Integroidun toimintolaskennan toteutus kokonaisvaltaiseen tietojärjestelmään ja sen vaikutukset toimintojen johtamiseen

Value adding solutions to optical applications

Implementation of an Integrated Activity-Based Costing in a

Holistic Database Management System and its Implications for

Operations Management

Integroidun toimintolaskennan toteutus kokonaisvaltaiseen

tietojärjestelmään ja sen vaikutukset toimintojen

johtamiseen

Mika AhoDiplomityöseminaari 17.10.2006


Henkilöt

• Tekijä• Mika Aho (DIGI2004)

• Tarkastajat• Prof. Arto Kaarna (TITE)• Prof. Jaana Sandström (KATI)

• Ohjaaja• Seppo Orsila, MBA, M.Sc. (Eng.)

• VP Marketing & CFO, Modulight, Inc.


Esityksen sisältö

• Yritysesittely• Työn taustaa, ongelmanasettelu, työn rakenne• Toimintolaskenta• Työkalun esittely• Vaikutukset toimintojen johtamiseen• Huomioita• Yhteenveto


Modulight Oy

• Tamperelainen PK-yritys• Perustettu v.2000• Toimisto myös

Piilaaksossa• Omat 32,000 m2

valmistustilat, luokan 100 puhdastilat

• Henkilöstöä 20• Liikevaihto (05) 1,3 milj. €


Tuotteet

ProductLine

High-power lasers Transmitter lasers Custom products and services

Markets INDUSTRIALMEDICALDEFENSE / SPACE

TELECOM / DATACOM CATVDEFENSE / SPACE

ALL

Segments DPSSL, Materials processing, Printing, Fiber lasers, Photodynamic therapy, Low level laser therapy, Diagnostics, Range finding

10GBASE-LRM, 1G/10G Ethernet,PON, Fiber optic test and measurement, Intra-satellite communications

Range finding, harsh environment lasers (i.e. space, oil-exploration etc.) and customized services (i.e. mammography, dental Xray) and solutions using compound semiconductor technology

Physical products Chip-on-carrierUnmounted bars (UMB)TO-can lasersPigtailed lasers

Laser chipsTO-can lasersCoaxial lasersTOSA lasers

Lasers, detectorsDesignManufacturingTesting

Wavelength 6XX, 8XX, 9XX, 15XX nm 13XX-16XX nm All

Output power 150 mW – 150W <150 mW All


Asiakkaita


Työn taustaa

• Yrityksessä ei käytössä ei kunnollista kustannuslaskentajärjestelmää• Huomioidaan ainoastaan valmistuskustannukset

• Tieto kylläkin saatavilla eri järjestelmistä, vaikkakin hajallaan eri paikoissa

• ERP:in ja MES:in välillä yhteensopivuusongelmia• Asiakkaisiin tai tuotteisiin liittyvä kustannustieto puutteellista• Päätöksenteko businessvaistoilla (vs. faktat)

• Päätökset vähemmän optimaalisia

• Asiakkaat ja muut tahot vaativat tarkkoja taloudellisia faktoja• Tarkkuus, nopeus, tehokkuus


Liiketoiminnalliset tavoitteet

• Kasvattaa taloudellista ymmärtämystä yrityksen sisällä ja lisätä päätöksenteon laatua eri tasoilla

• Kehittää kustannustietoisuutta tuotannossa paremman työtyytyväisyyden saamiseksi• Autetaan ihmisiä ymmärtämään erilaisten toimintojen

tuottavuus ja kustannukset

• Auttaa tuotteiden, asiakkaiden ja projektien kannattavuuden arvioinnissa

• Nopeuttaa ja selventää tuotteisiin liittyvää hinnoitteluprosessia


Liiketoiminnalliset tavoitteet

• Lisätä tarkkuutta ja vähentää manuaalisen työn määrää talousprosessissa

• Hinnoittelun näkeminen eri perspektiiveistä• ”Mitä-jos –analyysit”

• Tehdä tuotetiedonhallinnasta systemaattisempaa ja kontrolloidumpaa

• Ymmärtää koko organisaation tehokkuutta paremmin

• Tukea strategiatyötä ja tuoteportfolion optimointia


Ongelmanasettelu

• Työn tarkoituksena on tutkia reaaliaikaisen toimintolaskennan toteuttamista yrityksen tietojärjestelmään

• ”Mikä on paras mahdollinen tapa toteuttaa ko. järjestelmä?”• Katsaus kustannuslaskennan ja toimintolaskennan

teoriaan• Teknologiat• Toteutusosa


Työn rakenne

• Materiaaleina kirjoja, tieteellisiä artikkeleita, lehtiartikkeleita ja webbisivuja

• Teoria ja toteutusosa

• Lisäksi vaikutukset toimintojen johtamiseen case-yrityksessä


Projektin toteutus

Toiminnallisuus, integraation taso

e-Enterprise

Valmistuksen ohjaus (MES)

Tuotetiedonhallinta

CRM

Aktiviteettienhallinta

ABC

Taloushallinto

Jakelu yms.

Jan-06

Aug-06

Jan-07


Perinteinen kustannuslaskenta

• Esimerkki:• Olet ravintolassa kahden kaverisi kanssa• Otat itse A-oluen• Ystäväsi ottavat Batterykossun ja Long

Island Ice Tean

• On laskun aika...• ”Tässä lasku jaettuna tasan

kolmelle henkilölle”


Toimintolaskenta (ABC)

• Selvitetään kustannusobjektin todellinen hinta• Tuote, työ, projekti, asiakas, palvelu...

• Etsitään kustannusten aiheuttajia• Keskitytään yleiskustannuksiiin (overhead/indirect costs)• Jäljitetään (ei kohdisteta) jokainen kustannuskategoria

toiminnoille ja myöhemmin tietylle kustannusobjektille• Perusolettamukset

• Kustannusobjektit kuluttavat toimintoja• Toiminnot kuluttavat resursseja• Tämä olettamus resursseista on se mikä ajaa kustannuksia• Ymmärtäminen tärkeää yleiskustannusten johtamiseksi


Toimintolaskenta - esimerkki

Expense 1

Expense 2

Expense 3

Activity 1

Activity 2

Activity 4

Product 1

Product 2

Cost driver Cost driver Cost driver

Cost driver Cost driver Cost driver

Firststage

Secondstage

Kustannusajuri:Millä tavoin eri aktiviteetit kontribuoi kustannusobjektin lopulliseen kustannukseen

Esim. toimintojen määrä, ajankäyttö, m2

Toiminto:Organisaatiossa tehty työ

puhelinsoitto, kokous, valmistusprosessin vaihe jne.

Kustannusobjekti:Mille kustannukset lasketaan?

Asiakas, tuote, projekti jne.


Toteutus

• Käytettiin kahta erilaista matriisia• Expense-Activity-Dependence (EAD)• Activity-Cost Object-Dependence (ACOD)

• tehdään tarvittavat linkitykset• lasketaan suhdeluvut• lasketaan hinta toiminnolle / kustannusobjektille

• Helppo toteuttaa tietokantaratkaisuna• Vaikeampi toki mikäli asioista halutaan

mahdollisimman dynaamisia ja geneerisiä


Käytännön toteutus, teknologioita

• Active Server Pages (ASP), .NET

• Asyncronous Javascript and XML (AJAX)

• Cascading Style Sheets (CSS)

• MS SQL Server

• Internet Information Services (IIS)


Tietovirtakaavio


Projektin määrittely


Kustannuskategorioiden valinta


Aktiviteettien valinta


Kustannusobjektien valinta


Kustannuskategorioiden liittäminen aktiviteetteihin

2. tason suhteet voidaan jossain määrin arvata/tietää1. taso hankalampaa, koska suoria suhteita ei ole


Suhteiden luominen


Aktiviteettien kustannukset


2. taso

• Liitetään aktiviteetit kustannusobjeteihin

• Lasketaan suhdeluvut ja hinta


Työkalun etuja

• Dynaamiset• Kustannuskategoriat• Aktiviteetit

• Helppo lisätä uusia

• Kustannusobjektit

• Jossain määrin dynaamiset kustannusajurit

• Samojen matriisien uudelleenkäytettävyys

Helppo siirrettävyys muihinkin yritysjärjestelmiin


LöydöksiäArvoa lisäämättömiä aktiviteetteja

n=16427

Data vuosilta 04-06


Aktiviteettien hinta

n=16427


Hinnat aktiviteettiryhmittäin

Uusien aktiviteettityyppien määrittely tarpeellista

n=245042


Vaikutukset toimintojen johtamiseen

• Hinnat aktiviteeteille ja kustannusobjekteille• Kannattavuus• Prosessien parantaminen• Hinnoittelu• Asiakkaiden ”koulutus”• Tuotesuunnittelu• Laatu• Henkilöstön johtaminen• Budjetointi


Huomioita

• 2. tason kustannusajurit helppo automatisoida, 1. taso hankalampaa

• 2. tason suhteet mahdollista ”arvata”• Matriiseista tulee todella suuria

• Webbiselaimet tulevat vastaan• AJAXin hallittu käyttö

• Varsinaisessa käytöönotossa teknologia on harvemmin ongelmana

• Relaatiotietokannat ok, webbikäyttöliittymä teknologian ehdoilla

• ABC-tiimi tulisi olla poikkitieteellinen• Myös ymmärtämystä, mitä eri aktiviteetit ovat


Yhteenveto

• ABC käypä ratkaisu PK-yrityksille varsinkin kannattavuutta arvioitaessa

• Pilottiprojekti osoittanut• Mihin firma käyttää aikansa, mitä se tekee ja millä

tavalla

• ABC saanut hyvän vastaanoton• Koulutusta ei tule väheksyä• Paras tapa toteuttaa on kaikkien aktiviteettien

toteuttaminen saman järjestelmän sisällä• Myös muiden järjestelmien integrointi tärketä• “Think big, start small”


Kiitokset!

[email protected]

www.mikaaho.com

Business

Integroidun toimintolaskennan toteutus kokonaisvaltaiseen tietojärjestelmään ja sen vaikutukset toimintojen johtamiseen