CIO, vältä erokriisi eli miten onnistun järjestelmähankinnassa?

Tietojärjestelmän hankinta tietohallinnolle on vähän kuin elinkumppanin valit-seminen sinkulle. Ensin mietitään omia tarpeita ja tehdään listaa kumppanin ominai-

suuksista. Sen jälkeen silmäillään ympärilleen ja kartoitetaan, mitä kivaa markkinoilla

olisi tarjolla. Tarkastellaan nettisivuja ja tutkitaan potentiaalisia vaihtoehtoja ja jatketaan

keskusteluja kiinnostavampien ehdokkaiden kanssa. Ensitreffien jälkeen alkaa tarjouksia

sadella ja kirjeenvaihto etenee. Jännitys on käsin kosketeltavaa, kun aloitellaan sopi-

musneuvotteluja. Ensimmäinen vaihtoehto lupaa kuut ja tähdet taivaalta. Toinen kandi-

daatti ei paljon turhia puhu, mutta kollega antoi vahvat suositukset. Kolmas ratkaisu on

kovassa kansainvälisessä nosteessa ja muutenkin mielenkiintoinen pakkaus.

Tietohallintojohtaja, miten varmistat, että yhteiselämä jatkuu alkuihastuksen jäl-keenkin molempia osapuolia tyydyttävänä kumppanuutena? Oletko käynyt läpi ne

asiat, joita sinun tulisi miettiä vakavasti ennen kumppanuuden sopimista järjestelmätoi-

mittajan kanssa?

2 IMS Business Solutions Oy

3 IMS Business Solutions Oy

Roolit ja tarpeet

Olethan jo keskustellut liiketoiminnan ihmisten kanssa heidän tarpeistaan ja toiveistaan?

Itse asiassa tietojärjestelmäpalveluiden kehitystarpeiden tulisi aina tulla liiketoiminnalta.

Tämä siis siinä tapauksessa, jos kyseessä ei ole puhtaasti tietohallinnon käyttöön tuleva

järjestelmä. Mitkä tulevat olemaan käyttäjien roolit? Ovatko he tiedostaneet ongelmat

ja varmasti haluavat apua?

Aikataulutus ja käyttöönotto

Ovatko käyttäjät sitoutuneet käyttöönoton suunnitteluun? Onko heille varattu riittävästi

aikaa käyttöönoton onnistuneeseen toteuttamiseen? Ihmisten sitoutumisella käyttöön-

ottoon on merkittävä vaikutus järjestelmän jalkautukseen. Varmista, että käyttöönot-

tosuunnitelma on käyttäjien toiveiden mukainen, realistinen ja tarpeeksi kattava.

Päällekkäisyydet

Olet myös kartoittanut liiketoiminnan nykyiset järjestelmät ja niiden ominaisuudet. Onko

siellä jo olemassa olevia järjestelmiä, jotka tukevat toiminnan tarpeita? Tai onko järjes-

telmiin saatavilla lisäosia, joilla nämä toiminnallisuudet saadaan toteutettua? Mitä vä-

hemmän järjestelmiä, sitä vähemmän ylläpidettävää tietoa ja sitä vähemmän integraati-

oita. Lopputuloksena selkeämpi tietojärjestelmäarkkitehtuuri.

4 IMS Business Solutions Oy

Kyvykkyydet

Järjestelmällä ei ole mitään virkaa, jos sitä ei käytä kukaan. Korkea käyttöaste ja hyöty

saavutetaan, kun käyttäjät hallitsevat järjestelmän. Onko järjestelmän tulevilla käyttäjil-

lä kyvykkyyksiä käyttää ja hyödyntää järjestelmää? Miten kyvykkyyksiä lisätään? Millä

aikataululla ja resursseilla kyvykkyyksien nostaminen toteutetaan?

Integraatiot

Mitä tietoa tuleva tietojärjestelmä hyödyntää? Pitääkö tieto syöttää käsin vai tukeeko se

integraatioita joihinkin toisiin järjestelmiin? Määritä selkeästi missä masterdata sijaitsee

ja kuka sitä ylläpitää. Avoimet ja standardisoidut rajapinnat mahdollistavat integraatiot

järjestelmien välillä hyvinkin kevyesti ja nopeasti.

Vuoden 2015 tilastojen mukaan ensimmäinen avioliitto päättyi eroon 39 prosentin todennäköisyydellä. Empiirisen

kyselyn perusteella tietohallintojohtajien mielestä tämä olisi osuva luku myös tietojärjestelmähankinnoissa. Eli

iso osa hankinnoista epäonnistuu. Tämä syö turhaan resursseja niin tietohallinnon kuin toiminnan ihmisten ajas-

ta, puhumattakaan turhista investoinneista ohjelmistoon ja teknologiaan. On ilmiselvää, että yrityksillä olisi paljon

parannettavaa järjestelmähankintoja suorittaessa. Haasteena on monesti, se että tietojärjestelmä- ja teknolo-

gia-arkkitehtuuria ei ole nähtävissä. Tämä helpottaisi huomattavasti organisaation tavoitetilan simulointia. Moder-

nilla kokonaisarkkitehtuurilla voidaan etukäteen nähdä tietojärjestelmän, palveluiden ja käyttäjien väliset suhteet

ja riippuvuudet. Interaktiiviset yhteyskaaviot auttavat käyttäjää hahmottamaan, miten järjestelmä tulee tukemaan

käyttäjien tarpeita ja miten muut järjestelmät keskustelevat sen kanssa. Kokonaissuunnittelulla pyritään rakenta-maan mahdollisimman tehokas, yksinkertainen ja toimiva organisaatio, jossa turhia resurssien hukkaajia ei ole.

Kirjoittaja on onnellisesti naimisissa ja työskentelee päivittäin Suomen osaavimpien

tietohallintojohtajien kanssa löytäen ratkaisuja, joilla tehdään heidän toimintaympäristö

hallittavammaksi ja soveltuvaksi muutoksille.

Timo Kumpulainen

Puh. 045 141 6423

timo.kumpulainen@ims.fi

Lisää tietoa modernista kokonaisarkkitehtuurista ja kokonaisuuden hallinnan työkaluista

löydät osoitteesta www.ims.fi

Artikkeli päivitetty 31.1.2017