Обзор возможностей СЭД «ДЕЛО» для коммерческих компаний

О компании ЭОС

Обучаем персонал

Разрабатываем и поставляем системы управления электронными документами

Принимаем участие в разработке национальных стандартов (ГОСТ, ISO)

Оказываем услуги по установке и настройке

Оказываем консультационные услуги

ЭОС компания-эксперт

ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов»

ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация – Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами»

ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению»

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492-2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»

ГОСТ Р 53989-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

ЭОС – крупнейший разработчик СЭД в России

СЭД «ДЕЛО» - наиболее популярная СЭД в России:• 42% пользователей СЭД - клиенты ЭОС

• 1-е место по количеству установленных рабочих мест СЭД

Профессионалы используют ДЕЛО

Сложность управления бизнесом, рост объема задач

Сложности с поиском нужных документов

Низкая исполнительная дисциплина сотрудников

Высокие расходы на бумажный документооборот

Утечки конфиденциальной информации

Зачем нужно автоматизировать документооборот?

Отсутствия порядка в хранении документов

СЭД «ДЕЛО» – опыт, создающий результат

Система «ДЕЛО» – эффективное решение для автоматизации управления документами и информацией ОГВ и межведомственного взаимодействия в соответствии со всеми требованиями

СЭД «ДЕЛО» - незаменимый инструмент в работе

Готовая интеграция с системой управления архивным фондом

Надежное хранение документов и корреспонденции

Потоковый перевод бумажных документов в электронный вид

Мощные поисковые возможности по всем документам и объектам СЭД

Эффективный инструмент совместной подготовки и согласования проектов документов

Контроль хода и сроков исполнения поручений

Безбумажный обмен документами и поручениями без потери данных

Объединение филиалов и в единую информационную среду

Три способа работы в СЭД «ДЕЛО»

ДЕЛО для Windows ДЕЛО-Web Мобильные приложения

Рабочее место пользователя ДЕЛО-Веб

Разграничение доступа к данным

Уведомление о новых документах и задачах

Быстрое визирование и утверждение документов

Простая подготовка проектов документов

Наглядный контроль поручений

Поиск по всем объектам в системе

Личные папки и предоставление к ним доступа другим

Работа в папках кабинета ДЕЛО-Веб

Сотрудники кабинета

Быстрый доступ к файлу карточки

Признак контроля РК

Тип документаНастраиваемые фильтры

Широкие возможности поиска

Быстрый поиск

Расширенный поиск

Большой выбор критериев

Личные папки

Карточка документа

Вкладки реквизитов карточки документа

Лента действий РКОбласть просмотра файла документа

Поручения и проекты поручений по документу

Работа с поручениями

Виды поручений и контроль исполнения

Выбор исполнителей поручения

Лица для ознакомления

Сроки и контроль исполнения

В том числе исполнителей из других организаций

Конфиденциальность поручения

Виды поручений и контроль исполнения

Наглядное дерево поручений

Текст поручения виден в дереве

Быстрый переход к отчету исполненного поручения

Удобные инструменты сортировки

Работа с проектами документов

Дополнительные реквизиты

Собственные дополнительные реквизиты для любых типов документов и задач(выпадающие списки, текстовые поля,

цифровые значения, дата, флаги)

Шаблонные формы с возможностью подстановки

значений из реквизитов в текст

Работа с проектами документов

Самостоятельный выбор участников согласования или автоматический по

типу документа

Поддержка версий проектов

Печать необходимых форм из окна проекта

Согласование и утверждение документа

Выбор типа визы

Поле для замечаний и комментариев

Поле для файлов замечаний и исправлений

Некоторые дополнительные возможности СЭД «ДЕЛО»

Сервер электронного взаимодействия

Сервер электронного взаимодействия Предназначен для автоматизации обмена документами между СЭД удаленных подразделений и получения статусов по отправленным документам.

Схема работы СЭВ

СЭД адресатаСЭД корреспондента

Корреспондент Адресат

отчеты

документ

СЭВ

СЭВ прием документа

Регистрация

Пересылка

Выдача поручения

Отправка документа

Отправка отчета Исполнители / визирующие

Использование электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) предназначена для обеспечения значимости передаваемых документов через СЭД и действий с ними.

Возможности применения ЭП• Установления авторства электронного

документа• Шифрование данных• Проверки целостности (отсутствия искажений)

в подписанном документе• Подтверждение действий в СЭД (регистрация,

согласование, визирование документов)

Юридически значимый документооборот

Опция «Юридически значимый документооборот» комплект поставки:

eToken PRO (Java)/72K/CERT в форм-факторе USB-ключа

СКЗИ КриптоПРО CSP 3.6. (лицензия, дистрибутив на компакт-диске, формуляр)

Система криптографического обеспечения «КАРМА»

Комплект методических материалов для организации корпоративного и межкорпоративного ЮЗД

Управление процессами

Подсистема «Управление процессами» предназначена для автоматизации операций документооборота в системе «ДЕЛО».

Снятие РК с контроля

Визирование и подписание проектов документов

Исполнение поручений при исполнении документа

Каскадное исполнение поручений

Свои собственные процессы

Опция «Поточное сканирование»

Поточное сканирование позволяет значительно сократить время перевода документов в электронный вид путем массового ввода документов в СЭД через поточный сканер, в процессе сканирования каждый документ автоматически идентифицируется по штрих-коду.

Опция «Поточное сканирование»

Документы для регистрации Регистрация карточек документов Подготовка штрих-кодов в СЭД Печать штрих-кодов

Подготовка документов к сканированию

Распознавание сканов со штрих-кодами в СЭД

Автоматическое прикрепление сканов к карточкам

Сканирование документов со штрих-кодами

Интеллектуальные возможности в СЭД «ДЕЛО» вместе с ABBYY

• Извлечение данных

• Рубрикация, установка связи между объектами

• Сценарии автоматической обработки вновь поступающих материалов в зависимости от содержания

• Поисковые запросы на естественном языке

Извлечение значимой информации из документов

Данные из структурированных

полейНазвание документа: Договор купли-продажи транспортного средства (номерного агрегата)

Характеристики ТС:Идент. № (VIN): WWWATTGAJATT05515 Марка, модель: Volkswagen Golf Тип ТС: легковая комби Модель, № двигателя: АТТ05515Цвет: синий № кузова: ТТ05515№ шасси (рамы): б/нПаспорт ТС: серия АТ №573322Выдан: Смоленской таможней 01.04.2000Год выпуска: 2000

Данные из неструктурированных полей

Дата договора: 25.06.2007

Место: г. Смоленск

Информация о продавце:ФИО: Андреев Виталий Витальевич

Паспорт: серия 66 02 номер 670101

Выдан: Промышленным РОВД г. Смол…

Дата выдачи: 12.03.2003

Адрес проживания: . Смоленск, ул. Кирова, д. 226, кв. 341

Тел. (4812) 92-51-51

Информация о покупателе:ФИО: Новиков Игорь Александрович

Паспорт : серия 67 04 номер 451203

Выдан: Заднепровским РОВД г. Смол…

Дата выдачи: 16.09.2004

Адрес проживания: . г. Смоленск,ул. Попова, д. 102, кв. 21

Тел. (4812)95-14-8430

0

Метаданные: Автор: Иванов И.И. Название файла: Догоров_КП_авто.docx Дата создания: 1.07.2014 …

Интеграция СЭД «ДЕЛО» и 1С

Обеспечение сохранности первичных бухгалтерских документов. Контроль наличия оригиналов (договора, накладные, акты, счета-фактуры и др.).

Автоматизация работы с договорами и другими документами (согласование, визирование и т.д.) с применением ЭП

Быстрый доступ к интересующей информации, электронным документам, из привычного интерфейса 1С.

Автоматизация подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.

Автоматизация сквозных процессов

Модуль видеоконференцсвязь СЭД «ДЕЛО»

Модуль видеоконференцсвязи Videomost для СЭД «ДЕЛО»Разработчик – российская компания SPIRIT

• Видео совещания из интерфейса «Дело-WEB»;

• До 100 интерактивных видео-участников;

• Архив видеозаписей (видео-протоколы) совещаний;

• Поручения по совещаниям в СЭД «ДЕЛО» и контроль их исполнения;

• Организуйте видеоприемные, общайтесь с клиентами, партнерами.

Мобильные решения ЭОС

Мобильные приложения

+

Win8 Android Apple

АРМ Руководителя EOS Mobile iEOS

Приложения партнеров

Мобильные решения ЭОС

Решаемые задачи

• Рассмотрение документов и проектов резолюций• Утверждение резолюций или вынесение новых

поручений• Визирование и утверждение проектов документов• Отчетность по вынесенным поручениям

АРМ Руководителя

iEOS для iPad

Android приложение

ЭП для iEOS и EOSMobile

Электронная подпись: «Рутокен ЭЦП Bluetooth»

• Усиленная квалифицированная подпись;• СКЗИ от Рутокен: ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001;• Канал защиты информации: TLS/SSL;• Соединение токена с планшетом происходит по стандартному

протоколу Bluetooth с шифрованием по ГОСТ 28147-89;• Может быть одним ключом как для планшета так и для ПК

АРМ Руководителя

Безопасность: защищенное соединение с сервером по протоколу HTTPS

Электронная подпись:

• Усиленная квалифицированная ЭП• Подписание с вводом пароля и без него• Механизмы защиты ключей шифрования – пароль на контейнер• Безопасное хранение ключей и сертификатов (хранилище

сертификатов Рутокен или eToken)

Состав решения: система «КАРМА»

Подробнее о системе «КАРМА» на сайте www.eos.ru

Поддержка ЭП в ближайшей версии EOSMobile

Поддерживаются следующие криптопровайдеры:• Алладин CSP, совместимое оборудование - беспроводной смарт-

карт ридер модели bR301; контейнер PKCS #11;• СКЗИ Рутокен ЭЦП, совместимое оборудование - Рутокен ЭЦП

Bluetooth; контейнер PKCS #11;• КриптоПро CSP, совместимое оборудование - Рутокен ЭЦП

Bluetooth; контейнер КриптоПро CSP;

Бизнес-процесс №1

Удаленное подразделение (УП)

Директор УП

Сотрудник

Головная организация

Финансовый директор

EOS Mobile

Юрист

iEOS

ДЕЛО

• СЭД «ДЕЛО»• Управление процессами• ДЕЛО-web• Оповещения и уведомления• Мобильные приложения • Сервер электронного

взаимодействия• КАРМА (ЭП)• Интеграция с 1С • Архивное Дело

Исполнитель

Интернет

Поставщик

Сотрудник

Бухгалтер Бухгалтер

ДЕЛО

Генеральный директор

СЭВ СЭВ

Бух. Система

Бух. Система

Бизнес-процесс №2

Заказчик

Завод 1

Front-office

Сотрудник

Бухгалтер

• ДЕЛО• Оповещения и

уведомления• Управление процессами• Сервер электронного

взаимодействия• Мобильные приложения• Карма (ЭП)• EDSIGN• ДЕЛО-Web• Интеграция с

бухгалтерий• Архивное Дело

Сотрудник

Сотрудник

Бухгалтер

Бухгалтер

ДЕЛО

Завод 2

Сотрудник Завод

3

Бухгалтер

ДЕЛОДЕЛО

ДЕЛО

Сотрудник

Сотрудник

СЭВ

СЭВ СЭВ СЭВ

СЭД СЭВEDSIGN

Интернет

Эффект внедрения решений ЭОС

Рост исполнительской дисциплины

Исключение рисков утери документов

Оптимизация существующего документооборота

Сокращение затрат и ресурсов компании

Быстрый старт проекта и включение сотрудников в процесс

Структурированность бизнес-процессов и исключение ошибок

Свобода передвижения сотрудников (мобильные приложения и веб-доступ)

Соответствие требованиям электронного документооборота и архивного хранения

Примеры внедренй

Реализованные проекты в банковской отрасли

Описание ситуации

Решеные задачи

• Создание электронного архива и системы быстрого поиска документов;• Согласование документов в электронном виде;• Обеспечение оперативной постановки задач по документам и прозрачности

процессов исполнения;• Автоматизация контроля и подготовки отчетности;• Обеспечение оперативного ввода документа через 16 рабочих мест сканирования;• Объединение удаленных подразделений в единое документационное пространство.

• Головной офис и 9 удаленных филиалов• Часть делопроизводственных процессов в самописной

системе, часть обрабатывается в ручную.• Согласование проектов документов осуществлялось на

бумаге.

Реализованные проекты в банковской отрасли

Описание ситуации

Решеные задачи

• Создание единого информационного рабочего пространства Компании• Планирования совещаний • Обработка поступающих заявок• Создано единое информационное рабочее пространство Компании• Создано централизованное хранилище документов• Обеспечение безопасности работы с документами через ЭП и шифрование

• 526 рабочих мест• Компания имеет территориально-распределенную структуру;• Деятельность компании подразумевает ведение различных

проектов.

Реализованные проекты в банковской отрасли

Описание ситуации

Решеные задачи

• Регистрация поступающей и отправляемой документации, служебной переписки между подразделениями, контроль исполнительской дисциплины;

• Переход на электронный «безбумажный» корпоративный документооборот; • Работа с проектами документов, контроль исполнения директивных документов и

поручений руководства всех уровней;• Существенно сокращены сроки регистрации и прохождения документов;• Прозрачный контроль исполнения управленческих решений и документов.

• 202 рабочих места• Одно из крупнейших химических предприятий РФ. ОАО

«Казаньоргсинтез» производит более 38 % всего российского полиэтилена и является его крупнейшим экспортером.

Будем рады сотрудничеству!

ул. Шумкина, д. 20, стр. 1,Москва +7 (495) 221-24-31www.eos.ru