14№ 9` 2008 г.

Корпоративные стандарты: разработка регламента

А.А. Назаренко начальник отдела консалтинга и внедрениякомпании «ИнтерТраст»

Регламент – это важнейший нормативный документ, который опре-деляет порядок работ, выполняемых сотрудниками организации для до-стижения определенных результатов, он описывает взаимодействие между структурными подразделениями или организациями.

При внедрении в организации системы корпоративных стандартов раз-работка таких документов обычно вызывает наибольшее количество затруд-нений. Итак, подойдем к решению этой задачи основательно и рассмотрим все по-порядку.

Процессом (бизнес-процессом) называют устойчивую во времени после-довательность действий, приводящую в конечном итоге к созданию цен-ности для внутреннего либо внешнего потребителя. Любой бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных действий (процедур).

К примеру, процессом� классического документооборота является обра-ботка входящей корреспонденции в организации (процедура). Потребителем создаваемой ценности при этом является сама организация, то есть при этом мы имеем дело с внутренним потребителем. При проведении большей детализа-ции мы можем определить потребителя до уровня структурного подразделения либо конкретного работника.

Разработкой регламента называют процесс документирования порядка и условий проведения работ, а также требований к входам и выходам про-цесса, его ресурсам и управлению. Зачастую дополнительно к разработке регламента относят документирование механизмов управления жизненным циклом самого документа.

� СогласнопоследнемудействующемустандартуГОСТРИСО9000-200�понятие«бизнес-процесс»,котороевсеещеактивноупотребляется,замененопонятием«процесс».Поэтомуименноэтим«новым»терминоммыибудемпользоватьсявнашейстатье.

Пример 1

15№ 9` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

Обследование и сбор информацииЕще перед началом обследования необходимо определиться, какой

регламент вы хотите создать, – каковы будут его характеристики:1. Наименование регламентируемого процесса. Какую зону в него

включить и как назвать? Ответ на этот вопрос очень важен, здесь очерчивается зона, которую мы собираемся регламентировать.

2. Его входы и выходы. Здесь необходимо понять:– что именно является результатом процесса, – какую ценность он создает для потребителя, – из чего он ее создает.

3. Точку зрения на регламентируемый процесс. Ведь согласитесь, что процесс получения денег в кассе банка для клиента и для кассира выглядит совершенно по-разному. Таким образом, определив точку зрения, мы четко выявим потребителя – кто будет пользоваться будущим регламентом.

4. Степень детализации процесса (и регламента). Нужно найти золо-тую середину, чтобы регламент содержал четкие, однозначно вос-принимаемые требования к порядку проведения работ и при этом не перегружал пользователя малозначащими деталями.

5. Необходимо также определить должностное лицо, ответственное за процесс и его результаты. Именно это должностное лицо в даль-нейшем будет отслеживать появление отклонений живого про-цесса от его слепка, изображенного в регламенте. Оно же должно инициировать процедуру пересмотра и актуализации регламента.

При определении наименования регламентируемого процесса следует сразу определиться в том, относится ли разрабатываемый документ к одной организации либо к двум и более.

Последний вид регламентов относится к регламентам взаимодействия и обычно определяет порядок взаимодействия между сторонними орга-низациями, являясь одновременно приложением к какому-либо договору между ними. Образец оформления титульного листа такого регламента показан в Примере 3.

Если же регламент создан для описания процесса в рамках одной организации, то его титульный лист оформляется по образцу из Примера 2.

Важно определить группу экспертов, опросив которых Вы сможете по-лучить первичные данные, необходимые для подготовки проекта регламен-та. Неоценимую помощь в этом отношении может оказать ответственное за результат должностное лицо, которое может указать имена и должности исполнителей-экспертов, выполняющих свою ролевую функцию наиболее качественно. Важна также последовательность, в которой указанные экс-перты осуществляют свою деятельность. На основании этого списка и гото-вятся опросные листы, которые будут заполняться в заранее определенном порядке.

16№ 9` 2008 г.

УТВЕРЖДЕН

приказом ООО «Сармат»от 08.08.2008 № 129

Общество с ограниченной ответственностью «Сармат»

Регламент «Подготовка, согласование и утверждение нормативных документов»

Москва2008

Пример 2

17№ 9` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

УТВЕРЖДЕН

решением собрания акционеровЗАО «Белуха»от 01.09.2008 № 228

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Сармат»

А.С. Суров 02.09.2008

Регламент взаимодействия«Проведение инспекционного контроля в ЗАО «Белуха»

при производстве изделий по заказам ООО «Сармат»в рамках договора от 08.08.2008 № 147/в-121»

Москва – Омск2008

Пример 3

18№ 9` 2008 г.

Вопросы, рассматриваемые в опросных листах, достаточно однотипны. Перечислю их:

1. Что (какую информацию, документы либо иное) получает испол-нитель для того, чтобы начать выполнять свою ролевую функцию (ролевые действия)? Какими качествами должны обладать эти ма-териалы, информация? От кого они должны быть получены и кто несет ответственность за качество этих материалов?

2. Каково условие / условия начала проведения работ, т.е. что должно произойти для того, чтобы работник начал исполнять свою ролевую функцию?

3. Какие действия производит работник с получаемыми материалами, описанными в п. 1?

4. Что является результатом выполнения работником своей ролевой функции? Каковы критерии того, чтобы считать выполненную работу качественной, т.е. приемлемой для передачи ее следующему работнику? Кому исполнитель передает результат?

5. Возникают ли отклонения при выполнении работ исполнителем? Каковы критерии этих отклонений, каковы действия исполнителя либо иных работников при выявлении отклонений? Возможны ли корректирующие действия?

Возможный вариант составления опросного листа приведен ниже.

Это пример описания начальником отдела АСУ своих действий по подго-товке исходящих документов. На другие процессы, в которых участвует этот специалист, заполняются другие опросные листы.

Пример 4

Опросный лист

Процесс Подготовка, согласование и утверждение исходящей корреспонденцииПроцедура Исполнитель В.Н. Трифонов, нач. отдела АСУ

Вход НетУсловие начала Появление служебной надобности в отправке исходящей корреспонденцииПорядок работ �. Запуск системы электронного документооборота (СЭД), активация

функции «исходящая корреспонденция».2. Подготовка текста проекта исходящего письма.3. Проверка наличия адресата в базе контрагентов (адресной книге) СЭД.4. При наличии адресата выбрать его в раздел «получатель». При отсутст-вии – сначала заполнить форму в базе, потом выбрать получателя письма.5. Выбрать тип доставки (курьер, курьерская служба, почта России и т.д).6. Выбрать согласующих должностных лиц (заместитель генерального ди-ректора по маркетингу, директор по безопасности), установить порядок согласования (параллельный).7. Направить на согласование.8. При возврате на доработку внести изменения в соответствии с замечаниями.

19№ 9` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

Результат Сформированная в СЭД карточка исходящего документа с заполненным тек-стом письма и адресатом, установленными согласующими должностными лицами, направленная на согласование.При направлении документов в стороннюю организацию результатом является сформированное и зарегистрированное в СЭД сопроводительное письмо и пакет с документами, направленными в канцелярию кольцевой почтой.

Отклонения При возникновении служебной потребности в отправке пакета документов сторонней организации в СЭД готовится сопроводительное письмо, в прило-жении к которому перечисляются отправляемые документы. Согласование не производится, производится регистрация. Отправляемые документы направля-ются в канцелярию Общества кольцевой почтой, на пакете указывается регис-трационный номер сопроводительного письма в СЭД.

Построение модели процесса

Выявляем процедуры и исполнителей в рамках процесса

Позже собранные от разных специалистов опросные листы группируются по каждому описанному процессу. Это позволяет выявить, какие действия и кто предпринимает в рамках этого процесса. При анализе полученной информации может выявиться, что в процессе участвуют те должностные лица, которые за-были об этом и не описали свои действия. В таком случае им предлагается это сделать. Подобная группировка опросных листов позволяет легче представить себе живой процесс, чтобы потом зафиксировать на бумаге его модель.

Итак, в одном процессе может принимать участие несколько должност-ных лиц, каждое из которых будет выполнять свои действия. Например, в процессе «Подготовка, согласование и подписание исходящей корреспон-денции» начальник отдела АСУ выполняет процедуру подготовки проекта исходящего документа, а заместитель генерального директора по маркетингу согласует проект документа и т.д.

Действиям каждого специалиста необходимо дать краткое и емкое название, которое вписывается в раздел опросного листа «Процедура», а также порядковый номер исполнения работником своей ролевой функции в рамках процесса (в Примере 5 см. вписанный текст, который выделен жир-ным курсивом). Когда перед глазами будут все опросные листы по данному процессу, это легко сделать.

Процесс Подготовка, согласование и утверждение исходящей корреспонденцииПроцедура 1. Подготовка проекта исходящего письмаИсполнитель В.Н. Трифонов, нач. отдела АСУ

<. . .>

Пример 5

20№ 9` 2008 г.

Выбираем графическую модель изображения процесса

По окончании указанных действий мы вплотную приблизились к пос-троению графической модели процесса. Без графической модели можно обойтись, но она значительно облегчает восприятие исполнителем своих обязанностей при обучении, а также ускоряет проведение работ при аудите соответствия и актуализации документа. Возникает вопрос: каким образом изобразить процесс в графической модели? Самыми популярными в на-стоящее время являются два подхода к построению графических моделей процессов.

Одним из самых распространенных является блок-схема (ГОСТ 19.701-90 «Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения»). Несмотря на непрофильность, эта модель является очень популярной вследствие того, что ее преподают в рамках школьного курса информатики.

Основные графические элементы блок-схемы �

2 Несмотрянато,чтоусловныхобозначенийвэтойнотациизначительнобольше,длямоде-лированиярегламентируемогопроцессавнашейситуацииполностьюхватитуказанных.

Рисунок 1

( )

/

21№ 9` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

Фрагмент модели процесса, построенный на основе блок-схемы

Блок-схема на Рисунке 2 описывает фрагмент процесса «Подготовка, согласование и подписание исходящей корреспонденции», а если точнее, то ту его ветвь, которая моделирует подготовку к отправке пакета документов с сопроводительным письмом.

Показанная система является удобной для конечного потребителя прежде всего тем, что практически всегда проста для восприятия. Однако писать на ее основе регламент в некоторых ситуациях может быть не слишком удобно.

Рисунок 2

?

1.

2.3.

1.2.3.4. ,

1

22№ 9` 2008 г.

Рассмотрим другую нотацию, регламентированную в рекомендаци-ях по стандартизации Р 50.1.028-2001 «Методология функционального моделирования» и носящую название IDEFO.

Основным и единственным ее графическим элементом является прямо-угольник, который обозначает действие. В него с трех сторон входят стрелки, обозначающие исполнителя (кто делает?), управление (что управляет этим действием?), вход (что потребляет это действие?). Четвертая стрелка выходит из этого прямоугольника и обозначает выход (что создает это действие?). См. Рисунок 3.

Основные графические элементы IDEFO

Модель ветви процесса, построенного в виде блок-схемы на Рисунке 2, выглядит в нотации IDEFO следующим образом:

Фрагмент модели процесса, построенный на основе IDEFO

Рисунок 3

Рисунок 4

( )

1 ,,

2

«»

+

23№ 9` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

Очевидно, что нотация IDEFO является, во-первых, очень простой для освоения, а во-вторых, понятной читателю интуитивно. В-третьих, строить рег-ламент на ее основе необычайно просто, так как его основной раздел, носящий название «Порядок работ», структурно полностью идентичен этой модели.

Текстовое описание графической модели

После подготовки графической модели процесса необходимо разработать текстовую часть – описание модели.

Перед тем как начать разработку текстового описания, необходимо провести последовательную группировку структурных элементов в зависи-мости от исполнителей. Например, если у нас первые два или три действия выполняет один и тот же работник, то в текстовом описании они должны идти вместе, то есть таким же образом, как и проводился сбор информации при интервьюировании экспертов. С этой точки зрения модель IDEFO удобнее блок-схемы, т.к. она в графическом виде уже содержит группировку действий по исполнителям (см. схему в Примере 7).

Что же входит в текстовое описание процесса? Его можно представить в виде таблицы, сходной с опросным листом и содержащей следующие разделы:

1. № п/п – в этот раздел вносится номер работы по порядку; таким образом, при регламентации процесса, в котором участвуют 7 испол-нителей, будет 7 таблиц, пронумерованных с единицы по семерку.

2. Исполнитель – сюда вписывается исполнитель, но не Ф.И.О., а должность либо какие-то черты, позволяющие его однозначно идентифицировать в рамках процесса (например, регистратор — должностное лицо организации, осуществляющее регистрацию исходящей корреспонденции).

3. Условие начала – вносится тот набор начальных условий, при кото-рых исполнитель начинает выполнять свои функции в рамках рег-ламентируемого процесса (например, внесение изменений в проект исходящего письма выполняет исполнитель в течение рабочего дня после получения замечаний от согласующего должностного лица).

4. Вход – перечисляются: документы либо иные информационные материалы, от кого они должны быть получены (например, согла-сующее должностное лицо получает проект исходящего письма от исполнителя в системе электронного документооборота).

5. Порядок работ – нумерованным списком вносится порядок действий, позволяющий получить из входных информационных материалов выходные. При написании этого раздела желательно использовать повелительное наклонение.

6. Выход – перечисляются документы либо иные информационные материалы, куда и каким образом они должны быть направлены по выполнению исполнителем своей функции (например, в случае полного согласия с текстом проекта исходящего письма согласую-щее должностное лицо передает согласованный проект исходящего письма подписанту, а в случае несогласия либо неполного согласия – возвращает исполнителю на доработку с замечаниями).

24№ 9` 2008 г.

7. Отклонения – вносятся ситуации, которые могут возникнуть при исполнении, а также действия, которые в случае возникновения обусловленных событий необходимо предпринимать.

Как при подготовке графической модели, так и при разработке тексто-вого описания необходимо контролировать, чтобы все выходы предыдущего элемента процесса использовались в качестве входа элемента последу-ющего. То есть чтобы материалы, создаваемые одним из исполнителей, были использованы другим. Например, подготовленный проект документа направлялся на согласование, а согласованный — на утверждение, а затем на регистрацию.

Рассмотрим пример текстового описания элемента A2 графической модели процесса из Рисунка 4:

Карточка текстового описания процессаПример 6

1 № п/п А22 Исполнитель Делопроизводитель3 Процедура/

действиеРегистрация, подписание, оформление и контроль доставки

4 Условие начала

Делопроизводитель начинает выполнять действия после утверждения под-писантом сопроводительного письма в СЭД, но не позднее одного рабочего дня после доставки пакета отправляемых документов по кольцевой почте

5 Вход Пакет с документами, доставленный по кольцевой почте, и утвержденное сопроводительное письмо, доставленное СЭД

6 Порядок работ

�. Распечатать сопроводительное письмо из СЭД.2. Организовать подписание сопроводительного письма подписантом.3. Выполнить упаковку отправления (документы, доставленные кольцевой почтой + подписанное сопроводительное письмо).4. Передать упакованное и надлежащим образом оформленное отправление в зависимости от указанного в СЭД способа доставки.5. После получения информации о приеме отправления сделать соответст-вующую пометку в СЭД.

7 Выход Информация о приеме отправления, введенная в СЭД8 Отклонения В случае наличия в разделе «Примечания» карточки сопроводительного письма

СЭД информации о необходимости дублирования пересылки посредством факсимильной связи нужно перед упаковкой и оформлением отправления:�. Передать отправляемые документа по факсимильной связи адресату.2. Отсканированный листок подтверждения успешной отправки приложить к карточке документа.

9 Примечания нет

25№ 9` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

В случае разработки регламента взаимодействия между несколькими организациями дополнительное внимание необходимо уделить следующим особенностям:

– важно четко прописать исполнителей. В этом случае желательно пи-сать должность и организацию каждого исполнителя, участвующего в выполнении действий по регламентируемому процессу;

– чрезвычайно важно детализировать требования к передавае-мым информационным материалам, т.е. указывать сроки, со-став передаваемых документов, дополнительные реквизиты при их наличии.

Контроль соответствия модели процесса фактическому процессу

Валидация, то есть контроль соответствия модели процесса и его текс-тового описания фактическому процессу должна производиться в обязатель-ном порядке при разработке проекта регламента. Ведь после утверждения этого документа и его ввода в эксплуатацию устанавливаемые им требования станут обязательными для исполнения как раз теми работниками, которые на этом этапе являются экспертами. Валидацию также можно использовать при работе с сопротивлением регламентации, так как будучи проинформи-роваными о методике разработки и ознакомлеными с материалами, люди значительно охотнее идут на сотрудничество и предоставляют информа-цию о своем участии в процессах компании значительно быстрее и в более полном объеме.

Валидацию желательно (хотя и не обязательно) производить в 2 этапа:– первый – индивидуальное ознакомление экспертов с собственными

участками работ в рамках регламентируемого процесса;– второй – групповое ознакомление экспертов с точками взаимодейст-

вия участков.В обоих случаях обратной связью от экспертов являются замечания,

которые нужно оперативно документировать и в случае целесообраз-ности вносить в соответствии с ними изменения в модель и описание регламентируемого процесса.

26№ 9` 2008 г.

Составление проекта регламентаИтак, материалы собраны, модель и ее описание проверены. Теперь

можно приступать к подготовке проекта регламента.Мы предлагаем вам определенную структуру регламента, считая

ее оптимальной. Вы можете использовать ее в качестве базовой при раз-работке своих нормативных документов. Итак, приведем пример полного текста готового документа (см. Пример 7). Обращаем ваше внимание, что во избежание повтора информации из этого примера изъяты:

– титульный лист (правила оформления показаны в Примерах 2 и 3), – а также лист регистрации изменений и лист ознакомления, которые

оформляются в качестве приложений к регламенту (их образцы мы публиковали в № 8’ 2008 на стр. 67, а правила их оформления были подробно рассмотрены в № 7’ 2008 в первой статье нашего цикла, посвященного разработке корпоративных стандартов).

Пример 71. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Регламент «Обработка входящей корреспонденции» (в дальнейшем – Регла-мент) предназначен для определения порядка работ с входящей корреспонденцией в ЗАО «Русь»3.

1.2. Область применения:1.2.1. Регламент регулирует последовательность выполнения и содержание следующих

процедур4:– первичная обработка и регистрация;– подготовка дополнительных материалов;– принятие решения по входящему документу;– фиксация решения в системе электронного документооборота «CompanyMedia».1.2.2. При реализации каждой процедуры обязательно исполнение требований, изло-

женных в Регламенте. Состав работ при исполнении каждой процедуры и требования к их результатам изложены в разделе 3 Регламента. Схема выполнения процедур по Регламенту приведена в Приложении 1.

1.2.3. Регламент должны использовать в своей работе следующие должностные лица5 Общества:

– генеральный директор;

� Вслучаеподготовкирегламентавзаимодействиявэтомпунктенеобходимоуказать,чтоименнорегулируетэтотрегламентивкакихорганизацияхонприменим,например:

«Регламентвзаимодействия«Проведениеинспекционногоконтроля»предназначендляоп-ределенияпорядкаработитребованийкихрезультатамприсогласованииплановпроверок,проведенииинспекционногоконтроля,атакжедляпризнаниярезультатовпроведенногоконтроля, проводимого на производственныхмощностях ЗАО«Исполнитель»инжене-рами технадзора (инспекторами)ЗАО«Заказчик», либодополнительно привлекаемойЗАО«Заказчик»инспекционнойкомпанией(инспекциейтретьейстороны)».

� Переченьпроцедуррегламентапереноситсявнегоизп.�карточектекстовогоописанияпроцесса.

� ПереченьдолжностныхлицпереноситсявРегламентизп.2карточектекстовогоописанияпроцесса.

См. образец еще одного внутрен-него нор-мативного документа – Положения об обработ-ке и защите персональ-ных данных работников на стр. 40 журнала № 9` 2008

27№ 9` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

– управляющий делами генерального директора;– работники секретариата управления делами;– адресаты входящей корреспонденции.

1.3. Определения и сокращения:1.3.1. В Регламенте используются следующие определения:Общество — закрытое акционерное общество «Русь».1.3.2. В Регламенте используются следующие сокращения:– БП – бизнес-процесс (процесс);– ГД — генеральный директор Общества;– Система — система электронного документооборота «CompanyMedia».1.3.3. В Регламенте определены следующие исполнители процедур:– владелец процесса — руководящий работник структурного подразделения Об-

щества, силами которого реализуется большая часть процедур процесса, а также инициирующего либо завершающего процесс;

– эксперт по регламентации — работник Общества, в компетенцию которого вхо-дят навыки по обследованию и моделированию бизнес-процессов, а также навык в написании регламентов к процессам;

– менеджер по регламентации — работник Общества, в компетенцию которого входят вопросы общего руководства и координации проекта по регламентации, непос-редственно выполнение процедур согласования проекта Регламента, а также регистрации и ввода в действие.

2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ

2.1. Предварительные условия: работа с входящей корреспонденцией начинается после ее получения Обществом.

2.2. Требования к конечному результату: конечным результатом Регламента является снятое с контроля исполненное решение по входящему документу.

2.3. Отступление от Регламента возможно в следующих случаях:– входящий документ попал в Общество ошибочно;– входящий документ адресован конкретному работнику Общества и имеет пометку

«лично»;– входящий документ входит в список нерегистрируемых, согласно «Инструкции

по делопроизводству».В указанных случаях действия по настоящему Регламенту не производятся.

3. ПРОЦЕДУРА РАБОТЫ С ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ

3.1. Первичная обработка и регистрация6:

� ДляудобствапользованияРегламентомлогикуописаниякаждойпроцедурылучшесделатьодинаковой.Мыделаемэтовследующемпорядке:

–наименованиепроцедуры(переноситсяизп.�карточкитекстовогоописанияпроцесса)иееисполнитель(изп.2карточки);

–условияначалапроведенияработпроцедуры(изп.�ип.�карточки); –порядоквыполненияпроцедуры(изп.�); –требованиякрезультатуиусловиеегопередачиследующемуисполнителю(изп.7); –отклонениявслучаеихналичия(изп.8ип.9).

28№ 9` 2008 г.

3.1.1. Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции осуществляется по мере ее поступления работником секретариата.

3.1.2. В ходе первичной обработки и регистрации входящего документа необходимо осуществить следующие действия:

3.1.2.1. Принять корреспонденцию.3.1.2.2. Вскрыть упаковку и проверить вложения.3.1.2.3. Создать карточку электронного документа в Системе и ввести в нее следующие

данные:– отправитель документа;– исходящий номер документа и дата его регистрации отправителем;– наименование документа;– количество страниц;– дата и форма доставки;– кому еще направлены копии.3.1.2.4. Провести регистрацию карточки документа в Системе и проставить отметку

о поступлении (штамп) с регистрационным номером. 3.1.2.5. Отсканировать входящий документ и прикрепить его образ к карточке.3.1.2.6. Рассортировать входящие документы по адресатам.3.1.3. Результатом первичной обработки и регистрации является зарегистрированный

входящий документ с проставленным регистрационным номером и созданная, запол-ненная и зарегистрированная в Системе карточка документа с прикрепленным к ней отсканированным образом.

3.1.4. Сроком проведения первичной обработки и регистрации являются 4 (четыре) часа с момента поступления входящей корреспонденции в Общество.

3.2. Подготовка материалов по входящим документам:3.2.1. Подготовка материалов по входящим документам осуществляется по мере поступ-

ления зарегистрированных документов работником секретариата Общества (с привлечением по необходимости управляющего делами ГД при адресации документа ГД).

3.2.2. В ходе подготовки материалов по входящим документам необходимо осуществить следующие действия:

3.2.2.1. Проверить соответствие зоны ответственности адресата тематике входящего документа.

3.2.2.2. Ввести в электронную карточку имя работника, принимающего решение по документу.

3.2.2.3. Подобрать документы (материалы), имеющие отношение к вопросам, обозначенным во входящем документе (по необходимости).

3.2.2.4. Передать оригинал входящего документа и подготовленные материалы адре-сату для принятия решения.

3.2.3. Результатом выполнения работ является входящий документ с сопутствующими материалами, переданный уполномоченному лицу для принятия решения.

3.2.4. Сроком выполнения подготовки материалов по входящим документам являются 4 (четыре) часа, следующие после проведения регистрации полученных документов.

3.3. Принятие решения по входящим документам:3.3.1. Решение по поступившему документу принимает ГД либо иной адресат

в пределах своих компетенций после получения входящего документа на рассмотрение.3.3.2. В ходе принятия решения по входящему документу необходимо осуществить

следующие действия:

29№ 9` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводство

3.3.2.1. Рассмотреть полученный входящий документ, произвести ознакомление с содержащейся в нем информацией, а также с дополнительными сведениями.

3.3.2.2. Принять по входящему документу решение либо принять содержание документа к сведению.

3.3.2.3. Зафиксировать принятое решение в виде резолюции на оригинале входящего документа (при необходимости).

3.3.3. Результатом принятия решения является резолюция на оригинале входящего документа, а при принятии информации документа к сведению — передача документа в текущее делопроизводство.

3.3.4. Сроком принятия решения по входящим документам являются 4 (четыре) часа с момента получения входящего документа.

3.4. Фиксация принятого решения в Системе:3.4.1. Фиксация решения в Системе осуществляется после принятия решения по доку-

менту адресатом самостоятельно. Исключение составляют решения ГД, которые вносятся в Систему работником секретариата.

3.4.2. В ходе фиксации принятого решения в Системе необходимо выполнить следующие действия:

3.4.2.1. Ввести в электронную карточку документа следующие данные:– текст резолюции;– исполнителя;– сроки контроля и исполнения.3.4.2.2. Отсканировать оригинал входящего документа с резолюцией и заменить образ

в карточке документа (при принятии решения ГД).3.4.2.3. Сформировать на основании текста резолюции и документа электронные

поручения в соответствии с рабочим регламентом «Контроль исполнения поручений Генерального директора».

3.4.2.4. При необходимости отправить оригинал входящего документа исполнителю.3.4.3. Результатом фиксации принятого решения в Системе является полностью за-

полненная электронная карточка документа с прикрепленным образом и электронные задания в Системе, отосланные исполнителям.

3.4.4. Сроком фиксации принятого решения в системе являются 8 (восемь) часов после получения документов адресатом.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА

4.1. Контроль исполнения требований Регламента:4.1.1. Контроль над выполнением процедур Регламента осуществляет управляющий

делами ГД.4.1.2. Процедуры, требования к которым приведены в Регламенте, являются

обязательными для исполнения всеми лицами, перечисленными в п. 1.2.3.4.1.3. При выявлении нарушений в соблюдении требований Регламента управляющий

делами ГД проводит детальный анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

В случае, когда нарушение вызвано личной халатностью сотрудника, – проводит с ним разъяснительную беседу и по результатам принимает решение о применении мер дисцип-линарного воздействия. По факту принятого решения управляющий делами ГД состав-ляет в Системе служебную записку на имя ГД с указанием факта нарушения, нарушителя и предложением о мере воздействия.

30№ 9` 2008 г.

В случае, когда нарушение является следствием изменения условий выполнения работ, – инициирует внесение изменений в Регламент для обеспечения его соответствия фактическим процессам Общества.

4.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение Регламента:4.2.1. Все сотрудники, участвующие в выполнении работ по Регламенту, несут

дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований, приведенных в нем.4.2.2. Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевремен-

ное или недобросовестное выполнение своих обязанностей по Регламенту проводится на основании приказа ГД по представлению управляющего делами ГД.

5. ХРАНЕНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ

5.1. Подлинник Регламента («контрольный экземпляр») подлежит хранению в секретариате управления делами.

5.2. Актуальная редакция Регламента доступна в корпоративной информационной сети Общества по адресу: \\Server\Нормативные документы\Регламенты.

5.3. Подлинник Регламента («контрольный экземпляр») после окончания срока действия, аннулирования либо замены хранится в ведомственном архиве Общества 3 (три) года.

6. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

6.1. Управляющий делами ГД один раз в год пересматривает Регламент с целью выявле-ния несоответствий целям и планам Общества, а также возможным изменениям реального процесса.

6.2. По итогам рассмотрения управляющий делами ГД может принять решение о продлении действия Регламента без внесения каких-либо изменений. В этом случае срок действия продлевается на следующий год, при этом делается соответствующая запись в «Листе регистрации изменений» контрольного экземпляра.

В противном случае управляющий делами ГД делает запись о том, что регламент требует пересмотра, продляет действие Регламента на срок, не превышающий 1 (одного) месяца, в течение которого и должны быть внесены изменения, а также проведены процедуры согласования и утверждения.

6.3. Запись о пересмотре инициирует процесс подготовки, согласования и утверждения новой редакции Регламента. Процесс инициирует управляющий делами ГД.

6.4. Также решение об изменении Регламента может принять ГД либо управляю-щий делами на основании предложений, сделанных другими участниками процесса, а также смежных процессов, на основании предложений внутренних или внешних аудиторов.

31№ 9` 2008 г.

Соврем

енное делопроизводствоП

рило

жен

ие

№ 1

к Р

егла

мен

ту «

Обр

абот

ка в

ходя

щей

ко

ррес

пон

ден

ци

и»

«»

-

+

+

-