Министерство образования Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего и профессионального образования

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Н.А. Добролюбова.

Методическое по пособие по дисциплине

“Информатика”

Часть 2.

Нижний Новгород 2004

Печатается по решению редакционно-издательского совета НГЛУ

им. Н.А. Добролюбова.

УДК 681.3.06

Методическое по пособие по дисциплине “Информатика”.

Часть 2. / Акатьев Д.Ю., Воронков Ю.В., Кашаев С.М., Курицына Г.В.,

Шерстнева Л.В. 2004 г.

Изложены сведения о работе с электронными таблицами Microsoft Excel.

Рецензенты:

© Издательство НГЛУ им Н.А.Добролюбова, 2004.

1. Основные сведения по работе с Microsoft Excel.

Табличный процессор Excel является одним из наиболее

популярных приложений, предназначенных для создания табличных

документов. Для запуска Excel нажмите кнопку Пуск (она, как правило,

расположена в левом нижнем углу экрана). Далее последовательно

выберите разделы Программы и Microsoft Excel. После этого Вы

попадаете в приложение Microsoft Excel .

1.1. Рабочая область Excel.

После запуска Excel на экране можно выделить 5 областей –

окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню,

несколько панелей инструментов, строку формул и строку состояния

(рис.1).

Рис. 1.

Книга составляет основную часть рабочей области и является

хорошим организационным средством. Например, Вы можете в одной

книге собрать все документы, относящиеся к определенному проекту. Чем

больше количество документов, с которыми приходится работать, тем

Строка формул

Строка состояния

Строка менюПанель

инструментов Стандартная

более ценными становятся книги. Книга состоит из листов, и в нижней

части окна книги находится несколько кнопок, с помощью которых Вы

можете переходить от одного листа к другому.

1.2. Рабочий лист.

Как и в традиционном бухгалтерском учете, рабочий лист

книги разделен сеткой на строки и столбцы. Каждому столбцу

соответствует определенная буква, которая появляется в качестве его

заголовка. Заголовки столбцов могут принимать значения в диапазоне от

A до IV (после столбца Z идет столбец AA и т.д.). Каждой строке

соответствует целое число, которое выводится слева от сетки листа в

качестве заголовка строки. Номера строк могут изменяться от 1 до 65536.

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Ячейки

являются основными строительными блоками любого рабочего листа.

Каждая ячейка занимает свое место на листе, где Вы можете хранить и

отображать информацию, и каждая ячейка имеет уникальные координаты,

которые называются адресом ячейки или ссылкой. Например, ячейка,

находящаяся на пересечении столбца A и строки 1, имеет адрес А1.

Выделенную ячейку (щелчком мыши) называют активной ячейкой.

1.3. Формулы и строка формул

В ячейки можно вводить данные – числа или текст. Но кроме

таких непосредственных данных в ячейках могут располагаться и

формулы. Если Вы хотите ввести в ячейку формулу, то необходимо

сначала дважды щелкнуть мышкой на ячейке, затем начать ввод со знака

равенства и далее записать вычислительное действие. Например, на рис.2

в ячейке B2 показана формула, которая вычисляет произведение

содержимого ячейки A2 и числа 7. Чтобы формула была вычислена,

осталось только нажать клавишу Enter. Введенная формула отражается в

строке формул (рис.2). При этом управляющие кнопки позволяют вводить

или отменять формулу. Однако проще обойтись без них. Так если Вы

хотите изменить ячейку (отредактировать ячейку с уже имеющимися

данными), то необходимо выделить эту ячейку и нажать клавишу F2 (или

просто дважды щелкнуть мышью на выбранной ячейке).

Рис. 2.

1.4. Строка состояния.

В строке состояния (рис.3) выводятся сведения о состоянии

рабочей области. Важным практическим моментом является возможность

вывода в строке состояния некоторых итогов вычислений. Если выделено

несколько ячеек, то в строке состояния по умолчанию отображается сумма

чисел в выделенных ячейках. Пример, демонстрирующий эту ситуацию,

показан на рис.3. Но, если Вы щелкнете правой кнопкой мыши на области

строки состояния, то появится окно, в котором можно выбрать другую

функцию, применяемую к ячейкам.

строка формулкнопка

отмены кнопка ввода

Линия для изменения ширины столбца C

Рис.3.

1.5. Ввод чисел в ячейки.

Как уже говорилось, в ячейки листа можно вводить два типа

данных: константы и формулы. Константы делятся на три категории:

числовые значения, текстовые значения (набор символов или просто

текст) и значения дат и времени. Символ e или E используется при вводе

чисел в экспоненциальном представлении. Например, число 1E6 это

1000000. Числовые значения, заключенные в круглые скобки,

интерпретируются как отрицательные. Если вы завершаете ввод числового

значения знаком процента %, Excel применяет к ячейке процентный

формат. Общую методику применения того или иного формата можно

пояснить следующим образом - выделите ячейку, выберите в меню

Формат команду Ячейки и на вкладке Число можно выбрать

необходимый формат чисел.

1.6. Ввод текста.

Ввод текста аналогичен вводу числовых значений. Если Вы

вводите текст, который не убирается в данной ячейке, Excel способен

вывести его, перекрывая соседние ячейки. Но текст, при этом хранится в

одной ячейке. Когда Вы вводите текст в ячейку, которая перекрыта

содержимым другой ячейки, то перекрывающий текст обрезается.

Длинный текст в ячейке можно легко увидеть, расширив столбец с

помощью мыши. Для этого необходимо подвести курсор мыши к линии в

заголовке столбца (рис. 3) и при нажатой кнопке мыши передвинуть эту

линию вправо.

1.7. Перенос текста в ячейке.

Перенос текста по словам облегчает чтение длинных

текстовых строк. Выделите ячейку, в которой Вы хотите сделать перенос

по словам, затем выберите в меню Формат команду Ячейки и на вкладке

Выравнивание установите флажок Переносить по словам. Этот режим

позволяет вводить длинные словосочетания с переносом на последующие

строки без наложения текста на другие ячейки.

1.8. Текст из чисел.

Предположим, Вы хотите, чтобы в ячейке выводилось +1.

Если просто ввести +1, Excel воспримет это как ввод числового значения и

опустит знак плюс. Чтобы заставить Excel воспринять число как текст

(набор символов) необходимо начать ввод с апострофа (верхней

кавычки). Например, чтобы ввести номер изделия 1234 как текст,

выполните следующие действия: выделите ячейку, введите ‘1234,

нажмите Enter.

1.9. Использование ссылок в формулах.

Ранее мы уже познакомились с формулами. Ссылка является

идентификатором ячейки в книге. Создавая формулу, содержащую ссылки

на ячейки, Вы связываете формулу с ячейками в книге. Например, если в

ячейку A3 ввести формулу =A1+A2 ,то в ячейке A3 будет сумма ячеек A1

и A2. Ссылки бывают абсолютные и относительные. Относительная

ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно

ячейки, в которой находится формула, например, “на две строки выше”.

Ссылки, приведенные выше, как раз и являются относительными.

Основное свойство относительных ссылок проявляется при их

копировании. Так, если ранее введенную в ячейку A3 формулу =A1+A2

скопировать в ячейку С5, то эта формула примет следующий вид =С3+С4.

Фактически в этой формуле производится сложение двух соседних ячеек

слева. Абсолютная ссылка используется для указания на фиксированную

ячейку на рабочем листе. Если мы применим в вышеприведенной

ситуации абсолютную ссылку, то это будет выглядеть следующим

образом =$A$1+$A$2 . В этом случае копирование ячейки A3 в ячейку C5

приведет к тому, что содержимое C5 будет =$A$1+$A$2 . Здесь мы

использовали копирование ячеек. Поясним эту несложную операцию. Для

копирования информации из какой-либо ячейки необходимо щелкнуть в

ней правой кнопкой мыши. Затем в появившемся меню выбрать вариант

Копировать, после это щелкнуть правой мышкой в той ячейке, где Вы

собираетесь поместить копию. В появившемся меню выбрать вариант

Вставить.

1.10. Ссылки на другие листы той же книги

Вы можете ссылаться на другие листы той же книги столь же

легко, как и на ячейки текущего листа. Например, чтобы ввести в ячейку

B10 листа Лист1 ссылку на ячейку A9 листа Лист2, выполните

следующие действия: выделите ячейку B10 на листе Лист1, и введите

=Лист2!A9. Обратите внимание, что часть ссылки, указывающая на лист,

отделена восклицательным знаком от ссылки на ячейку. В качестве

задания введите в ячейку А1 листа Лист3 любую формулу с

использованием ячеек А1 листов Лист1 и Лист2.

1.11. Ссылки на листы других книг.

Точно так, как Вы ссылаетесь на ячейки, расположенные на

других листах текущей книги, Вы можете ссылаться и на ячейки,

находящиеся в другой книге. Например, чтобы внести в ячейку A1 листа

Лист1 книги Книга1 абсолютную ссылку на ячейку A2 листа Лист2

книги Книга99, выполните следующие действия:

- создайте файл Книга99 и в ячейку A2 листа Лист2 введите любое

значение, например слово Пример;

- выделите ячейку A1 на листе Лист1 книги Книги1;

- введите в эту ячейку формулу =[Книга99]Лист2!$A$2.

1.12. Присваивание имен ячейкам.

Ячейкам и диапазонам ячеек можно назначать имена и затем

использовать их в формулах. Использование имен удобнее, потому что

устраняется необходимость ввода сложных ссылок на ячейки.

Рассмотрим, как дать ячейке имя. Для этого щелкнем на ячейке, которой

мы хотим присвоить имя, затем в меню Вставка выберите раздел Имя и

далее Присвоить. Присвойте ячейке имя Альфа. В ячейку С2, введите

формулу = Альфа*10. Далее в ячейку Альфа введите какое-либо число

(например, 5). Посмотрите на содержание ячейки С2. Далее скопируйте

формулу из ячейки С2 в ячейку С3 и обратите внимание на абсолютные

ссылки, используемые при обращении к имени ячейки.

1.13. Именованные константы.

Можно создавать имена для констант и формул, даже если эти

константы и формулы не отображаются в ячейках рабочего листа.

Например, если торговая наценка в большинстве случаев составляет 25%,

то в своих вычислениях Вы можете использовать имя Наценка. Для

установки именованных констант необходимо выполнить следующие

действия: в меню Вставка выберите команду Имя и затем Присвоить, в

окне диалога введите Наценка в поле Имя, а в поле Формула введите

25% или 0,25 . После этого можно использовать имя Наценка, например,

в формуле =Цена+(Цена*Наценка) для вычисления стоимости товаров с

25-процентной торговой наценкой.

1.14. Специальная вставка

Мы уже знаем, что при копировании формул из одной ячейки

рабочего листа в другую ячейку формулы переносятся или без изменений

(когда в формуле указаны абсолютные имена ячеек), или с изменениями

(когда в формуле указаны относительные имена ячеек). Иногда возникает

необходимость скопировать не формулу в другую ячейку, а лишь

результат вычисления этой формулы. Рассмотрим, как это сделать

практически. Например, в ячейку A1 введите 100, в ячейку А2 введите 200,

а в А3 число 300. Далее в ячейку А6 введите формулу = А1+ А2 + А3.

Теперь этот результат (только результат, а не формулу) Вы хотите

перенести в другую ячейку. Для этого щелкнем правой кнопкой мышки на

ячейке А6 и в контекстном меню выберем команду Копировать. Затем

активизируем какую-либо другую ячейку на рабочем листе и щелкнем на

ней правой кнопкой мыши. Затем в контекстном меню выберем раздел

Специальная вставка и переключатель Вставить установить в

положение Значения. В итоге в ячейку вводится только значение –

результат вычисления по формуле.

1.15. Использование функций.

Функция – это заранее определенная формула, которая

оперирует с одним или несколькими значениями и возвращает значение.

Наиболее часто используется сумма значений в ячейках. Например, если

необходимо просуммировать значения в ячейках с A1 по A10 , то можно

использовать следующую функцию =СУММ(A1:A10). Двоеточие говорит

о том, что в качестве входного рассматривается диапазон ячеек от A1 по

A10. Так как функция суммирования используется чаще других, то на

стандартной панели инструментов имеется специальная кнопка

Автосумма (рис.4). Для вычисления суммы чисел в столбце (рис.4)

выделите ячейку, расположенную ниже данных, и нажмите кнопку

Автосумма. В этом случае кнопка Автосумма вставляет формулу и

предлагает диапазон суммирования. Здесь Вы можете изменить интервал

суммирования. Для вставки различных функций используется раздел

Функция из меню Вставка. Далее рассмотрим примеры некоторых

функций Microsoft Excel.

Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ (ДИАПАЗОН) – выполняет

подсчет количества пустых ячеек в диапазоне. В качестве задания в

ячейки С1, С2, С3, С4, С5 введите следующие данные - C1= 1000 ,

C2=2000, C5= RTY (содержимое ячеек C3 и C4 оставить пустым).

Требуется подсчитать в ячейке C6 количество пустых ячеек в диапазоне

C1:C5.

Рис.4.

Функция СЧЕТЕСЛИ (ДИАПАЗОН; УСЛОВИЕ) – выполняет

подсчет количества ячеек в указанном диапазоне, для которых

выполняется указанное в функции условие. В качестве задания введите в

ячейки С1, С2, С3, С4, С5 введите следующие данные - C1= 1000

C2=2000 C3=120 C4= 70 C5= 700. Требуется подсчитать в

ячейке C6 количество ячеек в диапазоне C1:C5, значение которых больше

или равно 120.

Функция ЕСЛИ (УСЛОВИЕ; ВЫРАЖЕНИЕ!; ВЫРАЖЕНИЕ») –

возвращает в текущую ячейку величину, вычисленную в соответствии с

ВЫРАЖЕНИЕ1, если условие (одно или несколько) истинно, в противном

случае эта величина вычисляется по ВЫРАЖЕНИЕ2. В качестве задания в

Кнопка Автосумма вставки функции -

сумма

ячейки В2, В3, В4 ввести числа 2000, 3000,4500. В ячейки С2, С3, С4

ввести формулы, вычисляющие процент от данных из соответствующих

ячеек (С2 от В2, С3 от В3, С4 от В4). При этом если значение числа в

исходной ячейке больше 2500, то значение равно 30%, а в противном

случае 25%.

1.16. Форматирование чисел.

Команда Ячейки из меню Формат контролирует большинство

форматов, применяемых к ячейкам рабочего листа. Выполнить

форматирование ячеек очень легко: просто выделите ячейку или

диапазон и выберите соответствующую команду Ячейки в меню Формат.

Формат Общий – это первая категория в списке форматов. Если Вы явно

не измените формат ячейки, Excel отобразит любое введенное текстовое

или числовое значение в формате Общий. За незначительными

исключениями формат Общий отображает точно то, что Вы ввели в

ячейку.

На рис.5 приведен пример несложного форматирования. Здесь

установлено, что числа выводятся в денежном формате, при этом

отрицательные числа должны быть красного цвета.

Рис. 5.

Вы можете сберечь свое драгоценное время, используя команду

Автоформат из меню Формат. Автоматические форматы – это заранее

определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания,

границ, узора, ширины столбца и высоты строки. Чтобы воспользоваться

командой Автоформат, выполните следующие действия: введите в

рабочем листе данные; задайте текущий блок для форматирования

(текущий блок – это прямоугольная область ячеек, которая содержит

активную ячейку и окружена пустыми столбцами, пустыми строками или

границами листа); в меню Формат выберите команду Автоформат;

выберите желаемый формат в списке форматов. В качестве задания с

использованием команды Автоформат сформировать на рабочем листе

фрагмент, аналогичный показанному на рис.6.

Рис. 6.

1.17. Ориентация текста.

Секция Ориентация (меню Формат, раздел Ячейки, вкладка

Выравнивание и т.д.) позволяет размещать значения либо горизонтально,

либо вертикально, либо под определенным углом. В качестве задания

изменить форматирование на рабочем листе, так как представлено на

рис.7.

Рис. 7.

1.18. Использование границ.

Границы ячеек могут быть хорошим средством для оформления

различных областей рабочего листа. Границы выглядят более

выразительно, когда из рабочего листа удалена сетка. Чтобы сделать это, в

меню Сервис выберите команду Параметры и затем на вкладке Вид

снимите флажок Сетка. На рис.8 показана вкладка Граница окна Ячейки

меню Формат.

Рис.8.

Пользуясь этим окном, можно задавать выбор типа линии

(сплошной или прерывистой). Также можно выбирать цвет линии. После

выбора типа и цвета линии нужно указать положение границы. При

нажатии кнопки Внешние в секции Все граница размещается по

периметру текущего выделения, будь то одна ячейка или блок ячеек.

Чтобы удалить все границы из выделения, нажмите кнопку Нет. Чтобы

поместить границу щелкните на области просмотра в том месте, где

должна находиться граница, или нажмите соответствующую кнопку рядом

с этой областью. Чтобы удалить размещенную границу просто щелкните

на ней в области просмотра. Если нужно изменить формат границы,

выберите другой тип линии или цвет, и щелкните на этой границе в

области просмотра. В качестве задания необходимо оформить рабочий

лист, так как показано на рис.9.

Рис. 9.

1.19. Применение цвета и узоров.

Вкладка Вид окна Формат ячеек используется для применения

цвета и узоров к выделенным ячейкам. Вид этой вкладки показан на

рис.10.

Рис. 10.

Палитра Цвет позволяет задавать фон для выделенных ячеек.

Если Вы выберите цвет в палитре Цвет, не выбирая узора, то заданный

цветовой фон появится в выделенных ячейках. Если выбрать цвет в

палитре Цвет, а затем узор в раскрывающейся палитре, то этот узор

накладывается на цвет фона. Цвета в раскрывающейся палитре Узор

контролируют цвет самого узора. В качестве задания необходимо

оформить рабочий лист, так как показано на рис.11.

Рис. 11.

1.20. Добавление подложки к рабочему листу.

Можно добавлять к рабочему листу фоновое изображение. Для

этого в меню Формат выберите команду Лист и затем Подложка.

Перед Вами появится окно диалога, позволяющее открыть графический

файл, хранящийся на диске. Затем это графическое изображение

используется в качестве фона текущего рабочего листа подобно водяным

знакам на листе бумаги. Ячейки, которым Вы назначили цвет или узор на

вкладке Вид окна диалога Формат ячеек, выводят только цвет или узор, а

не графическое фоновое изображение. Вы можете, например, применить

белый или желтый цвет к ячейкам, содержащим данные, а остальные

области листа украсить фоновым изображением.

2. Более сложные приемы работы с Microsoft Excel.

2.1 Условное форматирование.

Условное форматирование действует подобно будильнику. Оно

позволяет применять форматы к конкретным ячейкам, которые остаются

«спящими», пока значения в этих ячейках не достигнут некоторых

контрольных значений. Например, Вы можете применить условное

форматирование к таблице, содержащей итоговые данные о продажах,

чтобы в случае падения какого-либо итогового значения ниже $10 000

формат ячейки изменялся, и эта ячейка резко отличалась от остальных

ячеек. Выделите ячейки, предназначенные для форматирования, затем в

меню Формат выберите команду Условное форматирование, и на

экране появится окно диалога, представленное на рис. 12.

Рис. 12.

Первое (слева) поле позволяет выбрать, то к чему должно

применяться условие: к значению или самой формуле. Обычно выбирается

параметр Значение, при котором применение формата зависит от

значений выделенных ячеек. После задания условия нажмите кнопку

Формат. Откроется окно Формат ячеек, в котором можно выбрать

Шрифт, границы и другие атрибуты. В качестве примера условного

форматирования приведен следующий фрагмент (рис.13).

Рис. 13.

Здесь для данных применен следующий формат – если значение

в ячейке превышает 45000, то значение отображается красным цветом на

желтом фоне. Выполните подобное самостоятельно.

Рассмотрим более сложное условное форматирование. В окне

диалога условное форматирование с помощью кнопки А также можно

задать до трех условных форматов, которые будут одновременно

применяться к выделенным ячейкам. Например, если Вы хотите также

выделить ячейки тогда, когда бюджет по кварталу будет меньше 30000, то

можно выполнить условное форматирование в варианте, показанном на

рис. 14. Результат данного условного форматирования показан на рис. 15.

Рис. 14.

Рис. 15.

2.2 Объединение ячеек.Сетка является важным конструктивным элементом

оформления электронной таблицы. Однако когда в различных ячейках

листа данные выводятся различным шрифтом, то иногда для улучшения

восприятия таблицы лучше объединить несколько ячеек в одну. При

слиянии ячеек образуется одна ячейка, размеры которой совпадают с

размерами первоначального выделения. Чтобы объединить ячейки

необходимо выполнить следующие действия:

выделите необходимые ячейки;

в меню Формат выберите команду Ячейки;

на вкладке Выравнивание окна диалога Формат ячеек установите

флаг Объединение ячеек;

если верхняя ячейка содержит длинный текст, то Вы можете

установить флажок Переносить по словам.

Важно заметить, что при слиянии нескольких ячеек сохраняются

только данные, содержащиеся в верхней левой ячейке. Вы также можете

отменить объединение ячеек и вернуть исходному диапазону стандартную

структуру. Для этого выполните следующие действия:

выделите объединенную ячейку;

в меню Формат выберите команду Ячейки;

на вкладке Выравнивание окна диалога Формат ячеек снимите

флажок Объединение ячеек.

В качестве задания оформите рабочий лист так, как показано на рис. 16.

Рис. 16.

2.3 Добавление примечаний к ячейкам.К ячейкам рабочего листа можно добавить примечания,

содержащие пояснения к вычислениям, предположения или какие-либо

напоминания. Выделите ячейку, к которой Вы хотите добавить

комментарий, а затем в меню Вставка выберите команду Примечание. В

результате появится окно Примечание, в котором можно ввести

сообщение. В процессе работы с таблицей при подведении курсора мыши

к данной ячейке появится данное сообщение. Пример сообщения приведен

на рис. 17 (выполнить в качестве задания).

Рис. 17.

2.4 Защита данных.

Можно защитить от изменений (случайных или

преднамеренных) данные на рабочем листе. Чтобы установить эту защиту

необходимо в меню Сервис выбрать команду Защита и затем вариант

Защитить лист.

Рис. 18.

После включения защиты содержимого листа Вы не можете

изменить содержимое ячеек. Снять защиту можно с помощью

аналогичных действий (из меню Сервис выбрать команду Защита и затем

вариант Снять защиту листа). В большинстве случаев нет

необходимости в блокировке всех ячеек рабочего листа. Прежде чем

защищать лист, выделите ячейки, которые хотите оставить

незаблокированными, и затем в меню Формат выберите команду Ячейки.

В окне диалога Формат ячеек на вкладке Защита снимите флажок

Защищаемая ячейка.

Можно также предотвратить изменение структуры книги и

зафиксировать положение окна. Для этого используется команда

Защитить книгу из то же меню Защита.

2.5 Ввод паролей.

В окне диалога, появляющегося после выбора в меню Сервис

команды Защитить лист или Защитить книгу, Вы можете назначить

установка этого флага защитит от изменений содержимое ячеек

пароль, который должен быть введен для того, чтобы снять

устанавливаемую защиту (можно использовать разные пароли для всей

книги и отдельных листов). Чтобы назначить пароль, выполните

следующие действия:

в меню Сервис выберите команду Защита и затем – Защитить

лист или Защитить книгу;

введите пароль и нажмите ОК;

после запроса Excel подтвердите пароль, для чего введите его

повторно, и нажмите ОК для возврата в окно книги.

Следует заметить, что использование в Excel паролей защиты -

это ответственное решение. После назначения пароля нет способа снятия

защиты с листа или книги без ввода этого пароля. Пароли необходимо

вводить с точностью до регистра.

2.6 Удаление защиты.

После включения защиты листа или книги команда Защитить

лист или Защитить книгу в меню Сервис изменяется, соответственно,

на команду Снять защиту листа или Снять защиту книги. Если при

установке защиты листа или книги Вы назначили пароль, то не сможете

снять защиту без ввода этого пароля. При вводе неправильного пароля

Excel выведет сообщение, что указан неверный пароль.

2.7 Скрытие формул.

В Excel можно скрывать формулы, по которым выполняются

вычисления. Если к ячейкам применен режим скрытия формул, то при

активизации таких ячеек, содержащиеся в них формулы не выводятся в

строке формул. Сами формулы в ячейках по-прежнему сохраняются, они

просто недоступны для просмотра, а результаты вычислений остаются

видимыми. Чтобы включить режим скрытия формул, выполните

следующие действия:

выделите ячейки, которые хотите скрыть;

в меню Формат выбрать раздел Ячейки;

на вкладке Защита раздела Ячейки меню Формат установите

флажок Скрыть формулы и нажмите кнопку ОК;

выберите в меню Сервис раздел Защита, а затем Защитить

лист;

в окне диалога Защитить лист установите флажок Содержимого

и нажмите кнопку ОК.

В качестве задания введите в ячейки А1 и А2 формулы (любые).

Сделайте так, чтобы сами формулы не были видны. Вы можете также

скрыть целые листы книги. В скрытых листах все данные и результаты

вычислений сохраняются, они просто скрыты от просмотра.

Чтобы скрыть лист, выполните следующие действия: - щелкните

на ярлычке листа, который хотите скрыть, в меню Формат выберите

команду Лист, а затем Скрыть. Аналогичным образом Вы можете

вернуть лист на экран. Для этого в меню Формат необходимо выбрать

команду Лист и затем Отобразить.

2.8 Создание диаграмм.

Начнем с примера построения простой диаграммы. Приведем

описание шагов для создание подобного элемента. Вставьте в столбец А

на пять чисел 12; 16,25; 45; 21; 5,75. Выделите их. Щелкните на кнопке

Мастер диаграмм панели Стандартная. Запустится Мастер

диаграмм и будет выведено окно первого шага. Оно показано на рис. 19.

Обратите внимание на то, что Excel предлагает довольно большой набор

видов диаграмм (сейчас мы выберем круговую –рис.20). Теперь будет

выведено окно второго шага, в котором надо указать диапазон ячеек.

Поскольку диапазон выделен ранее, то ничего

менять не нужно. Щелкните на кнопке

Далее. В следующем окне (рис. 21)

щелкните на закладке Легенда и снимите

галочку с опции Добавить легенду.

Теперь щелкните на закладке Подписи

данных и установите опцию Значение.

После этого нажмите кнопку Далее. На

последнем шаге нужно указать лист, на

котором будет размещена диаграмма.

Готовую диаграмму можно корректировать. Например, можно сменить

Рис. 20.

Рис. 19.

Рис. 20.

тип диаграммы. Щелкните по только что созданной диаграмме для

выделения. По контуру выделенной диаграммы появятся квадратики, а на

экране – панель Диаграммы (рис. 22).

Рис. 21.

Щелкните на пиктограмме Тип диаграммы и выберите какой-нибудь

другой тип. Диаграмма автоматически изменится.

Рис. 22. Панель Диаграммы

Ничего не меняя, кроме типа, можно, например, получить диаграммы,

показанные на рис. 23.

Рис. 23. Типы диаграмм

Рассмотрим теперь другой пример – на рабочем листе создадим следующую

таблицу, показанную на рис. 24.

Фирма

Сумма контракто

в

Сумма предоплат

ыАльянс $30 000,00 $10 000,00Неотон $20 000,00 $12 000,00Симс $35 000,00 $30 000,00Меда $7 000,00 $5 000,00Нерис $17 000,00 $15 000,00

Рис. 24.

Теперь щелкните мышкой сначала внутри этой таблицы, а затем

по кнопке Мастер диаграмм панели Стандартная. Выберите тип

диаграммы – гистограмма и на Вашем рабочем листе должна получиться

диаграмма в виде, показанном на рис. 25.

Рис. 25.

Рассмотрим еще один пример по созданию диаграммы. На рабочем листе

создадим таблицу (рис. 26) с данными об объемах продаж в зависимости

от количества филиалов некоторой фирмы (далее приводятся пояснение).

Рис. 26. Рис. 27

Щелкнем мышкой внутри таблицы и далее по кнопке Мастер диаграмм

панели Стандартная. Выберите тип диаграммы – Точечная. В этом

случае первый столбец воспринимается как данные по координате х, а

второй как данные по координате у. На рис. 27 показана полученная в

диаграммы.

2.9 Настройка ширины и скрытие столбцов.

Excel по умолчанию использует ширину столбца, равную 8,43

символа. Это, конечно, не означает, что каждая ячейка может выводить

8,43 символа (что связано с различными шрифтами). Поэтому такое

значение весьма условно характеризует количество выводимых символов.

Если Вы вводите число (не текст) и если ширины ячейки не хватает для

вывода всего числа, то в ячейке выводится ряд знаков #. Чтобы вывести

содержимое ячеек полностью, Вы должны изменить ширину столбцов,

которые содержат длинные значения. Вручную ширину столбца проще

всего изменить с помощью мыши. Установите указатель мыши в области

заголовков столбцов на линии, отделяющей этот столбец от соседнего

справа. Чтобы изменить ширину нескольких столбцов их необходимо

прощелкать мышью при нажатой клавиши Ctrl. Затем можно изменить

ширину одного из выделенных столбцов. После этого все выделенные

столбцы будет такой же ширины.

Можно установить ширину столбца по самому длинному

значению в нем, дважды щелкнув на линии, отделяющей его заголовок от

заголовка столбца справа. Настроить ширину столбца по самому

длинному значению можно и с помощью меню. Для этого после

выделения длинного значения или всего столбца (нескольких столбцов)

выберите в меню Формат команду Столбец, а затем Автоподбор

ширины. Меню Формат (раздел Столбец) можно использовать для

скрытия столбцов. На экране после выбора данного раздела появится

подменю. Здесь можно изменить ширину столбца, а также скрыть один

или несколько столбцов. Если Вам после скрытия столбцов (по какой-либо

причине) понадобится затем их опять отобразить на экране, то можно в

меню Формат выбрать раздел Столбец и затем пункт Отобразить.

2.10 Работа со списками.Одной из типичных задач, выполняемых с помощью

электронных таблиц, является ведение списков – совокупность номеров

телефонов, клиентов, торговых операций, материальных ценностей и т.д.

Чтобы достичь максимальной эффективности при работе со списками,

следуйте изложенным ниже правилам:

каждый столбец должен содержать информацию одного типа (в списке

сотрудников, например, Вы можете отвести один столбец для фамилии,

второй для имени, третий для отчества и т.д.);

одна или две из верхних строк списка должны содержать заголовки,

описывающие содержимое расположенного ниже столбца;

не включайте в список пустые строки и столбцы.

На рис. 28 представлен список фамилий сотрудников.

Рис. 28.

В качестве задания заполнить список аналогично приведенному

выше примеру. При этом добавить в список еще 3-5 строк. Обратите

внимание, что заголовки столбцов в первой строке кажутся

подчеркнутыми. Здесь мы использовали команду Закрепить области

(меню Окно) для фиксации ячеек A1, B1 и C1, чтобы они все время

оставались на экране при прокрутке списка (если в нем будет много строк

и столбцов). Для этого нужно щелкнуть на ячейке D2 и в меню Окно

выбрать раздел Закрепить области.

2.10.1 Использование формы для работы со списком.Вы всегда можете внести новую информацию в список, перейдя

к первой пустой строке внизу списка и введя данные с клавиатуры. Но еще

проще это можно сделать с помощью команды Форма из меню Данные,

которая выводит одну строку списка в более удобном виде – в виде формы

для ввода. В качестве задания добавьте в список еще несколько строк с

помощью Формы.

2.10.2 Сортировка списков.Вы можете отсортировать список по различным реквизитам.

Чтобы отсортировать список, сначала

выделите в нем какую-нибудь ячейку.

Затем выберите в меню Данные

команду Сортировка. Перед Вами

откроется окно диалога (рис. 29). В

поле с раскрывающимся списком

Сортировать по проверьте, что

выбран именно тот параметр, по

которому необходимо отсортировать

строки списка. Например, если в этом

поле указан Оклад (а справа указано,

что по возрастанию), то мы получим список, где сотрудники расположены

в порядке возрастания их окладов. Кроме того, Вы можете внутри каждой

группы (в данном случае группы сотрудников с одинаковым окладом)

осуществить сортировку по другому параметру. В качестве задания

Рис. 29.

выполните сортировку рассмотренного выше списка по двум параметрам:

в качестве первого - оклад, а в качестве второго – дата поступления на

работу. Если Вы сортируете строки, то ссылки на другие ячейки,

находящиеся в той же строке, остаются правильными и после сортировки.

Ссылки на ячейки, находящиеся в других строках списка, после

сортировки могут быть ошибочными.

2.10.3 Использование фильтров для анализа списка.Отфильтровать список – это скрыть все строки за

исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора.

Excel предоставляет для этого 2 команды – Автофильтр (для простых

условий отбора) и Расширенный фильтр для более сложных критериев.

Перед использованием команды Автофильтр выделите

любую ячейку в списке. Далее в разделе Фильтр (меню Данные)

выберите вариант Автофильтр. На экране в заголовках столбцов

появятся стрелки (это кнопки автофильтра). Щелчок по кнопке со

стрелкой рядом с заголовком столбца раскрывает список значений,

которые можно использовать для отбора строк. Можно применить

команду Автофильтр к любому количеству столбцов. Для этого сначала

отфильтруйте список по одному столбцу, затем полученный список

отфильтруйте по другому столбцу и т.д.

2.10.4 Применение пользовательского автофильтра.Для этого после выбора раздела Автофильтр щелкните на

интересующий Вас столбец и здесь из списка выберите пункт Условие. В

результате появится окно диалога подобное рис. 30.

Рис. 30.

В этом окне можно ввести одно или два условия отбора и

выбрать любой из операторов сравнения.

2.10.5 Команда Расширенный фильтр.Команда Расширенный фильтр, в отличие от команды

Автофильтр, позволяет:

задавать условия для нескольких столбцов;

задавать несколько условий для конкретного столбца;

задавать вычисляемые условия.

Рассмотрим на примерах как пользоваться расширенным

фильтром для используемого выше списка. Из имеющегося списка нам

нужно выбрать только сотрудников, которые родились 07.03.1975 и

позднее, а также имеют оклад не меньше 9800 рублей. Чтобы создать

такой фильтр выполните следующие действия:

вставьте несколько новых строк в верхней части листа, освободив

место для диапазона условий;

создайте диапазон условий, так как показано на рис. 31.

Рис. 31.

Далее (щелкнув на любой ячейки списка) выберем команду

Расширенный фильтр из раздела Фильтр меню Данные. После чего

введите информацию в открывшееся окно так, как показано на рис. 32.

Рис. 32.

В результате на экране в списке окажутся только те строки,

которые прошли фильтр. Важно заметить, что в диапазоне условий можно

ввести любое количество условий. И Excel интерпретирует их в

соответствии со следующими правилами:

условия в одной строке считаются соединенными логическим

оператором И;

условия в разных строках считаются соединенными логическим

оператором ИЛИ.

Рассмотрим теперь пример использования трех ИЛИ для

одного столбца. Пусть, например, Вы хотите, чтобы список содержал

только сотрудников, фамилии которых начинаются с Н, П и А. В этом

случае необходимо Заголовок и эти три буквы ввести в одном столбце. На

рис. 33 показана реализация данного варианта расширенного фильтра.

Рис. 33.

Рассмотрим теперь пример использования трех ИЛИ и одного

И. Пусть, например, Вы хотите, чтобы список содержал только

сотрудников, фамилии которых начинаются с Н, П и А. При этом эти

сотрудники, чьи фамилии начинаются на А или Н должны быть иметь

дату рождения после 30.12.1970 года рождения, а сотрудники чьи

фамилии начинаются с буквы П должны быть моложе 1976 года

рождения. На рис. 34 показана реализация данного варианта

расширенного фильтра.

Рис. 34.

2.11 Печать повторяющихся заголовков.Если при печати многостраничной таблицы требуется повторять

на каждой странице содержимое некоторых строк (или столбцов), то нет

необходимости копировать эти элементы. Гораздо проще задать команду

Параметры страницы (из меню Файл). В поле Сквозные строки

следует ввести диапазон строк, содержащих повторяющийся текст.

Рис.35.

На рис. 35 установлено, что на каждой странице повторяется первая

строка, содержащая одну строку заголовков.

2.12 Использование сводных таблиц

Сводная таблица является специальным типом таблицы,

которая суммирует информацию из конкретных полей списка. На рис. 36

показан список, содержащий информацию о поставках мебели.

Рис. 36.

Это список упорядочен по годам, кварталам и поставщикам. Однако

полезную информацию из него извлечь не так просто. Наша цель создать

из этой таблицы другую таблицу (сводную) из которой уже можно легко

извлекать любую информацию.

Приступим к созданию сводной таблицы. Выберем в меню

Данные команду Сводная таблица. В результате будет запущен мастер

сводных таблиц. Далее приводится последовательное описание шагов

создания сводной таблицы.

Шаг1. Задание источника данных (в нашем случае установим

опцию - список или база данных Microsoft Excel).

Шаг2. Указание местонахождения данных (при этом не забудьте

включить заголовки столбцов).

Шаг3. Задание макета таблицы. В этом окне Вы можете

сформировать макет сводной таблицы. При этом речь идет только о

начальном макете сводной таблицы, поскольку после создания таблицы

ее можно реорганизовать в любое время. В центре окна диалога

находится диаграмма макета. В правой части окна диалога отражаются

кнопки для каждого поля источника данных. Чтобы задать структуру

таблицы, просто перетащите эти кнопки в различные области диаграммы

макета. Если нужно удалить поле из сводной таблицы, перетащите кнопку

за пределы этой диаграммы.

Шаг4. Указание места для размещения сводной таблицы. Здесь

нужно выбрать или тот же лист или новый лист. Далее показано

сформированная сводная таблица. Как видно из данного фрагмента из

сводной таблицы легко, например, узнать какие фабрики поставили тот

или иной вид мебели по кварталам 1999 года.

Рис. 37.

Достоинством сводной таблицы является то, что ее очень легко

можно изменить. Например, если мы хотим, чтобы по строкам внешняя

группировка была не по виду мебели, а по поставщику, то для этого надо

лишь мышкой перетащить пиктограмму с надписью Поставщик левее.

3. Элементы статистики в Microsoft Excel.

Microsoft Excel предлагает широкий диапазон средств анализа

статистических данных. Пакет анализа, являющийся надстройкой,

содержит коллекцию функций и инструментов, расширяющих

аналитические возможности Excel. Если Вы выполнили полную

установку Excel, то пакет анализа доступен при каждом запуске Excel.

Если же в меню Сервис команда Анализ данных отсутствует, или

обращение к формуле пакета дает ошибочное сообщение #ИМЯ? то

выполните следующие действия: в меню Сервис выберите команду

Надстройки, а затем Пакет анализа – VBA в списке настроек, после чего

нажмите кнопку ОК.

3.1 Инструмент ГИСТОГРАММА

Гистограмма – это диаграмма (обычно столбчатая), где для

исходного множества значений определяется и отображается число

значений (частот), попадающих в интервалы разбиения (карманы частот).

Для иллюстрации работы инструмента гистограмма мы будем

использовать таблицу баллов студентов (30 студентов). Баллы в

интервале от 20 до 50. Фрагмент такой таблицы приведен на рис. 38.

Рис. 38.

Наша задача – увидеть распределение баллов по интервалам

размером в 5 баллов. Поэтому в свободном столбце введем границы

интервалов гистограммы (карманы). На рис. 39 в столбце D указаны

карманы для отбора значений баллов.

Рис. 39.

Далее в меню Сервис выберем раздел Анализ данных и укажем

инструмент Гистограмма. После этого появится диалоговое окно

аналогичное рис. 40. Инструмент Гистограмма использует три

аргумента: место расположения данных (интервал, где находится наш

список баллов), место расположения границ интервалов разбиения и

верхнюю ячейку куда выводятся результаты. Далее на рис.41 показан

результат построения гистограммы.

Рис. 40.

Рис. 41.

Прокомментируем созданную гистограмму. Строка

Карман Частота

20 2

говорит о том, что количество значений не больших 20 равно 2.

Следующая строка говорит о том, что количество значений больших 20 и

не больших 25 (значение следующей границы) равно 7. Поле Интервал

карманов можно оставить пустым. В этом случае Excel сам создаст

равные интервалы разбиения. Число интервалов принимается равным

квадратному корню из числа входных значений. Применение этого

варианта построения гистограммы в нашем случае приводит к результату,

показанному на рис. 42.

Рис. 42.

2.2 3.2 Вычисление скользящего среднего.

Скользящее среднее - это метод, который позволяет упростить

анализ тенденции данных за счет сглаживания колебаний измерений по

временным интервалам. Так количество продаж по месяцам может

изменяться в зависимости от количества рабочих дней в месяце.

Предположим, мы располагаем о количестве продаж по итогам 20

месяцев. Для устранения единичных выбросов (малого или большого

объема продаж в некоторых месяцев) можно построить линию количества

продаж по итогам усреднения по трем месяцев. В связи с этим заполним

лист данными (столбец А на рис. 43). После ввода данных в меню Сервис

выберите команду – Анализ данных. Далее в окне диалога выберите

инструмент Скользящее среднее и нажмите кнопку OK. Далее Вам

необходимо выбрать три параметра:

диапазона, который содержит анализируемые данные;

интервала усреднения;

диапазона для вычисленных усредненных данных.

Рис. 43.

На рис.43 показаны результаты усреднения по итогам 3 соседних

месяцев. Обратите внимание, что первые пять ячеек выходного диапазона

содержат ошибочное значение #Н/Д. Это связано с тем, что усреднение не

проводится по одному и двум первым месяцам.

Оглавление

1. Основные сведения по работе с Microsoft Excel. 21.1. Рабочая область Excel. 21.2. Рабочий лист. 31.3. Формулы и строка формул 41.4. Строка состояния. 51.5. Ввод чисел в ячейки. 51.6. Ввод текста. 61.7. Перенос текста в ячейке. 61.8. Текст из чисел. 61.9. Использование ссылок в формулах. 71.10. Ссылки на другие листы той же книги 71.11. Ссылки на листы других книг. 81.12. Присваивание имен ячейкам. 81.13. Именованные константы. 91.14. Специальная вставка 91.15. Использование функций 101.16. Форматирование чисел 111.17. Ориентация текста. 131.18. Использование границ. 131.19. Применение цвета и узоров. 151.20. Добавление подложки к рабочему листу. 17

2. Более сложные приемы работы с Microsoft Excel. 172.1 Условное форматирование. 172.2 Объединение ячеек. 202.3 Добавление примечаний к ячейкам. 212.4 Защита данных. 222.5 Ввод паролей. 222.6 Удаление защиты. 232.7 Скрытие формул. 23

2.8 Создание диаграмм. 242.9 Настройка ширины и скрытие столбцов. 282.10 Работа со списками 29

2.10.1 Использование формы для работы со списком. 302.10.2 Сортировка списков. 302.10.3 Использование фильтров для анализа списка. 312.10.4 Применение пользовательского автофильтра. 322.10.5 Команда Расширенный фильтр. 33

2.11 Печать повторяющихся заголовков. 362.12 Использование сводных таблиц 37

3. Элементы статистики в Microsoft Excel. 413.1 Инструмент ГИСТОГРАММА 41