Fleet management

Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen!Henry Ford

Fleet ManagementFlottensoftware - Car-Configuratior

Steuerung daily business - Rechnungs-Steuerung - Dokumentenmanagement

Wir sind Ihr Partner für maßgeschneiderte Flottenlösungen

pragmatisch und kundenorientiert

objektiv, neutral, unabhängig

ein allumfassender, unabhängiger Dienstleister!

Unsere Stärken – Ihre Vorteile

Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Dienstleistungen - pragmatisch und

kundenorientiert

ein unabhängiges Kundensystem

Car Configurator auf Basis Multibidding

individualisierbare Flottensteuerungs-Software

die neueste „Cloud- und Webportaltechnik“

Kreative Lösungen aus einer Hand!



Leistungsprofil Fleetmanagement im Überblick

Strategische Planung

Fuhrpark-Analyse Erstellung Firmenwagen- Überlassungsverträge und Car Policies Tankkarten (unabhängig von Leasinggesellschaften) ERP gerechte Datensätzen (SAP) Beratung zur Senkung von Verbrauchskosten

Operative Steuerung

Erreichbarkeit 7 x 24 h Fahrerdirektkommunikation Terminüberwachung Schadenmanagement und Regulierung Reifenmanagement Fahrzeugbestellungen und Rückgaben Lieferantensteuerung Sichererstellung rechtlicher Vorgaben

Qualitätsmanagement

Rechnungskontrolle Rechnungsklärung Rechnungsdokumentation Rechnungsverarbeitung, konform für Ihre Buchungssysteme Invoicing


Leistungsprofil Fleetmanagement


Fuhrpark-Analyse Unser professionelles Fleet- und Schadenmanagement garantiert

Effizienz Kostenoptimierung Rechtssicherheit (gesetzliche Vorgaben bei gewerblicher Nutzung)

Rücken Sie Belange des Fuhrparks in Ihr Blickfeld, wenn mögliche

Kosteneinsparungspotentiale in vollem Umfang genutzt werden sollen!

Der Fuhrpark ist eine Ressource, die durch die Unternehmensführung gesteuert werden kann!


Ablauf einer Fuhrparkanalyse!

Fuhrpark-Analyse im Detail

Erfassung aller relevanten Daten

Aufnahme Fuhrparkdaten im „Ist-Zustand“ (Anzahl, Modellauswahl, Ausstattung, etc.)

Zustand der Flotte (Schäden, Reifenzustand, Kilometerleistung, etc.)

Nutzung von Fahrzeugen (Effektivität / Aussonderungs-Planung / Austausch-Zyklen)

Ablauforganisation (Bestellung, Übergabe, Rückgabe von Fahrzeugen)

Steuerungs- , Kontroll-Instrumente und Entscheidungsstrukturen

Leistungs- und Kostenstruktur bestehender Lieferanten

Zeitaufwand für die involvierten Abteilungen



Analysieren der Daten / Erstellen eines Konzeptes

Konzeption Ermittlung von Einsparpotential und Optimierungsbedarf

Ausarbeiten eines optimierten Ablaufes

Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben kosteneffizienter Aspekte vorhandener Mitarbeiterstrukturen

Prognose über die zukünftige Planung (mittel + langfristig)



Umsetzung ins daily business

Implementierung Information aller Mitarbeiter über Maßnahmen und neue Serviceleistungen

Schulung der Mitarbeiter, deren Aufgaben neu organisiert wurden

Entlastung der Mitarbeiter von administrativen Routine-Tätigkeiten




Erstellung vonFirmenwagen-

Überlassungsverträgen + Car Policies

Wir entwickeln diese für Sie in Absprache mit Ihnen.Ihre rechtliche Sicherheit ist nur gewährleistet, wenn die schriftlichen Verträge und Vereinbarungen in Übereinstimmung mit den deutschen Vorschriften korrespondieren.

Tankkartenunabhängig von

Leasinggesellschaften Tankkarten einer Leasinggesellschaft oder freier Tankkartenservice – wir beraten Sie unabhängig und erläutern Ihnen die Vor- und Nachteile Ihrer Entscheidung.Wir übernehmen die Organisation einer eventuellen Umstellung und die zukünftige Betreuung.

Zur Verfügungstellung ERP gerechter

Datensätzen (SAP) Wir übernehmen die Schnittstellen-Definition und organisieren die Programmierung für Sie. Aus Ihrer Rechnungsdatei wird eine „batch-input-Datei“ zum direkten Einspielen in Ihr System generiert.

Beratung zur Senkung von Verbrauchskosten

KraftstoffReifen

Wir analysieren Ihre bestehende Kostenstruktur und setzen, in Absprache mit Ihnen, Einsparpotenziale um.Ein ständiger Austausch zwischen Ihren internen Mitarbeitern (HR, Buchhaltung, Verwaltung) garantiert eine hohe Effizienz und Kosteneinsparungen.



Operative Steuerung

Erreichbarkeit Hotline 24/7Außerhalb der regulären Kernzeiten werden alle Anrufe an daseigene Personal weitergeleitet.Es kann jegliche Situation sofort geklärt werden.

Fahrer-Direkt-Kommunikationz.B. Werkstatttermine

Wir sind jederzeit für Ihre Fahrer da, denn unsere Mitarbeiter haben online Zugriff auf alle Fahrer- bzw. Fahrzeugdaten.Alle Fragen können direkt geklärt, Werkstatt-Termine generiert und kontrolliert werden.Außerdem können sich alle Mitarbeiter unserer Kunden einloggen,Informationen abrufen und Dokumente einsehen.

Terminüberwachung Leasingverträge

HU/AUSommer+Winterreifen-Wechsel

InspektionenStrafprotokolle

Aufgrund interner Vernetzung können sämtliche Termine überwacht undübermittelt werden.Im Hintergrund werden von uns vorab alle notwendigen Schritte eingeleitet, damitTermine wahrgenommen werden können.



Operative Steuerung

SchadenmanagementOnline Schadenmeldung

(mandantenfähig)Option auch auf Papier oder

Erfassung durch Dienstleister

Im Schadenfall hat der Fahrzeugnutzer nur einen Ansprechpartner. In unserem Kundenportal werden alle Informationen gebündelt, selektiert und an die entsprechenden Dienstleister weitergegeben.

Reifenmanagement Sie haben die Möglichkeit uns als Bindeglied zwischen Werkstatt oder Leasing zuschalten, um Kosten bei der Reifenbeschaffung, Montage und Lagerung einzusparen.

Persönliche Betreuung bei

Fahrzeugbestellungen und -rückgaben

Wir wenden uns vor Ablauf des Leasingvertrages an den Fahrzeugnutzer und klären alle Daten für eine Neubestellung ab. Ein Fahrzeug wird auf Basis der Car Police fertig konfiguriert bis es dem Vorgesetzten zur Freigabe vorgelegt wird. Nach erteilter Freigabe wird der Bestellprozess bis zur Auslieferung an den Nutzer von der Uebel GmbH organisiert.



Operative Steuerung

Lieferantensteuerung Leasinggesellschaft

WerkstattVersicherung etc.

Wir managen, kontrollieren und überwachen Ihre Lieferanten

Übersicht über Markt, Liefermöglichkeiten, Preis/Leistungsverhältnisse

Alternativen geeigneter Lieferanten aufzeigen

Kontrollen von Qualität, Leistung, rechtlicher Vorgaben

Dokumentation, Intervention bei Abweichungen

Aufbau von Standards für Qualität und Leistung

Risikobegrenzung bei kritischen Prozessen

Kontinuierlicher SOLL-IST-Abgleich



Operative Steuerung

Sicherstellung rechtlicher Vorgaben

Wir informieren Sie, worauf zu achten ist oder organisieren die Abläufe für Sie.Hält sich Ihr Unternehmen (durch Falsch- oder Nicht-Information einzelner Mitarbeiter) nicht an rechtlichen Vorgaben, ist immer der Halter in der Haftung.

Wir informieren z. B. die Personalabteilung zeitgleich mit der Überlassung eines Firmenwagens an den Nutzer über die Höhe des Bruttolistenpreises seines Fahrzeuges, damit die 1% Regelung korrekt angewendet werden kann.

1%-Reglung / geldwerter VorteilDarf ein Firmenfahrzeug auch für Privatfahrten genutzt werden oder ist es einem Arbeitnehmer überlassen, muss ein Nutzungswert der kostenlosen Kfz-Überlassung für private Fahrten mit monatlich 1% des Bruttolistenpreises des Kfz zum Zeitpunkt der Erstzulassung (abgerundet auf volle 100) als Bruttoarbeitslohn oder Entnahmewert besteuert werden.

Die private Nutzung eines Dienstwagens muss als sogenannter geldwerter Vorteil versteuert werden (§ 8 Abs.2 S.2 EStG iVm § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG)

Vorsicht Risiko: Halterhaftung!



Operative Steuerung

Sicherstellung rechtlicher Vorgaben

Wir informieren Sie, worauf zu achten ist oder organisieren die Abläufe für Sie.Hält sich Ihr Unternehmen (durch Falsch- oder Nicht-Information einzelner Mitarbeiter) nicht an rechtlichen Vorgaben, ist immer der Halter in der Haftung.

UnfallverhütungsvorschriftDie Unfallverhütungsvorschriften schreiben in vor, dass der betriebssichere Zustand aller Fahrzeuge vom Unternehmer bei Bedarf, aber mindestens aber einmal pro Jahr von einem Sachkundigen überprüft werden muss. Im Rahmen dieser Prüfung sind die Fahrzeuge sowohl auf ihren verkehrssicheren als auch auf ihren arbeitssicheren Zustand hin zu untersuchen. Überprüfung aller Fahrzeuge 1x pro Jahr (§ 57 Abs.1 der BGV D29)

Bei Missachtung: Berufsgenossenschaft kann die Versicherungsleistung verweigern betroffener Mitarbeiter kann das Unternehmen in Regress nehmen Fuhrparkverantwortliche kann teilregressiert werden Bußgeld von bis zu 10.000 Euro an das Unternehmen

jährliche Führerscheinüberprüfung nach Kundenabsprache und Anforderung




Rechnungssteuerung Reporting

Dokumentation Wir überprüfen den Inhalt und die Objektivität Ihrer Rechnungen (Leasing, Versicherung, Dienstleister, Werkstätten, Steuerbescheide), reporten und speichern die Daten im Kundenportal, jederzeit online abrufbar.

Überprüfung (übermäßiger Materialeinsatz, Reparaturen, etc.)

Plausibilitätsprüfung der Kraftstoffabrechnungen

Kontrolle und Überwachung der Garantieleistungen

Transparenz Kontrolle Kosteneffizienz






Onlineverfügbarkeit von Datensätzen und Dokumenten

Kontrolle der erfassten Daten

Rechnungsklärung / Reklamationsabwicklung







Kostendarstellung nach Kostenträgern

Generalreports über alle verbuchten Kosten (gesamt oder nach Fahrzeug)

Einsparungspotential durch Transparenz





Schadenregulierung Der Fahrer hat im Pannen- oder Schadenfall nur einen Ansprechpartner!Wir erledigen im Hintergrund alle notwendigen Schritte.

Invoicing Wir leiten Ihre von uns geprüften Rechnungen an die entsprechenden Abteilungen Ihres Unternehmens weiter

Zahlungen werden fristgerecht getätigt Zahlungsprozess wird überwacht

Fakturierung und Zahlung Wir zahlen Ihre Rechnungen punktgenau und zuverlässig. Nach einem definierten

Intervall erhalten Sie von uns eine transparente Abrechnung.

Rechnungsverarbeitung, konform für Ihre

Buchungssysteme Können wir abbilden, eine (speziell für dieses Tool) von uns entwickelte Software generiert aus Ihren Rechnungsdaten eine „batch-input-Datei“ zum direkten Einspielen in Ihr Buchungssystem (z. B. SAP).




Transparenter Zugriff auf alle Kosten,

Dokumente und Fleet Historie durch Kunden

Gehört für uns zum Flottenmanagement und wird von uns zur Verfügung gestellt!Mittels unseres Kundenportals hat jeder autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Daten und Informationen.

Die Fahrzeugnutzer haben einen allgemeinenAccount und damit Zugriff auf derenwichtige Informationenund Unterlagen (Car Police, etc.).Online Fahrzeugakten

mit laufendem Status und vollständiger Kostenübersicht

Verwaltung von Alt-

Daten zur Steuerprüfung Vollständige

Digitalisierung aller Fuhrparkunterlagen


Ihr Benefit Abrufbarkeit aller Daten, Kosten, Dokumente, Fahrzeugdaten und deren

Historie

Erreichbarkeit 7 x 24 h per Fahrerdirektkommunikation (eigene Hotline)

Transparenz aller Prozesse und Kosten (Schäden, Fahrzeugrückgaben, Rechnungen, usw.)

kontinuierlicher SOLL / IST - Abgleich und permanente Prozessoptimierung

Kostenreduktion und Verbesserung der finanziellen Performance

Wer weiß, wo Kosten aus dem Ruder laufen, aber auchseine größten Potentiale stecken, kann richtig entscheiden und rechtzeitig handeln.



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