Gadprf01 pag 12 al 19 adenda y pac no programado

o~ MANUALDEPROCED~NTOSC6digo: GAD-PRF-OI-00Fecha de Emisi6n: 11102/2011

fl/IIlI H Hllll/llllIIllllft III ",um I.l, Pagina: 12 de 19CONVOCATORIA 0 LLAMADO Fecha Resolucion:

Resolucion Nro.:

Area Responsable: Unidad Operativa de Contrataciones

--------- ---- .- .. --' ---------.2.4.1.2. Adendas

01Encargado

anteDNCP

- Recibe observaciones via correo electronico, fax 0 Mesa de Entrada.- Recibe solicitud de modificaci6n del PBC a traves del Sector Solicitante u

Oferentes.- Analiza las observaciones y procede segun el contenido:- Si es de orden administrativo y no modifica el contenido del PBC:

- Elabora Respuesta y remite a Jefatura de UOC via correo electronico.- Si es tema tecnico 0 de otra indole que modifique el PBC:

- Deriva solicitud para preparar la Adenda correspondiente, via correo.e.lec~6~~o aL~espons~~le d~ Llamado. . ..._ ..__ .__ _... . _

......•

- Recibe observaciones para Adenda.Analiza observaciones y solicita infonne al Sector Solicitante, via correoelectronico,

Recibe Infonne Tecnico elaborado por el Sector Solicitante, en Archivo Digital.- Elabora la Adenda - ADE (Anexo 19), segun solicitudes y el Infonne del Sector

Solicitante.!__ •.__ ._~ __ ._. . \-_-.~:.mit~ Adenda~. Je~~a de UQC para verificaci6n, via email 0 intranet. _

02Responsable

delLlamado

03 Jefatura de UOC

Recibe y analiza Respuesta a Observaciones 0 Adenda (segun el caso).Aprueba Respuesta 0 Adenda, si no encuentra reparos. Caso contrario, disponeque se realicen correcciones.Remite Respuesta 0 Adenda, aprobada 0 con correcciones a Encargado anteDN5~ ~~I Re~po~sa~!ej.el !-h~mado, ~e~ el cas~.

- Recibe Respuestas a observaciones que la DNCP habia remitido para revision enArchivo Digital, verifica si cuenta con aprobacion de la Jefatura.

- Si existen reparos:- Corrige Archivo Digital y vuelve a remitir a Jefatura de UOC via correo

electr6nico.- Si DO existen reparos:

- Genera e imprime nota para DNCP- Archivo digital 0 Impreso.Remite Nota con respuesta a observaciones a DNCP via UOC - GerenciaAdministrativa, por mail, fax 0 impreso.

- Carga Archivo con respuestas a observaciones, en el Portal de la DNCP.__ .__ .--i_ ..._. .. L __..__- Comunic~i!.Je~.5!.e UOC par~ continu~ el Pr~ceso de Llamado.

04Encargado

anteDNCP

Responsable05 del

Llamado

Recibe la Adenda que habia remitido para revision, via correo electronico yverifica si cuenta con aprobaci6n de la Jefatura.Si existen reparos:

- Corrige Adenda y vuelve a remitir a Jefatura de UOC basta que no haya._ <?~.1.~ci~ne_~~.. . _ ""_ __ _._.. ..._ __ . _ .._ ._ . . _ _ .

ELABORADO POR:Lie. Ediltrudis Cristaldo - Lie. Rosa GodoAnalistas Unidad de Procedimientos y 0&

REVISADO POR:Lic. Marcelo CuevasJefe Unidad de Proce

APROBADO POR:Ing, Felix YegrosAsesor de Planeamiento y Gestio

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~ALDEPROCED~NTOS Codigo: GAD-PRF-OI-00Fecha de Emisi6n: 11/02/2011

Pagina: 13 de 19I,nUl II JlUIflff 11IIT#'" nlll""" u.CONVOCATORIA 0 LLAMADO Fecha Resolucion:

Resolucion Nro.:


05Responsable

delLlamado

Si no existen reparos:- Imprime Adenda - ADE (Anexo 19) (2 copias).-Prepara e imprime SRA- Solicitud Resolucion de aprobacion de Adenda (2

copias) (Anexo 31) solicitando a Presidencia del Directorio Resolucion deAprobacion de la Adenda.

-Remite Comunicaci6n Interna - SRA (copia 1) y Adenda - ADE - (1 copia)con Visto Bueno de Jefe de DOC, a Presidencia del Directorio, via Jefatura deDOC, Gerencia Administrativa - Secretaria General, para Resolucion deAprobacion .

._ ~.£~v~~RA (c~pi.a ~.:...:mE (f.~l2ia ~2~n Secreta~~ de D9~ __ _ ...

06 Presidencia

Recibe la Adenda, via Secretaria General y toma conocimiento.Analiza viabilidad del pedido.Si es viable:-Deriva documentos con Visto Bueno, para preparar Resolucion de Aprobacion

de la Adenda, a Secretaria General.Si no es viable:- Devuelve documentos a DOC - Gerencia Administrativa, via Secretaria

General...~..~..-~~ ~ ~'-...,

- Recibe Comunicaci6n Intema - SRA (Copia 1) y Adenda - ADE (1 Copia) dePresidencia del Directorio.

- Si esta aprobado:Prepara e imprime Comunicaci6n Intema del Acta de Directorio 0

Resolucion (2 Copias) (Anexo 30) y remite a Presidencia para su firma.Adjunta Resolucion de aprobacion de Adenda firmada - REA (1 Copia)(Anexo 30) 0 Comunicaci6n Intema del Acta de Directorio a expediente deAdenda.Remite expediente, a Jefatura de la DOC.Registra en Libro y Sistema.Archiva Resoluci6n (Copia 2), en Secretaria General.

- Si no esta aprobado:Devuelve documentos a DOC - Gerencia Administrativa

07 Seeretaria General

Recibe Resolucion - REA de Presidencia (1 Copia) 0 Comunicaci6n Intema deActa de Directorio y Adenda - ADE (1 copia), via Secretaria General (seregistra en Libro y Sistema).Toma conocimiento del contenido de la Resolucion y providencia.Deriva documentos al Encargado ante DNCP.

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08 Jefatura de UOC

ELABORADO POR:Lie. Ediltrudis Cristaldo - Lie. Rosa GodoAnalistas Unidad de Procedimientos y 0&

REVISADO POR: i~Lie, Marcelo Cuevas ;Jefe Unidad de Procediny 0, O&M

UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACION & METODOS

OQ ~ALDEPROCED~NTOS C6digo: GAD-PRF-01-00Fecha de Emisi6n: 11102/2011

l.fIIPI'1 nmflfl!"ffIIJ" /lI/fIHm 1,/, Pagina: 14 de 19CONVOCATORIA 0 LLAMADO Fecha Resolucion:

Resoluci6n Nro.:


09 Encargado ante DNCP

- Recibe expediente de la Adenda.- Genera y remite Nota para DNCP - RADE (Anexo 20)

Prepara archivo digital con los siguientes documentos:- Nota aDNCP.- Adenda al llamado con firma de Jefe de UOC.- Resolucion del Directorio para Adenda (cuando este disponible).

- Carga datos de la Adenda en Pagina Web de la DNCP.- Verifica si la DNCP publico la Adenda en el Portal y comunica a Jefatura de la

UOCpara continuar el Proceso de Llamado.

- Archiva Resoluci6n de Aprobaci6n de la Adenda - REA (Anexo 30) yComprobantede la Carga - CC (Anexo 17), via Secretaria de la UOC en ellegajo del Llamado.

FIN DEL PROCESO

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Jefe, Un Operatlvade'C taelones

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ELABORADO POR:Lie. Ediltrudis Cristaldo - Lie. Rosa GodAnalistas Unidad de Procedimientos y 0&

REVISADO POR:Lie. Marcelo CuevasJefe Unidad de Proced

APROBADO POR:Ing. Felix YegrosAsesor de Planearnient

UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANlZACI6N & METODOS

mw MANUALDEPROCED~NTOS C6digo: GAD-PRF-OI-00Fecha de Emisi6n: 11102/2011

Pagina: 15 de 19"ffW" nwcfII Jm,,,,n Hf'mmr u.CONVOCATORIA 0 LLAMADO Fecha Resoluci6n:

Resolucion Nro.:


2.4.1.3. Proceso de Convocatoria 0 L1amado para Contrataciones de Bienes yServicios - PAC no Programado.

01 SectorSolicitante

- Se reline con representantes de la Gerencia Financiera para coordinar la asignaci6nde recursos presupuestarios necesarios para la adquisici6n que se desea solicitar.

- Si es factible :- Genera SDR (Anexo 28) (2 Copias) solicitando la reasignaci6n de recursos

presupuestados en el PAS del Sector.- Remite CI (Copia 1) a Unidad de Presupuesto via Gerencia Financiera.- Archiva CI (Copia 2), en Secretaria del Sector.

- Si no es factible :- No se da inicio al proceso hasta encontrar los recursos.

- Proceder segiin 2.4.1.3 - punto 03, en caso de contar con Presupuesto pero DO

estar asignad~ en el PAC._~~_~ __ ~~ ,__ ~ ~_ __ __ ~

02Unidad

dePresupuesto

Recibe SDR (Anexo 28) del Sector Solicitante con Visto Bueno de Ia GerenciaFinanciera.Analiza la disponibilidad presupuestaria dentro del Objeto del Gasto 0 en sudefecto dentro del mismo Sub-Grupo para realizar una reasignaci6n del gasto.Si puede reasignar:

Consulta sobre el tema, si amerita la situaci6n, con el responsable del SectorSolicitante consensuando la ubicacion del gasto.Efectua la reasignaci6n presupuestaria, si todo esta definido segun 10 acordado.

Archiva SDR (ANEX028) en el Sector.Avisa al sector solicitante y espera pedido de CDP.

- Si no puede reasignar deotro del Presupuesto del Sector Solicitante:Devuelve SDR - Solicitud de Reprogramaci6n Presupuestaria a SectorSolicitante via Gerencia Financiera.

ELABORADO POR:Lie. Ediltrudis Cristaldo - Lic. Rosa Godo,Analistas Unidad de Procedimientos y 0&

- Elabora y emite Comunicaci6n Intema - SDA (2 Copias) (Anexo 01), solicitandoadquisicion de bienes 0 servicios con el Visto Bueno de la Gerencia Financiera.

- Completa e imprime Formulario de Pedido de Adquisici6n - FPA (2 Copias)(Anexo 02), con los siguientes datos:

Descripcion del bien 0 servicio solicitadoEspecificaciones tecnicas,Cantidad,Costo unitario estimadoPosibles proveedores,Observaciones, otros.

- Gestiona conformidad con Visto Bueno de Gerencia Financiera .'\. Remite SDA y FPA (Co 'a 1), ala Gerencia Administrativa.

, Archiva SDA y FPA (Co 2), en Secretaria del Sector.~~-- ._- ------, .-~- -----.;n.UQ(,~I..y!/fM.~doperat\Va Zacal'int Chape.~roE.

ntratac\ones te I"lnallC\OfO•• ~u f'.-O<;;'A..

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03 SectorSolicitante

REVISADO POR:Lie. Marcelo CuevasJefe Unidad de Procedimi

APROBADO POR:Ing. Felix YegrosAsesor de Planeamient

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UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANlZACI6N & METODOS

o~ ~ALDEPROCED~NTOSC6digo: GAD-PRF-OI-00Fecha de Emision: 11102/2011

flNmlIH""JIIIUlllimll'IIIIII.lfl,/, Pagina: 16 de 19CONVOCATORIA 0 LLAMADO Fecha Resolucion:

Resolucion Nro.:


04 GerenteAdministrativo

- Recibe SDA y FPA (Copia 1), via Secretaria - Sector Solicitante - Secretaria de laGerencia Administrativa con Visto Bueno de la Gerencia Financiera.

- Toma conocimiento del contenido de ambos documentos.- Deriva SDA y FPA (Copia 1), a la Jefatura de la Unidad Operativa de

Contrataciones.

05 . Jefe Unidad Operativa deContrataciones

- Recibe SDA y FPA (Copial), via Secretaria de la Unidad Operativa deContrataciones.

- Toma conocimiento del contenido de ambos documentos.- Analiza Pedido con el Coordinador del Llamado, a fin de verificar que no esta

incluido en el PAC y establecen la modalidad de contratacion correspondiente,segun monto del pedido:

Contratacion Directa: hasta 2.000 Jomales Diarios.Concurso de Ofertas: mayor de 2.000 hasta 10.000 Jomales Diarios.Licitacion Publica: mayor de 10.000 Jomales Diarios.

- Deriva SDA y FPA (Copia 1) a Coordinador de Llamados, impreso 0 via correoelectronico.

_. ::... ~~hi':.~ !?DA ¥..~Copia}) e~!?_ector. . .. _.-"'--~-~--r---'-'----.-- ..---~

06Coordinador

dellIamado

Recibe SDA Y FPA impreso 0 via correo electronico.Selecciona el PAC al cual sera asignada la adquisicion.Completa e imprime Formato de Certificacion de Disponibilidad Presupuestaria-FCDP (2 Copias) (Anexo 07), incluyendo el Nro. de PAC asignado.Elabora y emite CI - SCDP (2 Copias) (Anexo 08), solicitando Certificacion deDisponibilidad Presupuestaria.Deriva SCDP (Anexo 08) y FCDP (Anexo 07) (Copia 1) a la Unidad dePresupuesto, via Jefatura de la UOC - Gerencia Administrativa - GerenciaFinanciera. Espera respuesta de la Gerencia Financiera.Archiva SCDP, solicitud de CDP y FCDP, formato de CDP (Copia 2), viaSecretaria del Sector.

ELABORADO POR:Lie. Ediltrudis Cristaldo > Lie. Rosa GodoAnalistas Unidad de Proeedimientos y O&M

Recibe SCDP (Anexo 08) y FCDP (Anexo 07) (Copia 1), generado por la UOC,via Jefatura de UOC - Gerencia Administrativa - Gerencia Financiera.Carga en Planilla Electronica: C6digo, descripcion del concepto, montocertificado anterior. Genera monto certificado actual y saldo disponible.Imprime CDP (2 Copias) (Anexo 11).Elabora y emite CI- RCDP (2 Copias) (Anexo 12), para remitir confirmacion dedisponibilidad presupuestaria.Deriva RCDP y CDP (Copia 1) al Coordinador de Llamados, via GerenciaFinanciera - Gerencia Administrativa - Jefatura de UOc.Archiva RCDP (Anexo 1 ), CDP (Anexo 11) (Copia 2), SCDP (Anexo 08),

CDP (Anexo 07) en la idad.

~ . ue. ~eo?e\~ Za ~-;-~~:~rrcrf;. --- ----- -'-:-- -- -o""·rl:!t'I·e

Operatlva ~ EssM'tones

07 Unidadde

Presupuesto

SADOPOR:Lie, Marcelo CuevasJefe Unidad de Proee .


q ~ALDEPROCED~NTOSCodigo: GAD-PRF-OI-OOFecha de Emisi6n: 11102/2011

Pagina: 17 de 19flnEJI'IHlIIIIIlIIIII"IH/II/j/JIflrl.l.

CONVOCATORIA 0 LLAMADO Fecha Resolucion:Resolucion Nro.:


Recibe RCDP (Anexo 12) y CDP (Anexo 11) (Copia 1) emitidas por la Unidad dePresupuesto, via Gerencia Administrativa - Jefatura de la DOC.Completa e imprime Formulario para Reprogramacion del PAC - FRP (1 Copia)(Anexo 27).Elabora y emite SFRP (2 Copias) (Anexo 26), para Presidencia, en la cualcomunica la necesidad de Reprogramacion del PAC y solicita Resoluci6n deaprobaci6n por parte del Directorio.Remite SFRP- Solicitud de Reprogramaci6n y Formulario - FRP (Copia 1), ala

Presidencia del Directorio, via Jefatura de DOC - Gerencia Administrativa.Entrega Solicitud de Reprogramaci6n - SFRP (Anexo 26), Formato - FRP (Anexo27), Informe de Unidad de Presupuesto - RCDP (Anexo 12), Formato - FCDP

'. I (Anexo 07) y CDP (Anexo 11) (Copia 2), para archivo a Secretaria de DOC.-.--~ -.-~'~~..---~-~--'-.---.--,,--.~~--.------- ..--.--¥~~~ "'.----...~--.:

08Coordinador

delIamado

- Recibe CI - SFRP (Anexo 26) y Formulario de Reprogramaci6n - FRP (Anexo 27)(Copia 1) via Secretaria General.

- Toma conocimiento del contenido de ambos documentos y determina la viabilidadde 10 Solicitado.Si es viable:- Deriva documentos a Secretaria General con Visto Bueno

- Si no es viable:- Devuelve a Gerencia Administrativa.}-- __ ~. __ ,~_. __ ~ __ ~~.~""_r~ ~_._~ _ •• ---',- __ ~_. ,~ ._. .~ ._~ .____. _~_ ~ . •• _

09Presidencia

delDirectorio

10 Secreta riaGeneral

Recibe CI - SFRP (Anexo 26) y Formulario de Reprogramaci6n - FRP (Anexo27) (Copia 1).Prepara Comunicacion Intema Acta de Directorio para aprobacion deReprogramaci6n del PAC - CIA (Anexo 25).Prepara e imprime proyecto de Resolucion - RER (2 Copias) (Anexo 29).Presenta borrador de Resolucion - RER (2 Copias) 0 Acta de Directorio - CIA yFormulario - FRP (copia 1) a Presidencia del Directorio, para su firma.Remite RER - Resolucion firmada (Copia 2) 0 Acta de Directorio - CIA firmada

(Anex025) y Formulario - FRP a Coordinador de llamados via GerenciaAdministrativa - Jefatura de DOC.Archiva RER (Copia 1) (Anexo 29) 0 Acta - CIA (Anexo 25) (copiaI) y copias de

_____ .los demas documentos, en Secretar~ _

11

Coordinadordel

L1amado

Recibe Resolucion frrmada - RER (Anexo 29) 0 Acta de Directorio - CIA (Anexo25) (Copia 2) para Reprogramacion del PAC, via Gerencia Administrativa -Jefatura de la DOC.Modifica en el PAC el item correspondiente.Escanea documentos requeridos por la DNCP.Carga PAC modificado y Resolucion de Aprobacion de Reprogramaci6n, en elPortal de DNCP (Archivos Digitales).Entrega Resolucion de aprobaci6n del PAC - RER (Anexo 29) 0 Acta deDirectorio (Anexo 25) (Copia 2) y Formulario FRP (Anexo 27) (Copial) paraarchivo a Secretaria de DOC.

REVIS ADO POR:Lie. Marcelo CuevasJefe Unidad de Procedi

ELABORADO POR:Lie. Ediltrudis Cristaldo - Lie. Rosa GodAnalistas Unidad de Proeedimientos y O&M

/

CLJ J UNlOAD DE PROCEDIMIE\+4~~ ~*"

Operatlvatrataclones Uc. Leo?- .. ~

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~ALDEPROCED~NT08 C6digo: GAD-PRF-OI-OOFecha de Emisi6n: 11/02/2011

Pagina: 18 de 19f~m)11fIflllIlIl IlIIIIII" IfIIlIUm I.l,

CONVOCATORIA 0 LLAMADO Fecha Resoluci6n:Resoluci6n Nro.:


11Coordinador

delLlamado

- Espera aprobaci6n de la modificaci6n. Verifica peri6dicamente en el Portal deDNCP.

- Comunica a Jefatura de la DOC, cuando detecta la aprobaci6n, para continuar conlos tramites del Llamado, segun Procedimiento PAC Programado.

~ •.•~.~---.--~.- ~~~---_~ __~~I ._ ••..•__ .~.~...-._._.~-----.... . __ ~~ ~ __ • ._~ •.• .,

FIN DEL PROCESO

2.4.2 Diagrama de Flujo.

- GAD-FL-09-00 Hoja 1 "Llamado para Adquisicion de Bienes y Servicios- PAC Programado"

- GAD-FL-09-00 Hoja 2 "Llamado para Adquisicion de Bienes y Servicios-PAC Adendas"

- GAD-FL-09-00 Hoja 3 "Llamado para Adquisicion de Bienes y Servicios - PAC NoProgramado"

3. REGLAMENTOS

3.1 INTERNOS.

N/A

3.2 EXTERNOS,

LEY 2051/03 De Contrataciones Publicas

4. ANEXOS

ANEXOOl:ANEX002:ANEX003:ANEX004:ANEX005:ANEX006:ANEX007:ANEX008:ANEX009:ANEXO 10:ANEXO 11:ANEXO 12:

8DA - "Comunicacion Intema Solicitud de Adquisicion"FPA - "Formulario Pedido de Adquisicion"PBC - "Pliego de Bases y Condiciones"SPBC - "Remisi6n de PBC a Sector Solicitante"SSPBC - "Solicitud de aprobacion del PBC"8JU - "Solicitud de Dictamen Juridico"FCDP - "Formato para Certificacion de Disponibilidad Presupuestaria"SCDP - "Solicitud de Certificacion de Disponibilidad Presupuestaria"DJU - "Dictamen Juridico"NCDP - "Comunicaci6n Intema Sin Disponibilidad Presupuestaria".CDP - "Certificado de Disponibilidad Presupuestaria"RCDP - "Remisi6n de Certificacion de Disponibilidad Presupuestaria"

APROBADO ros.Ing, Felix YegrosAsesor de Planeamiento y Gesti6

ELABORADO ron.Lie, Ediltrudis Cristaldo - Lic. Rosa GodoAnalistas Unidad de Procedimientos y 0&

REVISADO POR:Lie. Marcelo CuevasJefe Unidad de Proce . os y O&M

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~I!UNIDAD DEPROCEDIMIENTOSY

Je,teu I ~ ./.de Operatlva •• '(I£. C~pc.rr. .

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Pagina: 19 de 19/f/lfI'""",IIIII"11111#1I1'!Ill/lrr,j,

CONVOCATORIA 0 LLAMADO Fecha Resoluci6n:Resolucion Nro.:


-----. ----:-:--::--- - .:-:--=~--:--=-::-----:-~--------ANEXO 13: APBC - "Solicitud de Resolucion de Aprobacion del PBC al Direetorio"ANEXO 14: SIT - "Solieitud de Infonne Tecnico"ANEXO 15: RE - "Resolucion para aprobaei6n de PBC por el Direetorio"ANEXO 16: NDNC - "Nota para Direeei6n Naeional de Contrataciones Publicas"ANEXO 17: CC - "Comprobante de Carga en pagina WEB"ANEXO 18: IPO - "Invitaciones para Oferentes"ANEXO 19: ADE - "Adenda"ANEXO 20: RADE - "Nota Remisi6n Adenda"ANEXO 21: OAD E - "Nota para remitir Adenda a Oferentes"ANEXO 22: SDP - "Solieitar Publieaei6n"ANEXO 23: FPD - "Formato para publicacion en Diarios"ANEXO 24: NDNCP - ''Nota de DNCP para remitir reeomendaeiones "ANEXO 25: CIA - "Acta de Direetorio para Reprogramaei6n del PAC"ANEXO 26: SFRP - "Solicitud de reprogramaei6n del PAC"ANEXO 27: FRP - "Formulario para reprogramacion.del.Rsa;"ANEXO 28: SDR - "Solt~ de reasignacion-de T-eCtft.'s;;,.::eeP'i\S".~ 29: RER -'~'~~Qiq~n'tle aprobacion de'Reprow~aci6rr'del'PAC"ANEXO 30: REA - "Resoluei6n de aprobacion de Adenda"ANEXO 31: SRA - "Solieitud de Resoluei6n de Aprobaei6n de Adenda"ANEXO 32: DNCP - "Comunicacion de Publicacion y Observaeiones "

5 REVISION Y APROBACION

Jefe de UOCLie. Hugo Diaz

'Gerente Financiero.Lic. Zacarias Chaparro

'Gerente Administrativo,Lie. Victor Lird--_. ---:---::-"- ---_._ .._--Secretario GeneralAbog. Marcos TaliaL- _

ELABORADO POR:Lie. Ediltrudis Cristaldo - Lic. Rosa GodoAnalistas Unidad de Procedimientos y 0&

APROBADO POR:Ing. Felix YegrosAsesor de Planeamiento y Gesti .


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