Embed Size (px)
Citation preview
CHỦ ĐỀ: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ
THỜI GIAN HIỆU QUẢ
NỘI DUNG
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN• LẬP KẾ HOẠCH• MỤC TIÊU SMART• MA TRẬN THỜI GIAN
“Thời gian là Vàng.Thời gian là cuộc sống”
1. Thời Gian Là Gì?2. Nguyên nhân làm mất
thời gian.3. Làm sao để quản lý được
thời gian?
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
Thời Gian Là Gì?
4
Thời gian là một tài nguyên vô giá!Chúng ta không thể quản lý thời gian nhưng có
thể quản lý bản thân!
Nguyên nhân làm mất thời gian
1. Làm việc không có kế hoạch
2. Các mục đích không rõ ràng
3. Đặt quá nhiều mục tiêu
4. Giám sát quá chặt chẽ
5. Lo lắng thái quá
“Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại”
Lo lắng giống như ngồi xích đu. Ta rất
nỗ lực nhưng
không đưa ta đến đâu cả.
Nguyên nhân làm mất thời gian
6. Có quá nhiều công việc giấy tờ
7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo
8. Vòng vo
9. Sửa sai
10. Trì hoãn công việc
“Không lập kế hoạch sẽ
trở thành nô lệ cho kế hoạch của người khác”
Nguyên nhân làm mất thời gian
Nguyên nhân làm mất thời gian
11. Mất thời gian chờ đợi
12.Dự các cuộc họp vô bổ
13.Nghỉ sớm
14.Tức giận
15.Có quá nhiều giao tiếp xã hội10
Nguyên nhân làm mất thời gian
Có thể quản lý thời gian?
Quản lý thời gian là việc khó
Nhưng có thể nếu có quyết tâm
Lập kế hoạch
Nguyên tắc SMART
Ma trận Thời GIan
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
Kế hoạch là gì???1
Phương pháp xây dựng kế hoạch
2 Vai trò của việc lập kế hoạch
3
Lời khuyên của chuyên gia4
“Bốn bước dẫn tới thành tựu: Lên kế hoạch có mục đích.
Chuẩn bị chuyên tâm. Tiến hành tích cực. Theo đuổi bền bỉ”
KHÁI NIỆM
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.
Click to add your text
Vai trò của lập kế hoạch
VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH
Tư duy có hệ thống hơn để tiên liệu các tình huống xảy ra.
Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu hơn. Tập trung vào các mục tiêu Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp
với các vị trí quản lý khác. Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của
môi trường bên ngoài. Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
“Ước mơ cũng tốn nhiều năng lượng như lên kế hoạch”
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
1
Xác định mục tiêu tổng thể, cụ thể
2
Xác định các căn cứ để xác định mục tiêu
3
Xác định nhiệm vụ cụ thể và quỹ thời gian.
4
Xây dựng các bảng biểu, các giải pháp để đạt được mục tiêu
5
Tổng hợp và rút kinh nghiệm
Các bước lập kế hoạch
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
Xác định nội dung công việc 1W (what)
Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
Xác định nguồn lực thực hiện 5M
Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
Xác định 3W: where, when, who
Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
Phương phap:5WH2C5M
Xac định mục tiêu yêu cầu (why)
Tại sao bạn phải làm công việc này?
Ý nghĩa với tổ chức, bộ phận
Hậu quả nếu bạn không thực hiện
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
“Cuộc sống là điều xảy ra trong khi bạn còn đang bận lên những kế hoạch khac”
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
- Nội dung công việc đó là gì?
- Cac bước để phat triển công việc đó
WHAT?
“Một kế hoạch không cho phép sửa đổi là một kế hoạch tồi”
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
Where (ở đâu?)
Công việc đó thựcHiện tại đâu?
Nguồn hỗ trợ từ đâu?
Test những công đoạn nào?
“Lên non chọn đá thử vàng
Thử cho đúng lượng mấy ngàn cũng mua.”
WHERE
• Công việc đó thực hiện ở đâu?
• Giao hàng tại địa điểm nào?
• Kiểm tra lại bộ phận nào?
WHEN
• Công việc đó thực hiện khi nào?
• Khi nào thì giao hàng?
• Khi nào kết thúc
WHO
• Ai làm việc đó?
• Ai kiểm tra?
• Ai hỗ trợ?
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
“Sự tưởng tượng thống trị cả thế giới.”
Why? What? Where? When? Who?Thị trường tiềm năng F15, F120S Vĩnh Bảo T8/2014 Phạm Văn Trường
How? -Mời KH chăn nuôi
- Mời SA - Tổ chức truyên thông
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
VÍ DỤ
5 Lời khuyên của Giáo sư Donald E.Wetmore
“Chúng ta không thất bại vì kế hoạch, mà đa phần đều thất bại trong việc lập kế hoạch”
Lên kế hoạch vào buổi tối.
Phải viết ra giấy.
Hãy tính đến hai loại công việc: “phải” và “muốn”. Một bên là trach nhiệm, còn một bên là nhu cầu.
Lập một kế hoạch qua tải.
Xac định ưu tiên.
Nguyên tắc SMART
S
T
R
A
M
SMART
- Measurable:Đo đếm được
- Achievable:Có thể đạt được
- Specific:Cụ thể, rõ rang,
dễ hiểu
- Time bound:Thời gian để đạt
được
- Realistic:Thực tế
“Cả ngày thì mải đi chơiTối lặn mặt trời đổ thóc vào xay”
Tôi sẽ mua xe Exciter GP 45 triệu đồng vào tháng 6/2015.
Tôi sẽ đi du lịch với chi phí 10 triệu đồng.
Năm 2016 tôi sẽ mua một chiếc ô tô.
VÍ DỤ
Nguyên tắc SMART
Ma trận quản lý thời gian
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Khôngquantrọng
Quantrọng
Ma trận quản lý thời gian
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Khôngquantrọng
Quantrọng
• Khủng hoảng• Cac vấn đề cấp bach• Cac dự an đến hạn• Công việc tồn đọng
• Cac việc đột xuất• Thư từ, e-mail• Họp hành• Cac vấn đề cấp bach
• Cac công việc vô bổ• Điện thoại• Tan gẫu• Hoạt động “giải trí”
• Làm việc trong C/ lược• Xây dựng quan hệ• Tìm kiếm cơ hội• Lập kế hoạch
VIỆ
C Q
UA
N T
RỌ
NG
CAO
Thấp
VIỆC KHẨN CẤPBÂY GIỜ SAU ĐÓ
Ma trận quản lý thời gian
1. Khách hàng gọi điện cám bị mốc.
2. Chốt đại lý.
3. Sếp gọi đi thị trường
4. Gửi mail cho khách hàng.
5. Tìm hiểu thêm khách hàng tiềm năng.
1. Khách hàng gọi điện cám bị mốc.
2. Chốt đại lý.
3. Sếp gọi đi thị trường
4. Gửi mail cho khách hàng.
5. Tìm hiểu thêm khách hàng tiềm năng.
Cac ví dụ ma trận quản lý thời gian
Ma trận quản lý thời gian
1. Xem bản tin thị trường.
2. Gửi mail báo cáo ngày.
3. Gọi điện hỏi thăm khách hàng.
4. Đưa bạn gái đi chơi.
5. Đại lý lấy cám công ty khác.
1. Đại lý lấy cám công ty khác.
2. Gọi điện hỏi thăm khách hàng.
3. Gửi mail báo cáo ngày.
4. Đưa bạn gái đi chơi.
5. Xem bản tin thị trường.
Cac ví dụ ma trận quản lý thời gian
Công cụ quản lý thời gian
Giấy và bút
Phụ thuộc ít
Dễ sử dụng
Linh động
Không oai
Công cụ hiện đại
Phụ thuộc nhiều
Khó sử dụng
Không linh động
Rất oai
Cách nghi sổ
Viết ra mọi mục tiêu cần đạt
Liệt kê tất cả các công việc cần làm
Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
Gạch đi những việc đã làm
Hãy nghĩ đến việc hiện tại
“Trí nhớ đậm không bằng nét mực mờ”
