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MARCHE À SUIVRELe Siebel pour l’ordinateur portatif
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Le Siebel pour l’ordinateur portatif Marche à suivre – Objectifs de formation
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Acquérir l’ensemble des aptitudes en matière de Siebel pour effectuer efficacement les opérations suivantes :
1. Naviguer dans le Siebel
2. Effectuer des requêtes de données
3. Créer et mettre à jour l’information sur l’auditoire et les cibles
4. Emploi du temps
5. Établir un environnement « réel »
Marche à suivre – sujets
Ouverture d’une session et navigation dans l’ordinateur portatifRequêtesOrganiser des listesGestion de l’auditoire Gestion des ciblesEmploi du tempsListe personnelleModèle de visite prédéfinie (Smart Call)Navigation dans l’ANP
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Ouverture d’une session dans le SiebelOuverture de session dans la base de données de formationNom d’utilisateur : Mot de passe : formationSe connecter à : Représentant en formation
Ouverture de session dans la base de données d’utilisation réelle des représentantsNom d’utilisateur : WindowsIDMot de passe : WindowsID
Remarque : Se connecter localement
Ouverture de session dans la base de données d’utilisation réelle des chefsNom d’utilisateur : WindowsIDMot de passe : WindowsIDRemarque : Se connecter au serveur
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Éléments de navigation Barre d’outils Explorer • Commandes Windows/Siebel • Historique
Évitez de rechercher ou de taper les adresses d’autres sites à cet endroit, sinon votre séance Siebel prendra fin. Lancez plutôt une nouvelle page Internet.
AccueilÉcran présenté par défaut lorsque vous ouvrez une session dans le Siebel. Cet écran sera décrit en détail dans les sections Enregistrement des visites et Intermed du module de formation, puisqu’il joue un rôle essentiel dans ces processus.
Historique de navigation Boutons Internet Explorer utilisés :
• Précédent • Suivant• Historique
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____ _ ______ _______ • ________ ______ • _________
Menu principal et barre d’icones
Éléments de navigation – Onglets et appletsLes onglets des écrans (entités) regroupent l’information de même type.
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Les applets List affichent des listes d’enregistrements.
Les applets Form affichent les champs de l’enregistrement sélectionné dans l’applet « List ».
Les listes sont disposées en colonnes.
Passez d’un enregistrement à un autre en cliquant sur les boutons Suivant.
Cliquez surpour afficher un plus grand nombre d’enregistrements.
Éléments de navigation – Bouton Menu List/Form Un bouton Menu apparaît dans chaque formulaire et dans chaque liste dans la fenêtre de l’application.
Vous cliquez sur le bouton Menu pour accéder à une série d’options qui vous permettent d’effectuer des opérations qui s’appliquent à l’enregistrement actif dans le formulaire ou la liste.
Vous pouvez, par exemple, créer un nouvel enregistrement, copier un enregistrement ou supprimer un enregistrement.
Cliquer avec le bouton droit de la souris dans un formulaire ou une liste affiche le même menu d’opérations que le bouton Menu qui se trouve dans ce formulaire ou cette liste.
Chacune de ces opérations possibles est décrite en détail plus loin dans la présentation.
Éléments de navigation – Vues et Hyperliens
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Les sélecteurs de vues vous permettent de sélectionner une vue de la liste. Les requêtes utilisées pour définir les vues sont abordées dans la prochaine section.
Cliquez sur un hyperlien pour accéder à l’information détaillée de l’entité sélectionnée.
Cliquez sur les flèches pour naviguer dans les différents enregistrements.
Éléments de navigation – Information connexe, boutons et menus
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De l’information additionnelle associée à l’enregistrement sélectionné est affichée dans différentes vues (sélecteur de sous-onglet de vue).
Les boutons et les menus sont propres au type d’enregistrement et vous permettent d’effectuer des opérations sur les données.
Éléments de navigation – Types de champs
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Texte libre Tapez du texte. Utilisez les flèches de défilement pour voir le texte au complet.
Les champs affichés en gris ne peuvent pas être modifiés.
*Les champs qui sont accompagnés d’une étoile rouge (obligatoires) doivent contenir des valeurs pour pouvoir être enregistrés.
Date :Un bouton calendrier apparaît dans les champs où vous devez entrer des dates. Cliquez sur le bouton pour afficher le calendrier et sélectionnez la date et l’heure appropriées.
Liste déroulanteSélectionnez parmi une liste de valeurs disponibles.
Numérique ou deviseTapez la valeur ou cliquez sur le bouton de la calculatrice pour afficher la calculatrice et déterminer la valeur.
Case à cocherLorsque vous sélectionnez une case à cocher, un x ou un crochet apparaît dans la case.
Éléments de navigation – Types de champs
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Des boutons de sélection apparaissent dans les champs où vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs.
Bouton de sélection unique1. Cliquez sur le bouton pour afficher les enregistrements parmi lesquels choisir.
2. Faites défiler la liste pour trouver l’enregistrement. OUChoisissez le type de format d’enregistrement à rechercher et entrez les critères de recherche (sensibles à la casse).OUCliquez sur Query pour créer une requête et afficher les résultats.
3. Sélectionnez l’enregistrement et cliquez sur le bouton OK.
Éléments de navigation – Types de champs
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Champ à valeurs multiples : certains champs peuvent contenir plusieurs valeurs, chaque valeur comprenant plusieurs champs (p. ex., Prof Address).
1. Cliquez sur le bouton de sélection pour afficher l’applet Available/Selected.
2. Trouvez et sélectionnez l’enregistrement approprié à ajouter en entrant les premiers caractères dans la case Starting with et en cliquant sur Go.
3. Après avoir sélectionné l’enregistrement dans l’applet Available, cliquez sur le bouton Add pour l’ajouter aux enregistrements dans le champ Selected.
Remarque : Selon votre autorisation de sécurité, vous pouvez supprimer un enregistrement en le sélectionnant dans le champ Selected et en cliquant sur le bouton Remove. Cliquez sur Remove All pour supprimer tous les enregistrements.
Éléments de navigation – Créer ou mettre à jour un enregistrement
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CONSEIL : Si vous voulez « abandonner » la mise à jour ou la création d’un enregistrement, appuyez simplement sur la touche d’ÉCHAPPEMENT et votre travail ne sera pas enregistré.
Mettre à jour1. Naviguez jusqu’à l’applet Form de l’enregistrement.2. Mettez à jour les champs ou les colonnes (reportez-vous à la diapositive précédente).
CréerSelon le type d’enregistrement, vous pouvez parfois utiliser le bouton New… ou le menu.1. Naviguez jusqu’à la section
appropriée du Siebel.2. Cliquez sur le bouton New...
ou sur Create dans le menu.
Enregistrer votre travail Il suffit de « quitter » (en cliquant ailleurs que sur l’enregistrement) pour enregistrer votre travail.
Éléments de navigation – Supprimer un enregistrement
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Supprimer1. Dans une liste, sélectionnez l’enregistrement que vous voulez supprimer.
(Vous pouvez aussi supprimer l’enregistrement courant dans un applet Form).
2. Cliquez sur le bouton Menu, puis cliquez sur Delete Record.
Si une boîte de dialogue apparaît vous demandant de confirmer la suppression, cliquez sur OK.
Les suppressions sont permanentes et les données ne peuvent pas être restaurées.
Votre profil détermine le type d’information que vous pouvez supprimer.
Éléments de navigation –Menu et barre d’outils du niveau application
1. Annuler : Après avoir créé un nouvel enregistrement, ou avoir apporté des modifications à un enregistrement existant, mais avant d’avoir fait autre chose, vous pouvez annuler vos opérations.
2. Icônes Query et Saved Queries : Expliquées en détail dans la prochaine section.3. Tri : Vous pouvez trier les enregistrements dans une liste selon les données contenues
dans des colonnes particulières. Vous pouvez effectuer un tri avancé pour trois colonnes simultanément.
4. Plan du site : voir la diapositive suivante.5. Requêtes enregistrées : Exécuter une requête et sélecteur de requête.
Menu du niveau application
Barre d’outils du niveau applicationS’applique à l’enregistrement actif dans la fenêtre de l’application. L’enregistrement actif peut se trouver dans un formulaire ou une liste.
1
Lorsque vous choisissez une option d’un menu, elle s’applique à l’enregistrement actif dans la fenêtre de l’application. L’enregistrement actif peut être dans un formulaire ou dans une liste.
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Éléments de navigation – Plan du site
Utilisez-le pour accéder à un écran qui n’est pas visible dans l’onglet Screens (p. ex., Employees).
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Le Plan du site permet d’accéder à tous les écrans du Siebel.
Plan du site –Votre équipe de vente et votre posteDANS VOTRE BASE DE DONNÉES D’UTILISATION RÉELLE Déterminez le nom de votre équipe de
vente et le titre de votre poste.Il est important de connaître cette information avant d’amorcer la gestion des cibles.
1. Dans le plan du site, cliquez sur Employees.
2. Cliquez sur All Employees.
3. Trouvez votre nom, puis notez le nom de votre équipe de vente : _________________ Poste : _____________________
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Navigation – Exercices
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À votre tour maintenant!Mettez en pratique ce que vous avez appris en effectuant les exercices sur la navigation dans votre cahier de travail.
Navigation – Vrai ou faux?
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1 Lorsque vous mettez à jour un enregistrement, vous devez toujours cliquer sur le bouton Save pour ne pas perdre votre travail.
2 Vous pouvez mettre à jour des renseignements à partir d’une liste.
3 Une étoile rouge à côté d’un champ signifie que le champ est recommandé.
4 Si votre supérieur souhaite consulter vos données, il devrait vous appeler et vous demander de les lui envoyer.
5 Vous pouvez utiliser les flèches du navigateur Explorer pour retourner aux écrans précédents.
6 Certains applets de listes peuvent être agrandis en utilisant l’option See More.
7 Vous pouvez exécuter le Siebel en mode plein écran en cliquant sur F11, puis cliquer de nouveau sur F11 pour retourner à l’écran partiel.
Requêtes – Aperçu1. Trouver un enregistrement particulier dans une liste en utilisant une
requête « ad hoc ».
2. Organiser vos données en regroupements utiles selon un ou plusieurs critères. Par exemple,
– Tous mes professionnels au centre-ville de Montréal– Tous mes cardiologues au centre-ville de Montréal– Tous mes professionnels ciblés
3. Enregistrer et réutiliser des requêtes que vous créez vous-même : « Requêtes personnelles enregistrées ».
4. Utiliser des requêtes prédéfinies pour vous économiser des efforts. Les noms de ces « Requêtes publiques enregistrées » commencent et finissent par *.
5. Déterminer pour chaque liste ce que devrait être la requête par défaut.
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REMARQUE : Les requêtes sont propres à chaque vue.
Avec la fonction de requête du Siebel, vous pouvez :
Requêtes – Élément du menu, icônes et champs
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Liste déroulante de requêtes Vous permet de récupérer des requêtes enregistrées. Vous pouvez sélectionner une requête à partir de cette liste pour récupérer tous les enregistrements qui correspondent aux critères définis dans la requête. La liste déroulante contient aussi les requêtes publiques (établies par l’administrateur du Siebel) et vos requêtes personnelles enregistrées.
Nouvelle requêteCliquez sur l’icône pour lancer une nouvelle requête.
Exécuter une requêteCliquez sur l’icône pour exécuter une requête après avoir défini les paramètres de la requête.
Enregistrer une requêteCliquez sur cette icône pour enregistrer une requête après avoir défini les paramètres de la requête (une requête ad hoc devient une requête personnelle enregistrée).
Préciser une requêteOuvre une requête existante et permet d’ajouter des critères en modifiant ou en remplissant les champs.
Supprimer une requête Accessible seulement à partir de l’élément Query du menu principal.
Requêtes – Créer une requête
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Créer une requête
1. Accédez à la liste ou au formulaire à partir duquel vous voulez effectuer une requête et cliquez sur l’icône New Query. OUDans la liste ou le formulaire dans lequel vous voulez trouver des enregistrements, cliquez sur Query.OUDans la liste ou le formulaire dans lequel vous voulez trouver des enregistrements, cliquez sur le menu, puis cliquez sur New Query.
Il existe plusieurs
possibilités, mais les icônes
sont les plus simples à retenir.
Requêtes – Créer une requête (suite)
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Remarque :Les champs dans le Siebel sont sensibles à la casse. Par conséquent, lorsque
vous créez une requête, vous devez respecter la casse des valeurs qui sont entrées dans le champ (p. ex., toutes en majuscules, ou une majuscule initiale suivie de minuscules).
Conseil :Avant d’effectuer une nouvelle requête, examinez la casse dans le champ dans
lequel vous voulez effectuer une requête.
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Si vous créez une requête dans une liste, une rangée vierge apparaît. Si vous effectuez une requête dans un formulaire, un formulaire vierge apparaît.
Caractère de remplacement (*) : Le Siebel NE SUPPOSE PAS automatiquement qu’un caractère de remplacement existe à la fin des critères de votre requête. Ceci veut dire que si vous recherchez des mots qui commencent par ST, le Siebel recherche tous les mots qui correspondent exactement à ST, sauf si vous entrez ST*.
Utilisez l’astérisque (*) pour remplacer un ou plusieurs caractères. Ne l’utilisez pas plus d’une fois par mot.
2. Définissez les critères de votre requête en remplissant les champs de la rangée ou du formulaire. Consultez la rubrique d’aide du Siebel pour obtenir des explications détaillées concernant les opérateurs pour les types par champ, tels que « supérieur à » ou « égal à » une date précise ou un montant d’argent.
Assurez-vous de reproduire la casse des données.
Requêtes – Créer une requête (suite)
Requêtes – Créer une requête (suite)
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3. Lancez la recherche en cliquant sur l’icône Execute Query.
Si vous avez effectué une requête dans une liste, les enregistrements qui correspondent à vos critères apparaissent dans la liste. Si vous avez exécuté la requête dans un formulaire, le premier enregistrement qui correspond à vos critères apparaît dans le formulaire.
Compter le nombre d’enregistrements dans une liste
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Compter le nombre d’enregistrements dans une liste1. Accédez à la liste dans laquelle vous
voulez compter les enregistrements.2. Cliquez sur le bouton Menu et ensuite sur
Record Count.La boîte de dialogue Record Count apparaît.
Remarque :Vous utiliserez cette fonction lorsque vous compterez vos cibles.
Requêtes – Enregistrer une requête
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Enregistrer une requête1. Créez et exécutez une requête. 2. À partir du menu du niveau application,
choisissez Query > Save Query As.
La boîte de dialogue Save Query As apparaît.
3. Dans le champ Query Name, tapez un nom pertinent, puis cliquez sur OK (n’utilisez pas « * nom » puisque cela est réservé aux requêtes publiques).La requête enregistrée peut maintenant être sélectionnée à partir de la liste déroulante des requêtes.
Cliquez sur l’icône Save Query :
REMARQUE : Les requêtes sont propres à chaque vue.
Requêtes – Renommer ou supprimer une requête
Renommer une requêtePour renommer une requête, vous devez enregistrer une requête existante sous un nom différent et supprimer la requête portant l’ancien nom.
Supprimer une requêteVous pouvez supprimer des requêtes enregistrées à partir de la liste des requêtes.1. Naviguez jusqu’à l’écran approprié pour obtenir la requête. 2. Dans le menu du niveau application, choisissez Query > Delete Saved Query.
La boîte de dialogue Delete Record apparaît. 3. Dans la liste Query Name, sélectionnez la requête que vous voulez supprimer
puis cliquez sur OK.
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Remarque :Vous pouvez supprimer seulement vos requêtes personnelles enregistrées.
Requêtes – Préciser une requête
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Préciser une requêteVous pouvez préciser les paramètres d’une requête, qu’elle soit publique ou personnelle.
Remarque : Si vous précisez les paramètres d’une requête publique, vous pouvez enregistrer vos modifications seulement en enregistrant la requête sous un nom différent.
1. À partir de la liste déroulante des requêtes, sélectionnez la requête que vous voulez préciser. Les enregistrements correspondants apparaissent dans la fenêtre de l’application.
2. Cliquez sur Refine Query dans la barre des icônes.Précisez vos critères de requête en modifiant ou en remplissant les champs (n’oubliez pas que les champs du Siebel sont sensibles à la casse).
3. Exécutez la requête. Les enregistrements qui correspondent à vos critères apparaissent.
4. Enregistrez la requête comme il est indiqué précédemment.
Requêtes – Retourner à la liste complète
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Retourner à la liste complète (supprimer tous les critères de requête) = exécuter une requête vierge
1. Cliquez sur l’icône Create Query.
2. Cliquez sur l’icône Run Query.
Requêtes – Établir une requête par défaut pour un écran
Sélectionner la requête par défaut pour un écranVous pouvez définir une requête par défaut pour chaque écran de manière à ce que celle-ci s’applique aux données affichées à l’écran lorsque vous y accédez initialement.
1. Dans le menu du niveau application, choisissez Tools > User Preferences.L’écran User Preferences apparaît.
2. Sur la barre des liens, cliquez sur Default Queries.Les listes Screen et Screen View apparaissent.
3. Dans la liste Screen, sélectionnez l’écran pour lequel vous voulez sélectionner une requête par défaut. La liste Screen View est mise à jour afin d’indiquer les vues pour l’écran que vous avez sélectionné.
4. Pour chaque vue, faites ce qui suit : a. Dans la liste Screen View, sélectionnez la vue pour laquelle vous voulez sélectionner une requête par défaut. b. Dans le champ Default Query, cliquez sur le bouton de sélection, sélectionnez une requête et cliquez sur OK.
5. Dans la liste Screen View, cliquez sur le bouton Menu, puis sur Save Record.
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Requêtes – Exercices
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À votre tour maintenant!Mettez en pratique ce que vous avez appris en effectuant les exercices sur les requêtes dans votre cahier de travail.
Requêtes – Vrai ou faux?
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1 Vous devez enregistrer chaque requête que vous créez.
2 Vous ne pouvez pas supprimer les requêtes publiques enregistrées.
3 Pour la plupart des requêtes, vous devez respecter la casse des critères que vous recherchez (écriture en majuscules).
4 Vous devez taper un astérisque (*) à la fin d’un nom si vous effectuez une requête en utilisant seulement les premières lettres du mot.
5 Une requête enregistrée ne peut pas être précisée.
6 Une requête verge est une requête qui ne contient pas de critères de filtrage.
7 Un astérisque (*) remplace seulement un caractère.
8 Vous avez reçu un mode d’emploi utile sur les opérateurs de requêtes.
Organiser des listes – Colonnes affichéesModifier les colonnes affichées dans une liste
1. Dans l’applet des listes, cliquez sur le bouton Menu, puis sur Columns Displayed.
La boîte de dialogue Columns Displayed apparaît.
Les colonnes qui n’apparaissent pas présentement dans la liste.
Les colonnes qui apparaissent présentement dans la liste.
2. Sélectionnez une colonne, puis utilisez les flèches pour ajouter ou supprimer des colonnes, et pour modifier l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la liste.
3. Cliquez sur OK.
34Remarque : Vous pouvez aussi modifier l’ordre des colonnes en cliquant sur l’en tête de la colonne, puis en glissant-déposant la colonne à l’endroit approprié.
Organiser des listes – Trier dans une seule colonne
Trier des données dans une liste• Vous pouvez trier les enregistrements dans une liste selon les données
contenues dans des colonnes particulières. • Vous pouvez effectuer un tri avancé pour trier jusqu’à trois colonnes
simultanément en utilisant l’icône du tri avancé.
Tri dans une seule colonne par ordre ascendantDans une liste, cliquez sur l’en-tête de la colonne dans laquelle vous voulez effectuer le tri.
Tri dans une seule colonne par ordre descendantUne fois le tri effectué en ordre ascendant, cliquez de nouveau sur l’en-tête de la colonne.
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Redimensionner une colonne : Il suffit de placer le curseur entre les colonnes et de le glisser jusqu’à la largeur voulue (comme dans Excel).
REMARQUE : • Les colonnes dans une liste ne peuvent pas toutes faire l’objet d’un tri. • Si (Sortable) apparaît dans la colonne lorsque vous placez le curseur dans l’en-tête,
cela veut dire que vous pouvez trier le contenu de cette colonne.
Organiser des listes – Tri avancéEffectuer un tri avancé1. Dans une liste, cliquez sur le bouton Menu, puis sur Advanced Sort.
La boîte de dialogue Sort Order apparaît.
2. À partir de la liste déroulante Sort by, sélectionnez la première colonne dans laquelle effectuer le tri. 3. À partir de la liste déroulante Then by, sélectionnez la deuxième colonne dans laquelle effectuer le tri. 4. Dans la deuxième liste déroulante Then by, sélectionnez la troisième colonne dans laquelle effectuer le tri. 5. Utilisez les boutons Ascending et Descending pour définir l’ordre de tri pour chaque colonne que vous avez
sélectionnée pour le tri avancé. 6. Cliquez sur OK.
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Organiser des listes – Figer des colonnes
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Figer des colonnes dans une listeIl est possible qu’en faisant défiler l’écran vers la droite pour afficher les colonnes, les colonnes à l’extrême gauche disparaissent de l’écran. Vous pouvez résoudre ce problème en figeant les colonnes à l’extrême gauche que vous voulez voir.
1. Sélectionnez la liste dans laquelle vous voulez figer des colonnes. 2. Double-cliquez sur l’en-tête de la dernière colonne à droite que vous voulez figer.
Les en-têtes des colonnes figées apparaissent avec un arrière-plan gris foncé. Une ligne verticale gris foncé apparaît, séparant les colonnes figées des autres colonnes.
Faites défiler l’écran vers la droite pour afficher les colonnes tout en gardant à l’écran les colonnes figées à gauche.
Libérer les colonnesDouble-cliquez sur l’en-tête de la dernière colonne figée à droite. Il s’agit de la colonne sur laquelle vous avez double-cliqué pour figer les colonnes.
Exporter des enregistrements dans une liste
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Exporter des donnéesLa fonction Export vous permet d’exporter des données du Siebelet d’ouvrir ensuite le document exporté sur votre ordinateur local.
1. Accédez à l’écran à partir duquel vous voulez exporter les données. 2. Pour limiter le nombre d’enregistrements exportés, exécutez une requête. 3. Dans le menu principal de l’application, cliquez sur le bouton Menu, puis sur Export.
La boîte de dialogue Export apparaît.
4. Ne modifiez pas les options dans la vue Export Options et cliquez sur Next.5. Sélectionnez le fichier à exporter pour l’ouvrir.6. Enregistrez le fichier à l’endroit désiré en lui donnant un nom pertinent et en indiquant le
format Excel dans File>Save As.7. Fermez le fichier Excel et fermez la vue CMD Export.
Organiser des listes – Exercices
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À votre tour maintenant!Mettez en pratique ce que vous avez appris en effectuant les exercices sur l’organisation des listes dans votre cahier de travail.
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1 Vous pouvez trier jusqu’à trois colonnes dans une liste.
2 Lorsque vous exportez une liste dans Excel, seules les colonnes affichées sont exportées.
3 Lorsque vous changez les colonnes affichées dans une liste, vous pouvez facilement retourner au format de liste Siebel « par défaut » au moyen d’un simple clic.
4 Les changements apportés à une liste doivent être répétés chaque fois que vous démarrez le Siebel et accédez à cette liste.
5 Lorsque vous organisez des listes, vous pouvez utiliser la souris pour effectuer deux actions seulement : 1 – Modifier l’ordre d’affichage2 – Modifier l’ordre de tri
Organiser des listes – Vrai ou faux?
Gestion de l’auditoire – Définition d’« auditoire »
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Professionnels = Tout individu considéré comme un contact d’affaires ou un client, habituellement un professionnel de la santé.
Comptes = Toute entreprise, organisation ou association qui est un client ou un contact d’affaires.
Médecins
Hôpitaux et cliniques Pharmacies Établissements de soins de longue durée
Médecins : omnipraticiens, cardiologues, rhumatologues, etc. Pharmaciens Infirmières
Professionnels qui ne sont pas des médecins
Gestion de l’auditoire – Votre territoire
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Votre visibilité L’« univers » des professionnels et toute l’information connexe.
* D’après les données IMS sur les adresses principales
Visibilité des représentants
Visibilité des RPH/SScS/AScS
Omnipraticiens/Médecins de familleMédecins sélectionnésInternistes PédiatresNeurologuesPharmaciensProfessionnels qui ne sont pas des médecinsSpécialistes
Tous les spécialistesPharmaciensProfessionnels qui ne sont pas des médecins
Représentants de produits multiples ou AVT : Étant donné qu’ils travaillent dans des territoires plus grands et en région éloignée, ils sont responsables d’un plus grand nombre de types de médecins puisqu’ils se rendent également dans les hôpitaux et les cliniques.
Représentant Spécialité principale du médecin, code postal de l’adresse* principale, affectations principales (effectuées par les SIAC). En outre, les professionnels (qui ne sont pas des médecins) et les comptes sont visibles selon le code postal et le type.
Représentants auprès des hôpitaux(RPH/SScS/AScS) : Des spécialistes leur seront affectés seulement pour un territoire donné.
REMARQUESSeuls les administrateurs des bases de données au siège social peuvent retirer un professionnel de votre base de données (« Montreal, BIS »). Vous demeurez responsable des professionnels non actifs pendant deux ans, en supposant que vous ne leur avez pas rendu visite pendant cette période.
Gestion de l’auditoire – Professionnels
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Champ « Status » – Propre à chaque représentant• Le professionnel est actif, a pris sa retraite, est décédé ou est inactif• REMARQUE : Seuls les professionnels actifs sont visibles dans l’ANP.
Champ « Rep Specialty » Spécialité principale
Spécialité représentative
Médecin • Omnipraticiens• Médecine
Interne
• Médecine sportive
• Cardiologie
Professionnel non-médecin
• Infirmière• Activiste
• Cardiologie• VIH
Si un professionnel est un interniste spécialisé en cardiologie, mais est inscrit en tant qu’interniste dans les données IMS, la médecine interne sera indiquée comme sa spécialité principale.
Vous pouvez sélectionner Cardiology dans le champ Rep Specialty pour indiquer son intérêt à l’égard de la cardiologie.
Date de la dernière visite.La dernière fois que vous avez enregistré une visite pour le professionnel actuel. Mise à jour automatiquement lorsque vous soumettez la visite.
Gestion de l’auditoire – Renseignements clés sur le professionnelStatut
• Vous devez entrer une valeur dans le champ « Status » qui correspond à Actif, Inactif, Décédé ou Retraité.
• La base de données d’un représentant type contient plus de 800 professionnels; le représentant ne rendra pas visite à tous ces professionnels. Le statut « Active » indique les professionnels qui seront rencontrés (et à qui des échantillons pourront être laissés).
• Plusieurs auront été indiqués comme étant actifs par la personne qui vous a précédé. Veuillez revoir régulièrement le statut Actif. Vous voudrez peut-être rendre visite à un médecin qui n’est pas une cible, mais qui est néanmoins important.
• Permet de consulter seulement les « médecins actifs » lorsque des recherches sont effectuées.
REMARQUE : ÉVITEZ DE CONFONDRE LES PROFESSIONNELS ACTIFS AVEC LES MÉDECINS CIBLÉS. Le ciblage est un processus distinct. Une cible doit être activée par vous, tandis qu’un professionnel non ciblé peut être signalé comme étant actif si on lui rend visite ou on lui laisse des échantillons occasionnellement.
Tous les professionnels ciblés doivent avoir un statut « actif ».
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Gestion de l’auditoire – Mise à jour globale du statut des professionnels
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Mise à jour globale pour changer le statut à « actif »
1. Effectuez une requête pour trouver les professionnels dont le statut est laissé en blanc et faites une sélection multiple.*OUFaites défiler l’écran et faites une sélection multiple*.
2. Dans le menu principal, cliquez sur Edit > Change Records.3. Dans la boîte de
dialogue, sélectionnez le champ Status et entrez la valeur « Active ». (Sensible à la casse)
4. Cliquez sur OK.
*Utilisez la fonction de sélection multiple standard de Microsoft en utilisant le bouton gauche de la souris + Maj, le bouton gauche de la souris + Ctrl ou Ctrl + A.
Gestion de l’auditoire – Adresses des professionnels
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Adresses des professionnels• Les professionnels peuvent avoir plusieurs adresses puisqu’ils peuvent travailler à plusieurs
endroits.• La valeur par défaut pour les médecins est l’adresse de la spécialité principale inscrite dans
les données IMS.• Pas toujours l’adresse du bureau• Pas toujours les adresses principales où le représentant rencontre le professionnel
• Vous pouvez sélectionner de nouvelles adresses qui correspondent à l’endroit où vous rencontrez le professionnel.
• Désignez l’endroit où vous rencontrez le plus souvent le professionnel comme adresse principale (au moins une adresse doit être indiquée comme adresse principale).
• L’adresse principale est propre à chaque représentant qui rend visite au professionnel.• Pour faire ajouter une adresse à votre base de données : envoyez un courriel aux SIAC, à
Montréal.
REMARQUE : Pour les frais d’échantillons, il est très important de vous assurer d’enregistrer la visite à l’adresse où les échantillons ont été laissés et ont fait l’objet d’une signature comme accusé de réception.
Gestion de l’auditoire –Adresses des professionnels
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Mettre à jour les adresses
1. Cliquez sur le bouton à valeurs multiples.
2. Recherchez et sélectionnez l’adresse appropriée, puis cliquez sur le bouton Add.
3. Mettez à jour la case à cocher Primary, s’il y a lieu.
4. Cliquez sur Close.Si le professionnel a déménagé : Faites défiler l’écran jusqu’à l’extrême droite de la liste Selected, et dans le champ Address Type, sélectionnez « Moved ».
Gestion de l’auditoire – Information connexe
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Les renseignements associés au professionnel sélectionné peuvent être consultés et mis à jour dans les onglets des vues connexes du professionnel.
Gestion de l’auditoire – Planification de la visite et établissement du profil du professionnel
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Onglet Pre-CallIndique toutes les présentations sur les produits (pour vos produits seulement) et les activités Intermed (faites défiler vers le bas) pour le médecin actuel, auxquelles vous et tous les représentants avez participé.
Onglet ProfilingUtilisé pour obtenir l’information sur le profil du professionnel (ordonnances, croyances, etc.) La plupart sont des enregistrements créés par le siège social, et les représentants doivent entrer les valeurs appropriées.Consultez le document Professional Profiling – Mode d’emploi dans votre trousse de formation pour obtenir des instructions détaillées sur la mise à jour.
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Gestion de l’auditoire – Affiliation aux communautés de pratique (CdP)
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Onglet CoP AffiliationVous permet d’identifier et d’associer les meneurs des CdP à leurs membres pour différents réseaux de domaines thérapeutiques.
1. Cliquez sur New pour affilier le nouveau meneur.
2. Sélectionnez le domaine thérapeutique et le meneur (nom de famille).
Gestion de l’auditoire – Vues des professionnels
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Sélecteur de vue Différents onglets offrent la possibilité de sélectionner les vues en utilisant la liste déroulante des vues.
Exemple : dans l’onglet de l’entité Professional, vous pouvez utiliser le sélecteur de vue pour sélectionner « My CoP Leaders » ou « All CoP Leaders ».
Gestion de l’auditoire – Évaluations
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Évaluation des meneurs de la CdPVotre évaluation des meneurs de la CdP sera partagée avec tous ceux qui rencontrent le meneur.
1. Cliquez sur New.
2. Choisissez un modèle d’évaluation.
Cliquez sur le bouton si l’onglet Assessment n’est pas affiché.
3. Entrez la description.
Les champs Score, Percent et Maximum Score sont remplis automatiquement.
4. Entrez les valeurs pour les attributs connexes.
Les champs Weight et Score sont remplis automatiquement.
Gestion de l’auditoire – Professionnel cible / Contrat
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Cible/Contrat Vous permet de cibler le professionnel actuel par produit et d’indiquer le rang et vos objectifs. Vous seul pouvez modifier l’information sur vos cibles. Assurez-vous que toutes les cibles nouvellement créées ont un statut Actif (afin d’être visibles dans l’ANP).
1. Cliquez sur New.
2. Sélectionnez votre équipe de vente.
3. Sélectionnez le produit, indiquez le rang des ventes et l’objectif de contact.
L’information associée au contrat juridique est créée automatiquement.
REMARQUE : Les lignes directrices relatives aux cibles sont communiquées séparément.
Gestion de l’auditoire – Partage de l’information
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Quelle information est partagée? Avec qui?• Tous les renseignements concernant un client sont partagés avec d’autres membres du
personnel de vente en territoire qui sont en contact avec le professionnel, de même qu’avec votre supérieur.
• SAUF : 1) Private Notes (on recommande de ne pas utiliser les remarques privées) 2) Pour vos produits, vous pouvez consulter, mais vous ne pouvez pas modifier les
enregistrements de ciblage ou de visites de vos collègues
Messages clés Le partage de l’information est un élément essentiel du Siebel. Chaque profil de client est établi grâce aux efforts de plusieurs représentants de (Client) et du personnel du siège social.
1. Assurez-vous d’entrer l’information complète.2. Soyez précis.3. Soyez pertinent.4. Important : L’information peut être partagée seulement au moyen de synchronisations quotidiennes – qui doivent être effectuées au moins trois fois par semaine, selon les normes de rendement. Avec l’entrée en vigueur de la Conformité relativement aux formats d’essai, il est maintenant fortement recommandé de le faire au moins une fois par jour.
IMPORTANT : L’information doit résister à un examen public. La législation en matière de confidentialité qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2004 stipule qu’un professionnel peut demander de voir les données qui ont été enregistrées à son sujet, y compris les remarques privées.
Gestion de l’auditoire – Consentement légal
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Contexte• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
(LPRPDE).• Entrée en vigueur en janvier 2004.• S’applique à tous les renseignements personnels qui sont recueillis sur les clients.
Renseignements personnelsFont référence à tout renseignement permettant d’identifier un individu.Par exemple, ses opinions, son âge, son état civil, ses habitudes de prescription, etc. Ne comprennent pas l’information obtenue de façon anonyme, par exemple, en répondant à un sondage, etc.
Pertinence pour les représentantsTout renseignement qui est obtenu dans le cadre d’une discussion avec le professionnel de la santé est assujetti à la LPRPDE.
Méthode :Le siège social de (Client) Canada fait parvenir une lettre en ce sens à tous les nouveaux médecins.Les médecins peuvent accepter ou refuser de donner leur consentement légal, ou choisir de ne pas répondre.Si le médecin « refuse », le représentant ne peut pas enregistrer : des données Repfax, des remarques générales ou des remarques privées, mais il peut enregistrer les visites.
Gestion de l’auditoire – Consentement légal révoqué et refusé
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Le siège social de (Client) Canada fait parvenir une lettre en ce sens à tous les nouveaux médecins.Les médecins peuvent accepter ou refuser de donner leur consentement légal, ou choisir de ne pas répondre.
• Si un client a refusé auparavant de donner son consentement légal, vous ne devez pas enregistrer des données Repfax, des remarques générales ou des remarques privées.
• Si un client souhaite révoquer son consentement, il doit en aviser le chef de la Protection des renseignements personnels de (Client).
• L’administration des données changera le statut pour « Revoked ».
N’envoyez pas de courriel aux SIAC demandant de remplacer le statut par « Revoked ». Le professionnel de la santé doit écrire à cet effet au chef de la Protection des renseignements personnels de (Client).
Si un client a refusé de donner son consentement légal ou l’a révoqué, vous ne devez pas enregistrer des données Repfax, des remarques générales ou des remarques privées. Vous pouvez indiquer les produits que vous avez présentés et l’objectif de votre prochaine visite.REMARQUE : Si le statut correspond à Refused ou Revoked, Repfax (Siebel) vous empêchera d’entrer des données Repfax.
Protocole
Gestion de l’auditoire –Consulter le consentement légal
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Legal Contract Associé à la cible dans l’entité Professional, cet onglet présente le plus récent statut du consentement légal du professionnel sélectionné.
Vérifiez périodiquement l’information sur le contrat. Étant donné que seulement 501 professionnels de la santé ont refusé de donner leur consentement ou l’ont révoqué dans l’ensemble du Canada, chaque représentant aura probablement seulement quelques professionnels dans ces catégories. Vous devriez connaître ces personnes.
Gestion de l’auditoire – Comptes
Requêtes utiles concernant les comptesPlusieurs requêtes prédéfinies utiles ont été créées pour vous, telles que *All Pharmacies*. Il pourrait également être utile de créer et d’enregistrer des requêtes sur les pharmacies par ville, par secteur, par code postal ou par rayon d’action, p. ex., « Pharmacies pas visitées depuis 60 jours ou plus ».
Qu’est-ce qu’un compte?Les types de comptes dans le Siebel sont :
• Cliniques• Hôpitaux (et départements respectifs)• Pharmacies de détail • Universités• Grossistes• Associations• Comités
VisibilitéLa visibilité des comptes est déterminée par les codes postaux dans votre territoire.
Comptes actifsComme c’est le cas pour les professionnels, seuls les comptes « actifs » sont visibles dans l’ANP. Les étapes pour activer un compte sont les mêmes que pour activer un professionnel.
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Gestion de l’auditoire – ComptesLe champ Support Staff peut contenir les noms d’acheteurs, de propriétaires ou de personnes-ressources dans les pharmacies.
De même que pour les professionnels, les présentations précédentes sur les produits peuvent être examinées à partir de l’entité.
Gestion de l’auditoire – ComptesAssociations de professionnels à des comptes : Pourquoi est-il important d’effectuer un suivi?Si vous associez des professionnels à vos comptes, vous pouvez planifier plus efficacement vos visites en accédant facilement à l’information concernant les professionnels que vous allez rencontrer.
Gérer les affiliations de comptes1. Cliquez sur l’onglet Prof Affiliations.2. Cliquez sur le bouton New dans Professional Affiliations.3. Cliquez sur le bouton à valeurs multiples, sélectionnez le professionnel et cliquez sur
OK.Les champs First Name et Primary Specialty sont remplis automatiquement.
Il est important de définir le rôle du professionnel à l’intérieur du compte.
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Gestion de l’auditoire – Comptes4. Cliquez dans le champ Role, puis sur le bouton à valeurs multiples.
5. Cliquez sur le bouton New.
6. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ Role et sélectionnez le rôle approprié.
7. Cliquez dans le champ Influence Level et sélectionnez le degré d’influence approprié.
8. Cliquer sur OK.
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Gestion de l’auditoire – Exercices
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À votre tour maintenant!Mettez en pratique ce que vous avez appris en effectuant les exercices sur la gestion de l’auditoire dans votre cahier de travail.
Gestion de l’auditoire – Vrai ou faux?
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1 Vous devriez indiquer les infirmières praticiennes en tant que professionnelles.
2 Le médecin peut vous demander de révoquer son consentement légal.
3 Lorsque vous mettez à jour l’adresse principale d’un professionnel, cette information n’est pas mise à jour pour vos collègues.
4 Seuls les professionnels actifs apparaissent dans l’ANP.
5 Vous pourrez entrer les données Repfax pour une visite à un professionnel qui a refusé de partager ses renseignements personnels.
6 Si vous associez un professionnel à un compte, une nouvelle adresse est ajoutée automatiquement pour le professionnel.
Gestion des listes de cibles
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Les cibles sont propres à chaque poste, par produit et par professionnel.
Vous pourrez voir les cibles de tous vos collègues liées à vos professionnels et à vos produits.
Gestion des cibles – Points à considérer relativement aux rapports
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Rapports fondés sur le ciblagePour assurer l’exactitude des rapports, vous devez entrer les renseignements suivants :
• Le nom de votre équipe de vente• Produit• Le rang des ventes du professionnel• Objectif
Le titre de votre poste est entré automatiquement lorsque vous créez une cible.
Le rang des ventes et l’objectif représentent des critères permanents utilisés pour évaluer les efforts lors des visites.
Pour comprendre à fond comment déterminer vos cibles et vos objectifs, reportez-vous à vos Lignes directrices en matière de ciblage et discutez-en avec votre supérieur.
Nouvelle société (Client) comparativement à l’ancienne société Schering – Gestion des cibles
Comparaison de la gestion des ciblesPoint Nouvelle société
(Client)Schering
Gestion du statut du professionnel – propre au représentant (actif, inactif)
Oui Oui(Nommée « Liste
principale »)
Cibles créées par le siège social Oui Oui
Cible définie par produit Oui Oui
Le représentant peut créer, supprimer et mettre à jour les cibles
Oui* Non
Le représentant peut mettre à jour l’objectif Oui* Non
Objectifs par cible, par professionnel Oui* et par produit
Oui
Rang des ventes Modifiable Lecture seule
* Mise à jour des ciblesÀ la nouvelle société (Client), les représentants pourront mettre à jour leurs cibles, deux fois par année, pendant une période limitée. En dehors de ces périodes, l’information sur les cibles sera présentée en lecture seule pour tous les représentants.
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Gestion des listes de cibles
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Mise à jour des ciblesAprès avoir créé vos cibles, vous pouvez les mettre à jour au besoin à partir de la liste My Professional Targets.
La fenêtre « My Professional Targets » affiche tous vos professionnels ciblés. Les autres vues comprennent :
Vous pouvez modifier directement ici les objectifs de contact et le rang des ventes.
Date de la dernière visite : Mise à jour automatiquement selon les détails de la dernière visite soumise.
Gestion des listes de cibles – Requêtes utiles
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La vue « My Professional Targets » affiche toutes les cibles (les vôtres et celles de vos collègues) pour les professionnels qui sont visibles pour vous. Pour cette raison, un nom peut apparaître plusieurs fois.Il est recommandé de créer des requêtes enregistrées afin de limiter le nombre d’enregistrements sur la liste à :
• votre poste – pour voir seulement « My Targets » • votre poste et tous vos produits, un par un – pour voir vos cibles pour chaque produit individuellement.
Remarque : Des requêtes ad hoc peuvent être créées en précisant l’une quelconque des requêtes enregistrées (p. ex., Mes cibles Singulair à Halifax)
Gestion des listes de cibles –Requêtes fondées sur des adresses
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Effectuer une requête d’après l’adresseVos professionnels ciblés peuvent être associés à plusieurs adresses. Par conséquent, lorsque vous faites une requête dans un champ d’adresse, tous les professionnels ciblés ayant UNE adresse qui correspond à vos critères figureront dans les résultats, même si une autre adresse apparaît à l’écran.
Champs des adresses dans la liste de la vue « My Professional Targets » – champs à valeurs multiplesL’adresse affichée dans la liste est l’adresse principale propre au poste (c.-à-d. pour vous).
Cibles – Enregistrer une liste et appliquer une liste
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• AperçuAprès avoir créé une requête de cibles, vous pouvez enregistrer les résultats sous forme d’une liste et l’utiliser pour filtrer l’information connexe. Ex. 1 : Vous devez vous assurer que tous vos professionnels ciblés ont un statut actif. • Enregistrez les résultats de My Targets sous forme d’une liste.• Appliquez cette liste à My professionals.• Modifiez globalement le statut pour la liste complète.
Enregistrer une liste• Après avoir affiché les résultats de la requête, cliquez
sur le menu de la liste et sélectionnez Save List.
2. Nommez votre liste et cliquez sur Save.
Icône Save List Icône Apply List
Cibles – Enregistrer une liste et appliquer une liste (suite)
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Appliquer une listeAprès avoir enregistré la liste, vous pouvez l’« appliquer » pour filtrer d’autres listes.
3. Tous les enregistrements dans la liste enregistrée sont ajoutés à la liste en cours.
1. Allez à l’endroit où vous voulez appliquer la liste enregistrée (My Professionals ou Intermed Invitees), et cliquez sur Apply List.
2. Trouvez votre liste enregistrée et cliquez sur OK.
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1 Si vous ciblez un nouveau professionnel, vous ne devriez pas l’activer parce qu’une cible est automatiquement active.
2 Vous pouvez établir différents objectifs de fréquence de visites pour différents produits, pour le même professionnel.
3 Si un de vos professionnels prend sa retraite, vous devriez désactiver immédiatement vos cibles pour cette personne.
4 La fonction Apply List devrait être utilisée avec prudence puisque la liste enregistrée n’est pas mise à jour de manière dynamique.
5 Effectuer une requête de liste de cibles par adresse affichera les résultats selon l’adresse que vous avez indiquée comme étant l’adresse principale pour le représentant.
6 L’information sur le rang des ventes est indiquée seulement par professionnel.
Cibles – Vrai ou faux?
Gestion des cibles – Exercices
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À votre tour maintenant!Mettez en pratique ce que vous avez appris en effectuant les exercices sur l’activation des professionnels et la gestion des cibles dans votre cahier de travail.
Emploi du temps – Aperçu
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Emploi du tempsChaque semaine, vous devez soumettre votre emploi du temps pour la semaine complète et planifier votre emploi du temps pour la semaine à venir.
Concepts clés• Tranches de temps : AM (4 h), PM
(4 h), Evening (4 h) et All Day (8 h) • Types d’activité• Create This Week/ Create Next Week
(Créer cette semaine/Créer la semaine prochaine)
• Multiple Create/Multiple Submit (Création multiple/soumission multiple)
• Weekly View (Vue hebdomadaire)• Not submitted – TA Query (Requête
Non soumis – Emploi du temps)
Quelle information devez-vous fournir?• Présentement, chaque
semaine est consignée du lundi au vendredi.
• Les fins de semaine sont consignées seulement si vous travaillez la fin de semaine.
• Le travail le soir et les activités INTERMED sont également consignés.
• Chaque tranche de temps qui doit être consignée correspond à quatre ou à huit heures.
Nouvelle société (Client) comparativement à l’ancienne société Schering – Emploi du temps
Comparaison de l’emploi du temps
Point Nouvelle société (Client)
Schering
Enregistrement de l’emploi du temps pour le Temps en territoire et pour le Temps hors territoire
Les deux Temps hors territoire
seulement
Obligatoire Oui Oui
Base pour les rapports d’activité (« Moyennes de visites quotidiennes »)
Oui Oui
Catégories de temps Plusieurs Quelques-unes
Tranches de temps AM, PM, Soir et Journée complète
240 min (4 h)480 min (8 h)
Peut consigner les heures travaillées les fins de semaine
Oui Non
Peut être mis à jour après avoir été soumis
Non Oui
Emploi du temps – Planifier l’emploi du temps
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Créer l’enregistrement pour cette semaineSélectionnez le bouton Create This Week
Créer l’enregistrement pour la semaine prochaineSélectionnez le bouton Create Next Week
Pour les enregistrements autres que ceux de cette semaine et de la semaine prochaine1. Cliquez sur le bouton Create Multiple Records.2. Créez un enregistrement au début de la période souhaitée et multipliez-le,
pour un maximum de quatre enregistrements.
Pour les enregistrements autres que ceux de cette semaine et de la semaine prochaine1. Cliquez sur le bouton Create Multiple Records.2. Créez un enregistrement au début de la période souhaitée et multipliez-le,
pour un maximum de quatre enregistrements.
REMARQUE : Vous ne POUVEZ PAS soumettre des enregistrements d’emploi du temps pour des dates futures.
Page d’accueil – Enregistrement d’emploi du temps non soumis
La page d’accueil indique le nombre d’enregistrements d’emploi du temps qui n’ont pas été soumis, sous forme d’un hyperlien qui vous amène à l’écran Time Allocation (TA).
Il est important de ne pas avoir d’enregistrements d’emploi du temps non soumis, sauf pour la semaine en cours.
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Emploi du temps –Modifier et soumettre cette semaine
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Modifier et soumettre les enregistrements d’emploi du temps de cette semaine1. S’il y a lieu, mettez à jour l’information suivante :
• Type d’activité• Période
2. S’il y a lieu, cliquez sur New pour créer un nouvel enregistrement d’emploi du temps.
3. Pour soumettre plusieurs enregistrements :• Sélectionnez « Select All » dans la barre des icônes ou sélectionnez seulement les
enregistrements que vous voulez soumettre, puis cliquez sur l’icône Submit.• Répondez « Yes » à la question : « Do you want to submit all X records? »
Les heures seront mises à jour automatiquement.
Emploi du temps – Requêtes utiles
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Vous pouvez voir votre emploi du temps pour différentes périodes :Semaine en coursSemaine précédenteSemaine prochaine Annuel
La requête prédéfinie *Not Submitted – TA* vous permet de voir les enregistrements d’emploi du temps que vous avez oublié de soumettre.
REMARQUE : Le défaut de soumettre l’emploi du temps de la semaine en cours au plus tard le vendredi soir peut donner lieu à des rapports incorrects, puisque ceux-ci sont exécutés la fin de semaine. Vous ne pouvez pas soumettre en double votre emploi du temps pour une période donnée.
Requêtes utiles
Emploi du temps – Exercices
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À votre tour maintenant!Mettez en pratique ce que vous avez appris en effectuant les exercices sur l’emploi du temps dans votre cahier de travail.
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1 Si vous prévoyez partir en vacances la semaine prochaine, il est recommandé d’entrer et de soumettre votre emploi du temps ce vendredi.
2 Vous pouvez mettre à jour les enregistrements d’emploi du temps que vous avez soumis jusqu’au moment de la synchronisation, après quoi ils sont présentés en mode lecture seule.
3 La liste des enregistrements d’emploi du temps non soumis est affichée sur la page d’accueil.
4 Vous devriez communiquer avec le Bureau d’assistance plutôt qu’avec votre supérieur si vous avez soumis accidentellement un enregistrement d’emploi du temps incorrect deux semaines auparavant.
5 Le fait de soumettre vos enregistrements d’emploi du temps de la semaine précédente le lundi matin suivant n’a aucun effet négatif sur les rapports indiquant votre moyenne de visites quotidiennes.
Emploi du temps – Vrai ou faux?
Gestion des listes personnellesAperçuVotre liste personnelle est le sous-ensemble des différents produits et articles promotionnels dans le Siebel qui sont pertinents pour votre travail : • Liste personnelle des présentations : tous les produits dont vous faites la
promotion active.• Liste personnelle d’articles promotionnels : les ressources promotionnelles
que vous allez utiliser.• Liste personnelle d’échantillons : les formats d’échantillons que vous allez
laisser aux médecins.
REMARQUE : Vous ne POUVEZ PAS enregistrer une présentation de produit avant d’avoir ajouté vos produits à votre liste personnelle de présentations.
Gérer les listes personnellesReportez-vous au document Mode d’emploi – Liste personnelle de détails dans votre trousse de formation.
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REMARQUE : Vous ne POUVEZ PAS enregistrer les échantillons que vous avez distribués à un médecin avant d’avoir ajouté vos échantillons à votre liste personnelle d’échantillons.
Visite prédéfinie – AperçuQu’est-ce qu’une « visite prédéfinie »?
Une visite prédéfinie est un modèle prédéfini de visite qui peut être appliqué à une visite chez un professionnel. Elle contient de l’information concernant les produits présentés et leur ordre de présentation (priorité), les échantillons distribués et les ressources utilisées.
• Une visite prédéfinie peut contenir un ou plusieurs produits.• Une visite prédéfinie peut comprendre ou non des échantillons, avec ou sans le
numéro de lot et les quantités.
À quoi sert-elle?1. Pour les représentants avec distribution d’échantillons : L’utilisation des visites prédéfinies
est une bonne pratique qui diminue les erreurs lors de l’entrée des visites, surtout pour ce qui est des numéros de lots des échantillons.
2. Pour tous les utilisateurs : Utilisez les modèles de visites prédéfinies pour enregistrer les données relatives à vos visites beaucoup plus rapidement que si vous enregistriez les visites à partir de zéro.
REMARQUE : Si vous êtes un représentant avec distribution d’échantillons, il est essentiel de vous assurer CHAQUE JOUR que les numéros de lots des échantillons dans les visites prédéfinies sont identiques aux numéros de lots des échantillons qui se trouvent dans votre véhicule ou dans le sac d’échantillons (et de les modifier au besoin). Cette opération doit être effectuée sur l’ordinateur portatif SEULEMENT et AVANT une synchronisation tridirectionnelle, afin d’assurer l’exactitude de l’information dans l’ANP.
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Gestion des visites prédéfiniesCréer un nouveau modèle de visite prédéfinie
REMARQUE : Une visite prédéfinie peut être créée et gérée seulement sur l’ordinateur portatif.
1.Cliquez sur l’icône Site Map.
2.Cliquez sur User Management > Smart Calls.
3.Cliquez sur New dans l’applet Smart Calls.
4.Tapez un nom approprié dans le champ Name.
5.Cliquez dans le champ General Objective et tapez un objectif approprié.
6. Cliquez sur le nom (hyperlien bleu) que vous avez tapé pour cette visite prédéfinie pour ouvrir le formulaire.
Gestion des visites prédéfinies7. Cliquez sur New dans l’applet Call Products Detailed.8. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ Product Name et
sélectionnez le produit approprié dans la liste.Continuez jusqu’à ce que vous ayez sélectionné tous les produits applicables.
9. Pour classer la liste de produits par ordre de priorité, allez au champ Priority et cliquez sur la flèche verte ascendante.
10. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ Name et sélectionnez la ressource appropriée dans la liste. Continuez jusqu’à ce que vous ayez sélectionné toutes les ressources applicables.
N’ENTREZ PAS de données Repfax (elles ne sont pas transférées à la visite).
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Gestion des visites prédéfinies10. Cliquez sur New dans l’applet Samples.11. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ Name et sélectionnez
l’échantillon approprié dans la liste. Ayez soin d’indiquer les numéros de lots des échantillons que vous laisserez aux médecins.
12. Continuez jusqu’à ce que vous ayez sélectionné tous les échantillons applicables.
Mettre à jour un modèle de visite prédéfinie
1. Ouvrez le Modèle de visite prédéfinie (Smart Call) que vous voulez mettre à jour.2. Ajouter un nouvel échantillon : Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ
Name et sélectionnez l’échantillon approprié dans la liste. 3. Mettre à jour les numéros de lots : Sélectionnez l’échantillon et mettez à jour le numéro
de lot que vous laisserez aux médecins. 4. Continuez jusqu’à ce que vous ayez mis à jour tous les échantillons applicables.
Laissez le champ Quantity à « 0 » de façon à indiquer seulement la quantité que vous laisserez réellement à l’occasion de chaque visite. Cela permet de réduire des érreurs.
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À votre tour maintenant!Mettez en pratique ce que vous avez appris en effectuant les exercices sur les listes personnelles et les visites prédéfinies dans votre cahier de travail.
Mettez à jour vos listes personnelles dans votre base de données d’utilisation réelle du Siebel.
Créez au moins une visite prédéfinie dans votre base de données d’utilisation réelle du Siebel.
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1 Le but de la liste personnelle est de vous assurer que pendant les visites, vous pouvez sélectionner les produits que vous représentez.
2 Vous pouvez avoir seulement un Modèle de visite prédéfinie (Smart Call) actif.
3 Puisque vous pouvez mettre à jour votre Modèle de visite prédéfinie (Smart Call) à partir de l’ANP, vous n’avez pas à le mettre à jour avant la visite.
4 Lorsque vous entrez des données Repfax dans le modèle de visite prédéfinie (Smart Call), vous pouvez éviter de taper l’information plus tard durant la visite.
5 Dans le modèle de visite prédéfinie (Smart Call), laissez le champ Quantity vide afin de toujours disposer de produits durant les visites.
6 Les modèles de visites prédéfinies (Smart Call) vous permettent d’ajouter des ressources.
Liste personnelle et Smart Call –Vrai ou faux?
MARCHE À SUIVRELe Siebel pour l’assistant numérique personnel (ANP)
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Connaissances préalables requises – Le Siebel pour l’ordinateur portatif
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Accéder á Siebel sur l’ANP
1. Tapez sur Start.
2. Tapez sur CMD.
Tapez sur le bouton du clavier pour réduire ou afficher le clavier.
3. Entrez votre mot de passe et cliquez sur OK.
4. Sélectionnez l’onglet approprié.
Pour fermer le SiebelMenu File > Exit
L’interface utilisateur
« X » pour réduire le Siebel.Onglet d’écran
Vue associée à l’onglet sélectionnéBouton
Hyperlien
Barre de menus
Boutons Aller au premier / Aller au précédent
Bouton Nouvel enregistrement
Boutons Suivant/ Précédent
Boutons Requêtes
Enregistrements
Tri de colonnes
Bouton Afficher/Réduire le clavier
Tapez le groupe pour afficher les enregistrements qui commencent par les lettres correspondantes.
Bouton Agrandir
Barre de défilement verticale, horizontale
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La navigation1.Tapez sur le groupe de lettres pour afficher les enregistrements qui commencent par ces lettres, ou utilisez les barres de défilement, ou les fonctions de requête ou de recherche pour trouver un enregistrement.
2.Tapez sur l’hyperlien pour ouvrir un formulaire.
Sélectionnez la vue si vous continuez à naviguer.
Tapez sur le bouton d’agrandissement pour voir le formulaire au complet ou pour retourner à une vue partielle.
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La fonctionnalité « Find »Trouver un enregistrement
1. Menu Edit > Find. 2. Cliquez sur le choix approprié dans « Look In ».
3. Entrez les critères de recherche dans le champ approprié.
La recherche (Find) n’est pas sensible à la casse; vous pouvez utiliser le caractère de remplacement (*) ou des mots partiels.
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Les requêtes
1. Tapez sur l’icône New Query.
2. Entrez les critères. Ils ne sont pas sensibles à la casse.
3. Tapez sur l’icône Run Query.
Pour préciser une requête1. Menu Edit > Query > Refine2. Précisez les critères3. Menu Edit > Query > Run
Pour exécuter une requête simple
Caractères de remplacement (*)Vous ne pouvez pas utiliser un (*) pour trouver des dates.
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La gestion des enregistrementsCréer
un enregistrement
1. Tapez sur l’icône New Record.2. S’il s’agit d’une liste, une nouvelle
ligne est ajoutée.S’il s’agit d’un formulaire, un formulaire vierge s’ouvre.
3. Apportez les modifications.
Mettre à jour un enregistrement
Supprimer un enregistrement
Modifiez les champs de la même manière que sur l’ordinateur portatif.L’illustration ci-dessus montre une boîte de dialogue de sélection.
1. Sélectionnez l’enregistrement.2. Menu Edit > Delete Record.3. Tapez « Yes » pour confirmer.
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Organiser des listesOrganiser des listesLe Siebel dans l’ANP offre les mêmes fonctions d’organisation de listes que dans l’ordinateur portatif.
Tapez sur le menu d’aide pour obtenir des instructions détaillées.
Utilisez le stylet iPAQ pour saisir les en-têtes des colonnes et les faire glisser pour en changer l’ordre, taper pour changer l’ordre de tri ou saisir le séparateur pour redimensionner la colonne.
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L’écran de démarrage et l’écran d’accueil
1. Menu View > User Preferences
Sélectionnez l’écran de démarrage et l’écran d’accueilLorsque vous commencez à utiliser le Siebel dans l’ANP, l’écran de démarrage et l’écran d’accueil ne sont pas définis.
2. Sélectionnez Start Up Screen et Home Screen.
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Gérer les professionnels et les comptes dans l’ANP
Gérer les professionnels et les comptes dans l’ANPVous pouvez gérer la plupart des renseignements dans l’environnement de l’ANP de la même façon que dans l’ordinateur portatif. Toutefois, les professionnels et les comptes doivent être actifs pour apparaître dans l’ANP.
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À votre tour maintenant!Mettez en pratique ce que vous avez appris en effectuant les exercices sur la marche à suivre avec un ANP dans votre cahier de travail.
ANP – Exercices
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1 Si vous avez réduit la fenêtre du Siebel, vous devez cliquer sur Start…CMD. L’écran sur lequel vous travailliez apparaîtra automatiquement.
2 Afin d’éviter la perte de vos données, il ne faut jamais laisser la charge de la batterie tomber à zéro.
3 Les critères des recherches (Find) ne sont pas sensibles à la casse dans l’ANP.
4 Dans l’ANP, vous pouvez utiliser la fonction de filtrage pour les professionnels inactifs.
5 Dans l’ANP, vous pouvez figer la colonne des noms des professionnels afin de la voir en tout temps lorsque vous faites défiler l’écran jusqu’à l’extrême droite de la liste.
6 L’ANP est moins lourd à transporter partout avec soi que l’ordinateur portatif.
ANP – Vrai ou faux?
