Voivatko uusimuotoiset työn tekemisen tavat ja muodot toimia käytännössä? Case VNK Arppeanum

Osastopäällikkö Janne Kerkelä, VNKsyyskuu 2016

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi2

VN yleishallinto, toiminnan ja talouden

yhteensovittaminen, organisaatio, kehittäminen

Taloushallinto

Tietohallinto

Informaatio-palvelut ja

tiedonhallintaKäännös- ja kielipalvelut

Hankinnat, sopimus- ym. oikeudelliset

palvelut

Tilahallinto ja virasto-palvelut

Turvallisuus

Henkilöstö-hallinto VALTIO-

NEUVOSTON HALLINTO-YKSIKKÖ

VALTIONEUVOSTON YLEISISTUNTO

Valtion yhteispalvelu-organisaatiot:• SENAATTI -kiinteistöt• VALTORI (ICT)• PALKEET (talous & henkilöstö)• HANSEL (hankinnat)• HAUS Kehittämis-keskus

Ministeriöt

Palveluiden hankinta muilta organisaatioilta

VALTIONEUVOSTON KANSLIA VNHY:n tehtävät:

Ohjaa ja yhteensovittaa yhteisiin hallinto- ja palvelutehtäviin liittyviä toimintatapoja

Vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallinto- ja palvelu-tehtävistä

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi3

Arppeanum • Valmistui1869 kemian laitosta varten

• Taustavaikuttajana professori A.E Arppe

• Kalliimpi hanke kuin Uspenskin katedraali (nälkävuosien aikana)

• Museoviraston suojelema, mm auditorio ja pääportaikko

Historiaa

• Helsingin yliopistonmuseo 2003–2014

• Luentosali suosittu väitöstilaisuuksien pitopaikka

• Mm. kemian, ja geologian laitokset, Slaavilainenkirjasto

• Suomen Kansallismuseon, Luonnontieteellisen keskusmuseon perusta

Helsingin yliopiston käytössä

Toiminta nyt2002 valmistui kiinteistön laaja perusparannus2015, VNK:n käyttöön kevyt remontti

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi4

Arppeanumin tilaratkaisun lähtökohdat

• Arppeanumissa tehtiin pitkälle viety minitilaratkaisu

• Nimeämättömät työpisteet, jotka tyhjennettävä päivän päätteeksi

• Vapaus valita missä tilassa ja kerroksessa työskentelee

• Samassa työpisteessä ei kahta päivää peräkkäin

• Työpisteiden 25 % ylibuukkaus• Kiinteistössä eri tyyppisiä tiloja, joihin

kaikilla täysi valinnan vapaus• Jokaisella ns. kotipesäkerros,

jossa tavaroiden säilytyslokerikko

• Tilojen käyttöperiaatteisiin liittyvät pelisäännöt henkilöstön kanssa

• Toimitilaratkaisun ohelle yhtä keskeistä kehittää uusia työn tekemisen tapoja ja muotojasekä johtamista mm.:

• Läsnätyön laajentaminen• Tilojen mahdollistamiin uusin

toimintatapoihin rohkaiseminen (mm pikakokoukset työtiloissa)

• ICT- toimivuus ja hyödyntäminen toiminnassa (liikkuvuus, läsnätyö ym.)

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi5

Kokemuksia tilaratkaisusta

• Organisaatiotasolla oltu tyytyväisiä, yksilötason kokemukset vaihtelevat

• Ylibuukkaus voisi koko kiinteistö-tasolla olla suurempikin (40 % ?)

• Ns. epävirallinen ”käytäväpalaute” positiivista

• Vaikutus yleiseen ilmapiiriin ja tekemisen kulttuuriin myönteinen

• Lisännyt henkilöstön vuorovaikutusta, kohtaamisia ja sitä kautta tiedon kulkua

• Esimiestyölle aivan uudentyyppisiä haasteita

• Miten toteutan onnistuneeesti “e-johtamisen”?

• Tilaratkaisu viestii organisaation kehityskeskeisyyttä ja tukee siten yksilötason kehittymistä lisäten tuottavuutta eri tasoilla

• Henkilöt todenneet että eivät palaisi työhuoneisiin ”mistään hinnasta”

• Pelisääntöjä ja toteutusta muokattu kokemuksiin liittyen

• Kotipesäkerrokset, kokoustilat, vetäytymistilat,

• Monitilaratkaisu “läpivalaissut” työntekijän työajan työpistetyössä

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi6

Mistä nykyaikaisen työympäristön kokonaisuus muodostuu?

Keskeisiä seikkoja onnistumisen taustalla

4. Seuranta ja siihen pohjautuvien tarvittavien muutosten tekeminen

5. Vastattava menestyksellisesti uudentyyppiin haasteisiin (mm. yhteisöllisyys)

6. Tilaratkaisulla yllättävän suuri merkitys organisaation julkikuvaan, sisäiseen kulttuuriin ja toimintatapaan (mahdollisuus tulee hyödyntää)

 1. Laaja yksittäisten asioiden kokonaisuus, (mm. tilaratkaisu, työvälineet, ict ja kalusteet), työn tekemisen tavat ja muodot 2. Johtaminen ja johdon oma esimerkki

3. Viestintä, asioiden perusteluja ylipäätänsä yhdessä tekeminen

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi7

Mitä tulevaisuus tuo?

• Yksilön valinnanvapaus lisääntyy, vrt. kokemukset muualta (yksityiset työnantajat ja vapaa-aika)

• mm. toimitilat, työvälineet, ym. kohti vaihtoehtojen tarjoamista?

• Enemmän erityyppisestä mittaamisesta tavoitteiden asettamiseen ja edelleen tavoitteiden toteutumisen arviointiin

• Työpaikkaan ja -aikaan liittyvät pelisäännöt muuttuvat väistämättä tulevaisuudessa,

• Paikasta riippumaton ”läsnätyö” lisääntyy

• Työn aika, kestoja säännöllisyys muuttuu

• Voiko haasteena olla työnja muun elämänpiirin rajojen liiallinen hämärtyminen?

• Kuormittuneisuus?

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi8

• Työntekijä tarvitsee työyhteisön • Riittäkö sama tila

yhdistämään ihmisiä, mitä muuta?

• Miten varmistua riittävästä osallistumisesta, sosiaalisesta vuorovaikutuksesta ja tuesta?

• Miten varmistamme jatkossakin fyysisten kohtaamisten onnistumisen kaikkien työyhteisön henkilön osalta (muutossuunta mahdollistaa myös eristäytymisen)

Mitä tulevaisuus meiltä edellyttää?

• ”Vastuullisen” itsensä johtamisen merkitys kasvaa

• TA:lla voimakas intressi varmistua onnistumisesta

• e-johtamisen onnistuminen• Mitä tukea tähän liittyen tarjolla

tulevaisuudessa ?

• Työn tekemiseen liittyvien eri kokonaisuuksien hallinnan ja kokonaisvaltaisen tarkastelun sekä kehittämisen merkitys voimistuu tulevaisuudessa (Dia 6)