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PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA PARA PROCHEM-IND
Propuesta de Infotec Systems
ÍNDICE
1. Objetivos del Proyecto2. Reseña y Situación Actual3. Análisis de Procesos Actuales4. Estrategias a Desarrollar5. Alineación Estratégica de Tecnología6. Sistema Propuesto7. Comité de Proyectos8. Implementación9. Evaluación y Prioridad de Proyectos10. Evaluación de Equipos11. Metodología de Implementación12. Timeline de los Proyectos13. Propuesta y Retorno de Inversión
Objetivos del Projecto
Analizar la situación actual en términos de tecnología en Pro Chem Ind.
Rediseñar si es necesario los procesos actuales.
Preparar una propuesta que tecnológica que pueda ayudar a mejorar y optimizar la gestion de Pro Chem Ind.
Reseña
Prochem Ind es una compañía de producción y distribución de productos y servicios químicos
Actualmente están en una etapa de expansión y crecimiento.
Necesitan un acoplar su plan estratégico de Tecnología con el plan estratégico corporativo
Productos y Servicios
Tipo de Productos que manejan Químicos de Limpieza Importadas Químicos de Limpieza Fabricados
Localmente Accesorios y Utensilios de Limpieza
Servicios: Servicios de Limpieza Asesorías en Limpieza
FODAFortalezas Oportunidades
Productos de Alta Calidad Productos no existentes en Panamá. Trabajo en equipo diariamente. Siempre dispuestos a innovar. Servicios que usualmente suceden
dentro de las empresas. Capacidad de Producción Local.
Mercado Virgen. Poca competencia. Oportunidad de crecimiento. Contratos con empresas grandes. Mayores ingresos. Nuevos Proveedores
Debilidades Amenazas El sistema actual muy básico. (Peachtree) Poco personal Químico. Falta de integración de la información. Capacitación del personal Limitación en el espacio físico (bodegas). Integración de los procesos y el sistema. Falta de planificación para compras y
producción. Falta de seguridad industrial.
Organización bajo ventas.
Que existan o aparezcan nuevos competidores. Limitación del crecimiento por falta de
información y de personal. Alta probabilidad de problemas de inventario
( sobre-almacenamiento o sub-almacenamiento) Riesgo de pérdida de información.
ESTRUCTURA ACTUAL
Diagrama de Contexto
Diagrama 0
Ventas Actuales
Compras
Laboratorio
Bodega
Diagrama de Causa y Efecto
Estructura vs Automatizacion de Procesos
ProcesosGerente General Ventas
Tele mercadeo
Ventas directas Cont. Cobros Bodega Quimic Oper. Compras
Sistemas
Pedido AM AM AM Orden De Venta AM AM AM Facturación AS Despacho AM Servicios AM Cobros AM Depositos AM
Planificacion de Compra AM NEOrden de compra AM
Pedido al proveedor AM AS AM
Recepcion de Mercancia AS AM
Pagos a Proveedores AS Almacenamiento AM Inventario NE Planifcación de Produccion NE NE Recolección de Materia Prima AM
Reporte de producción NE Diseño de Productos nuevos NE NE
AM
Actual Manualm
ente
AS
Actual Sistematicamente
NE No existe
Estrategias a Desarrollar
Optimización de los niveles de Inventario
Creación de una Estrategia de Planificación Integrada de todas las áreas
Ampliación de la cartera de clientes Innovación y Productos nuevos
Estrategia Propuesta
Alineación Estratégica
El negocio de Pro Chem se basa mucho en la Innovación de productos y servicios
La Estrategia ideal, sería crecer controlado
Las tecnologías podrán brindar un apoyo y ventaja competitiva notorias para la tomas de decisiones que afectaran todas las áreas.
09/25/2009
By nfotec Systeme
Modelo de Perspectiva de PRO CHEM IND
09/25/2009
By Infotec Systeme
Estrategia de Negocio
Infraestructura Organizacional
Estrategia de Tecnología de Información
InfraestructuraDe TI
Resultado de Alineación PRO CHEM IND
Papel en la Estrategía
Ejecución Ejecución
Naturaleza
Alta Dirección Lider Visionario
Gerencia de TI Gerente Funcional -Ejecutor
Arquitecto – no existe actualmente
Enfoque TI Reactivo/Se mide por la Capacidad de Respuesta
Impulsar valores
Criterios de Desempeño TI
Funciona o no / Genera AhorrosFinancieros
Servicio de Apoyo a la Estrategia
Método de Planeación
Reingeniería de Procesos
Depende de la Estrategia
09/25/2009By Infotec
Systems
Alineación de la Tecnología de Información en PRO CHEM Actual
09/25/2009By Infotec
Systems
Ventas Masivas Según Especificaciones
Ventas Masivas Mejora ContinuaAutomatización
Innovación
Control
Innovar
Crecer
ESTRATEGIA PLANTEADA
09/25/2009By Infotec
Systems
Alineación de la Tecnología de Información en PRO CHEM Propuesta
09/25/2009
By Infotec Systems
Ventas Masivas Según Especificaciones
Ventas Masivas Mejora ContinuaAutomatización
Innovación
Sistema Propuesto
Sistema Propuesto
Sistema Propuesto - General
Sistema Propuesto - Compras
Sistema Propuesto - Ventas
Sistema Propuesto – Laboratorio y Producción
Sistema Propuesto – Inventario y Logistica
Sistema Propuesto – Contabilidad
Establecer Comité de Proyectos
Patrocinador
Consultor Operativo
Ventas
Lab
Cont.
Inventario
Compras
Consultor Técnico
IT
Directores Accionistas
Infotec Systems
Gerencias
Proyectos a Desarrollar
Ampliación de la Bodega Cambio de Sistema ERP Cambio de la Estructura de Equipos Desarrollo de Sistema de Pedidos
Automatizado Implementación de Sistema BI Diseño de Página WEB Interactiva
con Clientes y Proveedores
Evaluación y Prioridad de Proyectos
Evaluación del Riesgo de Proyectos
No. Proyecto EstructuruaNivel
Tecnológico TamañoGrado de
Riesgo
Tipo de Administración del
ProyectoGerencia de
Proyecto
1 Ampliación de la Bodega Bajo Bajo Grande Bajo Outsourcing Gerente General
2Cambio de Estructura Tecnologica Bajo Alto Mediano Bajo Interno-Outsourcing IT
3 Cambio al Sistema ERP Alto Alto Grande Muy Alto Outsourcing-Interno Gerentes Medios
3.1 Contabilidad Alto Alto Grande Muy Alto Outsourcing-Interno Infotec
3.2 Ventas Alto Alto Grande Muy Alto Outsourcing-Interno Infotec
3.3 Compras Alto Alto Mediano Alto Outsourcing-Interno Infotec
3.4 Producción Alto Alto Mediano Alto Outsourcing-Interno Infotec
3.5 Inventarios y Logistica Alto Alto Grande Muy Alto Outsourcing-Interno Infotec
4Sistema de Ventas Automatizados Bajo Alto Pequeño Alto Outsourcing-Interno
Gerencia de Ventas
5 Impmentación de BI Bajo Alto Mediano Muy Alto Interno-Outsourcing Gerente General
6 Pagina WEB Bajo Alto Mediano Alto Interno-OutsourcingGerencia de
Ventas
Desarrollo de Proyectos
Evaluar Cuidadosamente
Aplazar
Desarrollar
Rutinario
Riesgos para Prochem, IndAltos Bajos
Altos
Bajos
Benefici
os
para
Pro
chem
, In
d
1
2
3
4
5
No. Proyecto1 Ampliación de la Bodega
2 Cambio de Estructura Tecnológica3 Cambio al Sistema ERP
4 Sistema de Ventas Automatizados5 Implementación de BI6 Pagina WEB
6
Prioridad de ProyectosESTRATEGIA FACTIBILIDAD
No. Proyecto P D TD PROM T E L O C PROM
1 Ampliación de la Bodega 8 2 2 4 1 5 9 7 4 5
2Cambio de Estructura Tecnologica 8 1 1 3 9 4 9 9 9 8
3 Cambio al Sistema ERP 8 2 8 6 9 5 7 7 8 7
3.1 Contabilidad 9 1 9 6 9 5 7 9 8 8
3.2 Ventas 9 4 9 7 9 5 7 7 8 7
3.3 Compras 8 2 9 6 9 5 7 7 8 7
3.4 Producción 7 2 5 5 8 5 7 7 8 7
3.5 Inventarios y Logistica 8 2 9 6 8 5 7 7 8 7
4Sistema de Ventas Automatizados 9 9 3 7 9 6 3 8 5 6
5 Impmentación de BI 5 2 9 5 9 7 9 2 3 6
6 Pagina WEB 5 9 2 5 9 2 9 2 2 5
Prioridad de Proyectos
0 5 100
5
10
Factibilidad
Estrategia
ProyectoAmpliación de la BodegaCambio de Estructura TecnologicaCambio al Sistema ERPSistema de Ventas AutomatizadosImpmentación de BIPagina WEB
Diseño de Hardware
Situación Actual
Utilizan una red Peer to Peer de PC La mayoría con Windows XP La computadora del contador tiene
Peachtree instalado y el resto de las personas accesan esa información
No tienen servidor de correo No tienen sistemas de seguridad de
red La conexión a internet esta abierta
Estructura Propuesta
Implementación de Sistemas
Metodología de Implementación En el caso de Prochem Ind implementaremos
los sistemas de la siguiente forma1. La bodega se realizará por un contratista
externo2. Implementaremos la estructura tecnológica3. Implementaremos el ERP4. Implementación de BI
Fase 21. Implementación de Sistema de Facturación
Automática2. Pagina WEB
Id Nombre de tarea Duración
1 Prochem Ind 230 días?
2 Ampliación de la Bodega 40 días
3 Cambio de Equipos Tecnológico 42 días
4 Identificación de Equipos Acutuales 2 días
5 Evaluación de Requerimientos de Software 5 días
6 Diseño de Red 5 días
7 Diseño de Seguridad de Red 5 días
8 Cotización de Equipos 5 días
9 Compra de Equipos 5 días
10 Cambio de PCs Actuales 5 días
11 Instalación de Server 5 días
12 Configuración de Red con Servidor 5 días
13 Certificación de Instalación 0 días
14 Cambio de ERP 75 días?
32 Implementación de Sistema BI 113 días
12/21
ago sep oct nov dic ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic ene3er trimestre 4º trimestre 1er trimestre 2º trimestre 3er trimestre 4º trimestre 1er trimestre
Id Nombre de tarea Duración
1 Prochem Ind 230 días?
2 Ampliación de la Bodega 40 días
3 Cambio de Equipos Tecnológico 42 días
14 Cambio de ERP 75 días?
15 Evaluación de Procesos Actuales 5 días
16 Evaluación de Sistemas ERPs 5 días
17 Cotización de ERP 5 días
18 Adquisición del ERP elegido 1 día?
19 Implementación del Sistema 59 días?
20 Instalación de Software 5 días
21 Configuración Inicial de Parametros 10 días
22 Prueba de Configuración 2 días
23 Entrenamiento al Personal Clave 10 días
24 Roll out y prueba inicial 2 días
25 Ajustes a parametros 1 día?
26 Configuración de Formularios y Formatos 2 días
27 Prueba de Formatos 2 días
28 Entrenamiento al Personal 10 días
29 Roll out y Prueba de Campo 10 días
30 Corrección y Adecuaciones Finales 5 días
31 Puesta en Marcha 0 días
32 Implementación de Sistema BI 113 días
04/05
ago sep oct nov dic ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic ene3er trimestre 4º trimestre 1er trimestre 2º trimestre 3er trimestre 4º trimestre 1er trimestre
Id Nombre de tarea Duración
1 Prochem Ind 230 días?
2 Ampliación de la Bodega 40 días
3 Cambio de Equipos Tecnológico 42 días
14 Cambio de ERP 75 días?
32 Implementación de Sistema BI 113 días
33 Instalación del Softwares 3 días
34 Diseño de Necesidades de Reportes 10 días
35 Creación de las relaciónes y agrupaciónes 20 días
36 Creación de Reportes Basicos 20 días
37 Creación de Dashboard Princial 5 días
38 Entrenamiento de Gerencia 5 días
39 Rediseño de Reportes 10 días
40 Entrenameinto de Desarrollo de Informes 20 días
41 Desarrollo de Reportes Requeridos 20 días
42 Puesta en Marcha 0 días 09/09
ago sep oct nov dic ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic ene3er trimestre 4º trimestre 1er trimestre 2º trimestre 3er trimestre 4º trimestre 1er trimestre
Presupuesto Preliminar
ProyectoCosto
Ampliación de la Bodega50,000.00
Cambio de Estructura Tecnologica15,000.00
Cambio al Sistema ERP25,000.00
Sistema de Ventas Automatizados20,000.00
Impmentación de BI10,000.00
Pagina WEB5,000.00
Total B/. 125,000.00
RETORNO DE INVERSIÓN
Proyecto
Costo Aumentos o Ahorros
Mensuales ConceptoAmpliación de la Bodega 50,000.00 5,000.00 + Ventas
Cambio de Estructura Tecnologica15,000.00 500.00 - Tiempo de
ProcesoCambio al Sistema ERP 25,000.00 1,000.00 + Control
Sistema de Ventas Automatizados20,000.00 1,000.00
+ Eficiencia
Implementación de BI10,000.00 2,000.00 + Toma de
DecisionesPagina WEB 5,000.00 1,000.00 + Clientes
Total B/. 125,000.00 B/.10,500.00
ROI 12 MESES
5 años Depues B/. 630,000.00
Conclusión Creemos que Pro Chem Ind tiene una gran
oportunidad de implementar una estrategia tecnológica en estos momentos.
Aprovechar las herramientas existentes para cambiar su estructura
Optimizar sus procesos Permitir el crecimiento de la empresa y
ampliar su mercado Aumentar sus ganancias y rendimiento. En el segundo año comienzan a recibir
ganancias de la inversión.