Kompetencje pracowników działu zakupów –

Jak znaleźć dobrego pracownika zakupów ?Agnieszka Piątkowska – Headhunter – Partner w firmie Big Fish – Career Coach w ReadyToJump

Agenda• Role zakupów w organizacji• Ewolucje profili zakupowych

• Kompetencje współczesnego kupca• Role/ stanowiska w zakupach• Ścieżki karier

• Jak kupcy poszukują pracy?• Proces rekrutacyjny – na co zwrócić uwagę?• Przykłady pytań rekrutacyjnych• „Employer branding” i wyzwania dla Liderów

zakupów• Wynagrodzenia

Znaczenie zakupów w organizacji

Wpływ na realizację

celów strategicznych

Rola strategiczna: [orientacja na wzrost wartości]

planowanie zakupów ▪ analiza rynku ▪ zarządzanie kategoriami ▪

SRM

Rola taktyczna: [orientacja na oszczędności]

specyfikowanie ▪ Rfx ▪ wybór dostawcy ▪ zarządzanie umowami

Rola operacyjna: [orientacja na transakcje]

składanie /odbiór zapotrzebowania/ zamówienia ▪

sprawdzanie faktury ▪ reklamacje

Ewolucja profili zakupowych

• lokalny język• zorientowany na proces

• lojalny• znający firmę• techniczny

„wczoraj” „dziś” „jutro”

„Purchasing Soldier” 1.0 „Purchasing Professional” 2.0

• j. angielski +• menedżer

(projekty/ludzie)• mobilny• świadomość biznesowa• wysoko rozwinięte

kompetencje „miękkie”

• „sales person” – umiejętność przekonywania i „sprzedaży” pomysłów

• zorientowany na innowacje

• zarządzanie zmianą • konsultant, „networker” ,

„relationship builder” • przekonywujący,

posiadający wizję,• nastawiony na

współpracę,• posiadający umiejętności

analizy i zrozumienia globalnego rynku

„Purchasing Business Partner 3.0*

Kompetencje pracowników działów zakupów

• Czym są kompetencje?• Od czego zależą?• Wyniki analizy opisów stanowisk• Kompetencje współczesnego kupca• Typy stanowisk

KOMPETENCJE to osobiste dyspozycje

w zakresie wiedzy, umiejętności i postaw. Przejawiają się one w zachowaniach i pozwalają realizować

zadania na odpowiednim poziomie.

„Hard skills”- kompetencje zawodowe/ biznesowe

„Soft skills” –

kompetencje społeczne

Czy potrafimy precyzyjnieokreślić jakie kompetencje są poszukiwane wśród

pracowników działu zakupów?

komunikacja

znajomość procesuzdolności

analityczne

negocjacjeznajomość kategorii zarządzani

e projektamibudowanie/

zarządzanie relacjami zdolności

przywódcze …

ProcesyNegocjacjeProjektDzielenie się ekspertyzą

30252015105

• Specyfikacje funkcjonalne

• Transparentność kosztów

• Innowacja

Specyfikacja

• Optymalizacja administracji

• Transakcje elektroniczne • Katalogi • Optymalizacja przepływu

autoryzacji

• Nowi dostawcy• Techniki

negocjacyjne• Łączenie

wolumenów

• Target Costing – koszty docelowe

• Analiza wartości • Co design• Standaryzacja

Optymalizacja procesów administracyjnych

NegocjacjeRozwój

25%

5%

15%

Konkurencyjność

Source Big Fish

Wpływ zarządzania potencjałem dostawców (%)

Poszukiwane kompetencje zależą od miejsca zakupów w organizacji

Poszukiwane kompetencje zależą od poziomu dojrzałości organizacji

• Bardzo podstawowy – rola transakcyjna/ operacyjna = składanie zamówień na czas

• Skoncentrowany na redukcję kosztów - kupcy dokonują analizy kosztów, prowadzą przetargi (postępowania zakupowe), negocjują;

• Centralny – w którym kategorie zakupowe są zdefiniowane i do których przypisani są kupcy (lub też kupcy wiodący, koordynatorzy, menedżerowie kategorii, liderzy kategorii)

• Wielofunkcyjny- w którym kupcy zajmują się również rozwojem dostawców oraz są odpowiedzialni za bardziej rozbudowane analizy kosztowe – np. „make vs. buy”/„TCO - Total Cost of Ownership”.Są postrzegani w organizacji jako partnerzy biznesowi doskonale znający kategorię, którą zarządzają (często na poziomie regionalnym lub globalnym)

•  Światowej klasy - kupcy zarządzają zewnętrznymi zasobami (dostawcami). Oszczędności wypracowuje się poprzez wspólne warsztaty z kluczowymi dostawcami, dostawcy są również traktowani jako źródło innowacji oraz są silnie zintegrowani z organizacją. Kupcy dodatkowo koordynują projekty „lean management" oraz dbają o ciągły rozwój dostawców i ich doskonalenie.

Analiza opisów stanowisk – perspektywa lokalna

Ponad 100 losowo wybranych ogłoszeń o pracę dla kupców opublikowanych w I kwartale 2016 r. w popularnych portalach pracy.

Doświadczenie (3-5 lata) 100%

„Hard skills”

Wykształcenie wyższe 100%

Zdolności analityczne 100%

PC Skills (MS office) 100%

J. Angielski 100%

Doświadczanie (branża lub kategoria)

37%

SAP lub inne programy klasy ERP

22%

Znajomość procesu zakupowego

22%

Zarządzanie projektem 12%

Znajomość strategii zakupowych

8%

Analiza opisów stanowisk – perspektywa lokalna

Ponad 100 losowo wybranych ogłoszeń o pracę dla kupców opublikowanych w I kwartale 2016 r. w popularnych portalach pracy.

„Soft skills”

Zarządzanie czasem 73%

Komunikacja 41%

Praca w zespole 41%

Zorientowanie na cel 28%

Samodzielność 22%

Dokładność 22%

Budowanie relacji 19%

Pro aktywność 14%

Podejmowanie decyzji 10%

Negocjacje 100%

informacje zebrane na podstaw

ie prowadzonych projektów

rekrutacyjnych

Doświadczenie w zarządzaniu konkretną (pod)kategorią

Global sourcing / LCC SRM + rozwój dostawców

Zarządzanie ryzykiemZarządzanie projektami

Zwiększone zainteresowanie obszarem „indirect”

Świadomość biznesowa

Niższy stopień zaawansowania Wyższy stopień

zaawansowania

Doświadczenie w kupowaniu konkretnych dóbr / zarządzaniu konkretną kategorią

zakupowąWysokie zdolności negocjacyjneBiegła znajomość j. angielskiego

Wyższe wykształcenie (preferowane kierunki ścisłe)

Zdolności analityczneZnajomość procesu zakupowego

HA

RD

SK

ILLS

SOFT

SK

ILLS

Praca w zespole/ zarządzanie zespołem/ zarządzanie rozproszonym geograficznie

zespołem Wysokie zdolności komunikacyjne

Orientacja na rezultatyRozwiązywanie problemów

Zarządzanie czasem Umiejętność działania w warunkach

niepewności

PrzywództwoBudowanie długotrwałych relacji/ budowanie

networku poza organizacją Orientacja na klienta Coaching/ MentoringZdolności prezentacji Zarządzanie zmianą

Odwaga menedżerska

Poszukiwane kompetencje – perspektywa lokalna

Poszukiwane kompetencje – perspektywa międzynarodowa

Badanie D

eloitte – 2014 r (CPO

survey)

Budowanie relacjiSoft SkillsEmpatia w stosunku do klientów wewnętrznych

Podstawowa analiza danych Analytical SkillsModele kosztowe („Should cost model”/ cost modeling”)

„Cash flow” Financial acumen„Cost of capital”

Poszukiwanie dostawców („Supplier discovery”)ResearchZnajomość trendów rynkowych

Znajomość kategorii lub typu biznesu BusinessZnajomość technologii/ systemów (P2P, spend analysis) Tech

Savvy

Role w zakupach

Typowe role/ stanowiska w zakupach

„Con

sulti

ng/ B

PO/ S

SC”

„Non

con

sulti

ng/c

orpo

rate

”

Purchasing Assistant/ Specialist

Buyer (local, lead, strategic, category)

Purchasing Coordinator

Cost Analyst/ Manager

Supplier Development Specialist / Manager

Sourcing Specialist/ Manager

Subcontracting Manager

Contract Specialist/ Manager

Purchasing Controller

Advanced Purchasing Engineer

Site Manufacturing Buyer/ Manager

Project/ Program Buyer/ Manager

NPD Buyer/ Manager

Category Buyer/ Leader/ Manager

Supplier Account Manager

Purchasing Manager/ Director (Local, Corporate, Regional, Global)

CPO/ VP Purchasing

Procurement/ Sourcing Agent

Procurement/ Sourcing Associatee

Procurement/ Sourcing (Senior, Junior) Consultant

Principal/ Partner

Procurement/ Sourcing Analyst

Category Manager/ Leader

Practice Leader

Procurement Executive

(Spot) Buyer

Procurement/ Sourcing Professional

Category Management Associate

Sourcing Execution Specialist

Spend Management Consultant

Team Lead

Commodity Buyers/ Managers

Ścieżki karier – typowe kierunki budowania kariery w zakupach

Usługi

HandelPrzemysł

„Direct” „Resale”

„Indirect”

Jak znaleźć dobrego pracownika działu zakupów?

• Jak kupcy poszukują pracy?• Proces rekrutacyjny – na co zwrócić uwagę?• Przykłady pytań rekrutacyjnych• „Employer branding” - wyzwania dla Liderów

zakupów• Wynagrodzenia

Jak kupcy poszukują pracy?

• Ogłoszenia• Agencje rekrutacyjne• Network

Proces rekrutacyjny na co zwrócić uwagę?

• Opis stanowiska / kluczowe kompetencje/ informacje dla kandydatów

• Współpraca wewnątrz organizacji – współpraca z HR• Czas• Przepływ informacji • Rozmowa rekrutacyjna to nie przesłuchanie - jest elementem

„employer brandingu”• Informacja zwrotna – element „employer brandingu”

Dodatkowe informacje o stanowisku – obszary do przemyślenia

• Z czego wynika proces rekrutacyjny? (jak zakomunikujesz to potencjalnym kandydatom)?• Jaka jest Twoja strategia zakupowa? • Jak w Twojej organizacji wygląda proces zakupowy – za co konkretnie będzie odpowiedzialny

kandydat/ kandydatka?• Jakie będą cele na tym stanowisku/ w jaki sposób będą mierzone efekty pracy?• Jakich efektów pracy nowej osoby spodziewasz się po 6-12 miesiącach?• Jakie są największe wyzwania na tym stanowisku?• Jakie są najważniejsze wyzwania związane z bazą dostawców na tym stanowisku (w tej

kategorii)?• Jaki jest Twój styl zarządzania (jak zakomunikujesz to kandydatom)?• Wymień 3 najważniejsze umiejętności, których będziesz poszukiwał-/a u kandydatów?• W jaki sposób przedstawisz firmę i funkcję zakupową kandydatom?• Dlaczego warto pracować w Twojej organizacji/ na tym stanowisku?• Jakie Twoja organizacja oferuje możliwości rozwoju?• Jakie są główne wartości Twojej organizacji/ jaka jest kultura organizacyjna?• W jaki sposób zapewnisz skuteczne wdrożenie nowej osoby w organizację/ nowe obowiązki?• Sprawdź jak wygląda opis stanowiska – czy najważniejsze kwestie są przedstawione? Czy

wygląda interesująco?

• Jeśli firma współpracuje z agencją rekrutacyjną – porozmawiaj z headhunterem, przekaż wszelkie istotne informacje.

Ocena kupca – rozmowa rekrutacyjna

• Miejsce zakupów w organizacji (dojrzałość funkcji zakupowej)/ raportowanie

• Typ zakupów/ kategorie • APV• Cele (KPI’s) i sposoby ich osiągnięcia• Strategia zakupowa / strategia kategorii• SRM – baza dostawców, ocenia i rozwój dostawców, redukcja

kosztów • Kluczowe projekty • Definiowanie i zarządzanie ryzykiem• Współpraca wewnątrz organizacji

„Employer/ Role branding” - wyzwania dla Liderówzakupów

• Funkcja zakupowa nie jest znana w szerszym gronie/ nie jest rozpoznawalna • Absolwenci nie poszukują pracy w zakupach – nie wiele wiedzą o tym zawodzie• Liderzy zakupów nie wystarczająco aktywnie wspierają dział HR-u

w procesach rekrutacyjnych (brak szczegółowych informacji dot. poszukiwanego profilu, brak informacji zwrotnej)

• Liderzy zakupów nie wystarczająco aktywnie promują funkcję zakupową wewnątrz organizacji i poza nią

• Liderzy zakupów nie wystarczająco aktywnie promują „własne profesjonalne marki” poza organizacją

• Funkcja zakupowa jest hermetyczna – kariery poziome dot. Kandydatów spoza danej organizacji, są rzadkością

• Obecnie panuje „2 globalna wojna o talenty” – większość organizacji ma problemy z pozyskiwaniem dobrych kandydatów nie tylko do obszaru zakupów – problem będzie się pogłębiał.

• Wielu Liderów zakupów nie planuje sukcesji

Wynagrodzenia w zakupach

Stanowisko Min/ Opt./ MaxIndirect Buyer 6 000 / 9 000 / 12 000

Regional Indirect Buyer 8 000 / 11 000 / 15 000

Indirect Procurement Manager 10 000 / 15 000 / 20 000

Procurement Specialist 6 000 / 8 000 / 9 000

Strategic Buyer/ Lead Buyer 10 000 / 12 000 / 15 000

Commodity Manager 12 000 / 15 000 / 18 000

Procurement Manager (Production plant)

10 000 / 15 000 / 20 000

Procurement Director (Production plant)

20 000/ 25 000 / 35 000

Źródła

• 6 Key Skills Every Sourcing Professional Needs Today - https://www.linkedin.com/pulse/6-key-skills-every-sourcing-professional-needs-today-carl-miller

• The 99 names you can call a procurement professional - https://www.procurious.com/blog/generation-procurement/the-99-names-you-can-call-a-procurement-professional

• Raport płacowy Hays (2015)• http://www.ted.com/talks/rainer_strack_the_surprising_workforce_crisis_of_2030_and_how_to_start_solving_it_no

w?utm_campaign=social&utm_medium=referral&utm_source=facebook.com&utm_content=talk&utm_term=business