BAŞARILI ŞİRKETLERİN Doküman Yönetimindeki 7 Önemli Alışkanlığı

Bir şirket dokümanlarını ve süreçlerini etkili yöneterek işlerini kolaylaştırabilir. Verimlilik artışı sağlayabilir. Müşterilerini daha fazla memnun edebilir.

Peki ama nereden başlamalı? Nasıl bir doküman ve süreç yönetimi gerçekleştirilmeli?

Bu makalede size başarılı şirketlerin doküman yönetimindeki 7 önemli alışkanlığını paylaşacağız.

1

Doküman yönetiminde başarı yakalamış şirketler dokümanlarını tek bir havuzda topluyor. Sadece dijital dokümanlar tek bir havuzda saklanmıyor. Gelen evraklar hemen tarayıcıdan geçirilerek doküman yönetimi sistemine aktarılıyor.

1. ALIŞKANLIK: Dokümanları tek bir havuzda toplayarak erişim izinleri kurgulamak

2

Hangi dokümanlara hangi çalışanların erişebileceği, hangi çalışanların hangi dokümanda değişiklik yapabileceği gibi çeşitli erişim izinleri kurgulanarak akıllıca yönetiliyor.

Böylece dokümanlara erişim hem rahat hem de kontrollü oluyor.

İhtiyaç duyulan bir anda ihtiyaç duyan bir çalışan erişim yetkisi olduğu dokümana erişip üzerinde çalışma yapabiliyor.

Doküman ararken zaman kaybı yaşanmıyor.

3

Doküman havuzu ve erişim izinleri

Birçok doküman gerçek hayatta şirketiniz içerisinde belirli rotalarda dolaşıyor.

Peki dokümanlar neden dijital ortamda da belirlediğiniz rotalarda dolaşmasın?

Başarılı şirketler dokümanları için onay rotaları kurguluyor.

2. ALIŞKANLIK: Doküman onay sistemi kurmak

4

Belirli bir türde doküman sisteme yüklendiğinde önce şu çalışanın önüne gitsin, onun onayından sonra şu yöneticinin önüne onaya gitsin gibi kurgular kullanıyor.

Örneğin, müşteriye teklif verilmeden önce teklif dosyasının yöneticilerin onayına sunulması ve onay sonrasında müşteriyle paylaşılabilmesi senaryosunu başarılı şirketler doküman yönetimi çözümüyle uyguluyor.

Böylece yanlışlıkların, aksaklıkların ve mali kayıpların önüne geçilebiliyor.

5

Doküman onay sistemi

Hız günümüz iş dünyasının en önemli konusu.

Günlük koşuşturma içerisinde çok sayıda işimizi atlama riskimiz var, önemli ve öncelikli dokümanları gözden kaçırma riskimiz var.

3. ALIŞKANLIK: Doküman uyarı sistemi kurmak

6

Ama başarılı şirketler kurdukları uyarı sistemleri sayesinde çalışanlarının ve yöneticilerinin dokümanları gözden kaçırmalarına fırsat tanımıyor.

Belirli bir tipte doküman sisteme yüklendiğinde ilgili kişilerin önüne uyarılar düşüyor.

Bu uyarılar sayesinde zaman kaybetmeden dokümanlara erişim sağlanıyor.

Böylece şirketler hız kazanıyor, atlamaların ve dikkatsizliklerin önüne geçilerek mali kayıplar engelleniyor.

Uyarılar sayesinde şirketler hız kazanıyor.”

7

Dokümanları süreçlerdeki aktörlerle ilişkilendirmek çok önemli.

Başarılı doküman yönetimi gerçekleştiren şirketler bunun farkında.

4. ALIŞKANLIK: Dokümanları süreçlerdeki aktörlerle (tedarikçi, müşteri, proje, vb.) ilişkilendirmek

8

Bir doküman hangi projeyle, hangi tedarikçiyle, hangi müşteriyle, hangi makinayla, vb. ilgili çok iyi takip ediyorlar.

Belirli bir projeyle ilgili hangi dokümanlar hazırlanmalı, ne kadar süre içerisinde hazırlanmalı, hangileri hazırlandı, hangileri henüz hazır değil takip ediyorlar.

Bir müşteriyle, bir projeyle, bir tedarikçiyle, bir kurumla, vb. ilgili dokümanlara tek tuşla erişebiliyorlar.

Böyle bir ilişkilendirme sayesinde hız kazanılıyor.

Bir kurumla veya projeyle ilgili geçmiş ve gelecek rahatlıkla takip edilerek daha sağlıklı kararlar alınıyor.

9

Dokümanların ilişkileri

Birçok şirket, çalışanlarının dokümanların yanlış versiyonunda çalışmasından dolayı kayıplar yaşar.

5. ALIŞKANLIK: Dokümanların doğru versiyonunda çalışıldığından emin olmak

10

Müşteriye yanlış bir doküman göndermek, tedarikçiden gelen eski bir dokümanı değerlendirmek gibi durumlar iyi bir doküman yönetim sistemine sahip şirketlerde asla olmaz.

Dokümanların versiyonları takip edilerek hep doğru versiyonda çalışıldığından emin olunur.

Böylece karmaşa olmaz.

Doküman aramakla zaman kaybedilmez. Yanlışlıklar ve mali kayıplar önlenir.

11

Dokümanların versiyonlarının yönetimi

Başarılı şirketler etkili doküman yönetiminin onlara sadece hız kazandırmakla kalmadığını, kontrol ve izlenebilirlik sayesinde işlerinin sorunsuz yürüdüğünü belirtiyor.

6. ALIŞKANLIK: Dokümanların hareketlerini ve kullanıcıların faaliyetlerini takip etmek

12

Örneğin, belirli bir dokümanın hangi çalışanda ne kadar süredir beklediğini, hangi yöneticinin onayından geçtiğini, bir sonraki adımda hangi yöneticiye gideceğini, yüklenen bir dokümana hangi çalışanların göz atıp incedeğini, hangi çalışanların incelemediğini, hangi çalışanın onayını ne kadar süre beklediğini vb. hareketleri takip edebiliyorlar.

Kimse doküman bana gelmedi, ben görmedim, bana geç geldi diyemiyor.

Böylece işler kolaylıkla, hızla ve sorunsuzca yürüyor.

Bir doküman hangi kullanıcıda ne kadar süredir bekliyor, hangi çalışanlar dokümana göz atıp inceledi...”

13

Şirketlerin yürüttükleri süreçlerin çoğu içerisinde doküman akışları barındırıyor.

Etkili doküman yönetimi gerçekleştiren şirketler doküman akışlarını rahatlıkla süreçleriyle entegre edebiliyor.

7. ALIŞKANLIK: Dokümanları süreçlerin doğal bir parçası yapmak

14

Örneğin, müşterilere veya işverenlere hazırlanan teklif dosyalarının oluşturulması süreci, teklif dosyasında yer alan dokümanların belirli tarihlere kadar belirli formatlarda hazırlanması, bunların yöneticiler tarafından izlenmesi, teklif dosyasında yer alan dokümanlar onaylandıktan sonra teklif dosyasının müşteriyle paylaşılması ve sonrasında müşteriyle olan yazışmaların takip edilmesi doküman yönetimi sayesinde rahatlıkla yürütülüyor.

Proje yönetiminde gerekli izinlerin alınması sürecinde hangi dokümanların ne kadar süre içerisinde hazırlanması gerektiği, hangi dokümanları kimlerin hazırlayacağı, hangi dokümanların hazırlandığı, kurumlarla olan yazışmalar doküman yönetimi sistemi sayesinde rahatlıkla yürütülüyor.

Böylece işler kolayca ve akıllıca yürüyor.

Doküman yönetimi sayesinde işler kolayca ve akıllıca yürüyor.”

15

Dokümanlarınızı ve süreçlerinizi daha etkili yönetmenizin yollarını öğrenmek için bize ulaşabilirsiniz.

e-MOR InteGRa doküman ve süreç yönetimi çözümünün detaylarıyla ilgili bilgi ve demo talep edebilirsiniz.

DEMO İSTEYİN info@emor.org 444 54 92

Tolga YILDIRIM AQVILA SOFTWARE Yazılım A.Ş. İş Analiz ve Tasarım Bölümü MSc. Information Management Master of Business Administration Computer Scientist E: tolgay@emor.org P: +90 444 54 92 M: +90 533 598 61 39

“Aqvila Software Türkiye’nin büyük ve orta ölçekli

kurumlarına ERP, CRM, Doküman Yönetimi ve İş Zekası çözümleri sunan alanında lider bir yazılım firmasıdır.”

BİLGİ İSTEYİN