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Clase 2. PUCESAMaestria GERENCIA INFORMATICAModulo: PLANEACIÓN TECNOLOGICAInstructor: Ing. Ms.C. Fernando ProañoFecha: Agosto 2011
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR
SEDE AMBATO
MAESTRA: GERENCIA INFORMATICA
Copyright 2011
INSTRUCTOR
ING. MS.C. FERNANDO PROAŇO BRITO
Agosto 2011
PLANEACIÓN TECNOLÓGICA
Clase 2
2
Agenda clase 2
1. La planificación como estratégia
4. Elementos de la planificación
5. Impacto en la tecnología
3. El estudio técnico
6. El Cuadro de Mando Integral
2. La planificación de las TICs
7. Diseño del CMI
8. Conclusiones y Recomendaciones
3
LA PLANIFICACIÓN COMO ESTRATÉGIA
La Planificación como estrategia empresarial comprende
tres aspectos:
• Nivel estratégico donde se definen cursos de acción
para lapsos de tres a cinco años
• Nivel táctico se asignan recursos para garantizar el
desarrollo de proyectos durante uno o dos años
• Nivel operativo se ejecutan las actividades del día a día
que permitan lograr los objetivos de proyectos.
• Una planeación táctica sin una estratégica simplemente
hará ver un sinnúmero de proyectos apuntando para
ninguna parte. Y una planeación operativa sin
recursos, será el resultado de baja funcionalidad.
• En algunos casos la planeación se considera como una
anulación de la creatividad y se omite por
completo, dejando la actividad del día a día sujeta a
“apagar incendios” o “administrar la crisis”.
• Un problema común es que los técnicos siguen tratando
de planificar y al mismo tiempo programar los trabajos
que deberían estar correctamente asignados y
supervisados.
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LA PLANIFICACIÓN DE LAS TICS
Las tareas operativas del área de TIC se pueden clasificar en dos grupos:
• Tareas de planeación : fases de acuerdo a la metodología aplicada, se crea
un DOCUMENTO O PLAN
• Tareas de ejecución: actividades concretas para ejecutar los procesos
planificados.
• Hay que planear también los proyectos que se emprenderán y así completar
toda la planeación táctica.
• Procesos diarios como las copias de respaldo, la creación de usuarios en el
sistema, o el registro de un requerimiento de un usuario son tareas que se
deben ejecutar sin mayor reparo.
• El departamento de TI, no solo deben estar asignados los responsables, sino
tener un sistema de control que permita monitorear el desempeño de estos
proceso para garantizar que la calidad del servicio ofrecida sea la que se
esté entregando.
• Los proyectos para la creación de nuevos servicios o los cambios de
infraestructura tecnológica, deben estar estructurados dentro del marco de
un cronograma.
• La elaboración cronogramas y el detalle de asignación de los recursos
convierte la planeación táctica ya elaborada en la operativa.
• También se debe incluir puntos de control en el desarrollo del proyecto que
permita pronosticar el logro del resultado del proyecto.(Nota revisar apuntes Ing. Ivonne Rodriguez - ESPOCH)
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LA PLANIFICACIÓN DE LAS TICS
Puntos críticos en la preparación de la estrategia de IT.
Selección del equipo de trabajo:
- Responsable
- Equipo de trabajo
- Colaboración de los usuarios responsables de alto nivel
- Director de Sistemas de Información y Comunicaciones
- Eventualmente consultores externos
Reglas de decisión:
- El plan debe de ser viable
- Debe contener las aspiraciones de la Dirección
- Considerar las tecnologías de la IT como estrategia y no táctica.
- Debe de realizarse en un lenguaje conciso
- Debe considerarse a la estrategia como resultado de un estudio.
Contenidos de la propuesta:
- Estar dentro del sentido del negocio o de las funciones de la organización.
- Debe de contener soluciones técnicas.
1. Requerimientos de los sistemas de información y de las Comunicaciones.
2. Prioridades de los sistemas
- Incluirá las aplicaciones de todo tipo que conlleve el plan.
1. Costes estimados
2. Recursos humanos
3. Otras actividades a realizar
4. Etapas sucesivas
Actividades preliminares.
Plan de desarrollo de la estrategia.
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EL ESTUDIO TÉCNICO
Antes de proceder a la aplicación de una herramienta o metodología para la PE
es necesario tener un documento base, en base a un estudio técnico, que deberá
contener los siguientes estudios:
1. Intención del estudio. Verificar la posibilidad técnica de producir el (los) bien (es) o
servicio (s) que hemos definido como oportunidad de negocio. Esto implica definir el tamaño
del negocio, el Know-How y su proceso, localización, las instalaciones y la organización del
negocio que queremos abordar.
2. Definición del tamaño del negocio. Consiste en especificar la capacidad real de producir
bienes o servicios que debe tener el negocio por unidad de tiempo; también se conoce como
capacidad instalada.
En términos prácticos, hemos de determinan la capacidad mínima de la empresa que
posibilite alcanzar las cantidades máximas de producción requeridas. Comúnmente el
tamaño del negocio se define con base en las metas de ventas establecidas en el estudio de
mercado; se recomienda que la capacidad instalada sea superior a la demanda posible.
3. El ciclo operativo. Hace referencia al periodo de tiempo necesario para llevar a
efecto una producción, es decir un lote. Este puede demandar minutos, horas, un día, un
día y unas horas, dos o más días, en cada negocio el ciclo depende del tipo de tecnología
utilizada. Observe que para establecer el ciclo es condición necesaria el tener claramente
definido lo que es o será un lote.
4. EL Know How. Corresponde al saber hacer; este puede ser propiedad del emprendedor o
pagar por él a quien posee esas habilidades. En las empresas modernas no es condición
indispensable que el empresario posea esta habilidad, pero no es recomendable que
desconozca completamente del asunto.
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EL ESTUDIO TÉCNICO
5 Descripción del proceso de producción que se va a desarrollar. Consiste en
describir la forma como se producirá el bien; primero identificamos los diferentes procesos que se
adelantarán (por ejemplo: producción, administración, ventas), al interior de cada proceso podemos
identificar fases o etapas (Diseño, corte, pre-armado, acabado, empacado).
Posteriormente y para cada fase o etapa identificamos las actividades. Cuando la actividad sea muy
general debemos dar un paso más identificando las tareas involucradas en cada actividad.
Adicionalmente se contemplaran los elementos referidos a normas en materia de calidad, seguridad
industrial y medio ambiente.
El producto de esta labor es un diagrama de flujo (flujograma), donde se muestre en forma gráfica la
evolución de los procedimientos desde el punto que se define como inicio hasta la entrega del
producto a los clientes internos o externos.
6 Identificación de recursos. Se hace para cada una de las actividades y tareas identificadas
en el flujograma; en forma minuciosa se identificarán las maquinas, los equipos, los materiales de
cualquier naturaleza que se aplican y las personas que intervienen en la realización.
En forma simultánea se debe cuantificar el uso o aplicación de cada recurso en cada actividad.
Cada recurso debe analizarse en forma separada; Recursos con características particulares deben
contemplarse por separado.
Una vez identificados y cuantificados los recursos se pueden hacer consolidados o sumatorias, por
tarea, actividad y fase, teniendo en cuenta que cada elemento solo puede sumarse con aquellos que
son exactamente iguales.
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EL ESTUDIO TÉCNICO
7 Localización geográfica. Generalmente un negocio se inicia en locales que están
disponibles por parte del emprendedor, ya sea por que destina parte de su vivienda a la
empresa o por que dispone de un local. Esto se constituye en un condicionante para el
funcionamiento adecuado del negocio; algunas veces nos encontramos localizados
distantes de la clientela potencial; si este es el caso, se deben establecer estrategias que
minimicen esta desventaja.
Si existe la posibilidad de seleccionar la localización del negocio, debemos tener en cuenta
que las instalaciones brinden ventaja en términos de cercanía de los posibles
clientes, existencia de mano de obra requerida, que existan estímulos del gobierno para la
creación de empresas, que las condiciones medioambientales se ajusten a la norma, que
sea fácil proveernos de materias primas y sea fácil el transporte.
8 Los locales. Propias o alquiladas las instalaciones han de ser apropiadas en cuanto a
su aspecto y dimensiones al negocio; estar dotadas de redes eléctricas, acueducto y
alcantarillado requeridas; ser apropiadas a las características del proceso de
producción, poseer bodegas para almacenaje, proporcionar seguridad contra robos y
fenómenos naturales (lluvias, deslizamientos, terremotos por ejemplo).
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EL ESTUDIO TÉCNICO
9 La maquinaria y los equipos necesarios. Las características de estos en cuanto a capacidad y
calidad deseadas deben corresponder con el tamaño del proyecto y las características de los procesos. Es
importante conocer las maquinas que posee la competencia, puesto que gran parte de la competitividad
esta definida por estos recursos. Investigue y estudie las condiciones de operación de los equipos, la
existencia de servicio técnico para el mantenimiento y reparaciones futuras, así como el valor de ellos.
Las herramientas deben tenerse en cuenta en este análisis, ellas son parte del equipo de producción.
Estudie la posibilidad del leasing (alquiler de equipos), así evitará hacer grandes inversiones cambiándolas
por pagos mensuales; otra alternativa es comprar equipos usados. Si bien el poseer tecnologías avanzadas
puede brindar ventajas frente a la competencia, recuerde que no siempre las tecnologías de punta son las
ADECUADAS, procure no hacer inversiones sobredimensionadas, adquiera sólo lo necesario, así evitará
costos inútiles.
10 Definición de la estrategia de producción. Se refiere a la inspección de posibilidades para
subcontratar la producción de componentes, partes o totalidad del producto; si se opta por esta
alternativa, es importante hacer el estudio de esas empresas, observando la calidad de lo que producen, las
condiciones en las que ejecutan el trabajo, los costos, el cumplimiento, la materia prima que utilizan, las
formas de pago que exigen, y todos aquellos aspectos que se consideren de importancia, dependiendo de
la naturaleza de nuestro negocio.
11 Definición de las características de calidad. Aquí se deben exponer todos aquellos
elementos que definen la calidad de los bienes y servicios que el proyecto produciría; así mismo se han de
exponer la forma de garantizar la calidad, incorporando procesos de control, tanto de materias primas
adquiridas como de los procesos que adelanta la empresa.
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ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
Para guiar a una organización hacia el futuro, deben considerarse los
siguientes elementos:
o VISIÓN
o MISIÓN
o VALORES
o MERCADO
o ESTRATEGIAS
o METAS
o OBJETIVOS
o CLIENTES
o COMPETIDORES
o ACCIONISTAS
o ESCENARIOS
o METODOLOGIAS DE TRABAJO
o IMPACTOS
o CONOCIMIENTO DE LS TICS
DISEÑO DEL CMI
FASES GENERALES
1. IDENTIFICACIÓN DE DATOS DE LA
EMPRESA
2. IDENTIFICACIÓN DE LAS
PERSPECTIVAS ESTRATEGICAS
3. DEFINICION DE LOS OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
4. IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES
5. DISEÑO DEL MAPA ESTRATEGICO
6. IMPLEMENTACIÓN
7. SEGUIMIENTO Y CONTROL
DISEÑO DEL CMI
1.- IDENTIFICACIÓN DE DATOS DE LA EMPRESA
Visión
Misión
Localización
Productos y Servicios (Valores)
Recursos Informáticos
DISEÑO DEL CMI
2.- IDENTIFICACIÓN DE LAS PERSPECTIVAS
ESTRATEGICAS
1.- APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: relacionado al
personal o empleados
2.- PROCESOS INTERNOS: diagrama de actividades
realizadas por el personal
3.-CLIENTES: estudia los productos y servicios que se
entregan al cliente como su comportamiento
4.- FINANCIERO estudia los aspectos relacionados a
ganancias, inversiones, acciones, entre otras. Privada:
dirigido a los accionistas. Publica /ONGs: intereses de
donantes o contribuyentes
NOTA: En algunos casos se pueden ampliar a otros elementos
como : RECURSO HUMANO, MERCADO , otros.
DISEÑO DEL CMI
3.- DEFINICION DE LOS OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
• Son de largo o mediano plazo.
• Deben expresar cambios o mejoras incrementales
en la situación de la empresa o la institución.
• Deben posibilitar la introducción de nuevas
prácticas, nuevas políticas o nuevos sistemas de
trabajo y de gestión.
• Deben ser “innovadores” pero realistas.
• Son cuantitativos aunque en algunos casos pueden
expresarse de manera cualitativa mediante
atributos observables.
• Deben ser verificables.
• Deben tener un responsable
DISEÑO DEL CMI
ESQUEMA DE OBJETIVOS
(A) Sector Público
Modelo Matemático: Grafo Dirigido
DISEÑO DEL CMI
ESQUEMA DE OBJETIVOS
(B) Sector Privado
Modelo Matemático: Grafo Dirigido
DISEÑO DEL CMI
4.- IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES
• Un buen indicador no solo deben controlar las acciones
pasadas, sino más bien controlar los nuevos
resultados, durante y después de aplicar la estrategia.
• Kaplan & Norton sugieren un numero de no más de 7
indicadores por perspectiva (total máximo 28)
• Por cada elemento de perspectiva se puede identificar
uno o más indicadores
• Se deben especificar las unidades:
• Dinero ($)
• Tiempo (años /meses / semanas /dias)
• Porcentajes (%)
• Otros
DISEÑO DEL CMI
5.- DISEÑO DEL MAPA ESTRATÉGICO
Se recomienda seguir cuatro fases:
1. Identificación de los objetivos estratégicos
2. Ubicación de los objetivos
3. Creación de enlaces
4. Programación de la estrategia
Modelo de Kaplan & Norton
DISEÑO DEL CMI
6.- IMPLEMENTACIÓN
Se realizaran actividades como:
• Difusión a todo el personal
• Seminarios de socialización
• Organización de programas de capacitación
• Integración al SI de Planificación General de la empresa
• Preparar recursos Web
• Preparar documentos de gestión de la implementación
Nota: Se realizara por parte del grupo comité
«especial» de la empresa, un grupo
interdisciplinario con la participación de
asesores o consultores
DISEÑO DEL CMI
7.- SEGUIMIENTO Y CONTROLSe deberá crear al interno un “comité” de seguimiento del fiel
cumplimiento de las estrategias. Entre sus actividades
principales serán:
• Difundir los logros de la estrategia
• Realizar reuniones periódicas con la gerencia
• Investigar nuevos modelos de estrategias
• Realizar estudio de casos
• Crear estándares sobre:
o Procesos
o Documentación
o Productos
o Práctica profesional y mercado
DISEÑO DEL CMI
7.- SEGUIMIENTO Y CONTROL (cont…)En el caso de la implementación de nuevos SI, se realizaran
actividades de control como:
Verificación y Validación
Gestión de la Configuración del Software
Aseguramiento de la Calidad del Software (SQA)
Gestión de riesgos
Identificación de métricas de la Ingeniería de Software
Procesos de la Ingeniería de Usabilidad
Reciclaje de software
Mejores Prácticas
Otras (Investigar)
CONCLUSIONES
• La PE de la gestión tecnológica debe ser parte de la
estrategia general de desarrollo de un sistema
organizacional, y puede representar una vía eficiente para
construir un futuro con mejores resultados, procesos y
medios de trabajo, incluso en condiciones de restricciones
de recursos;
• Para la PE de la gestión tecnológica, se necesita
desarrollar y validar metodologías apropiadas; cuya
introducción en la práctica organizacional evidencie
debilidades en el diseño e implantación de las
estrategias
• El éxito o fracaso de la PE de la gestión tecnológica, es la
voluntad de cambio de los administradores; que se asocia
con determinados procesos psicológicos y tiene
manifestaciones conductuales diferenciadas.
• Se necesita realizar procesos de control en toda PE
RECOMENDACIONES
• Investigar otros modelos matemáticos para
la creación e implementación de un CMI;
• Investigar casos de estudio de aplicación de
CMI a nivel nacional;
• Investigar sobre curso de capacitación
virtual en el tema del CMI;
• Investigar nuevos modelos (planes) de
presentación de documentos para el CMI
(planes);
• Investigar el tema de «consultores
estratégicos»
• Investigar un CMI para el modelo de
«Empresa Estatal» (modelo de Ecuador)
• Investigar el tema de «mejores prácticas»
… continuará ...