ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи

Юридически Значимый Электронный Документооборот – «внутри и снаружи»

Сергей Курьянов,Docsvision

03.10.13

www.docsvision.comСлайд: 2

Генезис



Давным-давно….

• Алиса и Боб (A & B) – специалисты по шифрованию придумали инфраструктуру открытых ключей, чтобы безопасно обмениваться конфиденциальными сообщениями

• ЭЦП, обладающая свойствами целостности, неотказуемости и авторства стала побочным продуктом этих игр

Vladimir Andreev

Тут можно где нибудь прилепить логотоп PGP


И началось…

• Появились электронные документы как объекты хранения и обмена Между людьми Между организациями

• У ЭЦП появилась задача удостоверения юридической значимости электронных документов

• Понадобились услуги «третьей доверенной стороны» – электронного нотариуса – центра сертификации для подтверждения действительности подписи

• Появились провайдеры юридически значимого обмена документами

• Началась эпоха безбумажного документооборота

Vladimir Andreev

Не совем корректно, электнонный Нотариат это другое, тут скорее CA - это единственны механизм доверия незнакомым людям, типа как когда друг тебе свидетельствует о надежности своего друга

Kuryanov.S

Да, конечно это не совсем нотариус, но зато это понятная и близкая метафора


Какие выгоды она несет?


Цикл


ЮЗЭД = оборот документов без бумаг


Что происходит внутри?


Внутри - СЭД

• СЭД – СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

• Вопросы к тем у кого внедрена СЭД: Вы регистрируете электронный документ, сканируя подписанный

руководителем? Распечатываете зарегистрированный и подписанный электронной

подписью? Вы подписываете протокол согласований после согласования документа в

электронном виде?

• Если вы три раза ответили положительно – у вас электронный но не безбумажный документооборот и к ЮЗЭДО вы еще не готовы….


Проблемы перехода на безбумажный ДО

• Легитимность документов при подписании негарантирована

• Управление доступом к отправляемым и получаемым документам – нереализовано в личном кабинете у провайдера

• Архив электронных документов – нерегламентирован


Легитимность документов


Чем можно гарантировать легитимность?

• Подписи при отправке Внешние квалифицированные ЭЦП ___________________________

• Согласование и обработка входящих Жесткие регламенты маршрутов ______________________________ Контроль параметров процесса _______________________________ Внутренняя ЭЦП согласующих лиц _____________________________ Контекст согласующей подписи ________________________________

• Неизменяемость после согласования, а также входящих Управление доступом в различных состояниях документов ________ Структуризация документа (парадокс регистратора) ______________

Красным – требуются внутренние положения и регламенты понятно как есть нюансы надо разобраться

Vladimir Andreev

Не понятно что такое Внешние, наверно ты имел Усиленные квалифицированные

Vladimir Andreev

Это наверно нужно комментировать устно :-)

Vladimir Andreev

Тут вроде у нас даже реализация есть

Kuryanov.S

Имел в виду именно то что она внешняя - т.е. получить ее можно только у CA. А внутреннюю можно организовать самому на базе собственных сертификатов. Для согласующих лиц этого вполне достаточно. Особенно если хранить сертификаты на токенах.

Kuryanov.S

А у нас на все требования реализация есть :)


Внешние и внутренние ЭЦП

• Внешняя юридическая значимость (квалифицированная) Руководитель по Уставу Главный бухгалтер Обладатели

доверенностей

• Внутренняя легитимность (простая или усиленная) Резолюции Согласующие лица Авторы Исполнители


Контекст согласующей подписи

• Подписи на одном из файлов документа, например на смете или ТЗ соответствующих специалистов и руководителей

• Подписи действий Согласовано Ознакомлен Зарегистрировано

• Подписи отдельных реквизитов Регистрационные реквизиты Архивные реквизиты Нормоконтроль


Управление доступом в различных состояниях документа• Контекстно-ролевая модель управления доступом

Роль пользователя по отношению к данному документу (автор, согласующий, утверждающий, регистратор)

Состояние документа (черновик, на рассмотрении, на согласовании, на утверждении, утвержден, зарегистрирован)

Набор прав на чтение и изменение по отношению к файлам и реквизитам документа для каждого пользователя


Роль

Статус

Права на элементыструктуры документа

Пользователь

Документ


Структуризация документа

• Необходима для: Управления доступом в процессах Юридической значимости документа как информационной СТРУКТУРЫ Дальнейшего движения документа до архива без потери юридической

значимости


Парадокс регистратора

Согласовали Подписал

Изменения невозможныИзменения

невозможны

Изменил

Проставил №, дату, № делаПроставил №, дату, № дела

Vladimir Andreev

ПОнял, но надо бы предложить решение :-)


Только структуризация и ЭЦП!

Процесс

Документ


Обмен структурированным документом• Исходящий

Создание Согласование Утверждение Регистрация Выгрузка в контейнер Загрузка контейнера Подписание контейнера Передача

• Входящий Загрузка контейнера Подписание

контейнера Передача Получение контейнера Обработка Пополнение

контейнера Хранение в архиве

Основа – стандарты класса CMS (Cryptographic Message Syntax)

Vladimir Andreev

а У НАС НА ЭТУ ТЕМУ ВРОД ЕНИЧЕГО НЕТ, МОЖЕТ НЕ ЗАЯВЛЯТЬ :-) ?

Kuryanov.S

У нас на эту тему все есть. Достаточно выгрузки в XML. Реализовать тут требования стандарта - сейчас это можно сделать проектным решением. Будет принят стандарт - внесем в платформу.


Управление доступом в процессе обмена


Как это выгляди сейчас

• Обмен производится одной группой документов (например счета-фактуры)

• Доступ дается к личному кабинету в целом• Разграничения по видам документов нет• А надо ли его делать?

Личный кабинетпровайдера

Бухгалтер


Как это должно выглядеть

Администратор ПользователиПолитикидоступа

Документыпо видам

Личный кабинетпровайдера


Преимущества

• Не надо управлять двумя наборами политик доступа по отношению к двум разным системам

• В СЭД как правило политики доступа уже сформулированы


Электронный архив ЭЛЕКТРОННЫХ документов


Архив электронных документов

• Как хранить документы без бумаг?• Законодательство по архивам касается в целом только

бумажных документов Однако в законе № 63 указано что в случае наличия квалифицированной

ЭЦП электронный документ равнозначен бумажному оригиналу кроме оговоренных в законе видов документов

• Прецеденты Платежные документы в банках Счета-фактуры при внешнем юридически-значимом хранении

• Необходима единая номенклатура дел для электронных и бумажных документов

• Необходимо управление жизненным циклом документа поддержка основных концепций Record Management

Vladimir Andreev

Тут есть тонкости, мы Moreq 2010 вообще говоря не особо соответствуем :-)

Kuryanov.S

А мы и не должны ему соответствовать. Будет русский стандарт - будем соответствовать. А пока нашей машины состояний достаточно чтобы делать в проектах защищенный архив электронных документов. Я ведь и пишу - основных концепций а не стандарту.


Требования к СЭД для реализации безбумажного ЮЗЭДО


Обеспечение легитимности документа

• Наличие контекстно – ролевой модели управления доступом

• Наличие машины состояний документа• Наличие развитого workflow для поддержки электронных

регламентов


Обеспечение ЭЦП

• Поддержка всех видов ЭЦП по ФЗ №63• Подпись документа• Подпись файла• Подпись набора реквизитов• Подпись действия


Обеспечение обмена структурированными документами• Интеграция с EDI системами провайдеров обмена

документами• Экспорт/импорт структурированных документов в

формате XML, включая Электронную подпись по каждому из элементов структуры Выборку содержимого контейнера для передачи Согласование со стандартами CMS

o Согласование структур по XSLT o Расширение бизнес-логики скриптами

• Расширение контейнера входящего документа новыми реквизитами в процессе его обработки

• Автоматизация всего жизненного цикла ЭД включая списание в архив и хранение


Все это реализовано только в Docsvision 5(примеры)


Конструктор бизнес-процессов


Ролевая модель


Машина состояний документа





Подпись документа

• Документ Файл документа Набор данных карточки

• Настройка в Справочнике видов карточек



Подпись с контекстной меткой

• При выполнении настроенных действий: Согласование – «Согласовано» Утверждение – «Утверждено» Подписание – «Подписано»

• Настраиваемая метка• Произвольная метка


Переход предприятия к единому ЮЗЭДО


Выгоды


Тактика

• Этап за этапом по видам документов Одновременно входящий и исходящий с каждым контрагентом

• «Изнутри – наружу» Внутренние регламенты, гарантирующие легитимность документа «на

подпись» Интеграция с провайдером обмена документами Целесообразно начинать с собственных филиалов

• Конкурентоспособность – на первом плане Работа с заказчиками

o Документы по включению нового заказчикаo Документы по обработке запросов заказчиковo Документы мониторинга состояния поставок

Работа с поставщиками

• Снижение затрат – также важно Массовые документы (не только счета фактуры)

Спасибо за внимание!

«ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург,наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32www.docsvision.com

Documents

ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи