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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Francisco Javier Montoya
Teoría Administrativa
2010
AGENDA
Francisco Montoya - Docente Teoría Administrativa - ITM - Medellín, Colombia
INTRODUCCIÓN
Recorderis.
Función básica de la administración, establece el marco y rumbo de las
demás funciones.
Francisco Montoya - Docente Teoría Administrativa - ITM - Medellín, Colombia
Fases
- Establecimiento de objetivos
- Formulación de estrategias
- Desarrollo de los planes de operación
- Establecimiento de presupuestos financieros
- Ejecución de las operaciones
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PLANEACIÓNTIPOS DE PLANEACION
ALCANCE NIVELES TIPO DE PLANEACION AMPLITUD OBJETO
Largo plazo Institucional Estratégica Macroorientado. Enfoca la empresa como totalidad. Elaboración del mapa ambiental para evaluación.
Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Incertidumbre.
Mediano plazo
Intermedio Táctica Enfoca cada unidad de la empresa o cada conjunto de recursos por separado.
Conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el nivel departamental.
Corto plazo Operacional Operacional Microorientado. Enfoca cada tarea u operación por separado.
Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea.
Fuente: Administración "Procesos Administrativos" – Idalberto Chiavenato. Segunda Edición. 1998
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1. Estratégica Características:Es original, génesis.
Los más altos niveles jerárquicos de dirección.
Marco de referencia general para toda organización.
Se maneja información fundamentalmente externa.
Mayores niveles de incertidumbre.
Cubre amplios periodos.
No define lineamientos detallados.
Parámetro principal es la eficiencia.
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PROCESO
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Proceso 1.
Se establecen en función de la misión y de la visión organizacionales.Objetivos: Propósitos de la empresa que tomados en conjunto definen su núcleo (core) (utilidad, expansión, seguridad, autonomía)
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Proceso 2.
Conocimiento y diagnóstico.General (Macro): Factores tecnológicos, políticos, económicos, legales, sociales, demográficos, ecológicos.Tarea: Consumidores, proveedores, competidores, agencias reguladoras.
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Proceso 3.
RecursosÁreas de la empresa
Producción Mecadeo Finanzas …. Administración
Financieros$ por fábrica, equipo,
producto
$ por ventas, promoción, servicios,
investigación.
$ por inversión, aplicación
de recursos.
$ por sistema de planeación y
control, desarrollo gerencial.
Físicos Número, localización. Grado de automatización.
Humanos Características del personal
Sistemas organizacion
alesSistemas implementados
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Proceso 7.
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Proceso 7.
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MATRICES
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CASO Y EJERCICIOCaso 1. Presentación Detalles y Detalles.
Elaboren, por pareja, una matriz DOFA del ITM, y sugerir al menos tres estrategias de cada cruce (DO, DA, FO, FA).
Caso 2. Documento Bisnes electronics.
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2. TÁCTICA
Es el nivel de la planeación encargado de llevar a cabo los planes específicos para la consecución de los objetivos estratégicos de una organización, desde las áreas lideradas por funcionarios medios, utilizando los recursos efectivamente inspirándose en las políticas organizacionales y proyectando las acciones a mediano plazo.
PLANEACION ESTRÁTEGICA
PLANEACION TÁCTICA
PLANEACIÓN OPERATIVA
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¿Cómo se hace?
PLANEACIÓN TÁCTICAPLANEACIÓN TÁCTICA
PLAN FINANCIERO
PLAN FINANCIERO
PLAN DE MERCADOTECNIA
PLAN DE MERCADOTECNIA
PLAN PRODUCTIVO
PLAN PRODUCTIVO
PLAN DE RECURSOS HUMANOS
PLAN DE RECURSOS HUMANOS
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3. OPERATIVA El "qué hacer" y el "cómo hacer" Se orienta hacia la optimización y maximización
de los resultados Se caracteriza por la forma detallada en que
establece las tareas y operaciones Comienza por los objetivos establecidos por la
planeación táctica, desarrolla planes y procedimientos detallados y proporciona información de retroalimentación para proporcionar medios y condiciones que optimicen y maximicen los resultados
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Clases
Procedimientos Presupuestos Programas o Programación Reglamentos
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Procedimientos
Flujograma vertical Flujograma horizontal Flujograma de bloques
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EjercicioFrancisco Montoya - Docente Teoría
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Presupuestos.
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Programación
Cronograma Diagrama de Gannt PERT (Program Evaluation Review
Technique)
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Cronograma
Kronos (tiempo) y Gramas (actividad).
Lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final.
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Diagrama de Gantt
Herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto .
Henry L. Gantt en 1917
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Proceso
Listado y ordenamiento de actividades.Establecer la lista de actividades ordenadas según han de ser
ejecutadas. Estimación del tiempo de duración de cada actividad.Deberá estimarse el período que lleva cada actividad para su realización.
Como la ejecución de las actividades incluye dos variables estrechamente ligadas: tiempo y recursos, se debe tener presente la real disponibilidad de recursos humanos, materiales, financieros, etc. y la posibilidad de desarrollar la actividad en el tiempo previsto; por lo que se estaría construyendo un calendario operativo.
Construcción del gráfico.En este tercer paso la tarea principal es la construcción del gráfico
teniendo presente el calendario operativo, construyendo barras horizontales cuya longitud representa la duración en el tiempo de cada actividad indicada.
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PERT - CPM
Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Critical Path Method (CPM)
Los lunes me alisto para preparar mi semana, los martes planeo mi semana, los miércoles reviso el plan de la semana, los jueves paso el plan de la semana al computador y los viernes pienso en cómo comenzar mi plan para la siguiente semana
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Historia Critical Path Method (CPM)
La Compañía DuPont, desarrolló el método de la ruta crítica (CPM) en 1957 para controlar el mantenimiento de proyectos
Los tiempos de las actividades son determinísticos
Project Evaluation and Review Technique (PERT) Fue desarrollado en 1958 por la oficina naval de
proyectos de Estados Unidos para el programa de misiles POLARIS
Incluye múltiples estimados de las tareas (probabilístico)
Son idénticos en concepto y metodologíaFrancisco Montoya - Docente Teoría
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PERT
El tiempo de una actividad se define por 3 estimados: el estimado de tiempo más probable, m; el estimado de tiem po más optimista, a; y el estimado de tiempo más pesimista, b.
El tiempo esperado de finalización de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crítica.
6
6
4
abZ
bmaZTe
Actividad
Tiempo
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Para elaborar el diagrama
¿Qué actividades preceden a esta? ¿Qué actividades siguen a esta? ¿Qué actividad es concurrente con
esta?
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Tiempo de determinación y Ruta Crítica
Para calcular el tiempo de terminación: Para cada nodo si los predecesores están completos tome el tiempo más largo de estos y adicione el tiempo al nodo.
La ruta crítica es el conjunto de tareas que determina el tiempo más corto posible para terminar el proyecto
¿Cómo identificar la ruta crítica? Inicie con el nodo que tiene el tiempo máximo de terminación y
márquelo como crítico. Seleccione el predecesor con el tiempo más largo de
terminación y márquelo como crítico. Haga esto hasta alcanzar el nodo de inicio.
Ejemplo
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EJERCICIO
Partiendo de la siguiente matriz de información Establecer la red de actividades Calcular la ruta crítica con los datos suministrados
Actividad A B C D E F
Duración (semanas)
2 3 3 1 5 2
Predecesoras A B B A E,C,D
Sucesoras B,E C,D F F F
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