Sector Utilities

ÍNDICE1. ¿Quiénes somos?2. Docout Uti l i t ies

2.1 Procesos de tratamiento documental2.2 Solución de Cuentas por Pagar2.3 Solución Departamento RR.HH2.4 Gestión de calidad e informes de seguimiento y cuadro de mando2.5 Procesos de B.O. de la contratación

3. Beneficios para el cl iente3.1 Firma biométrica

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1. ¿Quiénes somos?

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DOCOUT es una compañía global de innovación, líder en dar soluciones de alto valor y servicios de externalización de procesos de negocio con Gestión Documental Integral, Consultoría, Digitalización de Documentos, Custodia Física, Documento Electrónico y BackOffice.

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Consultoría Documental

Destrucción Tratamiento

Procesos DocumentalesCustodia de soportes informáticos

Cuentas a Pagar

Valija / e-Valija

Factura electrónica / Documento Electrónico

Custodia de Archivos

Digitalización

Alojamiento Electrónico

Integración SAP

Gestión de recobro

1. ¿Quiénes somos?

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GESTIÓN DE CALIDAD Y CUADRO DE MANDO

PROCESOS DE GESTIÓN DEL B.O. DE LA CONTRATACION

2. Docout Uti l i t ies

PROCESOS DE TRATAMIENTO

-Recepción de la documentación-Validación y grabación-Digitalización y exportación

CUSTODIA+

CONSULTAS FÍSICAS

- Controles de calidad sobre los contratos y locuciones

- Generación de Informes

- Gestión de buzones de correo interno (MÚLTIPLES CANALES)

- Otros procesos

proceso integral: BPO

2. Docout Uti l i t ies : Servicios

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Reingeniería de procesos

Análisis documental

Organización archivística

Plan de implantación

Recomendaciones

Logística y picking

Transporte y valijas

Recepción e inventario

Preparación

Archivo y custodia

Servicio de consultas

Destrucción confidencial y certificada

Impresión

Digitalización

Calidad del dato

Catalogación electrónica

Alojamiento electrónico

Custodia de soportes informáticos

e-documento

e-factura

e-valija

Plataforma web

Integración con ERP, CRM y/o gestor documental del cliente

BPOs

DOCOUT-Servi

Data warehouse

Contact center, help desk

Consultoría Documental

Tratamiento Documental

Tratamiento Electrónico Y Digital

Servicios De Valor Añadido

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IdentificaciónSistema de organizaciónAcceso al documento originalRecursos

Ciclo de vida documentalModelo de clasificaciónCodificación de series documentales

Estructura del sistemaImplantar el pilotoOrganización física del archivo

Seguimiento del plan de formación

Plan de proyecto

C. de clasificación C. de valoración Informes parciales

Manual de gestión documentalManuales de procedimientoInventario / catálogo

TAREASEntregables

Reingeniería

Eficiencia

Control de calidad

Control de costes

Innovación tecnológica

Disminución de riesgos:Operacional, reputacional y

laboral

Actividades sobre procesos del cl iente Resultados DOCOUT

1. Estudio de las necesidades

2. Diseño del sistema de

organización

3. Plan de implantación y

control de calidad

4. Formación

FASES

2. Docout Util i t ies: Consultoría Documental

Sistema de gestión de procesos de negocio.Diseña el flujo de procesamiento de documentos.Registro de las fases.Garantiza la integridad del desarrollo.Proceso de simulación:

Reglas de negocio.Optimización de los procesos dinámicos.Diseño gráfico.Generación de servicios web.

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MILANO BPM® Business Process Management

2. Docout Uti l i t ies: Modelización de Procesos

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2.1 Docout Uti l i t ies: Procesos de Tratamiento

2.1 Docout Uti l i t ies: Procesos de Tratamiento

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Grabación en nuestro sistema o en el del cliente de la correcta recepción del Contratos

Digital ización y Exportación a repositorio de cliente

Verif icación de elementos necesarios para la validez legal del contrato (firmas del cliente final o existencia de documentación obligatoria…)

Este registro es el que genera los pagos de las comisiones al canal de venta

Contratos de Suministro y Servicios (solicitudes de financiación)

Documentación de Intervenciones sobre Equipamientos

2.1 Docout Uti l i t ies: Procesos de Tratamiento

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ERRORES COMUNES

IMPLEMENTACIÓN CONTROL Y RECONOCIMIENTO DE FIRMAS:

COHERENTE ILEGIBLECOMPARACIÓN AUTOMÁTICA FIRMAS ANTERIORES

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2.2 Docout Uti l i t ies: Solución de Cuentas por pagar

CLIENTE

DOCOUT recoge y recibe las facturas, las Digitaliza, asocia metadatos y controla la calidad del dato.

Pone a disposición del Cliente su Consola SAP donde se envían los metadatos al ERP del Cliente y las imágenes asociadas a estos metadatos que podrán alojarse y visualizarse desde la Plataforma propia de DOCOUT (DMS) o el Gestor Documental del Cliente.

Departamento RRHH• Gestión de Historias Laborales• Gestión de Contratación• Nómina Electrónica• Vacaciones• Salud Ocupacional

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PUBLICACIÓN

Softwarenóminas

Datos Nómina

Nómina PDF

ENCRIPTACIÓN

EmpleadoAdministrador

2.3 Docout Util i t ies: Solución Departamento RRHH

2.4 Docout Uti l i t ies:

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Gestión de calidad, informes de seguimiento y Cuadro de Mando

Controles de Calidad sobre los contratos y locuciones

Análisis de los datos obtenidos y generación de Informes de Cuadro de Mando en función de los resultados :

POR EJEMPLO: Nivel de Calidad en la contratación Global y Evolución, en la contratación por Zonas y Evolución, En la contratación por Canal y Evolución, Ranking por Empresas

Informes de Cuadro de Mando sobre nuestra actividad que permiten al cliente:- Obtener Información sobre el volumen de actividad generado- Estar informado de posibles desviaciones (incrementos de incidencias, de

devoluciones)- Tener información periódica sobre el cumplimiento de SLA.

Informes de Seguimiento para los contratos y anexos celebrados entre un cliente y sus distintos canales de venta que marcan las condiciones de la relación entre ambas partes previa validación del documento.

2.4 Docout Uti l i t ies:

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Gestión de calidad, informes de seguimiento y Cuadro de Mando

%parcial sobre criticidad

%sobre total

Cr i t ic id ad Al t a 6.742Error cuenta bancaria 897 13,30% 9%Carta al distribuidor sin cumplimentar 568 8,42% 6%Modelo contrato/ condiciones no vigente 987 14,64% 10%Enmiendas, tachaduras, t ípex en valores económicos 258 3,83% 3%Incoherencia en módulo de contratación 987 14,64% 10%Importes económicos incorrectos 896 13,29% 9%Error en cuenta bancaria 458 6,79% 5%Grabado en otro t i tular 365 5,41% 4%Grabado en Punto de Suminist ro f ict icio 128 1,90% 1%Error en tarifa/ potencia de Energía 694 10,29% 7%Error en producto cont ratado 168 2,49% 2%DNI erróneo 336 4,98% 4%Cr i t ic id ad b aj a 2.750Calidad de la digital ización no ópt ima/ i legible 387 14,07% 4%Error u omisión fecha/ f irma 456 16,58% 5%Falta copia de factura 913 33,20% 10%Faltan Condiciones Económicas 466 16,95% 5%Archivo dañado 528 19,20% 6%Tot al 9.492

2.5 Docout Uti l i t ies: Procesos de B.O. de la Contratación

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Gestión Múlt iple de Canales (Buzones de Correo) :• Buzón del cliente para solicitar un estudio de Scoring que ha solicitado una

financiación.• Buzón donde ciertos canales de coordinación de ventas solicitan actuaciones

específicas.• Buzón donde los empleados pueden solicitar determinadas contrataciones

especiales.

Otros procesos:• Forzar Inactivaciones• Registrar revocaciones de contratos y bloquear clientes/productos bajo petición de

desistimiento.• Depuraciones de Cartera.• Gestión de rechazos entre comercializadoras.• Comunicaciones con cliente (rechazos de Scoring, resoluciones de contratos, etc.)

3. Beneficios para el cl iente

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₋ Ahorro de espacio y costes

₋ Reducción de riesgos operacionales

₋ Conversión de costes fi jos en variables

₋ Control de calidad y mejora del flujo de la información

₋ Centralización de los procesos documentales de sus sedes

₋ Outsourcing Integral del Sistema de Información documental

₋ Tecnología “en servicio” sin ninguna inversión

₋ Garantizar seguridad e integridad de la documentación

₋ Flexibil idad para acometer los cambios en el volumen de negocio.

₋ Accesibilidad de la información a los usuarios gracias a la inmediata disponibil idad de la

documentación

₋ Garantizamos una trazabil idad y a lo largo de todo el ciclo de tratamiento documental.

₋ Solución portable a otros países con el mismo proveedor

₋ Proveedor fiable con capacidad de crecimiento y flexibilidad

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