HSEQ Free – HMS/KSFUNKSJONER OG MULIGHETER MED EN APP I HMS/KS-ARBEIDET

HSEQ Free• Var verdens første åpne app for registrering av HMS- og

kvalitetsrelaterte hendelser• Utviklet i Norge av fagfolk innen HMS og kvalitet• Teknisk løsning basert på siste tilgjengelige teknologi• Gratis å laste ned og bruke• Tilgjengelig på 10 forskjellige språk• 4 hovedmoduler:

• Hurtigrapporter (avvik, nestenulykker, forbedring etc.)• Inspeksjoner og revisjoner (sjekklister innen HMS og

kvalitet)• Risikoanalyser (sikker-jobb analyse og kvalitetsriskoanalyse)• Timelister (enkel dokumentasjon av arbeidsoppdrag eller

periode)• Kan brukes innen alle bransjer, offentlig som privat• Mulig med skreddersøm til enhver organisasjon med tilknytning

til Melloras database “HSEQ Reports” for saksbehandling og statistikk

Hovedmeny• Enkel manøvrering mellom appens moduler• Bruk av symboler og tekst for å lette forståelsen• HSEQ Messenger og HSEQ Pages er tilleggsmoduler som er

mulig å implementere i skreddersydde versjoner;• HSEQ Messenger: send ut nyhetsvarsler til appens

brukere• HSEQ Pages: opprett og distribuer prosedyrer og

instrukser som er tilgjengelige for apens brukere, også i offline modus

• Styrende dokumentasjon vil si alt fra håndbøker til organisasjonskart som er viktige for de ansatte å ha tilgang til – skreddersydde versjoner av HSEQ Free kan settes opp med tilgang til kundens eget område i nettskyen

• Innstillinger inneholder informasjon som bruker kun trenger å legge inn første gang appen brukes

• Informasjonen fra innstillingene brukes i alle rapporter

Hurtigrapporter• Leveres med seks forhåndsdefinerte rapporter innen kvalitet

og HMS• Innovative knapper og enkelt brukergrensesnitt• Skreddersydde versjoner kan inneholde de hurtigrapporter

man har bruk for, enten det er de samme seks eller andre, et mindre antall eller et større antall

• Utforming av knapper og menyer (fargesammensetning) følger kundens grafiske profil i skreddersydde versjoner av appen

• Stort pluss at produktet kan tilpasses organisasjonen for å gi brukerne et enda sterkere eierskap

Hurtigrapporter• Fokus på at det skal være enkelt og brukervennlig og at det skal

gå raskt å rapportere• Alle skjemaer består av en kombinasjon av datofelt,

nedtrekksmenyer, korte tekstfelt og lange tekstfelt• Mulig å legge ved opptil tre bilder for enda bedre

dokumentasjon• Ingen bruk av faglig terminologi• Alle saker kan mellomlagres i appens interne arkiv for og

ferdigstilles ved en senere anledning. Alle sendte rapporter havner I samme arkiv

• Skreddersydde versjoner kan inneholde de felt og det innhold man har bruk for, enten det er de samme, et mindre antall eller et større antall

• Farger vil også her følge de fargene som er kundens egne • Kundens logo er med på utskrift (pdf)• Mulighet til å styre innhold i alle hurtigrapporter via vår tjeneste

“HSEQ Editor”.

Hurtigrapporter• Lokal database (arkiv) i appen for full oversikt over alle

sendte og ikke sendte hurtigrapporter• Logisk merking og rapportsammendrag ved første øyekast• Mulig å slette rapporter ved behov• Rapporter i arkiv kan hentes opp og sendes på nytt, enten i

sin originale stand eller som endret

Inspeksjoner og Revisjoner

• Et sett med pre-definerte sjekklister for diverse HMS- og KS-rapportering er allerede implementert

• Ikke-sendte sjekklister som fremdeles skal arbeides med lagres automatisk i “Under arbeid” for enkelt å kunne fortsettes på

• Alle ferdige og sendte sjekklister ligger kronologisk lagret under “Ferdigstilt”

• Skreddersydde versjoner av HSEQ Free kan inneholde alle de sjekklister kunden i dag bruker i papirform

• Via Melloras webtjeneste “HSEQ Editor” kan administrator hos kunder med egne versjoner av appen styre alle sjekklister og sjekkpunkt selv

• Hvis kobling mot vår database “HSEQ Reports” vil alle ferdigstilte sjekklister kunne sendes til ett sentralt arkiv for enkelt å kunne dokumentere aktuelle inspeksjoner/kontroller og revisjoner

Inspeksjoner og Revisjoner

• Et enkelt og oversiktlig oppsett på alle sjeklistene• Fast informasjon i toppseksjonen hentes automatisk fra

appens innstillinger• Kontrollpunktene kan raskt fylles ut fra «hovedbildet»

dersom kontrollpunktet enten er i orden eller ikke relevant• Svarene lagres etter hvert som man arbeider og kan avsluttes

for å begynnes på igjen senere• Skreddersydde versjoner kan i tillegg til standard oppsett

som vist i eksemplet også ha alle andre typer formater• Signering med fingeren er mulig i bunnen av sjekklisten• PDF genereres – kundelogo og vannmerke legges på hvis

skreddersydd versjon

Inspeksjoner og Revisjoner

• Kommentarer og bilde kan legges til på alle kontrollpunkt• Ved avvik/feil på et kontrollpunkt kan man velge å definere

hovedårsak blant en rekke pre-definerte valg• Direkte fra sjekkpunktet kan man opprette en hurtigrapport• Navigering fram og tilbake mellom sjekkpunktene kan gjøres

også fra dette bildet • Alle bilder som legges ved kan tegnes/markeres på. Dette

gjelder også bilder i appens andre moduler

Inspeksjoner og Revisjoner

• Oversiktlig og enkelt scrollbart oversiktbilde som viser status på inspeksjonen/kontrollen eller revisjonen

• Alle svar på kontrollpunktene kan redigeres så mange ganger man måtte ønske

• Sjekklister kan hentes opp fra appens arkiv for gjenbruk

Riskoanalyser• Standard i appen er skjematikk fra vurdering av risiko knyttet

opp mot en arbeidsoppgave (sikker-jobb analyse) eller en komplett prosess (f.eks. salgsprosess) i bedriften (kvalitetsrisikoanalyse)

• Som eller i appen kan også arbeidet med disse settes på pause og fortsettes på senere ved å hente de påbegynte analysene ut fra appens lokale database

Sikker-jobb analyse• Følger systematikken;

• Hva er oppgaven som skal gjøres?• Hva er deloppgavene som trengs å bli gjort fram til

hovedoppgaven kan utføres?• Hva er farekilder og risiko i deloppgavene?• Hva må gjøres for å redusere risikoen?• Hva er restrisikoen etter gjennomførte tiltak?• Er den totale risikoen akseptabel slik at hovedoppgaven

kan gjennomføres?• Hvilken lærdom har man fått av denne SJA’en slik at

dette kan brukes som erfaringsoverføring?• Data i toppseksjonen hentes fra innstillinger eller skrives inn

av bruker• Mulighet for å signere med fingeren rett i SJA’en

Sikker-jobb analyse• Det brukes enkel terminologi og korte setninger• Bruker kan enten trykke på definert risikovurdering direkte

eller åpne opp den innebygde risikomatrisen for å vurdere derfra

• Skreddersydde versjonen av appen kan ha den SJA-oppbygging som er vant med

• Ved kobling mot HSEQ Reports vil alle SJA havne i ett sentralt arkiv, gjerne knyttet opp mot prosjektnummer eller prosjektnavn

• PDF genereres – kundelogo og vannmerke legges på hvis skreddersydd versjon

Sikker-jobb analyse• Risikomatrisen er en enkel 3x3 basert på sannsynlighet og

konsekvens som igjen gir en risikofarge (trafikklys; rød, gul, grønn)

• I skreddersydde versjoner av HSEQ Free kan matrisen tilpasses kundens interne rutiner

• Trykk på fargen flytter risikofargen ut i delstegsbildet• Systematikken følger anbefalingene gitt av bl.a.

Arbeidstilsynet og Norsk Olje og Gass (tidligere OLF)• Norsok S12 er lagt til grunn for tankegangen i appens SJA-

modul• «Kvalitetsrisikoanalyse» følger samme oppbygging og

metodikk som SJA

Timelister• Kan brukes som lønns-eller fakturagrunnlag• Via appens innstillinger legger bruker inn fast informasjon, så

som navn, ansattnummer, normal arbeidstid etc. • Faste data brukes i timelistene både til å tilkjennegi avsender

samt for å utføre automatiske kalkulasjoner• Bruker kan opprette timelister som gjelder for en lengre

arbeidsperioder (f.eks. en måned) eller for et spesielt arbeidsoppdrag eller prosjekt

• Bruker kan ha så mange løpende timelister han/hun ønsker – appen viser hva man har under arbeid og hva som er sendt

• Egne oversiktsbilder viser hvor mye man har jobbet av hva slags timetype

Timelister• En timeliste som strekker seg over en periode (kan være en

dag, en uke, et måned osv.) vil inneholde x-antall oppføringer • «Hovedbildet» viser alle oppføringene for enkel oversikt over

alt arbeid som er tilhørende denne listen• Et oppsummeringsbilde viser fordeling av normal arbeidstid

og overtid. Detaljerte beskrivelser er tilgjengelige med et tastetrykk

• Elektronisk signering rett på timelisten

Timelister• Hver enkelt oppføring henter data ut fra appens innstillinger

slik at bruker skal måtte slippe å punche inn mer enn nødvendig av standardinformasjon

• Ale felt kan dog overstyres• Forhåndsdefinerte arbeidstyper, inkludert

prosjekt-/kundearbeid der man også kan definere om arbeidet skal faktureres, eventuelle materialkostnader som har løpt samt kjøring

• Automatisk kalkulasjon ut fra klokkeslett og data fra innstillinger

• Skreddersydde versjoner av appen kan inneholde de arbeidstyper i den detaljeringsgrad som er nødvendig

• PDF genereres – kundelogo og vannmerke legges på hvis skreddersydd versjon

PDF-rapporter

• Alle moduler i HSEQ Free gir en pent formattert pdf som output

• Skreddersydde versjoner av appen vil inneholde kundens logo for enkelt gjenkjenning

• Ved knytning mot HSEQ Reports vil pdf fra appen kunne velges bort siden rapporten vil saksbehandles elektronisk – kan dog fremdeles være med hvis sending til eksterne parter

HSEQ Reports

• Unngå papirer• Ett sentralt arkiv• Saksbehandling på en enkel måte• Rettighetsstyrt• Automatisk

mail-varsling/informasjon• Statistikk og trendutvikling• Brukervennlig og enkel å bruke• Web-basert og tilgjengelig fra

overalt• Data lagres i Norges

Noen referanser

• Brukere i hele verden• Små, mellomstore, store og svært

store organisasjoner• “Alle” bransjer / segmenter• Stand-alone app, app knyttet mot

kundens egen database og app knyttet mot vår database HSEQ Reports

Mellora ASWE KNOW HOW!