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第 3 章 Word 2003 文字处理系统

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第 3 章 Word 2003 文字处理系统. 本章的主要内容: 1 Word 2003 概述 2 创建文档 3 编辑文档 4 格式设置 5 页面设置和打印 6 表格处理 7 图文混排 8 对象链接与嵌入. 第一节 Word 2003 概述. - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

第 3章 Word 2003 文字处理系统

本章的主要内容:1 Word 2003 概述2 创建文档 3 编辑文档 4 格式设置5 页面设置和打印 6 表格处理 7 图文混排 8 对象链接与嵌入

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第一节 Word 2003 概述 Word 2003 是 Microsoft Office 2003 办公系列软件之一,是目前最受欢迎的文字处理软件,可用来制作公文、信函、传真、书籍、报刊、论文和个人简历等各种文档。Word 2003 功能强大,除了输入、编辑、排版和打印等基本文字处理功能之外,还提供了在文档中插入表格、添加图片、绘制图形、插入超链接、保存为网页等许多实用功能。

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(1) 标题栏标题栏位于整个窗口的顶部,左端有控制菜单按钮和当前打开的文档名称,右端是窗口的最小化按钮、还原 (或最大化 )按钮、关闭按钮。(2) 菜单栏菜单栏通常位于标题栏之下,包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、 “表格”、“窗口”和“帮助”等下拉菜单。在菜单栏的最右端有一个“关闭窗口”按钮,单击该按钮可关闭当前正在编辑的文档窗口,但并不关闭 Word 2003 的程序。(3) 工具栏 工具栏由一组带有不同图标的功能按钮组成,单击其中的某个按钮就可完成相应的操作,因而比打开下拉菜单后选择菜单命令更为方便。默认情况下,在菜单栏下方有一个“常用”工具栏和一个“格式”工具栏。

一 Word 2003 的窗口

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(4) 标尺 默认情况下,工具栏下面有一个水平标尺。该标尺可用于文档中的段落缩进、改变文本栏的宽度、调整页边距,以及设置制表位等。此外,在文档编辑区左侧通常还会有一个垂直标尺。选择“视图”菜单中的“标尺”命令可以控制标尺的显示或隐藏。(5) 文档编辑区 水平标尺下方的大面积空白区域为文档编辑区。编辑区中有一个不停闪烁的竖线,称为插入点光标或简称插入点,用来指示当前输入内容将出现的位置。在编辑区的右侧有垂直滚动条,在下方有水平滚动条。用户可拖动滚动条内的滑块或单击其两端的滚动箭头,来显示文档中不同位置的内容。

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(6) 任务窗格 任务窗格通常是位于文档编辑区右侧的长条窗格,用来显示有关任务信息并帮助完成文档的创建、编辑、格式设置以及信息检索、剪贴板操作、文档保护等。选择“视图”菜单中的“任务窗格”命令,或者按 Ctrl+F1 组合键,可以控制任务窗格的显示或隐藏。 Word 2003 提供了“开始工作”、“帮助”、“新建文档”、“剪贴板”、“剪贴画”、“信息检索”等十几种不同主题的任务窗格,单击任务窗格右上角的黑色向下小三角箭头 ,即可在打开的列表框中选择所需的一种任务窗格。拖动任务窗格左上角的垂直虚线可在屏幕范围内任意移动任务窗格的位置。

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(7)状态栏在 Word 2003 工作窗口底部通常有一个状态栏,其中显示了当前文档的总页数、当前页数、插入点光标所在的行与列等信息。在状态栏的右侧还有“录制”、“修订”、“扩展”和“改写” 4个按钮,每个按钮标识了Word 2003 的一种工作状态,双击其中的某个按钮可以进入或退出相应的状态。进入某种状态时,对应的按钮文字将呈黑色显示。

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二 工具栏的使用

Word 2003 窗口内提供的工具栏使得用户只需单击其中的某个功能按钮,就可以方便快速地执行对应的操作命令。如果用户不了解工具栏中某个按钮的具体功能,只需将鼠标光标移到这个按钮上稍待片刻,就会有一个功能提示小方框出现在该按钮的下方。

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1.添加或隐藏工具栏

默认情况下,屏幕上只出现“常用”工具栏和“格式”工具栏。有以下两个方法可显示其他工具栏。方法一:选择“视图/工具栏”菜单命令,在出现的“工具栏”级联菜单中,可以看到“常用”和“格式”工具栏名称前已有 标记,表明它们已经显示在屏幕上。单击其他要使用的工具栏名称,即可让选择的工具栏显示出来。方法二:鼠标右键单击 Word 2003 窗口的菜单栏或者工具栏,在弹出的列表框中选择所需的工具栏名称。

如果要隐藏某个工具栏,只需在弹出的“工具栏”级联菜单或者列表框中单击该工具栏的名称,将其前面的 标记清除即可。

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2.工具栏的调整

①折叠式工具栏:可将多个工具栏重叠在一行上以节约更多的屏幕空间。②移动工具栏:可将鼠标指针指向工具栏最左端的垂直虚线移动柄处,按住左键将其拖动到目的地即可。③改变工具栏的形状:可将鼠标指针指向浮动工具栏的边框上,待鼠标指针变成双向箭头时,拖动工具栏的边框,即可改变其形状。

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3.添加或删除按钮

以添加按钮为例,具体操作步骤如下:①显示出要添加按钮的工具栏;②单击该工具栏最右端的“工具栏选项”标记,在弹出的列表框中选择“添加或删除按钮”命令及其子命令;③在出现的列表框中列出了可能添加到该工具栏中的各种按钮,选择要添加的某个按钮,被选中的按钮即被添加到工具栏中。

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三 文档的打开与关闭 1.用“打开”命令打开文档

①单击“常用”工具栏中的“打开”按钮 或选择“文件/打开”菜单命令,出现如下图所示的“打开”对话框;②在“查找范围”列表框中选择要打开的文件所在的驱动器与文件夹。在下方的文件名列表框中,选择要打开的文档;③单击“打开”按钮。

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2.打开最近操作过的文档

如果要打开的文档是最近刚处理过的,则可以打开“文件”下拉菜单,在菜单底部会列出最近创建或编辑过的若干个文档名称,单击要打开的文档名称或键入文档名前的对应数字,即可快速打开该文档。另外, Word 2003 对“打开”对话框进行了重新设计,单击“打开”对话框左侧“查找范围”区域中的“我最近的文档”按钮,可以看到以时间顺序排列的最近处理过的文档,从中双击所需要的文档即可将其打开。还有,打开“开始工作”任务窗格,在其下方也会列出最近处理过的若干个文档名,单击所需操作的文档名同样可将其打开。

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第二节 创建文档

一 创建新文档

1.创建普通新文档

启动 Word 2003时,如果没有指定要打开的文档,将自动建立一个名为“文档 1”的新文档。

创建一个普通的新文档,可单击“常用”工具栏左端的“新建空白文档”按钮 ,或者选择“文件/新建”菜单命令。此外,在打开的“新建文档”任务窗格中单击“空白文档”选项也可创建一个新文档,如右图所示。

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2.创建网页、电子邮件等文档

在打开的“新建文档”任务窗格中,还包含了“ XML 文档”、“网页”、“电子邮件”、“根据现有文档”等选项,单击其中之一即可迅速创建相应的文档。

3.利用模板建立新文档

所谓模板是为用户创建各种特定文档提供的样板。 Word 2003 提供有“报告”、“备忘录”、“出版物”、“英文模板”、“信函和传真”等模板。利用模板建立一个新文档后,文档的框架和格式已预先设定好,用户只需在相应的地方填充具体内容即可。 Word 2003 不仅允许用户选择使用本机上已安装的多个文档模板,还允许选择使用网站上提供的模板。

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使用本机模板建立新文档的操作步骤如下:①选择“文件/新建”菜单命令,打开“新建文档”任务窗格,选择其中的“本机上的模板…”,弹出“模板”对话框;②在“模板”对话框中选择所需类别的选项卡,例如选择“其他文档”选项卡 (如下图所示 ),在其中双击所需模板的图标打开相应的模板文档;

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③在模板文档内输入或替换对应的内容,然后再加以命名存盘即可。与利用模板创建文档类似,用户也可以利用 Word 2003 提供的某个向导来创建新文档。例如在“模板”对话框的“其他文档”选项卡中,包含了“会议议程向导”、“英文简历向导”等,这些向导将引导用户一步步地完成特定文档的创建。

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二 输入文本

新建或打开一个文档后,用户即可在文档编辑区内的插入点光标引导下输入文本字符或其他文档内容。输入文本时,插入点光标将会跟随输入的内容移动,插入点所在处即为输入的文本将会出现的位置。如果要在文档中输入汉字,则需要首先切换到用户喜欢的某种中文输入方法后再进行输入。需要注意的是,输入文本到达每一行的末尾时通常不需要也不应该按 Enter键, Word 2003 会自动转到下一行继续输入。只有在想要开始一个新的段落时,才需要按 Enter键。每按一次 Enter键将产生一个新的段落,并且在每个段落的末尾产生一个表明该段落到此结束的段落标记。

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段落标记可以显示出来也可以隐藏起来,单击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮 ,或者选择“视图/显示段落标记”菜单命令,即可在每段文字的末尾或者按了 Enter键的地方显示出特有的标记“ ”,或者将该标记隐藏起来。

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三 插入与删除文本 1.插入文本

Word 2003 默认的输入方式是插入方式,在插入方式下输入文本时,插入点后面已有的文本会自动向右移,并自动按行宽重新进行排版。所以,如果要在文档中插入一些文字,可以将插入点移到要插入的位置,直接输入这些文字即可。

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另有一种输入方式是改写方式,在改写方式下输入文本时,插入点后面已有的文本将被新输入的文本所覆盖。 在工作窗口底部的状态栏中有一个“改写”框,此框中的文字呈灰色时表示为插入方式,呈黑色时表示为改写方式。双击“改写”框可以在插入方式与改写方式之间切换。此外,也可以按键盘上的 Insert键进行切换。

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2.删除文本

可利用 Backspace键或 Delete键分别删除插入点前或后的若干个文字。按一下 Backspace键将删除插入点之前的一个字符或一个汉字;按一下 Delete键将删除插入点之后的一个字符或一个汉字。另外一种删除文本的方法是,先用鼠标选定要删除的文本 (即将它们刷黑 ) ,然后按 Delete键将其删除或直接输入新的内容来覆盖原有内容。

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3.撤消与恢复

当要撤消本次操作时,可单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮 。如果要撤消多次操作,可单击该按钮右侧的向下小三角箭头,从下拉列表中选择要撤消的操作,此时该操作及其以后的操作都将被撤消。如果要恢复被撤消的操作,则可单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮 。撤消操作和恢复操作也可以使用“编辑”菜单中的相关命令,或者使用相应的键盘快捷键,前者的快捷键是 Ctrl+Z ,后者的快捷键是 Ctrl+Y 。

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四 插入特殊内容

1.插入日期与时间

①选择“插入/日期与时间”菜单命令。②在弹出的“日期与时间”对话框中,单击所需格式的日期与时间。③单击“确定”按钮后,当前的日期与时间即以所选定的格式显示在文档中插入点所在的位置。

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2.利用“符号栏”输入特殊符号

选择“视图/工具栏/符号栏”菜单命令,屏幕上将出现一个如下图所示的“符号栏”,用户可以直接利用该工具栏在文档中插入各种常用的中文标点与其他一些特殊符号。单击其中所需的某个符号即可插入该符号。

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3.利用“符号”命令插入特殊符号

Word 2003 提供了极为丰富的特殊字符,包括各种标点符号、罗马数字、希腊字母、版权符号、商标符号等。插入这些符号的步骤如下:①选择“插入/符号”菜单命令打开如下图所示的“符号”对话框;

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②选择“符号”或“特殊字符”选项卡,在其中的“字体”及其“子集”中选择所需的字体种类,在下方的符号集内选择所需要的符号;③单击“插入”按钮,所选符号或字符即被插入到文档中的插入点所在处。

4.利用“特殊符号”命令插入特殊符号

利用“特殊符号”命令也可以插入各类特殊符号,例如插入数学符号或者带有声标的汉语拼音字母等。其方法如下:

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①选择“插入/特殊符号”菜单命令打开“插入特殊符号”对话框。如下图所示;②选择其中的某个选项卡后用鼠标选取欲插入的符号( 可在右下角的显示区看到选中后被放大的特殊符号 );③单击“确定”按钮在文档中插入该符号。

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五 输入时的自动功能

1. 自动更正

选择“工具 / 自动更正选项”菜单命令打开如右图所示的“自动更正”对话框,在其“自动更正”选项卡中可以设定“更正前两个字母连续大写”、“句首字母大写”等。

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若设定“键入时自动替换”功能,则可将错误输入的“ teh”自动更正为“ the” ,将“ ahve”自动更正为“ have” ,将“ (c)”自动更正为版权符号“ⓒ”等。该功能不仅能够更正一些常见英文词句的错误,同样能够更正一些中文词语的错误。例如将“百练成钢”自动更正为“百炼成钢”,将“变换莫测”自动更正为“变幻莫测”等。

2.拼写与语法检查

Word 2003 不仅可以对英文进行拼写与语法检查,还可以对中文进行拼写与语法检查。 Word 2003 用红色波浪线标记可能的拼写错误,而用绿色波浪线标记可能的语法错误。对有拼写或语法错误标记的文本进行改正后,其下方的波浪线即可自动消失。

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3.英汉与汉英词典功能

Word 2003 中文版提供了词汇丰富、翻译准确、使用方便的英汉与汉英双语词典。在文档中只要选取想要翻译的英文单词或中文词语,用鼠标右键单击之,在弹出的快捷菜单中选择“翻译”命令,即可在出现的“信息检索”任务窗格的“双语词典”中显示出相当详细的翻译和说明内容,如右图所示。另有一种更为简便的方法,只需在按住 Alt键的同时单击想要翻译的英文单词或中文词语即可。

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六 保存文档

1.保存新建文档

用户创建的文档在存盘之前只是存在于内存之中,一旦退出 Word 2003 或关机后,内存中的这些信息就将丢失,因而必须将所创建的文档作为一个文件保存起来。

对于未曾保存的新建文档,第一次加以保存时,可按下述步骤进行:

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①单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 ,或选择“文件/保存”菜单命令,或选择“文件/另存为”菜单命令打开如下图所示的“另存为”对话框;②在“保存位置”下拉列表框中指定保存的驱动器及文件夹名;

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③在下方的“文件名”列表框中为该文档指定一个文件名;④在“保存类型”列表框中指定该文档的保存类型。可供选择的保存类型包括:“ Word 文档”、“ XML 文档”、“网页”、“文档模板”、“纯文本”等,默认的保存类型是扩展名为. doc 的“ Word 文档”;⑤单击“保存”按钮。

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2.再次保存文档

再次保存时将会用当前文档的新内容覆盖原有的内容。

3.文档另存为 选择“文件/另存为”菜单命令,在打开的“另存为”对话框中根据需要对“文件名”、“保存位置”或“保存类型”作重新设置之后,再单击“保存”按钮予以另外保存。此外,在“文件”下拉菜单中还有一个“另存为网页”命令,选择该命令可直接将当前文档另外保存为 HTML格式的网页。 执行“另存为”操作之后,原文档被关闭,屏幕上显示的是加以另外保存的新文档的内容。

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4.设置保存选项

Word 2003允许用户根据需要对当前文档进行各种不同形式的特殊保存。

首先打开“另存为”对话框,然后单击其右上角的“工具”按钮,在打开的菜单中选择“保存选项”命令,然后在弹出的“保存”对话框中,即可根据需要设定“保留备份”、“允许快速保存”、“允许后台保存”和设定“自动保存时间间隔”等。如右图所示。

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若要设置 Word 文档的打开与修改密码,可首先打开“另存为”对话框,然后单击其右上角的“工具”按钮,在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令,再在弹出的“安全性”对话框中设定“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”。若设定了前者,则当下次打开此文档时,必须输入正确的密码才可将其打开;若设定了后者,则密码不对时只能以只读方式打开此文档。

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第三节 编辑文档 Word 2003 提供了一系列对文档内容进行编辑修改的功能,包括对选定的内容进行复制、移动、删除等操作,并包括对指定内容的查找或替换等。

一 选择文本

1.用鼠标选择文本

在对文档进行编辑时,首先需要对想要操作的文档内容进行选择。

选择一个文本区域:将鼠标指针指向文本开头处,按住鼠标左键拖动到文本结束处,鼠标光标扫过的文本区域即被选择。选择一个英文单词或中文词组:双击该单词或词组。

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选择一行文本:将鼠标指针移到窗口左侧的选定栏,鼠标指针变为向右的空心箭头,再在要选择的一行前单击。选择连续多行:将鼠标指针移到窗口左侧的选定栏,鼠标指针变为向右的空心箭头,按住左键在选定栏中向上或向下拖动。选择一个段落:在该段落左侧的选定栏中双击,或在该段落中三击鼠标左键。选择一个矩形区域:按住 Alt 键的同时,将鼠标指针指向该区域的一角,按住左键拖动鼠标至该区域的对角。选择整个文档:打开“编辑”下拉菜单,单击“全选”命令。

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2.用键盘选择文本

当利用键盘选择文本时,必须先将插入点移到想选择的文本开始处,然后依照下表所列的键盘组合键进行有关操作。

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二 移动文本 1.使用剪贴板移动文本

首先选择要移动的文本,然后单击“常用”工具栏的“剪切”按钮 ,或者选择“编辑/剪切”菜单命令,或者按 Ctrl+X 组合键将选取的文本删除并传送到剪贴板中。再将插入点移到所要的目标位置 (目标位置也可以在其他Word 文档中,甚至在其他Windows 应用程序的文档中 ),单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮 ,或者选择“编辑/粘贴”菜单命令,或者按 Ctrl+V 组合键完成移动操作。

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2.使用鼠标拖动移动文本

首先选择要移动的文本,然后将鼠标指针置于被选择文本中的任一位置,使鼠标指针变成指向左上方的箭头,再按住鼠标左键进行拖动。此时鼠标指针的下方会出现一个虚框,并且随着鼠标的移动会出现一个垂直虚线表示的插入点,待该插入点到达目标位置时松开鼠标左键,即可将选择的文本移动到指定的位置。

Page 42: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

三 复制文本

1.使用剪贴板复制文本

首先选择要复制的文本,然后单击“常用”工具栏的“复制”按钮 ,或者选择“编辑/复制”菜单命令,或者按 Ctrl+C 组合键将选取的文本复制到剪贴板中。再将插入点移到要插入文本的位置 (新位置也可以在其他Word 文档中,甚至在其他Windows 应用程序的文档中 ),单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮 ,或者选择“编辑/粘贴”菜单命令,或者按 Ctrl+V 组合键完成复制过程。说明:如果要将相同内容复制到别的地方,只需把插入点移到目的地后再次执行“粘贴”操作即可。

Page 43: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

2.使用鼠标拖动复制文本

首先选择要复制的文本,然后将鼠标指针置于被选择文本中的任一位置,使鼠标指针变成指向左上方的箭头,再在按住 Ctrl键的同时按住鼠标左键进行拖动。此时鼠标指针的下方会出现一个带加号的虚框,并且随着鼠标的移动会出现一个垂直虚线表示的插入点,待该插入点到达要插入的位置时松开鼠标左键,即可将选择的文本复制到指定的位置。

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四 查找与替换

1.查找内容 ①选择“编辑/查找”菜单命令,或直接按 Ctrl+F 组合键打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡。如图 6-14所示。 ②在“查找内容”文本框中输入要查找的文本,单击“查找下一处”按钮开始查找。当 Word 2003找到相匹配的内容时,会在文档中反白显示出找到的文本。此时,若在文档中找到的文本处单击,即可对其进行所需的修改。 ③再次单击“查找下一处”按钮,可继续在文档中查找相同内容。④查找完毕后,单击“取消”按钮或按 Esc键关闭对话框。 说明:若在关闭了“查找和替换”对话框后,仍需继续查找相同的内容,可直接在编辑过程中按 Shift+F4键进行查找。

Page 45: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

2.替换内容

①选择“编辑/替换”菜单命令,或直接按 Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。如下图所示。②在“查找内容”文本框中输入要查找的内容;在“替换为”文本框中输入要换成的新内容。③单击“查找下一处”按钮开始查找。待找到指定的内容后,单击“替换”按钮则替换该处内容,并继续进行查找。若单击“全部替换”按钮,则一次性完成文档中所有指定内容的替换。

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3.查找或替换特殊字符

如果要查找或替换段落标记、制表符、省略号等特殊字符,或者特定的字体和格式,可按下列步骤进行:①打开“查找和替换”对话框,在“查找”选项卡或“替换”选项卡中单击“高级”按钮,将出现“查找和替换”对话框的“搜索选项”部分; ②单击其中的“特殊字符”按钮,从弹出的列表框中选择要查找或替换的特殊字符;单击“格式”按钮,从弹出的列表框中选择要查找或替换的格式;③单击“查找下一处”按钮可开始查找;单击“替换”或“全部替换”可进行替换。

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4.定位

在“查找和替换”对话框中有一张“定位”选项卡,利用它可以快速地将插入点定位到文档中指定的某一页、某一节、某一个图形或某一张表格的位置。方法为:①选择“编辑/定位”菜单命令或者按 F5 功能键,打开如下图所示的“定位”选项卡;

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②在“定位目标”列表框中选取页、节、行、书签、表格或图形等要定位的目标,并在其后的文本框中给出具体值。例如在选取定位目标“页”之后,在“输入页号”框中给出具体页号;③如果仅选取了“定位目标”,则可单击“前一处”或“下一处”按钮进行定位;如果选取“定位目标”后还给出了具体值,可单击“定位”按钮进行定位。

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五 插入另一文档

①将插入点置于文档中要插入另一个文档的地方;②选择“插入/文件”菜单命令打开“插入文件”对话框;③在“查找范围”框中指定文件所在的磁盘和文件夹,在文件名列表框中选择要插入的文档名称,或者在“文件名”文本框中输入要插入的文档名称,还可以通过查找自动填入该文件名;④单击“插入”按钮, Word 2003 将把指定文档的全部内容从磁盘读入并插入到当前文档中插入点所在的位置。

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六 文档视图

文档视图即为查看文档的方式。 Word 2003 提供了多种文档视图,包括普通视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图和 Web 版式视图等。此外还提供了文档结构图、按指定比例以及全屏显示等功能。

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第四节 格式设置 文档格式的设置主要分为字符格式的设置和段落格式的设置。前者包括字体、字形、字号、字符间距和颜色的设置;后者包括段落的缩进方式、对齐方式、段落间距、段落中各行之间距离的设置。

一 设置字符格式

1.使用“格式”工具栏设置字符格式

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(1) 设置字体Word 2003 提供了极为丰富的中文和英文字体,除了常用的“宋体”、“楷体”、“黑体”和“仿宋”字体外,特别提供了“华文彩云”、“方正舒体”等多种新字体。Word 2003缺省的汉字字体为“宋体”,缺省的英文字体为“ Times New Roman” 。若要改变文本的字体,只需选取要改变字体的文本,然后单击“格式”工具栏中“字体”列表框右侧的向下箭头,在打开的列表框中选择所需的字体即可。此外,若要进行繁体和简体文字的转换,只需选择要转换的文字,然后单击“常用”工具栏中的“中文繁简转换”按钮即可。

Page 53: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

(2) 设置字号Word 2003缺省的文字大小为五号。若要改变文本的字号,只需选取要改变字号的文本,然后单击“格式”工具栏中“字号”列表框右侧的向下箭头,在打开的列表框中选择所需的字号即可。此外,在选取要改变字号的文本后,还可直接单击“格式”工具栏的“字号”框,在其内输入一个磅值,然后按 Enter键来设置文字的大小。例如,在“字号”框内输入“ 150”并按 Enter键之后,选定的每个文字将大致 150磅左右。

Page 54: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

(3) 设置字形要改变字形可以通过单击“格式”工具栏上的“加粗”按钮 、“倾斜”按钮 、“下划线” 按钮、“字符边框”按钮 、“字符底纹”按钮 或者“字符缩放”按钮 来实现。

(4) 设置字符颜色首先选择要改变颜色的文字,然后单击“格式”工具栏中的“字体颜色”按钮 右侧的向下箭头,在打开的列表框中选择一种喜欢的颜色即可。

Page 55: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

如果要进行更多字符格式的设置,可选择“格式/字体”菜单命令对话框 (如下图所示 )进行各种设置。

2.使用“字符”对话框设置字符格式

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二 设置段落格式

Word 2003允许用户改变和设置段落的对齐方式、缩进方式、段前距离、段后距离,以及段落中各行之间的距离等。可利用“格式”工具栏中的有关按钮,或者“段落”对话框对段落格式进行各种设置。

Page 57: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

1.设置段落对齐方式 (1)利用“格式”工具栏设置对齐方式选定要改变对齐方式的段落后,单击“格式”工具栏中的“两端对齐” 、“居中” 、“右对齐” 或者“分散对齐” 按钮,即可使当前段落进行相应的对齐。 (2)利用“格式”菜单设置对齐方式

选定要改变对齐方式的段落后,选择“格式/段落”菜单命令打开“段落”对话框,在“缩进和间距”选项卡(如右图所示 ) 中单击“对齐方式”下拉列表框,在其中选择所需的对齐方式后再单击“确定”按钮。

Page 58: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

2.设置段落缩进方式

(1)使用水平标尺设置段落缩进使用窗口上方水平标尺内提供的一些缩进控制标记,可以方便、直观地改变段落的缩进方式。首行缩进:拖动水平标尺左侧上端形状为向下三角的“首行缩进”标记,可以调整所选段落第一行文字的缩进位置。左缩进:拖动水平标尺左侧底端的矩形“左缩进”标记,可以调整所选段落的左端缩进位置。右缩进:拖动水平标尺上右侧的向上三角形“右缩进”标记,可调整整个段落的右端缩进位置。悬挂缩进:用鼠标拖动水平标尺左侧形状为向上三角的“悬挂缩进”标记,可调整所选段落除第一行之外的其他各行的位置。

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(2)利用“段落”对话框设置段落缩进若要精确地进行段落缩进位置的设置,可利用“段落”对话框加以设置。方法为:首先选择需要缩进的段落,然后选择“格式/段落”菜单命令打开“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡,再在“缩进”区域内的“左”、“右”和“特殊格式”三个小框内根据需要和提示进行设置,最后单击“确定”按钮完成设置。

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若要设置当前段落与前后段落之间的距离或段落中各行之间的距离,须在“段落”对话框中进行。具体步骤为:选择要改变段落间距或行间距的段落,然后选择“格式/段落”菜单命令打开“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡,在“间距”区域内的“段前”、“段后”和“行距”三个小框中按需要和提示进行设置,最后单击“确定”按钮完成设置。

3.设置段落间距与行距

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三 项目符号与编号

利用 Word 2003 提供的项目符号与编号功能,可以自动给文档中的一系列段落自动添加各种项目符号或编号,以增强文档的可读性。 1.键入时自动创建项目符号或编号 (1)自动创建项目符号首先在新段落的行首键入星号 (*) 或连字符 (-) ,后跟一个空格或 Tab键,然后再输入文本。当按 Enter键时,星号会自动转换为 Word 2003 默认的项目符号,并且在下一段落的行首自动添加相同的项目符号。

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(2)自动创建编号列表首先在新段落的行首键入编号的第一个数字或字母,加上一个圆点、顿号或右括号,后跟一个空格或 Tab键,然后再输入列表的内容。当按 Enter键时会自动为输入的每个段落连续编号。当不再需要自动创建项目符号或编号时,连续按两次 Enter键即可。如果项目符号或编号不能自动创建,可选择“工具/自动更正选项”菜单命令打开“自动更正”对话框,在“键入时自动套用格式”选项卡中,选中“自动项目符号列表”或者“自动编号列表”复选框。

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2.为原有段落添加项目符号或编号

选择要添加项目符号的一个或多个段落,单击“格式”工具栏中的“项目符号”按钮 或者“编号”按钮 , Word 2003 就会在选定的段落前添加默认的项目符号或者编号。

四 添加边框与底纹

1.添加边框

选定要添加边框的文字或段落,然后选择“格式/边框与底纹”菜单命令打开“边框与底纹”对话框的“边框”选项卡,如下页图所示。

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在“设置”区域中选择“方框”、“阴影”或“三维” 3种边框类型中的一种;在“线型”列表框中,选择一种边框的线型;在“应用于”下拉列表中,选择是为“文字”还是“段落”添加边框。在“预览”区域中可看到添加边框后的效果。

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2.添加底纹

选定要添加底纹的文字或段落,然后选择“格式/边框与底纹”菜单命令打开“边框与底纹”对话框的“底纹”选项卡。在“填充”区中可以选择底纹的填充颜色;在“样式”下拉列表中可以选择底纹深浅程度及类型;在“应用于”下拉列表中可以选择是为“文字”还是“段落”添加底纹;在“预览”区中可看到添加后的效果。最后单击“确定”按钮,得到添加的底纹效果。

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五 设置和利用制表位

所谓制表位,是指按 Tab键后插入点光标将迅速移动到的位置。在输入文本的过程中,设置适当的制表位并灵活地加以应用,可以轻松快速地输入需要上下行对齐的文本。制表位分为默认制表位和特定制表位两类。默认制表位从标尺左端起自动设置,即每按一次 Tab键,插入点默认向右移动 2个字符的位置 (可选择“格式/制表位”菜单命令,打开“制表位”对话框修改默认值 );而特定制表位则可根据上下行文本对齐的实际需要由用户自行随机设置。一旦由用户设定了特定制表位,则每按一次 Tab键,插入点就会快速移动到所设定的下一个特殊制表位的位置。

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六 格式刷

七 样式

文档中的一种样式是一组段落或 (和 )字符的格式,当通过简单的操作对文档中某个段落或文本应用某种样式时,该段落或文本就会具有这种样式所包含的所有格式。在文档的编辑和排版过程中使用样式,可以大大提高工作效率并可确保文档整体格式的一致性。

利用“常用”工具栏上的“格式刷”按钮 ,可以复制各种字符格式和段落格式,并且可以复制项目符号与编号、边框与底纹以及所设置的制表位等。

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第五节 页面设置和打印

Word 2003 提供了丰富的页面设置、版面设计和文档打印功能。通过页面设置可以改变打印纸张的大小、打印方向及页面边距等;通过分页与分节则可以设计不同的版面格式;通过为页面添加页眉与页脚可设计更加美观的出版物。

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页边距决定了文本与纸张边界的距离。设置页边距的方法为:

1.设置页边距与纸张方向

一 页面设置

选择“文件/页面设置”菜单命令打开“页面设置”对话框;在“页边距”选项卡 (如右图所示 ) 的“上”、“下”、“左”、“右”数值框中输入具体的页边距值;在“应用于”列表框中,指定所设置页边距的应用范围;单击“确定”按钮完成设置。

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Word 2003 默认的纸张大小是 210×297毫米的 A4纸大小。改变纸张大小的方法是:选择“文件 /页面设置”菜单命令打开“页面设置”对话框,在“纸张”选项卡的“纸张大小”下拉列表框中选择 A4 、 B5 等。如没有合适的纸张大小,可选择“自定义大小”,并在“宽度”和“高度”框中输入自定义的尺寸即可。

2.设置纸张大小

在“页边距”选项卡的“方向”区域中,单击“纵向”或“横向”按钮可设置纸张的打印方向。在“预览”区域中可见到所设定的效果;

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3.设置页面边框

Word 2003允许在每个页面的四周添加花边作为边框。具体操作步骤如下:①选择“格式/边框与底纹”菜单命令打开“边框与底纹”对话框;②在“页面边框”选项卡的“艺术型”下拉列表框中选择需要的花边图案;③在“应用于”框中选择“整篇文章”或“本节”等,在“预览”区域中可见到所加边框的效果; ④单击“确定”按钮关闭“边框与底纹”对话框。设置完毕后,可单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮进一步查看其效果。

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二 分页与分节

1.插入分页符

插入一个硬分页符的方法为:首先将插入点移到需要强行分页的地方,然后选择“插入/分隔符”菜单命令打开“分隔符”对话框,在分隔符类型中选取“分页符”并单击“确定”按钮。另外,也可将插入点移到需要强行分页的地方,直接按 Ctrl+Enter 组合键在该处插入一个硬分页符。硬分页符可以通过 Delete键删除。

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2.插入分节符

插入分节符的方法为:首先将插入点移到文档中要分节的地方,然后选择“插入/分隔符菜单命令打开“分隔符”对话框。在其“分节符类型”区域中有四个单选项,若选择“下—页”,新的一节将从下一页开始;若选择“连续”,新的一节将从本页开始;若选择“偶数页”,新的一节将从下一个偶数页开始;若选择“奇数页”,新的一节将从下一个奇数页开始。

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3.插入页码

首先将插入点置于要插入页码的节中 (如果文档没有分节,则将自动为整个文档插入连续的页码 ) ,然后选择“插入/页码”菜单命令打开“页码”对话框,在“位置”框中选择页码在页面上的位置,在“对齐方式”框中选择页码的对齐方式。如果单击底部的“格式”按钮打开“页码格式”对话框,则可进一步选择页码的数字格式,并可以指定页码的起始值最后单击“确定”按钮完成页码的插入。此后在页面视图或打印预览方式下,均可在每一页的指定位置看到所插入的页码。

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三 页眉与页脚 插入页眉与页脚的具体步骤如下:①首先将插入点置于要插入页眉或页脚的分节中 (如果文档没有分节,则将给整个文档插入页眉或页脚 );②选择“视图/页眉和页脚”菜单命令,如下页图所示;③将插入点移到虚框中,即可输入要在文档页眉中显示的文字或图片等,并可以对输入的内容进行字体和段落格式的设置与排版。如果要输入页脚的内容,可单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换”按钮 ;

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④如果要在页眉或页脚中插入页码、页数、日期、时间,可在“页眉和页脚”工具栏中单击相应的按钮。单击“页眉和页脚”工具栏中的“设置页码格式”按钮 ,可以选择页码格式类型以及设置起始页码值等;⑤如果要在页眉或页脚中插入图片或艺术字等,可选择“插入/图片”菜单命令,再根据需要选择“剪贴画”、“来自文件”、“自选图形”或“艺术字”等图片。插入的图片可进行位置和大小的调整,并将出现在当前分节的每一页上;⑥单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮完成设置。如果需要设置奇数页与偶数页不同的页眉或页脚,可单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮 ,打开“页面设置”对话框。再在其“版式”选项卡的“页眉和页脚”区域中选择“奇偶页不同”,并按提示进一步完成设置。

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四 首字下沉

首字下沉是指对段落中的第一个字加大,以提高其醒目程度。设置首字下沉的具体步骤如下:①将插入点置于要设置首字下沉效果的段落中,选择“格式/首字下沉”菜单命令打开“首字下沉”对话框;②在“位置”区域中,若选择“下沉”则设置首字下沉格式;若选择“悬挂”则设置下沉文字单独出现在文档左侧;若选择“无”,则可取消首字下沉格式;③在“字体”列表框中设置下沉文字的字体,在“下沉行数”框中设置段首文字下沉到多少行。单击“确定”按钮完成设置。下页图即为首字下沉效果的示例。

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五 分栏排版

①选择要分栏排版的页面内容:如果是文档的一部分,则应将该部分文档内容选定;如果是文档中的某个分节,则应将插入点置于该分节内;②选择“格式/分栏”菜单命令,打开如下图所示的“分栏”对话框;

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③在“预设”区域中根据需要选择“两栏”、“三栏”、“偏左”或者“偏右”,或者在“栏数”框中直接指定要分多少栏;④如果选中“分隔线”复选框,则可在栏与栏之间自动添加垂直分隔线。并可根据需要在“宽度和间距”框中精确设定每一栏的栏宽和间距; ⑤在“应用于”下拉列表框中指定分栏的范围;⑥单击“确定”按钮,即可看到类似下图所示的分栏效果。

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六 打印预览

单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮 ,或者选择“文件/打印预览”菜单命令,均可出现类似下图所示的打印预览窗口。

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七 打印文档

在计算机与打印机已经正确连接、各项打印参数已经正确设置、打印纸已经装好的情况下,单击“常用”工具栏上的“打印”按钮 ,或者选择“文件/打印”菜单命令,或者在打印预览窗口中单击工具栏中的“打印”按钮,都可启动打印机开始打印。

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第六节 表格处理 Word 2003 不仅可以帮助用户轻松、快速地创建各种形式的表格,还提供了对表格进行编辑、排版以及对表格中数据进行排序与计算的功能。

一 表格的创建

1. 自动插入表格

在文档中插入普通规则表格的方法是:首先将插入点置于文档中要插入表格的地方,然后单击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮 ,在随之出现的一张网格中按住鼠标左键向右向下拖动到所需的表格列数和行数,松开鼠标左键就会在文档的插入点位置插入一张类似图 6-38所示的规则表格。

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2.手工绘制表格

Word 2003允许在文档中直接使用鼠标绘制较复杂的表格,并可以方便地添加或删除表格连线,甚至可以绘制表头斜线等。

还可以选择“表格/插入/表格”菜单命令来插入此种表格。选择该命令后将打开“插入表格”对话框,只需在对话框中分别设定所需表格的“列数”和“行数”,然后单击“确定”按钮即可。

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将一定格式的文本转换为表格的操作步骤为:选取要转换为表格的多行文本,然后选择“表格/转换/文本转换成表格”菜单命令,打开“文字转换成表格”对话框。通常情况下, Word 2003已测出文本间使用的分割符,并确定了行数与列数,用户也可以重新设定“列数”、“列宽”以及文本项中所用的分隔符等。最后单击“确定”按钮,即可将选定的文本转换为相应的表格。用户也可以反过来将选定的表格转换为多行文本,并允许指定用逗号、空格、制表符、段落标记或者其他一些特殊符号作为转换后的文本分隔符。具体操作时,应首先选取要转换的表格,然后选择“表格/转换/表格转换成文本”菜单命令打开“表格转换成文本”对话框,在其中选择一种分隔符后单击“确定”按钮即可。

3.文本与表格的转换

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二 表格内容的输入与排版

1.表格内容的输入

Word 2003 的表格是由按行与列排列的多个单元格组成的,用户可在每一个单元格中输入文字、数字或图形。操作时需注意的是:用户只能在插入点所在的当前单元格中输入内容。如果要用鼠标移动插入点,只需在目标单元格上单击即可。如果用键盘移动插入点,按 Tab键可使插入点移到下一个单元格,按 Shift+Tab 组合键可使插入点移到前一个单元格。如果插入点已在表格最后一行的最后一个单元格中,按 Tab键可在表格下方增加一个新行。如果在单元格中输入的内容超过该单元格的宽度时,单元格的高度会自动加大,并自动转到下一行。如果要在单元格中开始一个新的段落,应按 Enter键。

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2.表格行、列或单元格的选定

具体的选定方法:选择一个单元格:将鼠标指针移到目标单元格内部的左侧使其变成黑色右指向箭头后单击。或者将插入点置于目标单元格中,选择“表格/选择/单元格”菜单命令。选择一行:将鼠标指针移到该行左侧的选定栏中使其变成右指向箭头后单击。或者将插入点置于该行任意一个单元格中,选择“表格/选择/行”菜单命令。选择多行:将鼠标指针移到该行左侧的选定栏中使其变成右指向箭头,然后按住鼠标左键向上或向下移动。

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选择一列:将鼠标指针移到该列顶端的选定栏中使其变成黑色向下箭头后单击。或者将插入点置于该列任意一个单元格中,选择“表格/选择/列”菜单命令。选择多列:将鼠标指针移到该列顶端的选定栏中使其变成黑色向下箭头,然后按住鼠标左键向左或向右移动。选择整个表格:将鼠标指针划过表格后单击表格左上角出现的控制柄 。或者将插入点置于任意一个单元格中,选择“表格/选择/表格”菜单命令。

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自动套用表格格式的操作步骤为:首先将插入点置于要排版的表格中,然后选择“表格/表格自动套用格式”菜单命令打开如右图所示的对话框。在其中的“表格样式”列表框中选择需要的表格样式,在“预览”区域中会显示出相应的表格效果,单击“修改”按钮可在打开的“修改样式”对话框中对所选择的样式进行修改,最后单击“确定”按钮即可使当前表格成为所需样式的表格。

3. 自动套用表格格式

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三 表格的修改

(1) 在表格中插入行在要插入新行的位置选定一行或多行,然后选择“表格/插入”菜单命令下的“行 ( 在上方 )”或“行 ( 在下方 )”子命令,即可在当前行的上方或下方插入新行。另外,如果要在表格末尾插入一行,可将插入点移到表格最后一个单元格中后按 Tab键。

1. 行、列或单元格的插入

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(2) 在表格中插入列在表格中要插入新列的位置选定一列或多列,然后选择“表格/插入”菜单命令下的“列 (在左侧 )”或“列(在右侧 )”子命令,即可在当前列的左侧或右侧插入新列。(3) 在表格中插入单元格在表格中要插入新单元格的位置选定一个或多个单元格,然后选择“表格/插入/单元格”菜单命令打开“插入单元格”对话框,根据需要在其中选择一种插入方式后单击“确定”按钮即可。

Page 93: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

删除行:选定表格中要删除的一行或多行,选择“表格/删除 / 行”菜单命令。删除列:选定表格中要删除的一列或多列,选择“表格/删除 /列”菜单命令。删除单元格:选定表格中要删除的一个或多个单元格,选择“表格/删除/单元格”菜单命令,再在弹出的“删除单元格”对话框中根据需要选择删除方式。删除整个表格:可将插入点置于表格中或选定整个表格,然后选择“表格/删除/表格”菜单命令。

2. 行、列或单元格的删除

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(1)合并单元格选定需要合并的若干个相邻单元格,然后选择“表格/合并单元格”菜单命令。(2)拆分单元格选定要拆分的单元格,然后选择“表格/拆分单元格”菜单命令,再在弹出的“拆分单元格”对话框中指定要拆分成的列数或行数,单击“确定”按钮。 (3)拆分表格将插入点置于表格中要拆分的地方,然后选择“表格/拆分表格”菜单命令, Word 2003 将在插入点所在行的上方插入一个空的文本分隔行,将当前表格拆分成上下两个表格。(4)合并表格删除要合并的两个表格之间的所有内容 (包括段落标记 ) ,即可使上下两个表格合并为一个表格。

3.表格的合并与拆分

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(1) 调整列宽通常可用鼠标拖动的方法调整表格的列宽与行高。方法为:将鼠标指针移到表格的列分割线上,鼠标指针将变成一个垂直的分裂箭头,此时按住鼠标左键将出现一条垂直的点划线,拖动此线到所需要的列宽度后松开鼠标左键即可。此外,当插入点位于表格中时,在水平标尺中将显示表格的列标记。用鼠标拖动这些列标记同样可以调整表格的列宽。

4.调整列宽与行高

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(2) 调整行高可以用类似的方法调整行高,即在页面视图下用鼠标拖动表格的行分隔线,或者拖动垂直标尺中的表格行标记。(3)自动调整列宽与行高选定表格后选择“表格/自动调整”菜单命令,再根据实际情况的需要,选择子菜单中的“根据内容调整表格”、“根据窗口调整表格”、“固定列宽”、“平均分布各行”或“平均分布各列”命令。

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将插入点置于表格中,然后选择“表格/表格属性”菜单命令,或者用鼠标右键单击表格在出现的快捷菜单中选择“表格属性”命令,打开 “表格属性”对话框。在对话框中可对当前表格的属性作以下各种设置:在“表格”选项卡中,可设置表格的“尺寸”、“对齐方式”、“文字环绕”和“边框和底纹”等。在“行”选项卡中,可分别指定表格每一行的高度;在“列”选项卡中,可分别指定表格每一列的宽度。 在“单元格”选项卡中,可指定单元格的宽度和单元格内容的垂直对齐方式等。

5.表格属性的设置

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四 表格排序与计算

(1)使用工具栏按钮排序将插入点置于作为排序依据列的任一单元格中,打开“表格和边框”工具栏,单击该工具栏中的“升序”或“降序”按钮,即可得到以该列数据升序或降序排列的表格。 (2)使用“排序”对话框排序使用“排序”对话框可进行多重关键字排序。即在主关键字值相同的情况下,依照次关键字值的大小进行排序;若次关键字值也相同,则可依照第三关键字值的大小进行排序。

1.表格的排序

Page 99: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

(1)使用“自动求和”按钮求和(2)使用“公式”命令求和(3)使用“粘贴函数”计算

2.表格的计算

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第七节 图文混排

Word 2003允许在文档中插入多种格式的图形对象和图片,并提供了多种绘图工具,使用户能够方便地编排制作图文并茂的文档。图形对象包括自选图形、图表、曲线、线条和艺术字等,这些对象都可作为 Word 文档的一部分。图片是由其他文件创建的,包括剪贴画、扫描的图片和数码照片等。

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一 插入图片

步骤如下:①将插入点置于文档中要插入剪贴画的位置;②选择“插入/图片/剪贴画”菜单命令,打开如图 6-45所示的“剪贴画”任务窗格;③在“搜索文字”框中键入描述所需剪辑的词汇或短语,例如输入“ buildings” 或“ sports” 等,或键入剪辑的全部或部分文件名,在“搜索范围”框中选择要搜索的剪辑集合,在“结果类型”框中选中要查找的剪辑媒体类型。单击“搜索”按钮;④在搜索到的图片列表中,单击需要的剪贴画即可将其插入到文档中。

1.插入剪贴画

Page 102: 第 3 章   Word 2003 文字处理系统

步骤如下:①将插入点置于文档中要插入图片的位置;②选择“插入/图片/来自文件”菜单命令打开“插入图片”对话框;③在“查找范围”下拉列表框中选择存有图形文件的驱动器和文件夹,在“文件类型”框中指定文件类型,在对话框中部的列表框中即会显示出找到的图片文件; ④在所找到的图片文件中选取需要插入的一个,或者在“文件名”框中直接输入要插入的文件名,单击“插入”按钮,该文件中的图片即被插入到文档中。

2.插入来自文件的图片

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二 编辑图片

对于插入到文档中的图片,可以根据需要改变其大小、移动图片放置的位置、进行适当的裁剪等。此外,还允许对图片的背景、亮度和对比度等进行设置和修改。要对文档中的图片进行编辑,首先需要将其选定,同时打开如图 6-46所示的“图片”工具栏。如果没有“图片”工具栏可用鼠标右键单击图片,从弹出的快捷菜单中选择“显示图片工具栏”命令。

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三 图文混排

Word 2003允许文档中的文字以多种方式环绕在图片周围,或者让图片叠放在文字的上方或下方,实现较为复杂的图文混排。

四 绘制图形

Word 2003 提供了一个如下图所示的“绘图”工具栏,可使用户在文档中轻松地绘制各种所需的图形。

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五 插入文本框

文本框是一个相当有用的格式编排工具,在文本框内输入的文本或图形可以作为一个整体来处理。文本框的最大优点是它可像文档中插入的图片一样随意移动、缩放或者改变叠放次序,并可用绘图工具对文本框中的内容进行各种修饰。

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第八节 对象链接与嵌入

Windows 操作系统提供了对象链接与嵌入功能,利用它可以在大多数应用程序之间交换和共享数据。例如,将 Excel 的表格数据嵌入到Word 2003 的文档中,或将 PowerPoint 中指定的幻灯片链接到Word 2003 的文档中来。链接与嵌入的主要不同点在于数据的存储位置和将数据置入文档后的更新方式。此外,在 Word 2003 文档中还可以创建超链接,从而可方便地链接到本地磁盘上的某个文件,或者链接到网络上的某个URL 。

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一 链接对象

通过链接功能加入到Word 2003 文档中的数据,仍与创建该数据的原应用程序保持密切联系。当在原应用程序中修改该数据后,以链接方式加入到Word 2003 文档中的数据也将被自动修改更新。

下面的例子是将 Excel 的表格数据链接到Word 2003 文档中,具体操作步骤如下:①启动 Excel 程序,打开含有链接数据源的工作簿;②选定工作簿中要链接到Word 2003 文档中去的数据或表格区域,然后选择 Excel“编辑”菜单中的“复制”命令,将选择的内容复制到剪贴板;

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③启动 Word 2003 并打开目标文档,将插入点置于需要插入链接数据的地方;④选择 Word 2003 文档中的“编辑/选择性粘贴”菜单命令打开如下图所示的“选择性粘贴”对话框,选取其中的“粘贴链接”单选按钮,在“形式”列表框中选择“ Microsoft Excel 工作表对象”;

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⑤单击“确定”按钮关闭对话框,即可得到如下图所示的链接结果。

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二 嵌入对象

嵌入对象的操作过程与链接对象的操作过程基本相同,然而其效果则是不同的。嵌入的对象由于不再与源文档链接,所以如果修改了源文档的数据,嵌入到目标文档中的数据将不会自动更改。嵌入的数据一旦需要更改时,只需双击嵌入对象就可自动启动源程序进行修改,这—点跟复制与粘贴过来的普通数据是一样的。

如果要将上述同样的 Excel 的表格数据嵌入到Word 2003文档中,可按以下步骤进行:①启动 Excel 程序,打开含有需要嵌入数据源的工作簿;②选定工作簿中要嵌入到Word 2003 文档中去的数据或表格区域,然后选择 Excel“编辑”菜单中的“复制”命令,将选择的内容复制到剪贴板;

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③启动 Word 2003 并打开目标文档,再将插入点置于需要嵌入数据的地方;④选择 Word 2003 应用程序“编辑/选择性粘贴”菜单命令,打开“选择性粘贴”对话框,选取其中的“粘贴”单选按钮,在“形式”框中选择“ Microsoft Excel工作表对象”;⑤单击“确定”按钮关闭对话框,即可在当前文档中嵌入 Excel 工作表对象。 当需要修改嵌入的工作表时可用鼠标双击之,这时 Excel的“常用”工具栏和“格式”工具栏及部分菜单命令将出现在当前的 Word 2003 窗口中,用户即可利用 Excel的工具栏来编辑嵌入的工作表。待修改完毕后,只需单击 Excel 工作表以外的地方就可返回正常的 Word 2003文档编辑状态。

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三 创建超链接

在 Word 2003 的文档中可以创建超链接,创建完成后,只要单击作为超链接锚点的文字或图片就可以迅速跳转到被链接的另一个文档或者当前文档中的某个位置,甚至跳转到本地网络或 Internet上的某个 URL 。

1.链接到文件或 URL

URL 的全名为 Uniform Resource Locator ,即统一资源定位器。 URL 表明了 Internet上目标文档的位置、文件名和采用的访问协议,链接到本机硬盘、本地网络或者 Internet上某个 URL 的操作如下:

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①首先在文档中选取要作为超链接锚点的文本或图片;②单击“常用”工具栏中的“插入超链接”按钮,打开如下图所示的“插入超链接”对话框;

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③在“查找范围”框中指定被链接文档所在的磁盘和文件夹,或者单击“当前文件夹”、“浏览过的页”、“近期文件” 3个按钮之一以缩小查找范围,然后从列表框中选取所需链接的文档。也可以在下方的“地址”框中直接输入链接目标的路径和文件名,或者直接输入一个网络中要链接的 URL(例如: http :// www.sina. com);④单击“确定”按钮完成超链接的插入。此时,原文档中被选择的文本或图片即成为超链接的锚点,当鼠标指针移至其上时将变成手掌形状,单击此超链接锚点即可迅速打开与之链接的目标文档或网页。如果要取消已建立的超链接,可用鼠标右键单击作为超链接锚点的文字或图片,在弹出的快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。

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2.链接到文档中的书签

利用 Word 2003 的超链接功能同样可以迅速跳转到当前文档中某个指定的位置。例如希望在一篇长文档的开头处单击某个标题文字,即可迅速跳转到该文档中与此标题对应的内容。实现此功能的操作步骤如下:

①首先在文档中要跳转到的目标位置处插入一个书签。具体方法为:先将插入点移到文档中要插入书签的位置,然后选择“插入/书签”菜单命令,打开“书签”对话框,在其中输入一个要插入的书签名称,再单击“添加”按钮。如右图所示;

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②在文档的开头处输入并选取要作为超链接锚点的标题文字,然后单击“常用”工具栏中的“插入超链接”按钮打开“插入超链接”对话框;③单击对话框右侧的“书签”按钮,在弹出的“在文档中选择位置”对话框中选择要跳转到的书签名称;④单击“确定”按钮关闭“在文档中选择位置”对话框,再次单击“确定”按钮关闭“插入超链接”对话框。文章开头处被选取的文字即变为带下划线的蓝色文字,单击该文字即可迅速跳转到文档中该书签所在的位置。