БП ПО0010.doc · Web view2010/05/05 · Далее можно распечатать данный документ на принтере или экспортировать в

ИНСТРУКЦИЯ ПО БИЗНЕС ПРОЦЕССУ

К104010: УЧЕТ ЗАЯВОК НА ПОЛУЧЕНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

document.doc

Проект “Автоматизация учетных задач УБУ”

Автор: Осипов И.А.

Дата создания: 30 мая 2008 г.

Последнее изменение:

Версия: 0.1

Статус: Рабочая

Утверждено:

Руководитель проекта от Заказчика

«___»______________200 г. _____________

Руководитель проекта от Исполнителя

«___»______________200 г. _____________

document.doc Страница 1 из 28 Вер 0.1

Контроль за изменениями документа

Запись изменений

1

Дата Автор Версия

Краткое содержание изменений

30.05.2008 Осипов И.А. 0.1 Создание документа. Нет предыдущих версий


СОДЕРЖАНИЕ Контроль за изменениями документа.................................................................................2СОДЕРЖАНИЕ.......................................................................................................................................31. Вход в систему ИС-ПРО............................................................................................................5

1.1. Подключение к диску L................................................................................................................51.1.1. Подключение временного пользователя...........................................................................51.1.2. Подключение штатного пользователя...............................................................................5

1.2. Проверка подключения к диску L................................................................................................51.3. Запуск системы ИС-ПРО..............................................................................................................51.4. Начало работы в системе..............................................................................................................6

2. Ввод заявок на получение денежных средств в систему ИС-ПРО.............72.1. Место ввода в системе..................................................................................................................72.2. Ввод заявок в систему...................................................................................................................8

2.2.1. Этап - I...................................................................................................................................82.2.2. Этап - II.................................................................................................................................13

2.3. Ввод шифров поступлений...........................................................................................................143. Редактирование существующей заявки......................................................................16

3.1. Как найти заявку в картотеке заявок...........................................................................................163.2. Ввод и корректировка заявки.......................................................................................................17

4. Печать документов.....................................................................................................................184.1. Формирование печатной формы заявки......................................................................................184.2. Формирование электронной формы заявки................................................................................204.3. Передача файла с заявками в казначейство................................................................................22

5. Дополнительные возможности при работе с заявками.....................................235.1. Использование процедуры поиска в системе.............................................................................235.2. Использование сортировки в системе.........................................................................................235.3. Использование фильтров в системе.............................................................................................24

5.3.1. Установка фильтра (стандартного)...........................................................................................255.3.2. Снятие фильтра...........................................................................................................................25

6. Завершение работы...................................................................................................................26


БП ПО0010.doc

Соглашения об обозначениях

(К) – Нажать клавишу на клавиатуре, либо кнопку на экране,

(М) – Выбрать пункт меню

(З) – Перейти на закладку

(Э) - Экран

> - продолжение навигации

(Т)- выбрать положение Точки-переключателя

(Г)- установить Галку-флаг

(И) - Иконка

(ПС)– выбрать Пункт Списка


1. Вход в систему ИС-ПРОДля работы в системе ИС-ПРО (рабочая версия) необходимо иметь подключённый

сетевой диск «L». Открыть программу «Мой компьютер» на рабочем столе и посмотреть наличие диска «L» (Если диски подключены, то перейти к пункту 1.3).

1.1. Подключение к диску L

1.1.1. Подключение временного пользователя

С «Рабочего стола» Вашего компьютера необходимо запустить иконку «Мой компьютер», далее кликнуть мышью на диск «L». Ввести «логин» (стоит по умолчанию) и «пароль».

Логин(имя): best\tmp_bestuser

Пароль: 1478963

1.1.2. Подключение штатного пользователя

Подключение штатного пользователя системы ИС-ПРО (внесенного в группу IT IS-PRO user) происходит автоматически.

1.2. Проверка подключения к диску L

На «Рабочем столе» Вашего компьютера должна быть активна «иконка» системы ИС-ПРО

.

Для проверки подключения к диску «L» нажать клавишу «F5». Иконка системы

ИС-ПРО должна иметь следующий вид

1.3. Запуск системы ИС-ПРО

- кликнуть мышью на икону на рабочем столе компьютера- ввести своё имя пользователя и пароль.

Например: Имя: KAS_IR

Пароль: См рисунок.


1.4. Начало работы в системе

Начать работу с кнопки «Пуск»,


2. Ввод заявок на получение денежных средств в систему ИС-ПРО2.1. Место ввода в системе

(М) Касса

(Э) Кассовые ордера

В (П) Тип документа по умолчанию - «Приходный ордер»

В (П) Журнал по умолчанию «Заявка на получение д.средств»

Учет заявок на получение денежных средств выполняется в реестре приходных кассовых ордеров в журнале «Заявка на получение д.средств» (см. рис. 1).


Рис.2.1. Реестр приходных кассовых ордеров-заявок

Заявка отдельно формируется на каждый источник денежных средств. Обозначение источников в ИС-ПРО следующая:

п – предпринимательская деятельность,

б – бюджет и

а - бюджет-аренда.

2.2. Ввод заявок в систему Ввод в систему заявок осуществляется в два этапа:

2.2.1. Этап - I Ввод сводной заявки, в которой Пользователь разносит суммы заявки по шифрам

поступления приходного кассового ордера, осуществляется с помощью клавиши (К) «Insert».

Разноска сводной заявки начинается с заполнения общей вкладки приходного кассового ордера (см. рис. 2):


Рис. 2.2. Сводная заявка, оформленная как приходный кассовый ордер

Необходимо заполнить следующие поля

Номер - Номер сводной заявки должен совпасть с номером банковского

чека, в конец которого дописывается префикс источника

хозяйственной деятельности (п, б или а);

Дата - Дата текущая.

Сотрудник - Исполнитель по заявке выбирается из справочника «Работники»

системы. Вызов справочника происходит либо по нажатию

клавиши (К) «F3», либо нажатием значка треугольника в строке

«Сотрудник». У ответственного исполнителя по заявке в

справочнике «Работники» должны быть полностью и точно

указаны его паспортные данные;

Валюта - РУБ рубль (стоит по умолчанию)

Налог. мод. - не заполнять

Налоги - не заполнять

Сумма - Вводится общая сумма заявки;


Рис. 2.3. Выбор работника из справочника

Назначение - В этом поле справочным образом можно ввести информацию

о назначении получаемых денежных средств. Введенную

информацию в поле можно хранить в справочнике назначений

и в дальнейшем её применять в других заявках. Вызов

справочника «Назначений» происходит также по нажатию

клавиши (К) «F3». Вход в режим редактирования поля

«Назначение» через клавишу (К) «F4»;

Приложение - не заполнять

Кор. счет - не заполнять

Код ан.уч. - не заполнять

Шифр ЦН - В поле шифра целевого назначения указывается префикс источника

денежных средств (п – предпринимательская деятельность, б –

бюджет, а – бюджет-аренда);


Рис. 2.4. Выбор шифра целевого назначения из справочника

После заполнения полей общей вкладки приходного кассового ордера заполняется вкладка с полями пользователя. Вызов вкладки с полями пользователя происходит через нажатие комбинации клавиш (К) «Alt» + «H».

Для сводной заявки в полях пользователя нужно обязательно ввести серию, номер и дату чека (см. рис. 3).

Рис. 2.5. Поля пользователя сводной заявки


Например:

Серия чека - Б3

Номер чека - 5392655

Дата чека - 29/05/2008

И последним действием при заполнения приходного ордера для заявки является разноска общей суммы заявки по шифрам поступления денежных средств. Шифры приходного кассового ордера разносятся соответственно по кодам бюджетной классификации для бюджетной заявки или пунктам разрешений на получение денежных средств, в случае заявки на предпринимательскую деятельность ГУ-ВШЭ.

Значение шифров приходного кассового ордера выбираются из справочника «Шифры поступлений» (см. рис. 7). Для вызова справочника необходимо выбрать пункт меню «Документ», «Разноска по шифрам …», или вызвать по комбинации клавиш (К) «ALT» + «S»:

Рис. 2.6. Разноска по шифрам


Рис. 2.7. Выбор шифра поступлений из справочника

2.2.2. Этап - II

На втором этапе создаются отдельные приходные кассовые ордера на каждую сумму, приведенную в шифрах разносок сводного приходного кассового ордера. Заполнение полей приходного ордера на этом этапе ничем не отличается от заполнения полей сводного ордера см. пункт 2.2.1., за исключением того, что номер документа может быть сквозным, разноску по шифрам можно не выполнять.

ВНИМАНИЕ!!! обязательно для этого ордера нужно указать коды бюджетной классификации или просто ЭКР для заявки на предпринимательскую деятельность

Форму для заполнения см. рис. 9. Второй этап нужен для формирования экспортируемого файла заявок и его передачи в казначейство.


Рис. 2.8. Дополнительные поля для заполнения

2.3. Ввод шифров поступленийВсе шифры поступлений, как по бюджетной классификации, так и по пунктам

разрешений вводятся в данный справочник заранее. Получить доступ к справочнику можно в модуле «Настройка» денежных средств, вкладка «Справочники» и далее вкладка «Шифры поступлений» (см. рис. 10).

Рис. 2.9. Вид справочника шифры поступлений


Ввод нового шифра производится по клавише (К) «Insert». Далее необходимо выбрать, что будем вводить «Группу шифров» или «Шифр».

Рис. 2.10. Окно ввода/изменения шифра поступления

Ввести значение «Код», «Наименование» нового шифра


3. Редактирование существующей заявки(М) Касса

(Э) Кассовые ордера



3.1. Как найти заявку в картотеке заявок

С помощью процедуры поиска по (К) «F7» найти нужную заявку.

Рис. 3.1. Поиск заявки

ВНИМАНИЕ!!! Поиск может быть осуществлен по одному из перечисленных параметров:

- по номеру - ввести внутренний номер заявки например - 1050,

- по дате - ввести дату ввода заявки,


- по коду контрагента - по (К) «F3» войти в справочник «Сотрудников» и выбрать из него нужного сотрудника (поиск в справочнике «Сотрудников» запускать по наименованию - ФИО сотрудника, или ввести его табельный номер),

Рис. 3.2. Поиск контрагента

РЕКОМЕНДУЕТСЯ по номеру - ввести номер заявки в окно ввода.

- по контрагенту в данному случае – НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ

Подтвердить сохранение, нажав (К) «ОК».

3.2. Ввод и корректировка заявки

- В «Журнале кассовых ордеров» установить курсор на нужную заявку и по (К) «Enter» войти в карточку заявки.

- если заявка имеет статус «Черновик», то можно изменить любые значения заполненных полей.


4. Печать документов(М) Касса

Э) Кассовые ордера



4.1. Формирование печатной формы заявки.

Для формирования печатной формы заявки нужно находясь в «Журнале» «Заявка на получение д.средств», войти в выбранную заявку по (К) «Enter» и нажать клавишу «F9» - «Печать»

Рис. 4.1. Выбор заявки

Выбрать из меню требуемую выходную форму отчета в зависимости от вида источника денежных средств.

Например, отчет «32 W2008 Заявка на получение д.ср. (бюджет)». Выбор отчета по клавише (К) «Enter».


Рис. 4.2. Запрос на формирование отчета - заявка

Нажать (К) «ОК» (для подтверждения введенной информации)

Рис. 4.3. Предупреждение системы безопасности

Нажать (К) «Выполнить»

Выбранный отчет сформируется в редакторе TIGER.


Рис. 4.4. Первый лист заявки

Рис. 4.5. Второй лист заявки

Далее можно распечатать данный документ на принтере или экспортировать в MS WORD.


4.2. Формирование электронной формы заявкиНаходясь в «Журнале» «Заявка на получение д.средств» нажать клавишу «F9»

«Печать». Выбрать нужный отчет-export в зависимости от вида источника денежных средств.

Рис. 4.6. Выбор программы экспорта заявкиНапример, отчет «133 W2008 EXPORT Заявок за период (бюджет)». Выбор

отчета по клавише (К) «Enter».

Рис. 4.7. Запрос на формирования файла экспорта


Нажать (К) «ОК» (для подтверждения введенной информации)

Система сформирует текстовый файл

4.3. Передача файла с заявками в казначейство

Сформированный системой текстовый файл можно передать в казначейство различными способами.

- на носителе (дискета, CD, Flash )

- по электронной почте (в будущем)

Система ИС-ПРО формирует текстовый файл (TXT) по форматам данных казначейства. Файл сохраняется на диске в папке: C:\BPO_ZZ. Имя файла также составляется по правилам, предложенным казначейством, и однозначно идентифицирует дату и организацию, представившую файл с данными заявки (рис. 4.8, 4.9):

Рис. 4.8. Опись содержимого файла заявки


Рис. 4.9. Вид текстового файла

Формат имени файла следующий:

ХХХХХ Х ХХ . ZS Х Код организации День Номер файла Тип файла Месяц


5. Дополнительные возможности при работе с заявками(М) Касса

(Э) Кассовый ордер


В (П) Журнал по умолчанию – «Заявка на получение д.средств».

5.1. Использование процедуры поиска в системе.

Для поиска документа в системе ИС-ПРО предусмотрена процедура поиска. Вызов производится по (К) «F7» или выбор через меню «Правка», «Найти запись». При выборе появится окно программы для ввода одного из значений для поиска

Рис. 5.1. Поиск заявки

Процедура поиска описана в п. 3.1. настоящей инструкции.

5.2. Использование сортировки в системе.

В системе ИС-ПРО предусмотрен режим сортировки. Сортировку можно выполнить по (К) «F11» , или меню «Вид», «Сортировать по». Возможно три варианта сортировки.

1. «Номеру» - по внутреннему номеру заявки

2. «Дате, номеру» - сортировка реестра заявок происходит по дате заявки и внутреннему номеру


3. «Контрагенту» - сортировка реестра заявок происходит по алфавиту контрагентов (удобно пользоваться при быстром поиске заявки по «названию» контрагента).

Рис. 5.2. Сортировка заявки

5.3. Использование фильтров в системе.

В системе ИС-ПРО предусмотрен режим фильтрации данных. Фильтр можно поставить по (К) «F6» , или меню «Вид», «Установить фильтр …».

Рис. 5.3. Установка фильтра


5.3.1. Установка фильтра (стандартного)

Находясь в реестре заявок нажать (К) «F6» заполнить окно с параметрами фильтра. Параметр может быть как один, так и несколько.

Рис. 5.4. Установка фильтра по заявке

«Дата док-та» - устанавливает фильтр на реестр с ________ по ________ дату заявки.

«Корресп. счет» -

««Валюта» - РУБ

Контрагент» - выбирается из справочника. Выбрать «Сотрудник»

«Статус» - выбирается из справочника статусов заявки (Черновик, Утвержден, Закрыт, Расторгнут, Аннулирован).

«Назначение»

5.3.2. Снятие фильтра

Находясь в реестре заявок нажать (К) «Shift + F6». Любой фильтр можно «снять» и из меню «Вид», «Снять фильтр».


6. Завершение работы- При завершении работы необходимо выйти в «Главное меню» программы ИС-ПРО.- Нажать мышкой на строку (ПМ) «Завершение работы…»

Далее (К) «ОК».

Рис. 5.5. Завершение работы с ИС-ПРО



Documents

БП ПО0010.doc · Web view2010/05/05 · Далее можно распечатать данный документ на принтере или экспортировать в