Upload
e-delegationen
View
2.961
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Presentation av Anna Pegelow & Mårten Janerud på Offentliga Rummet 2011
Citation preview
Varför är nyttorealisering viktigt?Offentliga Rummet
25 maj
Anna [email protected]
Mårten [email protected]
Uppdrag
E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 & 2010:20):
– skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering– stödja fokus på både intern nytta och extern nytta– omfatta metoder för hur nyttorna kan realiseras
Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller
Följande organisationer har deltagit, i arbetsgruppen eller i referensgrupper
Problembeskrivning
• Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser
• Många och kostsamma misslyckade IT-projekt
• När K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att motivera finansiering. Analysen används inte för att styra och följa upp
• Fokus begränsas ofta till att identifiera och värdera interna nyttor
• Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen
• Fokus på att hålla budget och att leverera i tid (se t.ex. RiR 2011:15)
Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, planera, realisera samt följa upp nyttor och kostnader kopplade till satsningar i
verksamhetsutveckling
Utmaningarna
BESLUTSUNDERLAG FÖRÄNDRINGSLEDNINGGENOMFÖRANDEPLANER
VARFÖR? HUR?VAD, VEM OCH NÄR?
Ramverket
STYRANDE PRINCIPER ROLL & ANSVARSFÖRDELNING
PROCESSEN FÖR NYTTOREALISERING
KOSTNADS- OCH NYTTOSTRUKTURER
EFFEKTKEDJA FÖR VERKSAMHETS-
UTVECKLING
STÖD
• MOGNADSMODELL • KALKYLFAKTORER OCH
BERÄKNINGSPRINCIPER • PRIORITERINGSMODELL
• BEGREPP • CHECKLISTOR • DOKUMENTMALLAR
GODA EXEMPEL
STYRANDE PRINCIPER ROLL & ANSVARSFÖRDELNING
En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter (Bradley)
Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta
Mäts i pengar Mäts t.ex. med hjälp av enkäter, tidsstudier, processmätningar
• Minskade kostnader• Frigjord arbetstid• Sparade årsarbetskrafter• Undvikta kostnader• Effektivare resursanvändnnig• Minskade ledtider
• Bättre informationskvalitet• Frigjord arbetstid• Bättre informationsdelning• Flexiblare arbetssätt• Högre servicenivåer • Nöjdare kunder• Ökad tillgänglighet • Ökad insyn
INOM MYNDIGHETEN
OFFENTLIGSEKTOR
(PARTNERS)
PRIVAT-PERSONER
FÖRETAG & IDEELLA
ORGANISATIONERSAMHÄLLET
Säker eller osäker?
STÖDVERKSAMHET
Vart uppkommer nyttan?
KÄRNVERKSAMHET
VERKSAMHETSLEDNING
SAMHÄLLE
FÖRETAG
PRIVAT-PERSONER
EKONOMI-ADMINISTRATION
HR
UPPHANDLING & INKÖP
FASTIGHET
MILJÖ
STRATEGISK PLANERING
BUDGET & UPPFÖLJNING
VERKSAMHETS-PLANERING
DEFINIERA VISION,
STRATEGIER OCH POLICIES
UTVECKLA TJÄNSTER
LEVERERA TJÄNSTER
GE SERVICE
RESOR
MEDBORGARNA, RIKSDAG OCH REGERING
JURIDIK
ADMINISTRATION
LEVERANTÖRER
OMVÄRLDS-BEVAKNING
OCH ANALYS
KOMMUNIKATION
ANALYSERAUPPDRAG OCH
BEHOV
ARKIV & DIARIUM
PRIVAT-PERSONER
IT
• Ökad förmåga • Ökad öppenhet och transparens
• Snabbare och bättre beslutsunderlag• Ökad spårbarhet
• Ökad rättssäkerhet• Effektivare processer
• Frigjorda resurser• Minskade kostnader
• Bättre informationskvalitet
• Effektivare processer• Frigjorda resurser
• Minskade kostnader • Bättre informationskvalitet
• Ökad service• Minskat
uppgiftslämnande• Snabbare besked
och beslut
• Implementerade politiska beslut, Social och ekonomisk utveckling
FÖRETAG
INTRESSE-ORGANISATIONER
• Ökad delaktighet• Enklare tillgång
• Bättre insyn
Nyttorealiseringsprocessen
IdentifieraEffektmål och nyttor
Specificeralösnings-
förslag
Planeranytto-
realisering
Realiseranyttor
Följ uppnytto-
realisering
Styrning av processen
för nytto-realisering
Behov & problem
Krav
Möjligheter & Risker
• Genomförd nyttoanalys
• Färdigställt beslutsunderlag
(Business Case)
• Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan
• Levererade möjliggörare
• Realiserade nyttor• Reviderad
nyttorealiseringsplan
• Verifierad nyttorealisering
• Avslutad satsning• Tillvaratagna
erfarenheter
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
• Beskrivna motiv• Önskat börläge• Identifierade mål
Effektkedja för verksamhetsutveckling
SATSNING
KRÄVER REALISERAR BIDRAR TILL DRIVER
KONKRETISERAS I KRÄVERGENERERARKRAVSTÄLLER
MÖJLIGGÖRAREUTVECKLINGS-
INSATSERFÖRÄNDRINGAR NYTTOR
VERKSAMHETS-MÅL
Beslutsunderlagets innehåll
MOTIV TILL SATSNING(BEHOV, PROBLEM, RISKER, KRAV, MÖJLIGHETER - MÅLBILD)
ANTAGANDEN & AVGRÄNSNINGAR
EKONOMISKA NYTTOR(REALISERINGSANSVARIG,
INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE, ANSVARIG UPPFÖLJNING)
KOSTNADERKVALITATIVA NYTTOR
(REALISERINGSANSVARIG, INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE,
ANSVARIG UPPFÖLJNING)
FINANSIERING & BEMANNING
LÖSNINGSFÖRSLAG
INTRESSENTER & MÅLGRUPPER
RISK- OCH HINDERANALYSER
BEROENDEN
• MYNDIGHETEN
• ANDRA OFFENTLIGA ORGANISATIONER
• PRIVATPERSONER
• FÖRETAG & IDEELLA ORGANISATIONER
• SAMHÄLLET
SAMMANFATTNING(REKOMMENDATION, FÖRSLAG TILL NÄSTA STEG, FRÅGOR FÖR ÖVERVÄGANDEN)
Nyttorealisering handlar om att realisera de identifierade effekter som ligger till grund för att en satsning i verksamhetsutveckling genomförs
FÖRHÅLLNINGSSÄTT
PROCESS
• VÄRDERINGAR
• INSTÄLLNING/VILJA
• ENGAGEMANG
• BEHOV/KRAV
• HELHETSSYN
• METOD
• ROLLER
• RUTINER/ARBETSFORMER
• VERKTYG
• KRAV
Hur integrerar man nyttorealiseringsprocessen med andra verksamheter och processer på ett framgångsrikt sätt?
Nyttorealisering
Kravhantering och system-utveckling
Upphandling och
leverantörs-styrning
Investerings-processen
Verksamhets-arkitekturBehovs-
inventering
Strategisk styrning
Resultat-redovisning
Rapportering och
prognostisering
Projektledning
Budget- och verksamhets-
planering
Verksamhets-utvecklings-processen
Program- och portföljstyrning
Nytta måste balanseras mot angelägenhet, kostnad och risk
EN FRAMGÅNGSFAKTOR TILL LYCKAD NYTTOREALISERING ÄR VÄL UNDERBYGGDA, FÖRANKRADE OCH KOMMUNICERADE BESLUTSUNDERLAG
Implementering av nyttorealisering kräver ett erkänt behov
• Investeringar i verksamhetsutveckling levererar inte avsedd nytta
• Ökade krav på mer transparanta investeringsprocesser
• Befintliga verktyg bedöms som otillräckliga
• Eldsjälar" har kunnat visa på att enstaka satsningar har lyckats genom att tillämpa processen för nyttorealisering
• Man har tappat kontroll över en verksamhets-kritisk satsning -nyttorealisering används som ett verktyg för att försöka styra rätt
Krav på bättre styrning av
verksamhets-utveckling
Konstaterat behov som växt fram
underifrånBrinnande plattform
Mognadsmodell för nyttorealisering
• Inget fokus på nyttor hos ledning
• Enbart för införsäljning
• Högst röst vinner
• Ad hoc och okoordinerat
• Mycket prat – begränsad kunskap
• Hur framgång ska mätas och följas upp redovisas sällan
• Inget utdelat ansvar för nyttorealisering
• Inga gemensamma verktyg
• Ledningen engagerar sig aktivt
• Fokus också på kvalitativa nyttor och nyttor för partners
• Gemensam nyttorealiserings-process
• Nyttorealisering integreras i operativa verksamhetsplaner
• BU omfattar hur nyttor ska realiseras och hinder hanteras
• Hur framgång ska mätas definieras
• Utbildning i orgaisationens egna processer
• Gemensam uppsättning mallar och verktyg
• Ansvariga chefer säkerställer nyttorealisering
• Strategi för nyttorealisering finns
• Ökad förmåga till vht-utveckling
• Nyttorealisering integrerad i verksamheten
• Tydliga kopplingar mellan en satsnings nyttor, verksamhetsmål och strategier
• Kvalitativa nyttor dokumenteras
• Systematisk uppföljning och etablerad ansvarsfördelning
• Verktyg och mallar obligatoriska
• Nyttorealisering integrerat med strategiprocesser
• Externa krav omhändertas i nyttorealiserings-processen
• Kontinuerlig erfarenhetsbaserad vidareutveckling
• Löpande koordinering av vht-planer
• Nyttorealisering styr vht-utveckling
• Nyttorealisering viktig del i strategiutv.
• Erfarenheter redovisas och kommuniceras öppet
• Kompetens i nyttorealisering värdesätts vid rekrytering
INITIAL
UPPREPAD
DEFINIERAD
STYRD
OPTIMERAD
NIVÅ 1
NIVÅ 2NIVÅ 3
NIVÅ 4NIVÅ 5
• Ökad medvetenhet
• Fokus på kostnads-besparningar
• Insikt om nödvändig integration med andra processer
• Beslutsunderlag omfattar kostnader, nyttor, risker och KFF
• Roll- och ansvars-fördelning börjar etableras
• Viss utbildning
• Nyckelpersoner kan visa på framgång
• Mallar används
• Gemensam begreppsapparat växer fram
Några exempel
E-tjänster med verksamhetsnytta- angreppssätt i Stockholm Stads E-tjänstprogram
1. Hur lång tid tar ”ärendet” idag?
2. Hur stor är målgruppen?
3. Hur många i målgruppen kommer att
använda e-tjänsten, idag och på sikt?
4. Kommer e-tjänsten att användas
frekvent?
5. Vad hindrar att använda e-tjänsten?
Hur kan vi stödja e-tjänsten?
Hur kan fler använda e-tjänsten?
6. Hur höga är utvecklingskostnaderna?
Drift- och förvaltningskostnader?
Vidareutveckling?
Framgångsfaktorer för att realisera nytta- erfarenheter från Stockholm Stad
2023-04-08SIDAN 19
• Samordnad utveckling, gemensamma metoder och arbetsätt
• Utveckling ägs av verksamheterna
• Behovsstyrd utveckling
• Servicetänk
• Dubbel nytta
• Uppföljning – nyttokalkyler
• Ständigt utvärderar statistik om e-tjänsterna
Värderealisering i förhållande till projekt på Tullverket
IDENTIFIERA PLANERA REALISERA FÖLJA UPP
ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT
(TG 6)SFA BESLUT
TULLNYTTA
TG 0 TG 1 TG 2 TG 3 TG 4 TG 5
SPECIFICERA
Effektstöd på Försäkringskassan
Förstudie Projekt Uppföljning
Projektbeställare
Förstudieledare
Projektledare
Effektstöd
Budgetansvariga (Effekthemtagning)
1 Tydligt ansvar: Effektstöd samma person före, under och efter projektet
2 Förankring: Effektstöd från den verksamhet som påverkas mest 3 Kompetens: Intern utbildning om effekter 4 Arbetssätt: En effektstödsansvarig från resp. avdelning delaktig i
implementering och vidareutveckling
Faktorer som underlättar Skatteverkets nyttorealisering
- portföljstyrningsprocess
- verksamhetsutvecklingsprocess
- metod och kompetens för nyttovärdering
- IT-verktyg som supportar
- uppnått viss mogenhet i organisationen
- ledningens stöd
Framgångsfaktorer för att införa nyttorealisering på Skatteverket
• samlat nyttoregister - vilka nyttor (vilka ska vi styra på)- när/var ska de hämtas hem- hur/när ska de mätas - vem ska hämta hem dem
• i tidigt skede ”kontraktera” de som i verksamheten ska hämta hem nyttorna och att dessa aktivt och strukturerat ställer krav på utvecklingsinsatsen som en möjliggörare för effekthemtagning
• i utvecklingsuppföljningen (Portföljstyrningen) styra mer detaljerat på identifierade nyttor
• inarbeta uppföljning av nyttor i resultatdialog
• systematiskt avräkna realiserade interna kostnadsbesparingar i budget
När ska nyttorealisering tillämpas?
• Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas
– många timmar– större förändringar– större organisation – sponsor eller projektledaren har svårt att bedöma nyttoeffekten av projektet– svårt att beräkna kostnader eller mantimmar för projektet
Proportionalite
tsprincipen
gäller!