Лабораторна робота №10Тема: Створення бази даних. Створення, редагування та модифікація

таблиць БД.Мета роботи: набути вмінь та практичних навиків роботи з базами даних на

прикладі системи Access. Місце проведення: кабінети № 24 – 25 ШЛК.Тривалість роботи: 2 год. Обладнання: персональний комп’ютер, інструкція. Завдання: Створити файл бази даних та відредагувати його.

Теоретичні відомостіБаза даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на

комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідноїінформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чифірми, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку чи облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД складається з таких етапів:1) створення структури БД;2) введення даних;3) редагування структури і даних;4) відшукання інформації в БД;5) оформлення звітів.

Бази даних бувають фактографічними і документальними.У фактографічних БД містяться короткі відомості про описувані об’єкти, подані в суворо визначеному

форматі. У БД бібліотеки зберігаються бібліографічні відомості про кожну книгу: рік видання, автор, назва,тощо. Зрозуміло, текст книги в ній не подано. В документальній базі даних навпаки, міститься інформаціянайрізноманітнішого типу: текстова, графічна, звукова, мультимедійна.

Відомі три основні типи (моделі) організації даних у базі даних і зв’язків між ними:1. Ієрархічна. В цій БД існує впорядкованість елементів у записі, один елемент вважається головним, інші –

підлеглими. Пошук якого-небудь елемента даних у такій системі може виявитися досить трудомістким черезнеобхідність послідовно проходити кілька ієрархічних рівнів.

2. Мережева БД. Вирізняється більшою гнучкістю, тому що в ній існує можливість установлювати додатково довертикальних ієрархічних зв’язків горизонтальні зв’язки. Це полегшує процес пошуку потрібних елементівданих, тому що вже не вимагає обов’язкового проходження кількох ієрархічних сходинок.

3. Реляційна БД – це БД, що містить інформацію, організовану у вигляді прямокутних таблиць. Згідно з цимпідходом, така таблиця називається відношенням. Кожен рядок таблиці містить інформацію про один окремийоб’єкт описуваної в БД предметної галузі, а кожен стовпець – певні характеристики (властивості, атрибути)цих об’єктів.

Для роботи з базами даних використовують спеціальне програмне забезпечення, яке називається системоюуправління базами даних (СУБД).

СУБД – це програма, призначена для організації, зберігання, обробки та пошуку інформації в базі даних.Основні функції СУБД:

- забезпечення користувача інструментарієм, що дозволяє оперувати даними в абстрактних термінах,які не пов’язані із способом збереження даних в ЕОМ;

- забезпечення секретності і пріоритетності доступу до даних;- захист цілісності даних;- синхронізація доступу до даних;- захист даних від аварій та відновлення даних.

На даний момент у світі є велика кількість СУБД це: ORACLE, MS SQL Server, MS FoxPro , Access тощо.Але найбільш популярною на даний час СУБД є Access.

За допомогою Access звичайні користувачі одержали зручний засіб для створення й експлуатації доситьпотужних баз даних без необхідності що-небудь програмувати. У той же час робота з Access не виключаєможливості програмування. При бажанні систему можна розвивати і настроювати власними силами. Для цьоготреба володіти основами програмування на мові Visual Basic.

Ще одною додатковою перевагою Access є інтегрованість цієї програми з Excel, Word і іншими програмамипакета Office. Дані, створені в різних програмах, що входять у цей пакет, легко імпортуються й експортуються зоднієї програми в іншу.

З організаційної точки зору в роботі з будь-якою базою даних є два різних режими: проектувальний і

експлуатаційний (користувача). Творець бази має право створювати в ній нові об'єкти (наприклад таблиці),задавати їхню структуру, змінювати властивості полів, встановлювати необхідні зв'язки. Він працює зіструктурою бази і має повний доступ до бази. У однієї бази може бути один, два або декілька розроблювачів.

Користувач бази - це особа, що наповнює її інформацією за допомогою форм, оброблює дані за допомогоюзапитів і одержує результат у вигляді результуючих таблиць або звітів. У однієї бази можуть бути мільйоникористувачів, і, звичайно, доступ до структури бази для них закритий.

В Access база даних – це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, уфайлі БД можуть бути такі об’єкти: форми, запити, макроси, модулі та інше.

Розглянемо структуру таблиці. Таблиця в БД складається з рядків (записів) і стовпців.Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку тощо. Він складається з

полів, які формують структуру запису.Поле – це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення,

виведення, перетворення тощо. Воно має ім’я, значення, характеризується типом і низкою додатковихвластивостей.

Стартове вікно бази даних крім семи вкладок для основних об'єктів містить три командні кнопки:“Открыть”, ”Конструктор”, ”Создать”. За їх допомогою і вибирається режим роботи з базою.

Кнопка “Открыть” відкриває обраний об'єкт. Якщо це таблиця, то її можна переглянути, внести нові записиабо змінити ті, що були внесені раніше.

Кнопка “Конструктор” теж відкриває обраний об'єкт, але по-іншому. Вона відкриває його структуру ідозволяє правити не вміст, а пристрій. Якщо це таблиця, у неї можна вводити нові поля або змінювативластивості існуючих полів. Якщо це форма, у ній можна змінювати або створювати елементи керування.Очевидно, що цей режим служить не для користувачів бази, а для її розроблювачів.

Дія командної кнопки “Создать” відповідає її назві. Вона призначена для створення нових об'єктів. Цейелемент керування теж призначений для проектувальників бази. Таблиці, запити, форми і звіти можнастворювати декількома різними способами: автоматично, вручну або за допомогою “Мастeра”.

ТаблиціСтворення таблицьТаблиці - основні об'єкти бази даних. Без запитів, форм звітів і іншого можна обійтися, але якщо немає

таблиць, то дані нікуди записувати, а виходить, немає і бази. Створення бази починається зі створення першоїтаблиці.

Створення таблиці полягає в завданні її полів і призначенні їхніх властивостей. Воно починається знатиснення лівої клавіші миші на кнопці “Создать” у вікні “База данных”.

1. Є декілька способів створення нової таблиці, що відрізняються рівнем автоматизації.2. «Найавтоматичніший» спосіб полягає в імпорті таблиць з іншої бази, може бути, навіть створеної в іншій

системі. У залежності від обставин з імпортованої таблиці може надійти структура полів, їх назви і властивості,а також і вміст бази. Якщо щось імпортується не зовсім так, як треба, необхідні виправлення (наприклад, увластивості полів) вносять вручну.

3. У тих випадках, коли мова йде про чужу таблицю, що знаходиться на віддаленому сервері і який неможна імпортувати цілком, користуються режимом “Связь с таблицами”. Це нагадує підключення до таблицідля спільного використання її даних.

4. Досвідчені розроблювачі користуються “Мастером таблиц”. Це програма, що прискорює створенняструктури таблиці. “Мастер” задає ряд питань і, керуючись отриманими відповідями, створює структурутаблиці автоматично. Незважаючи на те що цей режим служить для спрощення роботи, для початківцівкористуватися ним не рекомендується, оскільки, не володіючи всією термінологією, легко заплутатися впитаннях і відповідях. Перші таблиці варто спробувати створити вручну.

5. Пункт “Режим таблиці” відчиняє заготовку, у якій усі поля мають формальні імена: Поле1, Поле2... і т.д.і один стандартний текстовий тип. Таку таблицю можна відразу заповняти інформацією.

6. Найбільш універсальний - ручний - метод дає пункт “Конструктор”. У цьому режимі можна самостійнозадати імена полів, вибрати їхній тип і настроїти властивості.

Особливості таблиць баз данихПеред тим, як ми приступимо до вивчення прийомів роботи з таблицями баз даних, треба звернути увагу на

одну особливість усіх баз даних, пов'язану зі зберіганням інформації. Тих, хто звикнув працювати з іншимикласами програм, вона спочатку збиває з пантелику.

Звичайно з документом у програмах можна робити усе що завгодно, поки не настала пора його зберігати.Зіпсувавши неакуратними діями вихідний документ, можна відмовитися від зберігання і повернутися дороботи з колишньою копією. У базах даних це не так.

Таблиці баз даних не є самостійними документами. Сама база - це документ. Їй відповідає файл на диску, іми можемо зробити його копію. Структура таблиць - теж документ. У деяких системах вона має окремий файл, ав деяких (наприклад, в Ассеss 9х) такого файла немає, але структура таблиць входить до складу загальногофайла бази даних поряд із запитами, формами, звітами й іншими об'єктами. При зміні структури таблиці системакерування базою даних завжди видає запит на зберігання змін.

Але вміст таблиць - це зовсім інша справа. Його не можна зберегти примусовою командою або, навпаки,відмови-тися від його зберігання. Всі зміни в таблицях зберігаються автоматично в режимі реального часу.

Режим реального часу означає, що, поки ми працюємо з таблицею, відбувається її безупинне зберігання. Яктільки закінчується введення даних в одне поле і відбувається перехід до наступного поля, дані негайнозаписуються на жорсткий диск.

Професіонали високо цінують цю особливість систем керування базами даних, а початківців вона інодівводить в оману. Експериментуючи з таблицями, треба знати, що всі зміни, що вносяться в їх зміст, маютьнеоборотний характер. Не можна щось змінити, видалити, а потім відмовитися від зберігання і повернутися довихідного варіанту.

Ця особливість систем керування базами даних вимагає акуратного відношення до роботи з таблицями. Дляекспериментів треба створювати окремі копії бази або таблиць і працювати з ними.

Надійність і безпека баз данихНадійність баз даних має особливу важливість. Наслідки втрати документа, створеного в текстовому

процесорі або графічному редакторі, можна оцінити витратами часу, необхідного для його відтворення. Втратабази даних може привести до зупинення роботи цілої галузі промисловості і мати глобальні наслідки. Існуютьбази даних, від яких залежить рух транспорту, робота банків і промислових підприємств. Є бази, що містятьжиттєво важливі дані медичного характеру.

Творці систем керування базами даних не можуть покладатися на те, що конкретний користувач не забудевчасно дати команду Сохранить. Вони враховують і те, що під час роботи може відбутися аварійне відключенняелектрики. Ні за яких обставин інформація не повинна втрачатися, тому всі зміни даних негайно й автоматичнозберігаються на диску.

Спільне використання данихСистеми керування базами даних повинні враховувати, що з базами можуть одночасно працювати багато

людей. Якби з базами працювали як із документами в текстовому процесорі, то одна людина, що відкрила файлдля редагування, монополізувала би цей файл і блокувала би до нього доступ інших користувачів доти, покифайл не буде закритий і збережений.

У базах даних один користувач, що вносить зміни в базу, блокує тільки один запис, із яким він працює,причому на невеликий проміжок часу. Наприклад, відомо, що служби автомобільної інспекції мають бази данихвикрадених автомобілів. Той факт, що десь у центральній службі йде введення нових записів про викраденіавтомобілі, не перешкоджає інспекторам на місцях звертатися до бази по комп'ютерній мережі і наводитинеобхідні довідки. Як тільки введення чергового запису завершується, вона стає доступної всім інспекторам дляперегляду, а деяким (кому це дозволено за посадою) і для редагування.

Якщо в локальній або глобальній мережі з одною базою працюють декілька користувачів, то кожний можебачити в режимі реального часу ті зміни, що вносять у базу його колеги.

Прийоми роботи з таблицями баз даних1. Зверніть увагу на рядок стану в нижній частині вікна. У Ассеss 9х цей рядок називається полем номеру запису. Це

поле містить кнопки переходу, за допомогою котрих можна ефективно переміщуватись по таблиці.2. Кожний запис має зліва кнопку (маркер запису). Натиснення лівої клавіші миші на цьому маркері виділяє весь

запис і готує її до копіювання, переміщення, видалення.3. Натиснення правою кнопкою на виділеному записі відкриває контекстне меню для операцій із записом.

4. Маркер, що знаходиться в лівому верхньому кутку таблиці, - це маркер таблиці. Натиснення лівої кнопки мишіна ньому виділяє всю таблицю, а правої - відкриває контекстне меню для операцій із таблицею в цілому.

5. Поля бази даних подані в таблиці стовпцями. Кожний стовпець має заголовок, у якому записане ім'я поля або тезначення, що задано у властивості Подпись.

6. Якщо вміст поля не цілком вміщується в комірці таблиці, стовпець можна розширити. При наведенні покажчикамиші на границю між стовпцями покажчик змінює форму. Тепер границю можна переміщувати методомперетягування, а подвійне натиснення лівої кнопки миші, виконане у цей момент, автоматично встановлюєширину стовпця рівній довжині найдовшого значення в даному полі.

7. Натиснення лівої кнопки миші на заголовку стовпця виділяє весь стовпець, а натиснення правою кнопкою навиділеному стовпці відкриває контекстне меню. У ньому є дуже цікаві пункти, що дозволяють відсортуватизаписи по даному полю, вставити новий стовпець, сховати стовпець та інше.

8. Схований стовпець не зникає з бази, а тільки перестає відображатися на екрані. Щоб знову його відобразити,треба навести покажчик на границю між стовпцями в тому місці, де був схований стовпець, і виконати подвійненатиснення лівої кнопки миші. Схований стовпець знову стане видимим.

Хід роботиУВАГА! При виконанні кожного пункту ходу роботи потрібно зробити відповідний запис у звіт.1. Запустити СКБД Microsoft Access (Пуск→Программы→Microsoft Access (або

Microsoft Office→Microsoft Access) та ознайомитись з вікном програми.2. Переглянути команди кожного пункту меню вікна та переписати їх у звіт.3. Які панелі інструментів містить програма Microsoft Access?

Запишіть назви всіх кнопок панелей інструментів.4. Створіть нову базу даних. Для цього у меню Файл потрібно вибрати команду Создать…,

після чого у правій частині вікна з’явиться область завдань Создание файла, де виберітьНовая база данных… та у вікні Файл новой базы данных, в полі Имя файла,введіть власне прізвище, вкажіть шлях до папки створення файла (С:/2kurs/[КАТАЛОГВАШОЇ ГРУПИ]) та натисніть Создать.

5. Запишіть у звіт всі об’єкти, з якими може працювати програма.6. Створіть таблицю бази даних (виберіть Создание таблицы в режиме конструктора і

натисніть Enter).7. Введіть імена полів та задайте типи даних відповідно до таблиці:

Примітка: Тип даних вибирається з набору стандартних натиснувши .Ім’я поля Тип даних

№ п/п ЛічильникПрізвище ТекстовийІм’я ТекстовийГрупа ЧисловийРік вступу в ШЛК ЧисловийДата народження Дата / часАдреса проживання (населений пункт) ТекстовийПосада ТекстовийПримітка Текстовий

8. Закрийте та збережіть створену таблицю під іменем – 21(22,23,24,25,26)група(Ключове поле не створювати).

9. Відкрийте створену вами таблицю та введіть відповідні дані про студентів підгрупи.Зробіть відповідні записи у звіт.

10. Закрийте таблицю та відкрийте її в режимі конструктора (виділіть назву таблиці танатисніть Конструктор).

11. Після поля Ім’я добавте нове поле з назвою По-батькові і типом даних – Текстовий (дляцього поставте курсор в будь-яке місце поля над яким потрібно добавити нове поле тавиконайте такі команди Вставка→Строки).

12. Видаліть поля з назвами Посада та Примітка (для цього поставте курсор в будь-яке місцеполя, яке видаляєте, та виконайте такі команди Правка→Удалить строки). Закрийтетаблицю із збереженням змін.

13. Відкрийте таблицю та доповніть її необхідними даними.14. Продемонструйте виконану роботу викладачу (використавши функцію попереднього

перегляду).15. Запишіть отримані результати у звіт.16. Завершити роботу з програмою та документом (документ зберегти).17. Вимкнути комп’ютер (з дозволу викладача). Оформити та здати звіт.

Контрольні питання:1. Що таке база даних?2. Основні етапи роботи з базами даних.3. Яка різниця між фактографічними та документальними БД?4. Ієрархічна модель БД.5. Мережева модель БД.6. Реляційна модель БД.

7. Що таке СУБД?8. Основні функції СУБД.9. Дати визначення запису.

10. Дати визначення поля.11. Основні об’єкти бази даних Access.12. Які є способи створення таблиці БД?