Приложение Docsvision "Управление Совещаниями"

Приложение

«Управление совещаниями»

для DocsVision 5

www.docsvision.comСлайд: 2

Идея приложения

• Регламентация и упрощение процессов подготовки, проведения и исполнения решений совещаний

• Повышение эффективности совещаний• Простой, удобный и дружественный интерфейс


Назначение

• Автоматизация процессов подготовки совещаний, протоколирования, исполнения и контроля исполнения принятых решений.

• Повышение уровня исполнительской дисциплины - контроль исполнения поручений по решениям совещаний.

• Предоставление средств для оценки эффективности совещаний.


Ценности

• Готовый регламент организации совещаний

• Оптимизация всех процессов, связанных с подготовкой и проведением совещаний

• Контроль исполнения решений совещания

• Механизм оценки эффективности совещаний

• Приложение полностью реализовано на Конструкторе приложений версии 5


Функциональность

• Подготовка и отражение результатов совещаний• Согласование результатов совещаний и доведение их до

сведения участников и заинтересованных лиц• АвтоФормирование заданий для исполнителей • Контроль за исполнением решений• Предоставление средств оценки эффективности

совещаний и исполнения решений• Формирование базы знаний по проведенным

совещаниям


Методическая основа

• При создании приложения использован опыт:

Внедрения аналогичных решений Опыт партнеров «ДоксВижн»


Описание приложения


Содержание решения

• Карточки: Совещание, Вопрос повестки

• Карточки Управления Документами: Документ, Задание

• Структура папок

• Представления

• Поисковые запросы

• Отчеты

• Бизнес-процессы

• Настройки справочников

Карточка Совещания


Карточка Вопрос повестки


Структура папок приложения

Преднастроенные отчеты приложенияПреднастроенные отчеты приложения

Папки сотрудникаПапки сотрудника

Бизнес-процессы и шаблоны документов приложения

Бизнес-процессы и шаблоны документов приложения

Вспомогательные поисковые папкиВспомогательные поисковые папки


Представления в приложении

Представления закреплены за папками в соответствии с их

назначением

Представления закреплены за папками в соответствии с их

назначением


Бизнес-процессы приложения

• Бизнес-процесс рассылки уведомлений о новом совещании

• Бизнес-процесс рассылки уведомлений об отмене совещания

• Бизнес-процесс рассылки протокола совещания• Бизнес-процесс обновления статистики исполнения

поручений совещания


Уведомления приложения

• Уведомления пользователей приложения осуществляются по электронной почте: О назначении/изменении/отмене совещания. К уведомлению

прикрепляется повестка совещания и запись календаря Outlook:

Об итогах совещания. К сообщению прикрепляется протокол совещания.


Справочники

• Справочник видов содержит 3 преднастроенных вида совещаний: Деловое – с согласованием протокола и исполнением заданий

Инструктивное – с исполнением заданий

Информационное

• Универсальный справочник содержит настройки: Помещения (где могут проходить совещания)


Комплект поставки

• Инсталляционные пакеты Для установки на сервер

Для установки на клиента

• Документация • Руководство администратора (по инсталляции и настройке)

• Руководство по приложению (по использованию)

• Ограничение возможностей модификации


Интерфейс пользователя


Интерфейс Инициатора совещания

• Полнофункциональный интерфейс для инициаторов совещаний:

Все операции с совещанием в одном объекте

Автоматическая генерация повестки, протокола, отчета по результатам исполнения решений совещания

Автоматическая генерация заданий (поручений) по итогам совещания

Контроль исполнения заданий

Подготовка Совещания

Подсказка следующего действия

Подсказка следующего действия

Заполнить повестку и докладчиков

Заполнить повестку и докладчиков

Назначить: всем участникам будут

разосланы уведомления и повестка

Назначить: всем участникам будут

разосланы уведомления и повестка

Указать прочих участников

Указать прочих участников

Указать тему, время и место совещания

Указать тему, время и место совещания

Автоматически сгенерированный

протокол

Рассылка протокола на согласование

Рассылка протокола на согласование

Автоматически сгенерированное задание

Автоматически сгенерированное задание

Рассылка всех заданий по всем вопросам повестки совещанияРассылка всех заданий по всем вопросам повестки совещания

Исполнение решений Совещания

Контроль исполнения решений Совещания

Группа отчетов по КИДГруппа отчетов по КИД


Интерфейс участника совещания

• Упрощенный интерфейс для участников совещания:

Возможность для докладчиков прикреплять материалы к совещанию по своим вопросам

Повестка, протокол и отчет по результатам исполнения решений совещания - стандартные документы Управления документами

Согласование протокола совещания – стандартное согласование документа Управления документами

Формирование вопроса повестки

Докладчик может прикрепить материалы к совещанию

Докладчик может прикрепить материалы к совещанию

КарточкаОбращение

Повестка совещания генерируется по шаблону

Повестка совещания генерируется по шаблону


Согласование протокола производится в стандартной

карточке документа

Согласование протокола производится в стандартной

карточке документа


Интерфейс Исполнителя

• Стандартный интерфейс для исполнителей решений совещания:

Стандартные задания Управления документами

Возможность доступа из заданий к материалам совещания, относящимся к заданию

Стандартное задание


Сценарии использования


Роли пользователей приложения

• Инициатор. Осуществляет весь цикл работы с совещанием от созыва до контроля исполнения решений. Может делегировать контроль исполнения.

• Докладчик. Готовит материалы к совещанию.

• Участник. Знакомится с повесткой, протоколом, отчетом по результатам исполнения решений.

• Согласующее лицо. Согласует протокол совещания.

• Заинтересованное лицо. Получает информацию о решениях совещания.

• Исполнитель. Исполняет поручения, выданные по результатам совещания.



• Основные:• Подготовка совещания• Составление протокола совещания• Согласование протокола совещания• Формирование заданий по решениям совещания• Исполнение заданий по решениям совещания• Контроль исполнения решений• Закрытие совещания



• Вспомогательные:• Поиск по совещаниям• Печать повестки совещания• Ознакомление с протоколом совещания• Подготовка отчетности по совещаниям



Подготовка совещания

• Инициатор совещания создает карточку совещания. Заполняет необходимую информацию: тему совещания, дату и время, место проведения, докладчиков, участников, заинтересованных лиц.

• Добавляя вопрос в повестку совещания, Инициатор указывает докладчика, тему и отводимое время.

• В процессе подготовки Инициатор может связаться с любым участником совещания с помощью службы мгновенных сообщений и уточнить возможность участия, формулировку вопросов повестки и т.п.

• Инициатор может назначить Контролера совещания. По умолчанию контролером является сам инициатор.


Подготовка совещания

• После создания совещания, все Участники получают уведомления по электронной почте о предстоящем совещании, содержащие: тему совещания; место проведения; автоматически генерируемую повестку совещания; ссылку на карточку совещания; описание события в формате календаре MS Outlook.

• Докладчик может прикрепить к освещаемому им вопросу презентацию, текст речи и любые другие необходимые материалы.



Составление протокола

• Во время проведения совещания, либо уже после его окончания Инициатор или его заместитель фиксирует в карточке совещания решения по каждому вопросу повестки, а также отмечает присутствие участников.

• Для каждого из решений Инициатор может поставить отметку о необходимости создания задания на исполнение, с указанием срока и исполнителя.

• К каждому вопросу повестки могут быть добавлены документы, содержащие презентацию выступающего, текст доклада и прочие сопутствующие материалы.

Кто был на совещании?Кто был на совещании?

Кто должен согласовать протокол?

Кто должен согласовать протокол?

Фиксация решения по вопросу повестки

Фиксация решения по вопросу повестки


Формирование протокола совещания в виде документа

• Протокол совещания формируется на основе заранее заданного шаблона в виде документа MS Word и данных о проведенном совещании.

• Формирование протокола выполняется после того, как Инициатор или его заместитель зафиксирует решения по вопросам повестки совещания.

• Сформированный протокол прикрепляется к карточке совещания.

• Также протокол всегда автоматически формируется при переводе карточки Совещания на исполнение решений.



Согласование протокола совещания

• Инициатор может запустить процесс согласования протокола совещания. Все Согласующие лица получат задание на согласование с приложенным файлом протокола (Состав лиц, согласующих протокол, определяет Инициатор или его заместитель).

• Согласующее лицо согласует протокол стандартным образом (в карточке документа). При согласовании к факту согласия/несогласия каждого из согласующих лиц может прикрепляться электронная подпись и комментарий согласующего.

•


Согласование протокола совещания

• При необходимости (несогласии, замечаниях) Инициатор может: Внести изменения в формулировки вопросов, принятых

решений - в карточках соответствующих вопросов повестки и переформировать протокол (рекомендуемый способ)

Либо внести изменения непосредственно в файл протокола Повторно запустить процесс согласования.


Формирование заданий по решениям совещания

• После составления (и при необходимости согласования) протокола Инициатор может создать задания, связанные с исполнением решений совещания по каждому вопросу повестки. Задания генерируются автоматически в соответствии с принятыми решениями.

• Инициатор может создать и разослать задания по всем вопросам повестки в автоматическом режиме одним нажатием.

• Инициатор может также корректировать автоматически сгенерированные задания или создать задания вручную.


Исполнение заданий по решениям совещания

• Исполнители находят задания в своих рабочих папках и выполняют задания.

• Контролер имеет возможность посмотреть состояние каждого из контролируемых им заданий.

• Альтернативным способом отметки исполнения является простая запись о факте исполнения для вопроса повестки совещания. Данный вариант допустим для решений, для которых не была установлена отметка о необходимости создания задания к исполнению при заполнении решения.



Контроль исполнения заданий по решениям совещания

• Контролер, указанный для совещания, автоматически указывается контролером для всех заданий, генерируемых для исполнения принятых решений по всем вопросам повестки и имеет доступ к информации обо этих заданиях.

• Контролер, переопределенный для отдельных заданий по решениям вопросов повестки, имеет возможность контролировать только исполнение «своих» заданий.

• Инициатор, Участники и Заинтересованные лица могут получать информацию о состоянии выполнения заданий и о результатах их исполнения.

Здесь будут результаты исполнения всех заданийЗдесь будут результаты

исполнения всех заданий

Здесь находится информация о ходе исполнения

Здесь находится информация о ходе исполнения


Закрытие совещания

• После того, как все задания по решениям совещания выполнены, совещание автоматически помечается как закрытое.

• Инициатор также может закрыть совещание в принудительном порядке, даже если не все задания выполнены.

• В момент закрытия совещания формируется общий отчетный файл по совещанию. Файл содержит материалы протокола, а также список заданий и ссылки на отчеты их исполнителей.



Отчеты и КИД


Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов: Статистика по проведенным совещаниям: количество

вопросов, созданных заданий, процент исполнения вопросов, процент исполнения заданий, фактическая длительности совещания, количество участников, коэффициент эффективности совещания.

Отчеты по исполнительской дисциплине. Сколько было создано заданий, сколько из них было исполнено. Просроченные задания.


Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов: Отчет о посещаемости совещаний. На сколько совещаний

каждый сотрудник был приглашен и на скольких присутствовал, сколько времени потратил на все совещания.

Отчет по отклонению фактической длительности совещаний от запланированной.


База знаний

• Для накопления и систематизации знаний по совещаниям в различных разрезах применяется категоризация совещаний.

Указание категорий позволяет легко искать нужные документыУказание категорий позволяет

легко искать нужные документы


Ключевые преимущества


Ключевые преимущества

• Современный удобный, гибкий, настраиваемый (DV 5 !) пользовательский интерфейс

• Высокая степень автоматизации

• Встроенный КИД

• Интеграция с Outlook

• Расширяемость!


Формы поставки


Формы поставки

• Стандартная форма: Можно изменять интерфейс, добавлять новые сущности

(формы, поля, контролы,…) и их поведение.

Настраивать виды карточек, роли, доступность операций для ролей.

Запрещено изменение существующей логики работы приложения!

• Свободно модифицируемая форма: Разрешены любые изменения, включая изменение логики.

В прайсе отсутствует, по запросу


Early Adoption


Пилотное внедрение

• Возможно внедрение на особых условиях:

Бесплатные доработки вендора, являющиеся полезными для приложения

Включение доработок в следующую версию

• Стоимость та же!

«ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург,наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32

[email protected] www.docsvision.com

Documents

Приложение Docsvision "Управление Совещаниями"