Đầu ra

Kỹ thuật: Nguồn ý kiến chuyên gia được dùng để Đối sánh sự phù hợp quá trình với mục tiêu DA Phát triển các chi tiết kỹ thuật và quản lý đưa vào trong

KHQLDA Xác định nguồn và các mức độ kỹ năng cần có để hoàn thành

công việc của DA Định nghĩa mức độ quản lý cấu hình áp dụng cho DA Xác định các tài liệu DA là chủ thể được hình thức hóa thay

đổi quá trình điều khiển Đầu ra: Kế hoạch quản lý dự án Đã được giới thiệu

19

4. Quy trình Định hướng & QL thực hiện DA

Thực hiện công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án để đạt được mục tiêu của dự án:

Thực hiện hành động để hoàn thành mục tiêu dự án Tạo thành phẩm dự án Chọn nhân sự, đào tạo, quản lý các thành viên đội DA tới dự án Thu nhận, quản lý, sử dụng nguồn tài nguyên gồm có vật liệu, công cụ, thiết bị và cơ sở vật chất Thi hành các phương pháp và tiêu chuẩn đã được lên kế hoạch Thiết lập và quản lý các kênh thông tin DA: nội bộ và ra bên ngoài

20

Quy trình Định hướng & QL thực hiện DA Nội dung (tiếp) Sinh dữ liệu DA: chi phí, tiến độ, tiến độ kỹ thuật và chất lượng, trạng thái để tạo điều kiện dự báo Đặt vấn đề thay đổi yêu cầu và làm phù hợp các yêu cầu thay đổi được chấp nhận vào phạm vi, kế hoạch và môi trường DA Quản lý rủi ro và thi hành các hành động ứng phó rủi ro Quản lý người bán hàng và nhà cung cấp Thu thập tài liệu và bài học kinh nghiệm và thi hành cải tiến quy trình đã được phê duyệt Chủ thể Người quản lý dự án và đội quản lý dự án: dẫn dắt thực hiện các hoạt động được lên kế hoạch, quản lý giao diện kỹ thuật và tổ chức Quy trình này bị ảnh hưởng trực tiếp từ miền ứng dụng của DA Thành phẩm được sản xuất như đầu ra được thực hiện khi hoàn thành các công việc được lên kế hoạch và lập lịch Thông tin hiệu năng công việc được tập hợp như một phần thực hiện dự án

21

Định hướng & QL thực hiện DA Nội dung với thay đổi được chấp nhận Hành động hiệu chỉnh: Hướng dẫn bằng văn bản thực hiện công việc DA đưa hiệu năng

tương lai kỳ vọng công việc DA theo tuyến kế hoạch QLDA Hành động phòng ngừa: Hướng dẫn bằng văn bản để tiến hành các công việc giảm

thiểu xác suất hậu quả tiêu cực từ rủi ro DA Sửa chữa khiếm khuyết: Định danh văn bản hóa chính thức một khiếm khuyết trong một

thành phần DA với đề xuất hoặc sửa chữa khiếm khuyết hoặc thay thế thành phần

22

Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu vào ĐV1: Kế hoạch quản lý DA

Đã được giới thiệu ĐV2: Yêu cầu thay đổi được phê duyệt

Là một phần của quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng Một cập nhật trạng thái điều khiển thay đổi chỉ ra một số thay đổi

được phê duyệt, một số khác thì không Đội DA lập lịch thi hành yêu cầu thay đổi được chấp nhận Yêu cầu thay đổi được phê duyệt: mở rộng/thu hẹp phạm vi DA

ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp Văn hóa, cấu trúc tổ chức công ty hoặc khách hàng Hạ tầng (hiện có) Quản lý nhân sự (hướng dẫn thuê/sa thải, đánh giá hiệu suất

nhân viên, hồ sơ đào tạo) Dung sai rủi ro các bên liên quan Hệ thống thông tin quản lý dự án

23

Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu vào ĐV4: Tài sản quy trình tổ chức

Hướng dẫn chuẩn và hướng dẫn công việc Yêu cầu truyền thông xác định phương tiện truyền thông, lưu giữ

hồ sơ, yêu cầu an ninh cho phép Các thủ tục vấn đề và quản lý khiếm khuyết định nghĩa điều

khiển vấn đề và khiếm khuyết, định danh và giải pháp vấn đề và khiếm khuyết, dò tìm mục hành động

CSDL đo lường quá trình được dùng để thu thập và tạo các dữ liệu đo lường sẵn có đối với quá trình và sản phẩm

Hồ sơ từ các dự án trước đây CSDL quản lý vấn đề và lỗi chứa trạng thái, thông tin điều khiển

vấn đề và lỗi trong lịch sử, giải pháp vấn đề và lỗi, các kết quả của mục hành động

24

Định hướng & QL thực hiện DA: Kỹ thuật KT1: Ý kiến chuyên gia

Các loại hình chuyên gia, tập trung vào đơn vị khác nội bộ công ty, nhà tư vấn, các bên liên quan (bao gồm nhà tài trợ và khách hàng), hội nghề nghiệp và kỹ thuật

KT2: Hệ thống thông tin quản lý dự án một phần của yếu tố môi trường doanh nghiệp công cụ phần mềm lập lịch, hệ thống quản lý cấu hình, hệ

thống thu thập và phân bố thông tin…

25

Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu ra ĐR1: Thành phẩm

Thành phẩm được phê duyệt : sản phẩm, kết quả, năng lực thi hành dịch vụ … độc đáo và được kiểm chứng

ĐR2: Thông tin hiệu suất công việc Tình trạng thành phẩm Tiến độ theo lập lịch Chi phí phát sinh

ĐR3: Các yêu cầu thay đổi Thực hiện công việc DA: có vấn đề phát sinh dẫn tới thay đổi

chính sách - thủ tục DA, phạm vị DA, chi phí và ngân sách, lịch dự án, chất lượng DA

Hành động khắc phục; Hành động phòng ngừa; Sửa chữ khiếm khuyến; cập nhật tài liệu

26

Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu ra ĐR4: Cập nhật kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý yêu cầu Kế hoạch quản lý lịch biếu Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chất lượng Kế hoạch quản lý nguốn nhân lực Kế hoạch quản lý truyền thông Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý mua sắm Các đường cơ sở của DA

ĐR5: Cập nhật tài liệu dự án Các tài liệu yêu cầu Nhật ký DA Đăng ký rủi ro Đăng ký các bên liên quan

27

5. QT giám sát &điều khiển công việc DA

theo dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ để đáp ứng các mục tiêu hiệu suất được xác định trong kế hoạch quản lý dự án

Giám sát (Monitor) thực hiện trong suốt dự án. Thu thập, đo lường và phân phối thông tin hiệu năng; đánh giá độ đo và xu hướng để cải tiến quy trình; liên tục cung cấp thông tin cho đôi quản lý DA

Điều khiển (Contrrol): xác định hành động sửa chữa hay phòng ngừa hoặc tái lập lịch và theo dõi hiệu năng công việc

28

QT giám sát &điều khiển công việc DA Nội dung So sánh hiệu năng DA trên thực tiễn với theo kế hoạch Đánh giá hiệu năng nhằm xác định: hành động hiệu chỉnh hoặc phòng ngừa được chỉ định và tư vấn các hành động này Xác định những rủi ro mới và phân tích, theo dõi và giám sát rủi ro dự án hiện thời để đảm bảo các rủi ro được xác định, tình

trạng của chúng được báo cáo, và kế hoạch thích hợp ứng phó rủi ro đang được thực hiện Duy trì một cơ sở thông tin chính xác, kịp thời liên quan đến sản phẩm DA và làm tài liệu về chúng Cung cấp thông tin hỗ trợ báo cáo tình trạng, đo lường tiến bộ, và dự báo Cung cấp các dự báo để cập nhật chi phí hiện tại và thông tin lịch trình hiện tại Giám sát thực hiện các thay đổi được phê duyệt khi chúng xảy ra

29

Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vào ĐV1: Kế hoạch quản lý DA Như đã được giới thiệu ĐV2: Báo cáo hiệu năng báo cáo do đội dự án chuẩn bị chi tiết các hoạt động, thành quả, sự kiện quan trọng, vấn đề được xác định, và các bài toán Trạng thái hiện thời Thành quả đáng kể trong khoảng thời gian Các hành động được lập lịch Dự báo Các vấn đề

30

Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vào ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp Chuẩn chính phủ hoặc chuẩn ngành Hệ thống xác thực công việc của công ty\ Dung sai rủi ro các bên liên quan Hệ thống thông tin quản lý dự án ĐV4: Tài nguyên quy trình tổ chức Yêu cầu truyền thông trong tổ chức Thủ tục kiểm soát tài chính: báo cáo thời gian, mã số kế toán, đánh giá chi phí và giải ngân, và các quy định hợp chuẩn khác Thủ tục quản lý vấn đề và lỗi thủ tục kiểm soát rủi ro: phân loại rủi ro, định nghĩa xác suất và tác động, và ma trận xác suất và tác động CSDL đo lường quá trình CSDL bài học kinh nghiệm

31

GS & ĐK công việc DA: Kỹ thuật & Đầu ra KT: Ý kiến chuyên gia Đã được giới thiệu ĐR1: Yêu cầu thay đổi Đã được giới thiệu ĐR2: Cập nhật kế hoạch quán lý DA Tập trung vào: Kế hoạch quản lý lich biểu, kế hoạch quản lý chi phí; Kế hoạch quản lý chất lượng; Đường cơ sở phạm vi; đường cơ sở lịch biểu; đường cơ sở hiệu năng chi phí ĐR3: Cập nhật tài liệu DA Các dự báo Báo cáo hiệu năng Nhật ký vấn đề …

32

6. Điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng

Giới thiệu xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi, phê duyệt những thay đổi và

quản lý các thay đổi đối với các sản phẩm trung, tài sản quá trình tổ chức, tài liệu dự án, và kế hoạch quản lý dự án

33

7. Quy trình đóng DA/ pha DA

Nội dung hoàn thiện tất cả các hoạt động trên tất cả các quá trình quản lý

dự án chính thức hóa hoàn thành toàn bộ hoặc giai đoạn dự án.

34